CONTROLUL INTERN UN INSTRUMENT PENTRU MANAGERII ENTITILOR PUBLICE

- ntrebrile cheie pentru succesul demersului -

SUMAR

1. De ce controlul intern trebuie s devin una din preocuprile centrale ale managerilor entitilor publice ? 2. Controlul intern un instrument eficace pentru o mai bun gestionare a activitilor. 3. Care sunt atribuiile i cui sunt ele ncredinate ? 4. Cum se aplic acest demers n practic ? 5. Care este contribuia adus administraiei pe termen lung ?

1. DE CE CONTROLUL INTERN TREBUIE S DEVIN UNA DIN PREOCUPRILE CENTRALE ALE MANAGERILOR ENTITILOR PUBLICE ?

1.1. Care sunt cerinele i obiectivul implementrii demersului de control intern ? 1.2. Care este domeniul acoperit de standardele de control intern ?

1.1. Care sunt cerinele i obiectivul implementrii demersului de control intern ?

Atingerea obiectivelor, stpnirea i pilotajul activitii unei entiti, sunt preocupri ce se regsesc n administraia public din multe ri. Cerinele europene n privina transparenei financiare i a eficienei circuitelor financiare publice implic un angajament permanent al managerilor publici n controlarea operaiilor. n repetate rnduri, Uniunea European a subliniat importana consolidrii sistemelor de control intern i de management financiar. Pe lng aceste cerine, obiectivul major este punerea la dispoziia managerilor a unui instrument eficace care s-i ajute n inerea sub control a activitii i care s faciliteze ndeplinirea obiectivelor.

1.2. Care este domeniul acoperit de standardele de control intern ?

Toate misiunile, toate activitile i toate procedurile entitii sunt vizate de demersul de control intern. Din acest motiv, standardele de control intern aprobate prin ordinul nr. 946/2005 al ministrului finanelor publice fac referire la o abordare managerial a controlului intern. Punerea n practic a standardelor de control intern i a ansamblului msurilor cuprinse n acest act normativ, au drept scop dezvoltarea sistemului de control managerial la nivelul fiecrei entiti publice. Introducerea i buna aplicare a procedurilor contabile i financiare, ca instrumente ale unui management financiar public eficace, constituie totui o prioritate care reiese clar din dispoziiile ordinului nr. 946/2005 al ministrului finanelor publice.

2. CONTROLUL INTERN UN INSTRUMENT EFICACE PENTRU O MAI BUN GESTIONARE A ACTIVITILOR

2.1. Ce este controlul intern ? 2.2. Ce este COSO ? 2.3. Care este legtura ntre controlul intern i managementul riscurilor ? 2.4. Reprezint controlul intern o sarcin de lucru n plus pentru manageri i colaboratorii lor ? 2.5. Care este ponderea relativ a prii financiare n cadrul controlului intern ? 2.6. Care este legtura ntre controlul intern i dispozitivul de combatere a fraudei ?

2.1. Ce este controlul intern ?

Conform definiiei cel mai des utilizate la nivel internaional, controlul intern reprezint ansamblul de dispozitive stabilite de conducere i implementate de ctre responsabilii de la orice nivel pentru controlarea funcionrii activitilor. Aceste dispozitive sunt menite s ofere o asigurare rezonabil cu privire la realizarea obiectivelor organizaiei, iar managerii sunt direct responsabili. Conform celor indicate n standarde, obiectivele unei entiti publice pot fi grupate in trei categorii: eficacitatea i eficiena operaiilor; fiabilitatea informaiilor interne i externe; conformarea la legi, regulamente i proceduri interne. Prin urmare, aceast definiie a controlului intern nu se limiteaz la simpla verificare a operaiilor.
7

2.3. Care este legtura ntre controlul intern i managementul riscurilor ?

O politic adecvat de control intern ofer managerului o asigurare rezonabil c obiectivele sale vor fi atinse. Aceasta presupune, n prealabil, realizarea urmtoarelor operaiuni: identificarea obiectivelor entitii; cartografierea proceselor; analiza i evaluarea riscurilor inerente proceselor i care ar putea s compromit ndeplinirea obiectivelor entitii. Definirea activitilor de control intern ine direct de aceast analiz; activitile de control constituie rspunsurile entitii n gestionarea riscurilor. Gestionarea riscurilor constituie, deci, o etap esenial n orice demers de control intern. Actualizarea sistematic a acestei analize a riscurilor este de asemenea indispensabil pentru ca dispozitivul de control intern s fie un instrument operaional permanent. Recunoaterea caracterului esenial al gestionrii riscurilor cu privire la controlul intern s-a concretizat prin apariia conceptului de management al riscurilor. 9

2.4. Reprezint controlul intern o sarcin de lucru n plus pentru manageri i colaboratorii lor ?
Activitile de control intern sunt cu att mai eficace cu ct sunt integrate n proceduri dect s se suprapun cu sarcinile curente: ele nu se limiteaz la operaiile de verificare efectuate de manageri asupra operaiilor realizate de subordonaii lor sau la controale mutuale ntre executani. Astfel, separarea sarcinilor, regulile de rotaie pe funciile sensibile sunt msuri de control intern de ordin organizatoric des utilizate pentru garantarea securitii n gestionarea fondurilor publice. Este responsabilitatea managerilor s vegheze asupra eficienei dispozitivului de control intern n funcie de: apetena lor pentru risc; rezultatele evalurii riscurilor; mijloacele de care dispun. Este foarte important de reinut faptul c riscul 0 nu exist. Miza unui demers metodologic riguros este, deci, gsirea unui echilibru optimal ntre nevoia de securitate i gestionarea eficient a mijloacelor de care dispun managerii publici. Cu certitudine, efortul de dezvoltare a sistemului de control intern este o investiie profitabil pe termen mediu i lung.
10

2.5. Care este ponderea relativ a prii financiare n cadrul controlului intern ?
Cu toate c demersul de control intern vizeaz toate activitile organizaiei, funciile financiare sunt n primul rnd vizate. Fiabilitatea informaiilor financiare constituie astfel unul din cele trei obiective majore ale modelului COSO. Importana acordat calitii informaiilor financiare a fost net afirmat n ultimii ani de decizia mai multor state europene de a se angaja intr-un demers de certificare a conturilor. Un acelai fenomen de consolidare a controlului intern contabil i financiar a fost iniiat n sectorul comercial sub forma legilor postEnron i n contextul Legii Sarbanes-Oxley. Bineneles, acest demers nu trebuie s se limiteze la verificri tradiionale sau reglementri pe operaii sau situaii financiare, ci trebuie s includ o gndire mai larg privind riscurile care amenin funciile financiare dar i identificarea mijloacelor eficace de gestionare a acestora (separarea sarcinilor, securitatea sistemului informaional,fiabilitatea raportrii).
11

2.6. Care este legtura ntre controlul intern i dispozitivul de combatere a fraudei ?
Demersul de control intern vizeaz gestionarea riscurilor care amenin activitatea organizaiei, fr ca acestea s poat fi eliminate complet. Riscul de fraud trebuie s constituie o preocupare major pentru managerii financiari, mai ales atunci cnd resursele sunt constituite din bani publici. O cerin fundamental pentru manager, n cadrul politicii sale de control intern, este s realizeze o analiz obiectiv a vulnerabilitii organizaiei sale. Pornind de la aceast baz, el va putea sa implementeze msuri eficace i ct mai puin costisitoare prin care s consolideze securitatea fr ns a compromite fluiditatea procedurilor / activitilor.
12

3. CARE SUNT ATRIBUIILE I CUI SUNT ELE NCREDINATE ?

3.1. Cine are responsabilitatea controlului intern ? 3.2. Care sunt actorii controlului intern ? 3.3. Care este rolul auditului intern ?

13

3.1. Cine are responsabilitatea controlului intern ?

n msura n care managerul este responsabil de obiective, acesta este clar identificat ca fiind responsabil de controlul intern n cadrul organizaiei sale. Managerul general este responsabil de pilotajul ntregului dispozitiv de control intern, asigurndu-se c acesta acoper riscurile principale i c este coerent n ansamblul su i eficient. n acest caz, fiecare manager din entitate trebuie s elaboreze politica de control intern la nivelul compartimentului / compartimentelor care depind de acesta ierarhic i funcional. Directorul financiar are o responsabilitate special pe dispozitivul de control n ceea ce privete procesele contabile i financiare. Acesta trebuie s aib n vedere c procesele contabile pot reflecta operaiuni ale mai multor servicii, fie c ele iniiaz anumite operaii (de exemplu: comand de marf de ctre un serviciu tehnic) sau contribuie la finalizarea operaiilor financiare ori efectueaz controale asupra acestora.
14

3.2. Care sunt actorii controlului intern ?

Dac managerii publici, de la toate nivelurile ierarhice, sunt responsabili de dispozitivul de control intern n sfera lor de competen, acetia nu sunt singurii actori. Tot personalul, de la top management pn la personalul de execuie, trebuie s fie implicat, s participe la acest demers. Managerii stabilesc dispozitivul de implementat, dar pot delega pilotajul operaional la compartimentul vizat de demers. Restul personalului implementeaz activitile de control. n multe organizaii, direciile financiare au o funcie transversal de pilotaj i de organizare a dispozitivului de control intern. Anumite administraii au instituit direcii de management al riscurilor.

15

3.3 Care este rolul auditului intern ?

Auditul intern este una din activitile menite s evalueze periodic dispozitivul de control intern i s propun, dac este cazul, msuri de mbuntire n vederea oferirii de sprijin managerilor pentru o mai bun gestionare a riscurilor, deci pentru atingerea obiectivelor. Auditul intern este o activitate independent i obiectiv care se exercit prin respectarea unei metodologii i a unor reguli de deontologie definite prin norme internaionale de audit i preluate n refereniale naionale. Auditul intern nu se interfereaz cu gestionarea exercitat de manager. Pentru a-i menine obiectivitatea, auditorul nu are autoritate ierarhic asupra managerului i nu trebuie implicat n implementarea procedurilor auditate. De asemenea, el nu este subordonat managerilor pe care i auditeaz. Acesta propune recomandri operaionale pentru ameliorarea eficacitii dispozitivului de control intern dar de a cror implementare este responsabil doar managerul.
16

4. CUM SE APLIC ACEST DEMERS N PRACTIC ?

4.1. Cum se iniiaz un demers de control intern ? 4.2. Cum se piloteaz implementarea controlului intern ? 4.3. Care sunt dificultile ntmpinate n implementarea unui dispozitiv de control intern adaptat i eficace ? 4.4. Cui i n ce mod trebuie comunicate problemele legate de implementarea demersului de control intern ?

17

4.1. Cum se iniiaz un demers de control intern ?

Desfurarea unui demers de control intern n cadrul unei entiti

publice constituie un proiect n sine. Iniierea acestui proiect presupune parcurgerea mai multor faze: crearea unei echipe pilot ce are ca atribuie pilotajul aciunilor: ordinul nr. 946/2005 al ministrului finanelor publice prevede n acest sens constituirea n cadrul fiecrei entiti publice, a unui grup de lucru. realizarea unui diagnostic al sistemului de control managerial existent: trebuie analizate procedurile i practicile existente n cadrul entitii raportate la prevederile standardelor. Acest diagnostic reprezint o etap decisiv, deoarece condiioneaz natura i sfera de acoperire a masurilor care urmeaz a fi implementate. elaborarea unui plan de aciune care va constitui tabloul de bord al desfurrii demersului. Aciunile trebuie s fie ierarhizate n funcie de strategia entitii.
18

4.2. Cum se piloteaz implementarea controlului intern ?

Implementarea unei politici de control intern nu rspunde unei nevoi pentru termen scurt. Trebuie, dimpotriv, vzut ca un demers permanent i viu n cadrul organizaiei. Aceasta nseamn c pilotajul implementrii controlului intern trebuie s implice, pe lng echipa de proiect, top managementul entitii publice. Este foarte important ca in stadiul de implementare, s se transmit tuturor compartimentelor entitii publice semnale puternice privind importana i finalitatea demersului.

19

4.2. Cum se piloteaz implementarea controlului intern ?

-continuare-

Managerul general al entitii publice ar trebui s conduc direct echipa de proiect. El poate, totui, s delege aceast responsabilitate nlocuitorului su de drept sau unei persoane de rang nalt din cadrul entitii, i s participe la momentele cheie ale proiectului. Atenia acordat constituirii echipei de proiect este de asemenea important. Echipa trebuie s cuprind cel puin persoanele cu funcie de conducere astfel nct s acopere ansamblul componentelor structurii organizatorice a entitii publice.
Un expert n informatic poate fi asociat acestor lucrri n mod util. De asemenea, auditorii pot fi solicitai n calitate de consultani.

20

4.3. Care sunt dificultile ntmpinate n implementarea unui dispozitiv de control intern adaptat i eficace ?
Miza i provocarea major cu care se confrunt managerii n momentul lansrii demersului de control intern nu sunt cele de ordin tehnic. Anumite instrumente specifice sunt evident indispensabile implementrii dispozitivului (evaluarea riscurilor, instrumente de raportare, sistem informaional). Cu toate acestea, managerii se pot inspira din experienele altor administraii publice care au conceput i aplicat sisteme de control managerial proprii eficace. O bun instrumentare a controlului intern nu garanteaz totui reuita demersului pe termen scurt i cu att mai puin pe termen lung. Provocarea managerilor const mai degrab n a obine adeziunea real a ntregului personal al entitii publice la dezvoltarea sistemului de control intern. 21

4.3. Care sunt dificultile ntmpinate n implementarea unui dispozitiv de control intern adaptat i eficace ?
-continuare

Pentru a favoriza aceast aderare, managerii dispun de cel puin trei prghii: aciuni de comunicare i de pregtire, care sunt indispensabile pentru a convinge n privina utilitii colective a demersului i a implicrii managerilor, i pentru a da natere unei culturi comune n acest sens n cadrul entitii. implicarea personalului prin participarea direct la conceperea dispozitivului de control intern, n special n faza de diagnostic. Aceasta poate avea forma de ateliere de lucru (de tipul autoevaluare a sistemului / subsistemului de control managerial). La aceste ateliere de lucru trebuie s participe manageri, de toate nivelurile, dar i persoane fr responsabilitate managerial. Dezbaterile din cadrul acestor ateliere favorizeaz identificarea factorilor de risc i definirea msurilor de control intern corespunztoare. Participarea la aceste ateliere a personalului, nsrcinat ulterior cu implementarea acestor msuri, favorizeaz i mai mult aderarea lor la demers. exemplul personal al managerilor, ndeosebi al managerului general, constituie o prghie determinant pentru reuita ntregului demers de control intern. Acesta condiioneaz esenial adeziunea real a personalului entitii.
22

4.4. Cui i n ce mod trebuie comunicate problemele legate de implementarea demersului de control intern ?
Comunicarea deine un rol important n demersul de control intern i aceasta trebuie s aib loc n dou sensuri: comunicarea descendent de la top management ctre compartimentele entitii, n vederea explicrii, a demistificrii i a promovrii demersului. Aceast comunicare este esenial n faza de diseminare a dispozitivului. Toat lumea ctig: este stimulat dorina de reuit a demersului care favorizeaz responsabilizarea fiecruia i ndeplinirea obiectivelor. Comunicarea se poate face prin suporturi oficiale (texte reglementare sau legislative), dar se recomand utilizarea, cu precdere, a unor suporturi mai puin formale, scrise sau orale, menite s reafirme importana demersului sau s insiste pe anumite aspecte cheie (mobilizarea tuturor, identificarea riscurilor majore ...).

23

4.4. Cui i n ce mod trebuie comunicate problemele legate de implementarea demersului de control intern ?
-continuare-

comunicarea ascendent: este vorba despre raportarea ctre nivelurile corespunztoare de management a informaiilor privind gestionarea riscurilor i ndeplinirea obiectivelor. Managerii au responsabilitatea de a defini natura, gradul de agregare i termenul de colectare a informaiilor n funcie de obiective i de nivelul de responsabilitate. Trebuie inut cont i de costul producerii acestor informaii. Cu ct costul este mai ridicat cu att devine mai important riscul de exhaustivitate, de exactitate, deci de fiabilitate a informaiilor. Aceasta presupune acordarea unei atenii sporite numrului i pertinenei indicatorilor de activitate i de rezultate ce vor fi raportai managerilor. Ceilali actori ai controlului intern, auditorii interni i controlorii financiari, pot, de asemenea, contribui la colectarea informaiilor eseniale privind funcionarea sistemului de control intern prin semnalarea disfuncionalitilor constatate.
24

5. CARE ESTE CONTRIBUIA ADUS ADMINISTRAIEI PE TERMEN LUNG ?

5.1. Cum poate contribui controlul intern la ameliorarea performanelor entitilor publice ? 5.2. Cum poate fi permanentizat demersul de control intern ?

25

5.1. Cum poate contribui controlul intern la ameliorarea performanelor entitilor publice ?
Implementarea unui demers de control intern constituie o oportunitate real oferit managerilor pentru ameliorarea funcionrii i a performanelor entitii. Aceasta implic o gndire profund i colectiv asupra punctelor forte dar ndeosebi asupra vulnerabilitilor proprii proceselor implementate n cadrul entitii. Acest diagnostic inerent demersului permite: identificarea disfuncionalitilor sau a factorilor poteniali de disfuncionalitate; valorificarea i diseminarea celor mai bune practici elaborate n cadrul entitii publice Lansarea unui asemenea proiect poate constitui, n acelai timp, o oportunitate de implementare a unor dispozitive de pilotaj inovatoare dar, n primul rnd, a principiilor / regulilor de bun practic agreate la nivelul Uniunii Europene.
26

5.2. Cum se poate permanentiza demersul de control intern ?

Trebuie asigurat permanena i durabilitatea dispozitivului de control intern. Aceasta nu nseamn totui c dispozitivul trebuie s rmn imuabil. De fapt, mediul, activitile, organizarea entitii evolueaz. De asemenea, strategia i obiectivele entitii sunt reevaluate cu regularitate. Dispozitivul de control intern trebuie s se poat adapta constant la aceste evoluii, altfel risc s nu mai garanteze controlarea operaiilor. Mai mult, el poate deveni astfel un factor de rigiditate n cadrul entitii. Miza este deci permanentizarea eficienei dispozitivului de control intern. Pentru aceasta, trebuie actualizate cu regularitate: diagnosticul proceselor vitale pentru entitate; cartografia riscurilor. Aceast funcie de veghere poate fi ncredinat unei structuri specializate, nsrcinat cu managementul riscurilor.
27

5.2. Cum se poate permanentiza demersul de control intern ?

-continuare-

Controlul intern nu trebuie totui ca, n timp, s devin o preocupare exclusiv a unor specialiti. Managerii trebuie s fie n continuare, fiecare la nivelul su, actori cheie ai adaptrii dispozitivului la realitile entitii publice. Ei trebuie s diagnosticheze cu regularitate procesele de care sunt responsabili. Ori investiia realizat pentru organizarea atelierelor de lucru care au ajutat la lansarea demersului nu se poate repeta cu aceeai regularitate. Pot fi ns elaborate i puse la dispoziia managerilor ghiduri de autodiagnostic, a cror utilizare le permite s menin activ dispozitivul de control intern. De asemenea, compartimentul de audit intern i poate ajuta pe manageri s adapteze controlul intern n funcie de riscurile inerente activitilor din cadrul entitii.
28