Gestin de Proyectos

C U R S O I N T E R N A C I O N A L

Las 12 Reglas de Oro del Gerente de Proyecto

Quinta regla

Presupueste las actividades

Hctor Sann - Consultor ILPES

RECURSOS Y COSTOS

Hctor Sann - Consultor

Programacin de Recursos y Costos Pasos

1. Asignacin de recursos 2.Costo de los recursos 3.Otros Costos (Fijos) 4.Costo total del proyecto 5. Nivelacin de recursos 6. Optimizacin del proyecto

Concepto de RECURSO (segn PM*, MsProject)

Factor productivo necesario para realizar una actividad No se consume con su uso, ni se incorpora al producto resultante de la actividad Al trmino de la actividad, queda disponible para ser asignado a otra actividad o proyecto Son recursos: Mano de obra Equipos y herramientas No son recursos: Materiales, combustibles, servicios

* PM = Project Manager = Programas Administradores de Proyectos

Pasos para programacin de recursos y costos 1. Asignacin de recursos

Ejemplo: Parque Comunal

ACTIVIDAD RECURSOS Humanos Equipo y Herramienta Maestro Obrero Jardinero Trabaj. Social Equipo H erram. Construccin

Elaborar plan Adquirir dotacin Adquirir equipo Adquirir materiales Contratar M. de Obra Conseguir plantas 1 Hacer drenajes 1 3 Realizar construccin 1 2 Hacer hoyos y eras 1 1 Instalar 1 2 Plantar 1 Realizar acabado 1 1 Realizar promocin 1 Capacitar 1 El Gerente y la Secretaria se asignan al Proyecto globalmente

1 1 1

1 1 1 1

Pasos para programacin de recursos y costos

2, 3 y 4. Los costos del proyecto

COSTOS TOTALES

COSTOS DE LAS ACTIVIDADES

COSTOS GENERALES DEL PROYECTO

COSTOS DE LOS RECURSOS

OTROS COSTOS (Fijos*) INSUMOS

COSTOS DE GERENCIA +

EQUIPO

RECURSO HUMANO

HUMANO

SERVICIOS**

GASTOS ADMINISTRATIVOS

* Se llaman fijos porque no varan con la duracin de la actividad. ** Cmo se trata el costo de una actividad o de un componente cuando se contrata completamente o a todo costo?

+ Sugerencia: asignarlos a una actividad global denominada Gerencia, que dura lo mismo que el proyecto.

Ejemplos de programacin de costos (1)

Una actividad dura 60 das y utiliza: Un capataz (RH1), a $300 por da Tres obreros (RH2), a $200 por da Dos unidades de equipo (EQ) a $500 por da $30.000 en materiales. X =
Actividad
Nmero de Recurso asignado Tasa de costo del Recurso (por da)

+
Costos fijos

=
Costo Total por actividad 144,000

RH1 RH2
Actividad 1 1 3

EQ
2

RH1 RH2
300 200

EQ
500

Costo Costo Duracin diariode (das) total de recursos recursos

1,900

60

114,000

30,000

1 x 300 = 300 3 x 200 = 600 2 x 500 = 1.000 Suma 1.900

Hctor Sann - Consultor

Ejemplos de programacin de costos (2)

Una actividad se ha contratado por un valor total de $240,000 y tiene una duracin prevista de 90 das.

Actividad

Nmero de Recurso asignado

Tasa de costo del Recurso (por da)

RH1
Actividad 1

RH1

Costo Costo Duracin diariode (das) total de recursos recursos

Costos fijos

Costo Total por actividad 240,000

90

240,000

Cuando una actividad se contrata, no por tiempo sino por cantidad de obra entregada, el valor total del contrato se asigna como costo fijo.
Hctor Sann - Consultor

Ejemplos de programacin de costos (3)

Una actividad se ha contratado por un valor total de $240,000 y tiene una duracin prevista de 90 das. Para apoyar su ejecucin y hacerle seguimiento, la UE ha asignado un consultor (RH1)con honorarios de $200 por da.
X
Actividad
Nmero de Recurso asignado Tasa de costo del Recurso (por da)

+
Costos fijos

=
Costo Total por actividad 258,000

RH1
Actividad 1 1

RH1
200

Costo Costo Duracin diariode (das) total de recursos recursos

200

90

18,000

240,000

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Programacin de Costos El parque comunal

ACTIVIDAD
$/da #

COSTO/DIA DE RECURSOS POR ACTIVIDAD HUMANOS EQUIPO Y HERRAMIENTA

Maestro OBRERO Obrero $/da $Total Jardinero Trab.Social EQUIPO H.CONSTR. H. JARDIN. $/da $/da $/da $/da

COSTO/DIA ACTIVIDAD
$/da

t (DIAS) 10 15 6 4 3 3 5 20 8 3 5 4 8 24 48 48 48 48

TOTAL COSTO RECURSOS $

COSTOS FIJOS
INSUMOS MATERIALES SERVICIOS TRANSPORTE

TOTAL COSTO ACTIVIDAD $ 20 2,200 80 100 250 2,600 8,800 1,600 920 1,400 760 1,720 5,120 20,450 4,800 1,920 1,440 8,160

$ 20 2,000

$ 200 80 100 100

Elaborar plan Adquirir dotacin Adquirir equipo Adquirir materiales Contratar M. de Obra Conseguir plantas Hacer drenajes 80 Realizar construccin 80 Hacer hoyos y eras Instalar 80 Plantar Realizar acabado 80 Realizar promocin Capacitar TOTAL ACTIVIDADES Gerente Secretaria Gastos Admin. GERENCIA

50 3 2 1 2 1 40 40 40 40 40 120 80 40 80 40 80 80 60 60 50 60 50 20 20 10 20 20 10

50 280 240 100 240 60 140 80 80 100 40 30 170

150 1,400 4,800 800 720 300 560 640 1,920 4,800 1,920 1,440 8,160

1,200 4,000 800 200 1,100 200 1,000 2,800

80 400

TOTAL PROYECTO

48

28,610

Las 12 Reglas de Oro del Gerente de Proyecto

Quinta regla Presupueste las actividades

Ejercicio
Trabajo en Grupos Parte I
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Duracin de la actividad vs recursos

Duracin variable: Depende de la intensidad del recurso asignado: Ej: Pintura de un edificio Duracin fija: No depende de la intensidad del recurso asignado Ej: Duracin del Curso
POR LO GENERAL, LAS ACTIVIDADES SON DE DURACION VARIABLE EN FUNCION DEL RECURSO ASIGNADO

Pasos para programacin de recursos y costos

5. Nivelacin de recursos
Recurso asignado Recurso sobreasignado Lmite disponible (pool)

Tiempo
Actividad A Actividad B Actividad C
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Cantidad del recurso por unidad de tiempo asignada a cada actividad

Estrategias para eliminar sobrecarga

Nivelar recursos por desplazamiento de actividades con holguras Programar trabajo extra Reingeniera de procesos Modificar tecnologa Contratar recurso adicional

Eliminacin de sobrecarga de recursos por ampliacin del pool

Recurso asignado Ampliacin del pool de recursos Lmite original

Tiempo

Nivelacin de recursos por desplazamiento de actividades

Recurso asignado Sobrecarga eliminada Lmite disponible Perfil nivelado

Tiempo
Actividad A Actividad B Actividad C
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Cantidad del recurso por unidad de tiempo asignada a cada actividad

Pasos para programacin de recursos y costos

6. Optimizacin del proyecto a) Estrategias para REDUCIR DURACION

Revisar interdependencias y maximizar ejecuciones simultneas Asignar ms recursos y/o modificar horario laboral Ms das laborables Turnos de trabajo Horas extras Modificar tecnologa y redefinir procesos Mejora de procedimientos Cambio de procesos en actividades Cambio en tecnologa integral Sistemas de estmulos

Qu pasa si la actividad 4 se reduce en:

a) b) c) d) 1 da 2 das 3 das 4 das

Das 6 4 3

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Reduccin de Tiempo Por aumento en la asignacin de recursos

Recursos
Recursos en la reduccin mxima

Aumento de Recurso Recursos de Programacin Original

Tiempo posible de reduccin Tiempo lmite

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Tiempo normal

Tiempo

Las 12 Reglas de Oro del Gerente de Proyecto

Quinta regla Presupueste las actividades

Ejercicio
Trabajo en Grupos Parte II
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Pasos para programacin de recursos y costos

6. Optimizacin del proyecto b) Estrategias para REDUCIR COSTOS

Reprogramar recursos ociosos Aprovechar capacidad instalada subutilizada en la empresa Modificar tecnologa, redefinir procesos y cambiar recursos Vincular recursos comunitarios Sistemas de estmulos Subcontratar la ejecucin Acelerar, si conviene

Grfico de costos

Costo Total = Costo Directo + Costo Indirecto

Costo Indirecto

Costo Directo

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Costo vs Tiempo
Costo
Costo lmite Pendiente de costo = Costo lmite Costo normal Tiempo normal Tiempo lmite Costo de reducir una unidad de tiempo

Pendiente de costo Aumento de costo

Costo normal Tiempo posible de reduccin Tiempo lmite

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Tiempo normal

Tiempo

Costo vs Tiempo
Costo
Pendiente de costo = Costo lmite Costo lmite Costo normal Tiempo normal Tiempo lmite Costo de reducir una unidad de tiempo

Pendiente de costo

Aumento de costo

Costo normal Tiempo posible de reduccin Tiempo lmite

Hctor Sann - Consultor

Tiempo normal

Tiempo

Ejemplo de reduccin de tiempo - 1 (Aceleracin)

Costo
Costo lmite

$200

Costo normal

$180

Tiempo lmite

Tiempo normal
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Tiempo

20 das

30 das

Ejemplo de reduccin de tiempo - 2 (Aceleracin)

Costo
Costo lmite Pendiente de costo = Costo lmite Costo normal Tiempo normal Tiempo lmite $200 - $180 30 das 20 das

$200

Pendiente de costo =

$20 10 das

Pendiente de costo =

$2/da

$20
Costo normal

Aumento de costo

$180
Tiempo posible de reduccin

10 das
Tiempo lmite Tiempo normal
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Tiempo

20 das

30 das

Ejemplo de reduccin de tiempo - 1 (Aceleracin)

Costo
Costo lmite

$200

Si los Costos de Gerencia son de $3/da: Cul es el Costo Total: a) Sin reduccin b) Con reduccin al lmite

Costo normal

$180

Tiempo lmite

Tiempo normal
Hctor Sann - Consultor

Tiempo

20 das

30 das

Estrategias para optimizacin del proyecto Si el criterio principal es reducir tiempo: 1. En qu actividades se reduce 2. Por dnde empezar 3. Hasta dnde se lleva el proceso Si el criterio principal es reducir costo: 1. En qu actividades se reduce 2. Por dnde empezar 3. Hasta dnde se lleva el proceso
Hctor Sann - Consultor

Grfico de costos con premios y multas

C O S T O

costo total con premios y multas costo total sin premios, ni multas

Cm Cm costo indirecto

costo directo multas

to premios

to

duracin

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