MUNICIPIO DE TOCANCIP

OFICINA DE CONTROL INTERNO

PLAN ANUAL DE AUDITORIAS VIGENCIA 2.013

TOCANCIP - COLOMBIA

CONTENIDO

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Introduccin. Principios . Objetivos.. Alcance de la auditoria .. Responsable. Glosario.. Procedimiento de auditora.... Ejecucin plan de auditora ... 7.1 Plan anual de auditoras de gestin. 7.2 Programa anual de auditoras internas de calidad 7.3 Cronograma del plan de auditoras de Gestin... 7.4 Plan anual de auditoras internas de calidad. 7.5 Cronograma del plan de auditoras internas de Calidad..

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INTRODUCCION La Oficina de Control Interno de la Alcalda Municipal de Tocancip tiene para la vigencia 2.013, la realizacin de las auditorias de gestin, coordinacin de las auditoras internas del sistema de gestin de la calidad, esto con la finalidad de evaluar el modelo estndar de control interno y SGC, en cuanto a la implementacin, continuidad y sostenibilidad de los respectivos sistemas. La experiencia que se ha obtenido en la ejecucin de las auditorias de gestin y las auditoras internas de calidad nos permite unificar en un solo programa y plan de auditoras la programacin para unificar criterios y objetivos. De tal manera que los resultados que se obtengan sirvan para la mejora continua y la sostenibilidad e integralidad del MECI y el Sistema de Gestin de la Calidad. La Oficina de control interno, tiene la responsabilidad de desarrollar auditorias que le permitan verificar y evaluar la conformidad del modelo estndar de control interno y del sistema de gestin de la calidad de la entidad basada en los procesos mediante la aplicacin de criterios y principios de eficacia, eficiencia, economa, necesarios en lo relacionado con la aplicacin de la normatividad legal, procedimientos existentes, requisitos, controles, riesgos, etc., identificando las deficiencias o no conformidades del sistema para lograr que se tomen las acciones oportunamente y se propenda por el mejoramiento continuo. La oficina de control interno elabor el manual de control interno, siendo este un documento gua para implementar, verificar y mejorar parte del Sistema de Control Interno de la Alcalda de Tocancip suministrando la orientacin sobre los principios, la planeacin, preparacin, ejecucin y elaboracin de informes de las auditoras internas. A su vez, se desarrollaron los procedimientos PROCEDIMIENTO EVALUACIN INDEPENDIENTE AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, PROCEDIMIENTO EVALUACIN INDEPENDIENTE AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE, PROCEDIMIENTO AUDITORIAS DE GESTIN, PROCEDIMIENTO EVALUACIN ADMINISTRACIN DEL RIESGO, PROCEDIMIENTO FOMENTO DE LA CULTURA DE AUTOCONTROL, PROCEDIMIENTO EVALUACIN, REVISIN Y PREPARACIN PLANES DE MEJORAMIENTO PARA ENTES DE CONTROL. Lo anterior, hace correccin al hallazgo determinado en la auditoria
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integral realizada por la Contadura General de Cundinamarca en la cuenta de la vigencia 2.011.

Para la preparacin del plan anual de auditoras se tuvo en cuenta los resultados de la evaluacin del plan anterior, los procesos que muestran mayor riesgo, las auditorias practicadas en la vigencia anterior, auditoras realizadas por la Contralora General de Cundinamarca, auditora realizada por la Contralora General de la Repblica, planes de mejoramiento, entre otros. Existe una observacin importante que ha generado inconveniente en el cumplimiento del plan de auditoras de gestin de la vigencia 2.012 como es la falta de compromiso de algunas Gerencias en el reporte de informacin para la ejecucin del proceso auditor. A su vez, la no entrega de los planes de mejoramiento, avances en los tiempos establecidos segn el procedimiento establecido por la Oficina de Control interno. El plan de auditoras para la vigencia 2.013 considerar de primera parte aquellas auditorias que no fueron posible realizar en la vigencia 2012, siguindole los procesos con un mayor riesgo y de gran significancia para el logro de las metas y resultados plasmadas en el plan de desarrollo municipal Tocancip incluyente y participativa. 1. Principios En aras de consolidar un proceso auditor confiable y oportuno que apoye las polticas y controles de la gestin, se han tenido en cuenta algunos principios que brinden a las auditorias suficiencia y pertinencia. A continuacin se presentan los principios:

a) Conducta tica: El fundamento de la profesionalidad. La confianza, integridad, confidencialidad y discrecin son esenciales para auditar. b) Presentacin Ecunime: La obligacin de informar con veracidad y exactitud. Los hallazgos, conclusiones e informes de la auditora reflejan con veracidad y exactitud las actividades de la auditora. Se informa de los obstculos significativos encontrados durante la auditora y de las opiniones divergentes sin resolver entre el equipo auditor y el auditado. c) Debido cuidado profesional. La aplicacin de diligencia y juicio al auditar. El (los) auditor (es) proceden con el debido cuidado, de acuerdo con la importancia de la tarea que desempean y la confianza depositada en ellos por el auditado y por otras partes interesadas. Un factor importante es tener la competencia necesaria. Los principios a continuacin enunciados se refieren a la auditora, la cual es por definicin independiente y sistemtica. a) Independencia: La base para la imparcialidad de la auditora y la objetividad de las conclusiones de la auditora. El (los) auditor (es) es independiente de la actividad que es auditada y estn libres de sesgo y conflicto de intereses. . El (los) auditor (es) mantiene una actitud objetiva a lo largo del proceso de auditora para asegurarse de que los hallazgos y conclusiones de la auditora estarn basados slo en la evidencia de la auditora. b) Enfoque basado en la Evidencia: El mtodo racional para alcanzar conclusiones de la auditora fiables y reproducibles en un proceso de auditora sistemtico. La evidencia de la auditora es verificable. Est basado en muestras de la informacin disponible, ya que una auditora se lleva a cabo durante un perodo de tiempo determinado y con recursos finitos. El uso apropiado del muestreo est estrechamente relacionado con la confianza que puede depositarse en las conclusiones de la auditora. 2. Objetivos

2.1. Objetivo General El propsito del plan es formular recomendaciones imparciales que propendan por el mejoramiento, a partir de evidencias, soportes y criterios vlidos, sobre el grado de cumplimiento de los objetivos, los planes, programas, proyectos y procesos, as como sobre irregularidades y errores presentados en la operacin de la entidad. De igual manera, apoyar a la direccin en la toma de decisiones necesarias para corregir las desviaciones, mediante las acciones de mejoramiento correspondientes. 2.2. Objetivos Especficos Brindar asesoramiento y realizar acompaamiento, seguimiento, evaluacin y control a los procesos y al manejo de las dependencias de la Alcalda Municipal. Obtener informacin y evidencias para emitir pronunciamientos acerca del funcionamiento de la Alcalda Municipal para fundamentar el concepto sobre la gestin y el logro de resultados. Lograr resultados de auditora oportunos que permita a la administracin municipal y sus servidores la toma de decisiones oportunas. Identificar las auditorias, evaluaciones y verificaciones logrando minimizar los riesgos de los diferentes procesos. 3. Alcance De La Auditora Inicia con la elaboracin del plan anual de auditoras de gestin e internas de calidad para la vigencia y termina con la presentacin de los resultados al responsable de cada proceso o rea auditada y al Alcalde Municipal con el fin de que los hallazgos, observaciones y recomendaciones sean incluidos en el plan de mejoramiento del proceso o del rea.

El proceso auditor incluye los siguientes factores: 1. Factor de cumplimiento: Se verificar el acatamiento de la Alcalda municipal de Tocancip a las normas constitucionales, legales reglamentarias, jurisprudencia y de autorregulacin que le son aplicables 2. Factor Estratgico: Ser auditado el logro de los objetivos misionales, en lo relacionado al proceso mediante el cual se evala y monitorea el desempeo de los sistemas gerenciales de la Administracin Municipal. 3. Gestin de resultados: Sern verificadas las actividades relativas al proceso de gestin de la Alcalda municipal, con el fin de determinar el grado de economa, eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos y los controles; de los mtodos de medicin e informacin sobre el impacto o efecto que producen los bienes y servicios entregados a la ciudadana o partes interesadas. Entre las tcnicas de auditora que se emplearn para ejecutar el Plan de Auditorias se encuentran, las verbales ya que se entablaran dilogos en los que se indagar a los diferentes funcionarios sobre el desarrollo de sus funciones, pues se trata de tener una imagen clara de la integralidad del proceso auditado. Del mismo modo se aplicarn encuestas y cuestionarios que almacenen en medio fsico la informacin recolectada. Se recurrir tambin a la observacin de actividades a la revisin selectiva de documentos y a la comparacin de lo expresado verbalmente con lo existente, para as determinar la veracidad, exactitud, existencia y legitimidad de los documentos. Pero la principal tcnica de auditora que se emplear ser la inspeccin de los procesos y procedimientos que permitan establecer las falencias de la entidad y determinar los planes de mejoramiento que permitan minimizar las debilidades y amenazas.

4. Responsable Es responsabilidad de la aplicacin de este plan, la Oficina de Control Interno en cuanto a las auditorias de gestin de control interno administrativo. En lo referente para las auditoras internas del sistema de gestin de la calidad se coordina con el funcionario (a) delegada como representante de la direccin para el SGC de la entidad.

5. Glosario
AUDITORIA: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios de auditora. AUDITADO: Organizacin o proceso al que se le realiza una auditoria. AUDITOR: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditora, el cual debe ser diferente del personal que realiza el trabajo. CRITERIOS DE AUDITORIA: Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos que se utilizan como una referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoria. CONCLUSIONES DE AUDITORIA: Resultado de una auditoria, que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la auditoria. EVIDENCIA OBJETIVA: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables. INSPECCIN: Evaluacin de la conformidad por medio de observacin y dictamen, acompaada cuando sea apropiado por medicin, ensayo, prueba o comparacin con patrones. PROGRAMA DE AUDITORIA: Conjunto de una o ms auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especifico.

PLAN DE AUDITORIA: Descripcin de las actividades y de los detalles acordados de una auditoria. HALLAZGOS DE AUDITORIA: Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de auditora. CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito. NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito. ACCIN PREVENTIVA: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situacin potencialmente indeseable. ACCIN CORRECTIVA: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situacin indeseable.

6. Procedimiento De Auditora (gestin) Los pasos a seguir para desarrollar el presente plan de auditora son los siguientes: Formular y aprobar el Plan de Auditoras Internas para los procesos y reas de la organizacin. Preparar las actividades propias de la auditoria, elaborar el instrumento de verificacin. Desarrollar las actividades descritas en el plan aprobado de auditoras de gestin e internas de calidad (en este caso sern responsables los auditores internos preparados por la entidad), acorde la naturaleza del rea o proceso a auditar. Tener en cuenta la reunin de apertura, desarrollo de entrevista y recoleccin de hallazgos o no conformidades. Realizar reunin de cierre de auditora y recoger firma del Auditado en el registro de los hallazgos o no conformidades para las auditoras internas de calidad. Elaborar el informe preliminar que consolida los hallazgos o no conformidades identificados en la auditoria del proceso. Presentar el informe preliminar de auditora al responsable del proceso o el jefe del rea auditada, as como al Alcalde Municipal, a este ltimo para el caso de las auditorias de gestin de control interno. La Oficina de Control Interno elaborar el informe final de auditora e incluir las recomendaciones ante el responsable del proceso o del rea auditada, y al Alcalde Municipal. Consolidar el informe general de auditora con los hallazgos, observaciones y recomendaciones y presentarlo al Alcalde Municipal. Organizar y archivar los papeles de trabajo que fundamentaron y respaldaron la labor de la auditora efectuada. Solicitar los planes de mejoramiento con base en los hallazgos o no conformidades de la auditoria. Hacer seguimiento a los planes de mejoramiento presentados, a la implementacin de recomendaciones y acciones correctivas resultado de la auditoria. Cuando se verifique la correccin de una no conformidad reportar el cierre de la misma a la Oficina de Control Interno. Archivar la documentacin producto de la auditoria. Preparar el siguiente plan de auditora e incluir el seguimiento a la implementacin de las recomendaciones emitidas segn el resultado de la auditoria anterior y los cierres reportados por los auditores. Comunicar al responsable del rea/proceso la fecha programada para realizar la auditoria, en concordancia con el programa y plan aprobado. Revisin preliminar en la Oficina de Control Interno de la documentacin que servir de referente para conocer el rea/proceso donde se va realizar la auditoria. Nota: Para la realizacin de las auditoras internas de calidad se seguir el procedimiento GES-P002. 7. Ejecucin Plan Anual De Auditorias 7.1. Plan Anual De Auditorias De Gestin.

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7.2 Programa anual de auditoras internas de calidad Acorde a lo establecido en el procedimiento de auditoras internas de calidad se plantea el plan anual de auditoras internas de calidad que se realiza una vez en el ao:
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7.3 Cronograma Del Plan Anual De Auditorias De Gestin

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7.4 Plan Anual de Auditoras Internas de Calidad

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7.5 Cronograma Del Plan Anual De Auditoras Internas De Calidad

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