UNIDAD 7:

METODOLOGA DE LOS SISTEMAS SUAVES Introduccin En las unidades anteriores, Ud. ha estudiado la aplicacin del enfoque de sistemas en situaciones en las que se identifica claramente una necesidad precisa, por lo que se pueden establecer objetivos claros, para dar respuesta a esa necesidad. Esto es, el analista de sistemas puede expresar el problema en funcin de alcanzar unas metas claramente definidas. Las situaciones a que nos referimos en el prrafo anterior se han denominado sistemas duros. En la presente unidad estudiaremos una manera en la que un analista puede enfrentar situaciones problemticas, en las que no se puede establecer metas claras para su resolucin, por tratarse de situaciones rodeadas de circunstancias borrosas y en donde seguramente existen percepciones diferentes, a veces contradictorias, por parte de las personas involucradas. A este tipo de situaciones, en las que se encuentra un alto componente social, poltico y humano, se les conoce como sistemas suaves o de actividad humana. A partir de las consideraciones de Peter Checkland, quien realiz una investigacin sobre la aplicacin del pensamiento de sistemas duros a sistemas de tipo administrativo y social, surgi la Metodologa de Sistemas Suaves (conocida tambin como SSM por ser sus siglas en ingls: Soft System Metodology). Esta metodologa est basada en el paradigma del aprendizaje y asume la realidad como constantemente reconstruida en un proceso social de negociacin, partiendo del hecho de que una organizacin no existe como un ente independiente, sino que es parte del sentido desarrollado por un grupo de personas comprometidas en un dilogo. La Metodologa de Sistemas Suaves busca trabajar con las diferentes percepciones de una situacin, definiendo un proceso sistmico de aprendizaje, en el cual diferentes puntos de vista son discutidos y examinados a objeto de definir acciones orientadas a su mejoramiento. En la presente unidad se pretende que el estudiante utilice la SSM en situaciones en las que se hace difcil identificar el sistema. Es por ello que el nfasis que se har, ser en que el estudiante obtenga una definicin raz es decir, describir el sistema dada una situacin. Objetivo: Analizar una situacin del mundo real, utilizando la metodologa de sistemas suaves.

Sinopsis: El contenido de la unidad contempla el estudio de los siguientes puntos: Desarrollo del pensamiento de sistemas suaves. La metodologa de sistemas para enfrentar problemas no estructurados. Instrucciones y Recomendaciones para el estudio del contenido de la unidad 7. 7.1.- En el Material Instruccional de Apoyo estudie la siguiente lectura: Lectura N7.1 El desarrollo del pensamiento de los sistemas suaves

Para recordar

7.1.a. El anlisis, cuando aplicamos la Metodologa de Sistemas Suaves, debe consistir en la construccin de una imagen lo ms rica posible, de la situacin problema. 7.1.b. Podemos identificar siete etapas o pasos en la Metodologa de Sistemas Suaves:
1) Investigacin del rea del problema, tratando de identificar quines son

los actores claves? cmo funciona actualmente?, etc.

2) Representar la situacin problema mediante diagramas visiones

enriquecidas, donde se muestren: - Estructura - Procesos - Hechos de la organizacin que puedan ser relevantes para la definicin del problema - Clima de la situacin: relacin entre estructura y proceso.
3) Producir una definicin raz o todas las que puedan ser tiles para el

anlisis, cada una correspondiente a una visin de la situacin. En la definicin raz se expresa una funcin central de un sistema de actividad humana. Una definicin raz viene a ser una hiptesis, segn la cual, la situacin problema puede ser mejorada mediante una propuesta de cambios que tanto el analista como el propietario del sistema, han determinado como viables y deseables.
4) Por cada definicin raz obtenida en el paso anterior se construir el

modelo conceptual correspondiente, que permitir llevar a cabo el sistema de actividad, especificado en la definicin raz. O sea, se describen las

actividades que el sistema debe hacer, para convertirse en el sistema descrito en la definicin raz. Este es el paso ms riguroso de toda la metodologa. La tcnica para realizar un modelo conceptual de un sistema de actividad humana es: 4.1) Ensamblar una lista mnima de verbos que describan las actividades principales implicadas en la definicin raz. (Los verbos seleccionados son relativos a las acciones que se deben realizar en el sistema de actividad humana que se analiza). 4.2) Ordenar lgicamente los verbos, de manera que se sucedan en un orden secuencial lgico de acciones. 4.3) Para cada accin, determinar la entrada requerida (informacin). Se debe verificar que el modelo conceptual no sea deficiente, comparndolo con un modelo de sistema formal o con cualquier sistema de pensamiento vlido conocido por el analista.
5)

Se comparan los modelos conceptuales con el mundo real, esto es, el modelo construido en el paso 2) se compara con los construido en el paso 4). Esta comparacin debe realizarse con la participacin de los interesados en la situacin problema, a objeto de generar debates acerca de los posibles cambios que pueden aliviar la condicin del problema. Preguntas estratgicas que pueden hacerse en este paso son: Por qu hacer esto, en lugar de hacer esto otro?, comparando la realidad actual con el modelo conceptual. Se identifican los cambios factibles y deseables. Por tratarse de sistemas suaves, pocas veces los cambios a realizar consistirn en la creacin y habilitacin de un sistema. En lugar de ello, los posibles cambios sern de tres tipos: En estructura En procedimiento En actitudes.

6)

Sin embargo, la aplicacin bsica de la SSM en cuanto a la obtencin de una definicin raz, puede resultar muy til para identificar un sistema en situaciones en las que no es obvio cul es el sistema que se debe analizar, esto es, no se puede identificar las entradas, salidas y objetivos del sistema.
7) Se definen las acciones, para llevar a cabo los cambios identificados en

la etapa 6).

Elementos para evaluar la validez de una definicin raz Obtener las definiciones raz de un sistema, o lo que es equivalente, identificar un sistema, es un punto crucial dentro de la elaboracin del modelo del sistema que se analiza. Una definicin raz expresa el propsito ncleo de un sistema de actividad con propsito definido, dicho propsito ncleo siempre se expresa como un proceso de transformacin en el cual la entidad de entrada se transforma en una forma nueva , la entidad salida. Segn Checkland , para que una definicin raz est bien formulada, es preciso considerar los elementos que se describen a continuacin y como se observa, forman la palabra CATWOE. Este mnemnico es el modelo emblemtico de actividad con propsito definido. C A T W O E consumidores vctimas o beneficiarios de Transformacin actores aquellos que harn la Transformacin transformacin es el proceso mediante el cual la entrada se convierte en salida weltanschauung la visin que da sentido a la transformacin T owners propietario(s) del sistema environment medio ambiente: interaccin y/o restricciones o imposiciones ambientales

Los elementos especificados conforman una lista de verificacin til para probar que se tiene una definicin raz vlida correspondiente a una situacin planteada. A excepcin de los elementos identificados con las siglas T y W, los cuales no pueden ser omitidos en ningn caso, no es preciso que cada uno de los elementos de la lista se encuentre presente en la definicin raz, pero s es necesario que si se ha omitido alguno, se haya hecho en forma consciente.

Ejemplo de Aplicacin de la Metodologa de Sistemas Suaves

Como ejemplo tomaremos el caso presentado por Peter Checkland y Jim Scholes1, en el que se hace un estudio de la Agencia Central de Computacin y

Checland P; Scholes J. (1994).La Metodologa de los Sistemas Suaves de Accin. Edit. Megabyte. Noriega Editores

Telecomunicaciones (ACCT), la cual forma parte Administracin Pblica Civil de Londres Inglaterra.

del Departamento de

La Agencia fue establecida en el ao 1972, poca en que haba pocas computadoras en el gobierno central y en general, los departamentos carecan de experiencia sobre el uso de stas. Su objetivo, segn un manual distribuido a los departamentos, era:
La ACCT es responsable de la promocin de la computadora en la administracin gubernamental; tiene por objetivo el mejorar la eficiencia y ampliar las selecciones de poltica. Proporciona consejo sobre el desarrollo e implementacin de computadoras y sistemas de telecomunicacin, incluidas todas las materias tcnicas, es responsable de todos los aspectos de la obtencin y proporciona consejo sobre posibles aplicaciones computacionales y de telecomunicaciones

El estudio se centr en el desempeo de los Oficiales de Enlace Departamental (OED), quienes se encargaban principalmente de evaluar los proyectos computacionales y de aprobar (o no aprobar) el costo financiero que implicaban. Los OED estaban adscritos a la Divisin de Proyectos de la Agencia y normalmente eran el primer punto de contacto entre la agencia y un departamento, resultando ser una funcin difcil y compleja, sobre todo en la medida que fue cambiando la tecnologa y los departamentos haban adquirido experiencia y por ende, grado de autoridad delegada. En una revisin de los procedimientos de la ACCT en 1981, se concluy que el rol de los OED se haba vuelto muy difcil de desempear y se recomend que fuera revisado. Dado que el director de la agencia tena conocimiento de que la Metodologa de Sistemas Suaves (MSS) era un enfoque para analizar problemas mal estructurados, comenz un estudio de sistemas sobre el problema detectado, para lo cual conform un equipo de trabajo en el que participaran Peter Checkland y Ron Anderson del Departamento de Sistemas en Lancaster. La informacin inicial de la que parti el equipo fue la siguiente:
Los OED en la divisin de proyectos de la ACCT tienen responsabilidades entre las que se incluyen el consejo sobre la evaluacin de proyectos computacionales, de telecomunicaciones y mquinas de oficina. Algunos departamentos ahora les han delegado a ellos la autoridad de aprobar proyectos dentro de distintos lmites financieros. A la luz de esto y otros cambios, el equipo deba llevar a cabo una revisin del papel del OED, sin omitir: 1. El rango de las responsabilidades de los OED. 2. Las relaciones con las partes de la ACCT. 3. Las relaciones con los departamentos.

4. Las relaciones con la industria computacional. 5. Las necesidades de induccin y entrenamiento. 6. La experiencia y caractersticas necesarias para desempear las tareas. El equipo deba tener como objetivo el completar la revisin en cuatro meses y tambin el presentar un reporte al comit directivo, donde estableciera las recomendaciones del equipo al mismo.

Basado en la (MSS), el equipo propuso el plan metodolgico mostrado en la figura 7.1.

Definir el campo de estudio y los aspectos dados. 1

Debatir los resultados de 6a. Llevar a cabo las entrevistas. 6b.

Preparar el reporte. 6c

Construir la imagen de la situacin problema Documentos de estudio Llevar a cabo entrevistas.

Si es necesario

A partir de los CM y la comparacin, concentrarse en las interacciones ACCT-departamento y definir los papeles. 6a

5 Comparacin de modelos Si es necesario conceptuales con las percepciones del mundo real.

Nombrar sistemas pertinentes. 3.

Construir modelos conceptuales(CM) de n sistemas pertinentes 4

Figura 7.1

De acuerdo al plan metodolgico, se acord que se entrevistaran personas tanto pertenecientes a la ACCT como no pertenecientes a ella, de esta manera las entrevistas podran incluir los intereses de cada una de las divisiones de la agencia, los departamentos de consumidor ,departamentos de suministro en el centro del servicio gubernamental y los proveedores de computadoras. La lista de

entrevistados, entre personas y organizaciones contactadas dio un total de 106 personas.

Los parmetros que se consideraron para las entrevistas, se muestran en la figura 7.2.

Otros departamentos centrales por ejemplo la tesorera

OED ACCT

Cantidad de experiencia Naturaleza de la experiencia Antecedentes Entrenamiento del empleo del OED Grande Competente Sofisticado Mucha delegacin

Departamento consumidor

Proyectos departamentales

F A C T O R E S

* Extensin del involucramiento con el trabajo de EOD *Naturaleza del involucramiento con el trabajo de EOD * Experiencia como diputacin de alto nivel EOD

Tipo: Computacional Telecomunicaciones Tecnologa de oficina Muchos proyectos -Pocos proyectos de Innovacin de rutina rutina

- Pequeo - Incompetente - Ingenuo - Sin delegacin

Figura 7.2

Con el producto de las entrevistas, se llevaron a cabo las dos primeras etapas del plan metodolgico, identificndose algunos temas del problema, como fueron: El trabajo en la poltica de tecnologa de informacin en un nivel estratgico se perciba que era reactivo, en lugar de promover tecnologa nueva, tcnicas nuevas y estndares nuevos, que era el propsito pretendido de la agencia. La necesidad de que la ACCT mejorara la habilidad para obtener informacin continuamente actualizada sobre proyectos computacionales. Se acept que la ayuda y orientacin que suministraba la ACCT era generalmente ad hoc, dependiente de la experiencia y conocimiento de individuos particulares y que no se proporcionaba corporativamente, bajo la forma de poltica, pautas, estndares, etc.

El resultado de las dos primeras etapas fue discutido en dos reuniones del equipo y a partir de esas discusiones, emergieron muchas ideas para sistemas pertinentes de actividad humana y que sirvieron de base para obtener definiciones 7

raz, con lo cual se llevaran a cabo las etapas 3 y 4 del plan metodolgico. Las ideas fueron las siguientes:
1) Un sistema para promover la computacin en la administracin

gubernamental. (En este caso se tom la descripcin de la declaracin oficial de objetivo como definicin raz).
2) Un sistema de proyecto de administracin. 3) Un

sistema con capacidad para departamentales (un subsistema de 2).

monitorear

proyectos

4) Un sistema para trabajar el sistema ACCT (por ejemplo, ayudar a

los departamentos a fin de que la ACCT retire la responsabilidad o la conexin a los proyectos de stos).
5) Un sistema de interaccin agencia-departamento que ayuda a que

los departamentos se vuelvan menos dependientes de la agencia.

6) Un sistema de interaccin agencia-departamento que monitorea la

formulacin de polticas computacionales de alto nivel.

7) Un sistema de interaccin agencia-departamento que controla las

actividades computacionales en el gobierno.

8) Un sistema que balancea las demandas que la agencia y los

departamentos hacen al OED. (Los OED estuvieron conscientes de su necesidad continua de hacer esto.)
9) Un sistema para promocionar recursos que permitan que el trabajo

de la ACCT se lleve a cabo (reclutamiento y entrenamiento).

10) Un sistema para facilitar la comunicacin. 11) Un sistema de generacin de pautas de procedimientos para la

aplicacin eficiente y efectiva de la tecnologa computacional y de telecomunicaciones en el gobierno.

12) Un sistema para decidir la naturaleza del involucramiento agencia-

departamento en proyectos especficos.

En las figura 7.3 puede observar el modelo de la definicin raz correspondiente a la idea N 1, esto es, tomar la declaracin de objetivos de la ACCT como raz.

C A T W O E

Administracin gubernamental Profesionales ACCT Administracin Mejor Administracin Gubernamental Gubernamental mediante la promocin de la computacin. La Tecnologa Computacional, etc., puede mejorar la eficiencia Alto nivel de Gobierno Normas de Administracin Pblica Civil; tecnologa

Evaluar la naturaleza de la administracin gubernamental sus formas y procesos. 1

Evaluar la tecnologa en curso y potencial de la computadora y las telecomunicaciones. 2.a

Buscar en la administracin del gobierno oportunidades para mejorar la eficiencia y ampliar las selecciones de poltica mediante la tecnologa computacional y de telecomunicaciones.

Evaluar las aplicaciones en curso y potenciales de la computadora y las telecomunicaciones. 2.b

2
Aceptar peticiones de consejo.

Seleccionar oportunidades.

4.a
Llevar a cabo accin de control. 9

Difundir las posibilidades y requerimientos.

4
Consejo sobre implementacin. Lograr un acuerdo. Obtener hardware.

Monitorear pasos 1-7. 8

Definir las medidas de desempeo para la efectividad del sistema, visto como un todo. 10

Monitorear la actividad del sistema. 11

Llevar a cabo accin de control relativa al sistema, visto como un todo. 12

Figura 7.3

En el diagrama mostrado los pasos 1 al 9 corresponden al modelo descrito en la definicin raz. Luego, los pasos 10 al 12, corresponden al monitoreo del funcionamiento del modelo, evaluando el funcionamiento de la tecnologa y las aplicaciones que se han adoptado, a objeto de realizar cambios si fueren necesarios. En las figura 7.4 se presenta una definicin raz que engloba las ideas N 5, 6 y 7. Definicin raz: Un sistema del cual la ACCT es propietaria y operadora mediante el cual se podr decidir la naturaleza de la relacin agencia-dpto. (Extensin del involucramiento de la agencia en proyectos departamentales con computadoras y telecomunicaciones) cuyo objetivo es mejorar la eficiencia de la administracin gubernamental. C A T Departamento y agencia, por ende administracin gubernamental Profesionales de ACCT Necesidad para decidir la relacin agencia-dpto. en el Necesidad satisfecha proyecto propuesto. Se pueden identificar y clasificar diferentes tipos de proyectos computadora telecomunicacin; esto es til y viable ACCT Normas de la Administracin Pblica Civil; tecnologa

W O E

CONCLUSIN

Con el estudio de esta unidad, Ud. ha conocido una metodologa basada en el enfoque de sistemas, la cual es til en situaciones problemticas, en las que se dificulta la identificacin de un sistema para su anlisis y el consecuente diseo de una solucin para el problema que se desea solucionar. Como hemos visto, la Metodologa de Sistemas Suaves fue desarrollada para ser aplicada en estas situaciones, siendo la obtencin de la(s) definicin(es) raz, o lo que es lo mismo, la identificacin de un sistema pertinente con un propsito definido, el punto crucial de la metodologa.

10

El mnemnico CATWOE es un recordatorio de los elementos que deben ser considerados para validar una definicin raz: consumidores, actores, transformacin, Weltanschauung, propietario y medio ambiente. De los elementos mencionados, solamente la T y la W son imprescindibles para considerar vlida una definicin raz. El resto de los elementos pueden ser omitidos, pero no por descuido, sino con el debido conocimiento de causa. Una vez que se ha obtenido una definicin raz vlida, entonces puede realizarse el modelado de lo que sera el sistema deseado (Modelo Conceptual).

FIN DE LA UNIDAD 7

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