PK07 Pengurusan Mesyuarat

SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI KE ARAH MS ISO 9001:2008 PENGURUSAN PEMBELAJARAN DAN PENGAJARAN SEKOLAH-SEKOLAH NEGERI JOHOR

SEKTOR JAMINAN KUALITI JABATAN PELAJARAN JOHOR

PK07 PENGURUSAN MESYUARAT

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor | 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 1

PK07 Pengurusan Mesyuarat

1.

OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan untuk memastikan proses pengendalian mesyuarat yang teratur mengikut agenda yang ditetapkan dengan mematuhi Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam.

2.

SKOP Prosedur ini digunakan oleh semua sekolah rendah dan menengah di negeri Johor dalam mengendalikan mesyuarat di mana kehadiran ahli mesyuarat tidak kurang 2/3 dan ketidakhadiran adalah atas sebab-sebab yang tidak dapat dielakkan.

3.

RUJUKAN 3.1 Manual Kualiti; 3.2 Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 2 Tahun 1991.

4.

DEFINISI Sila rujuk Definisi Singkatan Perkataan (Manual SPSK) Pengerusi : Pegawai yang dipertanggungjawabkan bagi mengendalikan mesyuarat.

Setiausaha / Urus Setia : Guru yang mengurus hal ehwal mesyuarat dan mencatat minit mesyuarat. Pencatat Minit : Guru yang mencatat minit mesyuarat.

5.

TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN RUJUKAN

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN A. SEBELUM MESYUARAT Pengerusi/ Setiausaha/Urus Setia 1. Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat; Menentukan kertas kerja yang disediakan untuk perbincangan (sekiranya ada).

PK07/1 : Surat Panggilan Mesyuarat Kertas Kerja

2.

Setiausaha/Urus Setia

3.

Menghantar surat jemputan mesyuarat yang mengandungi maklumat berikut: a. Nama jawatankuasa; b. Tarikh dan tempat mesyuarat; c. Masa mula dan masa dijangka tamat; d. Agenda mesyuarat; e. Nama pengerusi; f. Jenis pakaian (Jika perlu).

PK07/1 : Surat Panggilan Mesyuarat

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor | 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 2

PK07 Pengurusan Mesyuarat

Pengerusi/ Setiausaha/Urus Setia

4.

Agenda mesyuarat hendaklah disusun di dalam bentuk seperti berikut: a. Perutusan Pengerusi; b. Pengesahan minit mesyuarat yang lalu; c. Perkara-perkara berbangkit; d. Pembentangan kertas-kertas kerja / fokus mesyuarat; e. Hal-hal lain; f. Penutup. Memastikan kemudahan-kemudahan mesyuarat berfungsi dengan baik. bilik

Agenda Mesyuarat

Setiausaha/Urus Setia

5.

B. SEMASA MESYUARAT Setiausaha/Urus Setia /Pencatat Minit 1. Menyediakan catatan minit mesyuarat seperti berikut: a. Senarai kehadiran mesyuarat; b. Perkara-perkara penting yang dibincangkan di dalam mesyuarat; c. Keputusan-keputusan yang dibuat; d. Tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil oleh organisasi. Catatan Minit Mesyuarat PK07/2 : Senarai Kehadiran

C. TINDAKAN-TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT Setiausaha/Urus Setia 1. 2. Menyedia minit mesyuarat; Mengedar minit mesyuarat dan borang maklum balas dalam tempoh 1 minggu kepada semua ahli mesyuarat; Mengumpul dan menyatukan maklum balas dalam tempoh 2 minggu. PK07/3 : Minit Mesyuarat PK07/4 : Rekod Edaran PK07/5 : Borang Maklum Balas Fail Mesyuarat Sekiranya terdapat langkah-langkah yang tidak mematuhi spesifikasi ambil tindakan pembetulan merujuk PK 15 Pengurusan Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Akur.

3.

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor | 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 3

PK07 Pengurusan Mesyuarat

6. BIL. 1 2 3 4

REKOD KUALITI JENIS REKOD PK07/1 Surat panggilan mesyuarat PK07/3 Minit mesyuarat yang diluluskan PK07/5 Maklum balas keputusan mesyuarat pelaksanaan TEMPOH 3 tahun 3 tahun 3 tahun 3 tahun LOKASI Bilik Penyimpanan Fail Bilik Penyimpanan Fail Bilik Penyimpanan Fail Bilik Penyimpanan Fail

Kertas kerja yang dibentangkan (sekiranya ada)

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor | 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 4