ORGANIZACIN Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar

Facilitador: Lino A. Mercado Len Especialista en Mercadeo UTB.

Coordinacin

Cooperacin

Liderazgo

Trabajo en Equipo

Sinergia

ORGANIZACIN
El termino Organizacin posee varios significados: Como sinnimo de Empresa, Como Fase del Proceso Administrativo, Como accin y/o actividad.

ORGANIZACIN: CONCEPTOS
Como sinnimo de Empresa: Puede ser entendida como la entidad (Compaa, Empresa, Institucin) creada intencionalmente para el logro de los objetivos Otra acepcin sera: Agrupacin de personas, que comparten unos ideales comunes y persiguen unos fines, que pueden ser lucrativos o de beneficio a la comunidad.

ORGANIZACIN: CONCEPTOS
Como fase del Proceso Administrativo: La organizacin es la segunda fase del proceso administrativo. A travs de ella el sistema establece la divisin del trabajo y la estructura necesaria para su funcionamiento. Como accin y/o actividad: Corresponde a darle un orden a las cosas en cualquier escenario de aplicacin.

Organizacin : Como fase del proceso

Se definen las funciones, los deberes y las dependencias de las personas o grupos de personas. Consiste en dotar al organismo de elementos necesarios para su funcionamiento a travs de operaciones tpicas a saber, las funciones tcnicas, financieras, contables, comerciales, de seguridad y administrativa: Fayol (1972).

Organizacin : Como fase del proceso

Se crea la estructura orgnica de la institucin, se
determinan los niveles de autoridad y de responsabilidad, se establecen las funciones, los deberes y las atribuciones que corresponden a los objetivos trazados previamente en el proceso de planificacin u elaboracin del nivel corporativo estratgico( misin, visin, objetivos corporativos, metas y mecanismos de medida u actuacin): Melinkoff (1987).

Organizacin : Como fase del proceso

Es la fase del Proceso Administrativo que ms cambios ha sufrido durante los ltimos aos , debido a los virajes del entorno. En esta etapa, los directivos tienen el desafo de disear estructuras orgnicas, que permitan a las personas realizar su trabajo de manera efectiva, llevando a la compaa por la senda de la competitividad.

Factores que afectan el D.O.

Las estrategias definidas para el logro de los objetivos. El tamao de la Organizacin, La disponibilidad y el uso de Tecnologa por parte de la Organizacin, Los cambios del entorno, Los mercados a quienes se atiende y, El grado de calificacin de las personas.

Que es el Diseo Organizacional?

Es la representacin formal de las relaciones laborales de las organizaciones, donde se definen la divisin formal del trabajo y las relaciones de dependencia en el interior de una Organizacin. Cesar augusto Bernal

Diseo Organizacional
Involucra aspectos como: Divisin y la especializacin del trabajo, Las jerarquas administrativas, Las Lneas de autoridad o cadenas de mando, La Amplitud del control, La Centralizacin o la Descentralizacin, La Formalizacin de las relaciones, y de normas y procedimientos y, La Departamentalizacin.

Marco Conceptual

Concepto de Jerarqua
Forma de organizacin dentro de una institucin de acuerdo a la importancia o autoridad de los cargos designados. Se utiliza para designar la cadena de mando que comienza con los gestores de alta direccin y sigue hasta los trabajadores no gestores, pasando, sucesivamente, por todos los niveles de la estructura organizacional.

Concepto de Autoridad
Se refiere a las facultades inherentes de una posicin superior para dar rdenes y esperar que stas sean cumplidas. La autoridad se ha definido de varias formas: como atributo de una persona, cargo u oficio que otorga un derecho a dar rdenes; como una relacin entre los cargos de superior y subordinado; como una cualidad que hace que una orden se cumpla, y como base de un comportamiento: (Peabody, 1975).

Autoridad Lineal
Facultad o derecho para mandar o actuar, es la capacidad de mandar a los dems para que acten o no. La Autoridad lineal, es la que se encuentra expresada en el organigrama y documentos formales de la EPA. Tambin llamado poder legitimo, que esta ligado al cargo o posicin alcanzada en la EPA. La autoridad puede ejercerse mediante: sanciones, recompensas, persuasin, Etc.-

Cadena de Mando
Se refiere a la lnea continua de autoridad que va desde la parte superior de la organizacin hasta la ltima posicin, adems esclarece quin reporta a quin.

Unidad de Mando
La orden ser designada solo por el inmediato superior no existiendo dualidad de mando, con el propsito de No generar confusin conflicto de intereses que altere el buen ritmo de las operaciones.

Tramo de Administracin
Supervisin, extensin de control de un superior sobre sus subordinados.

Organizacin formal
Es la que ha sido conscientemente definida para hacer frente a los objetivos de la empresa y situar cada uno de los miembros que la integran (La que esta en el papel). Una estructura organizacional oficialmente diseada para reflejar la jerarqua de control, planear las relaciones interpersonales y establecer canales de comunicacin. Expresada en el : Organigrama, Normas , Descripciones de cargos

Organizacin Formal

Organizacin Informal
Conjunto de relaciones personales y sociales que no estn preestablecidas por la direccin y organizacin de la empresa, pero que surgen espontneamente cuando las personas se asocian entre s Y se encuentra de manera paralela a la Organizacin formal de la CIA. Ejemplo: El equipo de microftbol, asiduos asistentes a la cafetera, ETC.

Organizacin Formal e informal

Diferenciacin
Es la divisin del trabajo en departamentos o subsistemas y en capas de niveles jerrquicos la diferenciacin puede ser horizontal o vertical. Horizontal: En Departamentos o Divisiones mediante la departamentalizacin. Vertical: En niveles jerrquicos, escalones de autoridad

Centralizacin
Se refiere a la localizacin y distribucin de la autoridad para tomar decisiones Es la concentracin de las decisiones en la cima de la organizacin en el NI, con poca o ninguna delegacin en el NF. Todas las decisiones deben ser llevadas a la cpula para que este apruebe o decida. A mayor centralizacin, mas autoridad se concentra en la en nivel ms elevado de la jerarqua.

Descentralizacin
Tendencia de dispersar la autoridad de toma de decisiones en una estructura organizada. Es delegar la autoridad en niveles inferiores de la organizacin, dndole cierto espacio para la toma de decisiones. En todas las EPAS existe algn tipo de descentralizacin. No existe descentralizacin absoluta. Los Gerentes NO pueden delegar toda su autoridad, Pues su status dejara de existir.

Integracin
Se refiere a los medios de coordinacin y enlace de las partes de la organizacin. Para evitar la dispersin , debe haber alguna interrelacin e integracin. Es el proceso que facilita el enlace, y se lleva cabo mediante de medios de coordinacin intraorganizacional. Estos son: Jerarquas, Departamentalizacin, Staff , Reglas, Objetivos, Distribucin fsica.

Formalizacin
Se refiere a la existencia de normas y procedimientos que prescriben como , cuando y porqu se ejecutan las tareas. La formalizacin sirve para reducir la variabilidad humana, impone rigidez y obediencia y elimina la libertad personal, para asegurar que las cosas se ejecuten de acuerdo a lo previsto. EJ.: Certificados, firmas reconocidas, aprobaciones, formularios Etc.

Que es un Departamento?
El trmino Departamento hace referencia a un rea, divisin, seccin, sucursal, unidad o segmento de una Empresa, sobre la cual un Jefe tiene autoridad. Es utilizado para obtener homogeneidad en las tareas de cada rgano, teniendo en cuenta el tamao y complejidad de las organizaciones y de las operaciones que esta desempee.

Departamento en las grandes EPAS

En las grandes empresas se usa de forma mas estricta, pues indica relaciones jerrquicas: Vicepresidente : Divisin. Director: Departamento. Gerente: Sucursal. Jefe: Seccin.

Reingeniera
Optimizar los procesos mediante su rediseo, a partir de una revisin y anlisis de los mismos, obteniendo mejoras en el desempeo en aspectos crticos de la Empresa como son: Costos, Calidad , Servicio y Rapidez. Es volver a empezar : (Hammer - Champy). El propsito central de la reingeniera es encontrar ineficiencias, obsolescencias mediante la criticidad.

Flexibilidad
Capacidad que ostenta el rgano Corporativo para adaptarse a los distintos cambios que se presentan en el entorno. Ejemplo: Al momento de obviar algunos procesos que No generan mayores utilidades, las empresas se adelgazan. Si por el contrario, las empresas aumentan el portafolio y capacidad de PCC, incrementan sus procesos, aumentando tambin su tamao.

Organigrama
Los organigramas: una organigrama es la representacin grfica que muestra como estn relacionadas las diferentes unidades de la estructura interna de una institucin o empresa. Est permite conocer la ubicacin que se da de lo9s distintos departamentos, secciones, oficinas, etc, que conforman la institucin.

Que expresa un Organigrama?

Los niveles jerrquicos. Las lneas de autoridad y responsabilidad. Los canales formales de comunicacin. La naturaleza lineal o staff del departamento. Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc. Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y en cada departamento o seccin.

Simbologa
Nombre Simbologa Significado

Rectngulos

Departamentos o divisiones de la organizacin importancia tamao. que de varan a en su

acuerdo

Lneas continuas Verticales

Lneas continuas Horizontales

Lneas de mando de una divisin superior a una inferior.

Significan coordinacin. Unen por los dos lados a que mantienen dos rectngulos relaciones de

coordinacin.

Lneas discontinuas Horizontales

Indican la unin entre rganos de asesora.

Anatoma de un Organigrama
Los ttulos muestran el trabajo desempeado
Presidente

Las lneas representan la relacin superiorsubordinado

Produccin

Finanzas

Recursos Humanos

Marketing

Produccin 1

Produccin 2

Los cuadros representan trabajos distintos

Obrero 1

Los niveles de administracin estn indicados por el nmero de capas horizontales en la grfica. Todas las personas o unidades estn en el mismo rango y reportan a la misma persona estn en un nivel.
Lino A. Mercado Len Especialista en Mercadeo UTB.

Obrero 2

Liderazgo
El liderazgo es la capacidad de influir en las personas para que ejecuten lo que deben hacer. Incluye dos conceptos :Poder y Autoridad. Se refiere a la manera de introducir cambios en el comportamiento de las personas, mediante la Motivacin y el Respeto y el buen Ejemplo. Un buen Lder, es un miembro mas del equipo, orienta , consulta y satisface.

Procedimiento, Norma y Tarea

Procedimiento: Secuencia de pasos o etapas que se deben seguir con rigurosidad para ejecutar los planes. Son una serie de pasos detallados que indican como cumplir una tarea o alcanzar un objetivo. Norma: Modos de proceder que se reflejan en el comportamiento esperado los miembros del grupo. Tarea: Actividades de carcter especifico.

Unidades Estratgicas de Negocios

Son empresas distintas establecidas o como unidades de una compaa mas grande para asegurar que ciertos productos o lneas de productos sean promovidos y manejados como si fuese una empresa independiente. Cada UEN debe tener: Misin, distinta a las dems unidades, competencia definida, planes y recursos propios.

Recentralizacin
Centralizacin de autoridad que antes estaba descentralizada; normalmente, no es una inversin completa de la descentralizacin, ya que la autoridad delegada no se retira por completo. El proceso es una centralizacin de autoridad sobre cierto tipo de actividad o funcin en cualquier punto de la organizacin.

Poder
La habilidad de individuos o grupos de inducir o influir en las creencias o acciones de otras personas o grupos. El Poder es un concepto mas amplio que autoridad (esta se da en la organizacin). El poder puede venir de la experiencia de las personas ( Mdicos, Abogados, Docentes). De Referencia (Galn, Cristo).

GRACIAS POR SU ATENCIN..!