Munca n echip

E 37

Cum optimizai calitatea produselor cu ajutorul echipelor de lucru pag. E 37/ Cele trei mari avantaje ale muncii n echip pag. E 37/ Pa ii pentru introducerea muncii de echip n !irma dvs. pag. E 37/ Cerine noi pentru colegi pag. E 37/ Coordonatorul echipei i e!ul pag. E 37/ Cum organizai schim"ul de in!ormaii ntre echipe pag. E 37/ #ist de control pag. E 37/ $im"ol % Despre ce este vorba: &recerea de la organizarea tradiional a muncii ctre structuri moderne i !le'i"ile cuprinde e'periene !oarte diverse. (eorganizarea muncii a luat !orma unor programe denumite )calitate total*+ )plani!icare strategic,+ )redesign sociotehnic,+ )reengineering,+ )learn management* ... -ntr.un acela i mediu de lucru+ se poate nt/mpla s se apeleze la mai multe ast!el de concepte+ simultan sau succesiv. Este di!icil pentru majoritatea oamenilor s se regseasc n acest voca"ular+ n aceast diversitate de concepte care pot cpta adesea caracter de mod trectoare. Ce se ascunde de !apt su" conceptul de munc n echip0 1unca n echip poate nsemna un progres spre democratizarea muncii+ accesul la noi drepturi+ e'ercitarea de noi responsa"iliti+ e'perimentarea unor !orme inedite de cooperare i de solidaritate+ m"untirea calitii produselor i a serviciilor etc. Cu toate acestea+ dac este gre it conceput sau de!init i dac nu respect un ansam"lu de condiii+ ea poate de asemenea s produc o con!uzie ntre roluri i responsa"iliti+ con!licte ntre persoane+ noi !orme de autoritarism n cadrul echipei+ situaii de discriminare i de divizare ntre persoane i grupuri i+ n cele din urm+ s conduc la e ec. Este deci important s cunoa tei c/t mai "ine realitatea muncii n echip i e'igenele sale+ pentru a v ma'imiza ansele de succes.

Ce este munca n echip

2 echip este un numr redus de persoane reunite pentru atingerea unor scopuri comune+ care le in unite i responsa"ile unele !a de altele. Echipele au nevoie de caliti complementare pentru a. i realiza o"iectivele. 3cestea cuprind cuno tine tehnice sau !uncionale+ a"iliti de rezolvare a pro"lemelor i de luare a deciziilor+ a"iliti interpersonale. 4e !apt+ n cadrul muncii n echip putem include5 Ce este munca n echip 6cuvinte.cheie7 lucrul mpreun al mai multor oameni+
1

 rezolvarea unei sarcini comune+ autocontrolul asupra rezultatului muncii.

Cele trei mari avantaje ale muncii n echip sunt5 Cele 3 mari avantaje ale muncii n echip 6cuvinte.cheie7 v aduce un mai mare avantaj economic introduce un model !le'i"il de lucru mre te ncrederea n sine. Prin intermediul lucrului n echip+ oamenii i dezvolt cuno tinele creativitatea i pot avea o contri"uie mai important la dezvoltarea !irmei. i

-ntr.o echip lucreaz ntre 8 i %8 oameni care anterior aveau !iecare o anumit specializare. 4up introducerea muncii n echip nu mai e'ist locuri de munc clasice+ acestea se ocup prin rotaie. Echipa este responsa"il pentru rezultatul cantitativ i calitativ i nu !iecare n parte.

Cele 7 caracteristici ale muncii n echip

$e sta"ile te o sarcin comun care este rezolvat pe principiul rotaiei+ de ctre !iecare mem"ru al echipei. #ocurile de munc p/n acum izolate se apropie i se interconecteaz 6ca spaiu i ca organizare7. -n continuare+ echipa se organizeaz singur. Este independent n decizii i aciuni. $e lrge te aria responsa"ilitilor se adaug asigurarea calitii i ntreinerea ei. -ntreaga echip este rspunztoare pentru rezultatul muncii. $e tinde permanent ctre m"untirea muncii i a calitii.

Domenii de aplicare
Putei introduce echipele de munc n mai multe domenii de la seciile de producie p/n la cele de ntreinere+ logistic i n domeniile administrative ale !irmei. Producie, ntreinere, lo istic, administraie 6cuvinte.cheie7 -n general+ munca n echip o"ine rezultate vizi"ile acolo unde activitile sunt !oarte specializate+ iar angajaii des! oar activiti monotone. $im"ol 9

!biective pe care le putei atin e prin munca n echip

$timulai g/ndirea orientat ctre client i calitate.

:erarhiile se aplatizeaz. Economisii timp prin scurtarea drumului deciziilor i al in!ormaiilor. )Purttorul de cuv/nt* al echipei reprezint interesele acesteia i optimizeaz schim"ul de in!ormaii dintre mem"rii si i alte echipe. Este n acela i timp coordonator i moderator+ dar nu conductor. &ransmitei angajailor dvs. mai mult rspundere.

&oate activitile sunt controlate n !uncia de contri"uia !iecruia la succesul !irmei. $e m"unte te procesul muncii n ansam"lu. -ntre echipele de munc se !ormeaz anumite relaii+ de tipul )client !urnizor*.

Prin aplicarea sistematic a principiului rotaiei+ !iecare mem"ru al echipei stp/ne te ntregul proces al muncii+ dup principiul5 );iecare poate orice*.

"vantajele muncii n echip

Prin introducerea echipelor de munc+ ntreprinderea dvs. are numai de c/ tigat. :at c/teva avantaje5 6<ezi gra!ica din pag. =73/>>87 "vantaje pentru #irm: creativitate organizare i producie !le'i"ile productivitate crescut nlturarea punctelor sla"e n procesul muncii concuren mai mare angajai mai pregtii mai puini timpi mori calitate a produselor o cultur nou a ntreprinderii i a conducerii "vantaje pentru an ajai mulumire de sine locuri de munc mai sigure nlturarea monotoniei cali!icare mai "un posi"iliti mai mari de c/ tig autoapreciere prin asumarea rspunderii climat mai "un de munc

Cum stabilii sarcinile echipei de munc

Cali#icare mai mare prin rotaie 6cuvinte.cheie7 -n !iecare echip+ sarcinile tre"uie ndeplinite prin cerine di!erite. (otaia echipei garanteaz cre terea nivelului de cali!icare a mem"rilor ei. );iecare poate orice*+ nseamn c in!ormaiile i cuno tinele se schim" sistematic ntre mem"rii echipei. -n

!uncie de gradul de di!icultate al !iecrei activiti+ tre"uie s tindei ctre o rotaie total sau parial. "sumarea sarcinilor secundare 6cuvinte.cheie7 4up ce au !ost ndeplinite sarcinile primare dup principiul rotaiei+ echipa i va asuma a a.zisele sarcini secundare. 3cestea sunt sarcini cu un grad mai mare de responsa"ilitate. $pre e'emplu+ ntr.o echip de munc din producie+ ele pot arta ast!el5 6<ezi gra!ica din pag. =73/>>97 !biectiv $%ndire orientat spre client &i calitate -m"untirea continu a procesului muncii 3sumarea unor activiti speci!ice e'5 comenzi de producie Control permanent i responsa"il al calitii 3sumarea sarcinilor simple de ntreinere i evaluare 3ctiviti asemntoare sau di!erite prin rotaie sarcini primare sarcini secundare

Deci'ia de a introduce munca n echip

Deci'ia ine de conducere 6cuvinte.cheie7 4ecizia de a introduce echipe de munc n !irm sau n anumite compartimente din !irm ine de manageri. (rebuie s dorii ntr)adevr 6cuvinte.cheie7 :mportant5 4ecizia dvs. tre"uie corelat cu voina de a schim"a ierarhia i organizarea muncii de p/n acum. *tabilirea scopurilor &i sarcinilor 6cuvinte.cheie7 $tructura !irmei i speci!icitatea produselor sunt hotr/toare pentru sta"ilirea o"iectivelor i sarcinilor !iecruia.

Cum stabilii comanda echipei

Cum lucrea' comisia de comand 6cuvinte.cheie7 Comisia de comand este !orul superior pentru luarea deciziilor ce privesc echipa. Ea este !ormat din angajai+ din conducerea managerial i din reprezentani ai consiliului de administraie. Comisia de comand

ia primele decizii n compartimentele n care au !ost introduse echipe de lucru !i'eaz condiiile i timpul de realizare a unei sarcini sta"ile te componena echipelor

ia decizia introducerii muncii n echip+ n !uncie de mrimea !irmei sau speci!icul acesteia alege consilieri e'terni care s conduc ntregul proces.

Consilierul 6cuvinte.cheie7 Puine !irme au ?no@.ho@.ul necesar pentru a introduce munca n echip !r ajutor e'tern. An consilier e'tern tre"uie s s!tuiasc comisia de comand i s ia msurile cele mai "une. 3cest consilier seamn+ ntr.un !el+ cu un cerceta care duce !irma pe drumul cel "un.

Cum #ormai echipe de proiect

P%n la independen 6cuvinte.cheie7 Echipele de proiect conduc activitatea echipei+ p/n c/nd acesta atinge gradul de independen dorit. Echipa de proiect 6project team7 se compune din5

!actori de conducere din di!erite paliere ierarhice reprezentani ai angajailor i reprezentani ai consiliului !irmei. Echipele de proiect sunt consiliate i sprijinite de consilieri e'terni.

*tabilii premisele or ani'atorice 6cuvinte.cheie7 Echipei de proiect i revine sarcina de a trasa premisele organizatorice n domeniile de rspundere+ pentru a putea introduce echipele de lucru. Echipa i consiliaz pe conductori n privina procedurilor !olosite i aleg echipele.pilot. Controlul succesului 6cuvinte.cheie7 Echipele de proiect evalueaz rezultatele echipelor.pilot. 3desea+ aceste echipe au un rol de )pompier* intern.

Echipele)pilot adun primele in#ormaii

Evaluai re'ultatele 6cuvinte.cheie7 4up sta"ilirea o"iectivelor ce vor !i atinse prin munca n echip+ putei instala echipele.pilot n domeniile alese. Echipele.pilot au menirea de a centraliza i evalua rezultatele i in!ormaiile culese. *#at: ;ormai echipe pilot n domeniile i compartimentele n care angajaii i e!ii lor sunt su!icient de deschi i i motivai pentru aceast !orm de lucru. ! linda ntre ului colectiv 6cuvinte.cheie7 Pentru a evita str/ngerea de in!ormaii !alse+ alegei echipa pilot ast!el nc/t s !ie reprezentativ pentru angajaii din respectivul compartiment.

Evaluai realist 6cuvinte.cheie7 Echipele pilot nu tre"uie neaprat s !ie !ormat din )olimpici*. -ntr.o asemenea componen+ participanii i.ar pierde rapid motivaia i s.ar instala decepia. ;iecare echip are nevoie de )vedete*+ de oameni mediocri i chiar de )coda i*. +ecunoa&tei re&elile &i corectai)le 6cuvinte.cheie7 C/nd ai str/ns su!iciente date despre echipa pilot+ ncepei s introducei alte echipe de lucru. Evaluai gre elile din echipa pilot i corectai.le. 6<ezi gra!ica din pag. =73/>%>7 Comisia de comand Prima analiz sta"ilirea o"iectivelor sta"ilirea cadrului de lucru Consilier e,tern consiliere training Echipa de proiect plani!icare organizare coordonare analiza rezultatelor echipa pilot introducerea echipelor de lucru 6<ezi gra!ica din pag. =73/>%%7

Pretenii #a de membrii unei echipe de munc

Control al calitii dorin de a ndeplini o"iectivele echipei m"untirea permanent a procesului de munc ntreinere preventiv

lucru n echip

Cum stabilii rolul -purttorului de cuv%nt.

Purttorul de cuv/nt este reprezentantul echipei+ ales dup principii democratice+ ntr.o perioad delimitat de timp. /niiere 6cuvinte.cheie7 $arcinile sale se rezum la5

$chim"ul de in!ormaii n interior i e'terior.

6

Coordonare 6cuvinte.cheie7

$ta"ile te o"iectivele i este rspunztor de ndeplinirea lor. Este coordonator i moderator. Conduce i mediaz discuiile ntre mem"rii echipei. Conduce i sta"ile te procedeele de lucru+ cum ar !i rotaia i cali!icarea mem"rilor.

+olul dvs0 ca &e#

1oile dvs0 sarcini ca &e# 6cuvinte.cheie7 Ca e!+ suntei responsa"il pentru tot personalul dvs.+ dar suntei n acela i timp n rolul de consilier+ om de ncredere i antrenor. Pe l/ng !unciile de conducere+ suntei !ormator i antrenor al angajailor dvs. Punctele !orte tre"uie s !ie activitile de coordonare i cali!icare. 6<ezi gra!ica din pag. =73/>%B7 ;actor de dezvoltare a colectivului 3ntrenor $pecialist Consilier Ce! Coordonator ;actor de dezvoltare a echipei Partener de discuii :ntermediar

De'voltai o relaie de tipul -client)#urni'or.

4estul de des se nt/mpl ca angajaii s !ac anumite produse pentru clieni pe care nu i cunosc ndeajuns. 3ceasta poate duce la o a"ordare necorespunztoare a calitii. 3st!el+ pot ajunge la clieni produse de!ecte sau servicii de!icitare. Cole ul de munc este -client. 6cuvinte.cheie7 $timulai n angajai con tiinciozitatea i s!tuii.i s i vad pe ceilali colegi ca pe ni te )clieni*. -n acest !el+ produsele de!ecte rm/n n interiorul !irmei i nu ajung a a la clienii !inali. "&a mbuntii calitatea produselor 6cuvinte.cheie7 4ezvoltai n interiorul echipei de lucru i ntre echipe o relaie intern de tipul client.!urnizor. -n acest !el+ vei !i !oarte sigur c produsele gre ite nu vor ajunge la clieni. "n ajaii trebuie s munceasc dup aceste principii:

;iecare este client ;iecare este !urnizor ;iecare este responsa"il pentru produsul sau serviciul su.

6<ezi gra!ica din pag. =73/>%D7

7

;iecare mem"ru al echipei este client i !urnizor n acela i timp !urnizor e'tern (elaia client.!urnizor n interiorul echipei client e'tern 6!inal7
Prezentarea gra!ic a relaiei interne client.!urnizor

Pentru ca relaia de tipul client.!urnizor s !uncioneze+ tre"uie s pornii de la urmtoarele premise5 2 premise pentru calitate 6cuvinte.cheie7

;urnizorul intern cunoa te cererile de calitate pe care clientul su intern 6colegul7 le o!er. Clientul intern accept doar produse sau servicii care nu au de!ecte. i )!urnizor* i

Pro"lemele ce privesc calitatea sunt discutate ntre )client* rezolvate.

;iecare )!urnizor* are grij s i dea clientului su numai produse de calitate.

-n procesul muncii+ are loc permanent un schim" de in!ormaii ntre )!urnizor* i )client*. *cad costurile le ate de calitate 6cuvinte.cheie7 4ac toi angajaii interiorizeaz acest principiu+ costurile calitii i reclamaiile clienilor !inali vor scdea simitor. $im"ol D

Cum or ani'ai schimbul de in#ormaii

1unca n echip are rezultate doar c/nd se asigur un !lu' de in!ormaii permanent ntre mem"rii echipei i ntre echipe. 6<ezi gra!ica din pag. =73/>%97 $chim"ul de in!ormaii ntre toate palierele printr.un sistem orizontal cu nlnuire vertical. Primul palier al ierarhiei 3l doilea palier al ierarhiei . e!ul nemijlocit al echipei Purttorul de cuv/nt al echipei. $chim" sptm/nal de in!ormaii. $chim" lunar de in!ormaii ntre toi purttorii de cuv/nt ai echipelor. $chim" sptm/nal de in!ormaii ntre toi mem"rii unei echipe. Prin discuii+ in!ormaiile schim"ate pe vertical se retransmit i orizontal.

1em"rii unei echipe de munc.

-n cursul unui schim" regulat de in!ormaii+ angajaii i pun la dispoziie competenele i creativitatea. Calitatea muncii este m"untit permanent.

&re"uie s le dai echipelor de munc toate in!ormaiile care le privesc. 4e aceea+ purttorul de cuv/nt al echipei joac un rol decisiv.

*chimb de in#ormaii vertical &i ori'ontal

+olul &e#ilor &i al purttorilor de cuv%nt 6cuvinte.cheie7 :n!ormaiile se re!er la pro"leme actuale+ cum ar !i sursele de gre eli+ reclamaiile clienilor sau alte pro"leme. &oate acestea tre"uie cunoscute !oarte "ine de purttorul de cuv/nt al echipei. !biectivele schimbului de in#ormaii 6cuvinte.cheie7 -n schim"urile regulate de in!ormaii se identi!ic pro"leme i se rezolv se de!inesc standardele de calitate i se m"untesc permanent se analizeaz gre elile i se gsesc modaliti de rezolvare. 4ezvoltai schim"ul de in!ormaii i pe vertical 6deci ntre di!eritele paliere de ierarhie7 i orizontal 6ntre mem"rii unui palier/echip/compartiment7 i programai regulat discuii. $im"ol E

3ist de control: /ntroducerea conceptului de munc n echip

&re"uie s re!lectai "ine nainte de a lua decizia introducerii echipelor de lucru n !irm. +e ulile jocului:

Pream"ul
echip. de munc.

o scurt argumentare+ de ce este necesar s introducei munca n

Evaluare caracteristici ale compartimentelor !irmei unde se vor introduce echipele 4e!inirea speci!ic a muncii n echip pentru !irma dvs. 2"iective i sarcini generale ale echipei. $ta"ilirea componenei echipei+ cu reglementarea competenelor
dintre echip i e!.

i a relaiilor

;i'area sarcinilor purttorului de cuv/nt al echipei i alegerea acestuia. $ta"ilirea competenelor i a sarcinilor pentru !iecare e! de echip. $ta"ilirea cadrului de discuii.
9

 2"iective de cali!icare pentru angajai i luarea msurilor de cali!icare. (eglementarea unor modaliti de stimulare material pentru mem"rii echipei. $arcinile comisiei de comand i ale echipei de proiect. :ntrarea n vigoare a acordului de !uncionare.

10