Fundamental of MIS

Ali Rokhman

SIM & TEKNOLOGI

TIME
Manual Alat Bantu Komputer

Internet

Multimedia
2

SIM Tradisional (1)

SIM bukan hal baru Informasi digunakan oleh bangsa Mesopotamia:
Penerimaan, pengeluaran, persediaan, pinjaman, pembelian

Suku Indian Inca 500 tahun yang lalu:

Kembangkan SI; jumlah makanan di gudang, transaksi dagang, catatan peperangan, jumlah penduduk

Revolusi industri abad 18, kebutuhan pemrosesan data meningkat

SIM Tradisional (2)

Tradisional-Modern: Teknologi penunjang Sebelum ada komputer SIM telah ada untuk membantu manajer menyediakan informasi untuk perencanaan dan pengendalian operasi Teknologi penunjang:
Alat hitung Komputer Internet ICT and Multimedia

Information
The most valuable resources As blood in an organization

Benefit of Information
Increases knowledge Reduces uncertainty

Five Main Resources

Man (personal) Material Machine Money Method Information (and data)
Information based decision making

Data and Information

Data:
Facts, events, transactions etc, which have been recorded (Fakta, peristiwa, transaksi yang dapat direkam) The input raw material from which information is produced (Input bahan dasar dimana informasi diproduksi)

Information:
Data that have been processed in such way as to be useful to the recipient (Data diproses melalui cara tertentu sehingga berguna bagi penerima)
8

Komponen Dasar Sistem Informasi

Dec: POAC

Data INPUT

Information System

Information OUTPU T

USER
PROCESSES

Process

Komponen Dasar Sistem Informasi

Fisip FE Saintek Biologi Hukum 655 2455 1589 976 1355

Fakultas KRS Saintek 80%

Sistem Informasi

Fisip
Hukum Biologi FKIK

90%
40% 65% 75%

10

Sistem Informasi
Seperangkat komponen yang saling berhubungan yang berfungsi untuk pengumpulan, penyimpanan, dan pemrosesan data sehingga menghasilkan informasi (Rokhman, 2003)
11

Apakah Sistem Informasi Itu?

Alter (1992) Sistem informasi adalah kombinasi antar prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi Sistem informasi adalah kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data ke dalam bentuk informasi yang berguna Sistem informasi adalah suatu sistem buatan manusia yang secara umum terdiri atas sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang dibuat untuk menghimpun, menyimpan, dan mengelola data serta menyediakan informasi keluaran kepada para pemakai
12

Bodnar dan Hopwood (1993)

Gelinas, Oram, dan Wiggins (1990)

Apakah Sistem Informasi Itu?

Hall (2001) Sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal di mana data dikelompokkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada pemakai Sebuah sistem informasi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik Sistem informasi adalah kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumberdaya (manusia, komputer) untuk mengubah masukan (input) menjadi keluaran (informasi), guna mencapai sasaransasaran perusahaan.
13

Turban, McLean, dan Wetherbe (1999) Wilkinson (1992)

Tugas Kelompok hari ini

Setiap kelompok orang Mendiskusikan Film Old School Friends Pada adegan film, mana saja yang termasuk sistem informasi Mungkinkah diterapkan di Indonesia? Apa saja prasyaratnya jika diterapkan di Indonesia?
14

Information Classifications
Source: internal, external, primary, secondary, government etc Level: strategic, tactical, operational etc. Time: historical, present, future Frequency: continuous (real time) hourly, daily, monthly, annually etc.

15

Lucey 2002

Information Classifications
Use: planning, control, decision making etc. Form: written, oral, visual, sensory etc. Occurence: at planned intervals, occasional, on demand etc. Type: detailed, summarised, aggregated, abstracted etc.

16

Computer Reports
Noncomputer reports

Letters & Memos Electronic mail

Written Media

Internal Sources

Periodicals

Problem Solving Information Comes in Many Forms

Problem Solving
17

Scheduled Meetings
Unscheduled Meetings

Telephone Voice Mail Tours Business Meals

External Sources

Oral Media

Data Characteristics
Data are facts obtained by:
Reading Observation Counting Measuring Weighing etc

Recorded

Called raw or basic data Records of day to day transactions of the organisation:
Attendance list of lecture (university), medical records (hospital), selling and buying (super market)
18

How Data & Information are Managed

Diperoleh Dirangkai Disimpan Digunakan secara maksimal Diganti Dihancurkan

19

Value of Information
Match the Problem None Understanding Value of information by user None None (still data) None None (still data) Some None

High
None

High Critical

Good Good

High Maximum
20

Characteristics of Good Information

Relevant for its purpose Sufficiently accurate for its purpose Complete enough for the problem From a source in which the user has confidence Communicated to the right person Communicated in time for its purpose That which contains the right level of detail Communicated by an appropriate channel of communication That which is understandable by the user
21

Relevance Harus sesuai dengan problem yang sedang dihadapi Sampah informasi

22

23

24

Accuracy
Almost exactly to fact or to a standard Informasi tentang jumlah mahasiswa dan IPK harus sama dengan faktanya

25

26

27

28

Perbedaan jalur masuk dan IPK

IPK 2.95 2.9 2.85 2.8 2.75 2.7 2.65 2.6 2.55 2.5 2.45 NON SPMB SPMB ujian
29

2.881 2.8439

2.6052

PPSB

Completeness
Idealnya semua informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan tersedia dengan lengkap Example:
Informasi tentang mahasiswa yang mengsisi KRS untk semester ini per program studi harus lengkap sehingga dapat dijadikan bahan pengambilan keputusan pimpinan universitas
30

31

32

Peengisi KRS per Fakultas (6 Sept)

90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Pertanian Biologi 21.8061674 9.756097561

79.06678082 65.06991967 55.40069686 37.61618371

82.31592196

Ekonomi

Hukum

Fisip

FKK

Teknik

33

Confidence in the Source The source has been realiable in the past There is good communication between the information producer and the manager Need triangulation of the source
34

Communicate to the right person Setiap manajer mempunyai beban kerja dan tanggung jawab masing-masing Membutuhkan informasi untuk melancarkan tugasnya Sering terjadi informasi dikomunikasikan kepada pegawai yang tidak tepat
35

Login akses

Dengan account, sumber informasi dapat dipercaya Yang berhak akses informasi juga dapat dikontrol
36

Timing
In time to be used Conflict with accuracy But with modern processing quick and accurate Delay make waste time and money
37

38

Detail Untuk bidang tertentu, informasi harus disediakan secara detail Informasi yang kurang detail menimbulkan multi interpretasi Semakin rendah hirarki membutuhkan informasi yang lebih detail
39

40

Factors Stimulating Interest in Information Management

Increasing complexity of organization
Ekonomi internasional Kompetisi global Kemajuan iptek Bertambahnya ukuran organisasi

Improved computer capabilities

Size Speed
41

Pengguna Sistem Informasi

Manajer Non Manajer Pekerja Individu dan organisasi dalam suatu lingkungan organisasi:
Internal External

42

The Influence of Management Level on Information Source

Strategic planning level Management control level Operational control level

Environtmental

Internal
43

Information Services ada pada setiap tingkat

Strategic planning level

Management Control Level

Operational Control Level

Finance Function Human Resources Function Information Services Function Manufacturing Function Marketing Function
44

What Managers do -Mintzbergs Roles

Interpersonal roles

Decisional roles
Entrepreneur Disturbance handler Resource allocator Negotiator

Figurehead Leader Liaison Monitor Disseminator Spokesperson

Informational roles

45

Management Skills

Communications Problem solving

Supported by information specialist

46

Keahlian yang harus dimiliki

Computer literacy Internet literacy ICT literacy Information literacy

47

ICT Literacy

Pengetahuan tentang ICT Memahami terminologi ICT Mengenal keunggulan dan kelemahan ICT Mampu menggunakan ICT

48

Information Literacy
Kelanjutan pengetahuan tentang ICT Harus dimiliki oleh manajer modern dan siapa saja Meliputi:
Pemahaman untuk menggunakan ICT pada setiap langkah dalam proses penyelesaian masalah Di mana informasi dapat diperoleh?
49

Era End-User Application

Pengembangan software diperuntukkan bagi pengguna tingkat akhir User friendly Easy to use

50

IS and End-User

Information Specialists
Support

Communication

User

Computer

51