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U.T.-6

GESTIN DE EXISTENCIAS E INVENTARIOS

I. INTRODUCCIN......................................................................................................................................1
II. TAREAS A REALIZAR EN LOS ALMACENES..................................................................................1
III. CLASIFICACIN DE PRODUCTOS Y CATLOGO DE PRODUCTOS .........................................2
A. CLASIFICACIN DE PRODUCTOS:................................................................................................2
B. El catlogo de productos:......................................................................................................................2
IV. sistemas de almacenado...........................................................................................................................3
V. FORMAS DE COLOCACIN DE LOS PRODUCTOS.........................................................................3
VI. GESTIN DEL ALMACN...................................................................................................................4
A. CANTIDAD DE EXISTENCIAS A MANTENER..............................................................................4
B. SEGUIMIENTO DE LOS MATERIALES ALMACENADOS...........................................................5
1. Elaboracin de fichas de almacn......................................................................................................6
2. Realizacin de inventarios.................................................................................................................6
C. VALORACIN DE LAS EXISTENCIAS DISPONIBLES................................................................8
1. Mtodo FIFO.....................................................................................................................................9
2. Mtodo LIFO.....................................................................................................................................9
3. Mtodo PMP....................................................................................................................................10
VII. Normas de seguridad e higiene en almacenes.....................................................................................11

Actividades iniciales
1- Cmo definiras los trminos almacn o depsito?
2- Tareas que crees que se deben realizar en un almacn.
3- Qu cantidad de existencias crees que se deben mantener en un almacn?
4- Qu aspectos crees que deben figurar en una ficha de almacn?
5- Qu conoces por inventario?
6- Cmo valoraras las existencias de un almacn?
7- Normas de seguridad e higiene que se deben seguir en un almacn.
I. INTRODUCCIN
Todas las empresas utilizan mercancas en su trabajo, y llamamos almacn o
depsito al conjunto de mercancas de que dispone una empresa para sus
NECESIDADES, as como al LUGAR fsico en que stas se guardan. La finalidad del
almacn es mantener unas existencias MNIMAS de productos que garanticen la
prestacin del servicio continuo al cliente, aunque los proveedores suministren
discontinuamente.
II. TAREAS A REALIZAR EN LOS ALMACENES
Las tareas que se realizan en cualquier almacn son las siguientes:
Recibir y registrar los materiales ALMACENADOS
Acondicionar, proteger y conservar los MATERIALES
Entregar y distribuir los MATERIALES a los
departamentos

AgustnSantamara

diversos

III.CLASIFICACIN DE PRODUCTOS Y CATLOGO DE PRODUCTOS

A. CLASIFICACIN DE PRODUCTOS:
Existen distintas formas para clasificar los productos:
CLASIFICACIN ABC:
Se clasifican los productos en 3 categoras, o ms, para saber sobre cules se
debe hacer un mayor control.
Al grupo A pertenecen los artculos que tienen un ELEVADO precio y
representan en dinero la mayor parte de lo almacenado. El nmero de unidades
almacenadas suele ser PEQUEO.
Al grupo C pertenecen los productos que tienen un precio PEQUEO, pero que
es interesante tener almacenas MUCHAS unidades.
Al grupo B pertenecern los productos que tienen una posicin intermedia entre
los anteriores.
CLASIFICACIN POR USO Y DURACIN:
Los productos se clasifican en dos grandes grupos:
Material FUNGIBLE: que es el que se gasta con su uso, pudiendo dividirse en 2
grupos:
Desechable: es de un solo uso y suele ser de material
PLSTICO.
Reutilizable: es de varios usos y suele ser material frgil de
vidrio.
Material INVENTARIABLE: que es el material de vida LARGA, ya que
aunque el uso lo DETERIORA, puede ser
arreglado con los adecuados repuestos.
CLASIFICACIN POR EL TIPO DE MATERIAL DE CONSTRUCCIN:
A veces se clasifican los utensilios segn el material con el que estn construidos
(material de vidrio, plstico, porcelana, etc.).
CLASIFICACIN POR EL I.V.A. QUE SOPORTAN:
Los productos que se compran y almacenan tienen diversos I.V.A. y se pueden
clasificar segn el I.V.A. que les corresponda.
B. EL CATLOGO DE PRODUCTOS:
Es el conjunto de productos homologados que pueden COMPRARSE para su
posterior consumo. Su utilidad estriba en que quedan definidos cada uno de los posibles
artculos o productos utilizados, dndoles un CDIGO. Los productos son agrupados
por grupo, subgrupo y familia.
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Para poder realizar el catlogo se deben elaborar FICHAS para cada producto o
artculo. En cada ficha se recoge el conjunto mnimo bsico de datos (CMBD) que es el
mnimo de datos indispensable para DESCRIBIR el artculo. En las fichas debe
ponerse:
Grupo, subgrupo y familia
Descripcin del artculo
Unidad: servicios AUTORIZADOS al consumo
Precio medio de existencias
Rango: se seala la pertenencia del artculo a alguna de las
categoras de la clasificacin ABC.
Tcnica: indica la tcnica, procedimiento o intervencin a la que
debe asignarse el artculo, as sabemos lo que cuesta hacer
una cierta tcnica.
En el catlogo cada artculo debe aparecer con su cdigo, descripcin, unidad
(forma en que se adquiere o forma en que se dispensa), situacin (lugar de nuestro
almacn o fuera de l donde EST el artculo) y rango.
IV. SISTEMAS DE ALMACENADO
El material se tiene que guardar con plena garanta y para ello el almacn
dispondr de suficientes medios (materiales, personales y tcnicos) para:
-

Asegurar que el material mantiene las caractersticas fsicas y qumicas que

determinan su uso SEGURO y eficaz.
Garantizar que los productos que suministra son AUTNTICOS.
Permitir el seguimiento de cada lote de material que se ponga en el mercado,
para poder RETIRARLO cuando haya riesgo.
Existen 2 tipos de almacenes:
o Abiertos: Puede acceder a ellos y coger material personas AJENAS a su
funcionamiento. Son sistemas de almacn cmodos y baratos,
pero los recuentos y la contabilidad que se lleva en ellos son
poco estrictos.
o Cerrados: a ellos slo pueden acceder personas AUTORIZADAS,
debindose registrar todas las entradas y salidas de mercanca.
Son sistemas de almacn COSTOSOS, pero permiten el
seguimiento completo de los artculos.

V. FORMAS DE COLOCACIN DE LOS PRODUCTOS

En la colocacin de productos en los almacenes conviene seguir los siguientes
consejos:
Los productos tendrn un espacio asignado en las estanteras identificado con
ETIQUETAS en las que consta el cdigo, la descripcin y una clave de
localizacin.
La colocacin se hace por FAMILIAS de productos.

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Los productos que ms entradas y salidas tienen es conveniente que se coloquen

CERCANOS al muelle de salida del almacn.
Los productos con fecha de caducidad ms prxima se colocan en los lugares de
ms FCIL acceso de la estantera.
Los productos peligrosos o txicos deben almacenarse SEPARADOS del resto, en
lugares debidamente preparados.
Los productos que requieran conservacin en frigorfico se distribuirn A DIARIO,
si no existen instalaciones adecuadas.
VI. GESTIN DEL ALMACN
Comprende: la estimacin de EXISTENCIAS que se deben mantener, el
seguimiento de los movimientos de cada artculo que se debe hacer,
la elaboracin de FICHAS de almacn, la realizacin de
INVENTARIOS de existencias peridicos y la valoracin
CONTABLE de los artculos.
A. CANTIDAD DE EXISTENCIAS A MANTENER
Los depsitos se deben mantener al nivel MNIMO posible para reducir costes.
Si se almacena mucho material, el capital inmovilizado es ALTO, la gestin de
existencias es DIFCIL, los materiales pueden CADUCAR o estropearse, el
mantenimiento y el seguro SUBEN y es ms FCIL sufrir hurtos.
Cuando se hace un pedido grande se pueden pedir DESCUENTOS especiales
(Rappel) y as DISMINUIR el coste unitario de cada producto.
Tener un depsito escaso comporta el riesgo de DESABASTECIMIENTO en
un momento dado y para evitarlo hay que establecer unos depsitos MNIMOS de cada
artculo que depender de:
- Plazo que los proveedores tardan en SERVIR el material pedido.
- DEMANDA previsible de cada material
Para protegerse del riesgo de falta de artculos (rotura de INVENTARIO) los
almacenes mantienen un depsito de SEGURIDAD o reservas que solventen demandas
de materiales inesperadamente altas o demoras EXCESIVAS en el suministro. Cuanto
ms variable sea el ritmo de demanda y de los plazos de entrega, MAYOR tendr que
ser el depsito de seguridad.
Cuando la demanda y plazos de entrega sean predecibles se puede anticipar
cundo se van a AGOTAR las existencias del almacn activo y pedir su reposicin en
el momento adecuado, a este caso le llamamos previsin perfecta y el punto de pedido
depender del tiempo que tardan los proveedores en suministrar y NO del volumen de
existencias que quedan en el almacn.
Las existencias debern moverse entre el depsito mnimo y mximo, quedando
determinado el depsito ptimo segn el conjunto de factores comentados, que ser
distinto para cada almacn.
Para hacer compatible un buen servicio y una reduccin de costes se tiene que
hacer una gestin de stocks eficaz, que incluye encontrar informacin sobre dos campos
distintos, como son el anlisis de CONSUMO y el anlisis de las EXISTENCIAS.
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El anlisis de consumo sirve para saber si lo COMPRADO y ALMACENADO

se corresponde con lo que se consume o por el contrario no se consume o se necesitara
consumirlo en mayor cantidad de lo que se compra. Para estudiar el consumo de
productos pueden utilizarse diversos listados, por ejemplo el listado de consumos de los
productos segn su rango ABC, o el listado de artculos consumidos en cada grupo
funcional homogneo (GFH), o el listado de evolucin de consumos, para ver cmo van
cambiando dichos consumos.
El anlisis de existencias se hace mediante tres parmetros o medidas que se
toman para cada uno de los productos, y son:
Stock de seguridad: es el nmero de MESES de reserva de existencias. (si
de un producto se consumen 100 unidades al mes y hay un
stock de seguridad de 3, quiere decir que tenemos 300
unidades en reserva).
Horizonte de compra: es el nmero de meses que se cree deben transcurrir
entre COMPRAS. Depende de lo que ocupe el artculo,
de la capacidad del almacn y de la evolucin del
PRECIO del artculo.
Stock mximo: es la mxima capacidad que podemos tener almacenada de
un artculo, suponiendo la SUMA del stock de seguridad
MS el horizonte de compra.
Otros trminos que se usan en la gestin de stocks o existencias son:

Punto de pedido: cuando se llega a una determinada cantidad de unidades de

un artculo en el almacn debe ponerse en marcha un nuevo
pedido, se es el punto de pedido, que ser MAYOR al stock
de seguridad.

Lote econmico: es la CANTIDAD que debe pedirse de un artculo de

forma que los gastos de almacenamiento y los gastos de
emitir el pedido sean bajos.
Actividades de repaso:
1- Para qu sirve tener mercancas almacenadas?
2- Cundo es preferible tener reservas abundantes?
3- Perjudica en algo tener mucho material almacenado?
B. SEGUIMIENTO DE LOS MATERIALES ALMACENADOS
El responsable del almacn debe saber en todo momento cules y CUNTOS
materiales tiene a su disposicin y que el cuidado a tener depender de lo peligrosos o
delicados que sean.
Segn el principio de Pareto, que dice que una PEQUEA parte del esfuerzo
consigue la MAYOR parte de los resultados, se calcula que el 10% de los artculos de
los almacenes suponen el 75% del valor total de ste, otro 25% de los artculos suponen
el 20% y el restante 65% de los artculos slo el 5% del valor total, por lo tanto no es

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rentable hacer un seguimiento estricto a todos los artculos, slo se har a los ms
COSTOSOS y a los que sean peligrosos o delicados.
Para conocer la cantidad de materiales disponible de cada clase se usan 2
sistemas:
- Registro continuo del movimiento de existencias (elaboracin de fichas de
almacn.
- Revisin y recuento de todos los artculos almacenados (realizacin de
INVENTARIO).
1.

Elaboracin de fichas de almacn

La elaboracin de una ficha de almacn por cada uno de los artculos
almacenados es la mejor manera de controlar las existencias almacenadas. En las fichas
de almacn se anotan las ENTRADAS y SALIDAS de un producto al almacn, de tal
forma que podemos saber nuestras existencias de ese producto.
Veamos ejemplos de una ficha de control de existencias y de una ficha de
almacn:
FICHA DE CONTROL DE EXISTENCIAS
CONTROL DE EXISTENCIAS
CDIGO

DEPENDENCIA__________________________
CONCEPTO

Fecha

Existencias

FICHA DE ALMACN
Artculo: XXXX
Valoracin: Precio medio ponderado
Fecha
01/10/97
02/10/97
03/10/97
08/10/97
10/10/97

Procedencia o destino

Entradas
Can.
Pr.
Va.

Salidas
Can.
Pr.
Va.

Existencia
Mxima: 200
Mnima: 20
Existencias
Can.
Pr.
Va.

Existencia anterior
Entrada 1
Entrada 2
Salida 1
Salida 2
EXISTENCIAS

2.

Realizacin de inventarios

Como los sistemas de seguimiento no son perfectos, se necesita cada cierto

tiempo VERIFICAR que las existencias registradas en las fichas estn realmente en el

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almacn y que se encuentran en buen estado, para ello se realizan los inventarios,
existiendo 3 tipos de inventarios:
Inventario tradicional
Un inventario es un listado de LAS POSESIONES de una institucin, y para
inventariar hay que buscar, contar y valorar los bienes de la institucin. Los
materiales a inventariar, primero debe ser localizados all donde estn y luego debern
ser sometidos a algn tipo de clasificacin que nos permita ordenar el inventario.
Para clasificar el inventario, generalmente, los materiales se agrupan, bien,
atendiendo a las caractersticas fsicas, o bien, segn el punto de vista de su utilidad. Es
muy til darle a cada uno de los artculos del almacn un cdigo DISTINTO, lo cual
facilitar los pedidos que se hagan a l. Para codificar los artculos tenemos distintas
posibilidades:
Mtodo alfabtico: los materiales son clasificados por el orden alfabtico de la letra
inicial de su NOMBRE. No es un mtodo conveniente.
Mtodo alfanumrico: a cada letra del alfabeto se le da un grupo (el 1 para la A, el 2
para la B). Los materiales se meten en el grupo que corresponde
a la letra inicial de su nombre y dentro del grupo reciben
aleatoriamente otro nmero. Una adaptacin sera crear series
segn los grandes grupos de productos que haya en el almacn
(100, 200, 300, ...), y los materiales de cada serie se clasifican
por la inicial de su nombre (ej: tapioca T-401, tocino T-402,
tomate T-403, ...).
Mtodo MNEMOTCNICO: se clasifica el artculo bajo la letra de su inicial o de
otra parte de la palabra que nos la recuerde.
Mtodo ideolgico: o clasificacin sistemtica. Un conjunto de artculos se
subdivide en grupos segn sus caractersticas comunes. A
continuacin se van realizando otras subdivisiones en relacin a las
caractersticas comunes a los subgrupos. Grupos y subgrupos sern
identificados mediante nmeros o letras (B8, 2H,BH o 28 identifica
a un artculo del SEGUNDO grupo y OCTAVO subgrupo); en
cada subgrupo se pueden numerar los diferentes artculos
correlativamente o darles una letra del alfabeto.
Mtodo decimal: est muy difundido. Las materias que se quieren clasificar se
dividen en 10 grupos y cada grupo en 10 subgrupos, hacindose
tantas subdivisiones como se necesiten.
Para realizar un inventario de productos seguiremos los siguientes pasos:

Ordenacin racional de los ARTCULOS

Descripcin de los productos: caractersticas fsicas y de mercado
Eleccin de UNIDAD de medida: unidad, kilo, metro, litro, etc.
Clasificacin por grupos o categoras
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Valoracin de los objetos inventariados

En la prctica se trata de revisar todos los estantes y dems lugares de

almacenamiento, calcular la CANTIDAD del producto que tenemos, anotarlo en una
ficha y VALORAR los artculos.
Los inventarios suelen realizarse en las pocas de MENOR actividad y en las
pocas de CIERRE del ejercicio contable.
Inventario rotativo
Parte de 2 premisas:
- Inventariar al final de cada JORNADA una parte de los artculos del almacn.
- Aplicar el principio de Pareto, as los artculos del grupo A se inventarn
mensualmente, los del B trimestralmente y los del C anualmente.
Un ejemplo sera un almacn que tiene 240 artculos distintos, de ellos 24 son de
tipo A, decidiendo inventariarlos cada mes, 60 son de tipo B, que se inventariarn cada
6 meses y 156 son de tipo C, que se inventariarn anualmente:
Cada mes se inventariarn 47 artculos (24 de tipo A, 10 de tipo B y 13 de tipo C),
es decir que cada jornada se inventariarn aproximadamente uno de cada grupo.
Inventario permanente
Consiste en inventariar diariamente las existencias de los productos que hayan
registrado MOVIMIENTOS ese da; as si hay algn error solo habr que buscar las
causas en ese da.
Actividad de repaso:
1- Programa el inventario rotativo de un almacn con 174 artculos distintos, de los
que 18 son de tipo A, 40 de tipo B y el resto de tipo C, sabiendo que la persona
responsable ha decidido que se inventaren los de tipo A quincenalmente, los de
tipo B trimestralmente y los de tipo C anualmente.
C. VALORACIN DE LAS EXISTENCIAS DISPONIBLES
Sirve para conocer el CAPITAL que tiene la empresa en forma de material y
para calcular el importe de la factura de cada cliente segn el material que se haya
consumido.
Para valorar las existencias se deben tener en cuenta 2 conceptos:

Los costes directos: el precio unitario de COMPRA de los artculos

incluyendo los descuentos, portes, seguros, aduana.
Los costes indirectos: los gastos de almacenamiento como el alquiler y
mantenimiento del local, sus seguros, los sueldos
para cuidarlo y el material perdido.

Conceptualmente la valoracin es sencilla: se cuentan las unidades de cada

artculo y se MULTIPLICA por su valor; pero la situacin se complica si el valor de
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compra ha variado con el tiempo, cul es el valor de lo almacenado, el precio de

compra o lo que costara ahora?.
El Plan General de Contabilidad acepta 3 mtodos para valorar las salidas y
existencias:
- Mtodo FIFO
- Mtodo LIFO
- Mtodo PMP
1.

Mtodo FIFO

Traducidas las siglas significara el que entra primero, sale antes, es decir que
se consumen primero las existencias ms ANTIGUAS; el material usado se valora a
precios ANTIGUOS y las existencias disponibles a los actuales o ms recientes.
Es un mtodo aconsejable en periodos de estabilidad monetaria, aunque no en
pocas de inflacin.
Veamos un ejemplo
FECHA
25 mayo
12 junio

ENTRADAS
Cantidad Precio Valor
2.000
75
150.00
0

SALIDAS (CONSUMO)
Cantidad Precio Valor
-

14 junio

1.500

60

90.000

17 junio

1.500
1.500

60
75

22 julio

5.000

80

40.000

90.000
112.50
0
-

14 agosto

200

75

15.000

29 agosto

1 sepbre.

300
1.200
500

75
80
80

22.500
96.000
40.000

2.

EXISTENCIAS
Cantidad Precio Valor
3.000
60
180.000
3.000
60
180.000
2.000
75
150.000
5.000
330.000
1.500
60
90.000
2.000
75
150.000
3.500
240.000
500
75
37.500
500
5.000
5.500
300
5.000
5.300
3.800

75
80

80

37.500
400.000
437.500
22.500
400.000
422.500
304.000

3.300

80

264.000

75
80

Mtodo LIFO

Traducidas las siglas significara el ltimo que entre, sale primero, es decir
que se consumen primero las existencias ms RECIENTES; las existencias del
almacn se valoran a los precios ms antiguos y el material usado se valora a precio
ACTUAL.

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10

Es un mtodo aconsejable en periodos de inflacin.

FECHA
25 mayo
12 junio

Veamos un ejemplo
ENTRADAS
Cantidad Precio Valor
2.000
75
150.00
0

SALIDAS (CONSUMO)
Cantidad Precio Valor
-

14 junio

1.500

75

112.50
0

17 junio

500
2.500

75
60

22 julio

5.000

80

40.000

37.500
150.00
0
-

14 agosto

200

80

16.000

29 agosto

1.500

80

120.00
0

1 sepbre.

500

80

40.000

3.

EXISTENCIAS
Cantidad Precio Valor
3.000
60
180.000
3.000
60
180.000
2.000
75
150.000
5.000
330.000
3.000
60
180.000
500
75
37.500
3.500
217.500
500
60
30.000
500
5.000
5.500
500
4.800
5.300
500
3.300
3.800
500
2.800
3.300

60
80
60
80
60
80
60
80

30.000
400.000
430.000
30.000
384.000
414.000
30.000
264.000
294.000
30.000
224.000
254.000

Mtodo PMP
Significan las siglas precio medio ponderado y es un sistema que intenta
superar las desventajas de los otros dos.
Valora las mercancas almacenadas calculando la media ponderada del precio
pagado por cada una de las unidades del artculo que hay en el almacn y el precio que
se obtiene es el que se aplica a cada unidad que salga del almacn.
Cada vez que se hace una nueva compra hay que RECALCULAR el precio
medio ponderado para aplicarlo a futuras salidas.
Veamos un ejemplo:
ENTRADAS
SALIDAS (CONSUMO)
EXISTENCIAS
FECHA Cantidad Precio Valor Cantidad Precio Valor Cantidad Precio Valor
25 mayo
3.000
60
180.000
12 junio
2.000
75
150.00
3.000
60
180.000
0
2.000
75
150.000
5.000
66
330.000
14 junio
1.500
66
99.000
3.500
66
231.000
17 junio
3.000
66
198.00
500
66
33.000
0
22 julio
5.000
80
40.000
500
66
33.000

AgustnSantamara

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14 agosto
29 agosto

200
1.500

78,7
78,7

15.745
118.09
1
39.364

5.000
5.500
5.300
3.800

80
78,7
78,7
78,7

400.000
433.000
417.254
299.164

1 sepbre.
500
78,7
3.300
78,7 259.800
Actividad de repaso:
Valora las existencias finales de determinado producto que se utiliza en la tarea
cotidiana de un gabinete; de l se compran y emplean las siguientes cantidades:
- Da 2 sepbre.: hay en existencia 100 gramos valorados en 3.000
- Da 17 sepbre.: se compran 150 gramos a 32,5 el gramo
- Da 18 sepbre.: se usan 215 gramos
- Da 26 sepbre.: se compran 200 gramos a 32 el gramo
- 3 dicbre.: se usan 230 gramos
- da 4 dicbre.: se compran 250 gramos a 35 el gramo
Emplea en la valoracin de existencias los tres mtodos y compara los resultados
obtenidos.
VII. NORMAS DE SEGURIDAD E HIGIENE EN ALMACENES
En los almacenes es preciso mantener una serie de normas con el objetivo de
evitar o disminuir los riesgos. Las actuaciones bsicas que se deben realizar son:

El edificio debe estar en una sola planta y provisto de DOS puertas como mnimo.
EVITAR los apilamientos excesivos de material.
Reducir al mnimo los STOCKS, hasta una situacin conveniente.
Establecer las separaciones adecuadas de productos NO compatibles como son: por
un lado los inflamables, por otro los corrosivos, los venenosos y los antioxidantes.
AISLAR ciertos productos, ya sea por su actividad biolgica o por sus
caractersticas fsico-qumicas.
Utilizacin de estanteras metlicas en lugar de ARMARIOS.
Dejar los pasillos con ESPACIO suficiente para garantizar el paso de personal y
mercancas.
Las salas de almacenamiento tendrn limitacin en funcin de las caractersticas del
producto y el tamao de los recipientes.
Ventilacin natural o forzada.
Locales, paredes y suelos deben estar construidos con material que sea fcilmente
LAVABLE.
Detectores de fugas y sensibles a la temperatura.
Medios suficientes para la EXTINCIN de incendios.
Existencia de FRIGORFICOS para guardar, por ejemplo, materiales biolgicos y
perecederos.
Los trabajadores deben estar informados de los riesgos especficos de su lugar de
trabajo y observar siempre las normas. Adems, en caso de observar cualquier
anomala avisar a la persona responsable lo ms rpidamente posible.

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