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SISTEMA DE GESTION DOCUMENTARIO ( SGDi. v.3.3 )

El Sistema de Gestin Documentaria SGDi v.3.3 est diseado especficamente para atender las necesidades de entidades pblicas y ha sido elaborado en base a la normatividad vigente en materia de procedimientos administrativos para el Sector blico! "ambi#n$ el Sistema SGDi es aplicable a empresas privadas de cual%uier actividad econmica %ue re%uieren llevar control de su trmite documentario$ sobre todo a%uellas %ue sean representantes de empresas e&tran'eras! El sistema est desarrollado utili(ando tecnologas de informacin de ltima generacin y herramientas de )ntranet e )nternet$ lo cual permite %ue usuarios a distancia se integren al sistema en tiempo real! Esta caracterstica es particularmente importante en entidades %ue tienen oficinas u rganos descentrali(ados o desconcentrados$ ya %ue elimina las distancias fsicas$ permitiendo el m&imo de eficiencia en la gestin documentaria! Subsistemas El sistema SGDi esta constituido de dos subsistemas siguientes* a) Subsistema SGDa %ue se e'ecuta en ambiente Cliente Se vi!" en una red local instalado en la sede central o sucursal de la entidad o empresa! b) Subsistema SGDb %ue se e'ecuta en un Servidor +eb de la empresa para interactuar por Inte net desde cual%uier lugar del mundo$ con el subsistema SGDa. # "$es"s El Sistema SGDi cubre los siguientes procesos* a, Gene a$i%n & Re'ist " !e D"$ument"s (Ca tas( O)i$i"s( Mem"s( et$.) en $a!a * ea inte na de la empresa$ almacenando la informacin en una base de datos nica y con acceso solo del usuario de cada rea u oficina$ es decir la otra oficina no puede visuali(ar otros documentos %ue no le pertene(can a dicha oficina! Gesti%n !e l"s !"$ument"s emiti!"s +" las !e+en!en$ias !e la enti!a! ,a$ia te $e "s -.lientes$ roveedores o otras reas e&ternas,! "odos los documentos estarn almacenados en el disco duro del servidor este en cual%uier formato -+ord$ E&cel$ o/er oint$ df$ etc,$ pero se sugiere %ue los documentos fsicos no generados$ se escaneen para grabarlos en la base de datos del sistema! Gesti%n !e l"s !"$ument"s e$ibi!"s !e te $e "s( sea )-si$" " vi tual +" ( me!i" !e Inte net( por lo menos la .arta y otros documentos bsicos deben ser escaneados para subirlos al sistema SGDi y tener como archivo ad'unto$ de tal manera %ue en el trmite del e&pediente puedan ser visuali(ado por las personas encargadas de dar trmite! Gesti%n !e l"s !"$ument"s inte n"s -entre dependencias o reas internas de la entidad$ intranet,!

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.un$i"nes El Sistema SGDi tiene las siguientes funciones* 0egistro automtico de los documentos emitidos y recibidos$ tanto internos como de terceros! ara el cual se almacena todos los documentos en una base de datos 1racle! Generacin automtica de documentos -en base a su tipo,! Derivacin automtico del trnsito de los documentos entre las dependencias de la entidad! .ontrol automtico del tiempo de permanencia de cada documento en cada dependencia de la entidad!

2na caracterstica muy importante del SGDi es %ue permite ad'untar al documento original$ otros documentos relacionados -tipo +ord$ E&cel$ D3$ grfico,$ de manera %ue en cual%uier etapa del trmite$ se puede consultar la documentacin virtual %ue lo acompaa en forma inmediata$ sin la necesidad de tener fsicamente el documento escrito! El SGDi +e mite$ adems$ las siguientes funciones* redefinir en el sistema la ruta de cada tipo de documento! El tiempo m&imo de permanencia de cada tipo de documento en cada dependencia! 4a emisin automtica de avisos de vencimiento de pla(os para la tramitacin de cada documento en cada dependencia! 4a asignacin de prioridades a cada documento en forma individual! ara empresas %ue sean representantes de empresas e&tran'eras permite llevar el control del proceso de importacin y las comisiones de venta %ue corresponde!

C"nsultas & Re+" tes E4 SGDi permite reali(ar las siguientes consultas y reportes en tiempo real* Seguimiento de los Estados de trmite de cual%uier documento -0uta seguida$ accin de derivacin$ documento interno con la %ue derivaron$ persona responsable %uien lo tiene$ das de permanencia en cada dependencia$ estado actual del e&pediente,! 5isuali(acin de cual%uier documento y toda la documentacin %ue lo acompaa! 5isuali(acin de las observaciones y6o anotaciones %ue va teniendo el e&pediente en su tramitacin! 0eportes de Gestin Documentaria de cada dependencia -Documentos ingresados$ documentos tramitados$ documentos pendientes,! Estadsticas de roductividad de cada dependencia -.antidad de documentos procesados$ tiempo promedio de atencin$ total de das de atraso respecto a lo establecido,!

Se'u i!a! 7simismo$ el SGDi cuenta con los mecanismos ms avan(ados para garanti(ar la seguridad e inviolabilidad de los documentos! El acceso a la base de datos y a las diferentes funciones del Sistema est restringido por un sistema de control %ue brinda privilegios a los usuarios segn su rango asignado$ impidiendo el acceso no autori(ado y6o la manipulacin de los documentos
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fuente! /ene)i$i"s !e SGD El Sistema permite interactuar con dependencias ubicadas fsicamente en otros lugares facilitando al m&imo la comunicacin y coordinacin entre dependencias u organismos relacionados con la entidad$ esta interaccin se reali(a por internet o por correo electrnico! El Sistema permite interactuar con terceros -otras entidades pblicas$ proveedores$ etc, me'orando la eficiencia de la gestin ba'o un enfo%ue de calidad total! Elimina el 8papeleo9$ es decir el Sistema traba'a en base a los archivos magn#ticos de los documentos transitados por )nternet$ por lo %ue se elimina a cero el tiempo y recurso humanos re%ueridos para el traslado fsico de los documentos y la impresin y generacin de mltiples copias! El Sistema permite me'orar la eficiencia de la gestin administrativa de cada dependencia al proporcionar informacin ob'etiva de la gestin documentaria de cada una de ellas! :&ima seguridad del archivo documentario y registro permanente e inviolable de todo el trmite documentario! or todo lo anterior el sistema SGDi permite racionali(ar el uso de los recursos humanos y de los procedimientos administrativos$ logrando con ello un ahorro sustancial para la empresa y sobre todo no se perdern los e&pedientes y se dar un me'or servicio a los clientes$ proveedores y usuarios de la entidad!

Es+e$i)i$a$i"nes T0$ni$as El SGDi est desarrollado en plataforma 107.4E $ con lengua'e de programacin Developer ;i y <ase de Datos =i$ >i y ?@g para el aplicativo .lienteAServidor y Bdeveloper >i para el aplicativo en )nternet %ue se instala en el Servidor +eb de la empresa %ue ad%uiera el sistema$ con el sistema operativo para redes +indo/s C@@D o +indo/s E" o 4inu& y estaciones de traba'o +indo/s >= o superior en las estaciones usuarias! El SGDi solo re%uiere %ue la empresa deba tener el motor de <ase de datos 1racle =i >i ?@g segn sea el caso y para el mdulo de )nternet re%uiere$ adems$ de lo anterior$ %ue disponga la licencia del Bava Developer >i -%ue incluye el +eb Server 7pache,! El sistema est desarrollado en ambiente grfico y es de fcil uso por los usuarios -directivos$ funcionarios$ t#cnicos$ secretarias$ etc,! El SGDi es de fcil mantenimiento y no re%uiere de personal t#cnico especiali(ado permanente para la operacin y administracin del sistema!

Estimado Cliente Potencial, llmenos o solicite las caractersticas tcnicas y una demostracin de nuestro sistema aplicativo en su misma oficina , el sistema SGDi le ayudara a resolver sus grandes problemas de control y optimizar su gestin logrando duplicar sus rentabilidades de su negocio. Tel !onos" (511) 765-448 ! ""4-#5"8 celular ####7-48 4

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