MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA

PENGENALAN Keberkesanan dan kecekapan dalam mengariskan sesuatu jabatan adalah komponen penting untuk menaikkan kualiti kerja dalam pentadbiran dan pengurusan sesebuah organisasi. Manual prosedur Kerja dan Fail Meja telah diperkenalkan pada tahun 1991 melalui pekeliling kemajuan pentadbiran awam bilangan 8/1991. Kedua-dua dokumen ini dapat membantu dalam pengurusan dan dapat menyumbang kepada penaikan produkti iti. !agi kakitangan baru yang dilantik ke jawatan baru" mereka akan menjalankan kerja yang diamanahkan kepada mereka berdasarkan pengetahuan dan pengalaman serta tunjuk ajar kakitangan yang lebih pengalaman tanpa arahan dan panduan yang jelas. Kesannya kakitangan baru tidak mendapat input yang betul dan akan melaksanakan sesuatu tindakan yang kurang tepat dalam membuat sesuatu keputusan. #leh itu" manual $rosedur Kerja dan Fail Meja merupakan sumber tepat yang boleh dijadikan panduan semasa menjalankan tugasnya dengan cekap dan berkesan.

%. %.1

MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) &e'inisi Manual $rosedur Kerja M$K adalah satu dokumen rujukan yang menerangkan tentang sistem-sistem

yang terdapat di dalam sesebuah organisasi. (a juga mengandungi prosedur ) prosedur kerja yang terperinci dan berperingkat atau se*uential bagi menyiapkan sesuatu kerja. M$K mengandungi maklumat menyeluruh mengenai sejarah dan rasional penubuhan sesuatu jabatan atau pejabat" 'ungsi" objekti'" prosedur dan pegawaiatau yang bertanggungjawab untuk melaksanakan prosedur tersebut. (a digunakan sebagai rujukan untuk peringkat jabatan atau pejabat.

+etiap tugas mempunyai peraturan dan proses tertentu. ,ugas-tugas yang dijalankan mesti mengikut prosedur dan peraturan yang telah ditetapkan supaya tidak akan menimbulkan sebarang ketidakcekapan" kelewatan dan pembaikan masa. #leh yang demikian" kewujudan M$K adalah supaya pegawai ) pegawai yang baru khususnya dapat mengetahui 'ungsi keseluruhan dan juga tanggungjawab serta peranan yang dikehendaki oleh jabatan tersebut. +elain itu" M$k juga memainkan peranan yang penting kepada pihak pengurusan kerana ianya membolehkan pembaikan sistem dan prosedur kerja.pembaikan ini adalah melalui peningkatan kecekapan" produkti iti"kualiti dan keberkesanan jabatan secara menyeluruh.

%.%

-asional $enyediaan M$K ,erdapat pelbagai 'aedah dalam melaksanakan M$K. +alah satu daripadanya

adalah ia dapat memberi hala tuju yang jelas kepada jabatan supaya usaha dijalankan selaras dengan matlamat penubuhan jabatan tersebut. +elain itu juga" menjadi asas perancangan dan pembangunan sesuatu program" projek dan akti iti jabatan. M$K juga merupakan dokumen rujukan rasmi yang perlu ada dalam sesebuah jabatan atau pejabat. M$K dapat memberi gambaran secara gra'ik kearah tindakantindakan dalam satu akti iti atau prosedur.

%..

$erlaksanaan dan kandungan M$K

+enarai borang yang digunakan

/atar belakang jabatan/ pejabat

#bjekti' jabatan/ pejabat

5arta aliran kerja akti iti utama

M1231/ $-#+4&3K4-01

5arta jabatan/ pejabat

$roses kerja akti iti utama

1kti iti bagi 'ungsi utama

Fungsi utama jabatan/ pejabat

Manual $rosedur Kerja

%...1 /atar belakang 0abatan/ pejabat /atar belakang 0abatan/pejabat mencatatkan sejarah penubuhan sesebuah jabatan/pejabat. Maklumat seperti tujuan atau matlamat jabatan/pejabat ditubuhkan serta akta perundangan yang berkaitan akan dikandungkan didalam latar belakang ini. Maklumat ) maklumat di dalam latar belakang boleh dijadikan asas untuk membantu strategi bertindak jabatan/pejabat. (a juga menjadi sumber rujukan utama ke arah membentuk dan menyusun struktur 'ungsi dan objekti' jabatan/pejabat. +elain itu" maklumat- maklumat tersebut juga dapat membantu para penyelidik dan mereka juga berminat untuk mengetahui dan mendapatkan bahan-bahan mengenai sesebuah jabatan/pejabat.

%...% #bjekti' 0abatan/$ejabat #bjekti' jabatan/pejabat adalah kenyataan mengenai apa yang hendak dicapai oleh sesebuah jabatan/ pejabat iaitu selaras dengan matlamat penubuhannya. #bjekti' jabatan/pejabat adalah sangat penting kerana ia menjelaskan dengan tepat arah tuju jabatan/pejabat dan adalah asas bagi proses pengurusan strategik. #leh yang demikian pengurus atasan hendaklah membentuk objekti' jabatan atau pejabat masing ) masing dengan baik" menjelaskannya kepada ahli ) ahli dalam jabatan atau pejabat dan memastikan objekti' ini dicapai. #bjekti' jabatan atau pejabat juga menjadi asas bagi pembentukan objekti' bahagian atau unit.

%.... 5arta organisasi 0abatan/pejabat 5arta organisasi jabatan/pejabat mengambarkan satu struktur yang

menunjukkan 'ungsi" akti iti dan hearaki dalam sesebuah jabatan/pejabat. 5arta organisasi jabatan/ pejabat ini dijadikan sebagai rangka kerja dan panduan dalam menjalankan akti iti-akti iti jabatan/pejabat bagi membantu jabatan/pejabat mencapai objekti' yang ditetapkan kepada seseorang pekerja didalam jabatan/ pejabat. 5arta organisasi jabatan/pejabat amat penting bagi menjelaskan perkara-perkara berikut 6 a. 1kti itit-akti iti yang dijalankan oleh jabatan/pejabat b. -antaian perintah 7chain o' commend8 !agi jabatan/pejabat pula" struktur atau carta organisasi amat berguna bagi membantu pihak pengurusanmembuat perancangan seperti 9 a. b. c. d. $enambahan atau pengurangan kakitangan $embesaran 'ungsi-'ungsi jabatan/pejabat $erancangan latihan sta'" dan +aluran maklumat-maklumat pengurusan

5arta organisasi jabatan/pejabat adalah berbe:a-be:a diantara satu jabatan/pejabat dengan jabatan/pejabat yang lain kerana kelainan dari segi akti iti" 'ungsi dan peranan yang dimainkan. (anya juga boleh berubah-rubah dari semasa ke semasa selaras dengan perkembangan yang berlaku di jabatan/pejabat.

%...; Fungsi 3tama 0abatan/$ejabat Fungsi 3tama jabatan/pejabat adalah tugas-tugas utama yang dijalankan bagi membolehkan jabatan/pejabat mencapai objekt' penubuhannya. Fungsi-'ungsi utama ini adalah bergantung kepada jenis-jenis kegiatan sesebuah jabatan/pejabat. Kegiatankegiatan ini ada yang khusus untuk jabatan/pejabat tersebut sahaja dan ada yang merupakan kegiatan biasa bagi setiap kegiatan jabatan/pejabat.

%...< akti iti-akti iti bagi setiap 'ungsi utama 1kti it ialah kerja yang dijalankan dibawah 'ungs utama. $erlaksanaan sesuatu akti it melibatkan tenaga manusia" peralatan" bahan" masa dan kos.

%...= proses kerja bagoi setiap akti iti $roses kerja ialah rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan mengikur peraturan yang ditetapkan bagi melaksanakan sesuatu akti iti. $roses kerja jelas dapat 9 a. Mengelakkan kesilapan operasi dan perundangan ketika menjalankan tugas b. Memperlihatkan tindakan-tindakan yang lengkap yang perlu diambil semasa menjalankan tugas. c. Membantu kerja penyeliaan

d. Memudahkan

semakan

dan

pindaan

ke

atas

proses

kerja

apabila

pengemaskinian diperlukan e. Mengurangkan arahan biasa yang berulang-ulang '. Memendekkan masa latihan kepada pekerja-pekerja baru g. (a mnegekalkan tahapkecekapan dan keberkesanan kerja seseorang pegawai h. Memudahkan dan melicinkan urursan harian pejabat" dan i. Menjaminkan pencapaian kualiti kerja malalui standard kerja yang telah ditetapkan ,indakan-tindakan bagi menyediakan proses kerja adalah seperti berikut6 a. +emak senarai akti iti bagi mengenalpasti jenis-jenis akti iti yang memerlukan penyediaan proses kerja b. +ediakan turutan tindakan untuk melaksanakan akiti iti tersebut c. Mula dengan perkataan >perbuatan? bagi menyenaraikan setiap proses" dan d. +enaraikan jawatan pegawai yang perlu mengambil tindakan ke atas langkahlangkah yang berkenaan.

%...@ 5arta aliran Kerja 5arta aliran kerja ialah gambaran secara gra'ik atau gambar rajah ke atas tindakan-tindakan yang terlibat dalam suatu akti iti-akti it atau prosedur. 5arta aliran kerja diperlukan kerana ia dapat memperlihatkan dengan jelas setiap langkah atau tindakan yang perlu diambil mengikut turutan yang betul" iaitu menunjukkan peringkat permulaan dan peringkat selesai yang dijelaskan secara ringkas. 5arta aliran memberikan ke'ahaman kepada sta' mengenai tugas dan tanggungjawab masingmasing. 5arta aliran kerja hendaklah disediakan selepas penyediaan proses kerja langkah-langkah bagi penyediaan bagi carta aliran kerja adalah seperti berikut 9

a. -ujuk proses bagi akti iti yang terlibat b. +ediakan carta aliran kerja terperinci berdasarkan proses kerja akti iti tersebut" dan c. Aunakan simbol-simbol carta aliran ditetapkan.

%...8 !orang !orang adalah alat pengurusan yang penting dalam urusan pentadbiran pejabat. !orang digunakan untuk 9 a. Menyimpan dan merekodkan maklumat b. Menyenangkan maklumat di rekod dengan cara yang teratur dan sistematik c. Membolehkan maklumat yang perlu dan mustahak sahaja yang direkodkan

3 ..1

FAIL MEJA (FM) &e'inisi Fail Meja Fail meja pula adalah dokumen rujukan bagi peringkat indi idu/jawatan.

&okumen ini antara lain mengandungi carta jabatan/pejabat yang menunjukkan kedudukan indi idu dalam jabatan/pejabat berkenaan objekti' jawatan dan bahagian dimana indi idu ini ditempatkan serta prosedur kerja yang terlibat dengan jawatan indi idu yang berkenaan. Manual $rosedur kerja dan Fail Meja adalah alat pengurusan yang dapat menyumbang kepada peningkatan kecekapan serta kerbekesanan jabatan/pejabat.

..%

-asional penyediaan Fail Meja Fail meja untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan tiap-tiap seorang

indi idu dalam jabatan/pejabat. 3ntuk tujuan ini 'ail meja dirangka khusus untuk memberikan panduan terperinci mengenai tugas yang dijalankan oleh seseorang indi idu setiap hari. 1sas 'ail meja adalah senarai tugas dan tanggungjawabseseorang indi idu dalam jabatan/pejabat. -angkaian prosedur dan senarai semak 7checklist8 yang terdapat dalam 'ail meja adalah garis panduan langkah demi langkah yang dapat memandu setiap indi idu menjalankan tugas mereka dengan cekap. $eruntukan kuasa dan undang-undang yang terlibat dengan tanggungjawab seorang indi idu juga dimuatkan dalam 'ail meja. #bjekti' jabatan" objekti' bahagian" dan unit serta carta yang menunjukkan kedudukan indi idu dalam bahagian atau unit masing-masing akan membantu indi idu memahami peranan mereka dalam jabatan/pejabat.

...

$erlaksanaan dan Kandungan Fail Meja Fail meja mengandungi 1; perkara utama seperti yang ditunjukkan dalam rajah

dibawah9
#bjekti' 0abatan/ pejabat +enarai tugas harian 2orma kerja #bjekti' bahagian/ unit 5arta organisasi 0abatan/ pejabat 5arta organisasi kedudukan pegawai

+enarai tugas/kuasa dan hubungan

+enarai boringborang yang digunakan

F1(/ M401

$eraturan-peraturan pentadbiran

$roses kerja

+enarai jawatankuasa yang dianggotai

+enarai undangundang peraturan

+enarai semak/ checklist

5arta aliran kerja

....1 5arta organisasi jabatan/pejabat $enerangan mengenai carta organisasi jabatan/pejabat yang menunjukkan 'ungsi jabatan/pejabat adalah sama seperti yang dijelaskan didalam bahagian kandungan Manual $rosedur Kerja.

....% 5arta organisasi bahagian/unit 5arta organisasi bahagian /unitadalah pecahan dan carta jabatan/pejabat didalam 'ail meja" hanya carta bahagian yang berkaitan dengan indi idu/pekerja sahaja yang perlu disediakan. Misalnya" jika indi idu itu bertugas sebagai kerani perkhidmatan" hanya carta bahagian perkhidmatan sahaja yang perlu dimasukkan dalam 'ail meja. Kedudukan indi idu itu perlu ditandakan dalam carta organisasi untuk menjelaskan kepada pekerja yang bertugas dibahagian tersebut mengenai9 a. 1kti it yang dilaksanakan oleh bahagian/unitnya9 b. +iapa rakan-rakan sejawat yang boleh membantu mengambilalih tugasnya semasa ia berkrusus" bertugas diluar pejabat atau bercuti. c. $egawai atasan yang boleh dirujuk sekiranya ia menghadapi masalah dalam melaksanakan tugas-tugas harian" dan d. &imana dirinya/jawatannya ditempatkan dibahagian/unit berkenaan.

..... #bjekti' !ahagian/3nit. #bjekti' bahagian/unit adalah pecahan kepada objekti' jangka pendek yang

perlu dicapai oleh bahagian. +etiap akti iti yang dijalankan oleh bahagian/unit haruslah menyumbang kea rah pencapaian objekti' jabatan/pejabat pada keseluruhannya. #bjekti' bahagian/unit hendaklah dinyatakan dengan tepat" jelas" boleh dicapai dan boleh diukur supaya pihak pengurusan boleh membuat keputusan dan penilaian

kemajuan dengan berkesan berasaskan objekti'-objekti' yang ditetapkan. ,ujuan menyediakan objekti' bahagian/unit adalah seperti berikut6 a. Memberi tuju arah yang jelas kepada setiap bahagian bagi mencapai objekti' jabatab/pejabat. b. Menjadi asas perancangan dan pembangunan program" projek dan akti iti yang perlu dijalankan oleh sesebuah bahagian/unit supaya memenuhi objekti' jabatan/unit. c. Menjadi asas bagi penilaian keberkesanan sesebuah bahagian/unit bagi tujuan meningkatkan lagi prestasi bahagian/unit berkenaan. d. Menetapkan keutamaan-keutamaan jangka panjang bahagian/unit e. Membolehkan seseorang pengurus menilai keberkesanan sesuatu rancangan supaya ia dapat diubah jika perlu" dan '. Merupakan mekanisma penyelarasan antara penyelia-penyelia dan pekerjapekerja.

....< +enarai ,ugas/Kuasa dan Bubungan $egawai &engan $egawai-$egawai /ain +enarai tugas ialah senarai yang menjelaskan dengan tepat dan terperinci mengenai tugas" tanggungjawab dan kuasa seseorang pegawai untuk menjalankan tugas-tugasnya. +etiap pegawai perlu mempunyai satu senarai tugas. (ni adalah penting bagi memaklumkan kepada pemegang jawatan mengenai tugas" tanggungjawab" pengetahuan atau kemahiran yang diperlukan. +etiap senarai tugas perlu mengandungi perkara-perkara berikut6 a. 2ama jabatan/pejabat/bahagian/unit b. 0awatan yang disandang c. ,ugas dan tanggungjawab

Kuasa yang diberikan kepada seseorang pegawai perlu dimaklumkan. (ni adalah untuk memudahkan seseorang pegawai bertindak atau membuat keputusan mengikut had yang dibenarkan. Bubungan kerja pegawai dengan pegawai-pegawai lain perlu diketahui. (ni penting dijelaskan bagi membantu pegawai menyelesaikan sesuatu tugas. Bubungan kerja pegawai lain dibahagikan kepada ; cara iaitu6 a. Bubungan kerja dengan pegawai atasan b. Bubungan kerja dengan pegawai bawahan c. Bubungan kerja dengan rakan sejawat d. Bubungan kerja dengan pegawai dari agensi-agensi luar +enarai tugas" kuasa dan hubungan kerja perlu dimasukan ke dalam Fail Meja kerana a. &apat menjelaskan tugas dan tanggungjawab seorang pegawai b. Memudahkan pihak pengurusan merancang kursus yang sesuai untuk seseorang pegawai c. Meudahkan pegawai menguruskan tugas yang dipertanggungjawabkan d. +etiap pegawai mengetahui had-had kuasa yang diperuntukkan" dan e. Menjelaskan hubungan di antara seseorang pegawai dengan pegawai lain sama ada didalam jabatan/pejabat atau dengan pegawai-pegawai di jabatan/pejabat yang lain.

....= $eraturan-peraturan pentadbiran bagi setiap akti iti ,iap-tiap akti iti mempunyai beberapa peraturan pentadbiran yang harus diketahui oleh pegawai-pegawai sesebuah jabatan/pejabat. (a merupakan peraturanperaturan jabatan/pejabat yang mesti dipatuhi dalam menjalankan sesuatu akti iti.

....@ $roses Kerja !agi 1kti iti-1kti iti yang !erkaitan &engan $egawai Konsep proses kerja adalah seperti yang diterangkan di dalam bahagian kandungan manual prosedur kerja. 3ntuk Fail Meja" senarai jawatan pegawai yanh meluluskan tindakan dan senarai undang-undang dan peraturan yang berkaitan perlu disertakan dalam proses kerja. !agi menyediakan proses kerja" tindakan seperti berikut perlu dilaksanakan6 a. +emak senarai tugas bagi mengenalpasti jenis-jenis kerja yang memerlukan penyediaan proses kerja b. +ediakan turutan tindakan mengenai kerja tersebut c. Mulakan dengan perkataan CperbuatanD bagi menyenaraikan setiap proses d. +enaraikan pegawai yang perlu dirujuk" dan e. +enaraikan undang-undang dan peraturan yang berkaitan dengan tugas berkenaan

....8 5arta 1liran Kerja $enerangan mengenai carta aliran kerja adalah seperti yang diterangkan dalam bahagian kandungan Manual $rosedur Kerja. 5arta aliran kerja bagi Fail Meja seseorang pegawai hendaklah diambil daripada carta aliran yang terdapat dalam Manual $rosedur Kerja bagi akti iti yang melibatkan pegawai berkenaan perlu ditandakan dengan menandakan langkah-langkah ini pegawai berkenaan akan dapat dimaklumkan mengenai tanggungjawab dan peranannya dalam menyelesaikan sesuatu akti iti

....9 +enarai +emak 75hecklist8 +enarai semak ialah satu alat penrancangan dan kawalan kerja yang ringkas dan tepat mengenai tindakan-tindakan yang perlu diambil dalam mengendalikan sesuatu akti iti. (a boleh berbentuk rangkai kata" soalan dan jawapan atau pun penyataan peringatan yang diperlukan mengikut jenis/bidang akti iti yang dilakukan. +eboleh-bolehnya senarai semak disusun mengikut tertib turutan tindakan di mana yang sesuai. +enarai semak ber'ungsi sebagai pelan tindakan didalam melaksanakan sesuatu akti iti. Kepentingannya amat ketara sekali terutamanya bagi akti iti-akti iti seperti memproses permohonan" semakan keselamatan" semakan kualiti" perancangan dan kawalan perlaksanaan projek pembangunan" persediaan sebelum mengadakan mesyuarat" persidangan" dan seminar" pemilihan serta pengambilan pekerja" latihan dan perancangan kemajuan kerjaya" senarai semak perlu disediakan kerana ia6 a. Memberi peringatan dan semakan ke atas tindakan yang perlu diambil dalam melaksanakan sesuatu akti iti harian b. Mengelakkan berlakunya kecuaian" lupa" kesilapan dan pertindihan kerja c. Menjadi asas kepada kawalan keselamatan terutama yang melibatkan akti iti teknikal seperti jadual perjalanan udara dan laut" prosesan alatan dalam Cassembly lineD dan pengekalan kualiti d. Menjadi alat pengawasan yang mudah dirujuk dalam usaha menentukan tahap pencapaian kerja" mengesan kelewatan dan memudahkan mengambil tindakan awal jika terdapat masalah e. Menjadi semakan terhadap perkara penting yang perlu diberi perhatian sebelum diteliti atau diluluskan seperti penyediaan kertas cabinet" kertas cadangan atau berkaitan dengan pemprosesan lesen" permit" kelulusan '. Menjadi alat mengawal dan menyelaras tindakan-tindakan yang diambil oleh berbagai-bagai unit

g. Mewujudkan disiplin dalam melaksanakan tugas

....1E +enarai !orang Fang !erkaitan &engan ,ugas $egawai Konsep borang adalah seperti penerangan konsep borang dalam bahagian

kandungan Manual $rosedur Kerja. +enarai boring-borang dalam Fail Meja adalah bertujuan membantu pegawai berkenaan mengetahui borang-borang yang berkaitan dengan tugasnya

....11 +enarai 3ndang-3ndang dan $eraturan Fang &iperlukan +enarai undang-undang dan peraturan yang diperlukan dalam Fail Meja adalah petikan kecil daripada arahan rasmi dan perlu dirujuk oleh seseorang pegawai. Banya arahan-arahan yang masih digunakan sahaja yang perlu dikandungkan dalam Fail Meja. +enarai undang-undang dan peraturan adalah perlu kerana ia6 a. Menjadikan rujukan asas yang membolehkan sesuatu akti iti dilaksanakan dengan sah b. Menjimatkan masa mengesan semula arahan-arahan yang diperlukan yang biasanya tersimpan dipelbagai unit dalam sesebuah jabatan/pejabat" dan c. Memudahkan sta' lain membuat rujukan apabila diperlukan 5ara menyediakan senarai undang-undang dan peraturan ini adalah seperti berikut6 a. Kumpulkan semua perundangan dan peraturan yang ada kaitan langsung dengan tugas jawatan berkenaan. 3ndang-undang dan peraturan tersebut adalah seperti perkeliling 1m" 1kta tertentu" peraturan pejabat" arahan dan lain-lain

b. +ediakan

senarai

undang-undang

dan

peraturan

tersebut

dengan

mencatitkan bilangan tahun dikeluarkan" tarikh serta tajuk ringkas sesuatu arahan tersebut c. Kandungan petikan daripada perundangan dan peraturan tersebut yang mana mempunyai kaitan dengan jawatan berkenaan

....1% +enarai 0awatan Fang &ianggotai +enarai jawatankuasa yang perlu ada dalam Fail Meja adalah semua jawatankuasa yang dianggotai oleh pegawai berkenaan jawatankuasa itu hendaklah sekurang-kurangnya wujud untuk tempoh enam bulan. ,ujuan menyenaraikan jawatankuasa-jawatankuasa yang dianggotainya dan membolehkannya membuat persediaan dan perancangan awal sebelum hadir ke mesyuarat jawatankuasa tersebut. +enarai ini juga membolehkan pegawai baru yang mengambil alih tugas mengetahui jawatankuasa yang perlu dianggotainya. &i dalam senarai tersebut perlu dicatit nama" kekerapan mesyuarat dan jenis keanggotaan sama ada pengerusi" setiausaha" ahli tetap" ahli turut hadir" ahli jemputan dan lain-lain

....1. 2orma Kerja 2orma kerja ialah jangka masa atau lain-lain pengukuran prestasi yang telah ditetapkan bagi menyiapkan sesuatu kerja. 2orma kerja ini boleh menjadi panduan kepada pekerja dalam melaksanakna tugas supaya tahap prestasi yang diharapkan dapat dicapai sepenuhnya. (a juga menjadi asas mengukur pencapaian produkti iti sesuatu kerja. Melalui pembaikan dalam persekitaran kerja" sama ada penggunaan teknologi baru" latihan sta'" dan lain-lain moti asi bekerja. 2orma kerja boleh diubahsuai supaya selaras dengan usaha-usaha pembaikan yang telah dijalankan. 2orma kerja membantu dalam memperbaiki kaedah bekerja bagi tujuan mengurangkan pemba:iran dan kesilapan bekerja. !agi mewujudkan norma kerja langkah-langkah berikut boleh diikuti9

&apatan norma kerja bagi jawatan yang berkenaan atau yang bersamaan dari sumber ) sumber yang boleh digunakan" sekiranya ada dan sesuaikan dengan kebolehan keupayaan penyandang jawatan tersebut" peralatan" dan mesinmesin dipejabat.

0ika belum ada norma kerja diwujudkan dari sumber lain-lain" jalankan kajian pengukuran kerja bagi mewujudkan norma kerja yang diperlukan.

....1; +enarai tugas harian +enarai tugas harian ialah 'ormat bagi mengingati dan merancang akti iti-akti iti utama yang perlu dilaksanakan pada hari berkenaan. +enarai ini sebaik-baiknya diletakkan di atas meja supaya mudah dirujuk. +enarai tugas harian memudahkan pegawai merancang kerja atau mengambil tindakan-tindakan penting lebih awal. &engan itu" dapat menggalakkan amalan pengurusan masa ada disebelah petang selepas waktu pejabat atau sewaktu mula bekerja disebelah pagi. ,andakan manamana tindakan yang telah selesai dan catitkan alasan bagi tindakan yang memerlukan tindakan susulan atau tertangguh. $enggunaan senarai tugas harian boleh di selaraskan dengan keperluan seseorang pegawai iaitu boleh disediakan secara mingguan atau bulanan. 1da juga jenis jawatan yang hanya sesuai menggunakan checklist sebagai panduan dalam perancangan kerja mereka dengan itu senarai tugas harian tidak akan di gunakan.

;.E

$erbe:aan antara manual prosedur kerja dan 'ail meja +ecara umumnya Manual $rosedur Kerja dan Fail Meja mempunyai beberapa

perbe:aan antara satu sama lain. 0adual dibawah menunjukkan beberapa perbe:aan yang ringkas antara kedua-duanya.

MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) i&okumen rujukan peringkat -

FAIL MEJA (FM) &okumen rujukan peringkat indi idu atau jawatan !erasaskan tugas dan

jabatan ii- !erasaskan 'ungsi dan bidang tugas jabatan iii+atu M$K untuk satu jabatan i - Mengandungi maklumat menyeluruh mengenai jabatan semua akti iti dalam

tanggungjawab indi idu +atu FM satu jawatan Mengandungi maklumat panduan untuk

atau

mengendalikan

tugas yang ditetapkan bagi satusatu jawatan

!erdasarkan jadual di atas" perbe:aan kedua-dua dokumen rujukan ini akan dijelaskan dengan lebih terperinci lagi. $erbe:aan pertama ialah Manual $rosedur Kerja merupakan dokumen bagi semua pegawai atau sta' diperingkat jabatan. Manual $rosedur Kerja ini berasaskan 'ungsi dan bidang tugas jabatan seperti sejarah" rasional penubuhan" pembentukan objekti'" struktur 'ungsi" dan prosedur 'ungsi kerja" dan pegawai jabatan atau sta' yang dan dipertanggungjawabkan melaksanakan prosedur tersebut. (a merupakan rujukan dalam atau objekti' atau pejabat membolehkannya ber'ungsi dengan cekap dan berkesan. Fail Meja pula merupakan dokumen rujukan rasmi bagi indi idu atau jawatan yang mengandungi senarai tugas dan tanggungjawab seseorang indi idu dalam sesuatu jawatan. (a berperanan untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan setiap indi idu dalam sesuatu jabatan. Manual $rosedur Kerja dan Fail Meja ialah dokumen rujukan pada peringkat yang berbe:a. 2amun begitu" setiap jabatan/pejabat perlu adad kedua-duanya. +etiap satu Manual $rosedur Kerja adalah untuk satu jabatan sahaja. Manakala Fail Meja adalah satu jawatan. Banya satu Manual $rosedur Kerja bagi satu jabatan" sementara 'okus utama Fail Meja adalah untuk indi idu. &engan itu" setiap indi idu bagi setiap jabatan/pejabat haruslah mempunyai Fail Meja tersendiri.

$erbe:aan yang seterusnya Manual $rosedur Kerja adalah dokumen yang mengandungi maklumat menyeluruh mengenai semua akti iti yang berasaskan 'ungsi dan bidang tugas jabatan/pejabat. &engan maklumat ini" indi idu dalam jabatan/pejabat dapat mengetahui hala tuju yang perlu diikuti dan dipatuhi semasa menjalankan tugas. &okumen ini juga menetapkan 'ungsi jabatan/pejabat serta pembahagian akti iti yang jelas antara bahagian dan unit. (ni membolehkan setiap indi idu mengetahui parameter masing-masing serta mengetahui tugas-tugas bahagian/unit indi idu lain dalam jabatan/pejabat. Manual $rosedur Kerja juga menunjukkan rantaian perintah untuk membantu ketua jabatan memberi arahan" mengawal kerja" mempercepatkan proses membuat keputusan. Fail Meja pula mengandungi maklumat atau panduan untuk mengendalikan tugas yang ditetapkan bagi satu-satu jawatan berpandukan tugas" dan tanggungjawab indi idu. (ni merupakan panduan tentang kedudukan indi idu dalam jabatan/pejabat. Fail Meja dapat membantu meningkatkan kecekapan dan kesempurnaan perjalanan tugas melalui garis panduan yang lengkap dan terperinci. &okumen ini turut menyatakan senarai tugas kuasa dan hubungan untuk membantu pegawai mengurus tanggungjawab mereka. Mengetahui had kuasa serta menjeladskan hubungan kerja antara sta'. !iasanya" Fail Meja ini ditempatkan di atas meja pegawai. +elain itu" perbe:aan yang lain adalah Manual $rosedur Kerja mengandungi maklumat menyeluruh tentang akti iti dalam jabatan yang digambarkan dalam bentuk carta setiap jabatan/pejabat mempunyai carta organisasi yang tersendiri sebagai panduan dan rangka kerja bagi semua akti iti jabatan. Manual $rosedur Kerja didokumenkan secara sistematik iaitu dengan mewujudkan beberapa unit atau seksyen atau bahagian untuk melaksanakan akti iti. 5ontohnya bahagian gaji hanya beroperasi untuk urusan-urusan yang berkaitan dengan gaji sahaja. Fail Meja pula mengandungi maklumat atau panduan dalam pengendalian tugas bagi sesuatu jawatan" tanggungjawab dan bidang kuasa yang terperinci supaya pegawai dapat menjalankan tugas dengan cekap dan berkesan. Fail Meja merupakan dokumen yang wajib disediakan bagi jawatan dan lebih mem'okuskan kepada tugas indi idu. ,ujuannya adalah untuk meningkatkan lagi tahap kecekapan penjawat awam dalam menjalankan tugas masing-masing. Manakala

penyediaan Manual $rosedur Kerja disediakan khas untuk meningkatkan lagi kecekapan dan keupayaan jabatan tersebut secara menyeluruh. +etiap indi idu bagi jabatan dan pejabat mempunyai dan meyediakan Fail Meja. $erbe:aan yang terakhir pula ialah segala proses" peraturan" pegawai yang bertanggungjawab dan hubungan kerja bagi pegawai dapat dikenalpasti dengan merujuk Manual $rosedur Kerja. ,etapi Fail Meja memberikan panduan terperinci mengenai tugas harian setiap indi idu organisasi adanya Manual $rosedur Kerja dan Fail Meja diharapkan kedua-duanya dapat dijadikan rujukan utama pejabat/jabatan untuk melaksanakan tugas dan tanggungjawab dengan cekap dan berkesan. &idalam Fail Meja disediakan panduan yang terperinci tentang tugas harian setiap indi idu. Manual $rosedur Kerja pula lebih menerangkan secara menyeluruh tentang segala proses peraturan pegawai yang bertanggungjawab dan hubungan kerja bagi pegawai dalam jabatan.

<.E Kesimpulan +ecara keseluruhannya" Manual $rosedur Kerja dan Fail Meja memainkan peranan penting bagi melancarkan perjalanan kerja sesebuah organisasi. +elain itu" dua pekara ini saling melengkapi antara satu sama lain. ,anpa Fail Meja sebagai tunjang kepada Manual $rosedur Kerja" sesuatu organisasi tidak akan seragam" sistematik dan cekap. Manual $rosedur Kerja lebih 'okus kepada dokumen rujukan untuk pihak jabatan dimana ia menerangkan 'ungsi dan bidang tugas sesebuah jabatan manakala Fail Meja pula menerangkan tentang tugas dan tanggungjawab sesuatu cara menjalankan tugas yang telah ditetapkan. #leh itu" berikut merupakan rumusan kepentingan Manual $rosedur Kerja dan Fail Meja6

a. Merekodkan semua prosedur dan peraturan kerja untuk dijadikan rujukan rasmi b. Mewujudkan keseragaman dalam kaedah menjalankan kerja c. Menentukan peratuiran jabatan/pejabat dipatuhi d. Mengurangkan kesilapan operasi semasa menjalankan tugas e. Memendekkan masa latihan bagi perkerja baru '. Menyenangkan pertukaran perkerja-perkerja dari satu jabatan ke jabatan lain g. Menyenangkan kajian ke atas sistem kerja dan membolehkan penambahan sistem dibuat h. Mengurangkan arahan lisan mengenai cara menjalankan tugas i. Menjelaskan kuasa dan hubungan kerja dengan pegawai lain 0usteru" Manual $rosedur Kerja dan Fail Meja adalah amat penting bagi menghasilkan satu kerja yang berkualiti" berkesan dan cekap. (a bertindsak sebagai sumber rujukan dan garis panduan bagi sesebuah organisasi terutama bagi sumber tenaga baru.

-ujukan $ekeliling Kemajuan $entadbiran 1wam !ilangan 8 ,ahubn 1991 7$anduan Mengenai Manual $rosedur Kerja dan Fail Meja8