GOBIERNO DE PUERTO RICO AGENCIA ESTATAL PARA EL MANEJO DE EMERGENCIAS Y ADMINISTRACION DE DESASTRES

Gua para Planes de Emergencias de Condominios

rea de Preparacin Divisin de Planes

PARA USO OFICIAL SOLAMENTE

GUIA PARA PLANES DE EMERGENCIAS DE CONDOMINIOS

Propsito El propsito de este Plan es tener un documento que ayude a las distintas comunidades que residen en estructuras verticales, a prepararse, mitigar y a responder ante una emergencia interna o externa. Documento de Promulgacin El Plan debe ser promulgado en una reunin de los condmines con su Junta de Directores. Se deber levantar un acta oficial de la misma. (EJEMPLO DE DOCUMENTO DE PROMULGACION)

Distribucin del Plan (Registro) Residentes Junta de Directores Administradores OMME municipio donde ubica el condominio

NOTA: Si se enva por e-mail debe tener recibo de envo con da, fecha y hora.

Registro de cambios Debe certificarse cualquier cambio que se registre en el condominio tantos cambios a nivel de Junta de Directores, apartamentos y/o cambios estructurales del condominio Ejemplo de un registro de cambios

TABLA Situacin y Presuncin A. Situacin El Condominio (nombre) est expuesto a diversos riesgos y peligros ocasionados por eventos tales y como: terremotos, emanacin de gases, incendios, amenaza de bombas, tormento, huracanes y/o actos criminales. Estos eventos pueden suceder en cualquier momento y afectar a las personas que se encuentran en edificios multipisos y condominios. B. Presuncin Se presume que: 1. Las salidas estarn rotuladas e identificadas. 2. Las personas residentes han recibido un mnimo de adiestramiento por parte del personal de la Oficina de Manejo de Emergencias Municipal (Programa CERT y CCP). 3. El personal administrativo, la Junta de Directores est debidamente adiestrado en los cursos bsicos de manejo de emergencias. 4. Los planes de desalojo estn instalados en cada pasillo y en los diferentes pisos de la estructura. 5. Que el Plan se ejercite una vez al ao por parte del personal de la OMME. 6. Que se detallen los cambios al POE segn lo indica el Informe del Ejercicio y se hagan cambios pertinentes segn lo indique dicho informe.

Concepto de Operaciones A. General Todo evento que interrumpe las operaciones del condominio y/o estructura horizontal ser notificado a: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Titulo de la persona Supervisor de Seguridad Gerente Director de Operaciones Servicios Generales Presidente Junta de Directores y ste notificar a los subalternos.

Este Plan incluir un apndice de desalojo que deber utilizarse luego de que se determinase que es necesario desalojar las instalaciones del condominio. Se les notificar a las personas va telfono, altoparlante, alarma, etc. de que debern desalojar las facilidades. Se deber tomar en cuenta las necesidades especiales de personas que sean minusvlidos. Se debe hacer un censo y notificar que recursos necesita la misma para desalojar el rea. Debe de constar en el plan cuantas personas con impedimentos tiene la estructura donde estn localizadas por piso. Alerta y Avisos Se utilizar (alarma, sistema de intercom, ect.) para alertar a las personas. La alarma sonar 10 veces para indicar la activacin del Plan de Emergencias (desalojo). El/la (Supervisor de Seguridad, Gerente, Director, Presidente, Presidente Junta de Directores) ser el responsable de la activacin del sistema de alarma del condominio. No se permitir el regreso de las personas al interior del edificio durante la emergencia hasta que el/la supervisor de seguridad o gerente o su representante de acuerdo a la lnea de sucesin, lo autorice. Lnea de Mando 1. Presidente, Presidente Junta de Directores, Gerente, Administrador, Director, etc. (El ms alto ejecutivo de la institucin o condominio localizado en las facilidades.
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2. Representante Autorizado y/o segundo en mando, segn establecido. 3. Siguientes niveles ejecutivos u operacionales, segn establecido. 4. Representantes Autorizados.

rea de Seguridad Designada: (lugar) En encargado de desarrollar este Plan en coordinacin con el ejecutivo, decidir las reas que estimen ofrezcan mayor seguridad al personal desalojado (reas externas a 100 pies o ms de la estructura).

Sistemas del Edificio Copia de los planos del edificio. Croquis en miniatura.

Identificacin de Areas (descripcin de cada oficina/apartamento cuanto por piso) Ejemplo: Si es una estructura que alberga oficinas 1. Piso 1 A. B. C. D. Recepcin Oficina de Administracin Centro de Reproduccin Oficina de Recursos Humanos

2. Piso 2 A. Finanzas B. Oficina de Secretariado C. Cuarto de Control Aire Acondicionado

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D. Cafetera Si es un condominio: Piso 1 lobby o recepcin, cuartos, ect. Piso 2 Apartamentos (descripcin de los mismos) estructuralmente Penthouse reas comunes reas de juego Estacionamiento Piscina (si existe) Canchas deportivas Organizacin y Asignacin de Responsabilidades (Lista de personal con responsabilidades especificas en caso de desalojo) Director Ejecutivo, Presidente, Presidente Junta de Directores, Administrador autoridad mxima en la toma de decisiones. Supervisor de Seguridad Gerentes Equipos o lideres por piso Lder: imparte las instrucciones para desalojar la estructura e indica las salidas a ser utilizadas. Empleados, visitantes, inquilinos obedecer las indicaciones de desalojo tal y como se instruyan. Nota: Favor de hacer organigrama sin nombres. Listado de telfonos deben permanecer con la junta de Directores y quienes decidan los condminos esta deba recibir. Administracin y Logstica A. Administracin En esta seccin se indicar que informes pertinentes de situacin u otra ndole han de ser requeridos y a quien han de ser sometidos los mismos (contabilidad del personal).

B. Logstica Se desglosar el equipo a ser utilizado y como utilizarse. Se confeccionar el informe de impacto de daos, adems del informe del costo de la operacin.

Desarrollo y Mantenimiento del Plan El/la (persona y oficina) ser responsable de desarrollar y actualizar este Plan. Ejemplo Presidente Junta de Directores, Administrador, Gerente Autoridad y Referencias FEMA Comprehensive Preparedness Guide 101 (marzo 2009) Leyes y reglamentos estatales y federales que han sido utilizados para desarrollar el Plan Reglamentos internos de la entidad Cartas circulares y directrices de la Junta de Condomines Nota: 1. Las personas que trabajen con el POE, deber leer obligatoriamente el PG-101 (marzo 2009) 2. Toda estructura de ms de dos pisos debe de consultar al Colegio de Ingenieros de Puerto Rico para un peritaje estructural de la misma. Este informe le dar conocimiento a los condminos de cuan seguro es su estructura ante un movimiento telrico /Terremoto.

Apndices Instrucciones especficas o de carcter tcnico lista de telfonos de oficinas o personales (estos solo han de ser utilizados por personal autorizado y no puede ser distribuido o divulgado, segn la Ley de Privacidad Federal). 1. Grupo/equipo de desalojo por piso 2. Desalojo en caso de incendios 3. Llamada amenaza de bomba (ejemplo) Qu hacer? / Artefacto explosivo 4. Accidente con sustancias qumicas 5. Falla elctrica 6. Instrucciones en caso de terremotos 7. Disturbios civiles 8. Lista de telfonos oficina condomines. Estas listas estn protegidas por la Ley Federal de Privacidad y no puede ser divulgada sin el consentimiento de los condomines. Acuerdos/contrataciones, etc. Apndice A Desalojo Se deber seguir las instrucciones que a su haber haya determinado la Junta de Directores del Condominio o el Administrador del multipisos. Las reas deben estar rotuladas y se deber ejercitar dicho apndice para ver si el mismo es funcional o si tiene fallas que se deban corregir. Al finalizar el ejercicio un informe escrito se deber presentar (obligatorio) para corregir el mismo. Se debe elegir un lder de piso quien dirija al personal o residentes a desalojar con prontitud la estructura en caso de un incidente. La composicin por piso depender si la estructura alberga oficinas o es una estructura residencial.

En caso de que sean oficinas este es un ejemplo a seguir: PISO Piso 1 PUESTO Lder de piso Lder de grupo Asistente Lder de Grupo Gua de Grupo Lder de piso Lder de grupo Asistente Lder de Grupo Gua de Grupo Lder de piso Lder de grupo Asistente Lder de Grupo Gua de Grupo POSICION Director de Personal Director Servicios Generales Director de Finanzas Agente Comprador Depender de las propias dependencias

Piso 2

Piso 3

Depender de las propias dependencias

En caso de un condominio es importante que la Junta de Directores y la Administracin estn conscientes en los pisos y apartamentos que alberguen personas con necesidades especiales o estn encamados. El municipio tiene la necesidad de conocer para la asignacin de recursos en caso de un incidente.

Apndice B Desalojo en caso de incendios Antes Inspeccionar todos los equipo contra incendios No utilizar enchufes o equipo defectuosos Notificar al supervisor sobre desperfectos No aadir extensiones elctricas sin permiso del supervisor No tratar de arreglar equipo defectuoso o daado No fumar (prohibido por ley) Leer instrucciones antes de usar equipo nuevo Disponer correctamente de sustancias inflamables Mantener material inflamable bien rotulado Mantener extintores servibles y en reas accesibles La manera que sea posible adiestrar personal o residentes en los cursos de CERT
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 Tomar cursos on line, www.fema.gov, sobre manejo de emergencias y planes Dar lectura al CPG-101 (Comprehensive Preparedness Guide March -2009) sobre la Elaboracin de Planes de Manejo de Emergencias Hacer ejercicios con regularidad y que stos sean evaluados por las autoridades competentes. Que se pruebe el Plan para elaborar los debidos arreglos en las fallas que en el mismo se encuentren. Tener copia digitalizada a la oficina de Manejo de Emergencias Municipal, a la Zona pertinente y a la Agencia Estatal para el Manejo de Emergencias y Administracin de Desastres ( AEMEAD ) Tener una evaluacin completa por los Bomberos de Puerto Rico Tener una inspeccin de seguridad departe de la polica de PR Durante La estructura debe estar equipada con detectores de humo, extintores, mangas de incendios y un sistema de alarmas. Si se descubre un incendio avise inmediatamente Los empleados no deben apagar el fuego, a menos que: a) Estn entrenados b) El fuego sea menor y/o la alarma se haya activado No utilice el ascensor El lder de piso proceder a desalojar el personal al rea designada. Todo este movimiento de personal se har de una forma ordenada y siguiendo instrucciones. Otra vez, bajo ningn concepto se intentar utilizar el ascensor. Se llamar al Cuerpo de Bomberos a travs del Sistema 9-1-1 Despus Se ha de identificar los daos por las autoridades pertinentes Se rendir informe de daos

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Apndice C llamada amenaza de bombas/artefacto explosivo Toda amenaza de bomba, ser tratada con seriedad y suponer que es real. Al contestar la llamada: Copiar el texto exacto de la amenaza Anotar la hora y el nmero del telfono por el cual se recibe la llamada Tratar de mantener la conversacin sobre el artefacto A qu hora y lugar va a estallar Identificar ruidos de fondo Qu tipo de bomba es? Tratar de identificar la voz Acento Tono de voz Hombre/mujer Notifquese al Gerente de Seguridad y al Lder de su piso inmediatamente No toque paquetes, bulto o artefacto sospechoso No sea hroe Notifique a la brevedad posible al Administrador y al Presidente de la Junta de Directores Avise a la Polica de Puerto Rico No mueve, ni toque paquetes sospechosos

Apndice D - Falla elctrica Fallas elctricas ocurren en cualquier momento afectando las operaciones normales de las comunidades. El edificio cuenta con un sistema de plantas de emergencias para mantener y confirmar operaciones. De ser necesario desalojar. Se seguirn los procedimientos de desalojo normales. En este inciso se debe desarrollar el protocolo de la planta de electricidad. 1. Quin est a cargo? 2. Enciende automtico? 3. Mantenimiento se debe llevar una bitcora con fechas, hora y quien o quienes dieron el servicio Cabe sealar los peligros que existen con el uso de velas, estufas de gas, luces de gas, quinqus, etc.
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Apndice E - Instrucciones en caso de terremoto Antes Todo mobiliario se ubicar lo ms estable o fijado posible a la pared y as evitar accidentes. Durante Conserve la calma Evale la situacin Vigile las personas a su alrededor Refgiese debajo de un escritorio, mesa u otro mueble fuerte Colquese de cuchillas, cbrase la cabeza y el rostro Evite acercarse a las paredes, ventanas de cristal, anaqueles, escaleras y salones grandes No utilice los ascensores No corra Busque un lugar seguro El condominio debe tomar las debidas precauciones con las personas minusvlidas Los reglamentos, leyes estatales, leyes federales como la Ley ASA, aplican a todos. Se tienen que seguir fielmente todas las regulaciones de OSHA tanto estatales como federales.

Despus Preprese para recibir ms sacudidas No utilice los ascensores Verifique si hay escape de gas Desconecte las lneas de gas, agua y electricidad Tome precauciones de cristales rotos No utilice los telfonos, ni encienda fsforos o cigarrillos Inspecciones las reas para identificar objetos cados o que puedan caer Siga todas las instrucciones del equipo de desalojo. Adems, siga al pie de la letra todas las instrucciones que emanen de la Agencia Estatal para el Manejo de Emergencias y Administracin de Desastres
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Apndice F - Disturbios Todo disturbio que amenace la paz pblica es manejado por las autoridades pertinentes del Estado. Siga todas las instrucciones que emanen de la Polica de Puerto Rico y las autoridades a cargo de la seguridad pblica.

Apndice G Tiroteo que amenacen la seguridad pblica Siga las instrucciones de la Polica de Puerto Rico No se acerque a ventanas o puertas Proteja a los menores y dems miembros de la familia Busque un lugar seguro dentro de su domicilio Llame a las autoridades a la brevedad posible

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Lista de telfono de emergencias AGENCIA Polica de Puerto Rico Cuerpo de Bomberos de P.R. Agencia Estatal para el Manejo de Emergencias Emergencias Mdicas Centro Mdico Negociado Federal de Investigaciones (FBI) Guardia Costanera (Coast Guard) Cuerpo de Ingenieros Servicio Secreto de los Estados Unidos de Amrica Centro de Control de Envenenamientos Mdico Primario Oficina Municipal de Manejo de Emergencias Agencia Estatal para el Manejo de Emergencias Zona de Junta de Calidad Ambiental Municipio de Casa Alcalda Hospital de rea Hospital Servicio 9-1-1 NUMERO DE TELEFONO 343-2020 722-1120 724-0124 343-2550 754-3535 754-6000 729-6770 729-6875 766-5539 754-8536

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Las personas interesadas pueden tomar cursos de Manejo de Emergencias en los siguientes portales cibernticos: www.fema.gov/coursesonline www.aemead.gobierno.pr La Agencia Estatal para Manejo de Emergencias y Administracin de Desastres no se hace responsable ante ninguna eventualidad que pueda causar daos /muerte etc. Este plan es una gua y solo pretende cumplir con los objetivos de la Ley Num.134 del 5 de noviembre de 2009. Asegure que dicho plan es ejercitado y este al da con los requisitos federales, estatales y municipales.

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