Manual de Contabilidad

BOLETN DE NEGOCIOS Y FINANZAS

CONTABILIDAD BSICA
QU ES LA CONTABILIDAD?
La contabilidad es el idioma de negocios. Su propsito es recolectar la informacin necesaria para la toma de decisiones econmicas. Se trata de un sistema de informacin mediante el cual se recolecta, clasifica, resume y se informa de las operaciones cuantificables en dinero que realiza una persona o una empresa. La informacin pertinente es la referente a un Perodo o Ejercicio Contable que normalmente se refiere a un ao calendario (enero a diciembre). A pesar de que el proceso de registrar datos financieros puede ser una actividad tediosa, resulta ser indispensable para determinar si una empresa o individuo ha producido ganancias o prdidas durante un perodo determinado. La contabilidad es una herramienta de control que indica en cuales actividades se estn utilizando los fondos y el costo de producir un producto o artculo. En proyectos de inversin la contabilidad ayuda a verificar que los gastos y ganancias se estn realizando de acuerdo con el presupuesto establecido. De todos los reportes contables que se producen, hay dos de suma importancia para la toma de decisiones. 1. El Balance General permite conocer la situacin econmica de la empresa, las propiedades (Activos) existentes as como las deudas (Pasivos) que tiene con otros. 2. El Estado de Resultados permite conocer la utilidad o prdida de un ejercicio, cuantos Ingresos (Ventas) y cuantos Egresos (Gastos) se realizaron durante el perodo. Las caractersticas de los estados financieros son: Comprensibilidad: Quien los prepara debe conocer el negocio para presentar los datos de una manera muy clara. Relevancia: Dado que esta informacin influye en la toma de decisiones, se deben incluir todo dato relevante. Confiabilidad: Deben tener la menor cantidad de errores u omisiones posibles y deben poder ser verificados con documentos de respaldo. Comparabilidad: Deben prepararse de tal forma que se pueda hacer una comparacin entre perodos.

CMO SE REGISTRA LA INFORMACIN CONTABLE?

La base del sistema contable es la partida doble. Es decir, por cada transaccin financiera se registra una entrada y una salida en las cuentas. El Contador las registra en el Libro Diario que es como la bitcora de produccin nada ms que aqu las actividades se ponen con valor en Lempiras. Por ejemplo: Si se compra un bote de insecticida, hay una entrada a inventario y una salida de caja, por el mismo valor. Para recolectar y clasificar estas transacciones, se debe tener una evidencia por escrito de lo que se ha realizado. Por eso se tienen que pedir y guardar las facturas de todo lo que se compra. Si no hay facturas para gastos menores como gastos de transporte (bus o taxi), se tiene que elaborar recibos para documentar el gasto.

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Tambin hay que hacer una factura para todos los productos que se venden, recibos firmados por los trabajadores de todo lo que se les paga, etc. Con esta documentacin el Contador procede a registrarla en el Libro Diario, poniendo al lado izquierdo el debe (entrada) y al lado derecho el haber (salida). Se registran todas las operaciones detalladas, con fecha y en el orden que se van realizando, afectando todas las cuentas involucradas en cada transaccin. Siguiendo con el ejemplo anterior, si compramos al contado un insecticida por Lps.125.00, el 18 de Octubre de 2006, el asiento de diario es:
18 de Octubre de 2006 Inventario de insecticida Caja Debe 125.00 Haber 125.00

Al final del da se totalizan las dos columnas de debe y haber (entradas y salidas) para verificar que estn cuadrados los registros. Estas transacciones del libro diario se deben trasladar a un Libro Mayor que es un resumen de los movimientos por cada una de las cuentas contables existentes. Los registros en el Libro Mayor se llevan en una cuenta T donde el lado izquierdo es el debe (entradas) y el derecho el haber (salidas). Aqu se trasladan todos los movimientos del Libro Diario y al final del mes se totaliza. Caja 10,000 5,625.00 Con los saldos (Totales) de cada cuenta se trabaja para obtener los Estados Financieros. La contabilidad se puede llevar manualmente o por computadora, que es lo ms utilizado en la actualidad, pero para eso hay que solicitar autorizacin a la Direccin Ejecutiva de Ingresos. 125.00 4,250.00

Ese mismo da se compra donde un proveedor fertilizante por Lps. 8,500.00, y se paga el 50% y el 50% se pagara en 30 das. El libro se vera as:
18 de Octubre de 2006 Inventario de insecticida Caja Inventario de fertilizante Caja Proveedores Debe 125.00 8,500.00 8,625.00 4,250.00 4,250.00 8,625.00 Haber 125.00

EL ESTADO DE RESULTADOS
Al Estado de Resultados tambin se le conoce como Estado de Prdidas y Ganancias. El Estado de Resultados es el resumen de todas las actividades realizadas durante el Perodo Contable. Est compuesto por: Ventas Netas: son todas las ventas realizadas sean de contado o a crdito, menos los descuentos, bonificaciones o devoluciones que se dan en algunos productos. Otros Ingresos: pueden ser, por ejemplo, el sueldo que recibe el Sr. Juan Buen Da porque trabaja en la finca del vecino.

Costos de Produccin: se pueden presentar de diferentes formas, pero aqu se reportan por actividades del proceso productivo, esto con el objeto de poder compararlos con el presupuesto inicial del cultivo e ir monitoreando si los costos estn dentro de lo esperado en cada actividad. Si los costos son diferentes de lo que se tena presupuestado, tiene que buscarse la explicacin. Por ejemplo, si se dio un costo ms alto en control de plagas, tal vez hubiese ms insectos porque no se limpiaron los alrededores del cultivo. Si se obtuvo un costo ms bajo en riego, puede ser porque llovi bastante y no fue necesario regar.

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Juan Buen Da

ESTADO DE RESULTADOS
Enero a Diciembre 2,006 INGRESOS Ventas Ventas Devoluciones, Descuentos y Bonificaciones Ventas Netas Otros Ingresos TOTAL INGRESOS COSTOS Costos de Produccin Preparacin de Suelo Siembra Control de Malezas Control de Plagas Fertilizacin Riego Cosecha Vigilancia Destruccin TOTAL COSTOS DE PRODUCCION UTILIDAD BRUTA GASTOS Gastos de Comercializacin Gastos Administrativos TOTAL GASTOS UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS E INTERESES Gastos Financieros UTILIDAD DESPUES DE INTERESES PAGO DE IMPUESTOS GANANCIA NETA

221,000.00 7,854.00 213,146.00 3,500.00 216,646.00

3,492.50 37,424.33 1,078.00 42,637.16 18,820.73 16,742.00 3,804.00 1,144.00 330.00 125,472.72 91,173.28

5,300.00 9,650.00 14,950.00

76,223.28 7,800.00 68,423.28 68,423.28

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Utilidad Bruta: son los Ingresos menos los Costos de Produccin (desde la siembra de vivero, si la hay, hasta la cosecha). Esto indica cuanto gana antes de restar los gastos que no estn relacionados con la produccin. Gastos de Comercializacin: incluyen transporte y empaque del producto. el

Gastos Administrativos: son los gastos en papelera, honorarios del contador, etc. Utilidad antes de Impuestos e Intereses: se obtiene al restar los Gastos de la Utilidad Bruta y muestra cuanto queda de ganancia. Despus se resta los Gastos Financieros, que son los intereses que paga si utiliza algn prstamo para capital de trabajo o para inversin. Finalmente se resta el Impuesto Sobre la Renta y lo que queda es la Utilidad Neta, la ganancia despus de haber pagado todo. El Estado de Resultados no es acumulativo, se calcula para el perodo contable. Luego el resultado de fin del perodo, al iniciar el siguiente perodo, se traslada al Balance General en la lnea de Utilidades Retenidas.

Tanto el Balance como el Estado de Resultados de un ejercicio contable completo deben ser firmados por el propietario del negocio y firmados y sellados por el Contador que los elabora. Esta informacin sirve para hacer la declaracin del Impuesto sobre la Renta (ISR) que debe presentarse el 30 de marzo y pagarse antes del 30 de abril de cada ao. Tambin sirve para obtener prstamos ya que es parte de la documentacin requerida por instituciones financieras y principalmente para saber si la actividad que se est realizando est dejando utilidades. Se pueden elaborar Estados Financieros intermedios (cada mes o al final de un ciclo de cultivo) para hacer anlisis especficos. Los Activos es en lo que se ha usado el dinero. Activo circulante es el efectivo o bienes fciles de convertir en efectivo como el dinero en bancos, cuentas por cobrar, inventarios, etc. Activos fijos son las propiedades ms difciles de convertir en efectivo como terrenos, maquinara, etc. Depreciacin es un valor asignado por el desgaste del equipo y las instalaciones por utilizarlos en el proceso de produccin. Se resta del valor de compra de los Activos Fijos para obtener el Activo Fijo Neto. Los Pasivos son las fuentes de dinero que no son de los propietarios. Pasivo circulante pueden ser proveedores (casas comerciales), bancos, financieras y/o cooperativas que han otorgado prstamos a corto plazo (un ao o menos). Pasivo Largo Plazo son bancos, financieras y/o cooperativas que han proporcionado prstamos a largo plazo (ms de un ao). El Patrimonio es el dinero de l o los propietarios de la Empresa, y puede estar compuesto por el capital social, las reservas legales, las utilidades retenidas de ejercicios anteriores y las utilidades del perodo.

EL BALANCE GENERAL
El Balance General tambin se le conoce como Balance de Situacin. El Balance muestra lo que tiene y lo que debe. El Balance en la prxima pgina se presenta en dos columnas, pero tambin se puede presentar como un listado con los Activos primero, luego los Pasivos y finalmente el Patrimonio. En el Balance la sumatoria de los Activos debe ser igual a la sumatoria de los Pasivos ms el Patrimonio. En el Balance se quedan las cuentas con saldos y se van acumulando los movimientos ao tras ao. Para hacer los Estados Financieros se debe contratar los servicios de un Contador profesional ya que hay que cumplir con los Principios Bsicos de Contabilidad y con las Normas Internacionales de Informacin Financiera.

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Cuando se revisa el Balance, simplemente recordar hacerse dos preguntas respecto al dinero: de dnde viene? y a dnde se va?

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BALANCE GENERAL
Al 31 de Diciembre de 2,006 Activos Activo Circulante Caja y Bancos Cuentas por Cobrar Inventarios Gastos pagados por adelantado Total Activo Circulante Activo Fijo Terrenos Edificios Maquinaria y Equipo Equipo de Computo Mobiliario y Enseres (Menos) Depreciacin Activo Fijo Neto Pasivos Pasivo Circulante Cuentas por Pagar Prstamos de corto plazo Total Pasivo Circulante

105,625.00 25,000.00 8,625.00 4,800.00 144,050.00

8,000.00 22,450.00 30,450.00

Pasivo Largo Plazo Prstamo hipotecario Total Pasivo Largo Plazo Total Pasivos Patrimonio Capital Social Reservas Legales Utilidades Retenidas Utilidades del Perodo Total Capital Total Pasivo y Patrimonio

60,000.00 60,000.00 90,450.00

78,833.28 125,000.00 22,000.00 18,000.00 7,000.00 15,460.00 235,373.28

83,750.00 3,500.00 133,300.00 68,423.28 288,973.28 379,423.28

Total Activo

379,423.28

CUNDO SE REALIZAN LOS REGISTROS CONTABLEMENTE?

Los registros se realizan cuando se tiene la seguridad que ocurri la actividad. Por ejemplo: si se hace una venta a crdito, se registra la venta en seguida porque ya se entreg el producto y se hizo la factura. No la pagaron todava pero queda una cuenta por cobrar. Si se tiene un contrato para vender, eso no se debe registrar. Se tiene la seguridad que el producto se vender pero todava no ha sucedido. Para fines prcticos no se llevar un libro Diario, eso se lo deja a los contadores, pero se utilizar la Bitcora. La misma que se utiliza para produccin, all debe anotar toda actividad que se realiza en el cultivo, todo lo que se compra y todo lo que se vende, ya que la memoria no es suficientemente buena para tener toda la informacin disponible cuando se quiere hacer un anlisis o planificar una actividad.

Se requiere de disciplina y de compromiso para estar escribiendo todo lo que sucede. Pero al terminar el ciclo se dar cuenta que vale la pena el tiempo invertido, porque sabr si en realidad gan o perdi en la actividad que realiz.

CMO SE LLEVA UN CONTROL DE LOS GASTOS?

Antes de iniciar cualquier actividad se debe hacer un presupuesto, que en este caso se va a separar por actividades del ciclo de produccin, tal y como se presentan los costos en el Estado de Resultados. Diariamente se debe actualizar la Bitcora al ir avanzando en el ciclo de produccin, al terminar cada actividad se suman todos los gastos realizados. Por ejemplo: preparacin de suelos, preparacin de vivero, transplante, etc. Los gastos realizados se comparan con el

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presupuesto para ver si se est cumpliendo. Si hay diferencias, hay que buscar la explicacin. Por ejemplo: se gast menos en control de plagas porque no hubo mucha incidencia. El gasto de fertilizacin es ms que el programado a causa del incremento en el precio. Toda la fruta cosechada no se pudo vender porque los cosechadores cortaron y no estaba en su punto. Las explicaciones de las variaciones deben ser analizadas detenidamente para ver si son cosas que se pueden controlar y corregir en el futuro. De los ejemplos anteriores solo la prdida de

fruta se puede controlar capacitando a los cosechadores. Como se puede apreciar a travs de este pequeo boletn, la Contabilidad es la herramienta bsica para la toma de decisiones, ya que de ella es de donde se toma la informacin para hacer casi todos los clculos y anlisis, por lo que no solo es importante cosechar frutas, granos y verduras, tambin es muy importante cosechar datos.

El EDA (Entrenamiento y Desarrollo de Agricultores) es un programa de la Cuenta del Desafo del Milenio de Honduras (MCA-Honduras) con fondos provenientes de la Corporacin del Desafo del Milenio (MCC) de los Estados Unidos de Amrica. EDA es implementado por Fintrac Inc., la Fundacin Hondurea de Investigacin Agrcola y la Escuela Agrcola Panamericana. Esta publicacin ha sido posible gracias al apoyo brindado por la oficina de MCA-Honduras, bajo los trminos del contrato entre MCA-Honduras y Fintrac Inc. Las opiniones aqu expresadas corresponden a los autores de las mismas y no necesariamente reflejan la opinin de MCA-Honduras, MCC, del Gobierno de Honduras ni del Gobierno de los Estados Unidos. EDA. Oficina de FHIA, La Lima, Cortes, Honduras. Tel: (504) 508-2371 Fax: (504) 508-2372 eda@fintrac.com www.hondurasag.org www.fintrac.com

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