Anexo 3 Alcance General

ESPECIFICACION TECNICA PARA LA GESTORIA TECNICO ADMINISTRATIVA (INTERVENTORIA) DE LOS PROYECTOS A CARGO DE LA GERENCIA DE DESARROLLO DE TRANSPORTE - VIT DE ECOPETROL
S.A. PARA LAS VIGENCIAS 2010 A 2013
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ANEXO 3
ALCANCE GENERAL
CONSULTORIA PARA LA GESTORIA TECNICO ADMINISTRATIVA DE LOS PROYECTOS A CARGO DE LA SUPERINTENDENCIA DE PROYECTOS DE LA GERENCIA DE DESARROLLO DE TRANSPORTE DE LA VICEPRESIDENCIA DE TRANSPORTE DE ECOPETROL S.A.
CONCURSO CERRADO
Bogot, Octubre de 2010
ESPECIFICACION TECNICA PARA LA GESTORIA TECNICO ADMINISTRATIVA (INTERVENTORIA) DE LOS PROYECTOS A CARGO DE LA GERENCIA DE DESARROLLO DE TRANSPORTE - VIT DE ECOPETROL S.A. PARA LAS VIGENCIAS 2010 A 2013
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Tabla de contenido
1. ALCANCE DE LA GESTORIA TECNICO ADMINISTRATIVA (INTERVENTORIA) DE LAS OBRAS, MONTAJES, CONSTRUCCION, SERVICIOS, CONPRAS Y DEMS DE LOS PROYECTOS PORTAFOLIO 2010-2013 DE LA GRENCIA DE DESARROLLO DE TRANSPORTE Y ASIGNADOS A LA SUPERINTENDENCIA DE PROYECTOS-VIT ................... 5 1.1. 1.2. 1.2.1. 1.2.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.5.1. 1.6. 1.7. 1.8. 2. 3. 4. 5. 5.1. Definicin y Objeto.......................................................................................................................... 5 Alcance de la Gestora Tcnico - Administrativa ....................................................................... 6 Alcance de Orden Administrativo ............................................................................................. 6 Alcance de Orden Tcnico ........................................................................................................ 8 Entregables de la GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA................................................... 11 Medicin y forma de pago de la GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA de los proyectos ... 13 Localizacin ....................................................................................................................... 13 Oficinas....................................................................................................................................... 14 Plan de Calidad.................................................................................................................. 17 Plan de Recursos Humanos ................................................................................................ 17 PMIS ................................................................................................................................. 18
ADMINISTRACIN .......................................................................................................................... 18 DOTACION ........................................................................................................................ 22 OTRAS OBLIGACIONES Y PROCEDIMIENTOS ....................................................................... 22 GESTIN SOCIAL. ............................................................................................................... 23 Definicin y objeto ............................................................................................................ 23
5.1.1. Alcance: ............................................................................................................................ 24 5.1.2. Entregables: ...................................................................................................................... 25 5.1.3. Indicadores de gestin: ...................................................................................................... 25 5.2. Gestin Ambiental............................................................................................................. 26
5.2.1. Objetivo ............................................................................................................................ 26
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5.2.2. Alcance ............................................................................................................................. 26 5.2.3. Indicadores de gestin ....................................................................................................... 27 5.3. Gestin HS ........................................................................................................................ 27
5.3.1. Definicin y objeto ............................................................................................................ 27 5.3.2. Alcance ............................................................................................................................. 27 5.3.3. Entregables HS .................................................................................................................. 29 5.3.4. Indicadores de gestin ....................................................................................................... 30 6. 6.1. 6.2. 6.3. 6.4. 6.5. Estructura de la GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA ..................................................... 30 Funciones de Direccin de la GESTORIA TECNICO ADMINISTRTIVA de proyectos. ................ 30 Funciones de la Coordinacin de logstica........................................................................... 30 Funciones de la Coordinacin Administrativo de la GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA. 31 Funciones de la Coordinacin de aseguramiento tcnico y de calidad ................................. 34 Funciones de la Coordinacin de aseguramiento Riesgos, HSE, social y ambiental ............... 36
7. RELACION DE LAS ACTIVIDADES DE GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA CON LOS PROCESOS DE DIRECCION DE PROYECTOS ..................................................................................... 37 8. 9. 9.1. ASIGNACION DE PERSONAL A LOS PROYECTOS ................................................................... 37 GESTION DE LAS COMUNICACIONES DE LA GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA............. 37 GENERACION DE INFORMES............................................................................................... 38
9.1.1. Informe mensual de Gestin de la GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA ......................... 38 9.1.2. Informes mensuales de las obras de los proyectos.............................................................. 39 10. ROLES Y FUNCIONES POR CARGO ....................................................................................... 39
10.1. Personal del rea funcional de Direccin ............................................................................ 40 10.2. Personal del rea funcional de Logstica ............................................................................. 40 10.3. Personal del rea Administrativa y tcnica ......................................................................... 40 10.4. Personal del rea funcional Tcnico y control de calidad..................................................... 41 10.5. Personal del rea funcional HS, Ambiental y social ............................................................. 41
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10.6. Personal del rea de comisionamiento y precomisionamiento ............................................ 42 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. EQUIPOS FIJOS Y VARIABLES .............................................................................................. 42 VEHICULOS ........................................................................................................................ 42 COMPUTADORES............................................................................................................... 42 PRUEBAS E INSPECCIONES ................................................................................................. 42 REGLAMENTACIN DE PRIMAS DE LOCALIZACION Y DESCANSOS ........................................ 42 TEMAS LABORALES ............................................................................................................ 43 TEMAS DE ETICA ................................................................................................................ 44
18. ESPECIFICACION ESPECIAL DEL PROYECTO PARA LA ESTRUCTURACIN Y ACTUALIZACIN DE LA INFORMACIN GEOGRFICA DE LA INFRAESTRUTURA OPERACIONAL DE LA VICEPRESIDENCIA DE TRANSPORTE VIT ECOPETROL S.A. ................................................................................................ 44 18.1 18.2 18.3 18.4 18.5 ALCANCE GENERAL ............................................................................................................ 44 GLOSARIO ......................................................................................................................... 45 Grupo de Gestin del Contrato .......................................................................................... 45 ORGANIGRAMA ................................................................................................................ 47 INSUMOS REQUERIDOS ..................................................................................................... 47
18.5.1. Herramientas y Equipos ..................................................................................................... 47 18.6 CRONOGRAMA GENERAL................................................................................................... 48
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ANEXO 3
1. ALCANCE DE LA GESTORIA TECNICO ADMINISTRATIVA (INTERVENTORIA) DE LAS OBRAS, MONTAJES, CONSTRUCCION, SERVICIOS, CONPRAS Y DEMS DE LOS PROYECTOS PORTAFOLIO 2010-2013 DE LA GRENCIA DE DESARROLLO DE TRANSPORTE Y ASIGNADOS A LA SUPERINTENDENCIA DE PROYECTOS-VIT
1.1. Definicin y Objeto
La GESTORIO TECNIO ADMINSITRATIVA tendr como una de sus responsabilidades adelantar la GESTORA TECNICA Y ADMINISTRATIVA (antes Interventora, supervisin tcnica, administrativa y ambiental en campo de las obras civiles, mecnicas, elctricas, instrumentacin y control, seguimiento a los aspectos sociales y de HSE), de la totalidad de las obras que se adelanten para los diferentes proyectos incluidos en el portafolio 2010 - 2013 aprobado por la Gerencia de Desarrollo de Transporte y asignados a la Superintendencia de Proyectos - VIT (Programas de Integridad de Estaciones, Pozos Galn, Medicin, Telemetra, Nir y Reposicin de equipos de controles, Cusiana Cupiagua , Scada, Georeferenciacin , Tanques, Integridad de Lneas)
NOTA: EL CONTRATISTA, tendr a cargo la Gestora Tcnica y Gestora Administrativa de los contratos en los diferentes proyectos del portafolio 2010 2013, para lo cual el CONTRATISTA designara ante ECOPETROL el Gestor Tcnico y Administrativo de los contratos cuyos proyectos este coordinando, para esto ECOPETROL a travs de su funcionario autorizado o Superintendente de Proyectos informar de dicha condicin y quedar registrado en el sistema SAP a cada contrato. Por lo anterior este recurso deber someterse a lo establecido en el ECPDABM03 MANUAL PARA LA ADMINISTRACIN Y GESTIN DE CONTRATOS DE ECOPETROL S.A. EL CONTRATISTA A CARGO DE LA GESTORIA TECNICO ADMINISTRATIVA, deber trabajar en conjunto con ECOPETROL y seguir los lineamientos, directrices, procedimientos y formatos emitidos por ECOPETROL. La GESTORIA TECNICO ADMINISTRATIVA DE PROYECTOS se obliga para con ECOPETROL bajo una organizacin sistmica a gestionar y administrar las labores relacionadas con los proyectos y agrupar profesionales de diferentes disciplinas como miembros de una organizacin nica, para as prestar sus servicios como equipo DE GESTIN TCNICA Y ADMINISTRATIVA, durante la ejecucin y cierre de los proyectos del portafolio 2010-2013 asignados a la Superintendencia de Proyectos - VIT. En sntesis, debe constituir un equipo de profesionales independientes que con autonoma tcnica y administrativa, que acta bajo los lineamientos, procedimientos, normas, directrices y exigencias de los procesos de contratacin y de gestin propios de ECOPETROL, pero tiene la responsabilidad integral y nica por los resultados finales del proyecto.
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1.2. Alcance de la Gestora Tcnico - Administrativa Su alcance comprende la prestacin planeada, controlada, documentada, bajo un enfoque de gerencia de proyectos, gestin de calidad, seguridad, salud ocupacional y proteccin del medio ambiente, de los servicios de Gestora Tcnica y Administrativa, durante la ejecucin de las obras, cierre y prestacin de los servicios complementarios asociados con la gestin del Alcance, Gestin de la Calidad, Gestin de tiempos, Gestin de costos, Gestin de riesgos, Gestin de la informacin en los procesos de Ejecucin, Gestin laboral, Responsabilidad Social Empresarial, Gestin Ambiental y cierre de proyectos en cada una de las obras de los proyectos del portafolio 2010-2013 A CARGO DE LA SUPUERINTENDENCIA DE PROYECTOS de la Vicepresidencia de transporte de ECOPETROL S.A. La GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA ser responsable por la supervisin de todos los trabajos de construccin de los diferentes proyectos, en busca de que se ejecuten en concordancia con las especificaciones y las condiciones especiales de contratacin establecidas. Las actividades de GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA, que el CONTRATISTA deber realizar por sus propios medios, con plena autonoma tcnica y administrativa, con personal y equipos propios, son entre otras, sin limitarse a ellas, las siguientes:
1.2.1.
Alcance de Orden Administrativo Verificar y controlar el cumplimiento de las obligaciones del CONTRATISTA, para que este cumpla con la finalidad de su CONTRATO de obra, construccin, montajes, servicios, compra o cualquier otro dentro de los plazos previstos y del presupuesto asignado. Colaborar con el CONTRATISTA DE OBRA, CONSTRUCCIN Y MONTAJE y con el ADMINISTRADOR DEL CONTRATO (ECOPETROL), para el desarrollo de las obras, compras, montajes etc., objeto de GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA. Revisar y asegurar el cumplimiento de las condiciones generales, especificaciones tcnicas y dems documentacin relacionada con los CONTRATOS de obra, construccin, montajes, compras, servicios y otros que se van a realizar. Revisar y aprobar el (PSO) programa de salud ocupacional y (PSI) plan de seguridad industrial, (PMA) plan de manejo ambiental (PC) plan de calidad y (PDC) plan de contingencia del CONTRATOS de obras, y todos los planes que de acuerdo con las mejores prcticas en la gestin de proyectos que se deben llevar a cabo. Revisar y aprobar todos los documentos contractuales : plizas, CONTRATOS individuales de trabajo de los empleados del CONTRATISTA, afiliacin a EPS, ARP, caja de compensacin, control de tiempo de trabajo, planillas de pago, planillas de liquidacin, pago de aportes parafiscales, pagos a proveedores entre otros. Revisar y aprobar previo visto bueno de ECOPETROL los SUBCONTRATOS que solicite el CONTRATISTA, de modo que se cumplan los procedimientos establecidos en el CONTRATO y velar para que se cumplan las mismas obligaciones del CONTRATO principal. Revisar Y APROBAR el plan de Inversin del Anticipo y los CONTRATOS de Encargo Fiduciario, para aprobacin de ECOPETROL.
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Ejercer el control de la inversin del anticipo Y REPORTAR A Ecopetrol EL MANEJO ADECUADO DADO POR EL CONTRATISTA de acuerdo como lo establece el CONTRATO de obra, construccin, montaje, servicios, compra u otros. Preparar y suscribir las actas de de inicio (kickof meeting), de liquidacin (es) parcial (es) (DE AVANCE DE OBRA), de liquidacin final, de suspensin, de reinicio, entre otras. Recomendar CONTRATOS accesorios o adicionales que se lleguen a requerir durante el desarrollo de la ejecucin de la obra, para aprobacin de ECOPETROL. Diligenciar y autorizar los permisos de trabajo para el CONTRATISTA y conseguir la aprobacin de los mismos ante ECOPETROL, de acuerdo con la normatividad vigente. Verificar el cumplimiento de las condiciones generales, especificaciones tcnicas y dems obligaciones contractuales para el desarrollo de las obras. Controlar el avance diario y semanal de la (s) obra (s) y controlar los programas detallados de trabajo de los diferentes tipos de contratos que tengan los proyectos. Verificar mensualmente que los pagos del personal se realicen conforme con lo estipulado en los respectivos CONTRATOS individuales de trabajo, que el CONTRATISTA de obra y sus SUBCONTRATISTAS cancelen cumplidamente los salarios, compromisos tributarios, que se paguen los aportes correspondientes al sistema integral de seguridad social ( salud, pensiones y riesgos profesionales) , el ICBF, el SENA, el FIC y la respectiva caja de compensacin familiar y que al finalizar la obra o los CONTRATOS individuales de trabajo, sean liquidados correctamente y presenten su correspondiente paz y salvo. Visar o rechazar las actas de avance parcial y las relaciones de gastos que el CONTRATISTA presente, as como supervisar que los fondos del anticipo (si existe) se inviertan totalmente en los rubros autorizados y que forman parte del objeto del CONTRATO. Promover y divulgar el cumplimiento de los procedimientos y normas que ECOPETROL S. A ha creado en materia de HSE para garantizar operaciones libres de incidente. Asegurar la implementacin de los Planes de HSE Seguridad Industrial, salud Ocupacional, ambiental de la GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA para asegurar que su operacin sea libre de incidentes. Controlar y verificar que los recursos entregados como anticipo sean utilizados de acuerdo al Plan de Manejo de anticipo aprobado por ECOPETROL Preparar y presentar los informes semanales y mensuales de avance de obra del proyecto. Revisar y presentar para aprobacin de ECOPETROL los (APU) anlisis de precios unitarios de las actividades no previstas y/ o adicionales, entregados previamente por el CONTRATISTA. Preparar y presentar a ECOPETROL el informe final de la ejecucin de los contratos. Preparar y presentar al GESTOR DEL PRESENTE CONTRATO ECOPETROL un informe consolidado del CONTRATO DE GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA al finalizar el CONTRATO.
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Entregar a ECOPETROL, para su aprobacin, el (PSO) programa de salud ocupacional, plan de seguridad Industrial, Plan de Manejo Ambiental, Plan de Contingencia y Plan de Calidad que sean utilizados por la firma para este tipo de CONTRATO. Realizar la liquidacin del CONTRATO de los contratos de obra, montaje, construccin, servicios, compras y otros, de acuerdo con las disposiciones previstas en los documentos contractuales de dichos CONTRATO. Realizar la calificacin del CONTRATISTA, segn lo establecen las instrucciones, estndares y formatos establecidos por ECOPETROL para ste fin. Colaborar con el CONTRATISTA de obra, montaje, construccin, servicios, compras y otros y el personal de supervisin de ECOPETROL en todas aquellas otras actividades conducentes al buen desarrollo de los CONTRATOS.
1.2.2.
Alcance de Orden Tcnico
Precisar el alcance, costo y programa de trabajo de las obras, compras, servicios de los diferentes proyectos. Revisar y aprobar el programa de trabajo de los contratos previa autorizacin de ECOPETROL Asegurar que las obras inicien slo con el programa de trabajo detallado aprobado por ECOPETROL. Precisar la localizacin, el replanteo y construccin de las obras. Practicar (de acuerdo con los requerimientos de lo contratado) inspeccin permanente de los trabajos y con ello velar por el cumplimiento de las normas y especificaciones tcnicas. Verificar que los recursos convenidos entre ECOPETROL S.A. y el CONTRATISTA se encuentren a disposicin del CONTRATO. Solicitar al CONTRATISTA de obra, construccin, montaje, servicios, suministros y otros la presentacin del histograma de personal y equipos destinados a la obra o al tipo de contrato establecido si aplica. Solicitar al CONTRATISTA el protocolo de pruebas para aprobacin antes de realizar el montaje y en el momento de realizarlo. Verificar los diseos, materiales, equipos y accesorios a utilizar o suministros requeridos para cumplir con el servicio objeto de las especificaciones convenidas entre ECOPETROL y el CONTRATISTA, de tal forma que se garantice la calidad de la obra. Revisar y aprobar el programa de trabajo del CONTRATISTA. Llevar el control del trabajo ejecutado por el CONTRATISTA, para efectos de pago y de seguimiento a la programacin detallada de los trabajos. Atender, tramitar y resolver toda consulta que presente el CONTRATISTA sobre posibles omisiones o inconsistencias en los dibujos, planos y dems, o en las especificaciones de construccin; y de encontrarse inconsistencias, tomar los correctivos necesarios para culminar la cabal ejecucin del objeto contractual. De esto dar inmediatamente cuenta por escrito, al Interventor de ECOPETROL quien confirmar el correctivo o sealar las directrices del caso. Verificar que se utilicen adecuadamente los equipos y dems recursos requeridos para el cumplimiento del PDT, acordado previamente entre el CONTRATISTA y ECOPETROL Supervisar y exigir que el personal requerido se encuentre en los frentes de trabajo, de acuerdo con la programacin detallada de los trabajos.
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Solicitar por escrito al CONTRATISTA el retiro de equipos o personal que estn subutilizados si se deduce de la programacin detallada de los trabajos y el avance de los mismos. Ejercer un continuo control sobre la calidad de los materiales y elementos, vigilar su utilizacin y almacenamiento, rechazar oportunamente aquellos que no cumplan las condiciones requeridas, previo al examen, anlisis o ensayo que fuera del caso. Llevar el control y reportar semanalmente la compra, la calidad, almacenamiento, llegada oportuna de los equipos y materiales requeridos para los diferentes frentes de obras de los CONTRATOS de obra, construccin, montaje, servicios. Determinar las cantidades y controlar los materiales suministrados por el CONTRATISTA y/ o ECOPETROL Estudiar y conceptuar los cambios, modificaciones y/ o adiciones que sugiera ECOPETROL o sean propuestos por el CONTRATISTA. Vigilar que la actualizacin de los planos efectuados por el CONTRATISTA se haga conforme a las modificaciones efectuadas. Exigir, revisar y controlar que las medidas de seguridad industrial, salud ocupacional y de proteccin al medio ambiente empleadas por el CONTRATISTA correspondan a los planes previamente entregados por l y aprobados por ECOPETROL y/ o la GESTORIA. Verificar el cumplimiento a cabalidad de las obligaciones generadas por la licencia y permisos ambientales, as como las establecidas en el plan de manejo ambiental (PMA) y plan de seguridad industrial (PMS) de ECOPETROL. Realizar el control de la gestin de tierras, es decir garantizar la oportuna entrega de los permisos de los propietarios para la ejecucin de los trabajos. Verificar y asegurar el cumplimiento de las obligaciones ambientales derivadas de los permisos, licencias ambientales y/o concesiones expedidas por las autoridades ambientales o corporaciones autnomas regionales. Verificar y asegurar el cumplimiento de las obligaciones derivadas de los permisos emitidos por los propietarios de infraestructuras frreas, vas, oleoductos, gasoductos, y dems infraestructuras que se vean involucradas por las obras. Verificar y asegurar el cumplimiento de los acuerdos suscritos con las comunidades, autoridades locales, municipales en relacin con el plan de Gestin Social. Verificar y asegurar el cumplimiento del procedimiento de Responsabilidad social empresarial de ECOPETROL, el plan de Inversin social y el procedimiento de aprovechamiento de recursos establecido por ECOPETROL y los CONTRATISTAS en cada regin donde hagan presencia las obras (Enganche de mano de obra no calificada, utilizacin de equipos y vehculos de la regin, suministro de materiales y acuerdos con los proveedores de materiales de la zona). Ordenar la reparacin de obras defectuosas, ya sea por calidad inferior a la solicitada, defecto de materiales, mal funcionamiento o incumplimiento de las normas o parmetros establecidos. En todos los casos, se debe practicar una nueva inspeccin. Recibir mediante acta, las entregas parciales o definitivas que de la obra y/ o equipo efecte el CONTRATISTA de acuerdo con lo pactado. En general, todas las atribuciones, especificaciones contenidas en la ley, el manual de contratacin de ECOPETROL y dems documentos tcnicos que se indiquen en el CONTRATO, que sean asignados a la GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA. Programar y coordinar tanto con el CONTRATISTA como con ECOPETROL, las pruebas y puesta en marcha de equipos y/ o sistemas de la obra ejecutada. Programar y coordinar tanto con el CONTRATISTA como con ECOPETROL, las visitas e inspecciones de las facilidades y/ o instalaciones de la obra ejecutada. Asistir y certificar las pruebas de equipos, sistemas, facilidades y/ o instalaciones. Solicitar al CONTRATISTA, los certificados, plizas, manuales de operacin, manuales de mantenimiento, planos, esquemas, diagramas, licencias y dems documentos que apliquen a la obra contratada. Asistir a las reuniones semanales programadas Verificar que los recursos convenidos entre ECOPETROL y el CONTRATISTA se encuentren a disposicin del CONTRATO.
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Entregar el programa de trabajo y el organigrama de la GESTORIA TECNICO ADMINISTRATIVA. Llevar el control interno de la GESTORIA TECNICO ADMINISTRIVA para verificar que su propia ejecucin est dentro del plazo, presupuesto y calidad acordados. Tramitar y resolver toda consulta que le haga ECOPETROL en relacin a las obras contratadas en los diferentes proyectos. Controlar que el personal a su cargo, se encuentre en sus lugares de trabajo, y cumpla con todas las regulaciones que sobre seguridad industrial, salud ocupacional, de calidad, manejo ambiental y dems que aplique ECOPETROL S. A al personal que labora dentro de sus instalaciones. Estudiar y conceptuar los cambios, modificaciones y/ o adiciones que sugiera ECOPETROL Vigilar que la actualizacin de los planos efectuados por el CONTRATISTA se haga en conformidad con las modificaciones efectuadas. Exigir, revisar y controlar que las medidas de seguridad industrial, salud ocupacional y de proteccin al medio ambiente empleadas por el CONTRATISTA correspondan a los planes previamente entregados por l y aprobados por ECOPETROL y/ o la GESTORIA TECNICO ADMINISTRATIVA. Asistir y certificar las pruebas de equipos, sistemas, facilidades y/ o instalaciones. Asegurar la Entrega a ECOPETROL, los certificados, plizas, manuales de operacin, manuales de mantenimiento, planos, esquemas, diagramas, licencias y dems documentos que entreguen el CONTRATISTA o los proveedores y que apliquen a la obra contratada. Estudiar y conocer toda la informacin relativa a los contratos de construccin y montaje de los proyectos que le sean asignados entre otros: planos, especificaciones tcnicas, pliegos de condiciones, propuestas de los CONTRATISTAS, normas tcnicas, decretos, leyes, normatividad y procedimientos ECOPETROL. Hacer las recomendaciones que sean necesarias a los Lderes de proyecto de ECOPETROL en cuanto a calidad, costo, y plazo de ejecucin de los trabajos, gestin contractual, ambiental, HS y riesgos. Estudiar, revisar y aprobar los procedimientos y metodologas de construccin, montaje propuesta por los diferentes contratistas para la construccin y montajes de las obras. En general, todas las atribuciones, especificaciones contenidas en la ley, el manual de contratacin de ECOPETROL y dems documentos tcnicos que se indiquen en los CONTRATOS, que sean asignados a la GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA. Todas las actividades de la GESTORIA TECNICO ADMINISTRATIVA estarn sujetas a las directrices de la Vicepresidencia de Transportes y a las reglamentaciones de las dependencias de ECOPETROL Para la ejecucin de los trabajos anotados, el CONTRATISTA utilizar el personal, equipos y dems servicios que requiera, con sujecin a las condiciones expuestas en los documentos contractuales.
1.2.3.
Actividades especiales de la GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA
Los Gestores Tcnicos Administrativos (Antes Interventores) (Coordinadores, residentes, inspectores etc.) del contratista tendr las siguientes actividades, adems de las Consignadas en el MANUAL DE DELEGACION DE ADMINSTRADORES Y GESTORES DE ECOPETROL. En la fase de movilizacin de la obra (durante la que el Contratista desplaza los equipos, herramientas y personal al sitio de los trabajos, incluyendo la construccin de campamentos y servicios sanitarios que sean requeridos): Indicar al CONTRATISTA qu cargos, perfiles o personas deben asistir al programa de induccin en HSE con antelacin a la realizacin del mismo. Acordar con la Direccin de Responsabilidad Integral o quien tenga sus funciones, la fecha y hora de realizacin del programa de induccin en HSE y verificar la asistencia de todo el
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personal del CONTRATISTA (y de sus subcontratistas, si los tuviere) que debiere recibir el mismo. Diligenciar la lista de chequeo de HSE y revisar el estado de las herramientas, equipos, instalaciones o campamentos y de las competencias especficas para los trabajos de alto riesgo.
En la fase de operacin y mantenibilidad de la obra (durante la que el Contratista desarrolla los trabajos cumpliendo lo establecido en el contrato, los trminos de referencia, su propuesta y requerimientos adicionales): Recopilar todos los informes de las visitas de seguridad y auditorias de HSE realizadas por personal de ECOPETROL con base en esta informacin, enviar al CONTRATISTA comunicaciones exigindole cumplimiento de acciones correctivas, acorde con las fechas establecidas en los informes. Hacer seguimiento a compromisos en HSE y aplicar instructivo por incumplimiento. Complementar la lista de chequeo de auditora estndar en HSE de acuerdo con lo requerido en este contrato, y efectuar una auditoria trimestral al cumplimiento del plan de accin de HSE (PMA-PSO, etc.), y a los requerimientos exigidos en el contrato. Enviar resultados oficialmente al Contratista con fecha de cumplimiento de no-conformidades, seguimiento a implementacin de recomendaciones y aplicar instructivo disciplinario por no cumplimiento, si es necesario. Comunicar al Contratista cualquier nueva instruccin, norma, procedimiento o estndar establecido por dependencias de ECOPETROL. Solicitar semanalmente al CONTRATISTA la entrega de informacin relacionada con el desempeo HSE como indicadores de accidentalidad, investigaciones de accidentes, cumplimiento de recomendaciones, etc.
Con base en esta informacin el Gestor Tcnico Administrativo (Interventor) debe organizar un archivo con la informacin relevante para evaluar el desempeo HSE del CONTRATISTA. En la fase de desmovilizacin y cierre (durante la que el Contratista entrega los trabajos a satisfaccin de ECOPETROL, retira sus equipos, herramientas e instalaciones y efecta orden y aseo del sitio): Efectuar una auditoria final de orden y aseo al sitio de los trabajos, para incorporar al informe de desempeo Preparar el reporte final de desempeo HSE, con la correspondiente evaluacin, y consignar informacin en el sistema de evaluacin de CONTRATISTA (Ver ANEXO 6 EVALUACION DE DESEMPEO DE CONTRATISTA) para tener en cuenta ante futuras contrataciones (Calificacin tipo semforo) Preparar el reporte de lecciones aprendidas (aspectos positivos y negativos) Registrar y divulgar la calificacin del Contratista (calificacin tipo semforo)
1.3. Entregables de la GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA Las labores de GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA se controlarn mediante documentos que registren el cumplimiento de las obligaciones que tiene bajo su responsabilidad y que se relacionan con las gestiones y acciones de: Supervisar al CONTRATISTA de obra, montaje, construccin, servicios, suministro y otros, para que los trabajos sean realizados dentro de los plazos y costos contractuales, en estricto cumplimiento de los DPS y las especificaciones tcnicas, estndares de ECOPETROL y dems condiciones establecidas en el CONTRATO para la obra.
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Mantener el personal de GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA de acuerdo con la especialidad y oportunidad requerida para cada uno de los frentes de los trabajos segn sea requerido y autorizado por ECOPETROL. Verificar que la obra se adelante en el plazo, el valor y la calidad exigida, para lo cual debe adelantar el proceso de planeacin de la obra, montaje, construccin, servicio, suministro u otro, determinacin de los controles, el monitoreo peridico, los planes de acciones correctivas y preventivas y el aseguramiento de su ejecucin. Generar listados detallados de pendientes originados en la realizacin de las distintas pruebas y definir con el CONTRATISTA de, obra, montaje, construccin, servicios, suministros y otros, los plazos, responsables y la coordinacin necesaria con ECOPETROL para la realizacin de la atencin de los pendientes y as minimizar el impacto de su ejecucin sobre los cronogramas de ejecucin del proyecto. Elaborar el anlisis de las reclamaciones, solicitudes, demandas, etc., que le sean presentadas con ocasin de los trabajos por CONTRATISTAS, trabajadores, SUBCONTRATISTAS y trabajadores de stos, autoridades competentes y de terceros. Efectuar, previa aprobacin de ECOPETROL, diseos y/ o especificaciones, tendientes a obtener una mejor calidad de obra o reduccin de costos, sea por su propia iniciativa o a solicitud de ECOPETROL o del CONTRATISTA de la obra. Analizar, estudiar y recomendar a ECOPETROL acerca de la suscripcin de SUBCONTRATOS que presente el CONTRATISTA de construccin. Coordinar las reuniones de obra para analizar el desarrollo y avance de los trabajos y elaborar las Actas de Reunin. Realizar la medicin de las cantidades de obra ejecutada, para la suscripcin de las actas de pago parcial correspondientes. Elaborar informes de GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA, diarios, semanales (ejecutivos) y mensuales (con fotografas digitalizadas). A ECOPETROL deben presentarse los informes semanales y mensuales (en medios fsico y digital en CD) y los informes diarios que sean de su inters cuando ECOPETROL.S.A as lo requiera. Verificar que el CONTRATISTA de obra, montaje, construccin, servicio, suministro u otro, reporte oportunamente todas las novedades de personal a la aseguradora respectiva, a fin de mantener vigentes los seguros colectivos de vida y accidentes personales. Revisar los contratos de trabajo que los SUBCONTRATISTAS de obra, montaje, construccin, servicio, suministro u otro, suscriban con cada uno de sus trabajadores; revisar las planillas de pagos de salarios, reportes de tiempo, liquidaciones y reclamaciones labores, seguro colectivo de vida, seguro de accidentes personales, con estricto control del pago de los aportes al fondo privado de pensiones obligatorias(FPO) , a la administradora de riesgos profesionales (ARP) , a la entidad promotora de salud (EPS) , al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) , al Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) , a las respectivas cajas de compensacin familiar , FIC y pagos de impuestos municipales, departamentales y nacionales; verificar el cumplimiento de todos aquellos aspectos que involucre la contratacin de personal, segn haya sido establecido en el programa de contratacin de mano de obra acordado. Elaborar registro fotogrfico y flmico semanal del seguimiento de las obras. Elaborar informes de proyeccin de cantidades de obra e informes de seguimiento a pendientes de obra. Recibir y aprobar toda la informacin AS BUILT que entregue el CONTRATISTA de construccin a ECOPETROL Llevar en forma ordenada el archivo general de documentos de los trabajos que incluya toda la correspondencia cruzada con el CONTRATISTA de construccin, as como los documentos de ingeniera, en medio fsico y en medio magntico, para ser entregados a ECOPETROL. S.A. en la oportunidad que se requiera de acuerdo con la reglamentacin aplicable para el archivo de documentos de ECOPETROL. S.A. Planear y coordinar la ejecucin de todos los trabajos que realice el CONTRATISTA de obra, montaje, construccin, servicio, suministro u otro que afecten la operacin de transporte utilizando para ello el procedimiento de intervenciones para la ejecucin de trabajos del Comit Operativo de la Vicepresidencia de Transporte.
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Realizar el seguimiento al cumplimiento de las obligaciones laborales por parte del CONTRATISTA de Obra, en especial lo concerniente a la Ley 789 de 2002. Llevar una relacin de las novedades que ocurran en desarrollo del CONTRATO, y formular a quien corresponda las recomendaciones que sean del caso. Emitir concepto sobre la necesidad y viabilidad de suscribir documentos que modifiquen el valor, alcance, plazo u otros elementos pactados en el CONTRATO. Informar por escrito a ECOPETROL. S.A_ sobre cualquier incumplimiento de lo pactado (por parte del CONTRATISTA o de ECOPETROL. S.A_), a la fecha en que tenga conocimiento del mismo, a fin de que dicho funcionario adopte las decisiones de su competencia. Convocar y/ o asistir a las reuniones que estime necesarias para el idneo desarrollo del CONTRATO. Efectuar, por escrito, las observaciones e instrucciones que estime pertinentes a los informes de avance y dems documentos que presente el CONTRATISTA, y velar porque se entreguen en las fechas establecidas en los documentos del proceso de seleccin (DPS) o en los dems documentos contractuales. Guardar absoluta reserva sobre los resultados obtenidos en el desarrollo del CONTRATO, y no utilizar ni divulgar para fines distintos a los previstos en el mismo, los resultados de su trabajo sin la autorizacin previa y escrita de ECOPETROL. S.A. Coordinar las gestiones correspondientes a la entrega de materiales por parte de ECOPETROL. S.A, cuando sea del caso. Verificar el cumplimiento del plan de manejo ambiental y planes de contingencia, cuando aplique.
1.4. Medicin y forma de pago de la GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA de los proyectos El proponente deber tener en cuenta para la preparacin de su oferta que la GESTORIA TECNICO ADMINISTRATIVA del proyecto se pagar bajo la modalidad de EQUIPO BSICO el cual tendr como responsabilidad e incluir todo lo definido en este documento como alcance de la GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA del proyecto en la parte de Coordinacin, y de EQUIPO VARIABLE el cual se utilizar para las actividades tcnicas y de los especialistas y para aquellas no incluidas en el alcance descrito pero necesarias para la ejecucin del proyecto. El CONTRATISTA deber presentar factura mes vencido con todos los soportes de nomina de personal asignado a los proyectos, soportes de gastos reembolsables debidamente autorizados por ECOPETROL, con visto bueno de los Lideres de proyectos y programa y estos sern revisados y aprobados por el Gestor Administrativo del contrato, el pago se factura de acuerdo a las directrices internas para pago de proveedores de ECOPETROL y lo establecido en la Minuta del Contrato. Nota: Las Horas extras que se requieran debern IR DENTRO DEL FACTOR MULTIPLICADOR, al igual que su incidencia salarial ya que ECOPETROL no reconocer Horas Extras. Solo en aquellos casos que se requiera trabajar de corrido este tiempo deber ser compensado en tiempo mximo hasta tres das y la alimentacin y transporte en que se incurra ser a cargo del CONTRATISTA y deber ir incluido dentro del Factor Multiplicador. Todos los costos diferentes a los especificados en el Anexo 4 Cuadro de ofrecimiento econmico debern ir incluidos dentro del Factor Multiplicador.
1.5. Localizacin El personal perteneciente al equipo bsico encargado de la gestin Tcnica y Administrativas de los proyectos asignados al portafolio 2010-2013 laborar en las instalaciones del CONTRATISTA destinadas especfica y exclusivamente para la GESTORIA TECNICA Y ADMINISTRATIVA a su cargo, instalaciones que deben ser independientes de las oficinas centrales del CONTRATISTA y
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ubicadas dentro de un permetro mximo de tres (3) cuadras a la redonda del edificio donde se encuentre ubicado la Superintendencia de Proyectos VIT y la Coordinacin de Programacin y control de ECOPETROL ubicado en la ciudad de BOGOTA D.C. y ser de su completa responsabilidad la adecuacin de las instalaciones (costo que debe ir incluido dentro del Factor Multiplicador) , los servicios pblicos generados costo que debe ir incluido dentro del Factor Multiplicador) , la administracin de los recursos humanos y tcnicos necesarios para cumplir con los objetivos del proyecto. ECOPETROL se reserva el derecho de aprobar la ubicacin de las oficinas sin que esto genere reconocimientos econmicos adicionales por este concepto. No obstante lo anterior, y dado que el CONTRATISTA Gestor Tcnico Administrativo de proyectos debe interactuar con dependencias de ECOPETROL para el cumplimiento de sus objetivos, como es el caso de los funcionarios de la Superintendencia de Proyectos, el Grupo Asesor Jurdico VIT de la Direccin Jurdica, la Gerencia Administrativa, la Coordinacin de Contabilidad, el Departamento de Responsabilidad Integral, los Departamentos de Operaciones, las diferentes estaciones y terminales y el Departamento de Mantenimiento, entre otros, es posible que el personal perteneciente a la GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA de los proyectos labore eventualmente en instalaciones que ECOPETROL disponga para tal fin, de manera temporal y espordica.
1.5.1.
Oficinas
El CONTRATISTA deber tener en cuenta dentro de sus costos, el alquiler, adecuacin, servicios y dems costos requeridos para el normal funcionamiento de las oficinas designadas para le GESTORIA TECNICA Y ADMINSITRIVA, tal como se puede ver en la fila C PRECIOS UNITARIOS OFERTADOS POR EL PROPONENTE del Anexo 4 OFRECIMIENTO ECONMICO de los DPS. El CONTRATISTA deber colocar a disposicin de ECOPETROL inicialmente en el sector de la Cabrera, una oficina con un rea aproximada de 550 m2 (quinientos cincuenta metros cuadrados) con puestos de trabajo permanentes, amoblados, tres salas de reuniones con un aforo mnimo de 15 personas, Sistema de control de acceso electrnico, Circuito Cerrado de TV, Bateras de baos para Hombres y Mujeres (por piso), cocineta y parqueaderos privados independientes dentro de los cules mnimo 4 estarn a disposicin de ECOPETROL cuando se requieran reuniones en dichas instalaciones. Inicialmente esta oficina estar ubicada en el sector del barrio la Cabrera de Bogot (El tiempo estimado requerido para esta oficina es aproximadamente de 3 meses, lugar donde actualmente se encuentra la sede de la Superintendencia de Proyectos de ECOPERTOL S.A., pero si la ubicacin de la superintendencia es modificada, el contratista deber suministrar una oficina con las mismas caractersticas de la primera, pero ubicada en un radio no mayor a tres (3) cuadras de la nueva sede de la Superintendencia de Proyectos de ECOPETROL S.A. El tiempo estimado para un eventual traslado de la sede deber ser acordado en trminos de tiempos entre las partes, pero el contratista deber tener en cuenta dentro de sus costos esta situacin, ya que ECOPETROL S.A. no reconocer valor alguno por cualquier concepto relacionado con la reubicacin de la oficina principal. Durante un eventual periodo en el que la sede de la GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA se encuentre fuera del radio mnimo requerido, el CONTRATISTA deber suministrar servicio de transporte entre las oficinas (ECOPETROL CONTRATISTA) la cual garantice la interaccin entre la Interventora de Proyectos y el personal directo de ECOPETROL S.A. En el caso en el que se hiciera realidad el cambio de la oficina principal, El CONTRATISTA deber colocar a disposicin de ECOPETROL una oficina con un rea aproximada de 550 m2 (quinientos cincuenta metros cuadrados) Con las mismas caractersticas de la oficina inicial, tal como se puede
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observar RECIOS UNITARIOS OFERTADOS POR EL PROPONENTE OFRECIMIENTO ECONMICO por el tiempo restante del contrato
del Anexo 4
Dentro de las caractersticas de las oficinas se deber tener en cuenta lo siguiente: RED ELCTRICA Se requiere el suministro de los elementos indispensables para conformar un Sistema de Red elctrica, pasando por etapas de diseo, implementacin, pruebas y puesta en marcha, de tal forma que cumpla con los estndares y normas internacionales cdigo NEC, el Cdigo Elctrico Nacional Norma ICONTEC 2050. La red elctrica consiste en la conduccin, distribucin y proteccin de dos servicios de energa, el servicio de corriente elctrica regulada y el servicio de corriente elctrica no regulada, cuya energa proviene del sistema de UPS para el primero y de la subestacin para el segundo.
RED DE VOZ Y DATOS La instalacin del cable UTP debe seguir los lineamientos establecidos por la norma ANSI/EIA/TIA 568-B, con el fin de preservar en ptimas condiciones el trenzado del cable y por ende las caractersticas de transmisin del mismo. Para la red de datos, se puede considerar la instalacin de la red corporativa de ECOPETROL, esto depende del nmero de direcciones IP aprobadas para la Interventora y una red Independiente. Para la red Independiente se estima lo siguiente: Switches de 48 puertos con sus accesorios c/u Rack de 45 RU Patch paneles de 24 puertos categora 6 de 19 de ancho y 1 UR. Organizadores Accesorios de fijacin Patch Cords Fuentes dobles para redundancia de los equipos activos de red. Equipos del proveedor de servicio de Internet Servidor Planta telefnica independiente Conmutadores Telefnicos Para la instalacin de la red corporativa de ECOPETROL y telefona se estima lo siguiente: Switch de 48 puertos con accesorios c/u Rack, organizadores, patch cords, accesorios de fijacin Telfonos IP con licencia. (Depende del nmero de extensiones IP asignadas, las cuales se llevan desde la planta telefnica del edificio Teusac, ya que es un servicio que actualmente tiene contratado ECOPETROL con Siemens). Cada puesto de trabajo deber contar con extensin telefnica, punto de acceso a la intranet de ECOPETROL y/o red independiente, puntos de conexin elctrica de equipo de cmputo. Para ello, tendr como mnimo dos tomas de corriente comn, una toma doble de corriente regulada.
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Toma de corriente regulada con polo a tierra aislado de acuerdo con norma Nema 515-R tipo Hospital Grade color naranja. - Toma de corriente comn con polo a tierra. - Salida de voz y datos tipo RJ-45 Categora 6. (mnimo)
SISTEMA DE POTENCIA ININTERRUMPIDA (UPS)
Para dimensionar la capacidad de la UPS, teniendo en cuenta su factor de potencia, se debern sumar los valores de potencia en VA, dados en la placa de cada uno de los equipos o en su defecto un aforo de capacidad instalado realizado por la empresa de energa. Una vez se tenga dimensionada la capacidad total en VA que se requiere, sta se debe multiplicar por 1.25 (factor de crecimiento) para determinar la capacidad de la UPS. La cual no podr ser inferior a 30 KVA Debido a la presencia de fuentes redundantes en algunos servidores, equipos de almacenamiento o de comunicaciones, se deber considerar el diseo con UPS con redundancia para alimentar las fuentes redundantes de los equipos del centro de cmputo. SALA DE REUNIONES -EQUIPOS-
El nmero de salas disponibles ser de acuerdo a las necesidades de la GESTORIA TECNICO ADMINISTRATIVA. Siempre debe garantizarse mnimo 3 salas de reunin para capacidad de 15 personas 1 sala por cada 20 personas. Las salas dispondrn de un teln retrctil para proyeccin en uno de los extremos, as como de un tablero para marcadores secos, adems debe disponerse de un Video Beam por sala, el cual podr instalarse en soporte descolgado del cielo raso / cubierta o techo con proyeccin en el sentido longitudinal de la sala o tambin debe permitir la posibilidad de ubicarlo sobre superficies de trabajo estos costos de equipos, materiales y de ms debern estar contemplados dentro del Factor Multiplicador de la propuesta. VARIOS El CONTRATISTA deber tener en cuenta dentro de sus costos el suministro de mnimo de 50 equipos celulares en plan corporativo de 500 minutos aproximadamente sin plan de datos, 20 equipos celulares de 500 minutos en plan corporativo con plan de datos, radio avantel para cada uno de los residentes de obra de acuerdo al movimiento del equipo variable y radio avantel para los Residentes Interventores, estos equipos deben ser intrnsecamente seguros, los cuales debern estar disponibles al inicio del contrato, el costo de estos equipos deber estar contemplado en el factor multiplicador Nota: estos equipos son diferentes a los establecidos en el cuadro de ofrecimiento econmico que sern requeridos a necesidad de Ecopetrol y sern cancelados a travs de las tarifas establecidas. ECOPETROL dispondr de ellos segn su criterio y conveniencia e informar al CONTRATISTA el destino de cada uno de estos equipos.
El CONTRATISTA deber tener en cuenta dentro de sus costos el suministro de 50 mdems inalmbricos (Internet mvil) en plan corporativo de tiempo ilimitado, los cuales debern estar disponibles al inicio del contrato. ECOPETROL dispondr de ellos segn su criterio y conveniencia e informar al CONTRATISTA el destino de cada uno de estos equipos.
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El CONTRATISTA deber tener en cuenta dentro de sus costos (FM) el suministro de los equipos de impresin (impresoras, fotocopiadoras) requeridos por la GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA para el desarrollo del contrato, estos equipos son diferentes a los establecidos en el cuadro de ofrecimiento econmico que sern requeridos a necesidad de Ecopetrol y sern cancelados a travs de las tarifas establecidas.
El CONTRATISTA deber tener a disposicin de ECOPETROL S.A. las licencias de los siguientes Software: Para el personal en general Microsoft Office, Profesional. Para el Control de la Gestin Ambiental el SCLA (desarrollado por la firma SIGMA). Para las personas que trabajan en Programacin y control de Proyectos: Microsoft Project. Para las personas que trabajan en Gestin de Riesgos: Crystall Ball y @Risk. Para las personas que elaboran o que revisan Ingenieras: Autodesk, AutoCAD. Para las personas que trabajan en Programacin, Compras y Presupuesto se les debe permitir el uso de la Oficina Virtual de ECOPETROL, que adems les permita acceder a SAP, Ellipse, Proyect Server e IRIS.
NOTA: Los costos generados en el numeral 1.5.1. Estarn ofertados en el valor de la oficina ofertado y en el tem de varios del Numeral 1.5.1. Deben estar contemplados en el factor multiplicador
1.6. Plan de Calidad El CONTRATISTA presentar para aprobacin y definir en conjunto con ECOPETROL para la GESTORIA TECNICO ADMINISTRATIVA y para cada uno de los proyectos el plan de calidad segn las necesidades de ECOPETROL para cada caso y de acuerdo con los lineamientos establecidos por Direccin de Proyectos de Ecopetrol S.A.
1.7. Plan de Recursos Humanos El CONTRATISTA deber ajustarse a todas las exigencias que haga ECOPETROL S.A. en cuanto a los procedimientos de contratacin, transporte, dotacin e informacin del personal, que deber presentar para el desarrollo de la Gerencia, con el fin de poder llevar el adecuado control de todo lo relacionado con los proyectos que hacen parte de los portafolios de proyectos para las vigencia 2010 a 2013. El Contratista antes de la firma del Acta de Iniciacin deber contar con el personal mnimo requerido por ECOPETROL S.A., con una relacin detallada de los perfiles del personal que estar a su servicio durante la realizacin de los trabajos, indicando su participacin como ingenieros directores y profesionales, tcnicos administrativos, etc. El personal que deba ser reemplazado durante la ejecucin del contrato, tendr que ser sustituido por otro que rena, por lo menos, las mismas calidades y experiencia de aqul, previo visto bueno de los funcionarios autorizados de ECOPETROL S.A. El CONTRATISTA presentar para aprobacin y definir en conjunto con ECOPETROL para cada uno de los proyectos el plan de gestin de recursos segn las necesidades de la coordinacin y de acuerdo con los lineamientos establecidos por la Superintendencia de Proyectos y con lo establecido en las buenas prcticas del PMI.
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En todo caso todo personal que la GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA requiera contratar deber ser previamente aprobado por ECOPETROL, para lo cual deber realizar una requisicin de Personal previamente visado por el Lder de Programa y ser autorizado por el Gestor Administrativo del Contrato o en su defecto el Administrador o Superintendente de proyectos.
1.8. PMIS La Vicepresidencia de Transporte de ECOPETROL usa la herramienta informtica SAP, aplicada en las gestiones de control de proyectos, presupuestal, de compras y contratacin, costos, entre otros, as como tambin, para el registro, seguimiento y pago de las obligaciones (facturas y pagos) que se generen con ocasin de la gestin de compras y contratacin adelantada por el CONTRATISTA. El CONTRATISTA deber suministrar a ECOPETROL toda la informacin pertinente que permita mantener actualizado los proyectos en la herramienta informtica anteriormente mencionada, as como la informacin requerida para su capitalizacin y cierre.
2. ADMINISTRACIN
2.1. Condiciones generales de responsabilidades del CONTRATISTA
Ser responsabilidad de la GESTORIA TECNICO ADMINISTRATIVA, planear y programar la totalidad de las actividades que se requieran para la correcta ejecucin de las actividades contempladas en el alcance del contrato, realizando el control a los aspectos legales, contables y tributarios, tcnicos, administrativos, de gestin documental y de HS que se deriven del desarrollo del contrato La GESTORIA TECNICO ADMINISTRATIVA deber cumplir las polticas, directrices, manuales, procedimientos, instructivos y normativa en general que rijan en ECOPETROL S.A. durante el desarrollo de las actividades que se requieran para la correcta ejecucin del alcance del contrato. As mismo, deber utilizar los modelos, formatos, minutas y sistemas estandarizados y aprobados por ECOPETROL S.A., e indicados por el interventor. Para la ejecucin de los trabajos y el cumplimiento de todos los entregables en trminos de oportunidad y calidad anotados, La GESTORIA TECNICO ADMINISTRATIVA proporcionar el personal, equipos, vehculos, suministros de oficina y dems servicios que requiera, con sujecin a las condiciones expuestas en el presente documento. Por lo anterior, en lo referido a la disponibilidad del personal, el CONTRATISTA deber garantizar la continuidad del servicio de acuerdo a los requerimientos de ECOPETROL S. A. La GESTORIA TECNICO ADMINISTRATIVA ser responsable de la asesora, capacitacin y actualizacin de conocimientos de los gestores tcnicos, sobre los temas, metodologas y herramientas que se requieran para la correcta ejecucin de las actividades contempladas en el alcance del contrato. Igualmente deber garantizar la transferencia y el aseguramiento del conocimiento hacia ECOPETROL S.A. mediante la realizacin de actividades peridicas programadas para tal fin y la aplicacin de los procedimientos de aseguramiento del conocimiento definidos por ECOPETROL S.A. (actividades ejecutadas/actividades programadas) y contemplado en la minuta del CONTRATO CLAUSUALA QUINTA AOBLIGACIONES ESPECIALES DEL CONTRATISTA numeral 15.
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El costo del rea administrativa que la GESTORIA TECNICO ADMINISTRATIVA requiera para las labores propias de la administracin del contrato estar contemplado en el factor multiplicador de las tarifas aplicadas. Como mnimo para la realizacin de las labores propias de administracin, la GESTORIA TECNICO ADMINISTRATIVA debe contar con un equipo suficiente que garantice la eficiencia y la oportunidad de las labores administrativas para la ejecucin del contrato y estar en una coordinacin de logstica y administrativa. Es importante aclarar que el personal de GESTORIA TECNICO ADMINISTRATIVA requerido para cumplir con las actividades del objeto de la GESTORIA TECNICO ADMINISTRATIVA no ejecute ninguna funcin propia de la administracin a cargo de la empresa contratista, tales como vinculaciones laborales de personal de GESTORIA TECNICO ADMINISTRATIVA (Hoja de Vida, Contratos de Trabajo, etc.), trmites de afiliacin a la Seguridad Social Integral, afiliacin a la Caja de Compensacin Familiar, trmite de pases de ingreso, adecuaciones de oficinas de GESTORIA TECNICO ADMINISTRATIVA, dotaciones de oficinas, trmites de ingreso de vehculos y dems actividades administrativas de responsabilidad de la firma. La remuneracin de las personas administrativas debe ser como mnimo las establecidas en el documento de tarifas que rige este contrato.
2.2. Seguridad de la Informacin La GESTORIA TECNICO ADMINISTRATIVA deber garantizar la seguridad, custodia y confidencialidad de la informacin que le sea directamente entregada por ECOPETROL S.A., y/o por sus agentes o designados, o que sea elaborada por l a propsito de las actividades contempladas en el alcance del contrato, as como la dispuesta en los sistemas de informacin y los resultados de su trabajo, y se compromete a no entregar dicha informacin a terceros sin la previa autorizacin expresa y escrita que para cada caso reciba de ECOPETROL S.A. El CONTRATISTA debe implementar los mecanismos de proteccin que garanticen los estndares de la Poltica de Seguridad de ECP; directrices Responsabilidad de los usuarios en el uso de la informacin de ECOPETROL S.A. ECP-DTI-N-045 2003-09. Gua del ciclo de vida de la informacin ECP-DTI-G04 3006-09.
2.3. Tipo de remuneracin El tipo de remuneracin para el presente contrato de GESTORIA ser como mnimo las tarifas establecidas para cada uno de los perfiles descritos de las categoras de personal establecidos en el documento ECP-DAB-F-319 TABLA DE NIVELES SALARIALES PARA CARRERA TECNICA Y ADMINISTRATIVA vigente a la fecha de suscripcin del contrato, el contratista deber tener en cuenta en su oferta los incrementos por ICP y el cambio de tarifas que realice ECOPETROL a dichas tablas, es decir dentro de la propuesta debern quedar contemplados los incrementos anuales ya sea por ICP o por cambio de tarifas ECOPETROL S.A.
2.4. Recursos solicitados ECOPETROL S.A. estima que para adelantar el alcance propuesto, se requiere contar con recursos del equipo conforme al organigrama de cada coordinacin de la Superintendencia de Proyectos y el cual esta totalizado en el Anexo 4 OFRECIMIENTO ECONMICO del proceso de seleccin discriminado entre equipo fijo y equipo variable. El CONTRATISTA deber tener en cuenta que los cargos con niveles VIII a XIII de acuerdo con el documento ECP-DAB-F-319 TABLA DE NIVELES SALARIALES PARA CARRERA TECNICA Y ADMINISTRATIVA, el personal deber ser suministrados con computadores porttiles con caractersticas mnimas tales como: Procesador Intel Core 2 Duo, Core i3 o superiores AMD Athlon X2; AMD Turion II Dual-Core; AMD Athlon Neo, Unidad de disco duro 250 Gb, DDR2 SDRAM DDR3 de 2 GB, con Lector Grabador de CD/DVD, antivirus, tarjeta y conexin a red fija e inalmbrica dotado de software: Microsoft XP profesional, versin de Microsoft Office 2007 o superior
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y que su costo deber estar contemplado en el factor multiplicador ofertado por el contratista para personal.. Para el caso de los niveles V a VII de acuerdo con el documento ECP-DAB-F-319 TABLA DE NIVELES SALARIALES PARA CARRERA TECNICA Y ADMINISTRATIVA, el personal deber ser suministrado con computadores de escritorio con caractersticas mnimas tales como: Procesador Intel Core 2 Duo, Core i3 o superiores procesadores AMD Athlon X2; AMD Athlon II X2 o superiores, Memoria DDR2 de 2 Gb, Unidad de disco duro 300 Gb, Lector Grabador de CD/DVD, Pantalla LCD 17" o mayor, Puertos USB 2.0, Interfaz de red LAN Ethernet 10/100/1000 antivirus, tarjeta y conexin a red fija dotado de software: Microsoft XP profesional, versin de Microsoft Office 2007 o superior y su costo deber estar contemplado en el factor multiplicador ofertado por el contratista para personal. El CONTRATISTA es libre de suministrar equipos con caractersticas superiores pero ECOPETROL S.A no reconocer costos adicionales. En el caso que ECOPETROL S.A. en el transcurso de los trabajos considere la necesidad de contratar recursos adicionales a los previstos en los DPS el Anexo 4 OFRECIMIENTO ECONMICO el pago de estos recursos sern de acuerdo con la categora y la tarifa aplicable al contrato incluyendo el factor multiplicador que aparece en la propuesta. Para el personal y equipo variable, el CONTRATISTA deber tener en cuenta que ECOPETROL S.A. ser quien decida si es necesario su contratacin y/o suministro, por lo cual, el CONTRATISTA debe tener en cuenta dentro de su propuesta que estos recursos eventualmente podran no ser requeridos por ECOPETROL S.A. durante la ejecucin del contrato. El procedimiento de vinculacin de personal se realizara en aplicacin de los procedimientos del sistema de gestin de calidad del contratista y lo establecido en el cdigo sustantivo del trabajo. Todos los insumos de los equipos de cmputo suministrados para el personal y el mantenimiento de los mismos estarn a cargo del CONTRATISTA y estarn incluidos dentro del Factor multiplicador. El costo de los computadores, comunicaciones, internet e impresoras utilizados en las oficinas centrales del CONTRATISTA (diferentes al equipo variable consignado en el Anexo 4 OFRECIMIENTO ECONMICO), destinados a labores administrativas, se encuentran incluido en el factor multiplicador de las tarifas. El CONTRATISTA para el personal de la GESTORIA TECNICO ADMINISTRATIVA dedicado a la administracin deber contar con: Scanner. Quemador de CD y DVD. Video beam Servicio telefnico para llamadas locales y nacionales requeridas. Impresoras multifuncionales requeridas. Servicio de FAX. Servicio de Fotocopiado. tiles de oficina y papelera en general indispensable en la ejecucin de las labores del CONTRATISTA. Incluye carpetas para organizacin de expedientes documentales. Transporte para el personal de la GESTORIA para el desarrollo de sus actividades, cumpliendo condiciones de seguridad y comodidad. Equipos de seguridad y contraincendios necesarios, tales como extintores, botiqun, etc. Elementos de seguridad y dotacin necesarios acorde con la funcin ejercida por el CONTRATISTA o interventor.
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Seguridad: El CONTRATISTA debe garantizar la seguridad de las instalaciones y de los equipos a su cargo en el desarrollo de las actividades del contrato.
Estos costos deben ir incluidos dentro del Facto Multiplicador ofertado en la propuesta 2.5. Gastos Reembolsables Los gastos reembolsables corresponden a valores previamente autorizados y aprobados por ECOPETROL S.A., los cuales aplican nicamente para aquellos trabajos que no puedan ser realizados con personal de la GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA, tales como: Prima de localizacin profesionales y tcnicos: Se reconoce cuando un empleado del CONTRATISTA destinado a la supervisin o ejecucin de las labores de los proyectos a cargo, ejerce permanentemente funciones o actividades originadas en el trabajo contratado, en lugares diferentes a su sede habitual de trabajo. El valor de la prima se pagar de acuerdo con el documento de tarifas de GESTORIA de ECOPETROL. NOTA: todos los residentes de obra y personal de campo debern ser contratados con ciudad base en el sitio donde desempeen sus labores. NOTA: Esta prima solo ser para casos especiales previamente autorizados por ECOPETROL, en dado caso que en la zona no se cuente con el profesional idneo o las competencias requeridas ECOPETROL podr autorizar el pago de dicha prima a personal con ciudad base diferente a la obra. Viticos, del personal del Contratista cuando se requiera que se desplace a sitios diferentes de su base de trabajo, entendida esta como el lugar de ejecucin de los trabajos o servicios objeto de contratacin. El valor de los viticos se pagar de acuerdo con el documento de REGLAMENTO DE VIAJES PARA CONTRATISTAS de ECOPETROL y las autorizaciones de viaje solo sern autorizadas por el lder del proyecto ECOPETROL, estos debern ser aprobados previamente por los lderes de programa. Pruebas o Ensayos Servicio de Transporte Desarrollo de Informes digitales de video, con edicin fotogrfica y flmica del desarrollo de los trabajos objeto del alcance del contrato Edicin de volantes y boletines informativos para la socializacin e informacin a comunidades, en relacin con el desarrollo del contrato Actividades de promocin y prevencin en materia HSE para fomentar la cultura en seguridad industrial, salud ocupacional y gestin ambiental (Edicin de boletines, capacitacin, salones, etc.) Alquiler de oficinas o recintos para reuniones, necesarios para la divulgacin e informacin del contrato Alquiler o compra de equipos de control administrativo (p.e. Medidores de nivel de alcohol) y de los insumos para su funcionamiento Alquiler de equipos de comunicaciones requeridos para conexin a la red de ECOPETROL Trmite y gestin de permisos ambientales Estudios tcnicos y asesoras especializadas Alquiler de Software especializado (Diferentes a los mencionados en el presente alcance del contrato) Cartografa Registro flmico de la ejecucin del proyecto Alquiler, instalacin e interconexin de equipos de comunicacin (servidores, plantas telefnicas, redes, UPS, equipos conexiones a Internet). Cursos de actualizacin en normas, estndares y prcticas de la Industria.
Los valores de gastos Reembolsables sern reconocidos por ECOPETROL S.A. al CONTRATISTA previa presentacin de los soportes correspondientes y de conformidad con los procedimientos sealados por ECOPETROL S. A. Estos valores no hacen parte del valor del contrato y no se
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reconocer el porcentaje de administracin de reembolsables de acuerdo a la directriz de contratacin de bienes y servicios del 8 de junio de 2010 firmada por el presidente ECOPETROL S.A. Es importante aclarar que todo gasto reembolsables debe ser autorizado por escrito, por el Gestor Administrativo del CONTRATO.
3. DOTACION La GESTORIA en GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA Tcnico y Administrativa deber suministrar tanto a su personal la ropa de proteccin personal adecuada y los equipos de proteccin requeridos en relacin con el desempeo seguro del trabajo que realicen. La ropa de proteccin personal y los equipos de proteccin debern mantenerse en buenas condiciones y debern utilizarse en las oportunidades en que se necesiten segn lo indiquen las notas, las instrucciones, los Permisos de Trabajo y las reglamentaciones de seguridad de ECOPETROL S.A. Al iniciar el contrato de trabajo se deben suministrar dos (2) dotaciones de ropa de proteccin personal adecuada y una (1) dotacin adicional cada cuatro meses durante la ejecucin del contrato de GESTORIA. PARA PERSONAL DE CAMPO 4 DOTACIONES, PARA TRABAJOS ESPECIALIZADOS SE DEBEN DAR LA RESPECTIVA DOTACION PARA LA EJCUCION DE LOS MISMOS (ALTURA ARNESES, ESPACIOS CONFINADO EQUIPO DE AUTOCONTENIDO ETC,)
Para trabajos en Zona Industrial: Overol o pantaln, botas de seguridad, camisa de manga larga. El color del casco y la ropa ser de conformidad con la ECP-DRI-C-007, Anexo No 9 Colores de Cascos de Seguridad y Ropa de Trabajo, para la estandarizacin de cascos de seguridad y ropa de trabajo en zona industrial (Incluidos todos aquellos documentos que lo adicionen, modifiquen o reemplacen), el cual hace parte integral de este documento. Para trabajos en oficinas fuera de la zona industrial, se usar Camisa unicolor seleccionada por la firma CONTRATISTA y con el logotipo o nombre de la empresa sobre el bolsillo. Para el caso en que el desarrollo del proyecto lo amerite, queda establecido, con carcter obligatorio, el suministro por parte del CONTRATISTA de la alimentacin cuando la jornada sea contina o extendida de la jornada regular. El CONTRATISTA deber suministrar a los profesionales cada cuatro meses la dotacin y los elementos mnimos de seguridad de acuerdo con la ECP-DRI-D-011, Anexo No 9 "Colores de Cascos de Seguridad y Ropa de Trabajo" y ECP-DRI-P-005 "Procedimiento para seleccin, uso y mantenimiento de elementos de proteccin personal. Adems, debe entregar todos los utensilios de trabajo necesarios para el buen desarrollo de las actividades de la GESTORIA TECNICO ADMINISTRATIVA de Proyectos.
4. OTRAS OBLIGACIONES Y PROCEDIMIENTOS
Gestin Documental
El CONTRATISTA ser responsable del manejo y organizacin de toda la informacin generada con ocasin del desarrollo de la GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA TECNICA Y ADMINISTRATIVA DE LOS PROYECTOS durante las fases de ejecucin y cierre a su cargo, la
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cual deber ser organizada, manejada y archivada segn lo regulado en la ley 594 de 2000, el acuerdo 060 del 2001, las Tablas de Retencin Documental, lo establecido para el control de documentos y registros en el anexo gestin de calidad del proyecto y dems directrices y procedimientos adoptadas por el Programa de Gestin Documental de ECOPETROL o que sean dictadas por el Gobierno Nacional.
La GERENCIA DE GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA TECNICA Y ADMINISTRATIVA deber suministrar las carpetas, cajas para archivo inactivo y dems elementos requeridos para asegurar el cumplimiento de las directrices adoptadas por el Programa de Gestin Documental de ECOPETROL. Los costos de dichos elementos deben estar incluidos dentro de los costos administrativos de la propuesta. Las especificaciones de estos elementos son: Carpeta: 1. En cartulina, el material debe ser libre de acidez: PH Neutro- Calidad Media Escalabilidad de PH Neutro: Calidad Baja Media Alta Seguridad PH 0-5 5 - 10 Superior a 10
2. El gramaje debe ser entre 240 gramos y 600 gramos, gancho incorporado interno, tapas legajadoras separadas, en tamao Carta y Oficio. Gancho: En plstico, las tres (3) partes del gancho legajador sern plsticas. Papelera: Es necesario la utilizacin de papelera con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de cido y exento de lignina cuyo valor de PH est en rango de 7.0 a 8.5 de acuerdo con los aspectos contemplados en la NTC 4436 "Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad". Las tintas de impresin deben poseer estabilidad qumica, ser insolubles en contacto con la humedad, no presentar modificacin de color y no transmitir acidez al soporte. 5. GESTIN SOCIAL. 5.1. Definicin y objeto En cumplimiento de ley y con base a la Responsabilidad Social Empresarial de ECOPETROL S.A. el PROGRAMA, debe asegurar las prcticas, principios y valores que implican un compromiso de comportamiento tico y contribuyen al desarrollo y calidad de vida de los grupos de inters de Ecopetrol. Como parte de esta gestin se realiza en la zona de influencia de las obras de los proyectos que integran el PROGRAMA, la divulgacin de los proyectos a todas las comunidades Se recomienda para archivos de gestin la carpeta de 240 gramos Se recomienda para las series Historias Laborales, Historias Clnicas, Historias Odontolgicas, Contratos y Proyectos la carpeta de 600 gramos, plastificada y premarcada.
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involucradas e igualmente se debe destinar un porcentaje del valor de la construccin para obras de inversin social, de la mano de las autoridades municipales y asociaciones sociales del rea. 5.1.1. Alcance: Desde la gestin social referida a los proyectos del portafolio de la Superintendencia de Proyectos se deber atender de acuerdo a los lineamientos de ECOPETROL: 1. Supervisar el cumplimiento de las obligaciones sociales consignadas en la Licencia Ambiental de los proyectos, en los PMA, en actos administrativos conexos a los proyectos, y en las actas de compromiso celebradas por todas las partes y la comunidad afectada. 2. Verificar que en los procesos de contratacin y subcontratacin se aplique el procedimiento de ECOPETROL en materia de RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL, y si detecta irregularidades en la aplicacin de esta debe darla a conocer de inmediato al Lder del proyecto que integra el PROGRAMA, por parte de ECOPETROL, debe hacer asesorara y seguimiento a la aplicacin del correctivo correspondiente. 3. Verificar y Realizar junto con el Personal de la Gerencia de Proyectos, antes de iniciarse la construccin de los proyectos jornadas de informacin, capacitacin y sensibilizacin con las comunidades e instituciones de las reas de influencia de los proyectos sobre los impactos sociales de las actividades de transporte de hidrocarburos en sus aspectos tcnicos, ambientales, inmobiliarios, laborales, econmicos y sociales. 4. Explicar junto con el Personal de la Gerencia de Proyectos en diferentes reuniones a las comunidades e instituciones, las determinaciones de la Licencia Ambiental y dems permisos otorgados a la Empresa. 5. Verificar que el CONTRATISTA Identifica, durante la etapa de construccin de los proyectos del PORTAFOLIO, los impactos que genera la movilizacin de maquinaria y equipo en las comunidades de influencia directa a nivel de afectacin de infraestructura como vas y puentes, riesgos para la poblacin aledaa e informar a travs de reuniones con la comunidad sobre los mecanismos de prevencin y control establecidos por la Empresa para manejar los efectos producidos por sta, durante la etapa de construccin. 6. Verificar que el CONTRATISTA EJECUTAR CONSTRUCTOR realiza una detallada gestin (identificacin, valoracin y control) de los riesgos sociales que se puedan derivar de los proyectos y de los impactos acumulativos por concepto de proyectos anteriores proponiendo alternativas de manejo, esto se debe consignar en una matriz de riesgos sociales con su respectivo anlisis y plan de gestin. 7. Apoyar, acompaar los compromisos que el equipo de gestin inmobiliaria, realice con la comunidad, asegurar y hacer seguimiento a estos, mantener un control sobre la fecha de cumplimiento de los pagos y generar las alarmas correspondientes a Gestin Inmobiliaria para asegurar el cumplimiento de los mismos. 8. Informar a los Lderes de cada proyecto de ECOPETROL, las situaciones sociales que considere puedan afectar el desarrollo de los proyectos que integran el PROGRMA, inmediatamente al momento en que tenga conocimiento de la novedad y darle asesora para la resolucin de inconformidades y hacer seguimiento al cierre de estas. 9. Atender en calidad de primera instancia situaciones de conflicto y de crisis sociales que puedan afectar la operacin de los proyectos que integran el PROGRAMA, de acuerdo con los lineamientos dados por ECOPETROL S.A.
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10. Asegurar la gestin social que en el marco de la Responsabilidad Social Empresarial (RSE) de ECOPETROL S.A. se debe desarrollar en sus reas de influencia y asegurar que todos los contratistas que ejecuten los proyectos cumplan estas directrices como una obligacin contractual. 11. Conocer, informar y socializar a fondo la documentacin de ECOPETROL en materia de responsabilidad social empresarial, poltica de inversin social y asegurar que se cumpla por todos los que intervienen en los proyectos, bien sea como contratantes, contratistas, subcontratistas etc. 12. Dar soporte tcnico a las comunidades en la elaboracin tcnica de los proyectos y sus respectivos soportes, teniendo en cuenta que estos proyectos pueden ser de diferente naturaleza: Infraestructura, desarrollo econmico, desarrollo institucional, fortalecimiento de redes sociales, entre otros. 13. Hacer seguimiento y control a los convenios que se deriven del plan de inversiones aprobado por ECOPETROL, de acuerdo a consideracin expresa que haga la empresa en cada caso. 5.1.2. Entregables: Estos entregables deben producirse por cada uno de los proyectos y consolidarse en entregables aparte para el PROGRAMA y gestionarlos junto con Gerencia Integral de Proyectos. Registros de socializacin ante las instituciones (Alcalda, Concejo, Gobernacin) Registros de socializacin de cada uno de los proyectos a las comunidades Registro de audiencias realizadas. Informes mensuales de gestin social y acompaamiento en campo. Registros de talleres de formulacin de proyectos. Comunicados de prensa mensuales. Boletines Informativos (mnimo 3 ediciones con un tiraje de 3000 ejemplares cada uno) Actas mensuales de reunin con los interesados de los proyectos y veeduras ciudadanas. Registros de concertacin y seguimiento del plan de inversin social con reas de influencia y las administraciones municipales. Realizar seguimiento a las fichas requeridas por el MAVDT de acuerdo con los compromisos y tiempos determinados en la Licencia Ambiental. Actualizaciones de la matriz de riesgos sociales con su respectivo anlisis y plan de gestin. Informes mensuales de anlisis de entorno como mecanismo de monitoreo para identificar los posibles riesgos sociales de los proyectos. Atender y remitir en un plazo mximo de dos (2) das, las inquietudes de las instituciones y comunidad frente a las actividades adelantadas por ECOPETROL S.A. y enviar copia al lder del proyecto, segn sea el caso, consolidando mensualmente el manejo y trmite de estas. Cargar toda la Informacin ambiental requerida en el Software establecido por Ecopetrol. 5.1.3. Indicadores de gestin: DESCRIPCIN DEL INDICADOR Cumplimiento del Plan de Gestin Social establecido para cada una de las etapas de los proyectos Eventos de entorno con afectacin: Atender y documentar todas las situaciones que puedan causar afectaciones en tiempo o econmicas para el PROGRAMA. UNIDAD PERIODICIDAD DE SEGUIMIENTO Mensual META
>= 95%
Semanal
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Cumplimiento programa de Inversin Social: Ejecutar durante la vigencia de proyecto mnimo el 80% de los recursos asignados para tal fin. N entregables presentados en la fecha requerida / N entregables requeridos N de comunicaciones (Quejas, Reclamos, Solicitudes) resueltas / N de comunicaciones (Quejas, Reclamos, Solicitudes) recibidas
Porcentaje
Mensual
>=80%
Porcentaje
Mensual
100%
Porcentaje
Mensual
100%
5.2. Gestin Ambiental
5.2.1.
Objetivo
Garantizar la viabilidad ambiental de los proyectos previstos en el programa establecido por ECOPETROL asegurando el contenidos de los estudios ambientales requeridos de acuerdo a los trminos de referencia establecidos por la autoridad ambiental competente as como los que ECOPETROL S.A. adicionalmente establezca, as mismo el cumplimiento de los requerimientos ambientales en los actos administrativos y en la legislacin ambiental, as como, aquellos que ECOPETROL S.A., ha definido dentro de su poltica ambiental corporativa, durante la fase de planeacin, ejecucin y cierre de los proyectos.
5.2.2.
Alcance
Estudios Ambientales
Gestin Ambiental
La GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA deber realizar la gestin ambiental de cada uno de los proyectos para ello debe contar con un equipo mnimo como se indica en el presente documento estructura de la GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA el cual se encargara de: Mecanismo de revisin y aprobacin de hojas de vida de los profesionales propuestos para las GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA de los proyectos. Asegurar la ejecucin e implementacin del Plan Ambiental E de ECOPETROL S.A. a travs de auditoras ambientales, capacitaciones a los proyectos y dems actividades que se establezcan en dicho Plan Ambiental E. Realizar un oportuno seguimiento al cumplimiento de todas las obligaciones derivadas de permisos y licencias si esto aplica. Desarrollo de visitas de verificacin de cumplimiento de los PMA y actos administrativos establecidos para cada proyecto. Llevar una completa trazabilidad de los registros de socializacin ante las instituciones (Alcalda, Concejo, Gobernacin y autoridades ambientales) Revisin y aprobacin de Informes de Cumplimiento Ambiental realizados por los contratistas de obra.
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Revisar documentos de ingeniera, que son requeridos en la elaboracin de Estudios Ambientales. Realizar recorridos de campo para identificar problemticas ambientales y asegurar su inclusin en el Estudio de Impacto Ambiental as como el planteamiento de medidas de manejo. Analizar y elaborar respuesta actos administrativos que se emitan para la ejecucin del proyecto, as como asegurar el seguimiento para aprobacin de ECOPETROL S.A. Elaborar informe semanal de avance en Gestin Ambiental y remitirlo al lder del proyecto de ECOPETROL y lder ambiental de ECOPETROL S.A. Coordinar y acompaar las visitas de autoridades ambientales antes y durante la ejecucin del proyecto, (evaluacin y seguimiento). Participar en las reuniones de seguimiento sistemtico del grupo de gestin ambiental. Asegurar archivo y custodia de los documentos generados El CONTRATISTA deber contar en su equipo de trabajo con un profesional especialista en Sistemas de Informacin Geogrficas que asegure que los estudios ambientales se encuentren alineados a los requerimientos que ECOPETROL S.A establece en este sentido.
5.2.3.
Indicadores de gestin
LTO %= No. Permisos tramitados + No. permisos en trmite *100 % No. permisos necesarios para operar ICLA %= No. actos administrativos en cumplimiento * 100% No. actos administrativos obtenidos
5.3. Gestin HS 5.3.1. Definicin y objeto La gestin de HS (Seguridad Industrial y Salud Ocupacional) tiene el propsito de asegurar la aplicacin de la Poltica de Responsabilidad Integral de ECOPETROL S.A. a cada uno de sus proyectos, generando valor a la organizacin mediante el desarrollo de operaciones seguras (libre de accidentes y enfermedades profesionales). El sistema de gestin en salud ocupacional se basa en la norma NTC OHSA 18001. 5.3.2. Alcance PARA CADA UNO DE LOS PROYECTOS QUE CONFORMEN EL PORTAFOLIO se deber seguir de acuerdo con los lineamientos de ECOPETROL. S.A.: 1. Verificar que el CONTRATISTA lleva a cabo las campaas de promocin y prevencin generadas por ECOPETROL S.A. a travs de DHS.
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2. Conocer a fondo la documentacin de ECOPETROL en materia de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional y verificar que se de cumplimiento. 3. Verificar y controlar que el CONTRATISTA Desarrolle Modelo de Seguridad Basada en el comportamiento, mediante soporte (couching) de profesional en psicologa. 4. Brindar soporte tcnico para el control de riesgos en actividades crticas como trabajo en altura, izaje de cargas, riego elctrico, winchado de equipos, etc. 5. Asegurar y asesorar el cumplimiento legal de la gestin HS en cada proyecto. 6. Atender oportunamente los requerimientos de otras reas transversales como (Maduracin, riesgos, calidad, presupuesto, comunicaciones). 7. Asegurar que el todo el personal de obra tiene las inducciones y la asistencia del personal vinculado al PROGRAMA a los temas relacionados con HS de ECOPETROL S.A. 8. Asegurar todos los entregables que en materia de HS que debe entregar el CONTRATISTA bajo los lineamientos de ECOPETROL. 9. Asegurar la investigacin de todos los accidentes generados en cada proyecto, as como las acciones generadas por dichas investigaciones. 10. Asegurar la gestin de divulgacin de lecciones aprendidas generadas en cada proyecto. 11. Evaluar la gestin de seguimiento que realiza LA EMPRESA CONTRATISTA en materia HS durante el desarrollo de los proyectos que integran el PROGRAMA. 12. Medir la eficacia del plan HS, de cada unos de los proyectos que integran el PROGRAMA. 13. Informar inmediatamente los lderes de los proyectos pertenecientes al PROGRAMA, las situaciones de riesgo que considere puedan afectar el desarrollo SEGURO de los proyectos, brindando asesora tcnica para el control y/o minimizacin de las mismas. 14. Asesorar las campaas de sensibilizacin cultural, dirigidas a obreros, supervisores, alta direccin y familias de los trabajadores, que promuevan un mayor nivel de compromiso con la vida y la prevencin de incidentes. 15. Estructurar un plan de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional de la GESTORIA TECNICO ADMINISTRATIVA de acuerdo con su panorama de Riesgos y los niveles de riesgo de las actividades que se realicen 16. Cumplir con todos los lineamientos HS establecidos por ECOPETROL S.A. 17. Implementar y asegurar el cumplimiento del Plan HS de la GESTORIA TECNICO ADMINISTRATIVA con su respectiva retroalimentacin. 18. Entregar informes semanales de la gestin HS de la GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA y consolidado mensual, de acuerdo con los lineamientos de ECOPETROL S.A.
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5.3.3.
Entregables HS
1. Plan de Salud Ocupacional y Seguridad Industrial de los proyectos y de la GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA e Informes mensuales de su cumplimiento con respectivos soportes. 2. Documentacin de todas las campaas y acciones involucradas en la Plan HS para prevencin de incidentes y enfermedades profesionales de los proyectos y la GESTORIA TECNICO ADMINISTRATIVA. 3. Registro de despliegue de campaas corporativas de los proyectos y la GESTORIA TECNICO ADMINISTRATIVA. 4. Registro de las acciones de couchig en seguridad basada en el comportamiento, realizadas por el profesional de sicologa de los proyectos y la GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA 5. Registros consolidados de inducciones HSE realizadas para cada uno de los proyectos, de los proyectos y la GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA. 6. Anlisis estadstico de los resultados en accidentalidad y aseguramiento de la implementacin de los planes de mejora, de los proyectos y la GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA. 7. Registros de asistencia a reuniones de seguimiento a la gestin HS, de los proyectos y la GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA. 8. Registro de asistencia a talleres de sensibilizacin, de los proyectos y la GESTORIA TECNICO ADMINISTRATIVA. 9. Registro de capacitaciones especializadas, de los proyectos y la GESTORIA TECNICO ADMINISTRATIVA 10. Informe de investigaciones y lecciones aprendidas en la herramienta GRI, de los proyectos y la GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA. 11. Evaluaciones de desempeo de la gestin HS de las firmas interventora y contratistas. 12. Esquema de nivelacin de competencias para seleccin de personal idneo, de los proyectos y la GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA. 13. Evaluaciones trimestrales de desempeo HSE de las empresas contratistas y de GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA. 14. Informes de auditora de la gestin HS de la Gerencia de Proyecto, de las empresas contratistas Informes mensuales en trminos de los resultados por proyecto y de la GESTORIA TECNICO ADMINISTRATIVA. 15. Informes mensuales en trminos de cumplimiento del Plan HS de los proyectos Anlisis estadstico y aseguramiento de la implementacin de los planes de mejora de los proyectos y la GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA. 16. Matrices de riesgos actualizadas, de los proyectos y la GESTORIA TECNICO ADMINISTRATIVA. 17. Informe de cmo se estn implementando las lecciones aprendidas generadas de los diferentes accidentes.
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5.3.4.
Indicadores de gestin
6. Estructura de la GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA
6.1. Funciones de Direccin de la GESTORIA TECNICO ADMINISTRTIVA de proyectos. Estas funciones corresponden a las actividades gerenciales de la organizacin prestadora del servicio de GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA y es el representante de la CONTRATISTA ante ECOPETROL y su costo se encuentra incluido en el factor multiplicador del personal. Actividades Especficas: Establecimiento de Alcance de la GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA por proyecto, de acuerdo a su duracin, tamao y complejidad. Planeamiento estratgico de la GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA. Planeacin del SGC de la Interventora y a lineado con el SGC de ECOPETROL. Organizacin de la Interventora. Gestin de comunicaciones de la GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA interna y con ECOPETROL. Revisin por la direccin Atencin al cliente
6.2. Funciones de la Coordinacin de logstica. Corresponden a las actividades administrativas de la GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA Manejo de personal, suministro de equipos y dems actividades requeridas para poder ejercer las funciones de Interventora y su costo se encuentra incluido en el factor multiplicador del personal.
Actividades Especficas: a. Seleccin y vinculacin del personal b. Desarrollo del personal, induccin y capacitacin c. Evaluacin de desempeo
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d. e. f. g. h. i. j. k. l.
Reconocimientos e incentivos de personal Compensacin Bienestar Salud ocupacional y ambiental Relaciones Laborales Administracin de recursos materiales Manejo y control de costos de la Interventora Gestin del contrato de Interventora Gestin de toda la Logstica requerida para el normal desarrollo de la GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA (Coordinacin de materiales, personal, equipos, vehculos, etc.)
6.3. Funciones de la Coordinacin Administrativo de la GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA. Estas son las actividades ejecutadas por un coordinador y son propias del manejo del contrato de construccin y obras, enfocadas, costos, plazos de ejecucin y actividades propias del contrato y su costo se encuentra incluido en el factor multiplicador del personal. . Actividades Especficas: Manejo y control del programa de construccin reportando a ECOPETROL (Profesional de programacin y control PROFESIONAL EN ENTREANIMIENTO JUNIOR se encuentra dentro de los ofertados): - Llevar a cabo los procesos de aprobacin de los planes y programas deconstruccin de obra - Realizar anlisis, seguimiento y control a los planes y programas (Programa de obra, Programa presentado en la propuesta del Constructor, Programa Maestro de trabajo, Plan Maestro y Plan detallado de trabajo). Manejo y control de costos de la obra: Comprende el seguimiento, control, certificacin y verificacin de los costos de la obra correspondientes al contrato de obra de los diferentes proyectos y comprende los siguientes procesos: - Seguimiento y control de anticipo si aplica: La GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA deber verificar mensualmente la amortizacin del anticipo, para lo cual establecer con el constructor un plan de amortizacin del mismo de acuerdo con lo establecido en el contrato de obra - Seguimiento y control del programa de causacin de los proyectos en cuanto a obra: Para esto la GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA deber solicitar al constructor un programa de flujo de fondos alineado con el programa de causacin de los proyectos establecido por la ECOPETROL. - Seguimiento y control de las cantidades de obras pactadas en los contratos de construccin de los diferentes proyectos: La Interventora deber controlar las cantidades ejecutadas de cada unos de los tems que hacen parte de la lista de cantidades de obras de los diferentes contratos de obra de proyectos y de sus precios unitarios, con el fin de determinar si lo ejecutado en cada uno de ellos se encuentra clasificado dentro de la obra inicialmente pactado y que no sean tem adicionales. Para ello mensualmente deber obtener el % de la cantidad ejecutada acumulada con relacin a la cantidad prevista en la listas de tem pactados en los contratos. Debern llevar el manejo y revisin de los precios unitarios cuando se presente un menor o mayor % de ejecucin de un tem de obra. - Seguimiento y control de las mayores cantidades de obra aprobadas y autorizadas por el funcionario autorizado: se controlaran de igual forma que los tems de pago contractuales.
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Seguimiento y control de los adicionales debidamente aprobados y autorizados por el funcionario autorizado: Se controlaran de igual forma que los tems de pago contractuales. Revisin y verificacin de las actas mensuales de avance de obra: Mensualmente la Interventora deber revisar y aprobar conjuntamente con el CONTRATISTA de obra de los proyectos los tem de obra realizados a satisfaccin, lo cual debe constar en el acta de avance de obra debidamente firmada por la Interventora, el contratista, el Gestor Administrativo del contrato, el Lder del programa o proyecto y el Administrador del contrato de obra que se est revisando. Revisin de reajustes de precios si aplica de acuerdo a los contratos de los proyectos Cierre y entrega de los proyectos, de acuerdo con lo establecido en el procedimiento de cierre y entrega de proyectos y lo establecido por ECOPETROL, Liquidacin de los contratos de proyectos, realizacin de las actas de finalizacin de obras de los proyectos, entrega a operaciones: La liquidacin del contrato debe incluir el resumen del costo final de la obra inicialmente pactada en los contratos de los diferentes proyectos, Mayores cantidades ejecutadas, adicionales ejecutados, reembolsables ejecutados y valor final de la obra. Elaboracin y presentacin de informes de obra a ECOPETROL, de acuerdo con los procedimientos y formatos establecidos por la Coordinacin de programacin y control de la Gerencia de Desarrollo de Transporte: En el caso de la GESTORIA TECNICO ADMINISTRATIVA, deber presentar un informe mensual de gestin de la GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA y todos aquellos que pos lineamientos de la Superintendencia de proyectos VIT y la de Gestin de proyectos y todos aquellos informes por contrato al cual se le realiza GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA de acuerdo al procedimiento de Seguimiento y control de proyectos de la Gerencia de Desarrollo de Transporte, estos informes debern ser presentados al profesional de seguimiento y control que ECOPETROL designe para cada uno de los proyectos de portafolio. El informe de la GESTORIA TECNICO ADMINISTRATIVA deber contener como mnimo: Informe ejecutivo donde se evidencie el estado actual de avance del contrato programado Vs ejecutado, en sus componentes bsicos y de facturacin y dems aspectos que se consideren relevantes, este informe no debe sobrepasar las tres hojas. Informe de gestin del contrato de Interventora: En este informe se debe presentar el resumen de las actividades administrativas desarrolladas en el mes inmediatamente anterior, y deber contener acuerdos administrativos acordados con ECOPETROL, costos y sobrecostos, plazos, personal y recursos fsicos para la prestacin del servicio de interventoras, proyecciones de costos a futuro. Informe de actividades realizadas: Este informe debe contener las actividades desarrolladas por cada una de las actividades desarrolladas en cada una de las Coordinaciones (Logstica, Administrativa, Tcnica, HSE, ambiental y social) y comprende: a. Realizacin de comits internos y externos, resaltando los principales temas tratados b. Inspeccin de las obras, enumerando las partes de las obras en construccin inspeccionadas en el mes. c. Gestin del rea funcional Tcnico Administrativa d. Control y gestin de calidad de la GESTORIA TECNICO ADMINISTRATIVA e. Gestin de Seguridad y Salud ocupacional de la GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA, la cual debe relacionar las actividades propias desarrolladas por la GESTORIA TECNICO ADMINISTRATIVA en cuanto a su programa de Salud Ocupacional, ndices de accidentalidad ausentismos, etc.. f. Gestin de riesgos de la GESTORIA TECNICO ADMINISTRATIVA.
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g. Administracin social y ambiental de la GESTORIA TECNICO ADMINISTRATIVA h. Capacitacin del Personal Recursos Humanos: Este informe debe hace referencia al persona dispuesto por la Interventora para la prestacin del servicio y debe considerar: a. Relacin del personal de la Interventora b. Relacin del tiempo laborado c. Pago de salarios y obligaciones parafiscales del personal Recursos fsicos: Presentar la relacin de recursos fsicos que dispone la GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA para la prestacin del servicio. Ejecucin presupuestal y de costos de la Interventora Varios Informe Mensual de obra por programa y por proyecto: que debe contener: a. Informe ejecutivo: Estado actual y avance de los contratos de los proyectos para mayor facilidad estos informes se presentan agrupando los contratos por programa, contiene adems presupuesto, plazo, precio, facturacin, cronograma, aspectos legales y varios, este informe debe ser en un 70% grfico. b. Recomendaciones y observaciones del Coordinador Tcnico y de calidad de las obras: Se debe presentar un anlisis de los aspectos claves de los contratos que se estn ejecutando en cada programa, en cuanto a cumplimiento por parte del contratista, en plazo, costos, alcance de la obra. Se debe realizar un mayor nfasis en cuanto a los atrasos de la obra su impacto en alcance, tiempo y cotos dando las recomendaciones del caso para la aplicacin de acciones correctivas, preventivas o de mejora. c. Avance de las obras: para cada frente de trabajo se debe presentar los aspectos ms relevantes del mes indicando actividades ejecutadas, hitos cumplidos o atrasados, este informe debe contener una tabla de avance del proyecto que permita evidenciar el avance mensual contra el programado tanto en costo como en % de obra, debe contener registro fotogrfico, seguimiento del PDT, personal, equipos, varios. Informe sobre el cumplimiento de la infraestructura de los contratistas de obra Informe sobre el programa de construccin Informe sobre flujo de fondo del contratista de obra donde se evidencie la facturacin causada mes a mes, acumulada y dar un concepto sobre el comportamiento de este flujo Informe sobre el personal contratado por el CONTRATISTA de obra Gestin del contrato de obra se debe hacer nfasis en los cambios aprobados los cuales deben llevar visto bueno del lder del programa si estos impactan en ms de la desviacin permitida por mesa de control de cambios. Informe de control de calidad de Materiales Informe de Calidad obras Informe ambiental de las obras Informe social Manejo de la informacin y gestin de archivo entregndolo a ECOPETROL (Asistente tcnico de gestin documental). Control del contrato de construccin de obra (este tem migrara al modelo de DAB) Control de cambios en la obra de acuerdo a niveles de autorizacin y control de gestin de la calidad de los entregables
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6.4. Funciones de la Coordinacin de aseguramiento tcnico y de calidad Corresponde al control tcnico que deben realizar los GESTORES (INTERVENTORES) para asegurar que la obra se construye de acuerdo a las ingenieras y especificaciones tcnicas der construccin este Coordinador ser uno por programa de proyectos. Actividades Especficas: Recopilacin de la informacin y estudio del proyecto Replanteo y control de Ingeniera bsica para construccin a travs e las Ingeniera de detalle. Revisin y aprobacin de procedimientos y diseos del CONTRATISTA de obra y construccin. Inspeccin: Supervisin de construccin de la obra, expedientes de inspeccin, validacin de entregables para esto al GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA debe disponer en todo momento de personal competente para la inspeccin, con experiencia de acuerdo al alcance de la actividad de supervisin, realizar en todo momento supervisin directa de la obra y ser ejecutada directamente por los residentes de obra de acuerdo a los planes de calidad previamente aprobados por los lderes de programa de ECOPETROL, es importante que todos los ingenieros, profesionales de otras reas y tcnicos cuente con tarjeta profesional vigente. Los residentes de Obra deben: a. Tener presencia permanente en la obra b. Conocer la ingeniera del proyecto a cargo c. Autorizar el inicio de cualquier actividad programada, previa verificacin de los requisitos tcnicos, contractuales, HSE y social d. Exigir que la ejecucin de las obras se realice d acuerdo con lo aprobado en la ingeniera para construccin. e. Exigir que las obras se ejecuten de acuerdo con toda la normatividad ambiental y social exigida por ECOPETROL Y EL Gobierno Nacional f. Ordenar la suspensin del trabajo cuando los ejecutores de las obras estn incumpliendo cualquier requisito tcnico, ambiental, social, HS, tico, legal, normativo. g. Ordenar los reprocesos por evento de productos no conformes con el fin de garantizar el cumplimiento de las especificaciones tcnicas contratadas. h. Llevar todos los informes diarios establecidos por la Gerencia de Desarrollo de Transporte, bitcora, listas de cheque, listas de inspeccin industrial y HSE, preoperacionales, etc.. i. Llevar el registro diario de todas las cantidades de obra ejecutadas por el contratista, esto en concordancia con los establecidos en el procedimiento de seguimiento y control de la Gerencia de Desarrollo de Transporte. j. Autorizar, registrar todos los cambios que le son permitidos en su rol y que no requieren visto bueno del Lder del proyecto, en todo caso antes de cualquier tipo de cambio debe ser informado al Coordinador Tcnico y de Calidad al que corresponde para su respectiva validacin y aprobacin. k. Informar cualquier incumplimiento del contratista a los requisitos tcnicos especificados, a los planos de construccin, la gestin ambiental, HS, social, para lo que deber levantar un hallazgo para la mejor en el formato VIT-F-016. Para la elaboracin y control de los registros de inspeccin la GESTORIA TECNICO ADMINISTRATIVA deber:
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a. Informes diarios de Inspeccin: Para lo cual deber elaborar un formato que permita evidenciar que las cantidades de obra ejecutadas en el da fueron revisadas por la GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA y liberadas para aceptacin del ECOPETROL y su respectivo pago. En l se debe indicar la actividad ejecutada (Excavaciones, rellenos compactados, concretos, tendido de cable, megeo de cable etc...) indicando referencia, plano o especificacin tcnica respectiva o norma contra lo que se valido el entregable o actividad ejecutada, debe dejar un espacio para observaciones. b. Bitcoras: estas deben estar debidamente foliadas en las cuales se deben registrar instrucciones, observaciones, recomendaciones, decisiones, acuerdos o situaciones presentadas durante la ejecucin de las obras, diariamente se debe firmar y no dejar espacios, esta bitcora solo permanecer en poder del Interventor y solo la firmaran el residente de obra de la GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA y el residente de obra del contratista de obra. Aceptacin y recibo de las obras terminadas: Se verifica que la obra est de acuerdo a las ingenieras para lo cual se deber diligenciar el formato de cierre mecnico y de comisionamiento y la lista de pendientes, de acuerdo con lo establecido en el procedimiento de cierre y entrega de proyectos Medicin, validacin y aprobacin de las cantidades de obra ejecutadas: Para ello al GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA debe: a. Realizar clculo de las cantidades ejecutadas (medicin, verificacin), para estos clculos se debe tener en cuenta: Mtodo de clculo a usar Verificacin de la unidad de medida Para las mediciones topogrficas tomar en campo la topografa del terreno al inicio de la obra, con el objeto de tener las secciones originales del terreno y a medida que avancen los trabajos tomas las secciones parciales Se debe verificar que las medidas iniciales de la obra no hayan cambiado. El clculo de cantidades debe estar soportado por las memorias que soportan las mediciones realizadas, debidamente firmadas por el residente de obra y el contratista Este clculo de cantidades debe ser avalado y aprobado por el Coordinador Tcnico y de calidad del programa que corresponda la obra ejecutada b. Conciliacin de las cantidades: esta conciliacin se debe realizar mensual conjuntamente con los representantes de la GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA y el contratista, esto comprende: Revisin entre las partes para comparar las cantidades calculadas, verificando que la unidad de medida y la metodologa usada se ajustan a la especificada. Revisin de los clculos de cantidades, si no coinciden se debe realizar los ajustes respectivos. Constatar que cumplen con todos los requisitos requeridos en los diferentes contratos de obra para el respectivo pago de las cantidades ejecutadas. c. Elaboracin de acta de avance por parte del contratista y certificacin de la misma por parte de la GESTORIA TECNICO ADMINISTRATIVA
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Aseguramiento de informacin para la actualizacin de planos segn las obras efectuadas As built: Los dossieres tcnicos, administrativos, HSE y social los debe asegurar la GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA con el CONTRATISTA dando cumplimiento a los establecido en el procedimiento de cierre y entrega de proyectos de ECOPETROL S.A. y ser transferidos a la Gerencia de Desarrollo para su respectivo cierre en las herramientas corporativas. Control de ensayos de entregables, materiales, etc. Realizados de acuerdo al plan de calidad establecido por proyecto o por programa. Gestin ambiental y social: El residente de obra debe garantizar que el contratista realice prevencin, mitigacin, manejo y seguimiento adecuado de los impactos ambientales. Las principales responsabilidades del interventor en el tema de gestin social son: Verificar que la obra se realice dando cumplimiento a la normatividad ambiental y social vigente, la licencia ambiental, su PMA, leyes y resoluciones respectivas garantizando su cumplimiento. Velar que el contratista de obra actu siempre con respecto a las comunidades Supervisar el adecuado manejo de residuos Supervisar el adecuado manejo del agua Supervisar el adecuado manejo de la vegetacin Supervisar el adecuado manejo de la fauna silvestre Supervisar que se cumplan las actividades de recuperacin de la flora n las reas que se intervinieron Gestin de seguridad, salud ocupacional y riesgos: esta gestin y supervisin debe ser realizada de acuerdo a los procedimientos HS establecidos por ECOPETROL Y LA Gestin de riesgos de acuerdo al ECP-UGR-M-002 manual de gestin de riesgos.
6.5. Funciones de la Coordinacin de aseguramiento Riesgos, HSE, social y ambiental Corresponde al control en campo de los riesgos del proyecto, normatividad HSE, social y ambiental, esta ser ejecutada por los residentes de obra y en aquellos proyectos que por su complejidad requieran exclusividad de un ingeniero de Gestin HSE, otro caso sera en aquellos sitios donde se concentran varios proyectos se requerira de un profesional que asegurara todos estos proyectos. Este es un funcionario para toda la estructura y solo por la complejidad de alguno se lo proyectos se llegase a requerir uno adicional este ser aprobado directamente por el Administrador del contrato. Actividades Especficas: Gestin HSE de acuerdo a los lineamientos de Ecopetrol y los impartidos por el lder HSE de ECOPETROL Gestin social Gestin Ambiental
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7. RELACION DE LAS ACTIVIDADES DE GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA CON LOS PROCESOS DE DIRECCION DE PROYECTOS
PROCESOS DE LA INTERVENTORIA
PLANEACION
EJECUCION
Gestin de Integracin del servicio
Plan de integracin de la Interventora entre programas
Recopilacin de la informacin del proyecto Replanteo y control de las ingeniera basicas a travs de las ingenierpiuas de detalle y a los estandares de ingeniera definidos por la GDD procedimientos, e ingenieria para construccin Inspeccin medicin de cantidades d obra ejecutada
SEGUIMIENTO Y CONTROL Control de los contratos de obra debidamente autorizados por la autoridad competente Control de las reclamaciones Control de la documentacin de cierre del proyect, de acuerdo al procedimiento de cierre y entrega de proyectos de ECOPETROL Control de los cambios a las obras control de Inspeccin y ensayos de acuerdo al plan de Calidad de Ecopetrol DPY y el CONTRATISTA
CIERRE
Obra Trminada Transferencia a la Gerencia de Gestin de proyectos para la entrega a operaciones y cierre en herramienta corporativa
Gestin de Programacin de ejecucin Planeacin del control de las obras
Aprobacin de los planes Manejo y control de costos de la interventora Seguimiento y control de causacin de la obra Seguimiento y control de costos previstos en la obra y de adicionales Revisin y certificacin de las actas de obras mensuales ejecutadas Revisin de reajustes de precios Liquidacin del contrato Aseguramiento y control de la calidad Seguimineto y control del plan informes de desempeo generados hacia la gerencia de Gestin de Proyectos Evaluacin de Desempeo del Personal Incentivos al personal Compensacin Bienestar Salud Ocupacional Control de entrega de informes a la gerencia de gestin de proyectos Gestin del archivo de acuerdo alos lineamientos de la GDD Seguimiento y control al recibo y respuesta de la correspondencia Seguimineto y control a las aprobaciones de las ingenieras para construccin Seguimineto y control de los recursos de los proyectos, alarmas de terminacin de recursos por proyectos de acuerdo a portafolio
Gestin de costos
Planeacin y manejo de los costos de la obra con la Gerencia de gestin de proyectos, programa de causacin
Acta de liquidacin
Gestin de Calidad Gestin HSE, social
Plan de Calidad DPY Plan de HSE y social Normatividad Ecopetrol asociada Organizacin de la Interventora Organizacin de los recursos Relaciones Laborales Inspeccin HSE y social
Gestin de los RH de la Interventora
Seleccin y vinculacin del personal Induccin y desarrollo de las competencias del personal
Gestin de las comunicaciones
Plan de comunicaciones incluye las comunicaciones con la Gerencia de gestin de Proyectos Generacin de informes
Reuniones de seguimiento
Informe final de la gestin de la Interventora y de la Obra
Planificacin de los Recursos Fisicos Gestin de compras de la Interventora de acuerdo con las OT generadas por Compras los proyectos
8. ASIGNACION DE PERSONAL A LOS PROYECTOS Para la asignacin del personal a los proyectos, cada proyecto generara una solicitud de requisicin de personal, la cual debe ir autorizada y firmada por el Lder el programa, el Administrador del Contrato y el Gestor Administrativo del contrato. La Coordinacin de Logstica de la gestora TCNICA ADMINISTRATIVA deber verificar que exista la disponibilidad del cupo del profesional o tcnico requerido para el proyecto teniendo en cuenta los frentes de obra que tenga cada proyecto, es decir si no hay disponibilidad y se encuentra copado el equipo variable, este deber informar al Gestor Tcnico del Contrato quien validara con el administrador del contrato y autorizaran o no dicho recurso.
9. GESTION DE LAS COMUNICACIONES DE LA GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA Las comunicaciones debern ser manejadas de acuerdo al plan de comunicaciones establecido por ECOPETROL. Tiene por objeto establecer el tipo de comunicaciones con las diferentes reas funcionales y con el CONTRATISTA de obra y son:
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Comunicaciones Internas: Entre la GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA debe definir su plan de comunicaciones internos. Comunicaciones Externa: Ecopetrol, la gerencia de Gestin de Proyectos, entidades gubernamentales etc. Ests de acuerdo las directrices dadas por la Superintendencia de Proyectos. Reuniones sistemticas: Todas estas reuniones deben quedar documentadas en el formato de Actas de ECOPETROL y la evidencia de asistencia en el formato establecido Reunin de seguimiento del contrato de Interventora se debe realizar quincenal en conjunto con la gerencia de Gestin de Proyectos, el Gestor administrativo del contrato, con el fin de verificar el avance del contrato, en el se deber mostrar la ejecucin presupuestal y las respectivas proyecciones, adems deber contemplar la respectiva gestin HS, ambiental, social, informe de gestin de tierras, licencias ambientales, gestin de riesgos, gestin de calidad, gestin de recursos humanos, temas varios. Reuniones por especialidad: Requeridas para tratar un rea especfica, elctrica, controles, mecnica etc. Diseo y construccin: Se discuten aspectos de carcter tcnico con Ecopetrol y La Gerencia de gestin de proyectos en cuanto a los diseos y la obra en si su impacto en los objetivos de los proyectos, de acuerdo a la complejidad del proyecto sern semanales, en todo caso el lder de programa define su frecuencia ya sea a travs de memorando formal o en las minutas de los contratos de Obra. Reuniones de obra: Se deben realizar directamente en campo y su objetivo es determinar el avance de las obras en cuanto a tiempo y costo, pendientes tcnicos, se debe dejar documentados los atrasos y las acciones por parte del contratista de obra. Reuniones de gestin de la Interventora: Tiene por objeto evaluar dentro de la GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA su propia Gestin y la de los CONTRATISTAS de obra.
9.1. GENERACION DE INFORMES
9.1.1.
Informe mensual de Gestin de la GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA Debe presentar el avance mensual de la Interventora en relacin con el estado actual proyectado y ejecutado de costos, recursos de GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA, las actividades realizadas y toda aquella informacin relacionada con los diferentes indicadores de Gestin de las actividades desarrolladas por la GESTORIA TECNICO ADMINISTRATIVA durante el mes de anlisis. Este informe lo comprende: Informe Ejecutivo: Presenta el estado actual del avance del contrato, lo programado y presupuestado a nivel general en sus componentes de plazo y facturacin y dems eventos que se consideren relevantes en el mes, este informe no debe superar las tres pginas. Informe de Gestin del contrato de Interventora: Debe enunciar el resumen de actividades administrativas del contrato, tales como acuerdos con ECOPETROL, costos, plazos, personal, recursos fsicos, este informe no debe sobrepasar las tres pginas. Informe sobre actividades realizadas: Muestra las actividades desarrolladas en cada una de las reas funcionales de la Interventora y contiene: Informacin de comits, inspeccin de obras, control y gestin de calidad de la Interventora, Control y gestin de Riesgos de la GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA, control y gestin social de la GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA, capacitacin del personal de la GESTORIA TECNICO ADMINISTRATIVA, control y gestin social y ambiental de la Interventora. Informe d Recursos Humanos: debe contener: Relacin de personal de la Interventora, Relacin de tiempo laborado, pago de salarios y obligaciones parafiscales del personal.
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Informe de recursos de la Interventora: Relacin de recursos utilizados para el normal desarrollo de las actividades del personal de GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA en el mes de anlisis y los disponibles. Informe de costos de Interventora: Contienen los costos por Proyecto, incurridos en el mes de anlisis, su acumulado proyectado, facturado, pendiente por facturar, programado por facturar y el respectivo anlisis de las cifras con el fin de tomar acciones antes de llegar a posible mayores cantidades o adicionales.
9.1.2.
Informes mensuales de las obras de los proyectos Se debe presentar la descripcin de las obras ejecutadas en los diferentes proyectos y una evaluacin del estado actual de las mismas, en cuanto a programacin y costo, acompaado de grficos, fotografas y comentarios relevantes de la ejecucin, se debe complementar con la descripcin y seguimiento de las actividades de los contratistas de las obras de los diferentes proyectos en cuanto a, calidad, gestin de riesgos, HS, ambiental, gestin social y control general del contrato. En general este informe contiene: Resumen Ejecutivo: Este debe ir dirigido a cada Lder de Proyecto y Lder de programa de ECOPETROL, indicando el estado actual del avance del contrato, lo programado y presupuestado a nivel general en sus componentes de plazo y facturacin, cronograma y aspectos Jurdicos, adems de cualquier informacin que se considere importante. Concepto de la Interventora: este es el primer punto a desarrollar en el informe y en este la GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA debe presentar el anlisis de los aspectos claves de desarrollo de los diferentes contratos de obra, en cuanto a cumplimiento del CONTRATISTA de obra, plazos y costos de construccin de la obra. Se deben resaltar los posibles atrasos o los atrasos que tenga la obra, indicando su impacto en el desarrollo de la obra, cumplimiento d hitos del proyecto, y las respectivas medidas correctivas implementadas o por implementar ya sea por parte del CONTRATISTA o por parte de ECOPETROL, sealando su efectividad. Localizacin y descripcin de la obra: Se presenta una descripcin general, de la obra, construccin, montaje, ingeniera o compra, en cuanto a sus caractersticas y magnitud de las mismas, debe incluir un esquema general de la obra. Avance de las Obras: Para cada frente de trabajo se debe presentar los aspectos ms relevantes ocurridos durante el mes de corte del informe, y debe incluir: Descripcin de las actividades realizadas, tabla de seguimiento de avance de acuerdo al procedimiento de programacin y control de proyectos de la GDD, registro fotogrfico, seguimiento del programa, personal y equipos. Gestin del contrato de obra Reclamaciones y solicitudes resueltas Control de cambio Control de calidad de materiales Gestin de Calidad Gestin HSE Gestin Ambiental Gestin social Nota: Todos los informes debern ir debidamente soportados.
10. ROLES Y FUNCIONES POR CARGO Este Capitulo corresponde al tipo de profesionales y tcnicos requeridos por ECOPETROL para la prestacin del servicio de GESTORIA TECNICO ADMINISTRATIVA de los proyectos portafolio 2010-
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2013 asignados a la Superintendencia de Proyectos y su costo ser de acuerdo con la Tabla salarial de Carrera Tcnica y administrativa y a las tarifas establecidas por ECOPETROL para contratos de CONSULTORIA, los perfiles requeridos deben cumplir con lo establecidos en el documento tarifas para CONSULTORIA, para esto el proponente basara su propuesta en dichos precios ms un factor multiplicador.
10.1. Personal del rea funcional de Direccin Corresponde al manejo gerencial de la GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA y corresponde al Residente de GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA su costo debe estn incluido en el factor multiplicador del personal, este ser el representante legal ante ECOPETROL
10.2. Personal del rea funcional de Logstica En esta rea son las funciones relacionadas con el manejo de los recursos humanos y fsicos (Suministro de materiales y equipos para la realizacin de las funciones del personal) para esto deber disponer de un Coordinador de Logstica cuyo costo estar incluido dentro del factor multiplicador del personal ofrecido en la propuesta. La estructura de esta Coordinacin es de libre estructuracin del proponente, pero se recomienda contar con el apoyo de Tcnicos administrativos y si es el caso auxiliares de almacn. Los conductores estarn a cargo de esta Coordinacin. Tambin es indispensable el personal de oficios varios cuyo costo tambin deber estar incluido de en el factor multiplicador del personal. Coordinador de Logstica: Responsable de los recursos humanos y fsicos (Suministro de materiales y equipos para la realizacin de las funciones del personal) Tcnicos Administrativos: Apoyan al Coordinador del rea logstica en todo los correspondiente al manejo de personal, reclutamiento de interventores, afiliaciones , nomina, control de tiempos y novedades Auxiliares de almacn: Apoyan al Coordinador del rea logstica en todo el manejo de los recursos fsicos requeridos para la GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA en los diferentes frentes de obras y en la sede principal Conductores Personal de Oficios Varios
10.3. Personal del rea Administrativa y tcnica Esta rea tiene el manejo de de los contratos de obra de los proyectos asignados a los diferentes programas en los relativo a sus costos, plazo de ejecucin, reclamaciones, generacin de informes y el manejo de toda la documentacin generada durante la ejecucin de la obra, estas funciones deben estar a cargo del Coordinador Administrativo y su costo debe estar incluido en el factor multiplicador del personal. Para un buen desempeo las empresas del rea funciona se debe contar con el siguiente personal clave y su costo ser pagado a travs del equipo variable este personal corresponde: Profesional de Seguimiento de obra (programacin y control profesional en entrenamiento mximo profesional Junior): Es profesional como mnimo puede ser un profesional en entrenamiento y mximo un profesional Junior, esta e administra los costos de las obras, avance en cronograma y anlisis del Valor Ganado, su cantidad
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depende de la complejidad de los proyectos y la cantidad de programas y la cantidad requerida ser solicitada por los Proyectos autorizado por de los lderes de programa justificando su requerimiento, adems de contar con el visto bueno del Administrador y Gestor administrativo del contrato. Profesional de Presupuesto de Obra (profesional en entrenamiento mximo profesional Junior) : Este profesional se encargara del manejo del presupuesto de la obra, causacin, compromisos etc., de acuerdo a los lineamientos establecidos por ECOPETROL y su interaccin ser directa con el profesional de Presupuesto de la Gerencia, su cantidad depende de la complejidad de los proyectos y la cantidad de programas y la cantidad requerida ser solicitada a travs de la ECOPETROL autorizado por de los lderes de programa justificando su requerimiento, adems de contar con el visto bueno del Administrador y Gestor administrativo del contrato. Profesional Laboral (profesional en entrenamiento mximo profesional Junior): Este profesional ser el encargado de gestionar todos los trmites de carcter laboral que se presentes en los diferentes frentes de obra su cantidad inicial ser de 3 profesionales laborales para la gestin de los diferentes proyectos. Tcnico Administrativo (Tcnico administrativo III): Son los responsables del manejo de informacin y la documentacin generada por los diferentes proyectos en los frentes de obra, su organizacin en el archivo, apoyar a los profesionales de programacin y control, presupuesto y laboral programas y la cantidad requerida ser por los Proyectos autorizado por de los lderes de programa justificando su requerimiento, adems de contar con el visto bueno del Administrador y Gestor administrativo del contrato.
10.4. Personal del rea funcional Tcnico y control de calidad Estas actividades corresponden al control tcnico y supervisin de la obra la cual est a cargo del Coordinador Tcnico y de control de calidad, estos contaran con el apoyo de inspeccin en campo que ser realizada por los residentes de obra y por los Coordinadores de las otras reas funcionales. Coordinador Tcnico y de control de calidad (mximo profesional Snior): Este es uno por programa y es responsable ante el Reside General de GESTORIA TECNICO ADMINISTRATIVA de la actividad de Supervisin y control tcnico de las obras de acuerdo con lo mostrado en las ingenieras aprobadas para construccin y las especificaciones tcnicas de cada contrato, todo de acuerdo con los lineamientos dados por la Gerencia de gestin de proyectos y la cantidad requerida ser solicitada a travs de la ECOPETROL autorizado por de los lderes de programa justificando su requerimiento, adems de contar con el visto bueno del Administrador y Gestor administrativo del contrato. Ingenieros y Supervisores residentes de obra: Dependiendo del grado de complejidad del proyecto pueden ser un ingeniero residente o un Supervisor residente, en todo caso estarn a cargo de las actividades de la inspeccin directa en el sitio de las obras de acuerdo al plan de calidad establecido por ECOPETROL y bajo sus lineamientos, sin desconocer la lnea de mando del Coordinador Tcnico de la GESTORIA TECNICO ADMINISTRATIVA y la cantidad requerida ser solicitada a travs de la ECOPETROL autorizado por de los lderes de programa justificando su requerimiento, adems de contar con el visto bueno del Administrador y Gestor administrativo del contrato podrn ser perfiles de Tcnicos, profesional en entrenamiento, mximo profesional Junior).
10.5. Personal del rea funcional HS, Ambiental y social Coordinador HS, Ambiental y Social (Mximo profesional Snior): Este Coordinacin realizara las actividades de HS, ambiental y social establecidas por los Lderes de la ECOPETROL en dichas reas y estar a cargo de un Coordinador HS, Social y ambiental
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dependiendo de la complejidad del proyecto y se solicitara a travs de la ECOPETROL autorizado por de los lderes de programa justificando su requerimiento, adems de contar con el visto bueno del Administrador y Gestor administrativo del contrato. Profesional Inspector HSE (profesional en entrenamiento mximo profesional Junior): la cantidad requerida ser solicitada a travs de la Gerencia de Gestin de Proyectos autorizado por de los lderes de programa justificando su requerimiento, adems de contar con el visto bueno del Administrador y Gestor administrativo del contrato. Profesional Social (profesional en entrenamiento mximo profesional Junior): la cantidad requerida ser solicitada a travs de la ECOPETROL autorizado por de los lderes de programa justificando su requerimiento, adems de contar con el visto bueno del Administrador y Gestor administrativo del contrato.
10.6. Personal del rea de comisionamiento y precomisionamiento Este personal corresponde a profesionales IV mximo Junior el cual estar a cargo del cierre y entrega de proyectos de acuerdo al procedimiento establecido por Ecopetrol y los lineamientos de la ECOPETROL y se solicitara a travs de la ECOPETROL autorizado por de los lderes de programa justificando su requerimiento, adems de contar con el visto bueno del Administrador y Gestor administrativo del contrato.
11. EQUIPOS FIJOS Y VARIABLES Estos equipos corresponden a aquellos requeridos para la ejecucin de las labores de la GESTORIA TECNICO ADMINISTRATIVA y abarca entre otros, vehculos, porttiles, impresoras, radios y equipos de comunicaciones, fotocopiadoras, cmaras digitales, pruebas de inspeccin y ensayo, todos estos equipos sern cancelados a travs de las tarifas establecidas por ECOPETROL para ello los equipos y pruebas variables podrn o no ejecutarse en su totalidad.
12. VEHICULOS Campero 4X4 o camioneta doble cabina 4X4 2009 o modelo ms reciente, Incluye GPS, con ultima revisin tcnomecanica vigente, deber regirse a los lineamientos establecidos por la ECOPETROL para el tema de Vehculos, su costo debe incluir el conductor con su salario y prestaciones obligatorias, en todo caso no podr ser inferior en el definido por Ecopetrol para este cargo.
13. COMPUTADORES De acuerdo a lineamientos establecidos para los equipos que se deben asignar a los profesionales de la GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA.
14. PRUEBAS E INSPECCIONES Sern requeridas por la ECOPETROL solo en casos especiales, ya que estas pruebas estn a cargo de los constructores de obra.
15. REGLAMENTACIN DE PRIMAS DE LOCALIZACION Y DESCANSOS
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Las primas de localizacin de acuerdo con lo establecido en el captulo de Gastos Reembolsables del presente documento sern reconocidas a aquel personal cuya ciudad base sea diferente a la de su lugar de residencia y tendr derechos a descansos 21 7 solo en aquellos casos que se trabaje de corrido y sern tomados de carcter obligatorio, no sern acumulativos a menos que el Lder de proyecto lo autorice en situaciones de emergencia o de aceleracin de los trabajos en toda caso estos descansos debern ser solicitados mximo dentro de los 3 meses siguientes a la finalizacin de la emergencia o de los planes de aceleracin de los proyectos y no se podrn tomar por ms de siete das, para lo cual deber solicitarlos de una forma concertada con el Lder de proyecto; esta prima de localizacin tienen como objetivo la ayuda en cuanto habitacin, alimentacin y otros servicios bsicos con que el profesional cuenta en su ciudad de origen. Para aquellos casos en que no se trabaje corrido y tenga descanso sbados y domingos el residente en campo tendr derecho a sus das de descanso de acuerdo con el cdigo sustantivo de trabajo, cuando por necesidades operativas se requiera que el residente en campo trabaje corrido las horas extras sern compensadas en tiempo mximo 3 das y este deber ser cubierto por otro residente de las mismas competencias y cuyo costo del reemplazo debe estar incluido dentro del Factor multiplicador. Para aquellos casos en que los residentes de campo trabajen ms de 9 horas diarias, se podrn acumular las horas extras del mes y compensarlas en tiempo mximo 3 das calendario, el resto debern ser canceladas y su costo estar incluido dentro del factor multiplicador. Nota: Cuando por los contratos de obra y montaje se reconozca, la habitacin, alimentacin y otros servicios bsicos con que el profesional cuenta en su ciudad de origen, esta prima de localizacin no ser reconocida.
16. TEMAS LABORALES ECOPETROL no tendr ningn vnculo ni relacin laboral con el personal de la GESTORIA del presente contrato, por lo que el CONTRATISTA ser 100% responsable de su responsabilidad laboral de acuerdo con lo establecido en el cdigo sustantivo del trabajo y las directrices de CONTRATISTAS emitidas por ECOPETROL para este tipo de contratos. Todo el personal perteneciente a la Interventora, deber ser contratado a travs de la figura de contrato de obra o labor contratada, donde mes a mes se medir su rendimiento en los proyectos asignados y donde por bajo rendimiento durante tres meses consecutivos su contrato se dar por terminado, estos rendimiento tendr como parmetro los objetivos individuales de desempeo que debern estar alineados con los establecidos por ECOPETROL, es decir se medirn de igual manera. ECOPETROL se reserva el derecho de solicitar libremente y en cualquier momento y sin derecho a indemnizacin el cambio del personal de cualquier rea funcional de la GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA y el cual deber ser reemplazado en un trmino no mayor a 7 das y de las mismas competencias que el inicialmente solicitado. ECOPETROL a travs del Gestor del contrato aprobar el personal requerido previo cumplimiento de las competencias exigidas para el cargo solicitado y de acuerdo a los perfiles establecidos por ECOPETROL en este tipo de contratos (Profesional lder Administrativo I y II, Profesional Snior, Profesional Pleno, Profesional Junior, Profesional en entrenamiento, Tcnico Operativo I, Tcnico operativo II, Tcnico Administrativo operativo III, Conductor), esta proceso de aprobacin se dar en el trmino de los 5 das hbiles siguientes a la presentacin de las Hojas de vida de cada recurso.
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17. TEMAS DE ETICA El CONTRATISTA deber disear un cdigo de tica y de buen gobierno de la Interventora siguiendo los lineamientos del cdigo de tica de ECOPETROL AL IGUAL QUE AL CODIGO DEL BUEN GOBIERNO, al igual que sus sanciones y reglamentos por conductas indebida.
18. ESPECIFICACION ESPECIAL DEL PROYECTO PARA LA ESTRUCTURACIN Y ACTUALIZACIN DE LA INFORMACIN GEOGRFICA DE LA INFRAESTRUTURA OPERACIONAL DE LA VICEPRESIDENCIA DE TRANSPORTE VIT ECOPETROL S.A. Esta especificacin tiene como objeto establecer las actividades, funciones y responsabilidades del grupo que ejercer la administracin y gestin del contrato en mencin con el fin de asegurar la ejecucin normal del proyecto, recibo de productos y entregables hasta el cierre a satisfaccin del mismo.
18.1 ALCANCE GENERAL
La Gestin de este proyecto comprende la planeacin, seguimiento y control del cumplimiento por parte del Consultor, de las responsabilidades adquiridas a travs del contrato firmado y suscrito con ECOPETROL S.A. Las obligaciones contractuales que sern objeto de supervisin a travs de la Gestin del Contrato se refieren a las siguientes reas: Cumplimiento de los requisitos de gestin Administrativa y Financiera Cumplimiento de Especificaciones Tcnicas Cumplimiento de los plazos del Contrato Cumplimiento de los requisitos de gestin en HSE Esta gestin incluye tanto las labores de campo como las de oficina. La elaboracin de estas especificaciones est basada en el documento ECP-DAB-M-03 Manual para la Administracin y Gestin de Contratos de Ecopetrol S.A. Para el desempeo de Administracin y Gestin del Contrato adems del manual de administracin y gestin se tendrn en cuenta las especificaciones tcnicas y administrativas suministradas al contratista y las CEC y CGC del proceso. REFERENCIAS NORMATIVAS Manual de usuario SAP para la gestin de contratos. (Tolerancias, plizas,rendicin de cuentas). Procedimiento de la Gestin Documental para el Macro proceso de Abastecimiento. Listas de chequeo para aprobacin de plizas y garantas Procedimiento para la Gestin de Contratistas Manual de Contratacin Manual de Delegaciones Procedimiento de Responsabilidad Social Empresarial, Subcontratacin y Salarios aplicable a Contratistas.
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18.2 GLOSARIO
Aplica, en lo que corresponda, el Glosario del Manual de Contratacin: Curva S: Representacin grfica de los costos, utilizacin de recursos (horas de mano de obra u otros), el porcentaje de trabajo u otras cantidades acumuladas (representadas en las abscisas del sistema de coordenadas cartesianas), trazados en relacin con el tiempo representado en las ordenadas del sistema de coordenadas cartesianas), que se usa como base para medir, supervisar y controlar el rendimiento o avance general de un proyecto. Gestin de Riesgos: Manera organizada y estructurada de evaluar los efectos positivos y negativos en la toma de decisiones. Actividades de identificacin de riesgos, evaluacin, definicin de acciones que prevengan, mitiguen o eviten la ocurrencia del riesgo y el control en la ejecucin del plan de riesgos. Gestin QA/QC: Actividades conducentes al cumplimiento del aseguramiento y control de calidad en la ejecucin de un proceso. Riesgo: Todo aquello que pueda ocurrir y que impacte el logro o cumplimiento de los objetivos del proceso/actividad/funcin/proyecto. Se mide en trminos de la probabilidad de ocurrencia del evento por el impacto/severidad de las consecuencias. SI: Solicitud Inicial de Pedido (solicitud de servicio), que corresponde a la requisicin generada por el usuario de la Operacin, Mantenimiento o Soporte. Solicitud de pedido: Documento a travs del cual se requiere la contratacin de obras, prestacin de servicios (tcnica, profesionales, comerciales y diversos) y adquisicin de bienes. En este documento se establecen las especificaciones de los materiales, equipos o servicios requeridos. Dicho documento est asociado a un nmero que unvocamente identifica una solicitud de pedido. HSE: Seguridad industrial, salud ocupacional y ambiente. CEC: Condiciones Especficas de Contratacin CGC: Condiciones Generales de Contratacin SAP: por sus siglas Sistemas, Aplicaciones y Productos para el procesamiento de datos, Sistema integrado para aplicaciones de negocio.
18.3 Grupo de Gestin del Contrato
El grupo de gestin del contrato estar conformado por los siguientes profesionales: Responsable de la Gestin del Contrato: actuar como director del Grupo de Gestin, ser la mxima autoridad para la gestin administrativa y tcnica; ser responsable de la integracin y control de las actividades administrativas, tcnicas y de HSE relacionadas con el proyecto, manteniendo debidamente informado al funcionario autorizado sobre las mismas. Como apoyo al Administrador del Contrato ser responsable de las actividades descritas en el documento ECPDAB-M-03 numerales 6.2.1 y 7.1; Supervisar las labores ejecutadas por los Gestores Administrativo y Tcnico. Adems de las labores definidas en el manual ECP-DAB-M-03 el responsable de la Gestin del Contrato ser responsable de las siguientes actividades: Charlas tcnicas de sociabilizacin y divulgacin del proyecto
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Visitas tcnicas con el fin de supervisar labores de campo Supervisin y coordinacin de las actividades del grupo de Gestin del Contrato Coordinacin y gestin con DTI y comit de gobierno SIG
Gestor Administrativo del Contrato: Har seguimiento y verificacin del cumplimiento de todas las actividades administrativas, de normativa legal (tributaria, laboral, comercial, etc.), de los aspectos de Higiene, Seguridad, Salud Ocupacional, Medio Ambiente y financieras del contrato (anticipos, pagos anticipados, pagos parciales, reembolsos, facturacin) para garantizar el adecuado desarrollo de la ejecucin del contrato de conformidad con las normas pactadas. Sus funciones estn claramente definidas en el documento ECP-DAB-M-03 en los numerales 6.1 y 7.2.1.1. Gestor QA/QC o Gestor Tcnico del Contrato: Ser responsable de la revisin, seguimiento y control de calidad de todos los trabajos contratados y del cumplimiento de las especificaciones tcnicas conforme a las cuales estos se deban realizar, as como de la presentacin de informes y documentos entregables de acuerdo con la normatividad existente. Sus funciones estn claramente definidas en el documento ECP-DAB-M-03 en los numerales 6.1 y 7.2.2.1 Adems de las labores definidas en el manual ECP-DAB-M-03 el responsable de la Gestin del Contrato ser responsable de las siguientes actividades: Charlas tcnicas de sociabilizacin y divulgacin del proyecto Visitas tcnicas con el fin de supervisar labores de campo Supervisin y coordinacin de las labores del grupo de apoyo tcnico Creacin de estndares e instructivos
Grupo de apoyo tcnico: El grupo de apoyo tcnico apoyar al gestor tcnico en la Revisin de la ejecucin de los trabajos y la calidad de los mismos; este grupo estar compuesto de la siguiente manera: Comisin de topografa: Se conformar una comisin de topografa para que haga un muestreo del posicionamiento de los elementos gerreferenciados y sus respectivos atributos; estar conformada por 3 integrantes, 1 topgrafo y 2 auxiliares que utilizaran equipos GPS GIS RTK de doble frecuencia para ejecutar esta actividad. Un operador de ArcGis: Se encargar de complementar la informacin de la Geodatabase generada en la etapa 1 y 2 del proyecto con informacin proveniente de otras unidades de negocio o coordinaciones como la informacin adquirida ILI; de acuerdo con requerimientos adicionales generaran reportes especiales que no se puedan visualizar a travs del SIG VIT.
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18.4 ORGANIGRAMA
18.5 INSUMOS REQUERIDOS
18.5.1. Herramientas y Equipos
Para el desempeo de la gestin del contrato se requieren equipos:

tem
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Profesional HSE P
18.6 CRONOGRAMA GENERAL
De acuerdo con la programacin propuesta al contratista, se desarrollaran las labores de gestin del proyecto.

Anexo 3 Alcance General

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Anexo 3 Alcance General

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ESPECIFICACION TECNICA PARA LA GESTORIA TECNICO ADMINISTRATIVA (INTERVENTORIA) DE LOS PROYECTOS A CARGO DE LA GERENCIA DE DESARROLLO DE TRANSPORTE - VIT DE ECOPETROL

S.A. PARA LAS VIGENCIAS 2010 A 2013

Bogot, Octubre de 2010

5.2.1. Objetivo ............................................................................................................................ 26

18.5.1. Herramientas y Equipos ..................................................................................................... 47 18.6 CRONOGRAMA GENERAL................................................................................................... 48

1.1. Definicin y Objeto

Alcance de Orden Tcnico

Actividades especiales de la GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA

SISTEMA DE POTENCIA ININTERRUMPIDA (UPS)

2.1. Condiciones generales de responsabilidades del CONTRATISTA

4. OTRAS OBLIGACIONES Y PROCEDIMIENTOS

5.2. Gestin Ambiental

6. Estructura de la GESTORIA TECNICO - ADMINISTRATIVA

Gestin de Integracin del servicio

Plan de integracin de la Interventora entre programas

Gestin de Programacin de ejecucin Planeacin del control de las obras

Gestin de Calidad Gestin HSE, social

Gestin de los RH de la Interventora

Gestin de las comunicaciones

Informe final de la gestin de la Interventora y de la Obra

9.1. GENERACION DE INFORMES

15. REGLAMENTACIN DE PRIMAS DE LOCALIZACION Y DESCANSOS

18.1 ALCANCE GENERAL

18.5 INSUMOS REQUERIDOS

18.5.1. Herramientas y Equipos

Para el desempeo de la gestin del contrato se requieren equipos:

18.6 CRONOGRAMA GENERAL

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