Penyediaan Penyata Kewangan Sekolah

PENYEDIAAN PENYATA KEWANGAN SEKOLAH 9.2.1 Pengenalan Penyata Kewangan Tahunan Sekolah merupakan penyata yang menunjukkan kedudukan kewangan untuk sesuatu tahun berakhir 31 Disember bagi setiap kumpulan wang yang diselenggara oleh sekolah. 9.2.2 Kandungan Penyata Kewangan (a) (b) (c) (d) (e) Kunci Kira-Kira. Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan. Penyata Penerimaan dan Pembayaran. Nota-Nota kepada Akaun. Penyata Lain (contoh: Penyata Penyesuaian Bank dan Baki Panjar Wang Runcit).

9.2.3 Persiapan Awal Penyediaan Penyata Kewangan Sekolah (a) (b) (c) (d) Kemas kini buku tunai, ditutup dan diimbangkan. Pastikan penyata penyesuaian bank pada 31 Disember tahun berkenaan telah disediakan. Dapatkan Penyata Akaun Tahunan Sekolah yang telah diaudit bagi tahun sebelumnya. (Jika tiada, penyata yang belum diaudit boleh digunakan) sebagai angka bandingan. Kemas kini rekod-rekod: (i) Akaun Belum Terima (ABT) dan Akaun Belum Bayar (ABB) tahun semasa. (ii) Buku Rekod Subsidiari. (iii) Daftar Penghuni Asrama. (iv) Jadual Kedatangan Murid. (v) Bantuan Per Kapita/Bantuan Makanan Asrama. (vi) Surat-surat Perjanjian Sewaan (Kantin/Kedai Buku/Koperasi). Sediakan format kertas kerja penghitungan: (i) Penerimaan dan Pendapatan (Lampiran 3). (ii) Pembayaran dan Perbelanjaan (Lampiran 4). (iii) Aset dan Liabiliti (Lampiran 5). (iv) Kumpulan Wang Terkumpul (Lampiran 6). (v) Kertas Kerja Subsidiari. Sediakan format penyata kewangan tahunan sekolah: (i) Penyata Penerimaan dan Pembayaran (Lampiran 7). (ii) Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan (Lampiran 8). (iii) Kunci Kira-Kira (Lampiran 9). (iv) Nota-Nota Kepada Akaun. (v) Penyata lain (Penyata Penyesuaian Bank dan Panjar Wang Runcit)

(e)

(f)

9.2.4 Penyata Penerimaan Dan Pembayaran (a) Definisi

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

Penyediaan Penyata Kewangan Sekolah

Penyata Penerimaan dan Pembayaran adalah penyata yang menunjukkan jumlah terimaan sebenarnya telah diterima dan juga jumlah bayaran sebenarnya yang telah dibayar dalam tempoh tahun kewangan berkenaan serta kedudukan baki wang yang ada dalam bank pada akhir tahun. (b) (c) (d) Definisi Penerimaan Jumlah sebenar yang diterima sebagaimana yang tercatat dalam buku tunai. Definisi Pembayaran Jumlah sebenar yang dibayar sebagaimana yang tercatat dalam buku tunai. Proses Kerja Menyediakan Penyata Penerimaan Dan Pembayaran (i) Pengisian Kertas Kerja Penghitungan Penerimaan (Lampiran 3): Sediakan Lampiran 3. Pindahkan Baki Awal buku tunai bagi setiap peruntukan ke dalam kertas kerja tersebut. Pindahkan jumlah penerimaan bulanan buku tunai dari Januari hingga Disember ke dalam ruangan setiap butiran peruntukan. Campurkan jumlah penerimaan bulanan mengikut peruntukan dari Januari hingga Disember untuk mendapatkan jumlah penerimaan tahunan pada ruangan Jumlah Kecil/Jumlah Penerimaan Semasa. Untuk membuat semakan pengiraan sama ada betul atau tidak, pastikan jumlah menegak dan melintang adalah sama. Campurkan baki pada 1 Januari dengan jumlah penerimaan tahunan setiap peruntukan untuk mendapatkan Jumlah Besar Tahunan. (ii) Pengisian Kertas Kerja Penghitungan Pembayaran (Lampiran 4): Pindahkan jumlah pembayaran bulanan dari Buku Tunai dari Januari hingga Disember ke dalam ruangan setiap butiran berkaitan. Campurkan jumlah pembayaran bulanan mengikut butiran kepala dari Januari hingga Disember untuk mendapatkan jumlah pembayaran tahunan pada ruangan Jumlah Pembayaran Semasa. Untuk membuat semakan pengiraan sama ada betul atau tidak, pastikan jumlah menegak dan melintang adalah sama. Masukkan baki 31 Disember dari Buku Tunai tahun semasa ke kertas kerja pembayaran. Campurkan Jumlah Pembayaran Tahunan dengan Baki 31 Disember untuk mendapatkan Jumlah Besar. Pastikan Jumlah Besar di kertas kerja penerimaan dan Jumlah Besar di kertas kerja pembayaran adalah sama. (iii) Pengisian Penyata Penerimaan dan Pembayaran (Lampiran 7): Pindahkan amaun-amaun dari Penyata Akaun Sekolah tahun lalu yang telah diaudit ke ruangan angka bandingan (tahun sebelumnya). Dari Kertas Kerja Penerimaan, pindahkan: 2

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

Penyediaan Penyata Kewangan Sekolah

o Jumlah Baki Awal pada 1 Januari (Lampiran 3) ke Baki Wang di Bank pada 1 Januari. o Jumlah Kecil setiap peruntukan terimaan (Lampiran 3) ke setiap peruntukan di ruangan Penerimaan. o Campurkan Baki pada 1 Januari dengan Jumlah Terimaan setiap peruntukan untuk dapatkan Jumlah Penerimaan. Dari Kertas Kerja Pembayaran, pindahkan: o Jumlah Kecil setiap peruntukan bayaran (Lampiran 4) ke setiap peruntukan di ruangan Pembayaran. o Campurkan amaun untuk dapatkan Jumlah Pembayaran. Tolakkan Jumlah Penerimaan dengan Jumlah Pembayaran untuk mendapatkan Baki Wang Di Bank Pada 31 Disember (tahun semasa). 9.2.5 Penyata Pendapatan Dan Perbelanjaan (a) Definisi Penyata yang menunjukkan jumlah semua penerimaan yang sepatutnya diterima dan jumlah semua pembayaran yang sepatutnya dibayar pada tahun berkenaan. Penyata ini juga menunjukkan kelebihan/(kekurangan) pendapatan atas perbelanjaan bagi tahun berkenaan. Definisi Pendapatan Jumlah sepatutnya diterima bagi sesuatu tahun, termasuk jumlah yang masih belum diterima. Definisi Perbelanjaan Jumlah sepatutnya dibayar bagi sesuatu tahun, termasuk amaun yang masih belum dibayar. Proses Kerja Menyediakan Penyata Pendapatan Dan Perbelanjaan. (Lampiran 8) (i) Pengisian Kertas kerja Pelarasan Penerimaan kepada Pendapatan (Lampiran 3): Pindahkan Jumlah Penerimaan Semasa ke Jumlah Penerimaan di Lampiran 3. Daripada Jumlah Penerimaan pelarasan perlu dibuat secara campur (+) atau tolak (-) bagi perkara-perkara berikut: Campur: o Penerimaan ABT Tahun Kewangan. o Penerimaan Wang Pertaruhan (Contoh: Per. Kantin). o Penerimaan Terdahulu (tahun kewangan), iaitu penerimaan pada tahun lepas yang merupakan pendapatan tahun semasa. o Faedah simpanan tetap yang dilabur semula. o Hapus kira (Pelarasan) ABB (jika telah mendapat kelulusan). o Pelarasan-pelarasan lain jika ada. Tolak: o Penerimaan ABT Tahun Lalu (diterima tahun semasa). o Penerimaan Terdahulu (tahun hadapan). o Penerimaan semula Cagaran. o Amaun-amaun Kontra. o Pembatalan Cek (Cek-cek batal yang diambil kira sebagai penerimaan). 3

(b)

(c) (d)

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

Penyediaan Penyata Kewangan Sekolah

(ii)

(iii)

(iv)

o Penamatan Akaun PWR. o Terima Semula Simpanan Tetap. o Pelarasan-pelarasan lain jika ada. Tindakan pelarasan yang dilakukan menghasilkan Jumlah Pendapatan sepatutnya bagi tahun tersebut. Pengisian Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan: Pindahkan amaun-amaun dari Penyata Akaun Sekolah tahun lalu (yang telah diaudit/belum diaudit) ke ruangan angka bandingan (tahun sebelum). Dari Kertas kerja Pelarasan Penerimaan kepada Pendapatan, pindahkan: o Jumlah Pendapatan tahun semasa setiap peruntukan. o Dapatkan Jumlah Pendapatan. Pengisian Kertas kerja Pelarasan Pembayaran kepada Perbelanjaan (Lampiran 4): Pindahkan Jumlah Pembayaran Semasa ke Jumlah Pembayaran di Lampiran 4. Daripada Jumlah Pembayaran pelarasan perlu dibuat secara campur (+) atau tolak (-) bagi perkara-perkara berikut: Campur: o ABB Tahun Kewangan. o Bayaran terdahulu (tahun semasa). o Hapus kira ABT. o Nilai Setem Pada 1 Januari. o Pelarasan lain jika ada. Tolak: o ABB Tahun Lalu (dibayar pada tahun semasa). o Membayar Balik Wang Pertaruhan . o Pembayaran Cagaran (seperti cagaran telefon) o Amaun-amaun kontra. o Pendahuluan PWR . o Bayaran terdahulu (tahun hadapan). o Nilai Setem Pada 31 Disember. o Pembatalan cek. o Simpanan Tetap. o Terlebih Bayar. o Pelarasan-pelarasan lain jika ada. Tindakan pelarasan yang dilakukan akan menghasilkan Jumlah Perbelanjaan sepatutnya bagi tahun tersebut. Pengisian Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan (Lampiran 8): Pindahkan amaun-amaun dari Penyata Akaun Sekolah tahun lalu ke ruangan angka bandingan (tahun sebelum). o Dari Kertas kerja Pelarasan Pembayaran kepada Perbelanjaan (Lampiran 4) pindahkan: o Jumlah Perbelanjaan tahun semasa setiap butiran. o Dapatkan Jumlah Perbelanjaan.

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

Penyediaan Penyata Kewangan Sekolah

Untuk mendapatkan Kelebihan/(Kekurangan) Pendapatan Atas Perbelanjaan tolakkan antara Jumlah Pendapatan dengan Jumlah Perbelanjaan. 9.2.6 Kunci Kira-Kira (Lampiran 9) (a) Definisi Laporan kedudukan kewangan tahunan yang mengandungi: (i) Aset. (ii) Liabiliti. (iii) Kumpulan Wang Terkumpul. Aset (i) Definisi: Aset ialah sumber ekonomi yang dimiliki oleh sekolah. Sumber ini memberi faedah untuk mengendalikan aktiviti sekolah pada masa hadapan. (ii) Aset Tetap Merupakan aset yang digunakan secara berterusan dalam sesuatu organisasi yang bukan merupakan stok untuk dijual. Aset ini sukar ditukarkan kepada wang tunai dalam jangka masa yang pendek. Contoh: Tanah, bangunan, perabot, mesin-mesin dan lain-lain. (iii) Aset Semasa Merupakan kuasa beli serta merta dalam bentuk wang tunai/tuntutan terhadap wang tunai dan harta yang boleh ditukar menjadi kuasa membeli dalam satu jangka masa pendek biasanya 12 bulan. Contoh: Wang Dalam Tangan (PWR). Wang Dalam Bank (baki di Buku Tunai). Wang Simpanan Tetap. Pelbagai Cagaran. Bayaran Terdahulu. Pelbagai ABT. Baki Stok Setem. Liabiliti Liabiliti ialah jumlah hutang yang perlu dijelaskan dalam bentuk wang, barang atau perkhidmatan. Liabiliti wujud kerana barang/perkhidmatan telah diterima tetapi bayarannya belum dijelaskan. Contoh: (i) Wang Pertaruhan (Cagaran diterima). (ii) Terimaan Terdahulu. (iii) Akaun Belum Bayar. (d) Kumpulan Wang Terkumpul (KWT) KWT merupakan kelebihan atau kekurangan pendapatan atas perbelanjaan bagi setiap butiran yang berlaku semenjak akaun sekolah bermula hingga 31 Disember tahun semasa.

(b)

(c)

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

Penyediaan Penyata Kewangan Sekolah

KWT juga merupakan kedudukan kewangan sekolah yang sebenarnya terkumpul iaitu aset bersih sekolah pada masa itu. KWT = Aset tolak Liabiliti (e) Pengisian Kertas Kerja Aset/Liabiliti Semasa (Lampiran 5): Penuhkan Kertas Kerja tersebut seperti berikut:
PERGERAKAN BUTIRAN BAKI 1/1 TAMBAHAN KURANGAN BAKI 31/12

ASET SEMASA Baki wang di dalam bank

Dapatkan dari Kunci KiraKira Tahun Lepas

Baki di buku tunai pada 31 Dis. tahun semasa

ABT

- sda -

Jumlah ABT Tahun Kewangan (Lampiran 3)

Jumlah ABT Tahun Lalu (diterima tahun semasa) (Lampiran 3) Jumlah Penamatan PWR (Lampiran 3) Jumlah Bayaran Terdahulu tahun hadapan (Lampiran 3) Jumlah Terimaan Semula Cagaran (Lampiran 3) Jumlah Nilai Setem pada 31 Disember (Lampiran 4) Jumlah Terima semula Simpanan

Wang Dalam Tangan (PWR) Bayaran Terdahulu

- sda -

Jumlah Pendahuluan PWR (Lampiran 4) Jumlah Bayaran Terdahulu tahun semasa (Lampiran 4)

- sda -

Cagaran

- sda -

Jumlah Pembayaran Cagaran (Lampiran 4)

Baki Setem

- sda -

Jumlah Nilai Setem pada 1 Januari (Lampiran 4) Jumlah Simpanan Tetap (Lampiran 4) &

Simpanan Tetap

- sda -

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

Penyediaan Penyata Kewangan Sekolah

Faedah Simpanan Tetap Yang Dilabur semula (Lampiran 3) JUMLAH ASET SEMASA Jumlahkan semua amaun di atas. Pastikan sama dengan jumlah aset tahun lalu Jumlahkan semua amaun di atas

Tetap (Lampiran 3)

Jumlahkan semua amaun di atas

Jumlahkan semua amaun di atas

LIABILITI Akaun Belum Bayar Dapatkan dari Kunci KiraKira Tahun Lepas Jumlah ABB Tahun Kewangan (Lampiran 4) Jumlah ABB Tahun Lalu (dibayar tahun semasa) (Lampiran 4)

Pertaruhan

- sda -

Jumlah Penerimaan Wang Pertaruhan (Lampiran 3)

Jumlah Bayaran Balik Wang Pertaruhan (Lampiran 4) Jumlah Terimaan Terdahulu Tahun Kewangan (Lampiran 3) Jumlahkan semua amaun di atas

Terimaan Terdahulu

- sda -

Jumlah Terimaan Tahun Hadapan (Lampiran 3)

JUMLAH LIABILITI

Jumlahkan semua amaun di atas. Pastikan sama dengan jumlah aset tahun lalu.

Jumlahkan semua amaun di atas

Jumlahkan semua amaun di atas

JUMLAH BERSIH

JUMLAH ASET SEMASA TOLAK JUMLAH LIABILITI

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

Penyediaan Penyata Kewangan Sekolah

(f)

Pengisian Kertas Kerja Kumpulan Wang Terkumpul (Lampiran 6) Penuhkan Kertas Kerja tersebut seperti berikut:
Peruntukan Baki 1/1 Pelarasan Kelebihan/ (Kekurangan) Baki 31/12

Tajuk-Tajuk Peruntukan yang terdapat di Nota KWK Tahun Lalu

Pindahkan amaun-amaun baki 31 Dis. tahun lalu bagi setiap peruntukan

Jika ada dan telah mendapat kelulusan dari pihak tertentu

Pindahkan amaun Kelebihan/ (Kekurangan) bagi setiap peruntukan dari Lampiran 3

Baki 1 Jan. (+) Pelarasan (+) Kelebihan/ (Kekurangan)

(g)

Pengisian Kunci Kira-Kira (Lampiran 9): Pindahkan amaun-amaun dari Penyata Akaun Sekolah tahun lalu ke ruangan angka bandingan (tahun sebelum). (i) Aset Pindahkan Baki Wang Dalam Bank pada 31 Disember daripada Kertas Kerja Aset/Liabiliti (Lampiran 5). Pindahkan semua jumlah Aset di ruangan baki 31/12 daripada Kertas Kerja Aset/Liabiliti (Lampiran 5). Dapatkan Jumlah Aset. (ii) Liabiliti Pindahkan semua jumlah Liabiliti di ruangan baki 31/12 daripada Kertas Kerja Aset/Liabiliti (Lampiran 5). Dapatkan Jumlah Liabiliti. Untuk menghasilkan Aset/(Liabiliti), Jumlah Aset tolak Jumlah Liabiliti. (iii) Kumpulan Wang Terkumpul Pindahkan Jumlah baki 1/1 (Lampiran 6) ke Baki Pada 1 Januari. Pindahkan Jumlah Pelarasan (Lampiran 6) ke Pelarasan. Pindahkan Kelebihan/(Kekurangan) (Lampiran 6) ke Kelebihan/ (Kekurangan) Pendapatan Atas Perbelanjaan. Jumlahkan Baki pada 1 Januari + Pelarasan + Kelebihan/(Kekurangan) untuk mendapatkan baki pada 31 Disember. Bagi menentukan penyata diimbangi betul dan tepat pastikan jumlah Aset/(Liabiliti) Bersih hendaklah sama dengan Baki KWT pada 31 Disember.

(h)

9.2.7 Nota-Nota Kepada Akaun (a) Definisi Merupakan sebahagian daripada akaun yang perlu dibaca bersama dengan Penyata Kewangan Tahunan Sekolah bagi tujuan: (i) Menjelaskan prinsip dan asas perakaunan yang diguna pakai.. (ii) Menerangkan jumlah yang ditunjukkan dalam Kunci Kira-Kira dan Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan. 8

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

Penyediaan Penyata Kewangan Sekolah

(iii) (iv) (b)

Memberi pecahan yang terperinci mengenai sesuatu amaun dalam Kunci Kira-Kira dan Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan. Membantu pembaca memahami kandungan Penyata Kewangan Tahunan Sekolah bagi setiap Kumpulan Wang.

Contoh Nota-Nota Kepada Akaun: Nota (1) Dasar Perakaunan Asas Perakaunan Akaun ini telah disediakan mengikut konvensyen kos sejarah. Pendapatan dan Perbelanjaan Pendapatan dan perbelanjaan diperakaunkan menurut konsep akru. (2) Perkara-Perkara Lain: (3) Akaun Belum Terima Perkara Peruntukan Tahun Amaun (4) (5) (6) (7) (8) (9) Wang Dalam Tangan Perkara Peruntukan Bayaran Terdahulu Perkara Peruntukan Cagaran Perkara Simpanan Tetap Perkara & No. Sijil Peruntukan Tahun Tahun Tahun Amaun Amaun Amaun Amaun Amaun Amaun Amaun

Peruntukan Tahun Tahun Tahun

Akaun Belum Bayar Perkara Peruntukan Pertaruhan Perkara Peruntukan

(10) Terimaan Terdahulu Perkara Peruntukan (11) Kumpulan Wang Terkumpul

KW TERKUMPUL Baki pada 1/1

Pelarasan

Kelebihan/ (Kekurangan)

Baki pada 31/12

Yuran Khas Kertas Ujian Kantin Pelbagai JUMLAH

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

Penyediaan Penyata Kewangan Sekolah

(12) Pendapatan Pelbagai Perkara (13) Perbelanjaan Pelbagai Perkara

Amaun

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

10