November 2009

Erste Ausgabe

CNETZ.NET ZOHO MAIL

©cnetz.net | Logo: ZohoCorp Inc.

Inhaltsverzeichnis
Über Zoho......................................................................................................... 3
Zoho Mail .......................................................................................................... 4
Die Registrierung ....................................................................................... 5
Die Oberfläche ................................................................................................. 6
Zoho Mail Einstellungen ............................................................................9
E-Mail senden als ................................................................................. 10
Layout anpassen .................................................................................. 10
Optionen zum Verfassen ..................................................................... 11
Beschriftungen .................................................................................... 11
Anti-Spam Filter .................................................................................. 12
Die erste Nachricht schreiben ........................................................................ 13
Smileys ................................................................................................ 14
Vorlagen speichern .............................................................................. 15
Anhänge anhängen.............................................................................. 15
Nachricht abschicken ........................................................................... 16
Die erste Nachricht empfangen ..................................................................... 16
Beantwortung von E-Mails ............................................................................. 17
Ablegen oder verschieben von Nachrichten ................................................. 18
Zoho Mail mit eigener Domain nutzen .......................................................... 19
Für die Geschäftsversion registrieren....................................................... 19
Über diesen Ratgeber .....................................................................................22
Über Zoho
Zoho (ehemals AdventNet Inc.) bietet unter anderem webbasierte
Bürolösungen an. Das bekannteste Produkt ist dabei zoho.com, eine
webbasierte Online-Suite für Privatpersonen und Firmen.

Hauptunterschied ist dabei die Einschränkung des Funktionsumfangs. So

können Privatanwender, die die kostenfreie Variante von Zoho.com
benutzen, beispielsweise nur eine bestimmte Anzahl an Benutzerkonten
anlegen. Mehr Konten kosten dann eine Jahresgebühr. Für den
Privatgebrauch ist die kostenfreie Variante von Zoho.com jedoch mit
Sicherheit ausreichend.

Firmen werden sicher gern 5 Euro pro Benutzerkonto pro Monat

investieren.
Zoho Mail

ist die E-Mail Lösung von Zoho.com. Man kann in der

kostenfreien Variante die eigene (bereits vorhandene)
Domain aufschalten oder einfach eine neue @zoho.com E-Mail Adresse
einrichten.

Postfachgröße: 1 Gigabyte Postfachgrösse pro Benutzer

Anzahl der Benutzer: maximal 10 Benutzer kostenfrei
Abrufmöglichkeiten: webbasiert, POP3, IMAP4

Wer mehr Speicherplatz benötigt, kann schon für $5 US-Dollar pro Monat
(oder $50 pro Jahr) die Profivariante buchen. Dort gibt es dann stolze 25
GB E-Mail Speicherplatz.

Mehr Informationen unter http://www.zoho.com/business/pricing.html

Die Registrierung
Es gibt zwei Möglichkeiten sich bei Zoho zu registrieren. Die einfachste ist
mit einem bereits vorhandenen Konto bei einem Drittanbieter (Google
oder Yahoo!). Mit deren OpenID wird die Anmeldung vereinfacht.

Wer weder ein Google Konto noch ein Yahoo Konto besitzt, muß sich
komplett neu anmelden:

Nach dem Ausfüllen ist man auch schon stolzer Besitzer einer @zoho.com
E-Mail Adresse. Der Benutzername (Username) ist der erste Teil dieser
neuen Adresse.

Sofort nach der Registrierung ist man auch schon im neuen Postfach.
Standardmässig ist es in englischer Sprache.

Unter https://accounts.zoho.com/u/h kann man im

Untermenü „Personal Information“ die Sprache
von Englisch auf Deutsch umstellen. So wird Zoho
Mail dann in der Heimatsprache angezeigt. Die
Übersetzung ist jedoch noch nicht vollständig abgeschlossen und so
können noch vereinzelte Wörter in Englisch vorkommen. Aber keine Panik,
alle Begriffe werden in diesem Ratgeber ausführlich erklärt.

Unter Umständen muß man sich kurz ab- und wieder anmelden, damit die
Sprachänderungen auch durchgeführt werden.
Die Oberfläche

Die E-Mail Hauptoberfläche wirkt sehr einladend und vor allem auch
übersichtlich.

Vergleicht man Zoho Mail mit Yahoo!Mail, Gmail

oder gar Hotmail erkennt man einen gravierenden
Unterschied. Zoho Mail bietet eine hierarchische
Ordnerverwaltung an. Man kann also nicht nur
Hauptordner einrichten sondern auch Unter- und
Unterunterordner. So findet man garantiert alles in
Rekordzeit wieder und das Postfach bleibt
aufgeräumt.
Damit sich Google Mail Nutzer aber auch wohl
fühlen, hat Zoho parallel auch Beschriftungen
eingeführt. Richtig gelesen. Zoho Mail bietet echte
hierarchische Ordner und Beschriftungen (Labels).
Lobenswert: Man kann Nachrichten in einen Ordner ablegen und
zustätzlich noch mit einer Beschriftung versehen.

Speziell bei großen Postfächern verliert man dennoch schnell die

Übersicht.

Man stelle sich folgendes Szenario vor: Man hat 200 Ordner mit jeweils 10
Unterordner erstellt und möchte sehen welche Nachrichten noch
ungelesen sind.

Auch dafür hat Zoho eine Lösung. Links unten werden

beispielsweise ungelesene Nachrichten angezeigt. Ein
Klick darauf und schon werden alle ungelesenen Mails
aus allen Ordnern übersichtlich auf einem Blick
dargestellt. Einfacher kann es schon gar nicht mehr
gehen, oder?

In der oberen Navigation kann man mit einem Klick auf zu

anderen Zoho Diensten wechseln. Man kennt es vielleicht schon von
Google. Unterschied: Während Google nur „handverlesene“ Dienste
eingebaut hat, zeigt Zoho wirklich alle Zoho Dienste dort an.

gibt es natürlich auch. Und das auch nicht zu knapp. Dieses

Menü ist ebenfalls über die oberste Navigationsleiste aufrufbar. Mehr dazu
später in diesem Ratgeber.
 Eine Neue E-Mail schreiben ist
selbsterklärend. Über dem Posteingang
gibt es 7 verschiedene Knöpfe. Einer
davon: Verfassen. Wenn man mit der
Maus über die Knöpfe fährt, erhält man eine Information zum jeweiligen
Knopf. Neue Nachrichten kann man auch mit dem Tastaturkurzbefehl „C“
schreiben. Drücken Sie doch einfach mal die Taste c auf Ihrer Tastatur.

Standardmässig werden neue Nachrichten als „Tab“ in der E-Mail

Oberfläche angezeigt. Das hat den Vorteil, dass man auch mehrere
Nachrichten parallel öffnen kann. Schliessen kann man einzelne
Nachrichten mit Klick auf das „x“ am Ende des Tabs.

Ein Klick mit der rechten Maustaste

und schon öffnet sich ein
Nachrichtenmenü. Die meisten
Funktionen sind selbsterklärend.
„Edit As New“ bedeutet, dass man
die empfangene Nachricht öffnen,
nachbearbeiten und wieder
abspeichern kann. Beispielsweise um
Ergänzungen zu machen.

Am Ende jeder Nachricht gibt es drei kleine Bildchen ( ). Das

erste Bild zeigt an, ob die Nachricht noch ungelesen oder bereits gelesen
wurde (erkennt man auch daran, dass die Nachricht noch fettgedruckt ist),
das zweite Bildchen meldet die Nachricht als unerwünschte Nachricht an
den selbstlernenden Spamfilter und das letzte Bildchen entfernt die
Nachricht.
 Zwischen der linken Navigation und dem Posteingang gibt es eine
vertikale Linie. Diese trennt die Navigation einfach nur ab. Wem die
Navigation also zu viel (oder auch zu wenig) Platz wegnimmt, kann
die Linie einfach nach links oder rechts ziehen und schon hat man
mehr (oder weniger) Platz.

Ganz links unten gibt es eine kleine Leiste mit

verschiedenen Bildern. Das erste Bild zeigt das
eigene (Zoho)Profil an, das zweite Bild würde
etwaige Benachrichtigungen anzeigen und das letzte würde Kontakte (aus
dem Adressbuch) anzeigen, welche ebenfalls Zoho benutzen. Mit diesen
könnte man dann in Echtzeit direkt aus der E-Mail Oberfläche plaudern.
Schon jetzt bietet Zoho mit Zoho Chat (chat.zoho.com) einen Multi-
Messaging Dienst (also einen Dienst mit dem man alle großen Chat-
Netzwerke, wie MSN, AOL, ICQ, Yahoo und Co. erreichen kann). Später
kann man diesen Dienst dann mit der Zoho Mail Oberfläche verknüpfen
und auch die anderen Netzwerke aus der Mailoberfläche erreichen.

Zoho Mail Einstellungen

Das Einstellungsmenü von Zoho Mail erreicht man mit einem Klick auf
in der obersten Navigation. Hier gibt es die folgenden
Einstellungsmöglichkeiten:
E-Mail senden als

Die erste Einstellung ermöglicht die Änderung der Absenderkennung.

Haben Sie zum Beispiel (noch) eine E-Mail Adresse bei einer anderen
Firma? Diese könnten Sie hier dann hinterlegen.

Layout anpassen

Wie der Name bereits sagt, In den Layout-Einstellungen gibt es

Möglichkeiten die Optik oder besser gesagt das Layout ein wenig
anzupassen. Wieviele E-Mails sollen standardmässig angezeigt werden, soll
der Posteingang beim Aufruf der E-Mail Oberfläche gezeigt werden oder
doch lieber nur alle ungelesenen Nachrichten? Wollen Sie E-Mails in einem
ganz neuen Fenster öffnen oder in einem Tab direkt in der E-Mail
Oberfläche?
Optionen zum Verfassen

Möchten Sie lieber neue Nachrichten in einem eigenen Tab in der

Mailoberfläche schreiben oder direkt in einem ganz neu geöffneten
Browserfenster? Wie wollen Sie E-Mails weiterleiten? Als Dateianhang
oder „inline“, also im E-Mail Text?

Der Postausgang ist interessant. Hier lässt

sich festlegen, ob eine Nachricht nach dem
Absenden erst im Postausgang für eine
bestimmte Zeit gespeichert wird oder
wirklich sofort abgesendet wird. Wozu das Ganze? Manchmal kommt
einem nach dem Schreiben der Nachricht ja noch eine Ergänzung in den
Sinn und man wünscht sich, dass man die E-Mail noch nicht abgeschickt
hat. Eine ähnliche Funktion bietet auch Google Mail. Allerdings werden die
Nachrichten dort maximal 10 Sekunden zwischengespeichert, was so eine
Funktion eher nutzlos macht.

Beschriftungen
Die Beschriftungen (Labels) kann man frei
beschriften. Wichtige E-Mails, „zu
erledigende“ E-Mails und so weiter. Es
reicht dann aus die Nachricht aus dem
Posteingang einfach per Drag and Drop
mit der Beschriftung zu versehen.
Anti-Spam Filter
Zoho Mail besitzt bereits einen guten und vor allem selbstlernenden Anti-
Spam Filter. Dennoch kommt vor, dass man die eine oder andere E-Mail
durchrutscht und so im Posteingang landet. In den Einstellungen gibt es
die Möglichkeit einzelne E-Mail Adressen oder gar ganze Domains auf eine
schwarze Liste zu setzen. Diese werden dann garantiert nicht mehr
zugestellt.

Wer lieber nur E-Mails von bekannten Absendern annehmen möchte, der
kann in der „Weissen Liste“ (White List) auch nur gewünschte Absender
eintragen. Alle anderen
werden gar nicht erst
zugestellt.

E-Mail Konten
Unter E-Mail Konten verbirgt sich die Funktion externe Drittkonten durch
Zoho Mail abrufen zu lassen. Haben Sie vielleicht noch eine @hotmail.com
Adresse oder andere POP3-fähige Mailkonten?
Einfach die Daten des vorherigen Hauptanbieters eintragen und Zoho Mail
ruft diese dann per Knopfdruck ab. Verschicken kann man wunschweise
dann auch noch über den SMTP-Server des alten Anbieters.

Und da SSL-Verbindungen im Trend liegen (Google Mail, Hotmail, etc.) wird

bei Zoho Mail auch auf diese Funktion nicht verzichtet. Abrufen kann man
die Nachrichten des externen Kontos dann mit einem Klick auf
im Hauptfenster der E-Mail Oberfläche.

Die erste Nachricht schreiben

Nun wurde das äußere Erscheinungsbild von Zoho ausführlich
beschrieben. Zudem wissen Sie auch wie man Einstellungen verändert.
Was nützt jedoch die beste Mailoberfläche, wenn man nicht weiss wie man
eine E-Mail schreiben und verschicken kann?

Wechselt man zurück zur Hauptoberfläche (z.B.

dem Posteingang) reicht ein Klick auf Verfassen
um ein neues Nachrichtenfenster zu öffnen.

Standardmässig gibt es 4 verschiedene Felder. Das Absenderfeld (Von),

das Empfängerfeld (An), das Kopiefeld (Cc) und das Betreff-Feld (Betreff
oder Subject genannt). Achten Sie bei neuen Nachrichten immer auf ein
aussagekräftiges Betreff-Feld, damit der Empfänger am Besten in seinem
Posteingang schon vor dem Öffnen der Nachricht weiss, um welches
Thema sich die E-Mail handelt.

Hier ein Beispiel einer neuen E-Mail Nachricht mit Zoho. Es stehen
verschiedene Formatierungsmöglichkeiten zur Auswahl. Fett, Kursiv, etc.
Wem die Schriftart nicht gefällt, hat die Qual der Wahl aus 9 verschiedenen
Schriftarten. Eine wird schon dabei sein, die Ihnen gefällt, oder?

Smileys

Natürlich dürfen auch die kleinen Smileys nicht fehlen.

Direkt über dem Absenderfeld haben Sie außerdem die Möglichkeit bereits
gespeicherte Kontakte (E-Mail Adressen) aus dem Adressbuch
auszuwählen. So sparen Sie sich das Schreiben der E-Mail Adresse.

Vorlagen speichern
Schreiben Sie des öfteren mehr oder weniger die gleiche Nachricht und
brauchen eine Vorlage? Kein Problem. Schreiben Sie einfach die
gewünschte Nachricht vor und klicken anschließend auf
oben über dem Absenderfeld. Schon wurde die Nachricht als Vorlage
gespeichert und befindet sich im Ordner in der
Ordnerübersicht ganz links.

Anhänge anhängen
Es gibt verschiedene Möglichkeiten Dateianhänge der Nachricht
beizufügen. Entweder klicken Sie auf und wählen die
gewünschte Datei von Ihrer Festplatte aus oder Sie klicken auf „Aus
Dokumente anhängen“.

Dann wird die „Zoho

Festplatte“ nach Ihren
bereits gespeicherten
Dokumenten durchsucht.
Das macht natürlich nur
Sinn, wenn Sie bereits bei
Zoho Dokumente (z.B. Tabellen oder sonstige Dateien) abgespeichert
haben.
Nachricht abschicken
Alles soweit fertig? Dann kann die Nachricht ja abgeschickt werden.
Kontrollieren Sie lieber ein zweites Mal die Empfängerangaben. Hat sich
dort kein Fehler eingeschlichen, reicht ein Klick auf . Je nach
Einstellung (siehe Postausgang oben im Ratgeber) wird die Nachricht
zwischengespeichert oder sofort abgeschickt.

Die erste Nachricht empfangen

Vielleicht haben Sie ja Glück und der Empfänger der eben geschriebenen
Nachricht antwortet Ihnen sofort. Dann sieht Ihr Posteingang in etwa wie
folgt aus:

Fettgedruckt bedeutet, dass die Nachricht noch nicht gelesen wurde. Ein
Klick auf das Betreff der Nachricht zeigt dann die empfangene Nachricht
unten an:
Möchten Sie die Nachricht lieber übersichtlicher in einem neuen Tab
(Register) öffnen, reicht ein Rechtsklick auf die Nachricht und die Auswahl
von . Ein Druck auf die Taste „t“ auf der Tastatur
funktioniert aber auch.

Beantwortung von E-Mails

Möchten Sie die eben gelesene E-Mail
beantworten, brauchen Sie nur auf
„Antworten“ zu klicken und schon haben Sie
die Antworteingabemaske. Diese erinnert
Sie mit Sicherheit an die Maske beim
Schreiben neuer E-Mails. Unterschied: Der Empfänger wurde hier nun
schon eingetragen.

Ein Klick auf schickt Ihre Antwort dann an den Absender zurück.
Ablegen oder verschieben von Nachrichten

Damit Ihr Posteingang immer schön übersichtlich bleibt, sollten alle

empfangenen Nachricht verschoben werden. Man kann die Nachricht per
Drag & Drop (also dem Anklicken der Nachricht und dem anschliessenden
Verschieben in den Wunschordner – ohne dass man die Maustaste loslässt)
in den gewünschten Ordner schieben.

Probieren Sie es einfach mal aus

Wichtig: Erst die Maustaste loslassen,

wenn auch der gewünschte Zielordner
markiert ist. Nun loslassen und schon
befindet sich die Nachricht im
jeweiligen Ordner. Wer mit der Maus
gar nicht umgehen kann, auch kein
Problem. Es gibt ja auch noch den
Knopf
Zoho Mail mit eigener Domain nutzen
Sind Sie stolzer Besitzer einer eigenen Domain (z.B. ihrname.de) und
möchten Sie diese Domain gerne mit Zoho Mail benutzen? Weiter oben im
Ratgeber wurde beschrieben, wie Sie denn vorhandene POP3-Konten mit
Zoho Mail abrufen können. Vielleicht bietet Ihnen Ihr Anbieter aber kein
POP3 Postfach an? Sofern Sie Zugriff auf den Nameserver besitzen, können
Sie Ihre Domain aber auch bei Zoho Mail aufschalten. Dazu muss nur der
entsprechende MX-Record (der Datensatz für die Zustellung von E-Mails)
im Nameserver geändert werden.

Für die Geschäftsversion registrieren

Bei http://personal.zoho.com/biz/index.do können Sie sich für die Zoho
Mail Geschäftsversionen registrieren.
nennt es sich in der Oberfläche. Die ersten 10 E-Mail Konten sind absolut
gratis. Da die wenigsten Privatpersonen mehr als 10 E-Mail Konten
benötigen, geht Zoho davon aus, dass dann ein geschäftlicher Einsatz
erfolgt und berechnet für weitere Konten 5 US-Dollar pro Monat. 10
Konten sind aber mehr als ausreichend, oder?

Im Registrierungsmenü vergibt man als erstes einen Namen für die eigene
„Organisation“. Nach ein paar Sekunden geht es dann weiter zur
„Systemsteuerung“.

Hier kann man weitere E-Mail Konten einrichten aber auch weitere
Domains hinzufügen.
Wechseln Sie einfach auf der linken Seite auf und wählen

aus, wenn Sie bereits eine eigene

Internetdomain besitzen.

Im folgenden Fenster geben Sie den entsprechenden Domainnamen ein.

Z.B. meinedomain.de und klicken auf hinzufügen.

Sofort danach erscheint dann die eben eingetragene Domain im

Kundenmenü.

Weiter rechts steht dann zur Auswahl.

Ein Klick auf öffnet das

Verifizierungsfenster. Befolgen Sie die
dortigen Schritte (z.B. Anlegen eines
neuen CNAME-Records) und klicken
nach der Durchführung auf
Überprüfen.
Nach erfolgreicher Verifizierung kann man dann auch eigene E-Mail
Adressen in Form von wunschname@ihre-eingetragene-domain.de
erstellen und über Zoho Mail nutzen.

Zusätzlich hat man automatisch Zugriff auf weitere Zoho Dienste, wie die
Zoho Büroanwendungen (Online Textverarbeitung, Online
Tabellenkalkulation, etc.).

Unter „Allgemein“ (in der linken Navigationsseite) hat man dann die
Möglichkeit sich eine Wunsch-Portaladresse auszudenken. Diese hat den
Aufbau von wunschadresse.business.zoho.com. Hat man seine
Wunschadresse max genannt, so kann man sich unter
max.business.zoho.com zukünftig anmelden um seine E-Mails abzurufen.

Nach dem Login hat man automatisch auf der

linken Seite neben der gewohnten E-Mail
Ordneransicht ein weiteres Navigationsmenü.
Ein sogenanntes Schnellaufrufmenü.

Ein Klick und schon kann man einzelne Zoho

Dienste aufrufen.
Über diesen Ratgeber
Dieser Ratgeber steht
zum kostenfreien Download bereit.

Selbstverständlich können Sie diesen Ratgeber jederzeit ausdrucken und

auch an Freunde oder Bekannte kostenfrei weiterleiten.

Die genauen Lizenzbedingungen:

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ihm festgelegten Weise nennen: ©cnetz.net • ©ZohoCorp Inc.

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