SISTEM MANAJEMEN MUTU

BAB I
PENGERTIAN SISTEM MANAJEMEN MUTU

Mutu merupakan suatu faktor yang sangat menentukan keberhasilan suatu

produk untuk menembus pasarnya, disamping faktor utama yang lain seperti:
harga dan pelayanan. Dalam situasi perdagangan terbuka, setiap perusahaan harus
mampu menghasilkan produk yang dapat memenuhi persyaratan mutu minimal
yang ditetapkan, yang bisanya menggunakan standar nasional sebagai acuannya.
Berdirinya perusahaan-perusahaan yang berkembang dan pendidikan-
pendidikan yang semakin maju merupakan suatu hasil dari beberapa faktor. Salah
satu dari faktor yang membuat perkembangan kemajuan perusahaan atau
pendidikan adalah sistem manajemen yang baik. Kualitas atau mutu dari suatu
perusahaan, selalu yang paling utama untuk dilihat oleh pelanggan (konsumen).
Oleh karena itu, perusahaan maupun lembaga pendidikan harus memahami apa
yang dimaksud dengan sistem manajemen mutu yang baik.
Untuk memimpin dan mengoprasikan sebuah organisasi dengan berhasil,
perlu untuk mengarahkannya dan mengendalikannya dengan car sistematis dan
transparan. Keberhasilan dapat tercapai dari implemementasi dan pemeliharaan
sistem manajemen yang didesain untuk selalu memperbaiki kinerja sambil
menanggapi kebutuhan semua pihak yang berkepentingan.
Perkembangan perumusan standar yang mencakup sistem jaminan mutu
begitu pesat kemajuannya, sebagai akibat dari perubahan yang cepat dalam
mengelola kegiatan jaminan jaminan mutu dunia. Dalam hal ini indonesia tidak
boleh tertinggal lagi, seperti pada masa lalu yang ditertbitkannya ISO 9000.
cukup lama indonesia mempersiapkan standar sejenis. Untuk itu Indonesia
melalui Badan Standarisasi Nasional. (BSN) segera mempersiapkan Standar
Nasional Indonesia (SNI) mengenai sistem manajemen mutu.
 RUANG LINGKUP SISTEM MANAJEMEN MUTU

Lingkup
a) Organisasi yang menginginkan keunggulan melalui implementasi
suatu sistem manajemen mutu.
b) Organisasi yang menginginkan keyakinan dari pemasoknya bahwa
persyaratan produk mereka akan dipenuhi.
c) Pemakai produk.
d) Mereka yang berkepentingan dengan saling pengertian dari istilah
yang dipakai dalam manajemen mutu.
e) Mereka yang didalam atau diluar organisasi yang mengakses
sistem manajemen mutu atau mengauditnya untuk kesesuaian pada
persyaratan.
f) Mereka yang didalam atau diluar organisasi yang memberi saran
atau pelatihan tentang sistem manajemen mutu yang sesuai bagi
organisasi itu.
g) Pengembang standar terkait.

Komitmen Manajemen
Manajemen Puncak harus menyediakan bukti dari komitmennya
terhadap pengembangan dan penerapan SMM dan memperbaiki
efektivitasnya secara terus menerus dengan:
a) Mengkomunikasikan kepada organisasi tentang pentingnya persesuaian
dengan permintaan pelanggan sebagai kewajiban.
b) Menetapkan kebijakan mutu
c) Memastikan bahwa sasaran-sasaran mutu telah ditetapkan
d) Mengadakan tinjauan-tinjauan manajemen, dan.
e) Memastikan ketersediaan sumberdaya.
Fokus Pelanggan
Manajemen puncak harus menjamin bahwa persyaratan-persyaratan
pelanggan ditetapkan dan cocok dengan tujuan peningkatan kepuasan
pelanggan.
Kebijakan Mutu
Manajemen Puncak harus memastikan bahwa kebijakan mutu:
a) Sesuai dengan tujuan organisasi.
b) Mencakup komitmen untuk memenuhi persyaratan-persyaratan dan
secara berkesinambungan meningkatkan efektivitas SMM.
c) Menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan dan mereview sasaran-
sasaran mutu.
d) Dikomunikasikan dan dipahami dalam keseluruhan organisasi.
e) Ditinjau ulang untuk kelanjutan kecocokannya.

Perencanaan

Sasaran-sasaran Mutu
Manajemen Puncak harus memastikan bahwa sasaran-sasaran mutu,
termasuk apa yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan-persyaratan
produk, ditetapkan pada fungsi-fungsi dan tingkat-tingkat yang relevan
dalam organisasi. Sasaran-sasaran mutu harus terukur dan konsisten
dengan kebijakan mutu.

Perencanaan SMM
Manajemen Puncak harus memastikan bahwa:
1. Perencanaan dari SMM diselenggarakan untuk persesuaian
dengan persyaratan-persyaratan sebagaimana sasaran-sasaran mutu,
dan
2. Integritas dalam SMM dipelihara ketika perubahan-
perubahan SMM direncanakan dan diimplementasikan.

Tanggung Jawab, Wewenang, dan Komunikasi

Tanggung Jawab dan Wewenang

Manajemen Puncak harus memastikan bahwa tanggung jawab,
wewenang dinyatakan dan dikomunikasikan didalam organisasi.
 Wakil Manajemen
Manajemen Puncak harus menunjuk seorang anggota manajemen, yang
mana tetap memperhitungkan tanggung jawab-tanggung jawab yang
lain, yang harus memiliki tanggung jawab dan wewenang yang
mencakup:
1. Memastikan bahwa proses-proses yang dibutuhkan untuk
SMM ditetapkan, diterapkan, dan dipelihara.
2. Melaporkan pada Manajemen Puncak atas kinerja SMM
dan hal-hal yang perlu ditingkatkan, dan
3. Memastikan peningkatan perhatian atas kepentingan
persyaratan-persyaratan pelanggan ke seluruh organisasi.
Catatan: Tanggung jawab seorang Wakil Manajemen dapat mencakup
hubungan dengan pihak eksternal yang berhubungan dengan Sistem
Manajemen Mutu.

Komunikasi Internal
Manajemen Puncak harus memastikan bahwa proses komunikasi yang
layak telah ditetapkan dalam organisasi dan bahwa komunikasi
ditempatkan untuk efektivitas SMM.

Tinjauan Manajemen

Umum
Manajemen Puncak harus meninjau SMM organisasi, pada interval-
interval terencana, untuk memastikan kecocokan, kelayakan, dan
efektivitasnya. Tinjauan ini harus termasuk penilaian kesempatan
perbaikan dan perubahan yang dibutuhkan terhadap perubahan SMM,
termasuk Kebijakan Mutu dan Sasaran-sasaran Mutu. Rekaman-rekaman
dari Tinjauan Manajemen harus dipelihara.

Tinjauan Input
Input kepada Tinjauan Manajemen harus mencakup informasi atas :
 1. Hasil-hasil audit
2. Feedback pelanggan
3. Kinerja proses dan kesesuaian produk
4. Status tindakan preventif dan korektif.
5. Follow Up Tinjauan Manajemen yang lalu
6. Perubahan rencana yang dapat mempengaruhi SMM, dan
7. Rekomendasi-rekomendasi untuk perbaikan

Tinjauan Output
Output dari Tinjauan Manajemen harus mencakup keputusan-keputusan
dan tindakan-tindakan yang berhubungan dengan:
1. Peningkatan efektivitas SMM dan proses -prosesnya.
2. Peningkatan dari produk yang berhubungan dengan
persyaratan-persyaratan pelanggan.
3. Sumber daya yang dibutuhkan
 BAB II
ISO dan QA

Pengenalan ISO
Karakteristik Standar Iso Diantaranya :
a) Fleksible (bisa dipilih proses
yang mana yang lebih dahulu dikaji)
b) Tidak terbatas pada
manufakturer (services, software)
c) Meliputi organisasi yang
menjamin kualitas produk dan jasa
d) Memusatkan diri pada proses
e) Internasional (Deming pada
TQC. Malcolm Baldridge NQ Award pada TQM)
f) Sistem industri, sejak supplier
s/d after sales service
Jenis-Jenis Standar Diantaranya :
1. ISO 9000
ISO 9000 mencakup standar-standar di bawah ini:
a) ISO 9000:2005 - Quality Management Sistems - Fundamentals and
Vocabulary: mencakup dasar-dasar sistem manajemen kualitas dan
daftar bahasa dan istilah dalam kumpulan ISO 9000.
b) ISO 9001:2000 - Quality Management Sistems - Requirements:
ditujukan untuk digunakan di organisasi manapun yang merancang,
membangun, memproduksi, memasang dan/atau melayani produk
apapun atau memberikan bentuk jasa apapun. Standar ini memberikan
daftar persyaratan yang harus dipenuhi oleh sebuah organisasi apabila
mereka hendak memperoleh kepuasan pelanggan sebagai hasil dari
barang dan jasa yang secara konsisten memenuhi permintaan
pelanggan tersebut. Implementasi standar ini adalah satu-satunya yang
bisa diberikan sertifikasi oleh pihak ketiga.
 c) ISO 9004:2000 - Quality Management Sistems - Guidelines for
Performance Improvements: mencakup perihal perbaikan sistem yang
terus-menerus. Bagian ini memberikan masukan tentang apa yang bisa
dilakukan untuk mengembangkan sistem yang telah terbentuk lama.
2. ISO 9001
Sistem mutu yaitu: model jaminan mutu dalam desain/pengembangan,
produksi, pemasangan dan pelayanan. Top standar mencakup aktifitas
“desain, produksi, distribusi hingga pelayanan purna jual”.
Elemen khusus: contract review dan design control. Dalam contract
review yaitu audit supller dan dalam design control yaitu seluruh
perubahan, modifikasi dan verifikasi harus disertai bukti objektif.
Elemen lain: purchusing, product identification, insfection dan testing,
calibration, dll.
Isi : 20 pasal
3. ISO 9002
Sistem mutu: Model jaminan mutu dalam produksi dan pemasangan
Digunakan: Operasi manufaktur dengan desain yang “mapan”
Sasaran: meyakinkan pelanggan bahwa industri terkait dapat
menghasilkan produk yang bermutu secara kontinu
Isi : (18 pasal) sama ISO 9001 tetapi tanpa Desaign control dan After sales
service.
4. ISO 9003
Sistem mutu: model jaminan mutu dalam insfeksi dan tes akhir
Diperlukan dalam suatu ikatan perjanjian disyaratkan bahwa pemasok
harus dapat mendemonstrasikan kemampuan untuk melaksanankan
inspeksi dan pengujian pada barang/jasa yang dibuat.
Isi: (12 pasal) yaitu sistem dokumentasi, identifikasi produk, inspeksi dan
testing, pengendalian barang tidak sesuai spesifikasi, dll.

Persyaratan Sistem Mutu ISO Seri-9002

1. Tanggung jawab manajemen
 2. Sistem mutu
3. Tinjauan kontrak
4. Pengendalian dokumen
5. Pembelian
6. Barang yang dipasok milik pembeli
7. Identifikasi dan mampu telusuri produk
8. Pengendalian proses
9. Inspeksi dan Pengetasan
10. Peralatan insfeksi, pengukuran dan tes
11. Status infeksi dan tes
12. Pengendalian atas produk yang tidak sesuai
13. Tindakan koreksi
14. Penanganan, penyimpanan, pengemasan dan penyerahan
15. Catatan mutu
16. Audit mutu internal
17. Pelatihan
18. Teknik statistik

Jaminan Mutu ( Quality Assurance)

Seluruh perencanaan dan kegiatan sistematik yang diperlukan untuk
memberikan suatu keyakinan yang memadai bahwa suatu barang atau jasa
akan memenuhi persyaratan mutu. Agar efektif jaminan mutu biasannya
memerlukan evaluasi berkesinambungan terhadap faktor-faktor yang
mempengaruhi kesempurnaan desain atau spesifikasi.
Latar Belakang Quality Assurance:
Karena adanya hubungan Customer-supplier. Maksud utama dari
jaminan mutu adalah untuk menjamin kepuasan kepada customer dengan
diberikannya barang atau jasa supplier. Adapun hubungan customer-supplier
tersebut digambarkan sebagai berikut:
 DELIVERY OR
DESIGN PROCUREMENT MANUFACTURE INSTALLATION

SALES & MARKETING, ADMINISTRATION, ACCOUNTS PUBLIC RELATION,

PERSONNEL, TRAINNING

Pendekatan sistematis adalah dengan melibatkan seluruh elemen hubungan

customer-supplier internal seperti: market riset, penjualan, pemasaran, keuangan,
administrasi, dan maintenance

Dua tipe standar Quality assurance

1. Industri-related standar:
Standar yang berhubungan dengan keselamatan umum seperti industri
pertahanan, penerbangan dan reaktor atom.
2. General standars:
Standar yang ditujukan untuk pengembangan program quality assurance
yang biasa dipergunakan.
 BAB III
DELAPAN PRINSIP MANAJEMEN MUTU

Fokus pada pelanggan

Organisasi bergantung pada pelanggan, oleh karenanya organisasi
harus memahami kebutuhan masa kini dan masa mendatang dari
pelanggannya, serta harus memenuhi dan berusaha melampaui harapan
pelanggan. Kemampuan menarik perhatian, melayani dan memelihara
pelanggan adalah tujuan teringgi dari perusahaan. Tanpa focus dan
keterlibatan pelanggan, tujuan manajemen mutu tidak berarti. Organisasi
yang berfokus pada orientasi pelayanan sebagai perangkat utama dalam
melaksanakan misinya.

Kepemimpinan
Pemimpin menetapkan kesatuan tujuan dan arah organisasi. Pemimpin
puncak perlu menyusun visi perusahaan dengan jelas dan dilengkapi dengan
sasaran dan tujuan yang konsisten dan didukung pula dengan perencanaan
taktis dan strategis.

Pelibatan anggota
Anggota pada semua tingkatan merupakan inti suatu organisasi, dan
pelibatan penuh mereka memungkinkan kemampuannya dipakai untuk
manfaat organisasi. Para karyawan harus dilibatkan pada setiap proses untuk
menyusun arah dan tujuan serta peralatan yang dibutuhkan untuk mencapai
tujuan mutu, sehingga setiap individu akan terlibat dan punya tanggung
jawab untuk mencari perbaikan yang terus menerus terhadap proses yang
berada pada lingkup tugasnya. Memperbaiki proses kerja hanya akan
berhasil jika semua pihak, dari atas sampai kebawah dan juga persilangan
antar fungsi, terlibat dalam perubahan.
Pendekatan proses
Pendekatan proses ialah suatau pendekatan untuk perencanaan,
pengendalian, danpeningkatan proses-proses utama dalam perusahaan
(trilogy proses mutu) dengan menekankan pada keinginan pelanggan
daripada keinginan fungsional. Orientasi proses ini memerlukan perubahan
yang cukup signifikan, karena banyak manajemen yang lebih berorientasi
pada produk daripada proses.

Pendekatan sistem pada manajemen

Sistem didefinisikan sebagai kumpulan dari berbagai bagian/
komponen yang satu sama lain saling berhubungan dan saling tergantung
untuk menuju tujuan. Pendekatan sistem memandang suatu organisasi
secara keseluruhan daripada bagian-bagian, yang diekspresikan sebagai
holistic.

Perbaikan berkesinambungan
Perbaikan berkesinambungan atas kinerja organisasi secara
menyeluruh hendaknya dijadikan sebagai sasaran tetap dari organisasi.
Proses berkesinambungan adalah prinsip dasar dimana mutu menjadi
pusatnya.proses ini merupakan pelengkap dan yang menghidupkan prinsip
orientasi proses dan prinsip fokus pada pelanggan.

Pendekatan fakta pada pengambilan keputusan

Keputusan yang efektif didasarkan pada analisis data dan informasi.
Pengambilan keputusan yang dilakukan berdasarkan pendapat atau
informasi lisan seringkali menimbulkan bias. Manajemen hendaknya
membangun kebiasaan menggunakan fakta dan hasil analisis sebelum
melakukan pengambilan keputusan. Fakta dapat diperoleh dengan
wawancara, kuisioner, jajak pendapat, pengujian, analisis statistic, dan lain-
lain yang memberikan hasil yang obyektif.
Hubungan yang saling menguntungkan dengan pemasok
Hubungan antara perusahaan dan pemasoknya yang saling bergantung
dan saling menguntungkan akan meningkatkan kemampuan keduanya untuk
menciptakan nilai. Organisasi manajemen mutu yang sukses menjalin
hubungan yang kuat dengan para pemasok dan pelanggan untuk menjamin
terjadinya perbaikan mutu secara berkesinambungan dalam menghasilkan
barang dan jasa.
 BAB IV
ALAT DAN TEKNIK PENGENDALI MUTU

Beberapa alasan mengapa pengendalian kualitas harus dikendalikan :

1. Agar produk yang dihasilkan sesuai dengan spesifikasi yang telah
ditentukan sebelumnya, sehingga dapat memuaskan konsumen didalam
memenuhi kebutuhan dan keinginannya.
2. Kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi dapat dihindarkan sehingga akan
menghemat pemakaian bahan baku , dan sumberdaya lainnya, serta produk-
produk yang cacat atau rusak dapat dikurangi.

Pengendalian kualitas adalah suatu sistem kendali yang effektif untuk

mengkoordinasikan usaha-usaha penjagaan kualitas, dan perbaikan kualitas dari
kelompok-kelompok dalam organisasi produksi, sehingga diperoleh suatu
produksi yang sangat ekonomis serta dapat memuaskan kebutuhan, dan keinginan
konsumen
Pengendalian kualitas secara statistika
Tujuan pengendalian secara statistika diantaranya:
- Untuk menentukan standar kualitas produk
- Untuk menilai tindakan, apabila terjadi ketidaksesuaian
- Untuk merencanakan perbaikan, baik itu terhadap pelaksanaan maupun
standar itu sendiri

Konsep-Konsep Dasar Pengendalian Mutu

Tujuan Pengendalian Mutu :

1. Pengembangan partisipasi karyawan, dengan memecahkan
masalah sendiri oleh karyawan yang bersangkutan
2. Peningkatan kemampuan perorangan
3. Peningkatan produktifitas melalui kerjasama antar orang
4. Pemecahan masalah sehari-hari
 Konsep Mutu
1. Quality of product
2. Quality of cost
3. Quality of delivery time
4. Quality of morale
5. Quality of of safety

Pengendalian Mutu Harus Berdasarkan Fakta (Speak With Fact)

Hal yang perlu diperhatikan adalah
1. Hindari manipulasi fakta
2. Hindarkan opini
3. Hindarkan misinterpretation
4. Buat keputusan dengan teliti

Permasalahan Dalam Pelaksanaan Pengendalian Mutu

a) Kurang pelatihan
b) Kegagalan program
c) Kontradiksi dengan program terdahulu
d) Kurang dukungan pimpinan puncak
e) Kurang kerjasama middle management
f) Kurang publikasi
g) Persoalan terlalu rumit/kurang relevan
h) Munculnya harapan berlebihan
i) Tanggapan lamban

Indikator Keberhasilan Pengendalian Mutu

a) Perbaikan mutu :
b) Partisipasi meningkat
c) Biaya turun
d) Efisiensi peralatan naik
e) Kesehatan kerja meningkat
f) Produktifitas meningkat
 g) Komunikasi lebih tinggi
h) Sikap lebih positif
i) Product performance naik
j) Kepuasan pelanggan meningkat
k) Absensi turun
l) Gosip menurun

Kunci Keberhasilan Pengendali Mutu

a) Terbentuknya iklim kerja yang sesuai
b) Komitmen dari top manajemen
c) Pemilihan yang tepat dari tujuan dan prioritas setiap tahap
pengembangan
d) Kecukupan atau ketersediaan informasi
e) Kesukarelaan
f) Program pelatihan mencukupi/menyeluruh
g) Keterbukaan dan sikap positif manajemen

Esesnsi Gugus Kendali Mutu

a) Dinamika kelompok
b) Kepuasan kerja akibat pengakuan perusahaan
c) Pada individu
d) Penggunaan statistika dasar/sederhana

Dimensi Kualitas

Operasi
Kebanyakan konsumen memandang kinerja atau operasi suatu produk
sebagai dimensi utama. Misalnya: apakah akselerasi sebuah mobil dan
sistem remnya dapat bekerja secara cepat?bagaimanakah daya jangkau
sistem penyejuk ruangan dapat dengan segera membuat ruangan sejuk.
a) Reability and durability
Dimensi ini menggambarkan kemungkinan seberapa besar sebuah
produk dapat tetap bertahan dalam kondisi yang prima, misalnya : berapa
lamakah masa pakai bola lampu mobil?

Confermance
Kualitas kesesuaian berkaitan dengan derajat atau seberapa besar
produk tersebut dapat memenuhi spesifikasi yang telah dipersyaratkan,
sebelum produk yang bersangkutan dibuat?

Serviceability
Dimensi ini berkaitan dengan keramahan, kecepatan, dan ketepatan
reparsi sebuah produk.

Appearance
Penampilan merupakan dimensi yang bersifat subjektif, yaitu
menggambarkan perasaan pribadi dari si konsumen termasuk didalamnya
atribut-atribut seperti: tampilan, sentuhan, suara, selera, dan wewangian.

Perceived
Kualitas yang dirasakan juga merupakan dimensi yang bersifat
subjektif., dimana kebanyakan produk dipertimbangkan untuk dibeli.
 BAB V
PERANANAN MANAJEMEN DALAM IMPLEMENTASI TQM

Setiap organisasi harus memiliki seorang pemimpin. Ada yang

mendefinisikan pemimpin sebagai orang yang memberi komando atau panduan
kepada suatu kelompok atau aktivitas. Akan tetapi pengertian itu sendiri kurang
bisa memberikan penjelasan yang mendalam. Dalam manajemen sendiri masih
terjadi perdebatan mengenai siapa yang disebut sebagai pemimpin.
Tujuan dari kepemimpinan dalam suatu perusahaan adalah untuk
memperbaiki kinerja sumber daya manusia dan mesin, memperbaiki kualitas,
untuk meningkatkan output, dan secara simultan memberikan kebanggaan atas
kecakapan kerja karyawan. Dengan demikian bila seseorang menguasi atau
mengepalai duatu kelompok, orang tersebut pasti memimpin. Dari sudut pandang
ini, maka setiap penyelia, manajer, direktur, wakil presiden, presiden, dan CEO
mesti seorang pemimpin.
Tidak semua pemimpin tersebut merupakan pemimpin yang efektif bahkan
sering kali malah bukan pemimpin yang baik. Ada beberapa hal yang
membedakan antara pemimpin yang baik dan pemimpin yang tidak baik, yaitu:
1. Pemimpin lebih banyak menggunakan pendekatan pull (menarik) dari
pada push (mendorong). Seorang pemimpin akan terlibat secara nyata
dalam usahanya melaksanakan kepemimpinan.
2. Pemimpin tahu arah tujuannya.
Pemimpin menentukan visi organisaasi dan cara-cara untuk mencapai visi
tersebut. Mereka juga memberikan pedoman dan tujuan yang jelas untuk
mencapai kesuksesan dalam jangka panjang
3. Pemimpin harus berani dan dapat dipercaya
Pemimpin harus berani mengambil resiko dalam menghadapi dan
mengatasi seala macam rintangan dan hambatan yang timbul. Bahkan
kadang kala tujuan jangka pendek harus berani dikorbankan, bila memang
menghambat tercapainya visi organisasi. Selain itu pemimpin juga harus
 dipercaya oleh bawahannya, karena bila tidak, ia tidak akan dapat menjadi
pemimpin yang baik
4. Peranan terpenting dari seorang pemimpin setelah membentuk visi dan
cara pencapaiannya adalah membantu para bawahan untuk melakukan
pekerjaan mereka dengan rasa bangga.
Peranan seorang pemimpin bukanlah mendikte bawahan, tetapi
memberikan kemudahan (facilitate) kepada mereka. Mereka diberi
pelatihan agar dapat terlibat dalam proses organisasi dengan kemampuan
maksimal yang mereka miliki.

Dari berbagai pengalaman perusahaan-perusahaan yang telah menerapkan TQM,

diketahui bahwa level manajemen madya paling banyak menimbulkan hambatan
bagi kesuksesan TQM. Ada beberapa penyebab mengapa TQM lebih sukar
diterima atau didukung oleh manajer madya daripada oleh manajer puncak
maupun karyawan langsung (operasional). Diantaranya adalah:
1. Banyak diantara manajer madya yang cukup senior (waktu kerjanya cukup
lama) terasa bahwa karirnya sudah mentok dan tidak dapat berkembang
lagi. Mereka memandang perubahan yang ditimbulkan TQM sebagai
ancaman terhadap upaya mempertahankan status quo.
2. Banyak manajer madya yang menduduki posisi saat ini setelah melalui
masa kerja yang cukup lama dilevel operasional. Mereka merasa lebih
menguasai pekerjaan bawahannya daripada bawahannya itu sendiri.
Padahal situasi yang dihadapi saat ini sudah sangat berlainan dengan masa
lalu. Salah satu dasar TQM yaitu bahwa ahli dalam suatu pekerjaan adalah
orang yang melakukannya sehari-hari, bukan orang yang melakukannya
beberapa tahun yang lalu
3. Kebanyakan manajer madya berkeyakinan bahwa dengan hanya
melakukan apa yang dilakukan tanpa adanya inprovisasi dan menaati
segala aturan perusahaan, maka karir dan promosi mereka akan berjalan
lancar.
4. Manajer madya sebagai suatu kelompok, cenderung belajarnya lebih
sedikit dibadingkan para manajer puncak. Sering kali ketinggalan
informasi setiap perubahan yang ada dalam dunia industri.
 BAB VI
PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU

Tanggung Jawab Manajemen

a) Kebijakan mutu harus didefinisikan, didokumentasikan, dimengerti, dan
dilaksanakan
b) Bagan struktur organisasi harus ada dan personnel untuk aktivitas
verifikasi yang tercantum dalam elemen standar ini
c) Seorang wakil dari manajemen harus ditunjuk dan diberikan wewenang
dan tanggung jawab untuk memastikan bahwa semua persyaratan dalam
standar mutu sudah dilaksanakan.
Catatan :
- Kebijakan mutu harus dicetuskan oleh pimpinan tertinggi dalam
perusahaan
- Bagan struktur organisasi menjelaskan wewenang dan tanggung jawab
setiap posisi
- Sarana, misalnya peralatan pengukuran atau pengujian
- Biasanya yang ditunjuk sebagai wakil dari manajemen dalam hal ini
adalah Quality control manager.

Sistem Mutu
Fungsi Manual Mutu :
a) Sebagai alat komunikasi sasaran dan kebijakan mutu perusahaan dari
manajemen puncak kepada staff, customer, dan sub-kontrakor.
b) Memberikan image perusahaan yang baik untuk meyakinkan pembeli
atau untuk memenuhi persyaratan dalam kontrak.
c) Memberikan kesan kepada para sub-kontraktor bahwa kita berkomitmen
untuk mutu.
d) Menjelaskan sruktur dan tanggung jawab dalam organisasi untuk
bagian/departemen yang kegiatannya dapat mempengaruhi mutu.
e) Sebagai referensi dalam pelaksanaan sistim mutu.
 f) Memastikan proses produksi berlangsung sesuai dengan rencana.
g) Sebagai bahan pendidikan bagi karyawan mengenai mutu.
h) Sebagai dasar untuk audit mutu
Catatan :
- Manual mutu harus disiapkan dengan masukan dari para personil yang
terlibat dalam kegiatan yang dapat mempengaruhi mutu.
- Manual mutu tidak boleh disusun berdasarkan contoh dari perusahaan
lain.
- Konsultan tidak seharusnya menulis/menyusun manual mutu untuk
kliennya.
- Manual mutu yang baik tidak perlu panjang dan kompleks.

Wawasan Manual Mutu :

1. Pengendalian proses produksi Sasaran dan kebijakan mutu
2. Organisasi
3. R & D
4. Pembelian
5. Pengen
6. Audit Mutu dan Review
7. Pelatihan

Tinjauan Kontrak
Sebelum menyetujui suatu kontrak pemesanan produk standar maupun
khusus, perlu diperhatikan :
a) Jelaskan spesifikasi teknis dan aspek lainya dari produk kepada
Customer. Jika perlu, berikan contoh produk. Untuk produk khusus,
dapatkan spesifikasi produk yang lengkap dari Customer.
b) Diskusikan delivery time yang diajukan customer dengan Bagian
Produksi.
c) Untuk produk khusus, kemampuan untuk memenuhi permintaan
customer perlu ditinjau.
 d) Periksa apakah kontrak sudah mencantumkan detail lengkap mengenai
spesifikasi produk.
e) Periksa apakah kontrak sudah mencantumkan syarat-syarat yang telah
disetujui kedua belah pihak seperti: cara
pengepakan,pengiriman,asuransi, pembayaran, dsb.
f) Jika inspeksi produk dibutuhkan, cantumkan dimana (sebelum dikirim
atau setelah diterima), parameter dan metode pengujian, besarnya
sample yang dibutuhkan, dan kriteria produk yang dapat diterima.
g) Cukupan dan batasan garansi produk.
h) Untuk produk khusus, perlu diadakan jalur komunikasi antara pemasok
dan customer untuk membahas desain dan mutu produk.
i) Periksa apakah kontrak sudah mencantumkan prosedur untuk mengatasi
masalah yang mungkin akan timbul di kemudian hari.

Pengendalian desain
Prosedur pengendalian dan verifikasi desain produk harus ada untuk
memastikan persyaratan yang diminta sudah terpenuhi.

Rencana desain
- Personnel yang ditugaskan harus memiliki kualifikasi yang cukup.
- Komunikasi dan informasi antar gugus tugas harus diidentifikasi dan
dikokumentasikan.

Masukan desain
- Bahan/persyaratan untuk masukan desain harus diidentifikasi,ditinjau,
dan didokumentasikan.
- Metode untuk menyelesaikan persyaratan yang tidak lengkap atau
membingungkan harus ada.
Pengendalian desain (lanjutan)
Hasil Desain :
- Harus memenuhi persyaratan masukan desain.
- Harus masuk dalam criteria dapat diterima.
- Harus sesuai dengan persyaratan undang-undang/peraturan yang
ada
- Harus memiliki dokumentasi mengenai cirri-ciri produk yang
menjamin keselamatan pemakai.
Verifikasi design harus dilaksanakan oleh personnel yang
kompeten,dan didokumentasikan. Prosedur mengenai perubahan desain
(identifikasi, dokumentasi, tinjauan ulang, dan perstujuan perubahan desain)
harus ada.

Pengendalian dokumen

Tujuan
- Prosedur untuk mengendalikan seluruh dokumen dalam sistim
manajemen mutu tersedia agar :
- Para karyawan mengetahui dan menggunakan dokumen2 yang
relevan dengan tugas mereka.
- Dokumen tersedia di tempat-tempat yang memerlukanya.

Pengendalian Dokumen yang efektif meliputi :

- Penyusunan,persetujuan dan perubahan dokumen.
- Identifikasi dokumen.
- Distribusi dokumen.
- Daftar Induk Dokumen.
- Pengendalian formulir.

Dokumen yang perlu dikendalikan :

- Kebijakan perusahaan, Manual mutu, Prosedur, dan Instruksi kerja.
- Dokumen pembelian
 - Gambar dan spesifikasi

Pembelian

Tujuan
Memastikan bahwa bahan baku/jasa yang dibeli memenuhi persyaratan
mutu produsen maupun customer.

Meliputi
1. Pemilihan Sub-kontraktor:

- Prestasi (berdasarkan catatan mutu pembelian) dalam

memenuhi persyaratan mutu dan delivery time.
- Kemampuan teknik dan kondisi perusahaan/keuangan sub-
kontraktor.
- Sistem Quality Assurance yang diterapkan diperusahaan
sub-kontraktor.
2. Data pembelian:

- Identifikasi yang jealas dan tepat mengenai bahan baku

yang akan dibeli.
- Instruksi pemeriksaan barang yang diperlukan.
- Standard mutu yang relevan.
3. Pemeriksaan bahan baku:

- Metode yang akan digunakan harus dinyatakan dengan

jelas dalam order pembelian dan disetujui kedua belah pihak.
- Sub-kontraktor tetap bertanggung jawab atas produk yang
dijualnya, walaupun pembeli telah memeriksa produk tersebut.
4. Catatan mutu pembelian:

- Pengendalian pembelian.
- Persentasi sub-kontraktor
 - Tinjauan spesifikasi dan metode pemeriksaan untuk
digunakan dalam pembelian mendatang.

Bahan Baku Yang Dipasok Oleh Pembeli

Jika customer memasok sebagian/seluruh bahan baku, maka bahan
baku tersebut harus memenuhi persyaratan spesifikasi produk yang
dipesannya; hal ini harus diuraikan dalam kontrak.
Tanggung jawab pemasok (produsen) adalah memastikan jumlah yang
dipasok, cara penyimpanan dan penggunaannya sesuai dengan yang
tercantum dalam kontrak.

Identifikasi Dan Penelusuran Produk

a) Menghindari tercampurnya produk dalam proses
b) Menghindari pemakaian bahan baku yang cacat.
c) Memudahkan analisa proses dan tindakan perbaikan.
d) Memudahkan penarikan produk cacat dari proses produksi.
e) Memudahkan pelaksanaan FIFO.

Pengendalian Proses
a) Instruksi kerja secara tertulis untuk proses yang dapat mempengaruhi
mutu.
b) Penggunaan peralatan produksi dan kondisi lingkungan kerja yang
memadai.
c) Personnel yang terlibat memiliki kualifikasi yang cukup.

Inspeksi dan pengujian

Inspeksi bahan baku

- Tingkat inspeksi yang dibutuhkan tergantung dari kenyakinan atas
sistem mutu yang diterapkan oleh sub-kontraktor dalam proses
produksinya.
- Jika diperlukan, inspeksi dapat dilakukan ditempat sub-kontraktor.
 Inspeksi in-proses:
- “Quality Plan” dibuat agar titik-titik penting dalam proses produksi
dapat diketahui sehingga inspeksi dapat dilakukan.

Inspeksi akhir:
- “Bukti obyekktif bahwa kegiatan Quality Assurance telah
dilaksanakan pada titik-titik penting dalam “Quality Plan” dan produk
jadi telah memenuhi spesifikasi”.

Peralatan Inspeksi, Pengukuran, dan Pengujian

Meliputi:
- Identifikasi dan pemilihan peralatan
- Pertimbangan dalam pembelian alat baru
- Kalibrasi
- Status kalibrasi
- Catatan kalibrasi
- Pengaruh lingkungan atas hasil pengukuran dan kalibrasi
- Tindakan jika kalibrasi atas peralatan tidak tepat

Status Inspeksi dan Pengujian

Meliputi:
- Produk belum menjalani inspeksi/pengujian
- Produk telah diuji dan lulus inspeksi
- Produk telah diuji dan ditolak
- Produk telah diuji dan perlu modifikasi

Pengendalian Produk Cacat

Meliputi:
- Identifikasi: Pemasangan label supaya tidak mudah lepas/terhapus
- Tindakan: Apakah proses perlu dihentikan jika prodk cacat dimasukkan
- Pemisahan: Perlu control atas produk cacat yang dipisahkan
 - Evaluasi: Diterima tanpa modifikasi, diproses ulang, turun grade,
dibuang
- Disposisi: Prosedur mengenai proses ulang atau perbaikan produk dan
cara inspeksinya harus tersedia
- Notifikasi: Pemberitahuan kepada departemen-departemen yang terlibat
mengenai cacat produk dan disposisinya
- Dokumentasi

Tindakan perbaikan
- Menentukan sebab produk cacat dengan menganalisa seluruh proses
produksi, catatan mutu, laporan service, atau keluhan customer
- Merumuskan tindakan perbaikan untuk menghindari kejadian serupa
- Merumuskan tindakan preventif
- Mengendalikan tindakan perbaiakan agar dilaksanakan dan memastikan
bahwa tindakan perbaikan tersebut efektif
- Merubah prosedur atau instruksi kerja (bila perlu) agar sesuai dengan
tindakan perbaikan yang diambil

Penanganan, Penyimpanan, Pengemasan, dan Pengiriman

Penanganan :
- Berat dan ukuran
- Guncangan keras dan perubahan suhu
- Tercampurnya bahan baku, produk dalam proses, produk jadi
- Bahan berbahaya seperti bahan beracun atau mudah terbakar
Penyimpanan:
- nstruksi penyimpanan dan personil yang berwenang
- Ventilasi, penerangan, kontaminasi
- Kemudahan bongkar muat barang
Pengemasan:
- Bahan pengemasan tidak boleh mempengaruhi mutu produk
- Jenis transport yang digunakan, lamanya produk disimpan
 - Tanda (misalnya cara penanganan dan tanggal kadarluarsa)
Pengiriman:
- Lama perjalanan
- Cara pengiriman yang sesuai dengan produk dan jenis pengepakan

Catatan Mutu
Catatan mutu produk:
- Spesifikasi produk
- Gambar peralatan
- Laporan hasil pengujian bahan baku
Catatan Pelaksanaan sistem mutu:
- Laporan audit mutu internal
- Catatan kalibrasi atas peralatan pengujian
- Catatan pelatihan dan kualifikasi karyawan
- Catatan penilaian atas sub-kontraktor

Audit mutu internal

Audit mutu internal harus dilaksanakan secara teratur sedikitnya sekali
setahun dengan rencana dan prosedur yang jelas, ini meliputi:
- Penentuan urutan bagian yang akan diaudit
- Cara menyampaikan hasil audit
- Cara memantau tindakan follow-up

Pelatihan
Pelatihan untuk Eksekuif: Seminar mengenai ISO 9000, Audit Mutu.
Pelatihan untuk Manajer Madya: Pelatihan relevan dengan profesi, sistem
mutu.
Pelatihan untuk Penyedia dan pekerja: Pelatihan sesuai keahlian,
dokumentasi mutu.
Service
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam service:
- Pelatihan personil service
- Buku manual service
- Peralatan service yang lengkap
- Penanganan efisien atas keluhan customer
Kesamaan proses service dengan proses produksi
- Prosedur mengenai pelaksanaan service
- Validasi dan kalibrasi peralatan service
- Persediaan spare parts
- Audit mutu internal juga terlihat dalam proses service
 BAB VII
AUDIT DAN SERTIFIKASI SISTEM MANAJEMEN

Peranan Audit Sistem Manajemen Mutu

Audit yang objektif akan memberikan jaminan bahwa sistem
manajemen mutu diterapkan dan dipelihara sesuai dengan kebijakan.
Sasaran, dan rencana yang ditetapkan. Nantinya, hasil audit ini akan
dijadikan alat/bahan dalam melakukan tindakan koreksi/pencegahan yang
mengarah pada peningkatan.
Audit sistem manajemen mutu memberikan beberapa keuntungan antara
lain:
1. Membantu mengembangkan sistem manajemen mutu terpadu yang
efektif
2. Menyempurnakan proses pengambilan keputusan manajemen
3. Membantu pembagian sumber daya optimal
4. Membantu untuk mencegah timbulnya masalah yang dapat menggangu
5. Memungkinkan tindakan koreksi tepat waktu
6. Mengurangi biaya-biaya umum tambhan
7. Meningkatkan produktivitas
8. Meningkatkan kepuasan konsumen dan pemasaran

Jenis Audit Sistem Manajemen Mutu

Audit sistem mutu biasanya dilakukan untuk menentukan tingkat
kesesuaian aktivitas perusahaan terhadap standar sistem mutu yang telah
ditentukan serta effektivitas dari penerapan sistem tersebut.
Jenis-jenis pembagian audit mutu berdasarkan pihak yang melaksanakan
adalah:

Audit pihak pertama (audit mutu internal)

Merupakan audit mutu yang dilakukan dalam suatu perusahaan untuk
menentukan efektivitas dari penerapan sistem mutu yang mereka
gunakan, tujuannya adalah untuk memantau keefektifan penerapan
 sistem mutu dan merupakan alat manajemen untuk melakukan
perbaikan.
Sasarannya:
- memenuhi persyaratan standar sistem mutu yang diterapkan
- memonitor perkembangan dan penerapan sistem mutu (pada tahap
permulaan)
- mengetahui secar dini ketidaksesuaian dan melakukan tindakan
koreksi dalam rangka persiapan audit eksternal (vendor)
- memonitor pemeliharaan dan effektivitas sistem mutu (setelah
penerapan)
- mengumpulkan dan memecahkan persoalan mutu.

Audit pihak kedua (audit eksternal)

Merupakan audit yang dilakukan oleh suatu perusahaan (atau yang
mewakilinya) terhadap pemasok, tujuanya yaitu melakukan penilaian
terhadap vendor/pemasok baru
Sasarannya:
- Menetukan kualifikasi pemasok
- Merangsang vendor agar meningkatkan sistem mutu tersebut
- Memenuhi persyaratan pelanggan untuk melakukan audit terhadap
perubahan vendor
- Menjadi mediator untuk pemecahan mutu yang berkaitan dengan
vendor

Audit pihak ketiga (Audit eksternal dan independen)

Yaitu audit yang dilakukan oleh badan sertifikasi yang independen dan
atau badan registrasi. Tujuannya untuk kesesuaian sistem perusahaan
dengan standar sistem yang dipersyaratkan pelanggan.
 Sasarannya:
- Mengurangi audit yang berulang (penggantu audit oleh pihak kedua)
- Meregistrasi/sertifikasi sistem mutu
- Mengetahui kesiapan untuk audi sertifikasi
- Memilih jenis audit berdasarkan kedalaman audit (isinya akan
diketik kemudian)

Jenis-Jenis Audit berdasarkan Kedalaman Audit adalah

Audit sistem
Bertujuan untuk menentukan apakah perusahaan telah memiliki
sistem dalam melakukan operasinya.
Fungsi manajemen yang diaudit adalah:
- Audit sistem
- Audit kesesuaian
- Audit produk
- Rencana
- Prosedur
- Komitmen

Audit kesesuaian
Jenis audit ini lebih dalam dari audit sistem. Audit dilakukan
untuk melihat apakah prosedur, instruksi kerja, dan rencana
diimplementasikan. Jenis audit inilah yang banyak digunakan dalam
pelaksanaan audit mutu internal. Audit ini bukan hanya melihat apakah
prosedur diimplementasikan secara effektif, tetapi juga untuk melihat
apakah pelaksanaan aktivitas yang sesungguhnya tercakup pada
dokumen.
 Audit produk
Jenis audit ini dilakukan untuk melakukan apakah produk sesuai
dengan spesifikasi. Dengan kata lain audit ini menentukan derajat
pencapaian kepuasan pelanggan.

Tujuan Audit Sistem Manajemen Mutu

Untuk Internal
- Melihat kekurangan sistem manajemen mutu
- Mengevaluasi kekurangan untuk kemudian melakukan tindakan
koreksi
- Menilai kesiapan untuk audit eksternal (pihak kedua atau ketiga)
- Mendorong pemeliharaan dan perbaikan dari pelaksanaan sistem
mutu

Untuk Eksternal
- Memenuhi persyaratan standar sistem manajemen mutu
- Memenuhi persyaratan pelanggan (khusus dalam kontrak)
- Memenuhi undang-undang/badan pemerintahan (misalnya reaktor
nuklir)

Perbedaan Audit ISO 9000:1994 dengan ISO 9000:2000

Edisi 1994
Auditornya hanya membandingkan checklist dengan prosedur-prosedur
mutu untuk semua aktivitas yang termasuk dalam lingkup sisten

Edisi 2000
Organisasi tidak dipersyaratkan untuk memiliki prosedur terdokumentasi
untuk menetapkan aktivitas bisnis inti.
 Mengelola Program Audit
Dalam mengelola program audit ini, pada umumnya mencakup:
- Sasaran dan harapan program audit
- Tanggung jawab, sumber daya, dan prosedur
- Pemastian program audit yang diterapkan
- Pemantauan dan peninjauan program audit
- Pemastian dokumen audit yang sesuai dipelihara
Penerapan program audit berdasarkan PDCA dapat kita gambarkan sebagai
berikut:

Penanggung
jawab Program

Mendefinisikan
program

Tindakan Kemampuan Auditor

peningkatan Menerapkan
Program Aktivitas Audit

Memantau dan
Meninjau
Program
Bagan pengelolaan program Audit

Pelaksanaan Audit
Secara umum, pelaksanaan audit dapat mengacu pada hal-hal sebagai
berikut:
- Rapat pembukaan yaitu pertemuan yang dilakukan sebelum audit
dilaksanakan. Tujuan pertemuan ini adalah memberikn penjelasan
tentang tujuan dari pelaksanaan audit, memberikan penjelasan
tentang metode yang digunakan
- Ilead auditor yang bertindak sebagai pemimpin pertemuan
memberikan penjelasan tentang tim audit dan tanggung jawab setiap
anggota tim, tujuan dari pertemuan, ruang lingkup audit, dll
- Penggunaaan daftar periksa
- Daftar yang telah disediakan oleh tim audit harus dapat digunakan
secara efektif

Teknik Audit
Mengidetifikasi Proses
- Berdasarkan standar nasional, organisasi diharuskan untuk
menyediakan suatu manual mutu yang berisikan penjelasan interaksi
dari proses-proses yang ada dari sistem manajemen mutu.
- Sistem manajemen mutu harus mencakup rencana strategi yang
berisikan kebijakan mutu dan pembuatan sasaran mutu yang terukur
- Dari sini akan mengalir proses kritis yang harus diidentifikasi
- Fokus dari audit adalah menggabungkan elemen-elemen pendekatan
proses dan delapan prinsip manajemen yang dianggap penting untuk
mencapai sasaran.
- Auditor harus bekerja sesuai langkah-langkah berikut untuk
memahami proses-proses dalam organisasi dan juga memahami
klausal-klausal standar tersebut.
 Kebijakan
Tinjauan
mutu

Kebijakan
Evaluasi mutu pada
setiap Funsi

Proses kritis
apa saja yg
Analisis ada tiap unit
untuk
pencapaian
sasaran

Apakah ada
Identifikasi proses
pendukung

Proses-
proses,
Audit dokumen,
pengendalian,
rekaman

Mengaudit Sistem Manajemen Mutu

Dalam melaksanakan audit, auditor harus :

- Meninjau kebijakan mutu
- Menevaluasi sasaran mutu pada setiap fungsi dan level
- Fokus terhadap rencana pencapaian sasaran
- Mengnalisis proses kritis
- Mengidentifikasi proses-proses pendukung yang dianggap perlu
- Memfokuskan proses audit terhadap organisasi
- Mempertimbngkan keefektifan dan efisiensi proses tersebut
 Untuk hal-hal tersebut auditor harus :
- Memahami masalah-masalah pokok dalam organisasi
- Memfokuskan pada proses-proses kritis
- Mengaudit peningkatan bisnis

Proses kritis yang dianggap vital dalam menuju sasaran mutu ini harus
diidentifikasi terlebih dahulu.

Hal tersebut bisa digambarkan dengan:

- Memetakan proses
- Mengembangkan flowchart
- Checklist yang didasari pada persyaratan iso 9000:2000
- Mengembangkan checklist yang didasari pada dokumen atau
prosedur

Evaluasi Kerja Audit

Evaluasi dilakukan secara periodik terhadap:

Kinerja Auditor
1. melakukan pengkajian terhadap dokumen kerja dan laporan audit.
Dokumen kerja dan laporan audit dapat digunakan untuk menilai
kemampuan auditor dalam memelihara sikap yang objektif,
menentukan ketidaksesuaian mengenai kinerjanya dan perbaikan
yang diperlukan.
2. masalah dengan auditee
beberapa auditor mungkin mempunyai masalah dengan auditee.
Apabila hal ini terjadi, auditor memerlukan pelatihan ataupun
konseling.
 Evaluasi Program Audit
1. Pengembalian Modal.
Hasil yang nyata dapat diukur dengan adanya penurunan biaya
karena adanya tindakan perbaikan terhadap temuan audit
2. Kecenderungan Operasional.
Dari hasil audit dapat dihitung persentase ketidaksesuaian terhadap
elemen sistem prosedur, jika ada kecenderungan menaik, maka
diperlukan perbaikan sistem operasi.

Evaluasi Prosedur Audit

Dilakukan dengan memeriksa dokumentasi dan melihat kesesuaiannya
pada pelaksanaan dilapangan.

Proses Sertifikasi
Sertifikasi merupakan bentuk pengakuan dari pihak yang independen
terhadap suatu perusahaan yang sudah menerapkan sistem manajemen
mutu yang dipersyaratkan.Pihak yang memberikan sertifikasi ini adalah
badan sertifikasi yang telah mendapatkan akreditasi bahwaia layak
memberikan sertifikat. Oleh karena banyaknya badan sertifikasi terhadap
sistemnya, perusahaan perlu mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut.
1. Pengalaman badan sertifikasi yang bersangkutan. Hal ini penting untuk
mengetahui sejauh mana kemampuan dan pengetahuan badan sertifikasi
tersebut, apakah ia pernah mengaudit perushaan sejenis? Selain itu ,
perlu juga mempelajari asesornya
2. Pangsa pasar. Pilihan badan sertifikasi yang mempunyai kredibilitas dan
pengakuan yang luas, baik nasional maupun internasional
3. Bentuk prosedur dan proses yang dianut lembaga sertifikasi yang
bersangkutan
4. Biaya. Setiap badan sertifikasi memiliki biaya yang beragam. Oleh
karena itu, perlu dilakukan perbandingan biaya dengan badan sertifikasi
lainnya.
 Sesudah menentukan badan sertifikasi, perusahaan dapat mengajukan
permohonan resmi dari suatu perusahaan untuk memperoleh sertifikasi.
Permohonan ini dilampiri dengan dokumentasi sisitem manajemen mutu
yang ada dan biasanya badan sertifikasi akan menilai dokumentasi tersebut.