PENGURUSAN STOR KERAJAAN

BAHAGIAN KAWALAN DAN PEMANTAUAN PERBENDAHARAAN MALAYSIA

PENGURUSAN STOR

Merupakan salah satu aspek PENGURUSAN KEWANGAN yang penting Barang-barang dalam stor merupakan modal terikat (wang Kerajaan yang tersimpan dalam bentuk barangan) Terdapat lebih kurang 2,500 stor Kerajaan di pelbagai Agensi Kerajaan dengan anggaran nilai stok RM 4 billion Pengurusan Stor-Stor Kerajaan berasaskan : - Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor - Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil.12 Tahun 1995

DEFINISI STOR

Stor secara umum TEMPAT penerimaan, penjagaan, pengawalan, penyimpanan, pengendalian dan pengurusan barang-barang

DEFINISI BARANG STOR

BARANG BELUM GUNA yang perlu disimpan untuk kegunaan operasi, penyelenggaraan dll.

OBJEKTIF PENGURUSAN STOR

Memastikan stok barang-barang sentiasa kedapatan (readily available ) seperti dan apabila dikehendaki oleh pelanggan Menyimpan barang cara terbaik dengan memberi perlindungan, penjagaan dan penyelenggaraan sewajarnya semasa dalam simpanan

FUNGSI-FUNGSI PENGURUSAN STOR

Melakukan perancangan dan perolehan Menerima barang-barang yang dipesan Memeriksa dan menguji barang sebelum diterima Merekodkan barang-barang dalam daftar-daftar tertentu ketika menerima dan mengeluarkannya Menyimpan barang-barang dalam tempat-tempat yang sesuai mengikut jenisnya dengan selamat Mengeluarkan barang-barang kepada pengguna apabila dipesan Melupuskan barang-barang dalam keadaan tertentu Mengamalkan aspek keselamatan iaitu safety dan security

JENIS STOR

Jenis stor ditentukan selaras dengan peranan yang dimainkan seperti: - Depot Bekalan / Pusat Bekalan / Stor Pusat Menyedia dan membekal barang kepada pelanggan melalui rangkaian stor-stor diperingkat Negeri/Bahagian atau Daerah/Unit - Stor Utama / Stor Jabatan Menyedia dan membekal keperluan untuk sesuatu Kementerian/Jabatan dan pelanggan diarah mendapatkan bekalan dari stor ini - Stor Operasi Menyimpan stok untuk keperluan jangka pendek / guna terus.( contoh : bekalan pejabat )

JENIS STOK

Material Spesifik Barang-barang teknikal yang khusus bagi keperluan/ kegunaan sesuatu jabatan (diiktiraf sebagai Stor Material Spesifik ) Barang Gunasama Barang yang boleh diguna pakai oleh semua Kementerian /Jabatan (diiktiraf sebagai Stor Pusat jika mempunyai berbagai pelanggan) Barang Bukan Standard Barang keperluan secara ad hoc atau khusus untuk sesuatu projek

PERATURAN PENGURUSAN STOR

Panduan Perbendahaaraan Tatacara Pengurusan Stor (PP-TPS) Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 12 Tahun 1995 (Penglibatan Pegawai Pengawal Dalam Pengurusan Stor)

ORGANISASI STOR

Bahagian Kawalan Stok Bahagian Lejar Bahagian Penstoran Bahagian Pembungkusan dan Penghantaran Bahagian Akaun

TANGGUNGJAWAB BAHAGIAN STOR

Bahagian Kawalan Stok Perancangan dan organisasi Menentukan Baucer Pemesanan dan Pengeluaran Barang-barang (BPPB) adalah teratur Menentukan kuantiti yang akan dikeluarkan Menentukan kod barang-barang Mengusaha dan menguruskan perolehan

TANGGUNGJAWAB BAHAGIAN STOR

Bahagian Lejar Merekod/mencatat butir-butir yang perlu terhadap barang-barang yang diterima dalam kad-kad lejar/ kawalan stok Mengurus dan mengendalikan lejar dengan teratur dan selamat

Bahagian Penstoran Menerima barang-barang Menyimpan barang-barang Mengeluarkan barang-barang

TANGGUNGJAWAB BAHAGIAN STOR

Bahagian Pembungkusan dan Penghantaran Membungkus barang-barang mengikut kaedah tertentu Menghantar ke destinasi selaras dengan peraturan/ prosedur

Bahagian Akaun Menguruskan hal ehwal akaun dan kewangan barangbarang

PENERIMAAN (BAHAGIAN PENSTORAN)

Pegawai Stor/penerima hendaklah:Semak nota atau bil serahan, nota bungkusan dan invois Semak dan menghitung kuantiti yang diterima Memberi akuan terima setelah dipastikan semua barang yang diterima adalah mengikut spesifikasi, dalam keadaan baik dan cukup kuantitinya Barang-barang yang dikembalikan kepada pembekal, urusan penggantian hendaklah dicatatkan dalam baucar penerimaan barang-barang Semua penerimaan hendaklah dicatatkan dalam kad kawalan stok/ kad petak/ lejar dengan secepat mungkin.

PENYIMPANAN (BAHAGIAN PENSTORAN)

Cara-cara penyimpanan yang baik, tersusun, teratur dan selamat:Sediakan carta lokasi stok Ruang stor hendaklah digunakan secara maksimum Gunakan petak/rak yang mudah diubah-ubah dan tanda pengenalan Gunakan pelet kayu bagi barang-barang besar dan berat Membahagikan ruang stor kepada beberapa seksyen mengikut jenis stor dan menyusun mengikut susunan abjad dan tiap-tiap rak, pallet diberi nombor. Nombor ini juga perlu direkod dalam kad stok

PENYIMPANAN (BAHAGIAN PENSTORAN)

Satu bekas hendaklah digunakan untuk satu barang dan simpan mengikut unit kuantiti bagi memudahkan pengeluaran Pastikan tindanan barang-barang tidak terlalu tinggi

- Amalkan sistem Masuk Dahulu-Keluar Dahulu(MDKD). Barang-barang yang keselamatannya boleh terjejas disebabkan panas, lembab hendaklah disimpan dalam bilik sejuk atau bilik berhawa dingin dan barang-barang tidak tahan lembab hendaklah disimpan dalam bilik yang dilengkapkan dengan dehumifier Barang-barang berharga/menarik hendaklah disimpan di dalam almari berkunci/sangkar keselamatan

PENYIMPANAN (BAHAGIAN PENSTORAN)

Barang-barang yang mempunyai tarikh luput hendaklah diselenggarakan dalam satu buku daftar yang lengkap dengan ruang-ruang seperti di Lampiran Q PP-TPS. Tarikh luput hendaklah dicatatkan juga pada kotak atau bekas simpanan. Barang-barang ini perlu diberi tag biru pada kad lejar/stok dan tag merah jambu pada kad petak buku daftar. Bahan-bahan kimia atau yang mudah terbakar hendaklah disimpan berasingan dan dengan selamat selaras dengan tatacara yang dinyatakan dalam Panduan 161 hingga 166 PP-TPS. Barang-barang yang mudah berkarat perlu disapu dengan pencegah karat dari masa ke semasa

PENGELUARAN (BAHAGIAN PENSTORAN)

Setiap pengeluaran barang-barang dari stor hendaklah dibuat hanya setelah dibenarkan oleh Pegawai Stor. Ketua Jabatan hendaklah mengeluarkan arahan bertulis kepada Pegawai Stor memberi kuasa kepadanya meluluskan pengeluaran barang-barang stor

Setiap pengeluaran hendaklah dicatatkan dalam kad petak dan kad stok dengan serta merta supaya baki sentiasa kemaskini.

PENGELUARAN (BAHAGIAN PENSTORAN)

Setiap barang yang dikeluarkan perlu disertai dengan borang permintaan barang-barang dan Pegawai Stor hendaklah memastikan borang penerimaan dikembalikan selepas barang-barang diakui terima.

Semua pesanan barang-barang untuk stor gunasama (stor pusat) hendaklah dibuat dengan menggunakan Baucer Pemesanan Pengeluaran Barang-barang (KEW 300-A1). Bagi pesanan dalam Jabatan sahaja satu borang direka sendiri oleh Jabatan boleh digunakan.

PENGELUARAN (BAHAGIAN PENSTORAN)

Semua barang-barang stor yang dipinjam sementara hendaklah didaftarkan di dalam daftar pinjaman (KEW-300B). Pinjaman hendaklah dibenarkan setelah kelulusan pegawai yang bertanggungjawab diperolehi.

Barang-barang yang dipulangkan hendaklah disahkan dan dimasuk balik ke dalam kad kawalan stok.

PENGELUARAN (BAHAGIAN PENSTORAN)

Barang-barang yang dihantar keluar hendaklah dibungkus dengan cermat dan betul dan barang-barang yang mudah pecah hendaklah dicatatkan dengan dakwat merah di luar bungkusan (Panduan 26,27-PP-TPS).

PEREKODAN (BAHAGIAN LEJAR)

Kad yang perlu digunakan untuk merekod penerimaan dan pengeluaran barang-barang stor : Kew 300-J1(Panduan 85) Kew 300-J2 Kew 300-J3 - Untuk Stor Negeri/Daerah - Untuk Stor Pusat

KAWALAN STOK

Kawalan stok merupakan nadi dalam Pengurusan Stor bagi mengawal dari berlakunya stok berlebihan atau kehabisan stok.

TUJUAN KAWALAN STOK

Stok berlebihan dan pembaziran dapat dielakkan Penggunaan ruang stor dapat dijimatkan. Stor sentiasa mempunyai stok yang optimum mengikut keperluan organisasi

KAWALAN STOK

Panduan kawalan stok yang cekap ialah : Semua barang-barang hendaklah direkodkan ke dalam kad kawalan stok (KEW-300J1-J2 atau J3) mengikut mana yang berkenaan. Kad kawalan stok(KEW-300J3) hendaklah mempunyai nombor bersiri dan penyerahan kad dikawal dan didaftarkan oleh seorang pegawai lain. Kad kawalan stok hendaklah menunjukkan kuantiti stok dan harga, kuantiti stok maksimum dan stok minimum. Pembetulan atas kad kawalan stok hendaklah dibuat oleh pegawai yang bertanggungjawab dan ditandatangani ringkas.

KAWALAN STOK

Nombor Baucer Pengeluaran Pemesanan Barang-barang perlu dicatat pada kad kawalan stok. Semua penerimaan dan pengeluaran perlu dicatat dalam kad petak (KEW-300J4). Kekurangan/berlebihan perlu diselaraskan dan disokong dengan penyata perselisihan stok (KEW-300K).

KAWALAN STOK
( Contoh kaedah Memberi Kumpulan Kepada Barang-Barang - TPS Panduan 110) SENARAI BARANG SEBELUM DIBERI KUMPULAN
Bil. No. Kod Perihal Barang Jumlah Nilai Belian 2 Thn. Kebelakangan (RM) Purata Nilai Belian Tahunan Bil

SENARAI BARANG SETELAH DIBERI KUMPULAN

No Kod Perihal Barang Purata Nilai Belian Kumpulan

1. 2. 3. 4. 5. 6 7. 8 9. 10

FE 123 AF 230 BL 758 FB 429 WB 359 WR 111 TB 775 UJ 232 HL 521 PR 089

Oil Filter Air Filer Brake Lining Fan Belt Wiper Blade Wheel Bearing Timing Belt Universal Joint Head Lamp Piston Ring

9,000.00 5,700.00 2,810.00 1,424.00 680.00 3,900.00 5,502.00 8,102.00 790.00 1,390.00

4,500.00 2.850.00 1,405.00 712.00 340.00 1,950.00 2,751.00 4,051.00 395.00 695.00

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

FE 123 UJ 232 AF 230 TB 775 WR 111 BL 758 FB 429 PR 089 HL 521 WB 359

Oil Filter Universal Joint Air Filter Timing Belt Wheel Bearing Brake Lining Fan Belt Piston Ring Head Lamp Wiper Blade

4.500.00 4,051.00 2,850.00 2,751.00 1,950.00 1,405.00 712.00 695.00 395.00 340.00

A A A B B B B B B B

*Daripada 10 jenis jenis alat ganti di atas, perlu di pilih 3 jenis yang mempunyai purata belian tahunan paling tinggi

*Pecahan mengikut kumpulan hendaklah diberi dengan menggunakan Lampiran KEW 300M Panduan 111 dalam TPS)

LAMPIRAN J -3 KAD KAWALAN STOK (3)

Keluaran Tahunan RM K 19 Pembelian Tahunan RM K 19 20 Keluaran Suku Tahun Semasa Unit Terimaan /Keluaran 19 19 20 Harga Keluaran Seunit Paras Stok Maksima Memesan minima Pertama RM Kedua RM Unit Unit

KEW. 300 - J3
Kuantiti Pesanan: (Ekonomi / Tetap ) No. Vokeb : No. Kod : Tempat : Ketiga RM Keempat RM

Tarikh

No. Rujukan

Tempat Hantaran No. Pesanan Kerajaan

Terimaan Keluaran Harga Kuantiti Seunit Jumlah K RM K RM Tarikh No. Rujukan Kuantiti Kuantiti Diterima Baki Stok Pesanan yang dibuat tetapi belum diterima

Item Stor: Cat Undercoat, Putih, 5 Liter

Kumpulan : Menarik Gerakan : Cepat / Perlahan

No. Lejar

No. Kad :

LAMPIRAN J - 4
KAD PETAK

KEW. 300-J4

Nombor KodCP 4000120 Perihal BarangCat, Undercoat, Putih 5 liter Nombor Rujukan/Unit: Tin 5 Liter
No. Garisan No. BTB atau BPPB Terima Keluar

Lokasi: A4. Kumpulan: Menarik

Baki Tarikh dan tandatangan Penyelenggara Stor

1 2 3 4 5 6 7 - 21 JPT 56/12 PRK 13/9/2000 JVT 2/24

Baki dibawa ke hadapan 15 120 36

40 25 145 109 12.2.2000 25.4.2000 21.6.2000

PENUNJUK UTAMA PRESTASI

1. KADAR PUSINGAN STOK
( Berapa kali item dalam simpanan dikeluarkan dalam sesuatu tempoh - untuk keseluruhan, kumpulan atau satu jenis item ) - TPS 121

2. PARAS PERKHIDMATAN
( Peratusan permintaan pelanggan yang dipenuhi berbanding permintaan yang diterima )

3. BILANGAN / PERATUSAN STOK KOSONG

(Bilangan jenis item di mana simpanannya didapati kosongapabila terdapat permintaan terhadap item tersebut)

4. KETEPATAN STOK
( Perbandingan di antara stok sebenar dalam tangan dengan yang tercatat dalam rekod-rekod)

5. ITEM BERGERAK PERLAHAN

( Item-item yang tidak bergerak ( tidak mempunyai pengeluaran ) dalam sesuatu tempoh )

PENGUKURAN PRESTASI PENGURUSAN STOR ( KADAR PUSINGAN STOK )

BAKI AWAL TAHUN RM 33,000.00 NILAI PE NGE LUAR AN TAHUNAN KADAR PUS INGAN S TOK ( Kes eluruhan Item ) BAKI AWAL TAHUN R M 1,800 NILAI PE NGE LUAR AN TAHUNAN KADAR PUS INGAN S TOK ( Mengikut Kumpulan Item)

1. Petrol, RM 5,400.00 Oil & Lubricants (POL) 2. Alat Tulis RM 11,200.00

a. b. c. d.

RM70,700
3. Barang Domestik 4. Alt Ganti Letrik 5. Alat Ganti Kenderaan RM5,600.00

RM70,700 33,000. + 23,000 2

Kertas Pendua Kertas Fotostat Toner Fail Kosong

a. RM1000 b. RM5000 c. RM4200

d. RM1000

RM11,200. RM1,800 + RM1,500 2

RM11,200

RM11,200 1,650

= 6.7

RM14,500.00 RM70,700 28,000. RM24,000.00

= 2.5

BAKI AKHIR TAHUN R M 23,000.00

BAKI AKHIR TAHUN

R M1,500

PENGUKURAN PRESTASI PENGURUSAN STOR

MENCAPAI KADAR PUSINGAN STOK SEBANYAK 4 KADAR PUSINGAN ATAU LEBIH TINGGI (TPS 121)

Lebih tinggi kadar pusingan stok lebih larislah penggunaan barangbarang dan lebih ekonomi pegangan stok. Ketua Jabatan bertanggung-jawab mengemukakan satu penyata tahunan seperti di Lampiran N ( KEW. 300-N ) mengenai kadar pusingan stok yang dicapai di storstor dibawah kawalan mereka. Ketua Jabatan perlu menganalisis prestasi stor jika kadar pusingan adalah terlalu rendah yang boleh bermakna wujud barang tidak bergerak dengan nilai yang tinggi.

PENGUKURAN PRESTASI PENGURUSAN STOR

MENETAPKAN PARAS PERKHIDMATAN DALAM MEMENUHI PERMINTAAN PELANGGAN. Bahagian Stor bertanggungjawab memenuhi setiap permintaan barangbarang dari pelanggan. Walau bagaimanapun di atas sebab-sebab tertentu tidak semua permintaan pelanggan dapat dipenuhi. Dalam konteks ini adalah wajar satu sasaran (target) ditetapkan dalam bentuk peratusan iaitu setakat mana permintaan pelanggan-pelanggan berupaya dipenuhi.

PEMERIKSAAN STOK

Pemeriksaan stok boleh dibahagikan kepada empat :Pemeriksaan Stok diuruskan oleh pegawai stor sendiri atau pegawaipegawai lain yang dipilih untuk memeriksa stok setiap minggu ke atas bilangan barang tertentu. Pengiraan Stok diuruskan oleh pegawai penjaga stor dengan mengira 100% semua barang dalam stor sekurang-kurangnya sekali setahun

PEMERIKSAAN STOK

Pemeriksaan stok boleh dibahagikan kepada empat :Verifikasi Stok dibuat oleh Pemverifikasi Stok yang dilantik oleh Pegawai Pengawal dan terdiri daripada pegawaipegawai yang tidak bekerja dalam organisasi stor. - Pemeriksaaan Mengejut diatur secara mengejut oleh Ketua Jabatan sendiri dari masa ke semasa.

PERSAMAAN DAN PERBEZAAN DI ANTARA PENGIRAAN, PEMERIKSAAN DAN VERIFIKASI STOK

PENGIRAAN STOK (TPS 202 206)
1. SKOP TUGAS Mengesah stok simpanan secara berterusan sepanjang tahun, Atau Mengira semua item secara (100%) sekali dalam setahun (SPP 12/1995) 2. TANGGUNJAWAB PERLAKSANAAN 3. PEGAWAI TERLIBAT MELAKSANA TUGAS Stor Pegawai dan kakitangan stor. Pegawai jabatan yang tidak terlibat secara langsung dalam Pengurusan Stor 4. BARANG TERLIBAT Barang dalam stor. Barang dalam stor. Pegawai Kementerian / Jabatan yang dilantik oleh Pegawai Pengawal dan tidak terlibat dalam Pengurusan Stor. Barang dalam stor. Pegawai / Kakitangan

PEMERIKSAAN STOK VERIFIKASI STOK (SPP 12/1995) (TPS 187-201)

Mengesah stok Mengesah stok simpanan dan meninjau tahap Pengurusan Stor. Menverifikasi stok mengikut Pengkelasan Barang.

simpanan secara berterusan dan memastikan keseluruhan item dalam simpanan

disemak dalam tempoh Mengesah stok secara rambang atau 100% setahun. Ketua Jabatan Pegawai Pengawal

SPESIFIKASI TUGAS PEMBANTU TADBIR (STOR)

( Petikan dari Dictionary of Occupational Classification Kementerian Sumber Manusia )

1. Menerima barang ke dalam stor. Mengeluar berbagai jenis barangan, peralatan, bahan mentah dan menyelenggara rekod bagi setiap barang. 2. Menyemak kemasukan bekalan dibanding dengan pesanan,bil/baucar barang. Mengenalpasti, menimbang, atau mengukur dan menyemak berbagai barang bagi memastikan kebetulan bekalan. 3. Melekatkan atau mengikat slip pengenalan kepada barangbarang dengan memberi nombor kod atau tanda. 4. Memasukkan butiran barang yang diterima ke dalam daftar stok.

SPESIFIKASI TUGAS PEMBANTU TADBIR (STOR)

( Petikan dari Dictionary of Occupational Classification Kementerian Sumber Manusia )

5. Menyelenggara rekod yang sistematik bagi setiap barang dengan menunjukkan stok dalam tangan. 6. Memastikan penyimpanan dan penjagaan/pemeliharaan barang yang sempurna 7. Mengeluarkan stok di atas permintaan pelanggan dengan membuat catatan tertentu di dalam rekod. 8. Melaksanakan pemeriksaan fizikal berkala ke atas barangbarang dan menyelaras dengan rekod.

SPESIFIKASI TUGAS PEMBANTU TADBIR (STOR)

( Petikan dari Dictionary of Occupational Classification Kementerian Sumber Manusia )

9. Memberi penyata berkala dan laporan menunjukkan kedudukan dan keadaan stok kepada pegawai atasan. 10. Menyedia rekuisisi bagi penokokan dan penggantian barang atas nasihat pegawai atasan. 11. Menyelia tugas pekerja-pekerja bawahan

CIRI-CIRI PENGURUSAN STOR EFEKTIF

1. Bekalan barang dari stor sentiasa kedapatan 2. Stor berupaya menyedia maklumat dan data berkualiti. 3. Tiada berlaku kekurangan/kehilangan ke atas barangbarang kecuali kekurangan yang dibenarkan. 4. Stor menjalin hubungan yang mesra dan pro-aktif dengan pelanggan-pelanggan dan Bhg. Kewangan/Perolehan dan pembekal-pembekal. 5. Stor sentiasa dalam keadaan kemas dan bersih. 6. Tiada berlaku kekurangan/kehilangan ke atas barangbarang kecuali kekurangan yang dibenarkan. 7. Pegawai/kakitangan stor berkeupayaan mengemukakan isu dan masalah pengurusan stor serta syor penyelesaian secara profesional.

ISU-ISU AUDIT

1. Perolehan tidak dirancang dan perolehan tidak mematuhi peraturan. 2. Penerimaan barang tanpa ujian kualiti. 3. Pemeriksaan dan verifikasi stok tidak di laksanakan mengikut jadual. 4. Penyimpanan barang tidak teratur. 5. Pegangan stok berlebihan. 6. Kelewatan tindakan pelupusan. 7. Kehilangan barang stor terus berlaku. 8. Bangunan stor tidak sempurna, ruangan sempit, kekurangan peralatan stor dan pengendalian (racking dan materials handling equipments)

ISU-ISU AUDIT

9. Pengurusan/ pengendalian rekod barang-barang masih secara manual dan oleh itu kelewatan dan juga kesilapan berlaku dalam catatan/pengemaskinian rekod stor 10. Kekurangan kakitangan dan kemahiran dalam bidang Pengurusan Stor. 11. Kurang penyeliaan oleh pihak pengurusan atasan