Sistema de Procesamiento de transacciones Caractersticas

Secuencia
1. Captura de datos 2. Procesamiento de transacciones: validacin y manipulacin de acuerdo con el procedimiento 3. Mantenimiento del archivo: puede ser por lote o en lnea 4. Informes: documentos de accin, documentos de informacin, registro de transacciones, informes editados, sntesis de informes de monitoreo

4 preguntas bsicas que debe responder una transaccin contable

1. 2. 3. 4. Qu transaccin se ha realizado? Cundo ocurri la transaccin? Qu efecto caus la transaccin? Cunto dinero est implicado en la misma? Mantenimiento de doble entrada Registro de cuentas: todas las categoras de contabilidad utilizadas en una empresa.

Elementos caractersticos:
1. Sistemas cclicos: balanceados para lograr precisin y resumidos peridicamente 2. Estrechez de miras: nicamente de las transacciones en las que interviene la Org. 3. Orientacin histrica: resume eventos anteriores, informa los efectos de los eventos 4. Uniformidad: utilizan reglas uniformes y siguen los mismos principios.

Un ejemplo: sistemas de cuentas por pagar

Objetivos: Conservan los registros de las facturas recibidas de los acreedores y la cantidad total que se le debe a c/u. Vtos. Y descuentos por pago anticipado. Control sobre los niveles de crdito, aviso para preparar el pago, resmenes de cantidad de dinero necesaria para cubrir las facturas.

Tipos de transaccin
1. Entrada de facturas de los proveedores. Si el proveedor no se encuentra en el archivo maestro, se hace una entrada 2. Autorizacin para el pago de la factura 3. Ajuste de transacciones 4. Consulta de factura 5. Consulta sobre un proveedor

Generalmente se incluyen las siguientes actividades:

1. Se imprimen o exhiben las facturas vencidas para pago 2. Se revisan las vencidas o sugeridas para que se paguen y se autoriza el pago 3. Se alimenta la autorizacin al sistema mediante: la cantidad de pago, los nmeros de cuenta de las cuentas del libro mayor que deben ser ajustadas para mostrar el uso de los fondos, el nmero de cheques 4. No se autorizan los intentos de pagar facturas inexistentes

5. Los cheques son impresos 6. Ajustan balances de las cuentas utilizando fecha de pago 7. Se preparan los informes detallados y resumidos Salidas: informe sobre las necesidades de efectivo, registro de cheques, cheques, resumen de libro mayor, resumen de pagos consolidado, resumen de cuentas antiguas, lista de proveedores.

Archivos:
Archivos de transacciones: conservan los detalles de las facturas durante el perodo de contabilidad vigente Archivo consolidado de pagos: detalle de facturas vigentes y de la cantidad adeudada a los acreedores Archivo maestro de proveedores: registro para cada proveedor permanente.

Sistemas de manejo de informacin

Si bien son necesarios los SPT, no son suficientes para respaldar todas las actividades de decisin de los gerentes. Este es el papel de los sistemas para manejo de la informacin y los sistemas de apoyo de las decisiones. Cada rea funcional debe conocer tanto las necesidades de las otras reas como de las demandas que hace a todo el sistema. Los gerentes necesitan de la informacin para controlar operaciones y resolver los problemas.

Flujo de informacin
Una decisin en un rea afecta normalmente tambin a otras reas. Es evidente que se necesita un flujo de informacin para que las actividades estn equilibradas. Cada punto en el cual ocurre una actividad como proceso est respaldado por un punto de decisin cuyas fuentes de informacin llegan hasta las otras partes de la org. Estos puntos son centros de decisin

Centros de decisin
A medida que incrementan su importancia y las decisiones que se toman llegan a ser ms crticas, existe una tendencia a formalizar el flujo de informacin entre ellos. Determinados datos deben ser recolectados y almacenados para que se utilicen en un centro de decisin. La necesidad de la informacin puede o no haber sido anticipada. Alguna informacin puede ser transmitida rutinariamente y otra si se la solicita.

Manejo de la informacin
El sistema de informacin de cada gerente en una organizacin est adaptado a las caractersticas nicas del individuo (actitudes y aptitudes). Cada rea funcional tiene sus propios sistemas para agrupar y utilizar la informacin. Sin embargo, como cada rea es parte de la org, estn integrados a otros sistemas y reas.

MIS
Es un sistema integrado que proporciona informacin con el objeto de apoyar la planeacin, el control y las operaciones de una org. Proporciona informacin orientada al pasado, presente y futuro con respecto a las operaciones internas y a la inteligencia externa. Suministra informacin uniforme de manera oportuna.

Apoyo de decisiones estructuradas

Apoyan las actividades de toma de decisiones, particularmente aquellas que se comprenden bien, son repetitivas y estructuradas. Se destina el esfuerzo y tiempo al anlisis de los requisitos de informacin, diseo de las especificaciones y programas de desarrollo, procedimiento y archivo.

Presentacin de informes
El objetivo son reportes orientados a las decisiones, en vez de los reportes de respaldo. No debe esperarse que un MIS proporcione toda la informacin necesaria para cada persona y para cada una de las decisiones que se deben tomar. Si est bien diseado puede proporcionar gran parte. Debe ser mejorado con base a la experiencia en el uso y agregando elementos en la medida que lleguen a ser necesarios.

Un ejemplo: sistema de informacin para comercializacin

Objetivos: 1. Control de todo el proceso de distribucin 2. Apoyo directo de las actividades de venta y del personal de venta 3. Pronta identificacin de nuevos productos 4. Establecimiento de precios competitivos sin sacrificar niveles de utilidad aceptables 5. Control de costos relacionados con las actividades de distribucin 6. Anlisis de efectividad de ventas

Informacin de ventas:
1. Anlisis de ventas: control de zonas 2. Anlisis de producto: patrones de venta para ptos. particulares por regin. 3. Anlisis del personal de ventas: diferencias de efectividad 4. Anlisis de costos: cunto cuesta promover una venta 5. Pronstico de venta: estimaciones

Informacin para la administracin de producto

1. Determinacin de precios: basada en los costos 2. Especificaciones del producto: propiedades y caractersticas, materiales 3. Planificacin de la utilidad esperada: el costo, demanda potencial y utilidad esperada 4. Administracin financiera: ayudar en la planeacin de recursos, para nuevos ptos. O mantener las lneas. 5. Estimaciones de mercadeo: dimensin del mercado

Inteligencia en las ventas

Produce la siguiente informacin: Estrategia de los competidores, perfiles financieros de los competidores, perfiles de producto, investigacin de mercado.

Sistemas de apoyo de decisiones y sistemas expertos

Ayudan a la toma de decisiones cuando nicamente algunos de los detalles ms importantes de las situaciones son conocidos. En un ambiente de un DSS el problema bajo estudio cambia constantemente, ya sea porque nuevos conjuntos de condiciones representan oportunidades nicas, situaciones no recurrentes o debidas a que el problema cambia a medida que se ampla la experiencia de las personas que toman las decisiones. Por ej: la fusin con otra empresa

Fuente de datos:
Necesidad de una poderosa gestin de base de datos que permita el procesamiento de multiarchivos subrayando la importancia de los temas de la gestin de base de datos en el diseo de un MIS y en el mejoramiento de las aplicaciones del SI de un rea funcional. Un DSS est orientado al problema

Ventajas de un DSS
Recuperacin: los datos ya existen de antemano, sin embargo no haba habido necesidad previa para tratarlos segn la situacin actual Generacin de informacin: crea nueva informacin, pero lo hace analizando la existente y los nuevos detalles proporcionados.

Etapas
1. Se examina el problema y se elabora una formulacin que permita el estudio del mismo 2. Identifican los parmetros y las variables pertinentes para que el usuario comprenda la situacin 3. Se construye el modelo interrrelacionando los parmetros y las variables 4. Prueba del modelo, se necesitan datos para las variables. Pocas veces es correcto en el primer intento.

Sistemas expertos
Es un programa de cmputo que utiliza datos almacenados y reglas para imitar a un experto humano. Los basados en reglas son los ms comunes. El conocimiento con respecto a una situacin especfica representada por medio de un conjunto de condiciones contra las cuales pueden ser verificados los hechos o el conocimiento de una situacin bajo evaluacin