GestinDocumental con

Microsoft Office SharePoint Server

2007 (MOSS)
Ignacio Lpez - Ingenieroen Informtica
Software Architect en Alhambra-Eidos
Indice de Contenido
CaractersticasGeneralesde MOSS
Quese entiendepor GestinDocumental?
Bibliotecasde documentosen MOSS
Estructuray tiposde sitiosweb en MOSS
Modelosde documentosy formularioscomerciales
Integracincon Microsoft Office 2007
Tiposde Contenido
Workflows
Indexaciny Bsqueda
Seguridady Permisos
Caractersticas generales de MOSS
Las caractersticas ms
destacables, en lo que a
gestin documental se refiere,
son:
Colaboracin
Administracin de contenido
Bsqueda
Formularios comerciales
Qu se entiende por Gestin Documental?
La gestin documental comprende todo el ciclo de vida que
experimenta un documento, desde que se crea hasta que se
archiva y/o destruye. Tambien debemos tener en cuenta la
forma organizativa, en la que se gestionan conjuntos de
documentos.
Generalmente este ciclo de vida, se puede resumir en los siguientes pasos:
1. Creacin: Se suele hacer en base a un modelo o plantilla, fiel a
la imgen corporativa de la organizacin.
2. Revisin: Una vez creado un documento suele ser revisado por
una o varias personas.
3. Aprobacin: Una vez revisado, podemos aprobar el
documento, o bien rechazarlo porque presenta algun tipo de
deficiencia. Hasta que un documento no es aprobado, solo
debe ser visible para la persona que lo crea y para las personas
que lo revisan y/o aprueban.
4. Publicacin: Desde que es aprobado el documento, este pasa a
estar disponibles para otros usuarios.
5. Archivado: Muchos documentos tienen cierta caducidad, y es
necesario que dejen de estar disponibles, pasada una fecha en
concreto o bien cuando una persona lo decida.
6. Destruccin: Si no nos interesa tenerlos archivados, tenemos
que tener funcionalidades parar eliminar documentos.
Bibliotecas de documentos
Unabibliotecade documentospermitealmacenary
gestionardocumentosde forma global e individual.
Unabibliotecade documentospermite:
Aadir un documento a la biblioteca.
Estructurar el contenido en carpetas
Desproteger un documento para poder editarlo.
Proteger un documento editado y devolverlo a la
biblioteca.
Utilizar permisos para controlar qu operaciones
pueden realizar los usuarios con las diferentes
versiones.
Cargar nuevos documentos que ya tengamos.
Dispone de diferentes vistas, y filtros para ver los
documentos que queremos.
Permite exportar la informacin de la biblioteca a otras
herramientas como Excel o Access.
Podemos mantener todas las versiones por las que ha
pasado un documento y revisar as que modificaciones
ha ido sufriendo.
Estructuray Tipode SitiosWeb
MOSS establece una estructura jerrquica, en
forma de rbol, de los sitios web que creamos, de
tal manera que un sitio web padre, puede tener a
su vez un conjunto de sitios web hijos.
A toda la estructura jerrquica se la denomina
Coleccin de sitios.
Esta estructura permite definir
independientemente la estructura documental,
para cada una de las reas de la organizacin,
teniendo en cuenta aspectos funcionales, de
seguridad etc.
En cada uno de los sitios web, podemos tener
diferentes bibliotecas de documentos, para
almacenar y gestionar toda la informacin que
tengamos.
Plantillas de sitio y tipos de bibliotecas
A la hora de crear un sitio web se utiliza una plantilla, en la que
se define la funcionalidad bsica que va a tener el sitio web.
MOSS dispone por defecto de diferentes plantillas, para
diferentes propsitos como gestion documental, gestin de
contenido, creacin de intranets etc.
Las plantillas disponibles para gestin documental son:
Centro de documentacin: Plantilla de sitio diseada para permitir a
los usuarios acceder a una gran cantidad de documentos de manera
rpida y sencilla. Es nueva en MOSS, y ofrece tres listas
predeterminadas (documentos, anuncios y tareas) y la navegacin
predeterminada est establecida en modo vista de rbol.
rea de documentos: Plantilla de sitio diseada para la publicacin
y edicin de documentos.
Dentro de un sitio web, podemos crear bibliotecas de documentos de
diferentes tipos:
Bibliotecas de documentos, con funcionalidades anteriormente
descritas.
Bibliotecas de formularios.
Bibliotecas de diapositivas.
Bibliotecas de traduccin de documentos.
Bibliotecas de imgenes.
Integracincon Microsoft Office 2007
Las bibliotecasde documentosenlazany abren
directamenteaplicacionescomoWord o Excel,
permitiendocrear modelosde documentos,
quelos usuariospuedanutilizar paracrear
nuevosdocumentos.
Gracias a Microsoft Infopath2007, podemos
crear formularios, con diferentescontroles, con
validacinde datos, y con conexina otros
orgenesde informacin(comobases de datos
y web services), paraposteriormente
publicarlos, y poder visualizarloscomosi de
unapginaweb se tratase, gracias a Microsoft
InfoPath Forms Server 2007.
Podemosutilizar todaslascapacidadesde los
productosde la familiaOffice, y posteriormente
guardar todoslos resultadosen bibliotecasde
MOSS, sin tener queacceder al portal a travs
de web.
Del mismomodo, podemosutilizar una
bibliotecade MOSS, comoorgende datos, y
exportar sucontenidoa Excel o Access.
Tipos de Contenido (Content Types)
Los tipos de contenido, permiten agregar
informacin a medida, dentro de nuestras
bibliotecas de documentos, y que nos ayudarn
a organizar y gestionar todos los documentos.
Podemos aadir tipos de contenido, para
guardar texto, nmeros, fechas, campos de tipo
lgico, hipervnculos, imgenes, mens de
eleccin etc.
Los tipos de contenido deben ser
considerados metadatos, es decir, datos sobre
datos, que nos ayuden a gestionar los
documentos, pudiendo obligar al usuario a
introducirlos en el momento que cree un
documento, gracias al soporte que ofrecen
herramientas como Microsoft Word 2007.
Es frecuente aadir tipos de contenido a
documentos, para establecer categoras de
documentos, fechas importantes en la gestin
de los mismos, as como informacin
relacionada con otra biblioteca de documentos.
DEMO (I)
Workflows
Un flujo de trabajo o workflow, es un
conjunto de acciones y condiciones que
permiten definir una serie de
operaciones de mantenimiento y
gestin.
En el mbito de gestin documental, nos
permiten implementar y parametrizar
segn las nececidades de la organizacin,
todo el ciclo de vida de un documento. En
MOSS es posible que haya varios
workflows a la vez ejecutndose para un
mismo documento
Algunos de los flujos por defecto que vienen con MOSSson:
Aprobacin: Permite que uno o ms miembros designados como aprobadores rechacen o aprueben un documento.
Si el documento es rechazado el flujo de trabajo termina. En otro caso, contina hasta que todos los
Aprobadores asignados hayan aprobado el documento.
Recoleccin de comentarios: Permite que uno o mas usuarios, revisen un documento. Este flujo de trabajo est
definido en paralelo por defecto por lo que todos los usuarios reciben las notificaciones por correo
electrnico simultneamente
Recoleccin de firmas: Permite que un conjunto de usuarios, firmen un documento. Las notificaciones por email son
lanzadas en paralelo a todos los usuarios. Utilizando herramientas como Microsoft Office Word 2007, podemos firmar
digitalmente un documento.
Workflows (II)
Podemos crear nuevos workflows utilizando diferentes herramientas como:
Microsoft SharePoint Designer2007.
Gracias a esta herramienta, usuarios de negocio pueden
crear fcilmente flujos de trabajo, que se adapten a sus
necesidades.
Microsoft Visual Studio 2005.
Esta fundamentalmente orientada a tcnicos, y gracias a esta
herramienta podemos crear flujosde trabajo de una forma
completamente personalizada. Es sin duda la solucin ms
potente a la hora de crear workflows.
DEMO (II)
Indexaciny bsqueda
MOSS nos permite indexar tanto el
contenido de nuestros documentos,
como los metadatos asociados a los
mismos.
Utilizando la opcin de bsqueda,
podemos encontrar el documento o
informacin que nos interese, sin ms
que introducir una palabra o frase
descriptiva.
Las bsquedasson coherentescon el sistemade permisosde MOSS, yaqueun documentono
apareceren la bsquedasi el usuariono tienepermisosde visualizacindel mismo.
Podemosprogramar el momentoen el quese realizael indexado, tantocompletocomoincremental
(actualizacionesdel yaexistente) de nuestrosdocumentos, y ver a travsde un registroquedocumentos
se hanindexado, quedocumentosfaltanpor indexar, cualeshanproducidoun error etc.
Por defecto, MOSS soportael indexadode todoslos formatosde la familiaOffice, as comoformatos
de ficherosplanos(.txt, .htm, .html etc.) y tambiengracias a extensionesde diferentesfabricantes,
denominadosIfilter, permiteindexar todotipode formatos, comopor ejemplopdf.
DEMO (III)
Seguridad y gestin de permisos
El sistema de seguridad de MOSS,
permite establecer permisos a nivel de
coleccin de sitios, a nivel de sitio
exclusivo, a nivel de biblioteca y ahora
tambin a nivel de documento.
Si un usuario no tiene permiso para
ver un documento o acceder a un
sitio web, directamente no le
aparece.
Se integra con Active Directory.
Por defecto un sitio web tiene 3
grupos de usuarios:
Visitantes
Integrantes
Propietarios
Permite establecer niveles de
permisos para los diferentes
usuarios.
DEMO (IV)
Dudas y preguntas
Gracias por su atencin
Ignacio.Perez@a-e.es
www.alhambra-eidos.es