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Lista de Distribucin
De: RAFAEL ALBERTO PEA TORRES Contralor Departamental Fecha 25/01/2010 Observacin Entrega inicial
Acciones A: Publicacin en pgina Web institucional Comit de Control Interno Direccin de Vigilancia Fiscal Accin Informativa Archivo Informativa Fecha
29/01/2010 25/01/2010 25/01/2010 Observaciones Publicado Entregado Entregado
Control de cambios
No. Ver. Fecha Ver.
01 01 01 25/01/2010 25/01/2010 25/01/2010
Revisado por
Direccin de Vigilancia Fiscal Vicecontralor Contralor Departamental
Descripcin
Edicin inicial Revisin de edicin Revisin y aprobacin
Ruta
Interna Interna Interna
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CONTENIDO Pg. INTRODUCCIN OBJETIVO ESPECIFICACIONES TCNICAS .. 5 INGRESO AL SISTEMA 8 CIERRE DE LA RENDICIN . 38 4 4
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1. INTRODUCCIN En desarrollo del plan estratgico institucional 2008-2011, de las funciones de control fiscal que le competen a esta Contralora y en cumplimiento de las polticas definidas por el Gobierno Nacional en la estrategia de Gobierno en Lnea GEL para el uso de las nuevas Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones -TIC, la Contralora Departamental de Casanare, con el apoyo de la Auditoria General de la Repblica AGR, implement el Sistema Integral de Auditoria SIA, como un aplicativo en lnea, para la Rendicin Electrnica de Cuentas va Internet, por parte de los sujetos de control. El aplicativo cuenta con una gua para la rendicin de formatos la cual se puede consultar en la pgina inicial para efecto de apoyar la rendicin electrnica, sin embargo es importante reforzar la documentacin que permita coadyuvar en la gestin de la informacin en el proceso de cargue de los datos, razn por la cual se elabor el presente manual para conocimiento de las entidades sujetas de control las cuales son los usuarios finales del sistema.
2. OBJETIVO El aplicativo SIA es una herramienta que facilita la organizacin de datos y estandariza la rendicin de cuenta en lnea a los sujetos de control, mejorando los tiempos de respuesta as como la gestin de la informacin en el ejercicio de las actividades misionales de la Contralora. Este aplicativo simplifica el anlisis de la informacin disminuyendo costos y tiempos en el proceso de revisin de cuentas, planeacin de auditoras y formulacin de informes institucionales.
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3. ESPECIFICACIONES TCNICAS 3.1 Requisitos mnimos para la operacin del SIA Equipo de cmputo con navegador de Internet Explorer Mozilla Firefox. Acceso a Internet Hoja de clculo Excel debidamente licenciado el OpenOficce (gratuito y disponible en el SIA). Se debe cambiar la configuracin del equipo de cmputo de la siguiente manera: Ingrese a Inicio Panel de Control Configuracin Regional y de Idioma
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En la pestaa Opciones regionales, seleccione el idioma Ingls (Estados Unidos). Hagac Clic en Personalizar Ubquese en la pestaa Fecha
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aaaa/MM/dd
Hacer clic para aplicar los cambios y luego clic en Aceptar. Hacer clic para aplicar los cambios y Luego clic en Aceptar
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Despus de ingresar la direccin, aparecer la pgina de validacin de ingreso al Sistema, la cual nos presenta dos campos. El primer campo es ID Funcionario, en el cual se coloca la identificacin usuario y en el campo Contrasea se digita la clave; estos dos datos fueron enviados a cada uno de los Representantes Legales de las entidades, va correo electrnico institucional.
NOTA: No olvide efectuar el cambio de clave al ingresar por primera vez al sistema Al hacer Clic en el botn INGRESAR, el sistema le informa que debe adicionar la Misin, Visin, Objetivo y Organigrama de su entidad, estos archivos se adjuntan de forma similar que en un correo electrnico; igual accin se realiza para los formatos de rendicin de cuentas, es decir por la opcin ADMINISTRADOR DE EXPEDIENTES del men desplegable ubicada al lado izquierdo, tal como se indicar ms adelante, o tambin en el link gua para rendicin de formatos ubicada al lado derecho de la pantalla principal del sistema.
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Clic para continuar Posteriormente el sistema ingresa al formulario principal, si hace Clic en el men desplegable ubicado al lado izquierdo de la pantalla, podr ver y acceder a las opciones con que cuenta.
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Repita los pasos anteriores para subir los cuatro archivos de Misin, la Visin, Objetivo y Organigrama.
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Para ingresar a cada uno de los formatos, haga clic en el nombre de cada formato.
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Al finalizar el listado, encontrar, en la parte inferior izquierda un icono, en forma de impresora, mediante el cual podr imprimirlo.
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En el lado inferior izquierdo, encontrar un icono, en forma de impresora, mediante el cual podr imprimirlo.
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En el lado inferior izquierdo, encontrar un icono, en forma de impresora, mediante el cual podr imprimirlo.
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Al hacer clic en el nombre del formato, el sistema despliega en pantalla la informacin del formato y la estructura requerida. Imprima esta pgina para que le sirva de gua durante el proceso. Nmero de anexos requeridos para este formato
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Siga estos pasos hasta completar la totalidad de los formatos. 3. Recuerde que antes de adjuntar un formato al sistema, debe incorporar los anexos de cada formulario de la misma manera como se subieron los archivos de Misin, Visin, etc. Teniendo en cuenta que el nombre debe estar asociado al formato de la siguiente manera: formato_aaaamm_ididid_anexos.ext Donde aaaamm corresponde a la vigencia (AAAAMM) donde ididid corresponde al ID del formato a la que pertenece el anexo, donde anexos corresponde al tipo de anexo, ayudando a identificar el contenido del anexo presentado donde ext corresponde a la extensin del archivo (ej. .jpg, .doc, .xls, etc).
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Si ha perdido su archivo .CSV usted puede situar el apuntador del Mouse en el archivo .FMT correspondiente al Formulario y el programa se lo enva convirtiendo los datos a formato .CSV. Realice estos pasos con todos los formatos y anexos.
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2. Imprima el oficio, frmelo, digitalcelo en el escner y grabe el archivo con la siguiente caracterstica: FORMATO_aaaamm_ididid_NOAPLICA.JPG Donde aaaamm corresponde a la vigencia (AAAAMM) donde ididid corresponde al ID del formato, donde NOAPLICA.JPG corresponde al archivo que indica que no aplica el formato para la rendicin. Ejemplo: Si el formato F01_AGR no aplica para su entidad, debe grabar el archivo as FORMATO_200812_F01_AGR_NOAPLICA.JPG 3. Sbalo al sistema de igual manera que los anexos. 4. Luego de subir el archivo aclaratorio suba el formato sin valores, as no aplique para que el sistema no genere la alerta de formato no rendido. Nota: Si al subir el archivo aclaratorio, el sistema lo rechaza por tener un tamao superior a 5000K (5 MB), abra el archivo, seleccione la informacin, pguela en Power Point y grbelo nuevamente con el mismo nombre y extensin.
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Anexos cargados en el sistema Guarde el RADICADO DE LA CUENTA en la carpeta que cre para almacenar los formatos y anexos.
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La Contralora Departamental de Casanare espera que este documento sirva de apoyo a la gestin de la rendicin de la cuenta fiscal y ambiental electrnica, mediante en aplicativo SIA, coadyuvando al conocimiento impartido en la capacitacin dirigida a las entidades sujetas de control.
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