SURAT RASMI

Kandungan surat rasmi

Logo, nama dan alamat persatuan Nombor fail Tarikh Alamat penerima Pembuka surat Perkara (Tujuan surat ditulis) Kandungan surat (ringkas tetapi lengkap) Ucapan penghargaan dan terima kasih Motto (jika perlu) Tandatangan Nama dan jawatan

Panduan menulis surat rasmi :

1. Hanya helaian pertama surat sahaja yang menggunakan kepala surat 2. Tulis nombor rujukan fail pada Rujukan Kami, jika menjawab surat catat nombor rujukan surat pengirim (rujukan tuan) di bahagian atas rujukan kami. 3. Tarikh: tulis terus seperti 24 Disember 2002

Politeknik Kota Bharu PKB

Km. 24 Pangkal Kalong, 16450 Ketereh, Kelantan Tel: 09-7888433 fax: 09-7888236

Rujukan Tuan:JBS/09/005/Jld.2 (45) Rujukan Kami:PKB.06/02/004 Jld. 2 (27) Tarikh: 24 Disember 2002

Panduan menulis surat rasmi (samb.):

4. Alamat penerima:
a) Tidak perlu ditulis perkataan Kepada b) Taipkan (u.p) untuk tindakan pegawai berkenaan c) Semua baris ditaip dari tepi

5. Melalui
a) Surat keluar dari organisasi kepada agensi luar mesti melalui Ketua Jabatan b) Melalui ditulis di sebelah bawah alamat penerima

Politeknik Kota Bharu PKB

Km. 24 Pangkal Kalong, 16450 Ketereh, Kelantan Tel: 09-7888433 fax: 09-7888236

Ketua Setiausaha Kementerian Belia dan Sukan Jalan Dato Onn 15700 Kuala Lumpur (u.p : Pengarah Cawangan Rakan Muda) Melalui,
Pengarah Bahagian Pengurusan Politeknik Jabatan Pendidikan Teknikal Kementerian Pendidikan Malaysia Pusat Bandar Damansara 15200 Kuala Lumpur

Panduan menulis surat rasmi (samb.):

6. Pembukaan surat
a) Gunakan perkataan penghormatan, contoh Tuan/puan, Dato, Yang Berhormat. b) Jarak antara alamat dengan pembukaan surat ialah empat jarak antara barisan (spacing)

Panduan menulis surat rasmi (samb.):

7. Tajuk surat
a) Jarak antara tajuk surat ialah dua spacing di bawah pembukaan surat b) Memadai garis di bawah tajuk atau perkara c) Tidak perlu ditaip huruf besar, huruf besar untuk huruf pertama setiap perkataan

Panduan menulis surat rasmi (samb.):

8. Pembukaan dan kandungan surat
a) b) c) d) e) f) g) Jarak dua spacing antara pembukaan surat dengan tajuk Paragraf pertama tidak perlu ditulis nombor, mula ditulis dari tepi sebelah kiri surat Paragraf seterusnya ditulis nombor 2, 3 dan seterus Jarak dua spacing antara paragraf Perenggan yang mempunyai dua atau lebih peringkat pecahan gunakan nombor untuk menunjukkan pecahan seperti 2.1, 2.2, dan 2.3 Pecahan perenggan tidak boleh melebihi dua peringkat pecahan Ayat tidak panjang, berbunga-bunga dan meleret

Politeknik Kota Bharu PKB

Km. 24 Pangkal Kalong, 16450 Ketereh, Kelantan Tel: 09-7888433 fax: 09-7888236

Yang Berbahagia Dato Mohon Bantuan Program Kembara Jelajah Kinabalu Adalah saya dengan segala hormatnya merujuk kepada perkara di atas. 2. Kelab Kembara Politeknik Kota Bharu akan mengadakan Program Kembara Jelajah Kinabalu pada 25 hingga 30 April 2003. Tujaun program ini di adakan ialah 2.1 Menanam sikap jati diri dikalangan peserta 2.2 Memupuk semangat kerjasama dan tolak ansur 2.3 Integrasi nasional 3. Sehubungan dengan itu, pihak kami amat berbesar hati kiranya Yang Berbahagia Dato dapat menghulurkan bantuan kepada pihak kami bagi menjayakan program tersebut. Bersama ini disertakan kertas cadangan mengenai program tersebut

Panggilan Hormat
Panggilan Hormat Yang Amat Berhormat (Y.A.B.) Jawatan Perdana Menteri Timbalan Perdana Menteri Menteri Besar Ketua Menteri Menteri Timbalan Menteri Ahli Dewan Negara/Rakyat Ahli Dewan Negeri Semua Ahli Parlimen Ketua Hakim Negara Ketua Hakim Mahkamah Rayuan Hakim Besar Hakim mahkamah Persekutuan Ketua Setiausaha Negara Peguam Negara Panglima Angkatan Tentera Ketua Polis Negara Ketua Setiausaha Kementerian Ketua Pengarah Jabatan Persekutuan Isteri/Suami Yang Amat Berbahagia (Y.A.Bhg.)

Yang Berhormat (Y.B.)

Yang Berbahagia

Yang Amat Arif (Y.A.A.) Yang Arif (Y.A.)

Yang Berbahagia Yang Berbahagia

Yang Berbahagia (Y.Bhg.)

Yang Berbahagia (Y.Bhg.)

Panggilan Hormat
Darjah/Kebesaran Darjah Utama Seri Mahkota Negara (D.M.N.) Seri Maharaja Mangku Negara (S.M.N.) Seri Setia Mahkota (S.S.M.) Panglima Mangku Negara (P.M.N.) Panglima Setia Mahkota (P.S.M.) Panglima Jasa Negara (P.J.N.) Panglima Setia Diraja (P.S.D.) Gelaran Lelaki/Perempuan Tiada Gelaran Isteri Tiada Panggilan Hormat Yang Amat Dimuliakan Yang Amat Berbahagia

Tun

Toh Puan

Tan Sri

Puan Sri

Yang Berbahagia

Datuk

Datin

Yang Berbahagia

Panduan menulis surat rasmi (samb.):

9. Cogan kata
a) Gunakan huruf besar bagi setiap huruf

10. Penutup
a) Ditulis Saya yang menurut perintah atau lain-lain yang sesuai b) Gunakan jarak dua spacing dari cogan kata

Panduan menulis surat rasmi (samb.):

11. Tandatangan, nama dan gelaran jawatan
a) Jaraknya empat spacing di bawah Saya yang menurut perintah b) Nama pengirim ditulis dengan huruf besar dan dalam kurungan ( ) c) Gelaran jawatan memadai huruf besar di permulaan ejaan. d) Nama dan gelaran tidak perlu indensi.

Panduan menulis surat rasmi (samb.):

12. Surat-surat salinan
a) Ditaip perkataan s.k. untuk surat-surat salinan b) Tidak perlu tulis turutan nombor jika salinan surat lebih daripada satu c) Tidak perlu indensi

Panduan menulis surat rasmi (samb.):

12. Kependekan (initial) penulis dan jurutaip
a) Gunakan huruf ringkas nama penulis dengan huruf besar dan jurutaip surat dengan huruf kecil b) Di bahagian bawah sebelah kiri surat

Politeknik Kota Bharu PKB

Km. 24 Pangkal Kalong, 16450 Ketereh, Kelantan Tel: 09-7888433 fax: 09-7888236

4. Semoga permohonan kami ini mendapat perhatian yang sewajarnya dari Yang Berbahagia Dato dan diucapkan ribuan terima kasih. Sekian, terima kasih. BERKHIDMAT UNTUK NEGARA Saya yang menjalankan tugas,

(CHE KU MAMAT BIN CHE KU ABDULLAH) Pengarah, Politeknik Kota Bharu.

s.k Yang Berhormat Dato Hishamuddin bin Tun Husain Menteri Belia dan Sukan Malaysia Yang Berbahagia Dato Dr. Ahamad bin Sipon Timbalan Ketua Pengarah Pendidikan Malaysia

CMCA/zm

Politeknik Kota Bharu PKB

Km. 24 Pangkal Kalong, 16450 Ketereh, Kelantan Tel: 09-7888433 fax: 09-7888236
Rujukan Tuan:JBS/09/005/Jld.2 (45) Rujukan Kami:PKB.06/02/004 Jld. 2 (27) Tarikh: 24 Disember 2002 Ketua Setiausaha Kementerian Belia dan Sukan Jalan Dato Onn 15700 Kuala Lumpur (u.p : Pengarah Cawangan Rakan Muda) Melalui, Pengarah Bahagian Pengurusan Politeknik Jabatan Pendidikan Teknikal Kementerian Pendidikan Malaysia Pusat Bandar Damansara 15200 Kuala Lumpur Yang Berbahagia Dato Mohon Bantuan Program Kembara Jelajah Kinabalu Adalah saya dengan segala hormatnya merujuk kepada perkara di atas. 2. Kelab Kembara Politeknik Kota Bharu akan mengadakan Program Kembara Jelajah Kinabalu pada 25 hingga 30 April 2003. Tujaun program ini di adakan ialah 2.1 Menanam sikap jati diri dikalangan peserta 2.2 Memupuk semangat kerjasama dan tolak ansur 2.3 Integrasi nasional 3. Sehubungan dengan itu, pihak kami amat berbesar hati kiranya Yang Berbahagia Dato dapat menghulurkan bantuan kepada pihak kami bagi menjayakan program tersebut. Bersama ini disertakan kertas cadangan mengenai program tersebut

4. Semoga permohonan kami ini mendapat perhatian yang sewajarnya dari Yang Berbahagia Dato dan diucapkan ribuan terima kasih. Sekian, terima kasih. BERKHIDMAT UNTUK NEGARA Saya yang menjalankan tugas, (CHE KU MAMAT BIN CHE KU ABDULLAH) Pengarah, Politeknik Kota Bharu. s.k Yang Berhormat Dato Hishamuddin bin Tun Husain Menteri Belia dan Sukan Malaysia Yang Berbahagia Dato Dr. Ahamad bin Sipon Timbalan Ketua Pengarah Pendidikan Malaysia

CMCA/zm

Terima kasih