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Objetivos
Conocer la importancia de la planificacin en los proyectos Conocer la Importancia del Ms Project Conocer el entorno del Ms Project
Proyecto
Segn el Project Management Institute (PMI) un proyecto es: Una tarea temporal desarrollada para crear un producto o servicio nico. Temporal quiere decir que cada proyecto tiene un comienzo definitivo y una terminacin definitiva. nico quiere decir que el producto o servicio es diferente de alguna manera distintiva de todos los proyectos o servicios similares.
Proyecto
Un proyecto se caracteriza por lo siguiente:
Es temporal. La duracin de un proyecto puede ser tan breve como una semana o tan extensa que cubra muchos aos. Es un esfuerzo. Los recursos (personal, equipos, materiales) necesitan realizar un trabajo. Crea un producto o servicio. Este es el objetivo del proyecto, el motivo por el cual se emprende un proyecto.
La caseta de mi perro
Slo hace falta una persona No requiere un anlisis previo, presupuestos, documentacin, etc. No es un proyecto.
Un edificio
Son necesarios varios equipos de trabajo Es necesario una especificacin , requisitos, un anlisis, una planificacin... esto es un proyecto
En esta fase se determina cul es el problema que se quiere resolver, a quienes afecta, y cul es la nueva situacin que queremos alcanzar con nuestra actuacin. Adems, se concreta el modo en que vamos a lograrlo y se valoran las posibilidades de ello.
En general, se trata de una fase en la que se organiza y formaliza la informacin obtenida en la fase previa. En esta fase se establece el presupuesto y el cronograma del proyecto y se analiza la calidad del diseo del proyecto. Al finalizar esta fase se obtiene el documento escrito del proyecto para iniciar su gestin o la consecucin de los recursos para su ejecucin
La fase de ejecucin es la intervencin transformadora de la realidad o situacin que inicialmente se consider insatisfactoria o problemtica. En esta fase se disean los planes operativos y se clarifican las funciones y roles de cada uno de los participantes en el proyecto.
Indica actividades de seguimiento que no es ms que el anlisis continuado de la ejecucin del proyecto en todos sus aspectos, vigilando que se ajuste a lo planeado y, actividades de evaluacin que permiten comparar la situacin inicial con la final y sacar las conclusiones sobre el xito o no del proyecto.
mbito
Se est construyendo una casa, y debe estar terminada antes de la temporada de lluvias. Se est implementando un escenario, el cual debe estar listo en un par de meses.
Costo
Se est desarrollando un software para el que se ha fijado un importe. Si los costos superan el valor acordado, qu actitud tendr el cliente? Se le hace responsable de un proyecto, pero deber limitarse a utilizar el personal y equipamiento de su rea.
Desarrollar un producto con ciertas especificaciones. Utilizar los servicios internos de un departamento, pero aplicando una nueva metodologa.
Definir un proyecto
1.- El Nombre del Proyecto. Debe ser preciso y expresar de manera precisa lo que se desea hacer. Debe ser vlido durante todo el ciclo de vida del proyecto
Definir un proyecto
2.- Resumen Ejecutivo del proyecto Proporciona una visin general del documento de Definicin de Proyecto. Explica los objetivos, alcance, supuestos, riesgos, costos, duracin, enfoque y organizacin
Definir un proyecto
3.- Visin General Describe los antecedentes y el contexto del proyecto. Habla del valor del negocio que ser generado por el trabajo que ser realizado
Definir un proyecto
4.- Objetivos del Proyecto Describe lo que el proyecto alcanzar y entregar, deben ser metas mesurables, alcanzables y medibles
Definir un proyecto
5.- Alcances del Proyecto. Define lo que esta dentro de las fronteras del proyecto y lo que est afuera de estas fronteras
Definir un proyecto
6.- Entregables producidos Se describe los entregables del proyecto y proporcionar informacin detallada para entender lo que ser producido
Definir un proyecto
7.- Organizaciones Impactadas o afectadas Especifica las reas o grupos afectados, o que pueden participar en el proyecto
Definir un proyecto
8.- Estimacin de esfuerzo duracin y costos del proyecto. Incluir costos por cada miembro del equipo, costos por entregables, costos por cada hito o categora. Presentar una grfica con fechas de inicio, hitos y trmino del proyecto
Objetivos de un proyecto
Es el resultado que quieres llegar a lograr con tu proyecto Tipos de Objetivos:
Tipos de Objetivos:
Objetivo Principal
Es el objetivo que pretende resolver el problema principal identificado y que requiere de la ejecucin del proyecto Ejemplo: Apcola en la Merced OP. Asegurar la produccin apcola de la comunidad
Tipos de Objetivos:
Objetivos Especficos
Son objetivos que expresan los productos entregables del proyecto mismo. Se relacionan con los problemas concretos que le dieron origen Ejemplo Dar las funciones de establecimiento de apiarios y establecer el manejo tcnico operativo de la produccin y comercializacin
Tipos de Objetivos:
Metas
Medidas cualitativas y cuantitativas e indican con claridad los resultados esperados en trminos de cada objetivo especfico. Ejem.
Tipos de Objetivos:
Actividades principales
Son aquellas lneas de actividad que se ejecutarn para lograr los resultados propuestos. Para la coherencia del proyecto, debe haber una relacin lgica entre los objetivos y las actividades
Tipos de Objetivos:
Entregas de otros proyectos o departamentos. Disponibilidad y uso de recursos. Duracin de las tareas Costos del proyecto Tiempo disponible Resultados
Si la duracin del proyecto disminuye, podra incrementar los costos, dado que deber contar con ms recursos para realizar el mismo trabajo en menos tiempo, o bien deber disminuir el mbito ya que no cuenta con los recursos necesarios para realizar el trabajo planificado.
Si el presupuesto disminuye, puede que requiera ms tiempo, ya que no podr contar con todos los recursos necesarios o especializados. De no contar con tiempo deber disminuir el mbito, sin causar una deficiencia en el objetivo del producto.
Si el mbito del proyecto aumenta, puede que necesite ms tiempo y ms recursos (costo) para realizar el trabajo adicional. En este punto se requiere reconocer y planificar a tiempo los nuevos requerimientos.
Seguimiento a un proyecto
Tanto las soluciones manuales como las informticas tienen un enorme problema: si el usuario no proporciona la informacin veraz y oportuna para la realizacin de cada una de las tareas, no es posible generar una solucin adecuada a la problemtica planteada.
El diseo metodolgico corresponde al camino a seguir para el logro del propsito general del proyecto. El diseo metodolgico debe responder al como lograr los objetivos
Representan el presupuesto general del proyecto, incluidos los recursos de presupuesto para costos, trabajo y materiales
CRONOGRAMA
Es una lista de todos los elementos terminales de un proyecto con sus fechas previstas de comienzo y final.
Esta aplicacin de software permite planificar, administrar y controlar las actividades que conforman un proyecto, haciendo uso de grficas, tablas, listas y resmenes, mediante las cuales se pueden tomar decisiones con respecto al avance o retroceso, de una tarea en particular y como afecta a la consecucin de todo el proyecto.
Uso
1.
Mantenimiento y reparaciones de maquinaria y equipos industriales. Instalacin de plantas. Preparacin de presupuestos. Campaas de publicidad o estrategia de introduccin de productos nuevos al mercado. Estudios de mercado. Implementacin de tecnologas (educativas, informticas, etc.) Investigacin y desarrollo de todos los campos.
2. 3. 4.
5. 6.
7.
Calendario: mediante esta opcin se puede llevar el control de los das de la semana que durar el proyecto, das de descanso, horario laborable, precio por jornada o por trabajo realizado. Existen plantillas pre diseadas o bien se puede generar un calendario propio. Actividades: en esta seccin, se detallan todas las actividades que conforman al proyecto as como la duracin de cada una de ellas, este apartado debe de ser llenado a conciencia, a fin de no olvidar ninguna, adicionalmente se controlan aspectos por cada actividad como:
Secuencia de actividades. Tareas y subtareas. Los recursos a necesitar. El costo por hora o por jornada de cada uno de los recursos a necesitar. Disponibilidad de recursos y costo presupuestado sobre una tarea en particular. Los responsables de cada actividad. Porcentaje de avance o retroceso. Anotaciones adicionales que permitan una mejor consecucin.
Asignar recursos. Revisar el avances del proyecto. Calcular utilidades obtenidas. Determinar riesgos del proyecto. Impacto de la postergacin en hitos. Generar diagrama de redes. Generar diagrama de Pert. Generar diagrama de relaciones. Generar Gantt de seguimiento. Administrar el uso de tareas. Calcular el grfico de recursos. Presentar informe de barras.
Preguntas de repaso
Qu es un proyecto? Qu funcin cumple el tringulo del proyecto en la elaboracin de un proyecto? Definir los objetivos de un proyecto Cules son los aspectos administrativos a considerar en la realizacin de proyectos? Qu aplicaciones para manipulacin y planeamiento de proyecto existen en el mercado? Menciona 2 como mnimo,