Informe de Auditoria Interna

PRESENTACION:

El Informe de la Auditoria Interna constituye la etapa final del proceso de Auditoria, en este se recogen todos los resultados encontrados por cada grupo auditor; este informe nace de la socializacin de los hallazgos reportados y por la necesidad de comunicar a todos los actores del programa acerca del funcionamiento del proceso, las debilidades, y fortalezas del mismo y las acciones correctivas que se tomaran para mejorar y fortalecer el proceso. La Auditora Interna se hizo guiada por los Estndares propuestos por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar para el correcto funcionamiento del Operador en su Atencin Integral a la poblacin beneficiaria, siendo el anexo 8 el instrumento gua como fuente de verificacin y las listas de chequeo realizadas por cada grupo auditor. Es importante tambin mencionar que para la organizacin de este proceso de Auditoria Interna, se desarrollaron varias reuniones, en las cuales se explic el procedimiento de Auditoria, describiendo cada una de las actividades a desarrollar y los diferentes formatos que iban a ser utilizados y como deban ser diligenciados para tener como soporte del proceso de auditora y poder realizar la socializacin de los mismos, sumndole a esto la importancia de dichos formatos para la realizacin y ejecucin del informe y del plan de mejora. JUSTIFICACION: La Auditora Interna se considera como una actividad de evaluacin establecida para examinar, evaluar y monitorear adecuadamente cualquier sistema, proceso, programa, empresa, entre otros; tambin se considera til para emitir un diagnostico que permita determinar la eficacia, eficiencia y efectividad de los sistemas o procesos y as ahondar en los resultados de la misma para planear acciones correctivas en cuanto a debilidades, investigando las posibles causas de los problemas o fallas y logrando la planeacin y ejecucin de un plan de mejoramiento para el fortalecimiento del proceso. Es importante desde la Estrategia plantear una Auditora Interna como estrategia de autoevaluacin y mejoramiento del funcionamiento y revisin de la Atencin Integral que se est brindando a los beneficiarios del Programa; con el informe de los resultados de la Auditora se pretende resaltar aquellas acciones que presentan algn

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tipo de falla por mnima que sea y realizar el correspondiente seguimiento a la misma, hasta concluir con su correccin, de este informe se desprender una serie de tareas que involucran a todo el grupo de talento humano que labora en el Programa, con el nico fin de poder brindar una Atencin Integral a la poblacin beneficiaria y poder cumplir con los estndares que son la gua para que esta atencin se d. OBJETIVOS: Informar a la coordinacin, equipo de apoyo interdisciplinario, docentes y auxiliares pedaggicas acerca de los resultados obtenidos en el ejercicio de la auditoria interna y las acciones correctivas que se tomarn a partir de las falencias encontradas. Fortalecer el funcionamiento del programa basados en el reconocimiento de las debilidades con el fin de corregirlas y cuidar los aspectos positivos que se evidenciaron a fin de mantenerlos y enriquecer as el funcionamiento del programa para brindar a la poblacin beneficiaria la pertinente atencin integral.

HALLAZGOS A continuacin se presentan algunos aspectos generales de los resultados obtenidos en la Auditora, teniendo en cuenta que se har mencin tanto de las debilidades como de las fortalezas encontradas en el proceso. Estas menciones se harn de forma muy general, ya que ms adelante se especificar uno a uno los estndares y su cumplimiento. RESULTADOS GENERALES DE LA AUDITORIA Se considera que la Auditora tuvo una Actitud conciliadora que permita que la actividad se hiciera en forma de conversacin sin dar cabida a enjuiciamientos por ninguna de las partes. En general, en todos los grupos de atencin se encuentran las carpetas tanto de los beneficiarios como las de los componentes muy ordenadas. Se hace bastante notorio la falta de las firmas de las docentes en las valoraciones realizadas por la Auxiliar de Enfermera del programa. Se encuentran serias fallas en las actas remisorias de las carpetas de los componentes, siendo una de estas fallas la falta de coherencia en las mismas. Se observan bastantes fallas de comunicacin desde el proceso tanto entre el grupo psicosocial como entre las docentes y las auxiliares pedaggicas.

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Se encuentran fichas de caracterizacin mal diligenciadas, con el faltante de las firmas de los psicosociales y algunas firmadas por docente o auxiliar pedaggica en el lugar que no les corresponde hacerlo. Se recuerda que es necesario hacer el cambio de la ficha de inscripcin por rotacin de la poblacin Se encuentran inconvenientes en el requerimiento de las Cartas laborales donde se demuestren los ingresos de la persona. Se recomienda averiguar y remitir a los beneficiarios a las notaras y preguntar por una Declaracin extraprocesal (decir que es madre soltera que ve por sus hijos) Se considera que no se ha hecho la adecuada socializacin acerca de las gestiones realizadas desde la coordinacin y el grupo psicosocial.

RECOMENDACIONES PARA MEJORAR Se recomienda que cada grupo de atencin conozca y pueda tener copia de las cartas de gestiones o un comunicado que informa las gestiones para las carpetas Se recomienda unificar la Interpretacin de los estndares, ya que se considera que el no hacerlo se presta para malas interpretaciones por el hecho de ser personas con pensamientos totalmente diferentes. Se recomienda la unificacin de criterios y de trabajo entre las dos Unidades de Atencin. Presentar el documento unificado para la organizacin de los documentos en las carpetas. Recordar las adecuaciones en los lugares de los encuentros formativos grupales Se recomienda el estudio de las carpetas de los componentes y los estndares. Queda como compromiso socializar en un grupo de estudio los componentes y como los trabaja cada grupo de atencin

INSTRUMENTO DE VERIFICACIN DE ESTANDARES:

ESTANDAR

CUMPLE

NO CUMPLE

CUMPLE PARCIAL MENTE

OBSERVACIONES

ACCION CORRECTIVA (MEJORA)

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Este estndar cumple parcialmente, ya que faltan las carteleras por grupo de atencin donde se identifique el progreso de los nios y las nias y la lista de asistencia de padres o cuidadores a entrega de informes. Todos los grupos no tienen conocimiento de la asistencia de los psicosociales a las mesas de primera infancia. Falta entregar volantes informativos y conocer a fondo las rutas y protocolos Se encuentran fichas incompletas y el desconocimiento de las docentes y auxiliares pedaggicas acerca del plan de formacin de familias. Hacer las carteleras correspondientes a cada grupo y el formato de asistencia de padres o cuidadores.

Socializar informacin de las mesas de primera infancia con docentes y auxiliares pedaggicas. Incentivar y fortalecer el conocimiento de las rutas y protocolos. Gestionar (crear) volantes informativos y entregarlos. Hacer acta de participacin en la construccin del proyecto pedaggico por medio de las planeaciones y anear las firmas. Copias de las cartas de gestin, comunicado o actas informativas

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Cumple parcialmente por la falta de conocimiento acerca del proyecto de salud Cumple de forma parcial ya que los controles no estn actualizados y el cuadro est mal diseado

para anexar en las carpetas de las docentes donde se informe de las gestiones realizadas. Realizar cuadro de control de los documentos de los nios con observaciones Socializar el proyecto en salud con grupo psicosocial, docentes y auxiliares pedaggicas. Nueva ficha de caracterizacin. Mejorar formato de controles prenatales. Unificar el cuadro de control y seguimiento a la asistencia del crecimiento y desarrollo. Reestructurar el formato (Viviana Izquierdo) Actualizacin de los documentos. Queda como compromiso que en la carpeta solo aparecer la ltima copia actualizada.

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La gestin con las entidades prestadoras del servicio sobre el tema del AIEPI comunitario se encuentran a cargo de la profesional en salud del programa. Programar reunin con la

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nutricionista para crear el oficio de coordinacin con el sector salud. Directorio de instituciones que ayuda a los nios y las nias con alteraciones en el desarrollo No se presenta claridad en el Socializacin de cmo manejar el formato. formato. Capacitacin adaptada al contexto donde se trabaja limpieza y desinfeccin

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Falta la presentacin del diagnstico nutricional trimestral en el Comit Tcnico Operativo. Falta plan de intervencin individual de los nios y las nias con malnutricin. Proponer reunin de la nutricionista con el equipo psicosocial para recibir informacin acerca de estos puntos especficos. El estndar 20 se remite al anterior ya que la mejora se refiere tambin a la reunin con la nutricionista. Socializar protocolo de prevencin y manejo de enfermedades. Realizar acta de validacin de la construccin participativa del proyecto pedaggico.

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Socializar el POAI con grupo psicosocial, docentes y auxiliares

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pedaggicas. 28 29 30 31 Organizar actas remisorias Se establece el compromiso de que la parte del formato de evaluemos y comprometmonos la deben diligenciar los beneficiarios.

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El grupo menciona tener el COPASO, pero no muestran evidencia de ello. La gestin ante la defensa civil est en proceso, en algunos grupos de atencin falta sealizacin y plano de evacuacin. Pedir a Diana la encargada de salud ocupacional que entregue las actas de reunin del COPASO. Recordarles a docentes y auxiliares pedaggicas acerca de la importancia de la sealizacin y se recomienda mantener el pito en una puntilla pegado en un lugar visible y de fcil alcance. Realizar las cartas laborales de las docentes que migraron de modalidad.

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Falta inspeccin visual Realizar una inspeccin visual que

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verifique la no existencia de entornos peligrosos o contaminantes (estaciones de gasolina, cementerios, rellenos sanitarios, y dems) 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 Formato de seguimiento del material didctico (Trimestral) 3 fotos de las sedes administrativas Se realiz la evaluacin de todos los documentos administrativos y la coordinacin los presento de forma actualizada y organizada.

En cada uno de los estndares se especifica la accin correctiva que se tomar, se pretende mejorar todas las falencias del programa desde el compromiso y la disposicin de cada uno de los integrantes de este gran grupo de trabajo. El plan de mejora que tiene como objetivo dar correccin a las falencias encontradas, se compone de las tareas resultantes de la auditoria interna, cada tarea de esta lista ser responsabilizada al integrante del talento humano que le competa o a quien se sienta en la capacidad de realizarla, anexo a este informe se encontrar un acta de compromiso, en la cual se especificar la tarea, el responsable y la fecha en la que se compromete a entregar su tarea.

CONCLUSIONES: Desde la perspectiva del grupo auditor se concluye que el ejercicio fue muy pertinente e importante ya que gracias a l se pueden identificar las debilidades y fortalezas del proceso del programa y poder tomar acciones correctivas del mismo, reconociendo las falencias desde cada una de las reas pertenecientes al programa. Cada auditor reconoce la importancia del ejercicio, desde la obligacin propia de la lectura de los documentos previos, que permitieron un mejor conocimiento y aclaracin del funcionamiento del programa. En el grupo de estudio posterior al ejercicio se pudo reconocer la perspectiva de docentes y auxiliares pedaggicas, las cuales expresan que los auditores fueron muy respetuosos, y que la actividad permiti subsanar inquietudes que se presentaban al interior de los grupos de atencin y a corregir errores. El ejercicio como tal present una excelente acogida por todo el talento humano del programa, fue una actividad exitosa por permitir el cumplimiento de los objetivos propuestos y cumplir las expectativas que se tenan frente a l, propiciando la creacin de un plan de mejora que permita seguir buscando la eficiencia, eficacia y efectividad del programa.

ACTA DE COMPROMISO DE PLAN DE MEJORA

TAREA

RESPONSABLE

FECHA DE ENTREGA

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