Introducción al Análisis de Sistemas BPM Pág.

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Licenciatura en Informática
BPM (Business Process Management)
Resumen de conceptos mas importantes

1. Introducción

Se llama Business Process Management (BPM) a una metodología empresarial cuyo

objetivo es mejorar la eficiencia a través de la gestión sistemática de los procesos de
negocio, que se deben modelar, automatizar, integrar, monitorizar y optimizar de forma
continua.

Las organizaciones tienen la necesidad de conocer y promover la gestión por procesos.

Los proyectos de procesos tienen diversas formas y responden a necesidades de las
organizaciones, tales como la automatización de operaciones, la identificación de riesgos
operativos, la implantación de controles, etc.

BPM no es sólo un proyecto de mejora de procesos o una tecnología, no consiste sólo en

estandarizar procesos, y sobre todo, no tiene por qué suponer un cambio crítico para el
negocio. El BPM es una filosofía de gestión. Es un conjunto de principios que, tomando
como eje los procesos, plantea medir los resultados obtenidos para poder controlar las
operaciones y tomar las decisiones adecuadas para el negocio.

Las organizaciones deben reflexionar y definir los objetivos esperados antes de

embarcarse en un proyecto de BMP. En principio la implantación de la gestión por
procesos debe apoyarse en la tecnología disponible. Más adelante, la utilización de una
herramienta BPMS (Business Process Management System) debe garantizar la ejecución
de los procesos y generar toda la información necesaria para controlar el rendimiento de
los mismos, delegando en el usuario únicamente la toma de decisiones implícitas en la
gestión del proceso y la definición de nuevas operaciones

Por lo tanto, el BPM debe tratarse como una filosofía de gestión orientada a procesos,
independiente de la tecnología, pero que requerirá de ésta a medida que la organización
avance en la escala de madurez BPM. Si se siguen los pasos adecuados, en los próximos
años, la arquitectura de procesos de negocio se convertirá en uno de los mayores activos
de las organizaciones.

2. Conceptos Básicos

2.1. Modelos

Un modelo es una representación sencilla de un sistema en construcción que sirve para

que el sistema sea más fácil de comprender para todos sus interesados.
Los modelos pueden representar al sistema desde varios aspectos, pero en general se los
clasifica como Modelos Estáticos o Modelos Dinámicos. Los estáticos sirven para
representar la estructura del sistema y los Dinámicos para representar las actividades y
flujo de eventos (comportamiento) del sistema.

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2.2. Proceso de Negocio

Un Proceso de Negocio es el flujo de actividades que se siguen para alcanzar algún

objetivo del negocio. Los procesos describen como se realiza el trabajo en la empresa y se
caracterizan por ser observables, medibles, mejorables y repetitivos.
Estructuralmente, un proceso de negocio está constituido por un conjunto de actividades.
Así, la actividad, como elemento básico, mediante relaciones o dependencias con otras
actividades conforma la estructura de un proceso.

Cada proceso tiene un “gerente” o responsable de que el proceso se lleve a cabo, que
denominaremos Actor.
Un proceso de Negocio posee las siguientes partes:
• Entradas
• Productos o Servicios que genera (Salida)
• Recursos que utiliza para generar la salida.
Además el proceso debe estar relacionado con algún objetivo (meta) del negocio.

Existen tres tipos principales de proceso de Negocio:

• Proceso Principales: intentan satisfacer clientes externos
• Procesos de Apoyo: se enfocan en satisfacer clientes internos.
• Procesos de Administración: administran los dos anteriores y se enfocan en la
planificación del negocio.

Esquema de representación de los procesos de negocios:

Es esencial poder identificar a cada uno de los procesos de negocios que están siendo
modelados, a través de sus elementos básicos:
• nombre del proceso.
• actor es el elemento encargado, responsable de realizar la actividad, puede ser un
individuo, grupos de personas o departamentos organizacionales.
• objetivo indica el propósito de su existencia.
• recurso es todo aquello que es usado o afectado por las actividades.
• entradas son las condiciones previas a una actividad.
• salidas son los efectos o producto de una actividad.

Objetivo

Ejecuta Logra
Actor Genera
Actividad Salida

Da origen
Entrada Usa

Recurso

2.3. Modelos Empresariales

Un Modelo de Empresa (EM) es una representación estructurada de una organización de
negocios, de su estructura interna y sus relaciones con el entorno que la rodea. Entre las

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cosas que pueden representar están los principales componentes, objetivos, procesos,
actividades, etc.
En general se desea que un modelo sirva para representar el conocimiento que posee una
organización acerca de sí misma y de las metas que espera alcanzar.

Los EM más comunes son:

• Business Models
• Business Process Models
• Organization Models
• Ontology
• Capability Models

Existen distintas tecnologías, notaciones y diagramas para representar las componentes de

los modelos de negocios, entre ellos UML (Lenguaje Unificado de Modelado) que
describe un conjunto de notaciones y diagramas estándar para modelar sistemas de
software, sistemas de hardware, y organizaciones del mundo real, como los Diagramas de
Casos de Uso para modelar los procesos, Diagramas de Actividad para modelar el
comportamiento de los Casos de Uso, objetos u operaciones, etc.

Otro conjunto de tecnologías desarrolladas para tal fin es BPM, descripto en líneas
generales a continuación.

2.4. Definición
Business Process Modeling (BPM), también conocido como Business Process
Management, es un conjunto de tecnologías y estándares para el diseño, ejecución,
administración y monitoreo de los procesos de negocio.
Es una amalgama de conceptos de workflow involucrados con Soporte Transaccional,
Procesamiento distribuido, Integración de Aplicaciones de la Empresa y Monitoreo de
actividades del Negocio.

2.5. Historia
En la década de los 80 el flujo de trabajo de una empresa se manejaba de una forma
bastante ortodoxa. Los procesos eran de gran volumen, normalmente estaban basados en
formularios propietarios para cada empresa, se realizaba la administración de ciclos de
tareas y la personalización era muy costosa.
En los 90 fue el auge de la integración y la mejora de procesos del negocio. Gracias a esto
aparecieron los estandares, el flujo de trabajo se volvió colaborativo.
A partir del 2000 surgió BPM. Se incrementó el grado de integración, la reusabilidad y la
aceptación por parte de las organizaciones. Los procesos son de Principio a Fin, e decir
que importa el resultado final y la responsabilidad es compartida por todos los
departamentos involucrados en el proceso.

2.6. Beneficios
Entre las motivaciones para escoger BPM se encuentran las siguientes:
• Formalizar procesos y encontrar mejoras necesarias: la adopción de BPM fuerza a
la organización a definir y formalizar su comprensión de los procesos actuales.
• Facilitar flujos de procesos eficientes y automatizados: dado que un proceso está
formado por varias actividades, mientras menos tiempo haya entre actividades,
mejor. El uso de BPM para el manejo del flujo de un proceso baja este tiempo.
• Incrementar la productividad y reducir personal: con BPM el trabajo se realiza más
rápido con menos personal.

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• Simplificar regulaciones: ayuda a las organizaciones a construir procesos
auditables que ayudan a las organizaciones a cumplir con normas impuestas.

3. Estándares de BPM
En la siguiente tabla se encuentran los principales estándares asociados con BPM, el
organismo creador de cada estándar y una descripción breve del propósito de ese estándar
dentro de la arquitectura de un sistema BPM.

Estandar Organismo Descripción

Business Process OASIS Para ejecutar Procesos de Negocio
Execution Lenguaje
(BPEL)
Business Process BPMI Lenguaje XML similar a BPEL
Modeling Language
Business Process BPMI Lenguaje gráfico con mapeo a
MOdeling Notation BPEL
(BPMN)
Workflow Referente Workflow Arquitectura de Workflow/BPM
Model Management
Coalition (WfMC)
XML Process Defenition WfMC Lenguaje XML orientado a
Language (XPDL) procesos similar a BPEL
Workflow XML WfMC Lenguaje XML para la
comunicación con web-services
entre ambientes de ejecución de
workflow
Web Services Worl Wide Web Un XML para coreografía entre web
Coreography Interface Consortium (W3C) services
(WSCI)
Business Process ObJECT Modelo para un lenguaje BPM que
Definition Metamodel Management Group use MDA (Model Driven
(BPDM) Arquitecture)

3.1. BPM – Notaciones

Encontramos diversos estandares, entre ellos IDEF, BPMN

IDEF: las técnicas de modelamiento IDEF fueron desarrolladas para representar y

modelar procesos y estructuras de datos de una forma integrada. La familia IDEF consiste
en varias técnicas, entre ellas Modelamiento Funcional, Modelamiento de Datos y Captura
Descriptiva de Procesos.

BPMN: el objetivo principal de su desarrollo fue proveer a los usuarios del negocio (ya
sean analistas empresariales, profesionales de las tecnologías de la información o gente
del negocio que monitorea y ejecuta procesos) una notación gráfica basada en diagramas
de flujo fácil de entender. Da soporte a la generación de modelos de procesos ejecutables
en BPEL (lenguaje estandar para BMP).
Define un diagrama de proceso del negocio (BPDs Business Process Diagrams). Un BPD
está basado en una técnica de diagramas de flujo diseñada para crear modelos gráficos de
operaciones de procesos de negocio. Un modelo de procesos de negocio será una red de

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objetos gráficos correspondientes a actividades y controles de flujo que definen su orden
de ejecución.
El BPD está conformado por un conjunto de elementos gráficos. Las cuatro categorías
básicas de elementos son:
• Flow Objects(objetos de flujo)
• Connecting objects (Objetos de Conexión)
• Swimlanes
• Artifacts (artefactos)

Objetos de flujo: un BPD tiene un pequeño conjunto de elementos, denominados objetos

de flujo que son:

Eventos: Un evento está representado por un círculo y Comienzo

representa un suceso que ocurre durante el proceso. Estos
eventos afectan el flujo de los procesos y generalmente Intermedio
tienen una causa y un resultado. Son círculos con centro
abierto para permitir escribir dentro la causa o resultado. Hay Fin
tres tipos de eventos, de Comienzo, Intermedio y de Fin.
Actividad: Una actividad se representa por un rectángulo
redondeado en las esquinas, y es un término genérico para
representar los trabajos que se ejecutan. Una actividad puede
ser atómica a compuesta. Los tipos de actividades son: tareas
y subprocesos, estos se distinguen por un signo más al pie y
centro del rectángulo
Gateway: se representa por un rombo y se usa para indicar
divergencias y convergencias en las secuencias de flujo, así
se puede tratar de una decisión, una bifurcación o una unión
de caminos.

Objetos de Conexión: sirven para conectar los objetos de flujo de un diagrama y crear la
estructura del proceso. Hay tres objetos de conexión.

Flujo de secuencia: Se representa por una línea sólida con

una flecha y se usa para mostrar el orden de las actividades
que serán ejecutadas en el proceso.
Flujo de Mensaje: Se representa por una línea punteada con
una flecha y se usa para mostrar el flujo de mensajes entre
dos participantes de un proceso.
Asociación: Es representada por una línea con puntos
pequeños con una flecha, y se usa para asociar datos, texto y
otros artefactos con los objetos de flujo. Las asociaciones se
usan para mostrar las entradas y salidas de las actividades.

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Swimlanes: Se utilizan como un mecanismo para organizar actividades en categorías
separadas de acuerdo a diferentes capacidades o responsabilidades funcionales

Pool: representa un participante en un proceso. Actúa como

un contenedor de las actividades realizadas por un mismo
responsable.
Lane: Es una sub-partición dentro de un Pool, permite
organizar y categorizar actividades.

Pools: se usan cuando el diagrama involucra dos entidades separadas o participantes en el

proceso y se separan físicamente en el diagrama, así los flujos de mensajes se utilizan
como mecanismo para mostrar la comunicación entre dos participantes y son la conexión
entre dos pools.

Lanes: se usan para representar actividades separadas asociadas a una misma función o
regla. La secuencia de flujo puede cruzar los límites del Lane, pero no se usa el flujo de
mensajes entre los objetos de flujo.

Este modelo de procesos de negocio se usa para comunicar una amplia variedad de
información a diferentes audiencias. Está diseñado para cubrir varios tipos de modelado y
permite la creación tanto de segmentos de procesos como procesos de comienzo a fin, y
en diferentes niveles de representatividad.

Ej. Proceso Cobro

Tarea
Evento de 2 4 Evento de Fin
Comienzo
Método?

1 6

Secuencia de
Flujo 3
5

1. Identifica método de pago

2. Cheque o Efectivo
3. Tarjeta de Crédito
4. Acepta cheque o efectivo
5. Procesa Tarjeta de Crédito
6. Prepara paquete para el cliente

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3.2. Arquitectura BPM

El centro del sistema es la máquina de ejecución, la cual ejecuta los procesos escritos en
BPEL. Los analistas técnicos y del negocio diseñan los procesos usando un editor gráfico
que soporta notación BPMN. El editor incluye una herramienta de exportación que genera
código BPEL XML a partir de los diagramas BPMN.

Las interacciones entre las computadoras y el ser humano gobiernan la ejecución de los
procesos en la máquina. Las personas que participan en el proceso, poseen aplicaciones
gráficas de workflow que se conectan a la máquina a través de interfaces programadas. La
interfaz permite que el usuario pueda revisar y ejecutar las actividades pendientes.

Los administradores de un sistema BPM usan una consola gráfica para administración y
monitoreo, para chequear el estado de los procesos de la máquina. La consola usa un
lenguaje de administración, como interfaz para comunicarse con la máquina. La máquina
de ejecución mantiene de forma persistente el estado de los proceso usando una base de
datos. La consola se conecta a esta base de datos de forma directa en lugar de usar el
lenguaje de administración para realizar consultas con propósitos particulares.

3.3. Ventajas de usar BPMSystem

Las empresas pueden usar BPMS para:
• Añadir valor a sus aplicaciones
• Alcanzar y mantener estándares de calidad
• Desarrollar soluciones centradas en procesos
La tecnología BPMS sigue principios básicos que la caracterizan:
• Diseño de procesos y capacidad de administración de los mismos.
• Capacidad de interacción con los trabajadores
• Capacidad de integración con los sistemas
• Monitoreo de las actividades.

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