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PGC4001 SELECCIN, EVALUACION Y RE-EVALUACION DE PROVEEDORES Pgina 1 de 6 Actualizacin 01

1.

OBJETO

Establecer las directrices para llevar a cabo la definicin y posterior aplicacin de los criterios de seleccin, evaluacin y re-evaluacin de los proveedores de la Organizacin Serdan. 2. ALCANCE Aplica para los proveedores que suministran bienes o servicios que tienen incidencia directa o no en la prestacin de los servicios suministrados por la Organizacin. 3. GLOSARIO Seleccin de proveedores: Verificar los requisitos establecidos por la Organizacin y la documentacin presentada por los aspirantes a ser proveedores para ser aceptados y establecer relacin comercial con ellos. Evaluacin y Reevaluacin de proveedores: Califica el cumplimiento de los actuales proveedores con relacin a las condiciones pactadas y requisitos de compra establecidos, para ser mantenidos en el listado maestro de proveedores de acuerdo al resultado. Proveedor: Entidad o persona que proporciona un producto o un servicio. Proveedor crtico: Proveedor cuyo producto o servicio suministrado cuyo desempeo representa un mayor impacto tanto en el cumplimiento del servicio suministrado por la Organizacin Serdan o en los montos de compra en relacin a la erogacin global de las adquisiciones. Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria. Calidad: Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los requisitos. Criterio de evaluacin: Requisitos utilizados como referencia para evaluar el desempeo de un proveedor.

Revis: Coordinador de Calidad Fecha: 27-10-2008

Aprob: Coordinador de Compras Fecha: 27-10-2008

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Parmetro de calificacin: Explicacin sobre como calificar un criterio establecido, con el fin de evitar interpretaciones subjetivas.

4. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO 4.1 CRITICIDAD DE LOS PROVEEDORES Los dueos de los procesos deben determinar cuales de sus proveedores estn catalogados como crticos o no, asegurando que los productos y servicios adquiridos cumplen con la calidad requerida para una ptima prestacin de sus servicios. En este mismo orden de ideas deben seleccionar y posteriormente evaluar a sus proveedores en funcin de la capacidad que tengan de suministrar productos y servicios de acuerdo con los requisitos de compra especificados. Para ello, se han definido criterios de seleccin, evaluacin y re-evaluacin de los proveedores crticos. La Organizacin ejerce control sobre sus proveedores, teniendo en cuenta el impacto que el producto o servicio adquirido tenga sobre la prestacin del servicio final.

4.2 DIRECTRICES GENERALES PARA LA DEFINICION DE LOS CRITERIOS DE SELECCIN Y EVALUACIN DE LOS PROVEEDORES Se recomienda que la definicin de los criterios de seleccin, evaluacin y re-evaluacin de los proveedores se realice a partir de las prioridades competitivas:

PRECIO

CALIDAD

SERVICIO Velocidad Puntualidad Volmenes Localizaciones Servicio Post venta

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Los criterios de seleccin, se aplican por nica vez, antes de iniciar una posible relacin comercial con un proveedor critico. La aplicacin de los criterios de seleccin a los nuevos proveedores, tiene como objetivo establecer un filtro mediante el cual se asegura de contratar a proveedores que se encuentren en capacidad de cumplir con los requisitos de compra. Tanto los criterios de seleccin, como los de evaluacin y re-evaluacin de proveedores deben ser claramente expresados y no dar lugar a interpretaciones subjetivas por parte de quien los aplica. Esto quiere decir que para cada criterio, debe existir cuando sea necesario, la explicacin de los parmetros de calificacin o de la forma en que debe ser aplicado el criterio. La evaluacin del proveedor, se realiza una vez ste ya ha suministrado sus productos o prestado sus servicios y cuando tenga pleno conocimiento y evidencias sobre su desempeo real. Durante la definicin de los criterios de evaluacin es recomendable incluir en estos, el seguimiento a los compromisos adquiridos por parte del proveedor durante el momento de la seleccin y los aspectos de su gestin ms relevantes o de mayor impacto sobre el servicio final, por ejemplo, la velocidad en las entregas y el servicio post venta. En el servicio post venta, se incluyen todas aquellas actividades que se generan despus de que ya el proveedor a prestado el servicio o suministrado sus productos, como por ejemplo, el tramite oportuno a las quejas o reclamos. Con respecto a la re-evaluacin, estos criterios se deben definir sobre la base del seguimiento a la mejora del proveedor con respecto a los resultados obtenidos en la evaluacin inmediatamente anterior.

SELECCION

EVALUACION

RE-EVALUACIN

4.3 DEFINICION DE LA PERIODICIDAD DE LA EVALUACIN Y DE LA REEVALUACION Al definir la periodicidad de los ciclos de evaluacin y re-evaluacin del proveedor, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

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1. Vigencia del contrato o tiempo de duracin de la relacin comercial con el proveedor. 2. Resultados que obtuvo el proveedor en los ciclos de evaluacin y re-evaluacin anteriores (cuando estos existan). 3. Criticidad del proveedor (grado de afectacin que tienen los bienes o servicios suministrados por el proveedor sobre el servicio) 4. Por lo menos una vez al ao, se debe realizar una evaluacin de la actuacin del proveedor catalogado como crtico o no para la operacin o proceso.

4.4 DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES PARA SELECCIONAR EVALUAR Y REEVALUAR A LOS PROVEEDORES CRITICOS ACTIVIDAD 1. Solicitar Documentos para la Seleccin de Proveedores RESPONSABLE Coordinador de compras y/o dueo de proceso DESARROLLO Cuando los proveedores potenciales ofrecen sus productos o servicios se les solicita el diligenciamiento del formato PGC6001 Registro de proveedores y el suministro de la documentacin necesaria para ser tenido en cuenta. Una vez recibidos dichos documentos, los revisa, verifica que estn completos y procede a realizar por una nica vez antes del inicio de la relacin comercial la seleccin del proveedor, aplicando los criterios definidos o segn los trminos de la licitacin cuando sea aplicable. Nota: Al momento de la seleccin del proveedor, se debe realizar verificacin contra las listas que vinculan a personas o compaas a actividades ilcitas. Ejemplo: clinton, ofac etc. Una vez el proveedor halla sido seleccionado, se debe relacionar en el Formato PGC6009 Listado de proveedores.

2. Seleccin del proveedor

Coordinador de compras y/o dueo de proceso

PGC4001 SELECCIN, EVALUACION Y RE-EVALUACION DE PROVEEDORES 3. Controlar Proveedores Coordinador de compras y/o dueo de proceso Pgina 5 de 6 Actualizacin 01

4. Evaluar al proveedor

Una vez el proveedor haya sido seleccionado, se deben conservar todos y cada uno de sus registros. Dicha documentacin debe ser archivada en la carpeta correspondiente a cada proveedor. Si el proveedor no cumple con los parmetros exigidos de seleccin, se le contacta y se le informa para que tenga la posibilidad de corregir o eliminar las causas por las que no fue seleccionado. Si el proveedor lo soluciona, se repiten las actividades 2, 3 y 4. En caso contrario el proveedor es excluido y los documentos eliminados. Coordinador de Aplica la evaluacin del proveedor, segn los compras y/o criterios establecidos en los diferentes dueo de formatos segn el proveedor a evaluar y de proceso acuerdo a la periodicidad definida. La calificacin de los criterios de seleccin debe soportarse en evidencia recopilada durante el periodo evaluado. Por ejemplo, si uno de los criterios de evaluacin es el No. de Quejas presentadas, es necesario tener las quejas por escrito con el fin de sustentar la calificacin en el momento de retroalimentar al proveedor sobre sus resultados. Coordinador de Durante esta actividad existen 3 posibles compras y/o resultados de calificacin y por consiguiente, dueo de tres posibles actividades a realizar: proceso a) S el proveedor obtiene una calificacin de Muy confiable: Enva carta al proveedor informndole el resultado obtenido e invitndolo a continuar a mantener la buena calidad del servicio prestado. b) S el proveedor obtiene una calificacin de Condicional: Enva carta al proveedor informndole el resultado obtenido y solicitndole que presente en un tiempo

5. Retroalimentar al proveedor sobre el resultado obtenido y solicitarle el plan de accin (segn aplique)

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no superior a un mes un plan de accin y/o de mejora de los puntos dbiles que le permita mejorar su desempeo. c) S el proveedor obtiene una calificacin de No confiable: Se debe evaluar la posibilidad de no continuar con el proveedor. Nota: En caso de no poder prescindir de los servicios que el proveedor presta, se debe solicitar un plan de accin efectivo y reuniones peridicas con el objeto de realizar seguimiento al cumplimiento del plan de accin y los acuerdos pactados. Coordinador de Aplica la re-evaluacin del proveedor, segn compras y/o los criterios establecidos y de acuerdo a la dueo de periodicidad definida. proceso Regresa a la actividad 4.

6. Re-evaluar al proveedor

Nota: Al presentarse cualquier comportamiento irregular u ofrecimiento indebido por parte de los proveedores, se debe reportar de inmediato al proceso de Auditoria de Control interno, para que se realice el respectivo seguimiento. 5. DOCUMENTOS RELACIONADOS PGC6009 Listado de proveedores PGC6001 Registro de proveedores Actualizacin Cambio Realizado Establecer las directrices para llevar a cabo la definicin y posterior aplicacin de los criterios de seleccin, evaluacin y reevaluacin de los proveedores crticos de la Organizacin. Se amplia el concepto de proveedores crticos para su fcil identificacin, se cambia el cdigo del formato PGI6046 por PGC6009, al igual que su nombre y el nombre del PGC6001. Se pasar el tem 4.4 (3) al 4.4 (1) debido a que dicho formato es diligenciado por los aspirantes a ser proveedores. Vigente a partir de

16-01-2008

27-10-2008

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