MATERI 03 MICROSOFT OFFICE EXCEL 2007

APRIL 2012

Program Office Secretary

Materi 02 Microsoft Excel 2007 Defi isi Microsoft Excel Microsoft Excel merupakan paket program aplikasi yang digunakan untuk pengolahan data angka, table dan database. Cara aktifasi program Microsoft excel adalah : . !lik Start ". Sorot Program #. Sorot Ms. Office $. !lik Ms. Office Excel 2007 %ampilan Microsoft Excel sebagai berikut :

!a"ia #$a"ia ta%&ila Microsoft Excel S&rea's(eets Spread sheet adala dokumen elektronik yang dapat digunakan untuk menya&ikan data. %erdiri dari kolom dan baris. 'abungan atau perpotongan kolom dan baris disebut sebagai cell.

Program Office Secretary

Office !)tto Office buttn merupakan tombl yang digunakan untuk memunculkan menu yang berhubungan dengan perintah pengeditan file.

Ri$$o (ibbon adalah baris yang berada dibagian atas dokumen berisi enu dalam bentuk tab. Setiap tab menu mepunyai perintah dalam bentuk group icon.

'roup Menu yang terdapat pada %ab Menu (ibbon : *o%e: Clipboard, )onts, *lignment, +umber, Styles, Cells, Editing I sert: %ables, ,llustrations, Charts, -inks, %ext Pa"e La+o)ts: %hemes, Page Setup, Scale to )it, Sheet Options, *rrange For%)las: )unction -ibrary, .efined +ames, )ormula *uditing, Calculation Data: 'et External .ata, Connections, Sort / )ilter, .ata %ools, Outline Re,ie-: Proofing, Comments, Changes .ie-: 0orkbook 1ie2s, Sho234ide, 5oom, 0indo2, Macros

Program Office Secretary

/)ic0 Access Tool$ar 6uick *ccess toolbar merupakan suatu tab informasi menampilkan icon dari perintah yang sering digunakan dalam pengedtian data. ,con perintah ini bisa ditambah atau dikurangi sesuai dengan yang diinginkan.

Mengenal 7agian8bagian -embar sebar !etika Microsoft Excel diaktifkan maka sebuah buku ker&a 92orkbook: kosong akan terbuka, siap untuk digunakan. 7uku ker&a baru tersebut terdiri dari # lembar ker&a 9Sheet: yang di2akili melalui tab lembar ker&a 9tab sheet: yang terletak di &endela aplikasi paling ba2ah. ;umlah Sheet dalam tiap 2orkbook dapat ditambah atau dikurangi sesuai

dengan kebutuhan. %iap lembar ker&a dalam buku ker&a, terdiri dari "<= kolom dan =<.<#= baris.

Program Office Secretary

0O(!7OO! 0O(!S4EE%

: Merupakan kumpulan dari sheet, sedangkan : -embar ker&a yang terdapat dalam sheet. !olom

7aris

(ange 9C":.=: Cell C>

'ambar .". %ampilan 0okbook dan 0orksheet Membuat 7uku !er&a 7aru *pabila ingin membuat buku ker&a 9file: yang baru yang masih kosong, dapat dilakukan dengan: !lik menu Office Button Pilih +e2 9Ctrl ? +: @ 7lank 0orkbook Menyimpan 7uku !er&a -angkah penyimpanan buku ker&a adalah sebagai berikut: !lik menu Office Button, pilih SaAe atau tekan Ctrl ? S, bisa &uga dengan klik gambar disket dengan tugas yang diker&akan. yang ada pada toolbars standard,

hingga tampil kotak dialog SaAe *s. Pada file name dapat diganti sesuai

Program Office Secretary

Membuka 7uku !er&a yang Pernah .isimpan )ile buku ker&a yang telah tersimpan dapat dibuka dengan cara: !lik menu Office Button, pilih Open atau tekan (Ctrl + O) , hingga tampil kotak dialog open. !lik Scrool Look in untuk memilih driAe tempat data tersimpan, klik salah satu file misalkan lat8 !lik Open untuk membuka file dengan nama -at8 Menutup 7uku !er&a Bntuk menutup 7uku !er&a ada dua cara : Cara Pertama : !lik tombol Close di po&ok kanan atas, !lik Ces &ika ingin menyimpan dokumen dan klik +o &ika tidak ingin menyimpan.

'ambar .#. Menutup 7uku ker&a le2at tombol Cara kedua : 8 !lik menu Office Button 8 !lik Close, maka akan muncul pertanyaan apakah file akan disimpan sebelum .itutup. !lik Yes &ika ingin disimpan atau No &ika tidak .

Program Office Secretary

!eluar dari -embar Sebar Bntuk mengakhiri peker&aan dengan lembar sebar ada dua cara : Cara Perta%a1 Cara kedua: Klik Tombol Close yang klik menu Office Button 8 Exit excel terdapat di sudut kanan atas.

'ambar .$. !eluar dari -embar Sebar 'ambar .<. !eluar dari Menggunakan Menu -embar %ombol Me "e al &e ) 2)0 sel le%$ar se$ar 3Cell Pointer4 To%$ol 6789 E ter *o%e Ctrl : *o%e Ctrl : E ' P";& P"D Alt : P";& Alt : P"D Ctrl : P";& Ctrl : P"D 5etera "a Pindah satu sel ke kiri, kanan, atas atau ba2ah Pindah satu sel ke ba2ah Pindah ke kolom * pada posisi baris yang aktif Pindah ke sel * pada lembar ker&a yang aktif Pindah ke posisi sel terakhir yang sedang digunakan Pindah satu layar ke atas Pindah satu layar ke ba2ah Pindah satu layar ke kiri Pindah satu layar ke kanan Pindah dari satu tab lembar ker&a ke tab lembar ker&a berikutnya Pindah dari satu tab lembar ker&a ke tab lembar ker&a sebelumnya
Program Office Secretary

Sebar

Menggunakan

%abel ". . Cell Pointer E'iti " !)0) 5er2a Setiap lembar sebar, termasuk Microsoft excel terdiri dari : CELL RA<=E : Pertemuan antara kolom dan baris : .aerah tertentu 9 kumpulan dari beberapa cell :.

Sekarang kita akan bela&ar memasukkan data @ data ke dalam 2orksheet. Sebagai contoh kita akan memasukkan data singkat diba2ah ini : Co to( Data +a " a0a 'i%as)0a

Me ")$a( isi 'ata cell Misalkan isi cell 7" yang berisi <ia 5)r iati akan diedit men&adi <ia 5)r iat+: %ahap8tahapnya adalah sebagai berikut : 1) Pindahkan pointer ke cell !2 2) %ekan tombol F2> 3) Maka kursor akan berada pada cell tersebut 4) Sekarang ganti i dengan y 5) Setelah selesai tekan enter. Me "(a&)s Data Cara untuk menghapus data yaitu : 1) Pindahkan pointer ke cell yang isinya akan dihapus. 2) !emudian tekan tombol delete atau del Maka isi cell akan terhapus. Me "e$lo0 Data
Program Office Secretary

Salah satu cara untuk memperbaiki tampilan data adalah dengan mengeblok terlebih dahulu data yang akan diubah formatnya, misalnya ingin menebalkan, menambah garis ba2ah, mengcopy, memindah dan lain8lain. Mengeblok data dapat dilakukan dengan berbagai cara : Me "e$lo0 'ata 'e "a to%$ol S(ift Peri ta( F) "si %ekan Shift 9&angan dilepas: lalu Mengeblok Satu sel di sebelah kanan tekan D pointer %ekan Shift 9&angan dilepas: lalu Mengeblok Satu sel di sebelah kiri tekan E pointer %ekan Shift 9&angan dilepas: lalu Mengeblok Satu sel di sebelah atas tekan F pointer %ekan Shift 9&angan dilepas: lalu Mengeblok Satu sel di sebelah ba2ah tekan G %ekan Shift ? Page .o2n %ekan Shift ? Page Bp pointer Mengeblok ba2ah Mengeblok kolom perlayar ke

kolom perlayar ke atas

Me "e$lo0 Data 'e "a to%$ol Mo)se . -etakan tanda mouse dia2al blok misal cell 7" ". .rag 9tekan tombol kiri mouse dan &angan dilepas: tarik ke ba2ah sampai baris blok terakhir misal cell E> lalu lepas. Me "e$lo0 Sel)r)( le%$ar 0er2a . -etakan tanda mouse di po&ok kiri atas 9di kiri kolom *, diatas baris sampai muncul tanda ". !lik x 9&ika seluruh daerah di lembar ker&a tersebut diblok maka yang terblok adalah * sampai dengan ,1=<<#= Me "at)r for%at ta%&ila ()r)f . %empatkan pointer pada sel atau blok range yang isinya yang akan dibentuk ". !lik menu ome #. -ihat %ab !ont :

Program Office Secretary

'ambar ". . %ab )ont

$. !lik tab !ont atau <. %entukan bentuk Fo t, Si?e 9ukuran:, yang diinginkan Merata0a ta%&ila 'ata Bntuk meratakan tampilan data ada dua cara : Cara pertama : 1. %empatkan pointer pada sel, 2. 7lok range yang akan diubah perataannya. 3. !lik salah satu icon *lign -eft tengah: @ icon (ight Cara kedua: . %empatkan pointer pada sel atau blok range yang masing8masing isinya akan diubah perataannya. ". !lik menu *o%e @ Ali" %e tA akan muncul gambar seperti diba2ah ini : 9rata kiri sel: @ icon Center 9rata

9rata kanan sel: pada toolbar formatting

Program Office Secretary

1!

'ambar ".". %oolbar *lignment #. Pada %ext alignment pilih &enis perataan text baik dibagian *ori?o tal maupun .ertical. $. Pada Orie tatio pilih format tampilan text yang dikehendak 9maximal HI degrees dan minimal 8HI degrees:. <. Pada Text co trol pilih format yang sesuai =. 9Bra& text4 untuk menampilkan text sesuai dengan lebar kolom, S(ri 0 to fit untuk untuk menyesuaikan ukuran text sesuai .engan lebar kolom, Mer"e cell untuk menggabungkan beberapa baris maupun !olom, J. !lik %ombol O5 Me%for%at 'ata Me%for%at Data Ta ""al 3Date4 %erdapat dua cara mengetik data tanggal yaitu : 8 !etik KDATE 9%ahun, 7ulan, %anggal: contoh : "J *pril "II< diketik C DATE3200DAEA274 8 !etik 7ulan3%anggal3%ahun atau 7ulan8%anggal8%ahun, contoh : "J *pril "II< diketik 27FEF200D

Program Office Secretary

11

.ata tanggal yang diketik dengan format 7ulan3%anggal3%ahun misalnya "J3$3"II< bisa dirubah dengan tampilan tertentu seperti "J8*pril8"II<, "J *pril "II< dan lain8lain dengan cara: . ". #. $. <. =. J. 7lok (ange yang isinya akan dirubah !lik menu ome !lik Num"er Pilih #a" Num"er Pada category pilih $ate Pada kotak %ype, Pilih $8Mar8I !lik O!

Me%for%at Ta%&ila A "0a 3<)%$er4 .ata yang kita ketik kadang perlu diubah tampilannya, misalnya dari angka <III men&adi <,III.II. Cara mengubah tampilan angka adalah sebagai berikut: . ". #. $. <. =. J. >. 7lok (ange yang isinya akan dirubah !lik menu ome !lik Num"er Pada Category pilih Currenc% Pada kotak Deci%al &laces ketik " !lik ;se 1000 Se&arator 3A4 untuk menampilkan koma sebagai pemisah ribuan Pada kotak +egatiAe numbers pilih format yang sesuai !lik O!

Cara menampilkan Simbol (p. di depan angka misalnya (p. II.III,II. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7lok (ange yang akan dirubah !lik menu ome !lik Num"er Pada Category, klik &ccounting Pada kotak Symbol, pilih 'p. (n)onesian !lik O!
Program Office Secretary

12

Me ")$a( Le$ar 5olo% Cara mengubah lebar kolom : . ". -etakan tanda mouse di salah satu batas kolom misalnya kolom * dan kolom 7 sampai muncul .rag ke kanan 90idth: <.II: untuk melebarkan kolom *

Atau dengan cara merubah lebar kolom menggunakan menu: . ". #. $. <. =. J. 7lok kolom yang akan dirubah !lik tab ome -ihat 'roup Cells !lik ikon !ormat !lik Column *i)t+ Pada kotak Column 0idth, ketik misal "I !lik O!

Me ")$a( Ti ""i !aris Cara mengubah tinggi baris: -etakan tanda mouse di salah satu batas baris misalnya baris Atau dengan cara merubah tinggi baris menggunakan menu : . ". #. $. <. =. J. 7lok baris yang akan dirubah !lik tab ome -ihat 'roup Cells !lik ikon !ormat !lik 'o, eig+t Pada kotak (o2 4eight, ketik misal "I !lik O! dan baris " sampai muncul .rag ke ba2ah 94eight: <.II: untuk melebarkan baris .

Program Office Secretary

13

Me%$)at "aris 3$or'er4 'a Arsira FBar a 3S(a'i "4 Me%$)at "aris &e%$atas ata) $i "0ai 1 1. 2. 3. 4. %empatkan pointer pada sel atau blok range yang akan diberi garis pembatas atau bingkai !lik ome !lik &lignment Pada tampilan )ormat Cell !lik Bor)er, seperti gambar di ba2ah ini

'ambar ".#. !otak dialog )ormat Cells 7order 5. Pada option Presets, pilih dan klik salah satu box : 6. 7. 8. . None, digunakan untuk menghapus seluruh garis pembatasan dan bingkai Outline, digunakan untuk membuat bingkai di sekeliling sel atau range nside, digunakan untuk menempatkan garis di bagian dalam range

Pada option 7order, pilih dan !lik garis pembatas yang diinginkan Pada -ine Style, pilih &enis garis yang diinginkan Pada tombol dropLdo2n Color, pilih dan !lik 2arna garis yang diinginkan !lik tombol O!

Program Office Secretary

14

Me%$)at Arsira ata) -ar a 1. 2. 3. %empatkan pointer pada sel atau blok range yang akan diberi arsiran atau 2arna !lik ome !lik &lignment

'ambar ".$. !otak dialog format cells Patterns 4. 5. 6. 7. !lik !ill Pada option Pattern Colour, pilih 2arna yang sesuai Pada option Pattern pilih &enis pola yang sesuai 9dikotak Sample tampil sesuai dengan Patterns yang dipilih: !lik O5 Me +ali A %e e%&el 'a %e%i 'a( 'ata Me +ali 'a Me e%&el Data Misalkan isi cell 7" akan disalin ke cell E": 1) 2) 3) 4) Pindahkan pointer ke cell 7" !lik menu ome, pilih Copy 9Ctrl : C: atau klik

Pindahkan pointer ke cell E". Pilih Paste 9Ctrl ? 1: atau klik di toolbars Clipboard

Me%i 'a(0a Data Misalkan isi cell 7" akan dipindahkan ke cell E": 1) 2) Pindahkan pointer ke cell 7" !lik menu 4ome, pilih cut 9Ctrl : X:. atau klik
Program Office Secretary

15

3) 4)

Pindahkan pointer ke cell E". Pilih paste 9Ctrl : .: atau klik di toolbars Clipboard

Me%$)at A "0a ;r)t .i dalam pengetikan angka urut misalnya sampai dengan I, sering kita mengetik angka8angka tersebut secara manual. 4al semacam ini kurang efektif karena membutuhkan 2aktu yang lama dan kemungkinan akan ter&adi kesalahan ketik. Cara membuat angka urut secara cepat yaitu : 1) 2) 3) 4) 5) ? 6) .rag ke ba2ah sampai baris ke I !lik cell * !etik angka 9tekan enter x: !etik angka " 9tekan enter x: 7lok cell * sampai cell *" -etakan pointer di )ill handle 9po&ok kanan ba2ah: sampai muncul tanda

Sebelum Me "") a0a R)%)s

Sesudah

(umus merupakan instruksi metematika yang dimasukkan ke suatu cell pada lembar ker&a. (umus akan memba2a instruksi untuk melakukan proses perhitungan tertentu. -embar sebar dapat melakukan proses perhitungan dengan menggunakan operator hitung sebagai berikut :
Program Office Secretary

16

To%$ol : # G F H

F) "si %anda plus Pen&umlahan %anda minus Pengurangan %anda asterisk Perkalian %anda solidus atau slash Pembagian %anda circumflex accent Perpangkatan Proses perhitungan akan dilakukan sesuai dengan dera&at urutan operator sebagai berikut: Proses Pertama Proses !edua Proses !etiga H G atau 3 ? atau @

<a%a To%$ol

5etera "a

(umus yang diapit dengan tanda kurung 9 : akan diproses terlebih dahulu. Menulis (umus selalu dia2ali dengan lambang sama dengan 9K: . Setiap penulisan rumus dia2ali dengan tanda Msama denganM 9K: dan diakhiri dengan menekan Enter Co to( 1

Pada contoh di atas, Cell . merupakan hasil pen&umlahan dari cell * dan C dengan menggunakan rumus pen&umlahan: KA1:C1A .emikian &uga untuk cell .", .# dst Me ") a0a F) "si
Program Office Secretary

17

*da beberapa fungsi yang sering di gunakan pada saat beker&a dengan lembar sebar, yaitu : CO;<T A.ERA=E MAX S;M MI< RO;<D Co to(1 : Menghitung banyak data dalam suatu range : Menghitung nilai rata @ rata data dalam suatu range : Menghitung nilai tertinggi data dalam suatu range : Menghitung pen&umlahan data dalam suatu range : Menghitung nilai terendah data dalam suatu range : Membulatkan data

+ilai total ialah &umlah harga keseluruhan dari barang8barang tersebut. Bntuk itu digunakan fungsi SBM. .engan rumus CS;M3F21FI4A untuk mengisi kolom &umlah logikanya adalah &umlah x harga satuan,dengan rumus CC2GE2 # F) "si IF 7entuk umum K,)9!ondisi,-ogika ,-ogika": Co to( 1 1 5o 'isi +a Sis2a lulus &ika +ilainya Minimal =, Operator yang digunakan <ilaiJCI Maka rumus yang digunakan : CIF3!2JCIAKL;L;SKAKTIDA5 L;L;SK4 !ondisi ,logika , Co to( 21
Program Office Secretary

logika"

18

R)%)s +a " 'i") a0a 1 CIF3!2CLD01LMLDR;MLMIF3!2CLP01LMLPIA<OLML=ITARL44 !ondisi logika # Me%$)at =rafi0F C(art -angkah8langkah membuat grafik3Chart : . !lo0 %abel yang akan dibuatkan grafiknya, logika logika "

". !lik ,nsert 8 -ihat %oolbar C(arts 8 Pilih model Chart3grafik yang sesuai dengan keinginan anda 9Column, -ine, Pie, 7ar, dll:. Misal pilih Col)% maka hasilnya akan seperti di ba2ah ini 1

#. Bntuk mengubah style grafik, 0li0 ')a 0ali pada grafik 9double klik:
Program Office Secretary

$. -ihat Tool Desi" , klik c(art st+le untuk mengubah tampilan grafik.

'ambar ".<.. %ool .esign T)"as 7uatlah tabel diba2ah ini dan simpan di disket dengan nama T"s=a2i.

!) "ntuk nilai mencari tertinggi gunakan rumus CMax# Nilai terendah gunakan rumus CMi # $encari %ata&rata gunakan rumus CA,era"e>

Program Office Secretary

2!

Soal Pra0ti0

.ari %abel diatas carilah &umlah %axi%)%, &umlah %i i%)% dan rata#rata dari kolom ) 9&umlah: .an buat grafiknya dengan model grafik sesuai dengan keinginan anda. LATI*A< 1

7uatlah %abel berikut ini

Program Office Secretary

21

PET;<N;51 . !etiklah table apa adanya seperti dalam contoh ". 7uatlah border dengan bentuk garis seperti dalam contoh #. 'unakan (umus SBM untuk mengisi &umlah $. 'unakan (umus *1E(*'E untuk mengisi rata8rata <. 'unakan (umus M*N untuk mengisi +ilai tertinggi LATI*A< 7uatlah %abel berikut ini

Program Office Secretary

22

PE%B+;B! . !etengahkan &udul ". Bntuk +o. +OMO( . $. Bntuk Matematika , 7hs. ,nggris, dll. 'unakan rumus format, cell , alignment, orientation. <. 'unakan rumus &umlah untuk : &umlah B*+, B*S, dll =. 'unakan rumus rata8rata untuk : rata8rata B*+, B*S, dll J. 'unakan rumus nilai tertinggi untuk : nilai tertinggi B*+, B*S >. 'unakan rumus nilai terendah untuk : nilai tetendah B*+, B*S H. Simpan nama file dengan nama: .aftar +ilai s3d I gunakan nomor urut otomatis #. 'unakan Merge Cell untuk +ilai B*+, B*S , 4*S,- , +*M* S,S0*,

Program Office Secretary

23