PEMROSESAN TRANSAKSI

Hubungan Antara Siklus-Siklus Transaksi

Tenaga Kerja

Pelanggan

Barang Jadi

Kas

Pabrik Fisik
SIKLUS PENGELUARAN Sub Sistem
Pembelian/Utang Dagang Pengeluaran Kas Gaji Aktiva Tetap SIKLUS KONVERSI Sub Sistem Perencanaan Produksi dan Kontrol Akuntansi Biaya

SIKLUS PENDAPATAN Sub Sistem Pemrosesan Pesanan Penjualan Penerimaan Kas

Barang Jadi Kas

1

Kas

Bahan Baku

SIKLUS PENGELUARAN
Merupakan pertukaran arus kas dari organisasi ke berbagai penyedia sumber daya. Pengeluaran kas aktual dilakukan pada saat setelah penerimaan barang dan jasa. Ada beberapa subsistem utama dalam siklus pengeluaran: 1. Sistem Pembelian/Utang Dagang Sistem ini mengakui kebutuhan untuk membeli persediaan fisik (seperti bahan baku mentah) dan melakukan pemesanan dengan pemasok. Ketika barangbarang diterima, sistem pembelian mencatat peristiwa tersebut dengan menambah persediaan dan membentuk akun utang dagang untuk dibayar pada tanggal yang ditetapkan. 2. Sistem Pengeluaran Kas Sistem pengeluaran kas mengotorisasi kewajiban yang telah jatuh tempo, mengeluarkan data pada pemasok dan mencatat transaksi dengan mengurangi kas dan akun utang dagang. 3. Sistem Gaji Sistem ini mengumpulkan data pemakaian tenaga kerja dari setiap pegawai menghitung gaji, dan mengeluarkan cek pembayaran pada pegawai. Kebanyakan perusahaan memiliki sistem terpisah untuk pemrosesan pengeluaran gaji. 4. Sistem Aktiva Tetap Sistem ini memroses transaksi-transaksi berkaitan dengan akuisisi, pemeliharaan, dan penghentian aktiva tetap.
2

SIKLUS KONVERSI
Siklus konversi dibentuk oleh dua subsistem utama: 1. Sistem Produksi Sistem yang melibatkan perencanaan, penjadwalan dan kontrol atas produk-produk fisik melalui proses manufaktur. Termasuk menetapkan kebutuhan bahan baku mentah, otorisasi kerja yang harus dilakukan dan pelepasan bahan baku ke produksi, serta mengarahkan pergerakan barang dalam proses (BDP) melalui berbagai tahap proses manufaktur. 2. Sistem Akuntansi Biaya Sistem ini memonitor arus informasi biaya yang berkaitan dengan produksi. Arus informasi diproduksi oleh sistem akuntansi biaya dengan menggunakan penilaian persediaan, penganggaran, kontrol biaya, pelaporan kinerja dan keputusan manajemen. Perusahaan manufaktur mengkonversi bahan baku mentah ke barang jadi melalui operasi siklus konversi formal.

SIKLUS PENDAPATAN
Siklus pendapatan melibatkan pemrosesan penjualan kas, penjualan kredit dan penerimaan kas yang mengikuti penjualan kredit. Dalam siklus pendapatan mempunyai 2 subsistem utama: 1. Pemrosesan Pesanan Penjualan Mayoritas penjualan bisnis dilakukan atas dasar kredit dan melibatkan tugas-tugas seperti penyiapan pesanan penjualan, pemberian kredit, pengiriman produk (atau penyerahan jasa) kepada pelanggan, penagihan pelanggan dan pencatatan transaksi dalam akun (piutang dagang, persediaan, biaya dan penjualan).
2.

Penerimaan Kas Untuk penjualan kredit, sebagian periode waktu (hari atau minggu) berlalu antara titik penjualan dan penerimaan kas. Pemrosesan penerimaan kas meliputi pengumpulan deposito kas di bank, dan pencatatan peristiwaperistiwa ini dalam akun (Piutang Dagang dan Kas).

RECORD (CATATAN) AKUNTANSI SECARA MANUAL A. DOKUMEN B. JURNAL C. BUKU BESAR

SISTEM YANG BERDASARKAN KOMPUTER A. FILE INDUK B. FILE TRANSAKSI C. FILE REFRENSI D. FILE ARSIP
5

A. DOKUMEN
1. Dokumen Sumber Dokumen yang diciptakan pada awal transaksi dan digunakan untuk menangkap dan memformalisasi data transaksi yang diperlukan untuk memproses siklus transaksi. Dokumen Produk Dokumen hasil transaksi pemrosesan, bukan dokumen yang memicu mekanisme proses. Misal: cek pembayaran gaji yang diberikan kepada pegawai merupakan dokumen produk dari sistem gaji. Dokumen Turn-Around adalah dokumen produk dari satu sistem yang menjadi dokumen sumber dari sistem lainnya.
6

2.

3.

DOKUMEN SUMBER
Pesanan Pelanggan Dokumen Sumber 1 Mengumpulkan Data Pesanan Penjualan 2 3

Sistem Penjualan

DOKUMEN PRODUK
Dokumen Sumber 1 Pengumpulan Data Pesanan Penjualan 2 3

Pelanggan Tagihan Surat Penerimaan Uang

Sistem Penjualan
7

DOKUMEN TURN-AROUND
Dokumen Sumber 1
Pengumpulan Data Pesanan Penjualan 2 3

Pelanggan Tagihan

Sistem Penjualan
Surat Penerimaan Uang

Cek Surat Penerimaan Uang

Surat Pengiriman Uang

B. JURNAL
Jurnal adalah sebuah record ayat-ayat secara kronologis. Pada titik tertentu dalam proses transaksi ketika semua fakta yang relevan tentang transaksi diketahui, peristiwa dicatat dalam sebuah jurnal secara kronologis. 1. Jurnal Khusus 2. Jurnal Umum

Gambar Pesanan Penjualan dalam Jurnal Penjualan

Peristiwa Ekonomi Perlengkapan Peristiwa Pencatatan Peristiwa

Pesanan Pelanggan

Pesanan Penjualan

Jurnal Penjualan

C. BUKU BESAR
Buku Besar adalah sebuah buku akun-akun keuangan, yang mencerminkan efek-efek keuangan dari transaksi perusahaan setelah mereka diposkan ke berbagai jurnal.

Gambar Arus Informasi dari Peristiwa Ekonomi ke Buku Besar

Pesanan Pelanggan Pesanan Penjualan
Pos Jurnal Pemasukan Pos

Jurnal Penjualan

Buku Besar Umum

Pesanan Penjualan

1. 2.

Buku Besar Umum (General Ledger) Buku Besar Pembantu (Subsidiary Ledger)
10

SISTEM YANG BERBASIS KOMPUTER

1. File Induk Secara umum berisi data-data akun. File Transaksi adalah file sementara yang menyimpan catatan (record) transaksi yang akan digunakan untuk mengubah atau meperbaharui data dalam file induk. File Referensi file yang menyimpan data yang digunakan sebagai standar untuk memproses transaksi. Misal: daftar harga yang digunakan untuk menyiapkan faktur-faktur pelanggan, daftar pemasok yang diotorisasi, daftar nama pegawai, dan file kredit pelanggan untuk persetujuan pelanggan kredit. File Arsip file yang berisi record-record tentang transaksi masa lalu yang dipertahankan untuk referensi yang akan datang. Misal: jurnal-jurnal. 11

2.

3.

4.

Sistem Yang Berdasar Komputer

Gambar record akuntansi
Dokumen Sumber Jejak Audit
Pesanan Penjualan File Transaksi File Referensi Pesanan Penjualan Buku Besar Umum Akun Kontrol * Piutang Dagang * Persediaan * HPP * Penjualan Kunci (keying)

Record Akuntansi dalam

Neraca PD XXX

1
File Induk

File Kredit

Updating
Program Jurnal

File Salah

Buku Besar Pembantu PD

Buku Besar Persediaan

12

TEKNIK DOKUMENTASI
1. DIAGRAM RELASI ENTITAS adalah suatu teknik dokumentasi yang digunakan untuk menyajikan relasi antara entitas (sumber daya, peristiwa, dan agen) dalam sebuah sistem. Entitas adalah sumber daya (mobil, kas atau persediaan), sebuah peristiwa (memilih mobil, pemesanan barang-barang, menerima kas, atau memperbaharui record akuntansi) atau seorang agen (petugas penjualan, pelanggan, atau pemasok).
Entitas Petugas Petugas Penjualan Penjualan 1 Relasi 1 Entitas

Ditentukan

Mobil Mobil

Pelanggan Pelanggan

Menempatkan

Pesanan Pesanan

Pemasok Pemasok

Mensuplai

M Persediaan

13

2.

Diagram Arus Data (DAD) DAD menggunakan simbol-simbol untuk mencerminkan proses, sumbersumber data, arus data dan entitas dalam sebuah sistem.

SIMBOL

Keterangan

Nama Entitas

Sumber Input atau Tujuan Output Data

N Keterangan Proses

Suatu proses yang dipicu atau didukung oleh data

Nama Data Penyimpanan

Suatu alat penyimpanan seperti file transaksi, file induk atau file referensi
Arah arus data
14

Diagram Arus Data untuk Sistem Pesanan Penjualan

Catatan Kredit

Pesanan Penjualan Pelanggan

1
Persetujuan Penjualan

Pengemasan Slip

2
Pengiriman Barang Kurir

Pesanan Penjualan Yang Disetujui Penagihan Pelanggan

Surat Pemberitahuan Pengiriman

3
Tagihan Pelanggan

4
Siapkan Piutang Dagang

Pemrosesan Data

Data Harga

Catatan PD Pelanggan

15

FLOWCHART
Flowchart adalah representasi grafikal dari sebuah sistem yang menjelaskan relasi fisik di antara entitas-entitas kuncinya.

1.

Flowchart Dokumen digunakan untuk menggambarkan elemen-elemen dari sebuah sistem manual, termasuk record-record akuntansi (dokumen, jurnal, buku besar dan file), departemen organisasional yang terlibat dalam proses, dan kegiatan-kegiatan (baik klerikal ataupun fisikal) yang dilakukan dalam departemen tersebut.
Flowchart Sistem menggambarkan aspek-aspek komputer dalam sebuah sistem. Menggambarkan hubungan antara data input (sumber), file-file transaksi, program komputer, file-file induk, dan laporan yang dihasilkan oleh sisten tersebut.
16

2.

Simbol untuk Grafik Arus Dokumen (manual)

Terminal menunjukkan sumber atau tujuan dari dokumen dan laporan Dokumen sumber atau Laporan sumber penyimpanan dan laporan Catatan akuntansi (jurnal, register, catatan harian, buku besar

File untuk dokumen

Konektor off page

Operasi Manual

Konektor halaman (on page)

Arus Dokumen

Simbol untuk Grafik Arus Dokumen (Komputer)

Hard Copy (Dokumen
sumber atau output) Kaset magnetis penyimpanan sekuensial Perangkat terminal input/output Koneksi Real time (on-line)

Proses Komputer (Program dijalankan) Akses langsung perangkat penyimpanan (paket disket) Arus Proses

17

CONTOH :

TRANSAKSI PERMINTAAN DAN PENGELUARAN BARANG DARI GUDANG

Informasi mengenai transaksi telah dikumpulkan ANDA sebagai analis sistem dan informasi; sebagai bahan untuk membuat bagan alir dokumen. UNIT ORGANISASI PEMAKAI 1. Mengisi bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang (BPPBG) tiga lembar. 2. Meminta otorisasi dari Kepala Bagian yang bersangkutan. 3. Menyerahkan tiga lembar BPPBG tersebut ke BAGIAN GUDANG. 4. Menerima barang dari BAGIAN GUDANG disertai dengan BPPBG lembar ke-2. 5. Mengarsipkan BPPBG lembar ke-2 menurut nomor urutnya.
18

Contoh : Transaksi Permintaan dan Pengeluaran Barang dari Gudang

BAGIAN GUDANG 1. Menerima 3 lembar BPPBG dari unit organisasi pemakai; 2. Mengambilkan barang dengan jenis dan jumlah sesuai dengan yang tercantum dalam BPPBG; 3. Mengisikan kuantitas barang yang diserahkan pada BPPBG (3 lembar); 4. Mencatat BPPBG dalam kartu gudang; 5. Mendistribusikan BPPBG sbb: lembar ke-1=bagian akuntansi; lembar ke-2=unit organisasi pemakai dengan penyerahan barang; lembar ke-3=arsip bagian gudang menurut tanggal. BAGIAN AKUNTANSI 1. Menerima BPPBG lembar ke-1 dari bagian gudang; 2. Mengisi Harga Pokok Satuan Barang; 3. Menghitung dan mengisi Harga Pokok Total; 4. Mencatat BPPBG dalam kartu persediaan; 5. Mencatat BPPBG dalam kartu biaya; 6. Mempersiapkan BPPBG sebagai arsip permanen menurut nomor urutnya.19

TOKO BUKU PELANGI SISTEM PENJUALAN TUNAI

Buatlah document flowchart (bagan alir dokumen) sistem

penjualan tunai Toko Buku Pelangi; yang terdiri dari 4 prosedur yaitu, (1) prosedur order penjualan; (2) prosedur penerimaan kas; (3) prosedur penyerahan barang; (4) prosedur pencatatan penjualan (penerimaan kas dari penjualan tunai).
20

TOKO BUKU PELANGI SISTEM PENJUALAN TUNAI

Prosedur Order Penjualan;

prosedur ini dilaksanakan oleh bagian penjualan dengan

mengisi Faktur Penjualan Tunai sebanyak 3 lembar; lembar ke-1 diserahkan kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga buku ke bagian kassa; lembar ke-2 diserahkan ke Bagian Pembungkusan bersamaan dengan penyerahan buku yang dipilih oleh pembeli; lembar ke-3 ditinggal sebagai arsip Bagian Penjualan berdasarkan nomor urutnya.
21

TOKO BUKU PELANGI SISTEM PENJUALAN TUNAI

Prosedur Penerimaan Kas; bagian

kassa menerima faktur penjualan tunai lembar ke-1 dan uang tunai dari pembeli; setelah uang yang diterima sesuai dengan jumlah yang tercantum dalam FPT; bagian kassa membubuhkan cap LUNAS pada faktur tersebut dilampiri pita register kas; kemudian diserahkan kepada pembeli untuk pengambilan barang di bagian pembungkusan.

22

TOKO BUKU PELANGI SISTEM PENJUALAN TUNAI

BAGIAN PEMBUNGKUSAN / PENYERAHAN BARANG Prosedur yang dilaksanakan adalah membandingkan FPT (yang telah diberi cap lunas oleh bagian kassa dan dilampiri dengan pita register kas) yang diterima dari pembeli dengan FPT yang diterima dari Bagian Penjualan bersama dengan buku yang dipilih oleh pembeli. Bagian Pembungkusan membubuhkan cap sudah diambil pada FPT lembar ke-1 dan lembar ke-2, kemudian menyerahkan buku beserta FPT lembar ke2 kepada pembeli. Bagian Pembungkusan kemudian menyerahkan FPT lembar ke-1 berserta pita register kas kepada Bagian Akuntansi.

23

TOKO BUKU PELANGI SISTEM PENJUALAN TUNAI

BAGIAN AKUNTANSI

Bagian Akuntansi mencatat FPT lembar ke-1 yang diterima oleh Bagian Pembungkusan ke dalam buku jurnal penjualan; Bagian Akuntansi mencatat dari bukti setor penjualan tunai (FPT lembar ke-1 dan pita register kas) yang diterima dari bagian kassa ke dalam jurnal penerimaan kas. Mempersiapkan FPT lembar ke-1 dan pita register kas dari transaksi penjualan tunai ke dalan arsip permanen sesuai dengan nomor urut pada FPT.
24

TOKO BUKU PELANGI SISTEM PENJUALAN TUNAI

Pembagian pelaksanaan prosedur : 1. BAGIAN ORDER PENJUALAN melakukan prosedur order penjualan untuk melayani pembeli yang akan membeli barang; 2. BAGIAN KASSA melakukan prosedur penerimaan kas untuk melayani pembeli yang membayar harga buku sesuai yang tercantum dalam FPT; dengan alat bantu (cash register) dan pita register kas.

3. BAGIAN PEMBUNGKUSAN melakukan prosedur penyerahan barang untuk melayani pengambilan barang oleh pembeli yang telah melakukan pembayaran ke bagian Kassa. 4. BAGIAN AKUNTANSI melakukan prosedur pencatatan penjualan untuk mencatat transaksi penjualan; dan penerimaan kas dari penjualan tunai.
25

Take Home : Bagan Alir Dokumen Sistem Penjualan Kredit

Bagian Order Penjualan; merupakan prosedur transaksi sistem penjualan kredit. Bagian Gudang; bertanggung jawab untuk menyimpan dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan dan menyerahkan barang ke bagian pengiriman. Bagian Pengiriman; bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order penjualan dan menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi yang berwenang. Bagian Piutang; dalam prosedur ini fungsi akuntansi mencatat tembusan faktor penjualan kredit ke dalam kartu piutang. Bagian Penagihan; melakukan fungsi penagihan dengan membuat surat tagihan kepada pelanggan. Bagian Akuntansi; mencatat transaksi penjualan kredit ke dalam jurnal piutang.
26

SISTEM AKUNTANSI PERSEDIAAN PT KIRANA

BAGIAN PEMEGANG KARTU PERHITUNGAN FISIK dimulai dengan membagikan Kartu Penghitungan Fisik (KPF) yang terdiri dari tiga bagian kepada bagian penghitung. Membandingkan KPF bagian 1 dan bagian 2; jika cocok langsung mencatat KPF bagian 2 ke dalam Daftar Hasil Perhitungan Fisik (DHPF) rangkap dua; jika tidak cocok melakukan penghitungan kembali; kemudian DHPF rangkap dua dikirimkan ke bagian Kartu Persediaan

27

SISTEM AKUNTANSI PERSEDIAAN

BAGIAN PENGHITUNG (COUNTER) melakukan penghitungan fisik persediaan dari dokumen KPF yang dibagikan oleh bagian pemegang kartu fisik; Mengisi KPF bagian 3 dan menyobek ketiga bagian KPF; kemudian mendistribusikan KPF bagian ke-1 kepada bagian pemegang KPF;KPF bagian 2 digantung pada tempat penyimpanan barang sebagai arsip sementara sesuai dengan no kode KPF; KPF bagian ke-3 digantungkan pada tempat penyimpanan barang sebagai tanda bahwa persediaan yang bersangkutan telah dihitung; sebagai arsip permanen sesuai dengan no urut kode barang. KPF bagian 2 setelah diteliti oleh checker, didistribusikan ke bagian pemegang KPF.

28

SISTEM AKUNTANSI PERSEDIAAN

BAGIAN KARTU PERSEDIAAN DHPF rangkap dua oleh bagian kartu persediaan diisikan Harga Pokok per unit dan menghitung Harga Pokok Total; meminta otorisasi checker atas DHPF dan membuat bukti memorial; kemudian mendistribusikan bukti memorial ke bagian akuntansi; dan DHPF lembar ke-2 ke bagian gudang; melakukan pencatatan terhadap DHPF lembar ke-1 sebagai kartu persediaan; BAGIAN AKUNTANSI mencatat bukti memorial ke dalam jurnal persediaan; dan diarsipkan menjadi arsp permanen sesuai dengan no urutnya. BAGIAN GUDANG melakukan pencatatan terhadap DHPF lembar ke-2 sebagi kartu gudang dan arsip permanen sesuai dengan historis per tanggal.
29