7/8/2010

TATACARA PENGURUSAN STOR

Disediakan oleh : Puan Fadzillah binti Rahman Unit Belanjawan & Stor Pusat Pejabat Bendahari, UTM

DEFINISI STOR Tempat bagi melaksanakan penerimaan, perekodan, penyimpanan, penyelenggaraan, pengendalian dan pengeluaran stok.

7/8/2010

BARANG-BARANG STOR

DEFINISI STOK barang-barang barang belum Stok bermaksud barang guna dan perlu disimpan untuk tujuan operasi atau penyelenggaraan termasuk bekalan pejabat, ubat-ubatan, alat ganti, keselamatan, makmal, bengkel, g dan sebagainya.

7/8/2010

PENGURUSAN BARANG BARANG STOR

PEMBELIAN DELIVERY ORDER
Semak:

REKOD

BIN KAD, STOK KAD

PT

Pesanan Tempatan , Invois, Jumlah barang Tandatangan: Borang Penerimaan Barang

PENERIMAAN BARANG

Pastikan: Rekod-rekod dokumen dicatitkan Jumlah Barang

LAPORAN

BIN KAD, STOK KAD

Pastikan: Baki di Bin Kad bersamaan dengan baki barang yang ada

Tandatangan:

1. 2. 3.

Laporan pemeriksaan Baki fizikal barang dalam simpanan Barang yang rosak dan berlebihan

Borang Pengeluaran Barang

REKOD

PENGGUNAAN / KELUARAN BARANG

OBJEKTIF PENGURUSAN STOR

Pengurusan Stor hendaklah dilaksanakan secara t t cekap teratur, k dan d berkesan b k b i memastikan bagi tik :(a) Stok sentiasa ada apabila dikehendaki dan menepati kehendak pelanggan; dan (b) Kualiti stok sentiasa terjamin dengan cara memberi perlindungan, penjagaan dan penyelenggaraan yang sewajarnya semasa dalam simpanan.

7/8/2010

FUNGSI STOR
Fungsi Stor ialah memberi perkhidmatan bekalan kepada p pelanggan p gg dengan g melaksanakan tugas-tugas g g berikut :(a) Menerima barang-barang yang dipesan dengan mengesah dan memperaku serahan barang-barang oleh pembekal. (b) Menyimpan stok mengikut kaedah dan lokasilokasi yang ditetapkan dengan menggunakan ruang stor secara optimum.

(c) Menjaga dan menyelenggara stok supaya sentiasa dalam keadaan baik dan boleh digunakan. (d) Mengeluarkan stok mengikut keperluan pelanggan. (e) Menyelenggara rekod-rekod bagi setiap transaksi keluar masuk stok secara tepat, teratur dan kemaskini. (f) Merancang dan mengurus penokokan stok bagi memastikan kedapatan stok mengikut paras yang ditetapkan.

7/8/2010

(g) Mengendali pembungkusan dan penghantaran stok kepada pelanggan. (h) Menjalankan pemeriksaan bagi mengesan dan mengenalpasti sebarang kelemahan yang menyebabkan b l k perselisihan berlaku li ih stok, t k stok t k rosak, k usang, luput l t tempoh t h penggunaan dan tidak bergerak. (i) Menyediakan sistem kawalan keselamatan dan kebakaran serta penyelenggaraan kebersihan stor. (j) Mengambil tindakan pelupusan ke atas stok yang usang/obselete, / b l t rosak, k luput l t tempoh t h penggunaan, tidak tid k boleh digunakan, tidak diperlukan, tidak bergerak atau melebihi keperluan.

(k) Menguruskan tindakan hapus kira ke atas stok yang hilang.

PENGURUSAN ORGANISASI STOR Bahagian utama Stor Pusat iaitu : :(a) (b) (c) (d) ( ) Bahagian Bekalan, Kawalan dan Akaun Bahagian Terimaan Bahagian Simpanan dan Bahagian g Bungkusan g dan Penghantaran g

7/8/2010

PENGURUSAN KAWALAN STOK Pengurusan kawalan stok yang cekap dan b k berkesan d dapat memberikan b ik f d hf d h faedah-faedah berikut :(a) Ketiadaan stok dapat dielakkan dan keperluan pemesan dapat dipenuhi. (b) P Penggunaan modal d l yang lebih l bih ekonomik k ik serta kurangnya wang terikat dalam bentuk stok.

(c) Perhatian lebih tertumpu kepada barangbarang yang tinggi kadar pengeluarannya. (d) Stok yang tidak bergerak, tamat tempoh penggunaan, rosak dan usang dapat dikurangkan dan (e) Ruang simpanan dapat dioptimumkan.

7/8/2010

PARAS STOK
Paras stok adalah jumlah stok yang perlu disimpan pada satusatu masa dan ditentukan seperti berikut :(a) Paras Stok Maksimum Kuantiti stok tertinggi yang di simpan pada satu-satu masa. (b) Paras Menokok Stok Kuantiti stok yang menunjukkan telah sampai masa untuk memesan stok baru kerana baki stok yang ada hanya cukup untuk menampung pengeluaran dalam tempoh pesanan dan serahan. (c) Paras Stok Minimum Kuantiti stok terendah yang di simpan pada satu-satu masa.

Paras stok yang harus disimpan pada satu-satu masa : (i) Kuantiti Stok Maksimum 3 bulan penggunaan (ii) Angka Menokok Stok - 2 bulan penggunaan (iii) Kuantiti Stok Minimum - 1 bulan penggunaan

7/8/2010

PENERIMAAN BARANG-BARANG MASUK DALAM STOR

REKOD BARANG DITERIMA BARANG AM & LAIN-LAIN REKOD KEMASKINIKAN STOK KAD /BIN KAD

DELIVERY ORDER

Semak: Pesanan Tempatan, Invois, Jumlah barang Dokumen penerimaan barang ditandatangani oleh: 1. Pembekal 2. Penyelenggara Stor 3. Pegawai

ALATULIS/ KERTAS

Semua barang stor yang diterima hendaklah direkod mengikut jenis barang stor dengan segera

15

PENERIMAAN
Proses penerimaan dilaksanakan untuk memastikan perkara-perkara k k berikut b ik t dipenuhi di hi :(a) Memastikan setiap barang-barang stor yang diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan. (b) Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan dan (c) Memastikan barang-barang stor diterima dalam keadaan yang baik, sempurna dan selamat digunakan.

7/8/2010

MEREKOD STOK
Semua jenis stor hendaklah merekodkan stok yang dterima d i d dengan menggunakan k kad k d yang telah ditetapkan bagi tujuan :(a) Mengetahui kedudukan stok simpanan (a) Memastikan bilangan dan fizikal stok sentiasa t t dan tepat d (a) Mengawal paras stok

PENYIMPANAN YANG SESUAI

KERTAS

UBAT-UBATAN BAHANBAHAN KIMIA

18

7/8/2010

JENIS-JENIS REKOD
Penggunaan rekod hendaklah mengikut jenis stor iaitu i i : (i) Kad kawalan Stok KEW.PS-3 di Stor Pusat dan Stor Utama; dan (ii) Kad Petak KEW.PS-4 di Stor Pusat, Stor Utama dan Stor Unit

Pindaan atau pemadaman pada rekod tidak dibenarkan. Sekiranya apa-apa pembetulan diperlukan, langkah-langkah berikut perlu di dipatuhi hi :(a) Angka asal hendaklah digaris dengan satu garisan sahaja (b) Angka yang betul ditulis dibahagian atas angka asal dan (c) Pembetulan ditandatangan ringkas oleh Pegawai Stor.

10

7/8/2010

PENGELUARAN
Pengeluaran stok hendaklah mengikut sistem MasukD h l K l Dahulu-Keluar-Dahulu D h l (MDKD). (MDKD) Sistem Si t pengeluaran l yg. cekap penting untuk mengelakkan :(a) Pengeluaran tanpa kebenaran (b) Pengeluaran tidak mengikut kuantiti dan tidak seperti yg. yg dipesan/pohon. dipesan/pohon (c) Stok yang telah lama disimpan tidak dikeluarkan

PENGELUARAN BARANG-BARANG STOR

REKOD

BORANG PERMOHONAN YANG TELAH LENGKAP

Borang Permohonan Barang ditandatangani oleh: l h 1. Penerima barang 2. Penyelenggara Stor 3. Pegawai atasan

Menyediakan barang stor yang hendak dikeluarkan mengikut kelulusan

KEMASKINIKAN STOK KAD / BIN KAD

22

11

7/8/2010

PERMOHONAN STOK
Bahagian Bekalan Kawalan Dan Akaun :(a) Mendaftarkan permohonan dan memberi nombor rujukan pengeluaran (b) Meluluskan kuantiti pengeluaran (c) Merekodkan pengeluaran di Kad Kawalan Stok Bahagian B h i Stor S :(a) Menerima dan menyemak borang permohonan (b) Menyediakan barangan yang dpohon (c) Merekod dalam Kad Petak

PENYIMPANAN
Stor hendaklah mengamalkan Konsep 5S iaitu sisih, susun, sapu, seragam dan d sentiasa ti amal. l Amalan ini dipraktiskan supaya : - stok tidak mudah rosak - senang dikeluarkan - penggunaan ruang yang optimum

12

7/8/2010

SUSUN ATUR
Ruang stor hendaklah digunakan sepenuhnya dengan mengambilkira g faktor keselamatan, kemudahan pengeluaran, verifikasi dan kekemasan stor. Stor perlu mempunyai susun atur yang sistematik dan praktik untuk membolehkan aktiviti pengurusan stor berjalan dengan lancar, selamat, mudah dan menjimatkan masa. Susun atur perlu mengambilkira penggunaan ruang untuk memudahklan kakitangan dan alat pengendalian barang-barang bergerak dengan selamat.

Rak-rak yang sesuai atau boleh diubahsuai hendaklah digunakan bagi penyimpanan barang-barang mengikut jenis disusun pada setiap rak tingkat, jenis, tingkat petak atau arah supaya teratur dan kemas. Penyimpanan stok di tingkat rak paling atas hendaklah mempunyai jarak 50cm daripada siling bagi tujuan keselamatan.

13

7/8/2010

Signboard Nama Barangan di Stor Alatulis

Susunan Barang di Stor Perabot

28

14

7/8/2010

SUSUN ATUR STOR YANG TIDAK KEMAS

Gambar ihsan Unit Audit Dalam, UTM

PEMERIKSAAN
Pemeriksaan dibahagikan kepada tiga (3) jenis i i :iaitu
(a) Pengiraan Stok (b) Pemeriksaan Stok (c) Verifikasi Stor

15

7/8/2010

PENGIRAAN STOK
Pengiraan stok hendaklah dilaksanakan secara terus menerus sepanjang tahun. Perkara-perkara berikut hendaklah dipatuhi : (a) Pegawai Stor hendaklah melaksanakan pengiraan stok apabila berlaku transaksi penerimaan dan pengeluaran bagi memastikan baki stok fizikal sentiasa bertepatan dengan rekod, dan (b) Setelah pengiraan dilakukan, satu garisan merah hendaklah dibuat pada akhir transaksi di Kad Petak dan hendaklah ditandatangani serta ditarikhkan oleh Pegawai Stor.

PEMERIKSAAN STOK
Pemeriksaan Stok hendaklah dilaksanakan di Stor Pusat dan Stor Utama. Ketua Jabatan hendaklah melantik pegawai-pegawai yang tidak terlibat dengan stor yang diperiksa. Pemeriksaan yang dijalankan hendaklah mematuhi perkara-perkara beikut :(a) Pemeriksaan dilaksanakan sekali (1) setahun ke atas semua stok secara 100% mulai 1 Oktober tahun semasa. (b) Semasa pemeriksaan dilaksanakan tiada sebarang transaksi dibenarkan kecuali dengan kebenaran Pegawai Pemeriksa.

16

7/8/2010

(c) Setelah pemeriksaan dilakukan, satu garisan merah hendaklah dibuat pada akhir transaksi di Kad Kawalan Stok dan hendaklah ditandatangani serta ditarikhkan g Pemeriksa. oleh Pegawai (d) Stok yang diperiksa hendaklah disenaraikan dalam Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor KEW.PS-14 (e) KEW.PS-14 tersebut hendaklah disimpan untuk disemak dan disahkan oleh Pegawai Pemverifikasi Stor dan (f) Mengambil tindakan ke atas laporan hasil pemeriksaan stok

VERIFIKASI STOR
Verifikasi stor hendaklah dilaksanakan selepas pemeriksaan ik stok t k oleh l h Pegawai P i Pemeriksa P ik sekurangk kurangnya satu (1) tahun sekali sebelum berakhir pada 31 Disember. Tujuan verifikasi stor adalah seperti berikut :(a) Mengesahkan ketepatan rekod-rekod dan stok secara seratus peratus (100%) bagi menentukan jumlah stok fizikal adalah tepat dengan baki di Kad Kawalan Stok (b) Memastikan pelarasan stok diambil tindakan

17

7/8/2010

(c) Memastikan stok lebih atau usang atau tidak boleh guna atau rosak atau tidak bergerak atau hampir luput tempoh penggunaan diambil tindakan pelupusan (d) Memastikan stok kurang atau susut disebabkan dipotong, ditimbang, dibancuh, bocor, sejat atau seumpamanya diambil tindakan hapus kira (e) Melengkapkan semua butiran maklumat dan mengesahkan KEW.PS-14 dan (f) Melaporkan pengurusan stor secara keseluruhan iaitu g stor, , kawalan stok, ,p penerimaan, , merekod, , organisasi penyimpanan, pengeluaran, pengiraan/ pemeriksaan/ verifikasi, keselamatan/kebersihan, pelupusan, kehilangan/hapus kira dan nilai stok dengan menggunakan Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor KEW.PS-15

KEANGGOTAAN PEMVERIFIKASI STOR

Keanggotaan Pemverifikasi Stor hendaklah terdiri daripada :(a) Sekurang-kurangnya dua (2) orang pegawai (b) Pegawai tidak bertugas di stor yang di verifikasi (c) ( ) Pegawai g mempunyai p y p pengetahuan g atau berpengalaman dalam pengurusan stor dan (d) Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional serta Kumpulan Sokongan 1 atau yang setaraf

18

7/8/2010

TUGAS-TUGAS PEMVERIFIKASI STOR

Pemverifikasi Stor hendaklah membuat lawatan ke Stor berasaskan kepada program/jadual verifikasi yang disediakan. Pemverifikasi Stor hendaklah menyemak semua stok yang disenaraikan di KEW.PS-14 (Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor) dan melengkapkan serta mengesahkan hk b i butiran maklumat kl di disenarai i tersebut b seterusnya mengemukakan kepada Ketua Jabatan.

Pemverifikasi stor hendaklah mengira dan merekodkan baki fizikal stok dan kemudiannya mengesahkan g ketepatan p rekod sebenar dengan g Kad Kawalan Stok. Menentukan tiada berlaku sebarang transaksi stok semasa verifikasi dilaksanakan. Pemverifikasi Stor hendaklah menyediakan KEW.PS15 dan mengemukakan kepada Ketua Jabatan.

19

7/8/2010

PELARASAN STOK
Pegawai Stor hendaklah mengambil tindakan pelarasan stok apabila terdapat stok berlebihan atau berkurangan disebabkan silap pengiraan semasa pengiraan pengiraan, pemeriksaan dan verifikasi stor dilakukan dengan menggunakan Penyata Pelarasan Stok KEW.PS-17 KEW.PS-17 hendaklah dikemukakan untuk kelulusan Ketua Jabatan. P Pegawai i Stor S hendaklah h d kl h merekod k d transaksi k i pelarasan l stok k diruangan Terima bagi stok lebih atau diruangan Keluar bagi stok kurang pada Kad Kawalan Stok (Bahagian B) dan Kad Petak serta ditandatangan.

KAWALAN KESELAMATAN STOR

Bangunan stor seberapa boleh hendaklah ditempatkan secara berasingan b i d i d bangunan daripada b l i untuk lain k mewujudkan sistem keselamatan yang sempurna dan berkesan. Sistem keselamatan yang sesuai adalah bergantung kepada keperluan dan kesesuaian penempatan Stor Pusat, Stor Utama dan Stor Unit dengan mematuhi ciri-ciri berikut :-

20

7/8/2010

(a) Sekeliling kawasan stor hendaklah dipagar (b) Kawalan 24 jam oleh Pegawai Keselamatan (c) Pemasangan lampu-lampu limpah (flood lights) pada waktu malam (d) Pemasangan alat-alat amaran (sistem penggera) (e) Tanda-tanda keselamatan di tempat-tempat tertentu (f) Penggunaan pas kebenaran keluar masuk dan (g) Peraturan penjagaan dan penyimpanan kunci mematuhi Arahan Keselamatan Kerajaan yang berkuatkuasa

KAWALAN KEBAKARAN
Stor perlu dilengkapkan dengan sistem kawalan kebakaran yang sesuai dan memadai seperti fire alam, smoke d t t water detector, t sprinkle i kl dan d lain-lain l i l i Alat-alat pemadam api seperti fire extinguisher dan hose reel perlu ditempatkan di kawasan strategik dan diperiksa oleh Jabatan Perkhidmatan Bomba dan Penyelamat mengikut peraturan yang berkuatkuasa Mempamerkan plan lantai yang menunjukkan arah keluar masuk dan pemasangan tanda KELUAR (EXIT)

21

7/8/2010

Mempamerkan tanda-tanda amaran seperti Dilarang Merokok, Mudah Terbakar dan sebagainya Ketua Jabatan hendaklah merujuk kepada Jabatan Perkhidmatan Bomba dan Penyelamat bagi mendapatkan pandangan dan nasihat dalam mematuhi kawalan kebakaran Mengaturkan latihan mengawal kebakaran kepada P Pegawai-Pegawai iP i Stor St

SUMBERRUJUKAN

PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 5 TAHUN 2009 TATACARA PENGURUSAN STOR (http://www.treasury.gov.my)

22

7/8/2010

23