Cdigo deontolgico do secretariado

19 Jun 2013 por admin 0

O profissional de secretariado, pelo lugar que ocupa, tem de ser um elemento de confiana da direco da empresa. Assim, o exerccio das suas funes deve pautar-se sempre por uma rigorosa observncia de princpios ticos e deontolgicos. A ASP Associao das Secretrias Profissionais Portuguesas sistematizou alguns desses princpios organizado-os sob a forma de um Cdigo Deontolgico. O seu conhecimento poder no trazer novidades para pessoas bem formadas, pois baseia-se em princpios gerais de conduta/comportamento. Todavia, com a sua leitura, a sua reflexo e a sua discusso, pretende-se a interiorizao e a adeso do futuro profissional. O articulado est divido em 5 seces, mencionando os deveres do profissional de secretariado em relao a ele mesmo, em relao aos colegas, em relao entidade patronal, em relao s empresas com as quais a sua tem relaes negociais, e finalmente, em relao comunidade.

Deveres da secretria profissional em relao a si prpria e s suas funes

Avaliar a sua competncia e limitaes, recorrendo, sempre que necessrio, a conselho e apoio apropriados e qualificados; Aproveitar todas as oportunidades razoveis para melhorar a sua capacidade, competncia e comportamento profissionais, no descurando a cultura geral, o desenvolvimento da personalidade e o fortalecimento do carcter atravs de contactos e apoios apropriados e qualificados e do aproveitamento de aces de formao, reciclagem e aperfeioamento profissional; No aceitar cargo ou tarefa que sinta no poder conscientemente assumir ou desempenhar; Assumir integralmente a responsabilidade das suas decises e aces, de modo a inspirar completa confiana a todos os membros da equipa em que se integra prestando contas dos seus actos em bases pr-estabelecidas e aceitando as suas consequncias;

Utilizar devidamente, com discernimento e com legtimo sentido de produtividade, os seus conhecimentos, a sua experincia e os meios e recursos postos sua disposio;

Tomar em considerao, na prossecuo das suas legtimas ambies profissionais, os interesses dos outros, da Empresa ou Organismo e os da Sociedade em geral;

Comportar-se e pronunciar-se com veracidade e sensatez, no se envolvendo em actos que possam afectar a sua imagem pessoal ou a imagem da Secretria Profissional;

Manter o sigilo profissional em relao a todos os domnios considerados reservados ou confidenciais;

Privilegiar a lealdade organizao, o sigilo profissional, a assiduidade, a disciplina e a produtividade, como valores fundamentais para o estabelecimento e a manuteno de ss relaes no trabalho;

No utilizar de forma abusiva ou em benefcio prprio o poder inerente sua posio na Empresa ou Organismo em que trabalha;

Deveres da secretria profissional em relao aos colegas de trabalho

Contribuir para que todos os colegas de trabalho estejam conscientes dos seus direitos e deveres, em relao a si prprios, aos outros e empresa ou Organismo, promovendo o respeito pela dignidade da pessoa humana em todas as circunstncias em que o possa fazer; Encorajar e contribuir de forma activa para a valorizao pessoal e profissional dos colegas de trabalho, prestando orientao, auxlio e conselho, sempre que pressinta audincia para tal e esteja ao seu alcance faz-lo; Transmitir activamente e em especial pelo exemplo as formas de comportamento e as tcnicas de trabalho s colegas Secretrias principiantes; Dedicar a ateno devida s condies e ao ambiente de trabalho que possam afectar a sade, segurana, bem estar psicolgico e fisiolgico, e eficcia no trabalho; Comunicar e transmitir com a maior clareza e objectividade em todos os sentido: ascendente, descendente e horizontal. Promover boas relaes de trabalho e actuar por forma a minimizar os mal-entendidos; Tomar em considerao, sempre que seja devido e lhe incumba, ideias, sugestes, problemas e necessidades dos outros; Promover o exerccio da liberdade com responsabilidade no trabalho, o desenvolvimento da personalidade, a formao do carcter, o sentido da eficincia e da auto-disciplina, nas relaes de trabalho;

Deveres da secretria profissional em relao empresa ou organismo em que trabalha

Empenhar lealmente o melhor da sua competncia, experincia e capacidade na prossecuo dos objectivos da empresa ou Organismo e na promoo do seu desenvolvimento e da sua imagem, mediante uma actuao sensata, sistematizada e perseverante, de acordo com as polticas, orientaes basilares e normas internas em vigor; No se envolver em qualquer tipo de actividade que possa pr em risco o desempenho da sua aco profissional na empresa ou Organismo, dando conhecimento chefia de interesses pessoais que possam colidir explcita ou implicitamente com os interesses da empresa ou Organismo;

Zelar pela correcta utilizao e manuteno de instalaes, equipamentos, materiais e processos sua disposio e no utilizar esses meios ao servio prprio a no ser de acordo com autorizaes expressas;

Agir sempre com recta inteno e discernimento de julgamento, inclusivamente em eventuais situaes de conflitos de interesses decorrentes do facto de ser membro de uma associao profissional, particularmente da ASP;

Ser fiel ao compromisso explcito de manter sigilo profissional em relao a todos os domnios considerados reservados ou confidenciais pela empresa ou Organismo em que trabalha;

Deveres da secretria profissional em relao aos clientes e fornecedores da empresa

Privilegiar a clareza e a objectividade na comunicao, de modo a preservar uma permanente relao de respeito e confiana mtuos; Proporcionar igualdade de tratamento e de oportunidades e rejeitar qualquer envolvimento pessoal em medidas ou actuaes que possam afectar o princpio da livre concorrncia;

Deveres da secretria profissional em relao comunidade

Actuar de acordo com a conscincia do sentido de responsabilidade e de solidariedade sociais da Empresa ou Organismo em que trabalha, tendo sempre presente a envolvente sociocultural que enquadra a actividade da Secretria Profissional; Contribuir para que o processo de comunicao da Empresa ou Organismo com a Comunidade seja idneo, transparente e contnuo; Estar disponvel para pr ao servio do Bem Comum a influncia e os conhecimentos prprios da Secretria Profissional, promovendo o desenvolvimento na justia e a solidariedade social; Cumprir esclarecidamente a Lei e respeitar a Moral, usos e costumes legtimos vigentes no local em que se situa a Empresa ou Organismo em que trabalha.

1. PRINCPIOS DE CARCTER GERAL

Dignidade: O(a) secret ri!(a) de"e#se a$ster de %&a'%&er c!()!rta(ent! %&e )ress&)!n*a in+rac,-! !& descr.dit! e dese()en*ar ! e/erc0ci! da s&a )r!+iss-! c!( *!nra e dignidade.

Integridade: De"e agir c!( *!nrade12 'ea'dade e $!a +..

Sigi'! )r!+issi!na': De"e !$ser"ar rig!r!sa(ente ! )rinc0)i! de c!n+idencia'idade n!s +act!s e n!t0cias %&e c!n*ecer )!r ra13es 'igadas a! e/erc0ci! da s&a )r!+iss-!. 1.O4RIGA56ES PRO7ISSIONAIS ESPEC7ICAS

D! sigi'! )r!+issi!na': 8 A'.( de &( de"er2 !$ser"ar ! sigi'! )r!+issi!na' . &( direit! %&e a)!ia ! e/erc0ci! da )r!+iss-! de secret ri!(a)2 se( es%&ecer %&e e/iste( 'eis %&e ! )r!tege(. O direit! e a !$riga,-! d! sigi'! )r!+issi!na' c!()reende:

9 As c!n+id:ncias e in+!r(a,-! )ess!a' da )arte d! se& s&)eri!r a %&e )&der ter acess! n! ;($it! d! e/erc0ci! da s&a )r!+iss-!<

9 Os +act!s de c!n*eci(ent! 'i(itad! %&e a+ecte( !s se&s s&)eri!res2 c!'egas !& %&ais%&er (e($r!s d! c!'ecti"! e( %&e !(a) secret ri!(a) rea'i1e ! se& tra$a'*!. P!r e/e()'!: d!ssiers )ess!ais2 )r!+issi!nais !& (.dic!s<

9 A in+!r(a,-! c&=! c!nte>d! ten*a &( "a'!r es)ec0+ic! )ara &( 'eit!r a&t!ri1ad!< !& %&a'%&er !&tra in+!r(a,-! %&e este=a c'assi+icada c!(! c!n+idencia'2 reser"ada !& c!( &(a distri$&i,-! a )ess!as es)ec0+icas. 8O(a) secret ri!(a) e"itar +a1er c?)ias de in+!r(a,-! c!n+idencia' e c!nser" #'a +!ra d!s ar%&i"!s !+iciais se( c!n*eci(ent! d! se& s&)eri!r. 8O sigi'! )r!+issi!na' n-! de"e entrar e( c!n+'it! c!( a 'ea'dade @ entidade )ara a %&a' tra$a'*a !(a) secret ri!(a)2 %&e de"e c!rres)!nder @ c!n+ian,a %&e ! se& s&)eri!r de)!sita ne'e(a) a! c!n+iar#'*e e )arti'*ar c!( e'e(a) in+!r(a,-! c!n+idencia'. P!r iss!2 de"e c!(&nicar a! se& s&)eri!r %&a'%&er in+!r(a,-! %&e )!ssa )re=&dic #'! !& $ene+ici #'! a e'e )r?)ri! !& @ entidade )ara a %&a' tra$a'*a. Os 'i(ites desta di"&'ga,-! s-! (arcad!s )e'! sentid! de 'ea'dade e )e'a integridade %&e c!n+!r(a( ! )er+i' )ess!a' d!(a) secret ri!(a).

1.O4RIGA56ES PRO7ISSIONAIS ESPEC7ICAS

Re'a,3es c!( !s c!'egas 8 O(a) secret ri!(a) de"e a$ster#se de %&a'%&er c!nc!rr:ncia des'ea' e( re'a,-! a!s se&s c!'egas. A discri,-! . &( e'e(ent! es)ec0+ic! nas re'a,3es e/ternas d!(a) secret ri!(a) . ! +&nda(ent! essencia' da s&a ca)acidade de sa'"ag&arda d! sigi'! )r!+issi!na'. O(a) secret ri!(a) de"e ter c!nsci:ncia de %&e a discri,-! . de &(a i()!rt;ncia +&nda(enta'. O %&e )ara !&tr!s (e($r!s d! c!'ecti"! )!de( ser 'e"es +a'tas de res)eit! !& )r!$'e(as de c!n"i":ncia (c!(ent ri!s de des)re1! )ara c!( c!'egas2 c!(ent ri!s !+ensi"!s2 =!c!s!s !& e( t!( de $rincadeira< !& d&"idar )&$'ica(ente da %&a'idade t.cnica de &( s&)eri!r)2 )ara !(a) secret ri!(a) . a'g! %&e est "inc&'ad! a! se& c!()!rta(ent! )r!+issi!na'. 8A !$riga,-! de %&a'%&er secret ri!(a) !+erecer a s&a c!'a$!ra,-! a t!d!s !s se&s c!'egas2 %&and! a s&a inter"en,-! +!r necess ria2 )ara %&e n-! se )r!d&1a( atras!s n! tra$a'*! e n-! se )re=&di%&e ! +&nci!na(ent! n!r(a' da entidade !nde )resta !s se&s ser"i,!s.

1.O4RIGA56ES PRO7ISSIONAIS ESPEC7ICAS

Re'a,3es c!( a e()resa 8O(a) secret ri!(a) de"e estar se()re )r!nt!(a) a !+erecer a)!i! e c!!)era,-! @ s&a e()resa e de"e c!n*ecer2 ig&a'(ente2 !s !$=ecti"!s e a )!'0tica interna da (es(a. 8O(a) secret ri!(a) n-! aceitar &(a re(&nera,-! )r!+issi!na' %&e n-! c!rres)!nda a! se& sa' ri!2 ne( incenti"!s e $?n&s %&e a s&a e()resa destine )ara ta' +i(. A#'*e )r!i$id! aceitar grati+ica,3es ec!n?(icas !& !&tras c!()ensa,3es %&e este=a( directa(ente re'aci!nadas c!( a trans(iss-! de in+!r(a,-!. 8O(a) secret ri!(a) te( ! de"er de c!ntri$&ir )ara a ce'eridade d! tra$a'*!2 n-! de"end! aceitar s&gest3es ne( c!ac,3es %&e "-! n! sentid! de e"itar ! se& c&()ri(ent!.

1.O$riga,3es Pr!+issi!nais Es)ec0+icas

Re'a,3es re'ati"as @ )r!+iss-!

9 O(a) secret ri!(a) de"e c&'ti"ar as s&as ca)acidades e act&a'i1ar !s se&s c!n*eci(ent!s2 a +i( de %&e ! se& tra$a'*! se=a +eit! c!( ! (ais a't! n0"e' de

rendi(ent!. De(!nstrar )er(anente(ente &( es+!r,! de s&)era,-! e de )r!d&ti"idade2 tant! n! )'an! )ess!a' c!(! na s&a c!ntri$&i,-! )ara c!( a e()resa.

9 O(a) secret ri!(a) de"e a$ster#se de rea'i1ar %&a'%&er )r tica %&e )!ssa )re=&dicar a re)&ta,-! da s&a )r!+iss-!.

9 Nen*&(a secret ria se de"e "a'er da s&a in+'&:ncia s!$re !s se&s s&)eri!res2 ne( a)e'ar a "0nc&'!s de a(i1ade !& a rec!(enda,3es )ara !$ter: 8Pr!(!,3es i(erecidas e2 c!(! c!nse%&:ncia2 &(a re(&nera,-! (ai!r d! %&e a %&e '*e . de"ida )e'! tra$a'*! %&e dese()en*a2 i()edind! a )r!(!,-! de !&tras )ess!as %&e2 )e'a s&a e/)eri:ncia2 !s se&s c!n*eci(ent!s e an!s de ser"i,!2 as (erece( (ais. 8C!nseg&ir %&e )ess!as %&e n-! est-! )re)aradas )ara ! e/erc0ci! d! secretariad! e/ec&te( as tare+as )r?)rias desta )r!+iss-!.

9 De"e ter c!nsci:ncia de %&e re)resenta &( c!'ecti"! %&e te( !$riga,-! de de+ender e de ena'tecer.

9 De"e +a1er c!( %&e se res)eite ! C?dig! De!nt!'?gic! da s&a )r!+iss-!. Neste sentid!2 . c!n"eniente %&e se=a instr&(ent! de di"&'ga,-! deste d!c&(ent!2 tant! )ara a+ir(ar !s "a'!res c!ntid!s n! c?dig! c!(! )ara se a)!iar n! (es(!.