PENGURUSAN ORGANISASI

PENDAHULUAN
Pengurusan merupakan elemen penting dalam organisasi. Ia sebagai panduan untuk meletakkan halatuju/arah perjalanan sesebuah organisasi.

DEFINISI
Suatu proses kerja dengan melalui orang lain bagi mencapai objektif organisasi secara berkesan dengan menggunakan sumber-sumber terhad secara cekap dalam suasana yang sentiasa berubah-ubah. Pengurusan adalah fungsi untuk mencapai sesuatu melalui kegiatan orang lain dan mengawasi usaha individu untuk mencapai tujuan bersama.

SAMB
1. Pengurusan sebagai proses perancangan, penyusunan, pengarahan, dan pengawalan usaha ahli-ahli organisasi dan menggunakan semua sumber organisasi untuk mencapai matlamat organisasi. 2. Pengurusan sebagai proses pengarahan, penyelarasan, dan pengaruh ke atas operasi organisasi untuk mencapai matlamat yang dikehendaki dan prestasi sepenuhnya.

SAMB
Definisi di atas, walaupun mempunyai sedikit perbezaan dari segi bilangan dan jenis fungsi pengurusan, tetapi kedua-dua definisi itu mengandungi perkataan "proses" dan "matlamat". Ini bermakna, dua aspek penting di dalam pengurusan ialah:
1. Pengurusan sebagai proses: Menjalankan kerja secara sistematik serta memerlukan hubungan tertentu antara satu aktiviti dengan satu aktiviti yang lain. 2. Mencapai matlamat organisasi: Apabila aktiviti organisasi itu berjalan dengan teratur dan berhubung atau membantu antara satu dengan lain, maka matlamat organisasi itu dapat dicapai. Matlamat organisasi dapat berbentuk kualitatif (subjektif) atau kuantitatif (objektif).

FUNGSI
Pengurusan dikendalikan melalui berbagai-bagai fungsi yang sering dikelaskan seperti yang berikut:
Merancang: Memutuskan apa yang perlu berlaku pada masa hadapan (hari ini, minggu depan, bulan depan, tahun depan, pada sepanjang lima tahun yang berikut, dan sebagainya), dan mencipta rancangan-rancangan untuk dilaksanakan. Mengatur: Menggunakan sumber-sumber yang diperlukan secara optimum untuk membolehkan rancanganrancangan dilaksanakan dengan berjaya.

SAMB
Memimpin/Memotivasi: Menonjolkan kemahiran dalam bidang-bidang kepimpinan dan motivasi untuk mendapatkan orang-orang lain memainkan peranan yang berkesan dalam pencapaian rancangan-rancangan. Mengawal, mengawas: Memeriksa dan membandingkan kemajuan yang sebenar dengan rancangan, serta mengubah suai rancangan tersebut (jika perlu), berdasarkan maklum balas.

PROSES PENGURUSAN
1. Pengurusan dan pentadbiran dalam sesuatu organisasi tentunya melalui satu proses tertentu. 2. Proses pengurusan pentadbiran adalah langkah atau prosedur bagaimana seseorang pengurus pentadbir itu bertindak untuk mencapai objektif serta melaksanakan tanggungjawabnya. 3. Senarai semak bagi satu proses pengurusan pentadbiran adalah seperti berikut: a) menentukan matlamat dan objektif dengan jelas. b) menentukan tenaga manusia - mengagih tanggungjawab, kewibawaan serta penggunaan bahan sumber. c) menentukan dasar prosedur, tata cara kerja yang meliputi satu-satu tugas. d) menentukan tugas, panduan tugas, keperluan kecekapan dan penggunaan jenis staf. e) menentukan keperluan kewangan, kemudahan-kemudahan bahan serta kemudahan. f) menentukan jangkawaktu dan urutan aktiviti yang dijalankan. g) membuat penilaian dan menentukan standard serta kualiti kerja.

SAMB
Pengurusan merupakan satu proses sosial. Banyak percubaan digunakan untuk menganalisis peringkat-peringkat proses pengurusan ini dan didapati banyak perubahan/perbezaan di antara seorang pakar dengan pakar yang lain. Masing-masing mempunyai konsep yang lain tentang proses pengurusan. Bagi tujuan ini proses yang digariskan oleh UNESCO adalah dianggap paling sesuai.

SAMB
1. Planning (merancang) Terdiri daripada: i. menentukan apa, bila, siapa dan bagaimana hendak dibuat. ii. mengenalpasti objektif dan menetapkan kaedah pencapaian keberkesanan yang paling maksimum melalui proses penetapan matlamat. iii. mengumpul serta menganalisis maklumat. iv. mencari alternatif atau pilihan. v. menyediakan atau menghubung perancangan dengan keputusan.

SAMB
2. Organising (mengelola) i. mendapatkan peralatan, kelengkapan dan staf untuk mengwujudkan rangka dasar yang baik untuk menjalankan segala aktiviti perancangan yang telah dirancangkan. ii. mengumpulkan segala komponen pekerjaan ke dalam satu struktur yang baik. iii. membentuk struktur kuasa atau wibawa (authority) dan menyelaraskan jentera pelaksanaan. iv. menyusun dan menjelaskan kaedah dan prosedur. v. memilih, melatih dan memberitahu staf serta mendapatkan sumber-sumber lain yang perlu.

SAMB
3. Directing (mengarah) i. terdiri daripada membentuk rangka kerja untuk masa dan perbelanjaan. ii. memperkenalkan dan memberi kepimpinan dalam pelaksanaan perancangan dengan cara membuat keputusan. iii. mengeluarkan arahan-arahan tertentu. iv. memimpin, mengelola dan memberi motivasi.

SAMB
4. Controlling (mengawal) i. menilai segala kerja yang dijalankan di peringkat perancangan. ii. melaporkan segala penyelewengan, kelemahan dengan segera supaya dapat dibetulkan. Menunjukkan jalan mengikut langkah-langkah yang betul dengan cara membentuk matlamat dan taraf. iii. menetapkan pencapaian dan memperbaiki penyelewengan dan kelemahan.