Badan pengembangan Sumber Daya Kementerian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif

Koordinasi Penatausahaan Barang Persediaan

Bersama Kita Bisa!! Menuju Penatausahaan Barang Persediaan yang Baik dan Akuntabel

Hotel Cipayung Asri, Cisarua Bogor, 23 25 Oktober 2013

Latar Belakang
Pengeloaan barang persediaan yang belum terlaksana dengan baik Temuan berulang (Audit BPK)

Menuju WTP tahun 2013

Koordinasi Penatausahaan Barang Persediaan

Analisis Permasalahan Teknis di Lapangan

Lemahnya koordinasi antara bagian-bagian yang terkait dengan pengelolaan barang persediaan Pendistribusian data/dokumen (kwitansi, faktur, BAST, bukti keluar barang) Penamaan item barang persediaan yang tidak seragam Penggunaan satuan barang persediaan tidak seragam
Koordinasi Penatausahaan Barang Persediaan

Analisis Permasalahan Teknis di Lapangan

Terdapat beberapa program studi pada UPT (Akpar/STP) yang mempunyai dan menggunakan barang persediaan (bahan praktek) dengan karakteristik sendiri, yang mana barang persediaan tersebut menumpuk hanya pada satu orang operator aplikasi saja sehingga penginputan data kurang efisien, efektif dan akuntabel Storing Management System (multi store system vs single store system)
Koordinasi Penatausahaan Barang Persediaan

Mari Kita Berkomitmen dan Temukan Solusi Bersama

Solusi
Adopsi sistem pergudangan hotel untuk setiap UPT (Akpar/STP) yang mempunyai beberapa prodi khususnya perhotelan.
General Store

House Keeping Store

F & B Store

Kitchen Store

Others..

Koordinasi Penatausahaan Barang Persediaan

Solusi
Setiap program studi yang memiliki barang persediaan habis pakai (food supplies, cleaning supplies, chemical supplies, beverages, liquor, guest amenities, dll) disarankan mempunyai penerima barang/penata usaha barang/operator aplikasi persediaan (store keeper) masingmasing.

Koordinasi Penatausahaan Barang Persediaan

Solusi
Store keeper masing-masing prodi bertanggung jawab terhadap pengadministrasian barang yang masuk dan keluar gudang dan minimal setiap triwulan mengirimkan backup data aplikasi persediaan kepada petugas general store (Induk aplikasi persediaan satker) untuk dikompilasi menjadi data persediaan satker

Koordinasi Penatausahaan Barang Persediaan

Solusi
General Store keeper bertanggung jawab terhadap penatausahaan barang persediaan selain bahan praktek dan mensupervisi serta memastikan penginputan data yang benar oleh store keeper masing-masing prodi.
General store keeper berwenang untuk membuat dan mendistribusikan daftar refrensi nama barang pada aplikasi persediaan. Jika ada refrensi barang yang belum terdapat pada daftar refrensi barang maka masingmasing prodi dan bagian yang memerlukan barang tersebut menginformasikan kepada General Store Keeper untuk dibuatkan refrensi barang

Koordinasi Penatausahaan Barang Persediaan

Solusi
Penulisan nama barang dalam kontrak/faktur harus sesuai dengan nama barang yang terdapat pada daftar refrensi barang pada aplikasi persediaan.

Dalam melakukan penginputan barang keluar/masuk pada aplikasi persediaan harus berdasarkan bukti fisik yang telah ditandatangani oleh pihak yang berwenang (faktur/kontrak/form pengeluaran barang)
Koordinasi Penatausahaan Barang Persediaan

Solusi
Setiap prodi harus membuat analisis kebutuhan barang persediaan khususnya bahan praktek dalam setiap jangka waktu satu tahun anggaran dan disampaikan ke bagian umum untuk diproses lebih lanjut ke bagian pengadaan / ULP Untuk memaksimalkan keakurasian data pada aplikasi persediaan, setiap satker diharapkan untuk tidak mengganti operator aplikasi yang sudah ada setidaknya sampai akhir tahun anggaran 2014. Jika ada pergantian operator, maka operator yang lama diwajibkan untuk mengajarkan dan mentransfer semua pengetahuan dan data yang diperlukan untuk menjalankan aplikasi kepada operator yang baru
Koordinasi Penatausahaan Barang Persediaan

Komitmen
Setiap Kepala Satker / Pejabat yang terkait harus menandatangani nota kesepakatan bersama untuk menjalankan dan berkomitmen terhadap hasil keputusan bersama yang dihasilkan dari kegiatan koordinasi penatausahaan barang persediaan ini.

Koordinasi Penatausahaan Barang Persediaan