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combinar correspondencia

combinar correspondencia

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 Las posibilidades de la combinación de correspondencia
Puede usar la combinación de correspondencia para crear un conjunto de documentos que sean prácticamente iguales pero contengan elementos exclusivos. Por ejemplo, en el caso de una carta queanuncie un nuevo producto, el logotipo de la organización y el texto sobre el producto aparecerán entodas las cartas, pero la dirección y la línea de saludo serán distintas en cada una de ellas.Puede usar la combinación de correspondencia para crear los siguientes elementos:
Un conjunto de etiquetas o sobres
El remite será el mismo en todas las etiquetas o sobres, pero la dirección de destino es única en cada uno de ellos.
Un conjunto de cartas de formulario, mensajes de correo electrónico o faxes.
El contenido básico es el mismo en todas las cartas, mensajes o faxes, pero cada uno de ellos contieneinformación específica de cada destinatario, como el nombre, la dirección o cualquier otro datos personal.
Un conjunto de cupones numerados
Los cupones son idénticos en todo excepto en que cadauno de ellos contiene un número exclusivo.Podría tardar horas en crear por separado cada carta, mensaje, etiqueta, sobre o cupón. Ahí es donde entraen juego la combinación de correspondencia. Con la característica de combinación de correspondencia, loúnico que debe hacer es crear un documento que contenga la información que es igual en todas lasversiones y agregar marcadores de posición para la información que es exclusiva de cada versión. Wordse encarga del resto.
Comenzar el proceso de combinación de correspondencia
Para iniciar el proceso de combinación de correo:1.Inicie Word.Se abrirá un documento en blanco de manera predeterminada. Déjelo abierto. Si lo cierra, el pasosiguiente no funcionará.
2.
En el menú
Herramientas
, elija
Cartas y correspondencia
y haga clic en
Combinarcorrespondencia
.Se abrirá el panel
Combinación de correspondencia
. Puede desplazarse por el proceso de combinaciónde correspondencia utilizando los hipervínculos del panel de tareas.
Elegir el tipo de documento en el que se va a combinar la información
El panel de tareas
Combinar correspondencia
se abre con una pregunta sobre el tipo de documentocombinado que está creando. Una vez elegido, haga clic en
Siguiente
en la parte inferior del panel detareas.
 
Elegir el documento principal que desea utilizar
Si el documento principal (denominado el
documento inicial
en el panel de tareas) ya está abierto, o estáempezando con un documento en blanco, puede hacer clic en
Utilizar el documento actual
.De lo contrario, haga clic en
Empezar a partir de una plantilla
o en
Empezar a partir de undocumento existente
y busque la plantilla o el documento que desea utilizar.
Conectarse al archivo de datos
En este paso del proceso de combinar correspondencia, el usuario se conecta al archivo de datos donde seencuentra almacenada la información exclusiva que desea combinar en su documento.Si la información de la lista de contactos de Microsoft Office Outlook® es completa y está actualizada,este es un archivo de datos excelente para utilizar en cartas para clientes o mensajes de correo electrónico.Sólo tiene que hacer clic en
Seleccionar de los contactos de Outlook 
en el panel de tareas y elegir lacarpeta Contactos.Si dispone de una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel o de una base de datos de Microsoft OfficeAccess que contiene la información de sus clientes, haga clic en
Utilizar una lista existente
y, acontinuación, en
Examinar
para buscar el archivo.Si todavía no tiene ningún archivo de datos, haga clic en
Escribir una lista nueva
, y utilice el formularioque se abre para crear su lista. La lista se guarda como un archivo de base de datos de direcciones(.mdb)que se puede reutilizar.
 
Elegir los registros en el archivo de datos que desea utilizar
Conectarse a un determinado archivo de datos no significa que necesariamente tenga que combinar lainformación de todos los registros (filas) de ese archivo de datos en el documento principal.El cuadro de diálogo
Destinatarios de combinar correspondencia
se abrirá tras conectarse con elarchivo de datos que desea utilizar o al crear un nuevo archivo de datos. Puede seleccionar unsubconjunto de registros para su combinación de correspondencia ordenando o filtrando la lista.Siga uno de estos procedimientos:
Para ordenar los registros en una columna en orden ascendente o descendiente, haga clic en elencabezado de columna.
Para filtrar la lista, haga clic en la flecha junto al encabezado de columna que contiene el valor  por el que desea filtrar. O, si la lista es larga, haga clic en
(Avanzado)
para abrir un cuadro dediálogo en el que podrá establecer el valor. Haga clic en
(Espacios)
para que se muestren sólolos registros que no contienen información o en
(Sin espacios)
para que sólo se muestren losregistros que contienen información.
Agregar campos
Si el documento principal todavía está en blanco, escriba la información que aparecerá en cada copia.Después, agregue campos haciendo clic en los hipervínculos en el panel de tareas.Los campos son marcadores que el usuario inserta en el documento principal en ubicaciones donde deseaque aparezca información exclusiva. Por ejemplo, puede hacer clic en los vínculos
Bloque de direcciones
o en
Línea de saludo
del panel de tareas para agregar campos junto a la parte superior de una carta de un producto nuevo, de manera que cada carta con destinatario contenga una dirección y un saludo personalizados. Los campos aparecen en el documento con comillas dobles, por ejemplo,
«Bloque dedirección»
.

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