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Ficha Tcnica
Coleco Ttulo Suporte Didctico Coordenao e Reviso Pedaggica Coordenao e Reviso Tcnica
Documentao Comercial Guia do Formando IEFP Instituto do Emprego e Formao Profissional Departamento de Formao Profissional
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NDICE GERAL
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ndice Geral
I. O DOCUMENTO .............................................................................................................. 1
1. O Que um Documento? ................................................................................................................................. 4 2. Documentos Escritos ........................................................................................................................................ 5 3. Documentos Normalizados ............................................................................................................................... 9 4. Partes Constitutivas dos Documentos ............................................................................................................ 10 5. Documentos Automticos ............................................................................................................................... 13 6. Os Documentos como Ttulos Executivos ...................................................................................................... 14
Resumo .................................................................................................................................................... 16 Questes e Exerccios ............................................................................................................................. 18 Resolues............................................................................................................................................... 19 II. DOCUMENTAO RELATIVA AO CONTRATO DE COMPRA E VENDA.................. 21
1. O aprovisionamento da Empresa.................................................................................................................... 24 2. Processo de Compra....................................................................................................................................... 25 3. Contrato de Fornecimento .............................................................................................................................. 29 4. Nota de Encomenda........................................................................................................................................ 31 5. Guia de Remessa............................................................................................................................................ 33 6. Guia de Transporte ......................................................................................................................................... 34 7. Factura ............................................................................................................................................................ 35 8. Nota de Dbito e Nota de Crdito ................................................................................................................... 37 9. Nota de Lanamento ....................................................................................................................................... 38 10. Conta Corrente............................................................................................................................................. 39 11. Carta de Reclamao de Crditos............................................................................................................... 40 12. Recibo .......................................................................................................................................................... 41
Resumo .................................................................................................................................................... 42 Questes e Exerccios ............................................................................................................................. 43 Resolues............................................................................................................................................... 44 III. DOCUMENTAO REFERENTE AOS TTULOS DE CRDITO ................................. 45
1. Caractersticas dos Ttulos de Crdito ............................................................................................................ 48 2. Cheque............................................................................................................................................................ 50 3. Letra ............................................................................................................................................................ 74 4. Livrana........................................................................................................................................................... 94 5. Extracto de Factura ......................................................................................................................................... 99
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NDICE GERAL
6. Warrant ou Cautela de Penhor ..................................................................................................................... 102 7. Proposta de Desconto................................................................................................................................... 104 8. Proposta de Cobrana .................................................................................................................................. 108
Resumo .................................................................................................................................................. 109 Questes e Exerccios ........................................................................................................................... 114 Resolues ............................................................................................................................................ 116 IV. DOCUMENTAO BANCRIA ..................................................................................121
1. Abertura de Conta......................................................................................................................................... 124 2. Guia de Depsito .......................................................................................................................................... 127 3. Caderneta de cheques.................................................................................................................................. 131 4. Conta Corrente Bancria e Extracto de Conta ............................................................................................. 132 5. Extracto de Conta ......................................................................................................................................... 136 6. Emisso de carto bancrio ......................................................................................................................... 137
Resumo .................................................................................................................................................. 138 Questes e Exerccios ........................................................................................................................... 140 Resolues ............................................................................................................................................ 141 V. OUTRA DOCUMENTAO COMERCIAL ..................................................................145
1. Licenas ........................................................................................................................................................ 148 2. Comrcio Internacional ................................................................................................................................. 152 3. Contrato de Seguro e Respectiva Documentao ....................................................................................... 164
Resumo .................................................................................................................................................. 167 Questes e Exerccios ........................................................................................................................... 169 Resolues ............................................................................................................................................ 170 BIBLIOGRAFIA .................................................................................................................177 GLOSSRIO......................................................................................................................179
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I. O DOCUMENTO
DOCUMENTAO COMERCIAL
I. O DOCUMENTO
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Objectivos No final desta unidade temtica, os formandos devero estar habilitados a: Definir o que um documento e qual a sua estrutura; Explicar a importncia prtica e as consequncias legais do correcto preenchimento do documento; Distinguir e classificar as diversas modalidades de documentos.
Temas: 1. Noo de documento; 2. Documentos escritos; 3. Documentos normalizados; 4. Partes constitutivas de documentos; 5. Documentos automticos; 6. Ttulos executivos; Resumo; Questes e Exerccios; Resolues.
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I. O DOCUMENTO
1. O QUE UM DOCUMENTO?
Nos termos da definio legal, documento Qualquer objecto elaborado por uma pessoa com o fim de reproduzir ou representar uma pessoa, coisa ou facto. Trata-se de uma noo muito ampla nos termos da qual qualquer objecto (uma fotografia, um filme, uma gravao de audio, etc.) desde que tendo o fim de reproduzir algo (uma pessoa, uma coisa ou, em termos mais genricos, um facto), constitui um documento. Na prtica, porm, e para efeitos do nosso estudo, so os documentos escritos os que apresentam maior importncia j que neles que se baseia a maior parte das operaes comerciais.
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2. DOCUMENTOS ESCRITOS
O porqu da necessidade de documentos escritos A actividade comercial das empresas desenvolve-se, na grande maioria dos casos, atravs da celebrao de contratos. Isto no significa que as empresas no devam praticar outro tipo de actos, que no sejam contratos; por exemplo, as empresas esto obrigadas ao cumprimento de um certo nmero de deveres contabilsticos e fiscais e, obviamente, quando preenchem ou entregam os seus registos contabilsticos, ou quando pagam os seus impostos, as empresas no esto a celebrar contratos mas sim a cumprir obrigaes. Trata-se, contudo, de aspectos acessrios e que, apesar de muito importantes, no reflectem o essencial da actividade da empresa: a empresa, por hiptese, dedicar-se- ao fornecimento de bens alimentares, produo de calado, prestao de servios de construo civil, e essa, ou outra, ser a essncia da sua actividade. No decurso do seu comrcio, a empresa relaciona-se com fornecedores e com clientes, tornandose titular de direitos e ficando vinculada a obrigaes perante ambos, e a forma adequada de concretizar esse relacionamento a celebrao de contratos. Ora, como j sabemos, os contratos, em geral, no tm de ser celebrados por forma escrita: quando a lei no exija forma especial, o contrato pode ser celebrado oralmente e sem quaisquer formalidades. Simplesmente, a forma escrita a que mais facilita a prova do contedo exacto do contrato, pelo que podem existir vantagens na feitura do contrato por escrito mesmo quando tal no seja legalmente obrigatrio. Para alm dessas situaes, nas quais as empresas recorrem, sem que a isso sejam obrigadas, elaborao de documentos escritos, existem diversas outras situaes relativamente s quais a utilizao de forma escrita obrigatria ( o caso dos contratos de compra e venda de imvel que devem ser celebrados por escritura pblica). A par destas situaes, nas quais as empresas elaboram documentos escritos, ou porque esse procedimento lhes traz vantagens ou porque a tal esto legalmente obrigadas, outras circunstncias existem nas quais as empresas devem utilizar documentos pr-elaborados: o que acontece quando a empresa recorre ao cheque, como meio de pagamento, ou letra, como meio de pagamento ou de financiamento. Todos estes aspectos sero adiante desenvolvidos. Neste momento, pretende-se apenas que o Leitor fique ciente de que, independentemente de tal facto resultar ou no de obrigao legal, a elaborao e preenchimento de documentos escritos constitui uma necessidade genrica no desenvolvimento da actividade empresarial.
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I. O DOCUMENTO
Quais so as modalidades de documentos escritos? Face ao exposto, importa conhecer a classificao dos documentos escritos. Os documentos escritos podem ser autnticos; particulares; autenticados;
Documentos autnticos
Na parte que agora nos interessa, e de acordo com a respectiva definio legal, so documentos autnticos os documentos elaborados pelos notrios, com o respeito por certas formalidades legais, dentro das competncias que lhes so atribudas Esta noo ficar melhor compreendida com o auxlio de um exemplo j conhecido. Como se sabe, os contratos de compra e venda de bens imveis (terrenos, edifcios, etc.) s podem ser celebrados por escritura pblica. Significa isto que as partes no contrato (no caso, compradores e vendedores) devem dirigir-se ao notrio para a declararem a sua vontade de realizar o negcio (vontade de comprar e pagar o preo, por parte do comprador, vontade de vender e de receber o preo, por parte do vendedor). E, com base nessas declaraes de vontade, o notrio elabora um documento, a escritura pblica, atravs do qual se prova a existncia do contrato de compra e venda. Ou seja, no nosso exemplo, e de acordo com a definio, o documento autntico (escritura pblica) elaborado pelo notrio, de acordo com as formalidades legais a que est obrigado e dentro das competncias que a lei lhe atribui. Exemplos de outros documentos autnticos so as procuraes pblicas e os testamentos pblicos.
Documentos particulares
So documentos particulares todos os documentos que no forem autnticos ou seja, todos aqueles que hajam sido elaborados pelas prprias partes e no pelo notrio.
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Porm, os documento particulares podem ser transformados em documentos autenticados, bastando, para tanto, que as partes confirmem, perante o notrio, as suas declaraes de vontade.
Documentos autenticados
Nestes termos, so documentos autenticados os documentos particulares confirmados pelas partes perante o notrio, nos termos prescritos nas leis notariais.
Quais as principais diferenas entre documentos escritos? A principal relevncia da distino acabada de estudar consiste no valor de prova (valor probatrio) dos diferentes tipos de documentos escritos. Como seria de esperar, em matria de prova, so os documentos autnticos os que oferecem maior segurana. Na verdade, os documentos autnticos fazem prova plena dos factos que referem e s podem ser postos em causa se se demonstrar que o documento falso. Quanto aos documentos particulares, o seu valor probatrio ser maior ou menor consoante a letra e as assinaturas que nele constam tenham sido ou no reconhecidas perante o notrio. A letra e a assinatura, ou apenas a assinatura, contidas num documento particular consideram-se verdadeiras quando forem reconhecidas presencialmente perante o notrio. Note-se que, neste caso, e ao contrrio do que acontece no documento autntico, o documento no faz prova quanto aos factos nele contidos. Atravs do documento com a letra e/ou assinatura reconhecida apenas se prova que a declarao que aquele contm foi realizada por uma determinada pessoa: a letra e a assinatura que so tidas como verdadeiras, no o contedo da declarao realizada. Porm, nestes casos, se as declaraes feitas forem contrrias aos interesses do declarante, a lei entende que o documento faz prova contra ele prprio. Exemplo: Amlcar escreveu, numa simples folha de papel branco: devo 100 contos a Bento; com o reconhecimento notarial da letra e da assinatura verifica-se que Amlcar , efectivamente, o autor dessa declarao; alm disso, ao admitir que tem uma dvida, Amlcar est a admitir um facto contrrio aos seus interesses: logo, considera-se que esse facto verdadeiro. No caso em que a letra ou assinatura do documento particular no se encontrem reconhecidas, o documento constitui um mero meio de prova, susceptvel de ser afastado por qualquer outro tipo de prova (como, por exemplo, a prova testemunhal). Finalmente, no que respeita aos documentos autenticados, estes tm fora de prova igual dos documentos autnticos mas, aspecto muito importante, no substituem os documentos autnticos quando estes forem legalmente exigidos.
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I. O DOCUMENTO
Retomando o exemplo da escritura pblica de compra e venda de bem imvel, um documento particular que contenha o contrato de compra e venda de um edifcio, ainda que autenticado por notrio, no substitui o documento exigido pela lei: a escritura pblica.
Originais e cpias Nesta matria, importa ainda distinguir entre documentos originais e cpias. Esta distino diferente da anterior: qualquer documento (autntico, particular ou autenticado) pode ser apresentado na sua forma original ou atravs de cpia.
Modalidades de cpias
As cpias podem ser classificadas em graus: cpias de 1. grau as cpias feitas a partir do documento original (tambm chamadas de cpias imediatas); cpias de 2. (ou 3., ou 4.) grau, so as cpias feitas, sucessivamente, a partir de outras cpias (cpias mediatas). As cpias tambm podem ser classificadas em ateno sua estrutura material. Assim, as cpias podem ser fotogrficas (so as fotocpias) ou no fotogrficas (caso das cpias manuscritas ou dactilografadas). Como j se disse, podem existir cpias de diferentes graus e com distinta estrutura material relativamente a todas as modalidades de documentos escritos referidos.
Certides e pblicas-formas
As cpias dos documentos particulares tm, em geral, o mesmo valor atribudo aos originais. Diferentemente, no que respeita s cpias dos documentos autnticos, necessrio distinguir: as certides, e as pblicas-formas As certides so cpias extradas pelos notrios de documentos que se encontram arquivados no respectivo cartrio. Podem ser passadas certides de originais ou de outras certides. As pblicas-formas so cpias de documentos que no se encontram arquivados no cartrio e que so apresentados ao notrio a fim de deles se extrarem cpias autnticas. Tal como as certides, tambm as pblicas-formas podem ser passadas a partir de originais e de cpias.
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3. DOCUMENTOS NORMALIZADOS
A rapidez com que se processam as trocas comerciais, a sua internacionalizao, e as exigncias das novas tecnologias informticas tm conduzido a uma crescente normalizao da documentao comercial. No caso dos documentos, fala-se em normalizao a propsito do processo tcnico de criao de normas que definem condies de elaborao e preenchimento dos documentos. Os principais objectivos da normalizao dos documentos so: harmonizao de contedos; preveno do erro no preenchimento; aumento da segurana na circulao. Os documentos normalizados obedecem a uma idntica estrutura, contedo e dimenso, permitindo, por exemplo, a sua leitura ptica com as naturais vantagens da resultantes em matria de processamento e arquivo. Adiante estudaremos diversos documentos escritos normalizados, com destaque para o cheque e a letra.
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A estrutura dos documentos est directamente dependente do seu contedo, pelo que no existe uma estrutura tipo para os documentos em geral. Referindo-nos aos documentos mais importantes podemos, ainda assim, identificar um conjunto de elementos tpicos.
Contratos Menes essenciais: tipo/designao/nome de contrato; identificao das parte nome, estado civil e domicilio (no caso das pessoas singulares); nmero, data e local de emisso do Bilhete de Identidade; firma ou denominao social e sede (para as pessoas colectivas); nmero de identificao fiscal;
clusulas descritivas do negcio contido no contrato; local e data da celebrao; selo; assinaturas (sobre o selo; em alguns casos as assinaturas podero ter de ser notarialmente reconhecidas).
Requerimentos Menes essenciais: tipo de requerimento; identificao da entidade a quem o requerimento dirigido;
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identificao do requerente nome, estado civil e domicilio (no caso das pessoas singulares); nmero, data e local de emisso do Bilhete de Identidade; firma ou denominao social e sede (para as pessoas colectivas); nmero de identificao fiscal;
descrio precisa do que se requer (quando possvel completada com a indicao das normas legais que fundamentam o requerimento); local e data do requerimento; assinatura precedida da expresso o requerente.
Actas Menes essenciais: nmero da acta; dia, ms, ano e hora em que se realiza a reunio documentada na acta; local da reunio; meno das caractersticas da reunio (por exemplo, assembleia geral ordinria ou extraordinria); nome do presidente da mesa e dos secretrios; ordem de trabalhos; lista de presenas; indicao da existncia de quorum; nome dos intervenientes e resumo das suas intervenes; resultado de quaisquer votaes efectuadas e eventuais declaraes de voto proferidas; outras menes relativas a outras situaes ocorridas no decurso da reunio; meno de que a acta foi lida e votada na reunio; assinatura do presidente e dos secretrios; assinatura dos presentes.
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Destruio ou perda de documentos A lei portuguesa prev a possibilidade de recuperao dos documentos escritos que por qualquer modo tenham desaparecido. Este processo de reconstituio do documento um processo judicial (que deve ser promovido junto do Tribunal). O interessado na reconstituio do documento ter de descrever o ttulo e justificar, de forma sumria, tanto o interesse que tenha na sua recuperao como os termos em que se deu a destruio, apresentando as necessrias provas. No caso de os documentos terem sido perdidos, ou desaparecidos, publicar-se-o avisos, num dos jornais mais lidos da localidade em que se presuma ter ocorrido o facto da perda ou desaparecimento, ou, no havendo a jornal, num dos que forem mais lidos na localidade, identificando-se o ttulo e convidando-se qualquer pessoa que esteja de posse dele a vir apresentlo at ao dia designado para a conferncia.
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5. DOCUMENTOS AUTOMTICOS
Em geral, hoje livremente admitida (e incentivada) a produo automtica de documentos atravs da utilizao de meios informticos. A nica advertncia que h a fazer em relao a essa matria esta: todos os documentos processados por mecanismos de sada de computador devem conter a expresso Processado por computador
Prazo de conservao dos documentos A regra geral esta: os comerciantes so obrigados a arquivar a correspondncia, os documentos que provarem pagamentos e os livros da sua escriturao mercantil, devendo conservar tudo pelo espao de 10 anos certo que esta regra geral encontra-se hoje afastada em relao a certos domnios especficos. Mas, precisamente porque se trata da regra geral, em caso de dvida ou desconhecimento de outra regra que se aplique situao que o comerciante pretenda ver esclarecida, por uma questo de preveno deve respeitar-se o prazo de 10 anos.
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6.
Outro dos aspectos que importa mencionar, nesta fase introdutria, o facto de alguns documentos poderem servir como ttulos executivos. O ttulo executivo um documento ao qual a lei atribui a caracterstica da exequibilidade. A boa compreenso deste tema carece de uma explicao prvia. Nos casos em que a empresa se depare com o incumprimento de um contrato que haja celebrado e, por consequncia, com a violao dos seus direitos, em princpio, ela deve recorrer aos tribunais pedindo que estes reconheam a existncia do seu direito e condenem a parte do contrato que no cumpriu a cumprir obrigao devida (aco declarativa); E, s num segundo momento, se ainda assim, a outra parte no contrato continuar a no cumprir que a empresa pede ao Tribunal que pratique os actos necessrios efectiva reconstituio da situao que deveria existir caso no existisse incumprimento (aco executiva). Exemplo: 2. Antnio vende o seu carro a Bento; Antnio recebe o dinheiro correspondente ao preo da venda mas no entrega a Bento as chaves do carro, continuando a us-lo como se fosse seu. Bento recorre aos tribunais e, atravs de uma aco declarativa, pede ao tribunal que reconhea o seu direito ao carro, e a correspondente violao contratual cometida por Antnio. O tribunal emite uma sentena dando razo a Bento. Contudo, e no obstante ter sido condenado a entregar o carro a Bento, o Antnio continua a no cumprir essa obrigao legal, persistindo na violao dos direitos de Bento. Por isso, Bento solicita ao tribunal, agora atravs de uma aco executiva, que tome as medidas de facto necessrias realizao do seu direito; o tribunal manda apreender o carro e entreg-lo ao seu legtimo dono, o Bento. Como vimos, numa primeira fase o tribunal limita-se a analisar a questo e a declarar qual a soluo legalmente ajustada a esse caso. S numa segunda fase, se se mantiver o incumprimento, que o Tribunal actua no sentido de ver efectivamente reconstituda a legalidade. No fundo, em termos muito simples, a diferena assinalada a diferena entre o dizer (aco declarativa) e o fazer (aco executiva). Isto assim porque, para poder actuar, o Tribunal necessita que lhe seja apresentado um ttulo executivo, ou seja, um documento do qual conste de forma legalmente inequvoca o dever que est a ser incumprido. O ttulo executivo tpico a sentena condenatria.
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Em momento anterior, o Tribunal condenou um certo sujeito a realizar um certo comportamento o que este no fez; com base no ttulo executivo (a sentena condenatria), o Tribunal pode agora usar os meios legais de que dispe para obrigar o sujeito em dvida a cumprir as suas obrigaes. Mas, e aqui que a questo ganha relevncia prpria para o nosso estudo, para alm da sentena condenatria, documento judicial, outros documentos h que constituem ttulos executivos. So eles: os documentos autnticos ou autenticados nos quais se constitua ou reconhea uma obrigao; em princpio, os documentos particulares, assinados pelo devedor, nos quais se constitua ou reconhea uma dvida em dinheiro, a obrigao de entrega de uma certa coisa ou de prestao de determinado facto; outros documentos aos quais a lei atribua fora executiva. Significa isto que, possuindo um documento que seja ttulo executivo, o titular de um certo direito pode ver efectivamente realizado esse direito de forma muito mais clere e menos custosa pois consegue realiz-lo sem passar pela primeira, e morosa, fase da aco declarativa. E, nestes termos, bvio que, sempre que possvel, as empresas e os comerciantes em geral devero procurar acautelar os seus interesses, solicitando aos seus clientes que assumam os respectivos compromissos em documentos que constituam ttulos executivos. Ao longo do nosso estudo iremos encontrar vrios documentos extra-judiciais que constituem ttulos executivos. Neste momento limitamo-nos a enunciar, a ttulo de exemplo, alguns deles: cheque; letra; livrana; extracto de factura.
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Resumo Considera-se documento qualquer objecto elaborado pelo homem com o fim de reproduzir ou representar uma pessoa, coisa ou facto. De entre estes so os documentos escritos os que apresentam maior importncia j que neles que se baseia a maior parte das operaes comerciais. No decurso do seu comrcio, a empresa relaciona-se com fornecedores e com clientes, tornandose titular de direitos e ficando vinculada a obrigaes perante ambos, e a forma adequada de concretizar esse relacionamento a celebrao de contratos. A actividade comercial das empresas desenvolve-se, na grande maioria dos casos, atravs da celebrao de contratos. Os contratos, em geral, no tm de ser celebrados por forma escrita; simplesmente, a forma escrita a que mais facilita a prova do contedo exacto do contrato, pelo que podem existir vantagens na feitura do contrato por escrito. Alm disso, existem inmeras situaes nas quais a elaborao de documentos escritos obrigatria. Por isso, a elaborao e preenchimento de documentos escritos constitui uma necessidade genrica no desenvolvimento da actividade empresarial. Os documentos escritos podem ser autnticos, particulares ou autenticados. So autnticos os documentos elaborados, com as formalidades legais, dentro do crculo de actividade que lhe atribudo, pelos notrios. So particulares todos os documentos que no forem autnticos, ou seja, todos aqueles que hajam sido elaborados pelas prprias partes e no pelo notrio. So documentos autenticados, os documentos particulares confirmados pelas partes perante o notrio, nos termos prescritos nas leis notariais. Como seria de esperar, em matria de prova, so os documentos autnticos os que oferecem maior segurana. Na verdade, os documentos autnticos fazem prova plena dos factos que referem e s podem ser postos em causa se se demonstrar que o documento falso. Quanto aos documentos particulares, o seu valor probatrio ser maior ou menor consoante a letra e as assinaturas que nele constam tenham sido ou no reconhecidas perante o notrio.
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Finalmente, no que respeita aos documentos autenticados, estes tm fora de prova igual dos documentos autnticos mas, aspecto muito importante, no substituem os documentos autnticos quando estes forem legalmente exigidos. Dos documentos originais podem fazer-se cpias, as quais podem ser classificadas em graus ou em ateno sua estrutura material. As cpias dos documentos particulares tm, em geral, o mesmo valor atribudo aos originais. Diferentemente, no que respeita s cpias dos documentos autnticos, necessrio distinguir as certides e as pblicas-formas. As certides so cpias extradas pelos notrios de documentos que se encontram arquivados no respectivo cartrio. As pblicas-formas so cpias de documentos que no se encontram arquivados no cartrio e que so apresentados ao notrio a fim de deles se extrarem cpias autnticas. Alguma da documentao usada no trfego comercial documentao normalizada: as caractersticas e as condies de elaborao e preenchimento dos documentos encontram-se prdeterminadas. Os documentos normalizados obedecem a uma idntica estrutura, contedo e dimenso, permitindo, por exemplo, a sua leitura ptica com as naturais vantagens da resultantes em matria de processamento e arquivo. Todos os documentos processados por mecanismos de sada de computador devem conter a expresso Processado por computador. Alguns documentos podem servir como ttulos executivos. O ttulo executivo um documento ao qual a lei atribui a caracterstica da exequibilidade. O ttulo executivo tpico a sentena condenatria. Mas outros documentos, extra-judiciais, constituem ttulos executivos como o caso por exemplo, do cheque, da letra, da livrana e do extracto de factura. No caso de extravio ou destruio de um documento deve promover-se a sua reconstituio judicial atravs do respectivo processo judicial.
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Questes e Exerccios 1. Defina documento. 2. Diga se os contratos devem ser celebrados por forma escrita. 3. Identifique, explicando as respectivas diferenas, as vrias modalidades de documentos escritos. 4. D exemplos de documentos autnticos. 5. Explique se os documentos particulares podem ser transformados em documentos autenticados e, em caso afirmativo, qual o procedimento a utilizar. 6. Esclarea qual das modalidades de documentos escritos mais segura, em termos de prova. 7. Explique a diferena entre cpias de 1. grau e cpias de 3. grau. 8. D exemplos de classificaes de cpias com base na sua estrutura material. 9. Explique o que uma certido. 10. Explique o que uma pblica-forma. 11. Explique o que um documento normalizado. 12. Explique o que um ttulo executivo. 13. D exemplos de documentos que possam ser utilizados como ttulos executivos. 14. Explique como proceder em caso de perda ou extravio de um documento escrito.
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Resolues 1. Nos termos da definio legal, documento qualquer objecto elaborado por uma pessoa com o fim de reproduzir ou representar uma pessoa, coisa ou facto. Trata-se de uma noo muito ampla nos termos da qual qualquer objecto (uma fotografia, um filme, uma gravao de audio, etc.) desde que tendo o fim de reproduzir algo (uma pessoa, uma coisa ou, em termos mais genricos, um facto), constitui um documento. Na prtica, porm, e para efeitos do nosso estudo, so os documentos escritos os que apresentam maior importncia j que neles que se baseia a maior parte das operaes comerciais. 2. Sim, pois a forma escrita a que mais facilita a prova do contedo exacto do contrato, pelo que podem existir vantagens na feitura do contrato por escrito mesmo quando tal no seja legalmente obrigatrio. Os documentos escritos podem ser autnticos; particulares; autenticados; 4. Os documentos elaborados pelos notrios. 5. Os documento particulares podem ser transformados em documentos autenticados, bastando, para tanto, que as partes confirmem, perante o notrio, as suas declaraes de vontade. 6. Como seria de esperar, em matria de prova, so os documentos autnticos os que oferecem maior segurana. Na verdade, os documentos autnticos fazem prova plena dos factos que referem e s podem ser postos em causa se se demonstrar que o documento falso. Quanto aos documentos particulares, o seu valor probatrio ser maior ou menor consoante a letra e as assinaturas que nele constam tenham sido ou no reconhecidas perante o notrio. A letra e a assinatura, ou apenas a assinatura, contidas num documento particular consideram-se verdadeiras quando forem reconhecidas presencialmente perante o notrio. Note-se que, neste caso, e ao contrrio do que acontece no documento autntico, o documento no faz prova quanto aos factos nele contidos. Atravs do documento com a letra e/ou assinatura reconhecida apenas se prova que a declarao que aquele contm foi realizada por uma determinada pessoa: a letra e a assinatura que so tidas como verdadeiras, no o contedo da declarao realizada. Porm, nestes casos, se as declaraes feitas forem contrrias aos interesses do declarante, a lei entende que o documento faz prova contra ele prprio.
3.
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7. As cpias podem ser classificadas em graus: cpias de 1. grau as cpias feitas a partir do documento original (tambm chamadas de cpias imediatas); cpias de 2. (ou 3., ou 4.) grau, so as cpias feitas, sucessivamente, a partir de outras cpias (cpias mediatas). 8. Assim, as cpias podem ser fotogrficas (so as fotocpias) ou no fotogrficas (caso das cpias manuscritas ou dactilografadas). 9. As certides so cpias extradas pelos notrios de documentos que se encontram arquivados no respectivo cartrio. 10. As pblicas-formas so cpias de documentos que no se encontram arquivados no cartrio e que so apresentados ao notrio a fim de deles se extrarem cpias autnticas. 11. No caso dos documentos, fala-se em normalizao a propsito do processo tcnico de criao de normas que definem condies de elaborao e preenchimento dos documentos. 12. O ttulo executivo um documento ao qual a lei atribui a caracterstica da exequibilidade. 13. cheque; letra; livrana; extracto de factura. 14. O interessado na reconstituio do documento ter de descrever o ttulo e justificar, de forma sumria, tanto o interesse que tenha na sua recuperao como os termos em que se deu a destruio, apresentando as necessrias provas. No caso de os documentos terem sido perdidos, ou desaparecidos, publicar-se-o avisos, num dos jornais mais lidos da localidade em que se presuma ter ocorrido o facto da perda ou desaparecimento, ou, no havendo a jornal, num dos que forem mais lidos na localidade, identificando-se o ttulo e convidando-se qualquer pessoa que esteja de posse dele a vir apresent-lo at ao dia designado para a conferncia.
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Objectivos No final desta unidade temtica, os formandos devero estar habilitados a: Identificar e distinguir os actos essenciais do processo de compra e venda; Identificar e distinguir os diversos documentos necessrios concretizao do processo de compra e venda; Realizar o preenchimento dos documentos em causa.
Temas 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Aprovisionamento da empresa; Processo de compra; Contrato de fornecimento; Nota de encomenda; Guia de remessa; Guia de transporte; Factura; Nota de dbito; Nota de crdito;
10. Nota de lanamento; 11. Carta de reclamao de crditos; 12. Recibo; Resumo; Questes e Exerccios; Resolues.
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1. O APROVISIONAMENTO DA EMPRESA
Atrs, tivemos oportunidade de referir que, no decurso do seu comrcio, a empresa se relaciona com fornecedores e com clientes, tornando-se titular de direitos e ficando vinculada a obrigaes perante ambos. Vamos agora centrar-nos nas relaes estabelecidas a propsito dos chamados contratos de fornecimento. Seja qual for a sua rea de actividade econmica, para realizar os seus objectivos a empresa necessitar de certos meios e instrumentos que, quase sempre, lhe sero fornecidos por outrem, precisamente, o seu fornecedor. Isto significa que a empresa tem de fazer compras ou, numa expresso tecnicamente mais correcta, realizar o seu aprovisionamento. Porm, para a empresa comercial, esta necessidade, aparentemente simples, de comprar algo, traduzir-se- num conjunto mais ou menos vasto de tarefas. No essencial, a empresa dever contactar fornecedores; encomendar os bens e servios de que necessita; proceder respectiva recepo e controlo de qualidade; armazenar os produtos em causa, criando e gerindo os seus stocks (existncias); elaborar e verificar os documentos de controlo das aquisies efectuadas; proceder escriturao e registo contabilsticos das operaes realizadas.
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2. PROCESSO DE COMPRA
O processo de compra um conjunto de actos, praticados numa sequncia lgica, destinados obteno de um fim O fim o j referido aprovisionamento. Os actos so em nmero varivel, dependendo da dimenso da empresa, da forma como ela gere e controla a sua actividade, e do tipo de meios (manuais ou informticos) usados nessa gesto. Um ponto merece maior reflexo. Dissemos que esses actos so praticados numa sequncia lgica; isto no significa que todos os actos devam ser praticados precedendo ou seguindo outros: na verdade, o normal que vrios actos, relacionados com funes distintas do aprovisionamento, sejam realizados em simultneo, mas sempre numa ordem lgica tendo em vista o fim a alcanar. Vejamos alguns dos actos e decises implicados na actividade de aprovisionamento. A primeira deciso refere-se implementao de uma poltica de fornecedores e deve ter em conta aspectos to dspares como a qualidade final do produto a produzir e as necessidades da empresa no curto, mdio e longo prazo. Esta deciso traduzir-se- em actos de: estudo do mercado de fornecedores; contacto com potenciais fornecedores (atravs de consultas, convites a contratar, pedido de apresentao de propostas, etc.); criao de sistemas de avaliao e seleco dos fornecedores. Escolhidos os fornecedores, dever ser elaborada uma ficha de fornecedor que contenha, pelo menos, a seguinte informao: nome, firma ou denominao social; sede ou domiclio; nmero de identificao fiscal; artigos comercializados ou servios prestados; preos praticados pelo fornecedor; E procedimento idntico dever ser seguido relativamente aos clientes.
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Outras fichas que contribuem para o controlo das encomendas (e das existncias) so ficha de controlo das necessidades a curto, mdio e longo prazo; ficha de controlo de entradas e sadas de armazm; ficha de controlo da disponibilidades em stock; mapa de aprovisionamento. O passo seguinte consistir na execuo das encomendas, que tem traduo material num documento fundamental: a nota de encomenda. A encomenda pode resultar de necessidades identificadas pelo sistema central (informatizado) da empresa, o qual controla os nveis de existncias, e/ou, ser traduzida numa requisio feita por um dos servios ou departamentos da empresa ao servio encarregue das compras. Ao conjunto das encomendas efectuadas e das encomendas recebidas, devidamente organizadas de acordo com critrios estabelecidos pela prpria empresa, d-se o nome de carteiras de encomendas. A etapa seguinte ser a recepo dos bens encomendados. Em princpio, esses bens apresentar-se-o acompanhados por uma Guia de Remessa elaborada pelo fornecedor e que o comprador dever assinar, confirmando a boa recepo dos bens. Caso os bens no se encontrem nas condies acordadas, eles devero ser, no todo ou em parte, devolvidos ao fornecedor, mencionando-se esse facto na Guia de Remessa. Ocorrida a boa entrega dos bens, o fornecedor proceder sua facturao, emitindo a correspondente Factura, a qual dever ser paga nos termos e prazos acordados. Com o pagamento da factura, do qual dever ser emitido Recibo confirmando que a factura se encontra efectivamente liquidada, encerra-se o processo iniciado com a nota de encomenda. claro que a situao em que a cada Nota de Encomenda corresponde uma nica Factura constitui o exemplo mais simples. A mesma Nota de Encomenda pode conter bens distintos, com prazos de entrega e condies de pagamento diferenciadas, dando origem a final emisso de vrias facturas. Se tal ainda no tiver ocorrido, a informao relativa s relaes com os fornecedores dever ento ser entregue aos servios encarregues da funo Contabilidade a fim de se realizar os lanamentos da Conta Corrente (que a forma de apresentar graficamente uma sucesso de actos, neste caso os dbitos e crditos existentes entre os comerciantes) e se preparar a documentao necessria ao cumprimento das obrigaes fiscais. Os documentos mencionados, e que a seguir sero estudados em mais pormenor, so de primordial importncia na actividade da empresa pois so eles que permitem: realizar a gesto e controlo dessa actividade e, simultaneamente, cumprir as diversas obrigaes legais a que a empresa est adstrita.
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Entre ns no existe ainda normalizao destes documentos permitindo-se s empresas e comerciantes individuais conferir-lhes o perfil funcional e o aspecto grfico que bem entenderem. Contudo, nesta matria, existe pelo menos uma limitao importante: a utilizao dos documentos tem de ser uniforme at 31 de Dezembro de cada ano, pelo que eles no podem ser alterados durante o ano civil em curso mas apenas no incio do seguinte J por diversas vezes referimos a importncia da documentao comercial para o cumprimento de obrigaes legais. Vejamos agora alguns exemplos dessas obrigaes legais
Circulao de mercadorias Todos os bens em circulao devem ser acompanhados de dois exemplares do documento de transporte. Para o efeito, considera-se documento de transporte: a factura, a guia de remessa, a nota de venda a dinheiro, a nota de devoluo, a guia de transporte ou outros documentos equivalentes. Os documentos de transporte que no sejam processados por computador devero conter, impressos tipograficamente, a referncia autorizao ministerial relativa tipografia que os imprimiu bem como os elementos identificativos dessa tipografia (firma, sede, nmero de identificao fiscal). As alteraes ao local de destino, ocorridas durante o transporte, ou a no aceitao imediata e total dos bens transportados, devero ser anotadas pelo transportador nos documentos de transporte.
Obrigaes fiscais As transmisses de bens e as prestaes de servios, em geral, esto sujeitas a Imposto sobre o Valor Acrescentado. Por essa razo, as empresas e os comerciantes individuais esto sujeitos ao cumprimento de certas obrigaes declarativas, como por exemplo: declarao de incio, alterao e cessao de actividade; declaraes peridicas de imposto; mapas de fornecedores e clientes.
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Tomemos este ltimo exemplo. Anualmente, as empresas devem remeter aos Servios do IVA, mapas com a identificao dos seus clientes e fornecedores, dos quais deve constar o montante total das operaes realizadas com cada um deles, respectivamente, no ano anterior, desde que superior a 5.000 euros. Como bvio, a informao assim produzida vai ter por base o suporte documental constitudo pelos vrios documentos acima apresentados. O que significa que as possveis incorreces ou incompletudes que existam no processamento desses documentos vo passar-se para a informao comunicada ao Fisco o que poder ter graves consequncias para a empresa. Por exemplo, se as facturas dos fornecedores da empresa no estiverem emitidas na forma legal, a empresa no poder deduzir o IVA pago aos seus fornecedores situao de que resultam grandes prejuzos financeiros. Por outro lado, caso a Administrao Fiscal decida investigar a situao fiscal da empresa contribuinte, so os documentos indicados que vo constituir a prova de que a situao declarada ao Fisco corresponde realidade.
Obrigao de identificao A segurana das transaces comerciais depende da correcta identificao de todos os intervenientes no negcio. Poucas situaes existiram mais desagradveis do que fazer negcio com determinado parceiro comercial que, mais tarde, incumpre o acordado para s nessa altura se descobrir que a entidade com quem pensvamos estar a contratar pura e simplesmente no existia. Para melhor identificao das empresas, a lei obriga a que em todos os contratos, correspondncia, publicaes, anncios e de um modo geral em toda a sua actividade externa, as sociedades comerciais pelo menos, indiquem: a firma; o tipo de sociedade; a sede; a conservatria do registo comercial onde se encontram matriculadas; o montante do capital social. Para sua completa segurana, as empresas deveriam sempre solicitar aos seus clientes os seguintes documentos: cpia da certido do registo commercial; cpia do carto de pessoa colectiva; referncias bancrias quanto situao patrimonial.
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3. CONTRATO DE FORNECIMENTO
Em termos de documentao, o processo de compra inicia-se com o contrato de fornecimento. Ora, o contedo do contrato de fornecimento matria que est para alm do nosso estudo. Na verdade, as empresas devem entregar a responsabilidade pela negociao e redaco de quaisquer contratos a juristas competentes, pelo que essas funes no integram a actividade do Leitor especfico a quem este Guia dirigido. Contudo, depois de celebrado, o contrato conter elementos importantes para os processamentos administrativos necessrios concretizao e controlo da relao comercial assim estabelecida. De seguida, vamos referir alguns dos principais desses elementos; antes, porm, no podemos deixar de notar o seguinte: qualquer empresa pode ser, simultaneamente, cliente (de um fornecedor) e fornecedora (de um cliente); em qualquer contrato de fornecimento ambas as partes envolvidas tm necessidades de escriturao comercial e deveres contabilsticos e fiscais a cumprir; portanto, a anlise documental que vamos fazer til para qualquer empresa em ambas as perspectivas (fornecedor e cliente) ainda que, naturalmente, em cada momento e em relao a cada contrato, a empresa, em princpio, s adopte uma dessas perspectivas. Feita esta preciso, usual os contratos mencionarem os seguintes elementos, teis para o processamento do controlo administrativo: os elementos de identificao do fornecedor/cliente; o objecto do contrato, suficientemente especificado; o prazo durante o qual se realizar o fornecimento dos bens ou as prestaes de servios, com indicao das respectivas datas de incio e termo; as garantias financeiras oferecidas execuo do contrato; a forma, os prazos e demais aspectos respeitantes ao regime de pagamentos.
Situao especial: contrato anual de fornecimento Constituindo o contrato de fornecimento a pea central do processo de compra, ele pode ter por contedo diversas modalidades de fornecimento. Do que at agora se disse, resultaram os termos de uma dessas modalidades: a empresa cliente, conforme as suas necessidades, vai fazendo sucessivas notas de encomenda, cada uma delas traduzindo, em princpio, a existncia de um contrato de fornecimento, dos bens de que necessita.
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Mas a par deste sistema pontual de encomendas de quantidades fixas, podem ser celebrados contratos de fornecimento peridico de quantidades variveis. Neste segundo caso se inclui o contrato anual de fornecimento. Exemplo: 1. a sociedade ABC, Lda., uma empresa de prestao de servios de consultoria. Os materiais que usa so, essencialmente, os chamados materiais de escritrio (canetas, papel, tinteiros de impressora, pastas, agrafos, etc.). A ABC celebra com a Papelaria Silvinha um contrato nos termos da qual esta se obriga a, ao longo do ano, proceder a um certo nmero de entregas de material em conformidade com as necessidades que na altura lhe forem comunicadas pela ABC.
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4. NOTA DE ENCOMENDA
No ponto anterior pressupusemos a existncia de um contrato de fornecimento entre fornecedor e cliente. Na verdade, fruto da celeridade da actividade comercial e da circunstncia de os montantes envolvidos nem sempre serem muito significativos, acontece em mltiplos casos existir o fornecimento sem a celebrao, ainda que verbal, de qualquer contrato. Nestas situaes tudo se inicia com a nota de encomenda, a qual valer, juridicamente, como um contrato. Em qualquer dos casos, quer decorra da prvia celebrao de um contrato de fornecimento quer surja como o primeiro acto formalmente praticado pelas partes, a nota de encomenda no um documento normalizado. Ou seja, as partes so livres para estipular o contedo da nota de encomenda desde que a informao nela contida lhes permita, a ambas, realizar o controlo e gesto da encomenda. Elementos necessrios das notas de encomenda so: nome, firma ou denominao social, sede ou domiclio e nmero de identificao fiscal da empresa que faz a encomenda; nome, firma ou denominao social, sede ou domiclio e nmero de identificao fiscal do fornecedor; especificao dos bens, com a indicao das quantidades; nmero e data da encomenda; preo dos bens encomendados; condies de pagamento; data de entrega; indicaes especficas relacionadas com o transporte dos bens; outras indicaes julgadas teis por ambas as partes; assinatura da empresa que faz a encomenda. Em muitos casos, as notas de encomenda apresentam ainda, impressas no verso, as condies gerais de compra que definem os termos do contrato de fornecimento. O nmero de cpias de uma nota de encomenda depende, fundamentalmente, da organizao das empresas envolvidas.
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Como mero exemplo, a nota de encomenda poderia ser feita em seis exemplares: original para o fornecedor; cpia a ser devolvida ao comprador, confirmando a recepo da encomenda; cpia para o servio da empresa compradora que fez o pedido de compra; cpia para o servio de recepo das encomendas para que este possa planificar a sua actividade; cpia para a contabilidade; cpia para arquivo geral. Neste ponto (tal como acontece, alis, com os restantes documentos a analisar) existe uma nica certeza: no mnimo, os documentos devem existir em duplicado (original e cpia).
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5. GUIA DE REMESSA
A guia de remessa constitui o documento de entrega dos bens a fornecer. Isto no significa que o Documento de Entrega no se possa apresentar sob outra forma; por exemplo, o fornecedor ao entregar os bens pode solicitar que a recepo dos mesmos lhe seja confirmada na Nota de encomenda. Ainda assim, a guia de remessa o documento especfico a utilizar para esta finalidade. Por vezes tambm se fala em guias de entrega/recepo; trata-se de documentos com a mesma funo das guias de remessa e que, portanto, devero ter o mesmo contedo. As guias de remessa devem conter, pelo menos, os seguintes elementos: nome, firma ou denominao social, sede ou domiclio e nmero de identificao fiscal do remetente; nome, firma ou denominao social, sede ou domiclio e nmero de identificao fiscal do destinatrio ou adquirente; nmero e data da guia; especificao dos bens, com a indicao das quantidades; locais de carga e descarga e data e hora de incio do transporte, quando forem utilizadas como documento de transporte. As guias de remessa sero substitudas por guias ou notas de devoluo, quando se trate de devolues de mercadorias anteriormente transaccionadas entre as mesmas pessoas. A emisso das guias ou notas de devoluo processar-se-, o mais tardar, no 5. dia til seguinte data da devoluo.
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6. GUIA DE TRANSPORTE
A expedio dos bens objecto do contrato de compra e venda pode ser feita: pelos prprios vendedores ou compradores; por outras pessoas especialmente contratadas para o efeito. Neste ltimo caso, existir um contrato de transporte. A guia de transporte o documento entregue pelo transportador ao expedidor, atravs do qual o expedidor prova que entregou ao transportador as coisas a transportar. A guia de transporte feita e assinada em duplicado, ficando a cpia na posse do transportador. O duplicado da guia de transporte deve acompanhar o transportador pois esse o documento que lhe permite fazer prova da legitimidade que tem para transportar os bens em causa. A guia de transporte deve conter, pelo menos, as seguintes indicaes: nome e domicilio (ou firma e denominao) do expedidor; nome e domicilio (ou firma e denominao) do transportador; nome e domicilio (ou firma e denominao) do destinatrio; designao da natureza, peso, medida ou nmero dos objectos a transportar, ou, achando-se estes enfardados ou emalados, da qualidade dos fardos ou malas e do nmero, sinais ou marcas dos invlucros; indicao do lugar no qual deve fazer-se a entrega; enunciao da importncia do frete, com a declarao de se achar ou no satisfeito, bem como de quaisquer verbas de adiantamentos a que o transportador se houver obrigado; determinao do prazo dentro do qual deve efectuar-se a entrega e tambm, havendo o transporte de fazer-se por caminho de ferro, declarao de o dever ser pela grande ou pequena velocidade; fixao da indemnizao por que responde o transportador, se a tal respeito tiver havido conveno; locais de carga e descarga e data e hora de incio do transporte; outras clusulas acordadas entre expedidor e transportador. Deve realar-se que todas as questes acerca do transporte sero decididas tendo em considerao o contedo da guia de transporte, pelo que o seu verdadeiro e correcto preenchimento muito importante.
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7. FACTURA
Os fornecedores de bens e servios so obrigados a emitir uma factura por cada transmisso de bens ou prestao de servios realizados. A factura , assim, o documento contabilstico de venda enviado pelo vendedor ao cliente. As facturas devem conter, obrigatoriamente, os seguintes elementos: os nomes, firmas ou denominaes sociais e a sede ou domiclio do fornecedor de bens ou prestador de servios e do destinatrio ou adquirente; os nmeros de identificao fiscal dos sujeitos acabados de mencionar; a quantidade e denominao usual dos bens transmitidos ou dos servios prestados, com especificao dos elementos necessrios determinao da taxa de imposto aplicvel; nota: as embalagens no efectivamente transaccionadas devero ser objecto de indicao separada e com meno expressa de que foi acordada a sua devoluo; o preo, lquido de imposto, e os outros elementos includos no valor tributvel; as taxas aplicveis e o montante de imposto devido; Nota: no caso de a operao ou operaes s quais se reporta a factura compreenderem bens ou servios sujeitos a taxas diferentes de imposto, os dados relativos s quantidades, preo, taxas e imposto desses bens ou servios devem ser indicados separadamente, segundo a taxa aplicvel; o motivo justificativo da no aplicao do imposto, se for caso disso; locais de carga e descarga e data e hora de incio do transporte, quando forem utilizadas como documento de transporte. As facturas podem conter quaisquer outras referncias acordadas entre o fornecedor de bens/prestador de servios e o destinatrio/adquirente, bem como quaisquer referncias que o emissor da factura entenda dever nelas inscrever. As facturas so, obrigatoriamente, emitidas por tipografia autorizada ou processadas por computador, e devem ser: datadas; numeradas sequencialmente; processadas em duplicado (ou em triplicado, quando a factura for utilizada como documento de transporte), destinando-se o original ao cliente e a cpia ao arquivo do fornecedor (e, quando exista, o triplicado s entidades fiscalizadoras).
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Alm disso, as facturas devem ser emitidas: em geral, at ao 5. dia til seguinte ao do momento em que o IVA devido; em caso de pagamentos antecipados, no momento em que o pagamento seja recebido. O original da factura destina-se ao cliente e a cpia ao arquivo do fornecedor. Este aspecto essencial: s mediante a apresentao do original da factura que o cliente tem direito deduo do IVA. Por essa razo, em caso de extravio de uma factura o procedimento correcto emitir uma nova factura e anular a anterior, referindo expressamente que se trata de factura em substituio e nunca emitir uma 2 via da factura. A violao do dever de emitir ou exigir facturas, ou a sua emisso fora de prazo, est sujeita aplicao de coimas, para alm das consequncias nefastas que pode ter em sede de relaes com a Administrao Fiscal.
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O documento que titula a venda de um produto , por definio, a factura. Porm, em certos casos, pode haver lugar emisso de Notas de Crdito e de Notas de Dbito.
Notas de dbito A aquisio dos bens ou servios adquiridos pelas empresas, sujeita-as muitas vezes a despesas adicionais, tais como as relacionadas com o transporte da mercadoria, o seu seguro, despesas alfandegrias, etc.. Em muitos casos, estas despesas j estaro includas no preo acordado entre as partes. Porm, pode acontecer que tais despesas no tenham sido previstas. Nessa situao, no se encontrando includas na factura, o fornecedor emitir uma nota de dbito, atravs da qual cobra ao comprador o montante dessas despesas. Uma outra situao que pode justificar a emisso de notas de dbito aquela em que a empresa pretende praticar actos no includos no seu objecto social. Pode ocorrer, por exemplo, que uma empresa que se dedica actividade de fornecimento de bens informticos, pretendendo renovar o seu mobilirio de escritrio, decida vender o mobilirio existente. Trata-se de uma venda de peas de moblia (em 2 mo), acto que no cabe na previso do seu objecto social razo pela qual a empresa no pode cobrar o preo atravs da emisso de factura. Neste caso, o documento apropriado a nota de dbito. nota de dbito aplicam-se as regras e requisitos estudadas a propsito das facturas.
Notas de crdito Por sua vez, as notas de crdito so utilizadas para titular um movimento de sentido inverso. Ou seja, no se trata aqui de debitar (cobrar) uma importncia ao comprador mas sim de lhe creditar (devolver) um determinado montante. A emisso de uma nota de crdito pode, por exemplo, ser justificada pelo facto de, ao emitir a factura o fornecedor se ter esquecido de fazer um desconto por pagamento a pronto e em dinheiro. Neste caso, a emisso da nota de crdito, a favor do comprador, permitir regularizar a conta corrente entre ambos.
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9. NOTA DE LANAMENTO
Por vezes utiliza-se a expresso nota de lanamento no mesmo sentido de nota de crdito ou nota de dbito. Tal identificao no correcta. Na verdade, enquanto que as notas de dbito e de crdito so documentos que titulam relaes entre o fornecedor e o comprador, permitindo a ambos realizar o controlo e gesto da conta corrente, a nota de lanamento um documento interno. Atravs da nota de lanamento o fornecedor, ou o comprador, realiza o lanamento do movimento nela titulado nas fichas ou mapas correspondentes.
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10.
CONTA CORRENTE
A conta corrente , na sua formulao mais simples, uma forma de apresentar graficamente uma sucesso de actos. A conta corrente no est limitada s relaes bancrias: pode existir conta corrente entre quaisquer duas entidades, designadamente entre dois comerciantes [VER PONTO 2.2]. Em geral, a conta corrente pode ter: uma mera funo de simplificao contabilstica; uma funo de segurana; uma funo de crdito. Tem uma funo de simplificao porque as partes acordam expressar as relaes entre elas existentes sob esta forma. Tem uma funo de segurana, porque permite ao credor satisfazer os seus crditos com base nos seus dbitos para com o seu devedor, desde que tanto os crditos como os dbitos em causa se encontrem inscritos na conta corrente. Tem uma funo de crdito porque, normalmente, em dado momento uma das partes ter saldo positivo e a outra saldo negativo: uma credora a outra devedora. Em geral, o lanamento de bens diferentes de dinheiro presume-se feito com a clusula salva cobrana: significa isto que esse lanamento s efectivo depois de ter ocorrido a boa cobrana e a consequente transformao do bem em dinheiro. Em concluso, a conta corrente uma figura essencialmente contabilstica que possibilita a gesto e o controlo da relao existente entre o credor (fornecedor) e o devedor (cliente), e vice-versa, a qual se manifesta atravs dos movimentos de conta (lanamentos a dbito e a crdito). A conta corrente ser estudada com pormenor no mdulo de Contabilidade Bsica.
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11.
Numa situao infelizmente bastante usual entre ns, bastante frequente os compradores no procederem ao pagamento atempado das facturas na sua posse. Nestes casos, o fornecedor deve agir de imediato, exigindo ao comprador em falta o cumprimento das suas obrigaes. A forma inicial apropriada para a realizao desta diligncia a carta de reclamao de crditos. Esta carta destina-se a servir de prova da insistncia feita pelo que deve sempre ser registada com aviso de recepo Para o efeito necessrio preencher o impresso de registo, do qual constam os nomes e moradas do remetente e do destinatrio da carta, guardando cuidadosamente o talo que lhes ser devolvido pelos Correios. Quanto ao contedo da carta propriamente dita esta deve conter: nome ou denominao completa e morada ou sede do remetente (o fornecedor); nome ou denominao completa e morada ou sede do destinatrio (o comprador em falta); a indicao de que a carta segue registada com aviso de recepo; local e data em que escrita; identificao do assunto da carta com referncia ao nmero da factura; exposio dos factos, feita de forma clara, breve e precisa com referncia a todos os elementos identificativos da factura que se encontra a pagamento; assinatura. No caso de a carta levar anexo algum documento, deve sempre mencionar-se essa circunstncia no prprio texto.
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12.
RECIBO
Paga a factura, aquele que pagou (o comprador) tem direito a que lhe seja dada quitao do pagamento. A quitao , precisamente, o acto pelo qual se comprova que o comprador cumpriu a sua obrigao de pagamento para com o fornecedor Habitualmente, a propsito da quitao, usa-se a expresso passar recibo. Qualquer documento pode constituir recibo de um pagamento. Por exemplo, o fornecedor pode escrever no exemplar da nota de encomenda ou da factura que fica em poder do comprador que a encomenda se encontra paga. Em muitos casos o prprio exemplar da factura que enviado ao comprador j contm a indicao de que a mesma servir de recibo aps boa cobrana (trata-se de prtica habitual no domnio dos contratos de seguro). Apesar disso obviamente possvel emitir recibos atravs de documentos especialmente configurados para esse objectivo. Esses documentos, que contero a palavra recibo, devero conter as mesmas indicaes das facturas ou, em alternativa, a referncia factura a cujo pagamento conferem a respectiva quitao.
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Resumo A empresa, na prossecuo da sua actividade, tem de fazer compras, adquirindo bens e servios ou, numa expresso tecnicamente mais correcta, realizando o seu aprovisionamento. O aprovisionamento implica a concretizao de diversas actividades: contactar fornecedores, encomendar bens e servios, proceder respectiva recepo e controlo de qualidade, armazenar os produtos em causa, elaborar e verificar os documentos de controlo das aquisies efectuadas, proceder escriturao e registo contabilsticos das operaes realizadas. Todos estes actos incorporam o processo de compra. O processo de compra um conjunto de actos, praticados numa sequncia lgica, destinados obteno de um fim. Para o bom controlo e gesto do processo de compra, e para cumprimento das obrigaes legais que lhe esto inerentes (por exemplo, em matria de circulao de mercadorias, obrigaes fiscais ou obrigao de identificao), as empresas devem emitir determinados documentos. Os mais importantes desses documentos so: a nota de encomenda; a guia de remessa; a guia de transporte; a factura; a nota de dbito; a nota de crdito; o recibo. De todos estes, merece destaque a factura, documento contabilstico de venda enviado pelo vendedor ao cliente. As facturas devem conter, obrigatoriamente, a identificao do seu emitente e a do adquirente dos bens, os nmeros de identificao fiscal de ambos, a quantidade e denominao usual dos bens ou servios, a taxa de imposto aplicvel e o montante do imposto devido. As facturas so, obrigatoriamente, emitidas por tipografia autorizada ou processadas por computador, e devem ser datadas, numeradas sequencialmente e processadas em duplicado. Regra geral, as facturas devem ser emitidas at ao 5. dia til seguinte ao do momento em que o IVA devido. O original da factura destina-se ao cliente e a cpia ao arquivo do fornecedor. Em caso de extravio de uma factura deve ser emitida uma nova factura e anulada a anterior; nunca deve ser emitida uma 2 via da factura.
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Questes e Exerccios 1. Complete as seguintes frases Todos os bens em circulao devem ser acompanhados de ______________. Para a sua correcta identificao a lei obriga a que em todos os __________ as sociedades comerciais indiquem ___________________ Para sua completa segurana, as empresas deveriam _____________ aos seus clientes os seguintes documentos ____________________________ A nota de encomenda no __________________________________ A emisso das guias ou notas de devoluo processar-se- _______________________________ data da devoluo. A guia de transporte __________________________ ficando a cpia na posse do _______________. 2. Indique quais so os elementos mais usuais na elaborao dos contratos de fornecimento. 3. Qual o nmero de exemplares para processamento das notas de encomenda? 4. Explique o que a guia de transporte.
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Resolues 1. Documento de Transporte. Os contratos, correspondncia, publicaes, anncios e de um modo geral em toda a sua actividade externa, as sociedades comerciais pelo menos, indiquem: a firma; o tipo de sociedade; a sede; a conservatria do registo comercial onde se encontram matriculadas; o montante do capital social. Para sua completa segurana, as empresas deveriam sempre solicitar aos seus clientes os seguintes documentos: cpia da certido do registo commercial; cpia do carto de pessoa colectiva; referncias bancrias quanto situao patrimonial. A nota de encomenda no um documento normalizado. A emisso das guias ou notas de devoluo processar-se-, o mais tardar, no 5. dia til seguinte data da devoluo. A guia de transporte o documento entregue pelo transportador ao expedidor, atravs do qual o expedidor prova que entregou ao transportador as coisas a transportar. 2. os elementos de identificao do fornecedor/cliente; o objecto do contrato, suficientemente especificado; o prazo durante o qual se realizar o fornecimento dos bens ou as prestaes de servios, com indicao das respectivas datas de incio e termo; as garantias financeiras oferecidas execuo do contrato; a forma, os prazos e demais aspectos respeitantes ao regime de pagamentos. 3. O nmero de cpias de uma nota de encomenda depende, fundamentalmente, da organizao das empresas envolvidas. 4. A guia de transporte o documento entregue pelo transportador ao expedidor, atravs do qual o expedidor prova que entregou ao transportador as coisas a transportar.
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Objectivos No final desta unidade temtica, os formandos devero estar habilitados a: Identificar os principais actos respeitantes utilizao de ttulos de crdito; Distinguir os diversos ttulos de crdito e respectivas modalidades; Realizar o preenchimento de ttulos de crdito; Descrever as consequncias do incorrecto preenchimento dos ttulos de crdito.
Temas: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Caractersticas dos ttulos de crdito; Cheque; Letra; Livrana; Extracto de factura; Warrant ou cautela de penhor; Proposta de desconto (comercial e financeiro); Proposta de cobrana; Resumo; Questes e Exerccios; Resolues.
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Os ttulos de crdito so documentos que representam direitos, permitindo ao seu legitimo titular exercer o direito em causa. Por exemplo, um cheque preenchido com uma determinada quantia representa o direito do portador do cheque a receber essa quantia, permitindo-lhe exercer o seu direito de forma mais fcil e segura do que a que resultaria de idntico pagamento em dinheiro. A facilidade, celeridade e segurana na circulao do dinheiro so precisamente os aspectos que mais contriburam para a grande expanso do recurso aos ttulos de crdito. Os ttulos de crdito apresentam determinadas caractersticas cuja considerao importante para a sua correcta compreenso. As mais importantes dessas caractersticas so: a literalidade; a autonomia; a incorporao; a legitimao. Analisemo-las, uma por uma: A literalidade significa que o contedo do direito do titular o que resulta do que est escrito (palavras e algarismos), no documento. Ou seja, o ttulo de crdito vale, exclusivamente, pelo que nele se encontra escrito: o direito representado no ttulo corresponde exactamente ao contedo do documento escrito em que ele se traduz. Isto tem a grande vantagem de permitir a qualquer pessoa, que examine o documento, saber exactamente qual o direito que tem o respectivo titular, sem margem para dvidas ou diferentes interpretaes. Ou seja, o portador do ttulo de crdito pode exigir da outra parte (o obrigado) aquilo (e s aquilo) que constar do ttulo e a outra parte obrigada a cumprir com as obrigaes que resultem do ttulo (e apenas essas). Este aspecto, que, evidentemente, confere grande segurana circulao dos ttulos de crdito, s possvel em virtude da autonomia destes. A referncia autonomia dos ttulos de crdito pretende significar que o ttulo, depois de emitido, se torna independente dos factos (crditos, dvidas) que lhe deram origem. Deste modo, o direito representado no documento j um novo direito, diferente daquele que originou a emisso do ttulo: o direito sobre o ttulo, distinto do direito subjacente emisso do ttulo.
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Para maior facilidade de entendimento, vamos passar a referir o direito resultante do ttulo de crdito como direito cartular. claro que, na maior parte dos casos, o direito (cartular) constante do ttulo corresponde ao direito que levou sua emisso. Mas, se existir divergncia entre a situao que conduziu emisso do ttulo e o direito incorporado no ttulo o documento escrito que vale. Exemplo: Alberto deve 100.000 a Joo. Por essa razo, Alberto passa um cheque sobre o Banco Tpico Portugus, atravs do qual emite uma ordem de pagamento, a Joo, do valor de 100.000. Note-se que, apesar de o montante ser o mesmo, o direito de Joo foi alterado j que o devedor da quantia de 100.000 (com base no cheque) passou a ser o Banco. Alm disso, alteraram-se as regras legais aplicveis sua situao pois, como veremos, a lei regulamenta de forma especfica os aspectos respeitantes circulao e pagamento dos ttulos de crdito (no caso, o cheque). Em resumo, o portador do ttulo havido como o legitimo titular do direito nele incorporado, no podendo, em princpio, discutir-se os factos ou relaes que originaram a respectiva emisso. A terceira caracterstica do ttulo de crdito a incorporao. J o dissemos, o ttulo representa (incorpora) um direito do seu titular, diferente do direito anterior subjacente emisso do ttulo. A consequncia mais importante deste facto esta: o titular do direito cartular s pode exerclo se apresentar o ttulo ao obrigado; se o ttulo for destrudo, ou se perder, ou por outra forma deixar de existir fisicamente, em princpio, o seu titular no conseguir exercer o seu direito cartular (dizemos em princpio, porque existe um processo judicial, complexo, que permite ao titular tentar demonstrar a existncia do ttulo destrudo). Com tudo o exposto se relaciona ainda a caracterstica da legitimao. Nos termos da nossa lei, considera-se que o portador do ttulo (aquele que o tem em seu poder) o titular legitimo do direito cartular. Daqui resulta que, por um lado, o portador do ttulo no tem de provar ser o seu legitimo titular e o obrigado pode cumprir a sua obrigao sem se preocupar em investigar se est perante o verdadeiro titular de um qualquer direito. O que acabmos de afirmar no significa, antes pelo contrrio, que no deva ser perfeitamente identificado o portador do ttulo de crdito. aspecto que trataremos com pormenor em relao a cada um dos ttulos individualmente analisados. Uma das grandes vantagens resultantes da emisso de ttulos de crdito a possibilidade de os colocar em circulao, transmitindo-os a outros sujeitos com os quais se tem relaes comerciais. Essa circulao pode fazer-se de vrios modos diferentes, consoante os ttulos sejam: nominativos - mencionam sempre o nome do respectivo titular e s podem transmitir-se com o respeito de complexas formalidades jurdicas; ordem - transmissveis por endosso; ao portador - transmissveis pela mera entrega de mo em mo, sem mais formalidades. Adiante, quando analisarmos cada um dos vrios ttulos de crdito em particular, teremos oportunidade de assinalar as diferenas prticas entre estes diversos modos de circulao.
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2. CHEQUE
Noes gerais O cheque um documento escrito que representa: uma ordem (mandato); dirigida por um cliente/titular da conta ao seu Banco; no sentido de o Banco efectuar o pagamento de determinada quantia; a um terceiro, ao portador do cheque ou ao prprio titular da conta.
Sacado, sacador e beneficirio
Nos termos da lei, as vrias entidades/pessoas envolvidas no processo de emisso e pagamento do cheque tm denominaes/nomes especficos: ao cliente, que ordena ao Banco o pagamento da quantia referida no cheque, chamamos sacador; ao Banco, que realiza o pagamento, chamamos sacado; ao beneficirio da ordem de pagamento, aquele a quem o Banco paga, chamamos beneficirio. Para melhor compreenso destas denominaes, devemos procurar entender a noo de saque. O saque o acto atravs do qual se cria o ttulo: representa a ordem dada, pelo sacador ao sacado, para pagar uma determinada quantia ao beneficirio (ou sua ordem).
Conveno/contrato de cheque
O cliente/sacador pode dar a ordem ao Banco/sacado porque entre eles existe um contrato, a chamada conveno de cheque. Este contrato consta, habitualmente, do formulrio utilizado para a abertura da conta bancria [VER PONTO ] ; importante assinalar que a entrega de cheques aos clientes um direito do Banco: a simples abertura de conta no gera o direito dos clientes aos cheques pois existem outros meios de movimentao do dinheiro depositado. Nos termos desse contrato, os fundos encontram-se depositados no Banco o qual permite ao cliente que realize a respectiva movimentao atravs de um meio especfico: a emisso de cheques.
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Este acordo entre o Banco e o cliente pode ser expresso mas, na maior parte dos casos, tcito: no momento da abertura de conta na instituio bancria, o Banco coloca disposio do cliente uma caderneta de cheques, acto que tem subjacente a possibilidade de emisso dos mesmos. Adiante estudaremos em mais pormenor as relaes que se estabelecem entre o Banco e os seus clientes. Neste ponto, o aspecto que importa salientar o que se prende com o facto de o Banco colocar fundos disposio do seu cliente. Significa isto que o Banco tem uma proviso ao dispor do cliente, a qual pode resultar, por exemplo e para citar apenas duas das situaes mais comuns: da existncia de um depsito ordem que o Banco se obrigou a restituir ao cliente de acordo com as instrues deste (designadamente atravs da emisso de cheques); da existncia de um crdito, concedido pelo Banco ao cliente, em termos que admitam a emisso de cheques.
O cheque como instrumento de pagamento
Como do conhecimento comum, o cheque constitui um importante meio de pagamento, que tem merecido a confiana dos agentes comerciais. Porm, alguns factos recentes tm abalado a confiana que os comerciantes depositam no cheque como instrumento de pagamento. Em primeiro lugar, tem sido verificada, em Portugal, nos ltimos anos, a emisso de um elevado nmero de cheques sem proviso (vulgarmente conhecidos como cheques sem cobertura ou cheques carecas). Mas verifica-se, igualmente, que a maior percentagem desses cheques emitida por pessoas que so reincidentes nessa prtica (ou seja, que j anteriormente emitiram cheques sem proviso). Ora, o controlo da identidade destes indivduos est ao fcil alcance das empresas e comerciantes: o Banco de Portugal emite uma listagem dos titulares de cheques que infringem a lei, listagem essa que pode ser solicitada pelos comerciantes ao seu Banco. Alm disso, as instituies de crdito que fornecerem impressos de cheques a sujeitos que, por terem emitido cheques sem proviso, estejam inibidos do uso do cheque, ficam obrigadas a pagar qualquer cheque emitido por esses sujeitos atravs do impresso por elas fornecido. Por outro lado, o incorrecto tratamento jornalstico de algumas decises judiciais recentes veio contribuir para criar na opinio pblica, em geral, e nos comerciantes, em particular, a ideia de que teria havido uma despenalizao da emisso de cheques sem proviso, ou seja, que essa prtica teria deixado de constituir crime. Isto no corresponde verdade. Apenas deixou de ser punida como crime a emisso de cheques sem proviso ps-datados (os cheques emitidos com data posterior da sua entrega ao tomador). Nota: por vezes, as pessoas usam a expresso cheques pr-datados para se referirem aos cheques ps-datados; a primeira expresso incorrecta j que os cheques no so pr-datados
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(a data da emisso no anterior data da entrega do cheque), so ps-datados (a data da emisso posterior data da entrega do cheque) Esta descriminalizao do cheque ps-datado tem uma razo de ser. Na verdade, nos ltimos anos vinha ocorrendo que muitos cheques eram emitidos, no apenas como meio de pagamento imediato de uma dvida j existente mas, como instrumentos de garantia penal do pagamento de dvidas futuras. Esta situao agravou-se com a generalizao da oferta de crdito ao consumidor, em especial nas grandes superfcies comerciais (hiper-mercados e supermercados): Exemplo: 17. Os consumidores so levados a adquirir bens para a compra dos quais no possuem meios de pagamento imediato pelo que, para concretizao do pagamento, entregam cheques com datas posteriores da sua emisso; para os comerciantes, estes cheques (ps-datados) funcionavam, no como meio de pagamento imediato mas, como garantia de que na data escrita no cheque o consumidor teria o dinheiro para pagar a dvida. O excessivo optimismo dos consumidores, quanto sua capacidade de reunir os fundos necessrios para garantir a proviso das suas contas bancrias no momento em que o cheque fosse apresentado ao Banco, levou a um aumento muito grande do nmero de cheques sem proviso e, consequentemente, de processos crime. Com a despenalizao dos cheques ps-datados, os comerciantes sabem que no podem (no devem) aceitar estes cheques como garantia j que, desaparecendo a ameaa de punio criminal, os cheques retomam a sua natureza de meros meios de pagamento. Assim, a credibilidade, e a utilidade, do cheque, enquanto meio de pagamento, mantm-se intacta, desde que os beneficirios da ordem de pagamento contida no cheque tomem algumas precaues elementares. Acrescente-se que, nos termos das determinaes do Banco de Portugal, obrigatrias para todas as instituies de crdito, se encontram em vigor as seguintes medidas tendentes a conferirem confiana ao cheque como meio de pagamento: os Bancos esto obrigados a pagar, no obstante a falta ou insuficincia de proviso, qualquer cheque de montante igual ou inferior a 62,35; os Bancos s podem fornecer mdulos de cheques aos clientes que preencherem as condies estabelecidas pelo Banco de Portugal e pela legislao aplicvel; os Bancos so obrigados a recusar a atribuio de mdulos de cheques aos clientes que emitam cheques sem proviso; a resciso da conveno de cheque abrange todos titulares da conta sacada. os Bancos que violem o dever de resciso da conveno de cheque, ficam obrigados a pagar qualquer cheque que, nessa circunstncia, seja emitido desde que tenha sido por eles fornecido.
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Documento normalizado
Alm de escrito, o cheque um documento normalizado. Significa isto que, semelhana do que veremos acontecer com as letras e as livranas, a estrutura, o contedo e as dimenses dos cheques so obrigatoriamente iguais para todos os seus impressos, existindo apenas diferenas quanto ao aspecto grfico (cor, tipos de letra, smbolos, etc.) escolhido por cada entidade bancria. Dito isto, vejamos quais so os modelos de cheque que se encontram em vigor em Portugal: FRENTE DO CHEQUE EM EUROS
(i)
Figura 1
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Figura 2
Menes obrigatrias Enquanto documento normalizado, o cheque deve conter, obrigatoriamente, certas indicaes escritas. Vamos passar a enunciar esses elementos com o auxlio de um exemplo: o Sr. Jos Silva e Silva, titular de uma conta no Banco Tpico Portugus, vai emitir um cheque a favor da Sra. Maria Silva e Silva, no valor de cem mil contos. Com base neste exemplo, enumeremos as menes obrigatrias: a palavra cheque, inserida no prprio texto e expressa na lngua empregue para a sua redaco (no nosso caso, o portugus);
Agncia de Lisboa
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Agncia de Lisboa
a quantia de
Quatrocentos e noventa e oito mil, setecentos e noventa e sete Euros e noventa Centimos. ---------------------EUROS
Figura 4
Nota: nos novos cheques, o montante escrito em quadrculas pr-definidas para o efeito (segundo a regra um algarismo por cada quadrcula); depois de escrito o montante, as quadrculas restantes devem ser inutilizadas atravs de um trao. o nome de quem deve pagar: o sacado (trata-se do Banco no qual o sacador tem conta aberta);
Agncia de Lisboa
a indicao do lugar no qual o pagamento se deve efectuar (em geral, indicado do lado direito em relao ao nome do sacado);
Agncia de Lisboa
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a indicao da data em que o cheque passado; Assinatura(s) Local de Emisso __________________ _____ Ano Dia 1998
Figura 7
Ms
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nota: nos novos cheques, a data escrita em quadrculas pr-definidas para o efeito (segundo a regra um algarismo por cada quadrcula), pela ordem Ano, Ms e Dia. a indicao do lugar no qual o cheque passado; Assinatura(s) Local de Emisso Lisboa Ano Dia Ms