Los Manuales Administrativos Hoy

Facultad de Ciencias Econmicas y de Administracin Departamento de Ciencias de la Administracin Ctedra de Organizacin y Mtodos Administrativos
Los manuales administrativos hoy
Gabriela Pintos Tras Mayo 2009
ndice
1. Objetivo ............................................................................................................ 3 2. Concepto y Caractersticas ................................................................................ 3 3. Tipos de manuales administrativos .................................................................... 4 4. Contenido de los Manuales Administrativos ...................................................... 5 5. Caractersticas y Contenido de Manuales Administrativos.................................... 5 a) Manuales de Organizacin y Funciones............................................................. 6 b) Manual General de la Organizacin .................................................................. 8 c) Manual de Cargos ............................................................................................. 9 d) Manuales de Procesos y de Procedimientos..................................................... 16 e)Manual de Calidad ........................................................................................... 20 f) Manuales dirigidos a Clientes .......................................................................... 20 g)Manual General del Empleado ......................................................................... 21 h) Manuales de Sistemas Computacionales.......................................................... 22 i)Cdigos de Conducta o Manuales de tica....................................................... 22 6. Proceso para el Desarrollo de un Manual Administrativo..................................... 23 a) Preparacin del Trabajo................................................................................... 23 b) Planificacin del Trabajo................................................................................. 24 c) Elaboracin ..................................................................................................... 25 d) Revisin.......................................................................................................... 27 e) Aprobacin ..................................................................................................... 27 f) Produccin....................................................................................................... 27 g) Distribucin y Difusin................................................................................... 28 h) Actualizacin del Manual................................................................................ 28 7. Los Manuales en Formato Electrnico................................................................. 29 8. Conclusiones y Perspectivas................................................................................ 31 Ejemplos de Manuales Administrativos en Internet ................................................. 32 Bibliografa............................................................................................................. 35 Libros y Documentos .......................................................................................... 35 Documentos Web................................................................................................ 36 Otras Pginas web consultadas ............................................................................ 37
Cra. Gabriela Pintos Tras

1. Objetivo
Este documento est dirigido a los estudiantes de Organizacin y Mtodos Administrativos y de Organizacin y Sistemas I y II de la Facultad de Ciencias Econmicas y de Administracin y de la Escuela de Administracin. En primer lugar establece el concepto y caractersticas de los manuales administrativos en el contexto actual, luego detalla los tipos ms frecuentes de manuales y su contenido bsico y establece las caractersticas de los procesos de desarrollo de los sistemas de manuales. Por ltimo, establece algunas caractersticas de los manuales en formato electrnico. En cada caso, se procura brindar al estudiante ejemplos y materiales de estudio vinculados a la realidad nacional y sudamericana.
2. Concepto y Caractersticas
La aplicacin de tcnicas de mejora continua ha derivado en un uso creciente de los manuales administrativos, tanto en formato papel como en formatos electrnicos. Se puede definir a un manual como un registro inscrito de informacin e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa1 o un documento que contiene, en forma ordenada y sistemtica, informacin y/o instrucciones sobre historia, organizacin poltica y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la mejor ejecucin del trabajo2 . Definiremos manual administrativo como: Un documento que contiene, en forma ordenada, sistemtica y accesible, informacin relevante e instrucciones con el fin de asistir a los miembros de una organizacin o a terceros que se relacionan con ella en su actuacin con respecto a dicha organizacin. De esta definicin se pueden inferir algunas caractersticas respecto a los manuales administrativos: Se constituyen en documentos formales. Cada versin es un documento no modificable sin previa aprobacin, que establece fehacientemente informacin confiable para el
Terry, George.R, Principios de Administracin, Serie de Enseanza Programada El Ateneo, 1973. 2Galindo Munich, Martnez Garca; Fundamentos de Admn., Editorial Trillas, Mxico 1995. citado por Soto Ramrez, Leticia, Una Experiencia en el Diseo ee Manuales Administrativos, Mxico, 2002, consultado en http://www.uv.mx/iiesca/revista/documents/manuales2002-2.pdf
Los manuales administrativos hoy usuario. Al ser documentos formales, establecen situaciones de carcter relativamente permanente, sin perjuicio de las actualizaciones que peridicamente se realicen. Junto al formato tradicional en papel, cada vez se utilizan ms formatos electrnicos y, en particular, la presentacin de distintos manuales a travs de pginas web y formatos multimedia que incluyen adems de textos, audiovisuales. Renen informacin relevante para un usuario determinado, sobre un tema determinado. El usuario puede ser interno a la organizacin o externo: clientes, proveedores u otros interesados pueden hacer uso de stos en su relacionamiento con la organizacin. Adems de brindar informacin, los manuales con frecuencia brindan instrucciones para guiar la actuacin de empleados y otras personas. La informacin e instrucciones recopiladas se presentan en forma ordenada y sistemtica. Un manual ordena y sistematiza todas las disposiciones que contiene, permitiendo su rpida ubicacin y relacionndolas en forma lgica. Se orientan al usuario, procurando asistirlo en la realizacin de su trabajo, para el caso de manuales orientados a los empleados o en su relacionamiento con la empresa para el caso de manuales dirigidos a usuarios externos a la organizacin (proveedores, clientes, usuarios).
3. Tipos de manuales administrativos

Existen diversos tipos de manuales, segn sea su contenido, alcance o destinatarios. De acuerdo a su destinatario, se pueden encontrar: Manuales cuyos usuarios son miembros de la organizacin, como por ejemplo los manuales de procedimientos. Manuales destinados a usuarios externos a la organizacin: clientes, proveedores, pblico en general, como por ejemplo los manuales generales de la organizacin que se mencionan en este documento.
Con referencia al contenido, se pueden distinguir, entre otros: Manuales de Organizacin y Funciones. Manuales de Procedimientos. Manuales de Cargos.
Respecto a su alcance, se pueden distinguir: Manuales generales, que contienen informacin o instrucciones respecto a diversos tpicos o contenidos, como ejemplo los manuales de organizacin y funciones. Manuales especficos, que detallan informacin respecto a un rea o tema especfico, como por ejemplo un Manual de Compras.
Las distintas organizaciones elaboran manuales de acuerdo a sus necesidades y a los requerimientos de los usuarios. Respecto a un mismo tpico o contenido es posible encontrar enfoques y alcances diferentes de acuerdo a las especificidades de las distintas organizaciones.
Los manuales administrativos hoy Es conveniente que cada uno de los manuales que se elaboren para un grupo de usuarios se integren en forma armnica y constituyan un sistema integral de manuales. Se define como sistema integral de manuales al conjunto ordenado y sistemtico de todos los manuales que requiera una organizacin para cada grupo de usuarios.
4. Contenido de los Manuales Administrativos

En trminos generales, los manuales identifique, los siguientes captulos: contienen, adems de una cartula que los
ndice o tabla de contenido Brinda una versin esquemtica del contenido del manual, con referencia a la pgina donde se ubica la informacin. En manuales muy extensos, antes de cada seccin, es conveniente incluir una tabla de contenido de esa seccin, que reproduce el ndice general. Los manuales en formato informtico presentan ventajas en este sentido, ya que generalmente permiten el acceso a cada tema de acuerdo a mltiples criterios: alfabtico, por tema, mediante el uso de hipervnculos. Introduccin o Antecedentes Es un breve enunciado del objetivo o propsito del manual, su alcance, aplicabilidad y uso. Glosario Incluye el detalle de las siglas y abreviaturas utilizadas y las definiciones de trminos importantes usados en el manual, especialmente en los casos que en lenguaje comn pudieran tener otra acepcin. Cuerpo principal El contenido y organizacin del cuerpo principal del manual depende de la temtica del mismo. Anexos Se suele incluir como Anexo documentos cuya inclusin en el cuerpo principal del manual dificultara la lectura. Por ejemplo, puede incluirse como anexo el marco normativo de la organizacin. No es recomendable incluir material de consulta que no est especficamente relacionado con el manual.
5. Caractersticas y Contenido de Manuales Administrativos

A continuacin, se detalla el contenido y caractersticas de algunos manuales administrativos cuya utilizacin es frecuente en las empresas uruguayas. No existen pautas rgidas que indiquen el contenido y estilo de cada manual, sino que, por el contrario, cada organizacin procura elaborar el manual que ms se adapte a sus necesidades, por lo cual la relacin de contenidos y caractersticas que se detalla a continuacin es meramente indicativa.
Los manuales administrativos hoy a) Manuales de Organizacin y Funciones Describen la organizacin formal y detallan la estructura organizativa, los rganos que la componen, sus niveles jerrquicos, las relaciones formales que los vinculan y las funciones y actividades asignadas a cada rgano. Estos manuales pueden ser generales, cuando describen a todos los rganos de la organizacin, o especficos, cuando describen los rganos que componen un rea de la organizacin. Esto es frecuente en organizaciones de gran tamao, que elaboran un manual general donde describen los rganos de mayor nivel y luego elaboran manuales especficos para cada rea. Sin perjuicio de la informacin adicional que sea pertinente incluir en cada caso, es recomendable que un manual de Organizacin y Funciones incluya como mnimo: Cartula ndice Introduccin, Objetivos y Propsito del manual Aspectos Metodolgicos involucrados en su elaboracin Organigrama Para cada rgano, su denominacin, descripcin de su relacionamiento formal y dependencia jerrquica, misin o propsito y las actividades o funciones asignadas. Algunas organizaciones incluyen en el manual de Organizacin y Funciones la descripcin de los cargos de jerarqua. En esos casos, es aconsejable incluir un captulo con las responsabilidades comunes a todos los cargos de jerarqua. Los manuales de organizacin y funciones presentan una visin de conjunto de la organizacin y determinan claramente las funciones y actividades asignadas a cada rgano. Contribuyen as a evitar la existencia de zonas grises en la cual la responsabilidad por el desarrollo de una actividad sea dudosa, asimismo facilitan el proceso de induccin del personal y sirven como instrumento de consulta. En la pgina siguiente se presenta, como ejemplo, una hoja del Manual de Organizacin y Funciones de una empresa comercial de plaza, cuyo nombre ha sido cambiado por razones de confidencialidad. Otros manuales de organizacin y funciones exponen, en lugar de las responsabilidades, las principales actividades o las funciones asignadas a cada rgano.
Azul S.A
Versin 2.3
13/05/2005
Pgina 4 de 80
Manual de Organizacin y Funciones Direccin General Depende de: Supervisa a : Directorio Direccin Comercial Direccin Industrial Direccin Administracin y Finanzas Comit Gerencial Comit de Calidad
Integra:
Es asesorado por: Organizacin y Sistemas Marketing Principales responsabilidades: Impulsar un plan estratgico general para la empresa. Orientar todas las actividades de la empresa hacia el logro de la misin y objetivos. Promover la disponibilidad oportuna y confiable de indicadores gestin que permitan monitorear la marcha de aquella y de stas y asegurar una rentabilidad sostenida. Asegurar personal competente en las diferentes reas y obtener su compromiso con la visin empresarial. Impulsar nuevos proyectos y emprendimientos para asegurar la competitividad de la empresa. Mantener y potenciar el liderazgo del negocio. Representar a la empresa en sus relaciones institucionales. Presidir el Equipo de Direccin. Cumplir y hacer cumplir las Responsabilidades Generales de los cargos de supervisin.
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Luca Lpez Organizacin y Sistemas
Javier Pieiro Organizacin y Sistemas
Magdalena Risso Directora General
b) Manual General de la Organizacin Muchas organizaciones elaboran un Manual General de la Organizacin dirigido a usuarios externos, en el cual ponen en conocimiento de sus proveedores, clientes y otros interesados la estructura e historia de su organizacin. Este manual tiene generalmente un grado menor de detalle que los manuales dirigidos a los usuarios internos (por ejemplo, que los manuales del empleado que se mencionan posteriormente) en lo que refiere a las funciones asignadas a los distintos rganos e incluyen informacin general sobre la organizacin. Actualmente es frecuente encontrar en Internet este tipo de manuales, cuyo contenido vara segn la organizacin que se trate, el usuario a quien se dirige y los objetivos que se buscan. Un ejemplo puede consultarse en www.opp.gub.uy, pgina de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto de nuestro pas. En dicha pgina se detallan los objetivos de la Oficina, su estructura, organigrama e historia. En el captulo referido a la estructura organizativa, se establece la dependencia jerrquica de la Oficina y las principales funciones asignadas a las unidades. En la pgina oficial de UTE (www.ute.com.uy) se incluye un captulo de Informacin Institucional que detalla: Organigrama de la empresa, Directores y Personal Superior, Breve resea histrica, Memoria anual, UTE en cifras, Informacin Econmica, Indicadores de Gestin, Normativa Legal. La pgina oficial de Antel (www.antel.com.uy) establece, bajo el captulo Nuestra Empresa, la misin, visin y polticas generales y lneas de accin de la empresa. Sin perjuicio de la informacin adicional que sea pertinente incluir en cada caso, es recomendable que un manual general de la organizacin incluya como mnimo: Cartula, Introduccin, objetivos y propsito del manual, Organigrama de la empresa, Autoridades, Breve resea histrica, rea de actividad, productos y servicios brindados, Normativa legal pertinente
Los manuales administrativos hoy c) Manual de Cargos El manual de cargos contiene la descripcin detallada de los cargos de una organizacin. Su utilidad se vincula a la planificacin, reclutamiento, seleccin, capacitacin y evaluacin de recursos humanos. Para el personal, la descripcin de cargos proporciona una referencia de cuales son sus tareas y responsabilidades, as como las pautas de evaluacin de su labor. Al disponer de un manual de cargos, se facilitan los procesos de evaluacin del desempeo, as como el reclutamiento y la seleccin de nuevo personal. Los manuales de cargos resultan tiles adems para la realizacin de diversas actividades de gestin de personal. Por ejemplo, resultan tiles para la elaboracin de los planes de capacitacin, la evaluacin de cargos o los planes de carrera. Sin perjuicio de la informacin adicional que sea pertinente incluir en cada caso, es recomendable que un manual de Cargos incluya como mnimo: Cartula, ndice, Introduccin, objetivos y propsito del manual, Aspectos metodolgicos involucrados, Organigrama de la empresa, Para cada cargo, una hoja de descripcin que generalmente contiene su dependencia jerrquica y relacionamiento formal, el objetivo o parmetros de xito, las tareas asignadas, reas de responsabilidad y las aptitudes requeridas para su desempeo. El manual de cargos se puede elaborar con alcance general, describiendo todos los cargos existentes en una organizacin o se puede limitar su alcance a un nivel jerrquico, a un rea funcional especfica o a una sucursal, por ejemplo. El manual de cargos en ocasiones se complementa con la descripcin de las Responsabilidades Comunes a todo cargo de Direccin o Jefatura. Esta descripcin de carcter general simplifica la descripcin de los cargos y se presenta a continuacin, en la pgina siguiente.
Responsabilidades comunes a todo cargo de Direccin o Jefatura3 Por el solo hecho de tener personal a cargo y ser responsable de los resultados obtenidos por un rea, el funcionario debe: Conocer la misin institucional, los objetivos y el propsito del rea a su cargo y difundir los mismos a sus colaboradores y a todos los interesados. Planificar las actividades y tareas del rea, orientarlas al logro de los objetivos en el marco de las estrategias y procedimientos definidos. Verificar el cumplimiento de los objetivos y metas establecidos y disear instrumentos de control para estos fines Distribuir las tareas entre el personal, asignar la responsabilidad correspondiente y delegar la autoridad suficiente para el desempeo de la labor. Participar en la determinacin de procesos de trabajo efectivos que contemplen las normas tcnicas aplicables y aseguren la calidad de la gestin y difundir los mismos a todos los interesados. Controlar que la gestin de los servicios a su cargo se ajuste a los procedimientos establecidos y se cumplan las normas aplicables. Guiar a las personas hacia los objetivos promoviendo la participacin, el trabajo en equipo y la colaboracin. Verificar el cumplimiento de las normas de disciplina y los reglamentos institucionales. Promover un clima de respeto, compaerismo y sentido de pertenencia a la institucin. Capacitar al personal para que pueda lograr un desempeo cada vez ms satisfactorio y asumir mayores responsabilidades. Evaluar el desempeo de su personal, informarle de los resultados y motivarlo para superar metas y lograr el crecimiento personal y profesional. Participar en el diseo de sistemas de informacin efectivos y mantener informados a sus superiores, subordinados y colegas de todos los aspectos relevantes para la gestin. Procurar comunicaciones fluidas con otras reas, brindando y solicitando en forma oportuna la informacin requerida para una buena gestin y la toma de decisiones. Velar por el cuidado, orden y conservacin de la infraestructura, equipos, muebles y herramientas de la organizacin en su rea de actuacin y asegurar un ambiente de trabajo adecuado. Mantener la seguridad a travs de la aplicacin de medidas de prevencin de accidentes y acciones ante su ocurrencia. Participar activamente en los procesos de mejoramiento continuo, estar alerta ante toda innovacin que incida en las condiciones de trabajo. Generar innovacin, promover ideas creativas que mejoren las condiciones de trabajo. Promover el respeto hacia el medio ambiente. Contemplar la diversidad y disear estrategias que permitan aprovechar su riqueza. Realizar peridicamente reuniones con las distintas reas vinculadas para garantizar una adecuada coordinacin. En las cuatro pginas siguientes se incluyen tres ejemplos de descripcin de cargos, el primero perteneciente a la Intendencia Municipal de Montevideo4, y los dos restantes pertenecientes a dos empresas medianas nacionales, cuyos nombres han sido cambiados por razones de confidencialidad.
Adaptado de Pini, Jos: Teora y Diseo de la Organizacin Formal, CECEA, Montevideo 1990. 4 Tomado de su pgina web: www.montevideo.gub.uy
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I.M.M.
DPTO.RR.HH Y MM. DIV.ADM.PERSONAL
AREA INFORMATICA
DESCRIPCION DE FUNCIONES DE CONDUCCION5
HOJA:
Junio de 1999
DENOMINACION
Director de Desarrollo Organizacional e Informtico
CODI GO:
ICE01 GRADO SIR
SUBESCALAFON: DEPENDE DE: SUPERVISA A: Comisin Coordinadora de Reforma Municipal NIVEL JERARQUICO: I
a) Jerrquicamente a 5 Directores: Tecnologa Informtica, Anlisis Organizacional, Proyectos Informticos, Nodo Central y Asistencia Tcnica Operativa, 2 equipos tcnicos profesionales y aprox. 90 func. con predominio de profesionales b) Tcnicamente: 2 Directores:Nodos RR.HH y Materiales y Recursos Financieros y 3 equipos de desarrollo de los Departamentos.
PRINCIPALES TAREAS Y RESPONSABILIDADES: Dirige la gestin del rea de Desarrollo Organizacional e Informtico de acuerdo a los lineamientos estratgicos, objetivos y prioridades programticas, pautas de organizacin y funcionamiento y normas aprobadas por la Comisin Coordinadora de la Reforma Municipal (en adelante CCRM), de quien depende en vinculacin administrativa con la Unidad Central de Planificacin.
Es responsable del desarrollo de los programas y proyectos necesarios para implementar la poltica informtica aprobada por la CCRM; la determinacin de objetivos y metas a corto, mediano y largo plazo; la planificacin y conduccin global de las acciones respectivas; la evaluacin de resultados en calidad y cantidad y de alternativas de mayor eficacia ; y el asesoramiento a las autoridades en su mbito especfico. Asesora a la CCRM en lo relativo a mejorar la gestin de la IMM y en el establecimiento de pautas para la elaboracin del Plan de Desarrollo Informtico, incluyendo objetivos, prioridades, asignacin de recursos y oportunidad de realizacin, entre otros. Elabora el Plan de Desarrollo Informtico, lo expone a consideracin de la CCRM y controla su ejecucin en tiempo y forma, interactuando con las autoridades de los Departamentos. Aprueba y controla el presupuesto del rea a su cargo y autoriza los gastos hasta el monto permitido por delegacin del ordenador respectivo. Supervisa y evala la calidad y oportunidad de los procedimientos y metodologa aplicados en su rea, as como en los Nodos Informticos y otros equipos de desarrollo que dependen de otros Departamentos, e interviene en el proceso de renovacin tecnolgica. Controla y participa en el estudio de factibilidad y anlisis costo/beneficio de nuevas aplicaciones y tecnologas.
Fuente: Intendencia Municipal del Montevideo: www.montevideo.gub.uy
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Los manuales administrativos hoy Participa en la elaboracin de convenios y contratos celebrados por la IMM con instituciones pblicas o privadas referentes al uso o desarrollo de proyectos informticos. Supervisa y evala el personal a su cargo y define la dotacin, el perfil y la ubicacin de los recursos humanos del rea de Desarrollo Organizacional e Informtico. Participa, conjuntamente con los Directores de Departamento que corresponda, en el anlisis y determinacin de la dotacin y del perfil del personal informtico de los Nodos y de los equipos de desarrollo que dependen de esos Departamentos; as como en la evaluacin del desempeo tcnico de los Directores de Nodos y de los coordinadores de los equipos de desarrollo informtico de los Departamentos. Propone el traslado del personal del rea informtica de la IMM, desde y hacia los Nodos, los equipos informticos de los Departamentos y el rea de Desarrollo Organizacional e Informtico, de acuerdo a las necesidades del Plan de Desarrollo Informtico, y en acuerdo con los Directores de Departamento respectivos. Participa en la contratacin, bases de concursos, evaluacin y planes de educacin permanente de todo el personal del rea informtica de la IMM. Mantiene informada a la CCRM y al Director de la Unidad Central de Planificacin Municipal de la gestin del rea a su cargo.
PERFIL DE FORMACION Y EXPERIENCIA:
Conocimiento, habilidades y experiencia en el desarrollo, implantacin y procesamiento de aplicaciones computarizadas que incluyen procesamiento en lnea, base de datos relacionales y modernas tcnicas de diseo y desarrollo de sistemas. Conocimiento, habilidades y experiencia en la organizacin de Centros de Cmputo. Aptitudes para planificar y dirigir el trabajo en equipo y para instruir en los mtodos, tcnicas, prcticas y procedimientos respectivos. (Calendario de tareas; asignacin de trabajos y controles de funcionamiento). Conocimiento de la legislacin laboral aplicable y de la normativa referente a la administracin de personal. Dominio de la normativa y procedimientos especficos de la IMM aplicables. Creatividad, capacidad de comunicacin escrita y oral. Facilidad de relacionamiento con los responsables de otras reas de la organizacin y con los proveedores. Buen manejo de las relaciones interpersonales con sus subordinados y superiores. Capacidad de trabajar bajo presin. Es conveniente que posea conocimiento de la organizacin de la IMM y de los sistemas computarizados existentes, as como tambin de las herramientas que se utilizan ("hardware y software"). Poseer ttulo de Ingeniero en Computacin otorgado por la Facultad de Ingeniera de la Universidad de la Repblica o por otro centro de educacin superior habilitado por el Ministerio de Educacin y Cultura. Tener 5 aos de experiencia en Anlisis y Diseo de Sistemas (procesamiento en lnea, bases de datos relacionales, diseo asistido, entre otros.), incluyendo etapas de relevamiento e implantacin Tener 2 aos de experiencia en puestos de conduccin en sectores dedicados al anlisis, desarrollo e implantacin de sistemas.
Cra. Gabriela Pintos Tras 12
REQUISITOS ESPECIFICOS:
MIKA SRL
MIKA
Elaborado por:
Fecha de vigencia: 31/1/2007
Fecha de Revisin: 15/2/2007
Hoja 3 de 59
Manual de Cargos Auxiliar de Expedicin y Depsito

Aprobado por:
Jos Rodrguez
Coordinador Comit de Calidad
Jorge Gutirrez
Gerente General
Ubicacin en la empresa Reporta a: Gerencia Mantiene relaciones funcionales con : Encargado de Administracin Misin Velar por el stock y almacenamiento de la mercadera existente en la empresa, estableciendo los controles necesarios y generando informacin confiable. Responsabilidades Referidas al Depsito. Expedicin de mercadera en mostrador. Empacar y entregar la mercadera en mostrador o tomar providencias para que sea entregada a domicilio, cuidando la satisfaccin del cliente Referidas a Expedicin Mantener la exhibicin correcta, el orden y la integridad de la mercadera en Casa Central y Sucursales y realizar las acciones necesarias para que sta llegue al cliente en forma gil y segura. Principales Tareas Expedicin: Controla que la mercadera expedida se corresponda a la factura Prueba el correcto funcionamiento de la mercadera. Verifica estado e integridad de la mercadera. Pregunta la forma de entrega y si requiere envo, acuerda el momento y lugar de entrega. Empaca la mercadera Ingresa al sistema las solicitudes de envo. Depsito Controla la mercadera entrante de proveedores, de acuerdo al proceso de Recepcin de mercaderas en Depsito. Asegura el orden del depsito Realiza los Controles de stock Realiza la reposicin de mercaderas en el saln
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MIKA SRL
MIKA
Elaborado por:
Hoja 4 de 59
Manual de Cargos Auxiliar de Expedicin y Depsito

Aprobado por:
Jos Rodrguez
Jorge Gutirrez
Gerente General
Otros Apertura y cierre de puertas y rejas Informa a Gerencia sobre deterioro de mercadera y todo otro aspecto importante Atiende el telfonos Mantiene con todo el equipo un clima de cordialidad y armona que facilite el logro de los objetivos de la empresa y una buena calidad de vida laboral. Crea una cultura de orden y prolijidad, respeta y hace respetar los procedimientos de trabajo definidos,
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Rojo SRL Rojo
Hoja 8 de 43
Manual de Cargos Encargado de Local

Elaborado por: Juan Lpez Gerente de Recursos Humanos Aprobado por: Paula Daz Gerente General
Depende de: Gerente General Supervisa a: Personal de ventas, administracin y depsito de su local Principales responsabilidades: Clientes y Negocios Vela por la satisfaccin de los clientes. Promueve nuevos negocios y procura que los objetivos de ventas sean alcanzados en el marco de las polticas de precios y condiciones aprobadas por la Direccin. Colabora con la Direccin en la determinacin de polticas. Informa a la Direccin de la Empresa de aquellas condiciones del mercado que pueden afectar negativamente a la competitividad de la empresa. Compras y Stocks Informa a la Direccin de la empresa sobre la mejor oportunidad o la necesidad de realizar compras de nuevos productos o la reposicin de los ya ofertados. Solicita cotizaciones, negocia condiciones de compra, emite rdenes de compra. Controla la mercadera recibida. Administracin general Supervisa las tareas administrativas necesarias para registrar las operaciones de la empresa y para controlar y evaluar la marcha del negocio. Orienta, supervisa y evala al personal a su cargo; lo adiestra y capacita para el mejor desempeo de sus funciones. Vela por la eficiencia de los procesos y tareas que se desarrollan en la empresa, asegurando que los mismos se cumplen con la menor cantidad posible de recursos humanos y materiales. Asegura condiciones de orden, presentacin e higiene. Controla la prestacin de servicios de eventuales empresas contratadas. Vela por la seguridad de los bienes de la empresa. Asumir toda otra responsabilidad que le sea requerida dentro de su competencia. Perfil del cargo Formacin terciaria en Administracin Experiencia en actividades de venta de 5 aos. Caractersticas personales: Sentido comercial, conocimiento del negocio y su entorno, percepcin de oportunidades y riesgos, capacidad de negociacin, empata, escucha activa y relacionamiento positivo con terceros, iniciativa, responsabilidad, capacidad de planificacin y organizacin, capacidad de supervisin y trabajo en equipo.
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Los manuales administrativos hoy d) Manuales de Procesos y de Procedimientos Los manuales de procesos o de procedimientos describen en detalle los procesos o procedimientos que se realizan en una organizacin. Contribuyen a uniformizar la accin del personal, al establecimiento de medidas de calidad y facilitan la racionalizacin de los procesos. Segn las caractersticas y necesidades de cada empresa es posible encontrar manuales que describen los procedimientos, los procesos o ambos. Sin perjuicio de otros aspectos que sea pertinente incluir, es recomendable que un manual de procesos o de procedimientos contenga, como mnimo: Cartula. ndice. Introduccin y Objetivos. Mapa general de procesos o cuadro ndice de los procedimientos incluidos, segn corresponda, de forma de poder apreciar en forma global la interrelacin entre los diferentes procesos y procedimientos que se realizan en la organizacin. Organigrama de la Organizacin, para facilitar la visualizacin de la ubicacin jerrquica de las unidades intervinientes en los procesos y procedimientos. Polticas y reglas generales que guan la ejecucin de los procesos y procedimientos. Glosario de trminos utilizados y smbolos, si corresponde. Descripcin literal de cada procedimiento, detallando cada uno de los pasos a realizar, su forma de ejecucin y el o los responsables de su ejecucin. Formularios, registros y archivos utilizados en el procedimiento. Plano de la planta fsica en ocasiones. Diagramas de los procedimientos, en la medida que resulten de utilidad para los usuarios. La inclusin de un diagrama de procedimientos o de un diagrama de procesos puede resultar til en la medida que sintetiza grficamente los procedimientos detallados, pero en los casos en que los usuarios no estn familiarizados en este tipo de presentacin, su utilidad se ve disminuida. No se detalla en esta instancia los aspectos referidos a la utilidad de los diagramas de procedimientos ya que se trata dicho tema en otra unidad temtica de la asignatura. En la descripcin de procedimientos se debe adjuntar un modelo de los formularios que se utilizan, as como las referencias al mtodo de archivo o a los programas informticos que correspondan. En las tres pginas siguientes se presenta como ejemplo una hoja del manual de procedimientos de una empresa de plaza y los formularios mencionados en dicho procedimiento.
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MIKA SRL
MIKA
Elaborado por:
Manual de Procedimientos 1.7.3 Procedimiento de Arqueo de Caja

Aprobado por:
Jos Rodrguez
Jorge Gutirrez
Gerente General
Paso 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
Cargo Cajero Cajero Cajero Cajero Cajero Cajero Cajero Cajero Jefe de Finanzas Jefe de Finanzas Cajero Cajero Cajero Auxiliar Contable Auxiliar Contable Auxiliar Contable Auxiliar Contable Auxiliar Contable Auxiliar Contable Auxiliar Contable
Hoja 21 de 79 Descripcin Recupera la Planilla de Movimientos y de Arqueo de Caja preparada el da anterior y verifica que el saldo coincida con el saldo contable. Recuenta los medios de pago existentes en su poder y completa el espacio reservado a tal efecto en la Planilla. Sella con la fecha del da y numera los comprobantes de caja que representen ingresos, los suma e ingresa en la Planilla Verifica la correlacin numrica de los comprobantes, completando el correspondiente Formulario de control de numeracin Sella con la fecha del da y numera los comprobantes de caja que representen egresos, los suma e ingresa en la Planilla Calcula el saldo de la Planilla Movimientos y Arqueo de Caja. Verifica que el saldo del arqueo coincida con el saldo real de medios de pago en su poder. Si los saldos no coinciden, analiza la diferencia hasta obtener una explicacin de la misma Firma en seal de conformidad Una vez a la semana, efecta el recuento de medios de pago y controla la coincidencia y correccin de los saldos. Firma la Planilla de Movimientos y Arqueo de Caja y la devuelve al Cajero. Anota el Saldo resultante el la Planilla del da siguiente Archiva la primer va Entrega el legajo de Caja del da, compuesto por la va 2 de la Planilla, con los comprobantes engrapados, sellados y numerados, a Contadura Controla que los comprobantes de gastos estn debidamente autorizados Ingresa los comprobantes al sistema, registrando contra la cuenta de Caja correspondiente al Cajero y sellando como "ingresado" los comprobantes Verifica la coincidencia del saldo contable de caja con el saldo del arqueo. Si no coinciden, analiza la diferencia hasta obtener una explicacin satisfactoria de la misma y la corrige Sella la Planilla de Movimientos y Arqueo de Caja en seal de conformidad.- En caso de existir una diferencia que se regulariza al da siguiente deja constancia de este hecho. Informa a la Direccin o Persona autorizada, que la documentacin se encuentra disponible para ser revisada.Archiva los comprobantes y el acta. Entrega a la Direccin o persona autorizada cuando le es solicitada Semanalmente, controla la correlacin numrica de los comprobantes, completando los formularios de control de numeracin.
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MIKA
Planilla de Movimientos y de Arqueo de Caja
FECHA VENTAS OTROS SALDO INICIAL SALDO DE CAJA EFECTIVO CHEQUES TARJETAS MONEDA EXTR. DEPOSITOS GASTOS TOTAL TOTAL
---------------------------FIRMA
----------------------------FIRMA
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MIKA
Documento: Fecha De Hasta
Control de Numeracin
Observaciones
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e)Manual de Calidad El manual de la calidad es el documento principal del Sistema de Gestin de la Calidad (SGC) y muestra un resumen de dicho sistema. Detalla la poltica de la calidad, la estructura de la organizacin y las principales disposiciones y actividades adoptadas para una gestin de la calidad eficiente, siguiendo las directrices de las normas utilizadas como modelo de referencia. Toda empresa que desee certificarse bajo las normas ISO debe contar con un manual de calidad. El manual de calidad constituye un documento que resume gran cantidad de informacin referida a la organizacin y que asume carcter pblico: muchas organizaciones entregan su manual a clientes, proveedores, socios, para que conozcan el funcionamiento de la organizacin. De acuerdo a la norma ISO 9001:2000, el contenido del manual de calidad es el siguiente: Cartula ndice Presentacin de la organizacin Estructura del Sistema de la Gestin de la Calidad (ajustado a la norma) Sistema de Gestin de la Calidad Responsabilidad de la Direccin Gestin de los Recursos Realizacin del Producto / Prestacin del Servicio Medicin, Anlisis y Mejora
Las normas ISO determinan asimismo la metodologa para la elaboracin de los manuales, establecen pautas para su actualizacin y aprobacin y su metodologa de elaboracin. La existencia de un manual de calidad debidamente elaborado y aprobado es una condicin imprescindible para que una empresa u organizacin se certifique bajo las normas ISO. La presencia de manuales de carcter pblico debidamente aprobados, aseguran a los terceros que interactan que existe un compromiso formal para realizar los procedimientos de determinada forma. En particular, aseguran que la direccin de la organizacin se ha comprometido a realizar determinados pasos y controles en la prestacin de sus servicios o el desarrollo de sus productos. La certificacin implica, adems, que una firma auditora independiente ha analizado el manual y ha constatado su aplicacin. De esta forma, los terceros que se vinculan con la organizacin cuentan con razonable seguridad respecto a la forma en la cual sta acta. f) Manuales dirigidos a Clientes Algunos manuales no estn dirigidos a los miembros de la organizacin sino a sus clientes o usuarios. Estos manuales procuran orientar a los usuarios respecto a los servicios que les brinda la organizacin, o ayudarles en la realizacin de diversos procedimientos o trmites.
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Los manuales administrativos hoy Los beneficios que se derivan del uso de estos manuales se vinculan a brindar una mejor atencin al cliente, disminuyendo las demoras, solucionando sus problemas y dudas. Por ejemplo, las tarjetas de crdito internacionales acostumbran a ofrecer a sus clientes servicios adicionales, como ser un seguro mdico a viajeros o la realizacin de llamadas telefnicas bonificadas. Al momento de otorgar el servicio, suelen entregar un pequeo manual en el que incluyen el reglamento de prestacin de servicios, sus limitaciones, la forma de acceder a los mismos y realizar los trmites. En la medida que existe una fuerte tendencia hacia la simplificacin de los trmites para los usuarios y a brindar a stos mltiples opciones para realizarlos, estos manuales son cada vez ms frecuentes. Generalmente, se ponen a disposicin del pblico a travs de Internet. En el portal del Estado Uruguayo (www.uruguay.gub.uy) encontramos algunos ejemplos de este tipo de manuales. En particular, se establecen dos tipos de documentos: un primer tipo orientado a ayudar en la realizacin de trmites en lnea y otro que brinda instructivos que incluyen informacin respecto a las principales caractersticas y requisitos de la administracin central y formularios de trmites para descargar. El usuario accede as a guas de tramitacin de diversa ndole: desde la partida de nacimiento o la credencial cvica hasta la mensajera telefnica o la patente del perro. Adems de poder acceder a diversas modalidades para algunos trmites por ejemplo, el pago de facturas de servicios pblicos- la gestin que debe realizarse resulta conocida y clara: se conocen sus requisitos, su costo, demora. En el mbito pblico, lo que se conoce como e-government6 o gobierno electrnico implica el uso de tecnologas de informacin y comunicacin para intercambiar informacin con los ciudadanos, las empresas y otras ramas del gobierno y deriva en el establecimiento de sitios pblicos que aportan instructivos en lnea a los usuarios. Pueden consultarse instructivos en lnea en el portal del Estado uruguayo (www.uruguay.gub.uy) g)Manual General del Empleado Contiene informacin de inters para el empleado que se incorpora a la organizacin en referencia a su historia, polticas, objetivos, derechos y obligaciones de los empleados. Incluyen informacin general til al personal de la organizacin, como puede ser el detalle de sucursales y filiales de la empresa, descripcin de la planta fsica, organigrama general, las normas de disciplina, los criterios de calificacin.
e-government, e-gobierno o gobierno electrnico consiste en el uso de las tecnologas de la informacin y el conocimiento en los procesos internos de gobierno y en la entrega de los productos y servicios del Estado tanto a los ciudadanos como a la industria. Muchas de las tecnologas involucradas y sus implementaciones son las mismas o similares a aqullas correspondientes al sector privado del comercio electrnico (o e-business), mientras que otras son especficas o nicas en relacin a las necesidades del gobierno. Se basa principalmente en la implantacin de herramientas como portales, ERPs, que en caso de los gobiernos se conocen como GRPs, CRMs, y muchas otras, buscando una mejora en la eficiencia y eficacia de los procesos internos y de vinculacin con la sociedad. Wikipedia, www.es.wikipedia.org, abril 2009
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Estos manuales resultan tiles para facilitar el entrenamiento inicial de los empleados y para establecer claramente las relaciones laborales. Su uso es frecuente en empresas grandes y medianas y, bajo la forma de reglamentos de personal, los encontramos tambin en la pequea empresa. h) Manuales de Sistemas Computacionales Buscan orientar al operador en el uso de los sistemas de computacin y, por ende, en los procedimientos a realizar al utilizarlos. Su uso es cada vez mayor, por cuanto gran parte de los procedimientos se efectan a travs de sistemas computacionales, tanto en grandes empresas como tambin en empresas pequeas. Generalmente, estos manuales se instalan como ayuda del propio sistema y permiten el desarrollo de aplicaciones interactivas, en las cuales se incluye y actualizan las preguntas o problemas ms frecuentes. Los programas contables o de liquidacin de sueldos utilizados habitualmente en nuestro pas, brindan manuales en lnea que pueden ser consultados en la pgina de las empresas proveedoras. i)Cdigos de Conducta o Manuales de tica Los manuales de tica son cdigos voluntarios de conducta que establecen compromisos voluntarios de una organizacin respecto a los terceros que interactan con ella. Un cdigo de conducta es una declaracin formal que define los estndares para el comportamiento especfico de una empresa con referencia a todos los terceros interesados que interactan con ella: empleados, clientes, consumidores, proveedores. Es un documento que establece las polticas, valores y principios que guan el comportamiento de una empresa con relacin al desarrollo de sus recursos humanos, su gestin medioambiental y su interaccin con clientes, proveedores, gobiernos y las comunidades con las cuales la empresa opera7. No existe un modelo nico de manual de tica y el contenido de los distintos manuales que utilizan las empresas vara en forma considerable. Los ms completos incluyen referencia a los siguientes aspectos: Valores que sustentan la toma de decisiones y son compartidos por los miembros de la organizacin, Relaciones con los empleados, Relaciones con los clientes, Relaciones con los proveedores, Relaciones con la competencia, Relaciones con la comunidad, Comunicacin e informacin al pblico, Conflictos de inters, Responsabilidad medioambiental, Prcticas financieras,
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www.deres.org Cra. Gabriela Pintos Tras 22
Los manuales administrativos hoy Relacionamiento con el Estado, Polticas de confidencialidad y lealtad, Gobierno corporativo, Monitoreo del cumplimiento. Los cdigos de conducta generalmente adquieren carcter pblico, ya que la organizacin busca que los terceros que se relacionan con ella conozcan las pautas y normas que guan su actuacin.
6. Proceso para el Desarrollo de un Manual Administrativo

La elaboracin de manuales forma parte del proceso de mejoramiento administrativo de las organizaciones y gran parte de la utilidad que brindan los manuales deriva, precisamente, del proceso de mejoramiento previo a su elaboracin. No tiene ningn sentido elaborar un manual referido a un aspecto en el cual la organizacin requiera claramente acciones de cambio: un procedimiento que es necesario cambiar, una estructura que ser modificada o cargos cuyo perfil se espera vare. La elaboracin del manual parte, entonces, del supuesto bsico que el aspecto de la organizacin que ser manualizado est acorde con sus objetivos. En esta ocasin, no explicitamos el proceso de mejoramiento administrativo y la consiguiente implantacin de un cambio que conlleva a la elaboracin de un manual y su aplicacin, sino que nos concentramos exclusivamente en el desarrollo del manual, partiendo de la base que el proceso de cambio se ha llevado adelante en forma exitosa y el manual formaliza el mismo. En ese contexto, el desarrollo de manuales administrativos involucra generalmente las siguientes etapas: Preparacin del trabajo. Planificacin del trabajo. Elaboracin. Revisin. Aprobacin. Produccin. Distribucin y difusin. Actualizacin del manual. a) Preparacin del Trabajo La preparacin previa implica asignar la responsabilidad por la elaboracin del manual y determinar sus usuarios y objetivos
Determinar el Responsable de la Elaboracin
Es recomendable asignar la responsabilidad por la elaboracin de manuales en forma expresa. A menos que se trate de un manual parcial o muy pequeo, es recomendable que se asigne esta responsabilidad a un equipo de trabajo, con un coordinador que acte como redactor responsable. En particular, en las organizaciones en las cuales existe una unidad interna de Organizacin y Sistemas la elaboracin del manual es parte de sus tareas, asimismo en las organizaciones que establecen un sistema de gestin de la calidad la
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Los manuales administrativos hoy responsabilidad ltima por la elaboracin y desarrollo de los manuales generalmente descansa en el Comit de Calidad. En otras ocasiones, se puede recurrir a asesores externos para su elaboracin.
Determinar los Usuarios y el Objetivo del Manual
Todo manual tiene por objetivo satisfacer las necesidades de informacin de un grupo especfico vinculado a la organizacin respecto a un determinado tema. Con base en este objetivo se selecciona su contenido, se determina qu informacin debe incluirse y se elige el formato ms apropiado. Para determinar el objetivo, el primer paso es identificar quines necesitan informacin sobre un determinado tpico. De esta forma se identifican los usuarios del manual: quienes lo utilizarn en el futuro. Los usuarios del manual a elaborar pueden ser internos o externos a la organizacin y pueden tener diferentes intereses y grados de participacin en el tema a tratar, lo que genera diferentes abordajes para la informacin. Los procedimientos que se desarrollan en la Bedela de una Facultad pueden dar origen, por ejemplo, a dos manuales diferentes: Un manual destinado al estudiante, que busca conocer los pasos que debe dar para inscribirse, presentarse a exmenes y pruebas y otros aspectos similares. Un manual para los funcionarios de Bedela, que determine los pasos a seguir en cada procedimiento y los controles a realizar.
No es aconsejable integrar en un nico manual los requerimientos de usuarios diferentes, ya que tanto el contenido como la forma de presentacin requerida pueden ser diferentes. b) Planificacin del Trabajo Una vez que se ha determinado el objetivo del manual, sus usuarios y las necesidades de stos, se debe planificar el trabajo a realizar para elaborar el manual. Dos aspectos son clave: la determinacin de los contenidos del manual y la elaboracin de los cronogramas de trabajo.
Determinacin de los Contenidos
Con base en el objetivo establecido, se realiza una lista primaria de contenidos, estructurada en forma lgica. Se establece una estructura primaria del manual y su contenido tentativo, para determinar las fuentes de informacin a las que recurrir. Este listado facilita la asignacin de las tareas de relevamiento o recopilacin de informacin, as como el control de la integridad del manual. Asimismo, puede ser utilizado como base para la codificacin de las unidades administrativas, los procedimientos o los portadores de informacin.
Determinacin de los Cronogramas de Trabajo
Una vez determinado el contenido tentativo, es posible establecer los cronogramas de trabajo, que deben incluir todas las actividades necesarias para la elaboracin y desarrollo del manual, as como los responsables de su ejecucin. A lo largo del proceso, es
Los manuales administrativos hoy recomendable marcar hitos que impliquen la realizacin de entregas parciales o instancias de coordinacin. c) Elaboracin Esta etapa implica la elaboracin en s del manual e involucra desde la recoleccin de la informacin hasta su edicin preliminar.
Relevamiento de la informacin pertinente
Antes de comenzar la redaccin propiamente dicha, el responsable de cada tema debe verificar que cuenta con toda la informacin necesaria, como por ejemplo planos, documentos, formularios, organigramas, normas y todo otro aspecto que estime necesario incluir. En caso de no disponer de algn elemento, debe obtenerlo recurriendo a las fuentes apropiadas.
Redaccin propiamente dicha
La redaccin del manual se facilita en la medida que se establezcan criterios uniformes para su presentacin. En particular, algunos de los aspectos que es recomendable acordar son los siguientes: Encabezado Es conveniente que cada pgina tenga un encabezado uniforme que contenga informacin bsica y facilite la identificacin del contenido. Es recomendable que el encabezado incluya: Identificacin de la organizacin. Suele incluirse tanto el nombre de la empresa como su membrete o logotipo. Identificacin del manual: su nombre y, si corresponde, numeracin o cdigo interno. Numeracin de las pginas. Para facilitar el control, es recomendable que se indique la cantidad total de pginas, de forma de verificar que no falten hojas. Fecha de vigencia del manual, dato imprescindible para verificar el grado de actualizacin del manual. Fecha de revisin del manual, dato que complementa la fecha de vigencia. Responsable por la elaboracin del manual. Este dato es sumamente importante ya que permite al usuario del manual distinguir los manuales internos, que pueden ser elaborados por una unidad para facilitar una tarea pero no obligan al resto de la organizacin de los manuales oficiales cuyo contenido establece obligaciones a cumplir para la organizacin y sus miembros. Responsable por la aprobacin y revisin del manual, que confirma el carcter oficial (o no) del manual. Un ejemplo de encabezado es el siguiente:
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MIKA SRL
MIKA
Elaborado por:
Hoja 3 de 59
Manual de Procedimientos 1.1.1 Procedimiento de Compras a Crdito

Aprobado por:
Jos Rodrguez
Jorge Gutirrez
Gerente General
Formato Un manual es un documento, una presentacin desprolija o confusa lo desmerece y dificulta la lectura. Para uniformizar la presentacin del manual y garantizar su uniformidad, es til acordar previo a su redaccin los requisitos de forma a utilizar. Para los manuales en formato papel, algunos aspectos que es recomendable acordar son, entre otros: Tamao y tipo de papel. Es recomendable utilizar un tamao estndar, como por ejemplo el A4. Espacio para mrgenes, encabezado y pie de pgina. Tipo y tamao de letra, tanto para el cuerpo principal del manual como para los ttulos y subttulos. Respecto al tipo de letra, es recomendable utilizar una fuente estndar, que no presente dificultades en los programas de uso habitual. Es preferible, asimismo, un tamao grande de letra que facilite la lectura. Tabuladores y sangras. Interlineado de prrafos. Uso de colores e imgenes. Para manuales en formato electrnico, se debe establecer en primer lugar el lenguaje o programas a utilizar para su desarrollo, para asegurar la compatibilidad de todos los elementos que se incorporen. Luego es recomendable acordar pautas de esttica similares a las utilizadas para el formato en papel en lo que refiere al tipo de letra, interlineado, uso de colores y espacios. En particular, se deben utilizar formatos no alterables en forma involuntaria (por ejemplo, formatos .pdf). En todos los casos, el manual debe contener una cartula que lo identifique y un ndice que permita ubicar la informacin requerida en forma rpida. Normas de Redaccin Los manuales deben ser claros, breves y concisos y mostrar un estilo de redaccin profesional y uniforme. Es recomendable acordar pautas y criterios uniformes de redaccin, como por ejemplo: Forma de escribir los nmeros y criterios para el uso de maysculas. Criterios para establecer los ttulos y la forma en la cual se numerarn. Criterios para numerar y denominar los cuadros o tablas que se incluyan. Acordar estilos de presentacin uniformes para cada tipo de manual. Por ejemplo, para redactar procedimientos una opcin es utilizar una estructura de guin, que
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Los manuales administrativos hoy consiste en sealar, en una columna al responsable de la accin y en otra, a la accin a ejecutarse por orden cronolgico. Algunos aspectos que deben tomarse en cuenta al redactar son los siguientes: En general, se recomienda no utilizar la voz pasiva porque puede generar confusiones. Por ejemplo, en lugar de decir Se firma por parte del jefe la factura es preferible decir: El jefe firma la factura. Evitar palabras de uso poco frecuente, redundancia o adjetivos que no agreguen valor a la oracin. Los cuadros, tablas o grficas a incluir deben tener ttulo, ser claros y agregar informacin relevante. No es aconsejable incluir cuadros que no estn especficamente relacionados con el tema del manual. Cada cuadro o tabla debe contar con un pie de aclaratorio de su contenido o fuente. Cuando, en un documento presentado en forma vertical, sea necesario incluir un cuadro apaisado, debe hacerse de tal forma que el cuadro o grfico se aprecie al girar el documento 90 grados hacia la derecha.
Edicin
Los manuales deben ser documentos fciles de comprender, estar escritos claramente y sin errores. Asimismo es importante que se perciba uniformidad en el estilo y la redaccin se oriente al lector, lo que se logra mediante el proceso de edicin. La edicin del manual procura verificar tanto la inexistencia de errores de tipografa y composicin como la uniformidad de los estilos de redaccin y formatos. d) Revisin Una vez editado el manual, el mismo debe ser revisado en sus contenidos por parte de quienes participaron en la redaccin o aportaron informacin, con el fin de detectar eventuales omisiones o inconsistencias. e) Aprobacin Una vez culminada la revisin, el manual debe ser aprobado formalmente para adquirir el carcter de norma interna. Un manual formalmente aprobado por las autoridades de la organizacin adquiere el carcter de norma interna y pasa a ser de cumplimiento obligatorio para los miembros de la organizacin. Asimismo, para los terceros que interactan con la organizacin la aprobacin formal les da garanta del grado de compromiso de la organizacin y sus autoridades con los contenidos establecidos por el manual. f) Produccin Una vez que la revisin est completa y el manual est formalmente aprobado, se pasa a realizar la edicin final y a producir los documentos. El tiempo y los costos involucrados en la produccin final del manual varan segn se trate de un manual en formato papel o en un medio electrnico. Cuando se trata de manuales en formato papel, se debe decidir, con base en su tamao, alcance y, particularmente, el nivel de calidad deseado, si se produce internamente,
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Los manuales administrativos hoy mediante las impresoras disponibles en la organizacin o se recurre a los servicios profesionales de una imprenta. Cuando se realiza un manual en soporte informtico o audiovisual, la produccin requiere an un cuidado mayor. Un video mal editado, por ejemplo, o una pgina web que demore excesivamente desmerecen el contenido y dificultan el acceso. En este caso, adems, es particularmente importante la seguridad, para garantizar que el documento publicado no sea alterado. g) Distribucin y Difusin Solamente cuando el manual es distribuido entre todos los interesados y difundido puede decirse que el mismo es efectivamente operativo. Es importante establecer explcitamente la lista de destinatarios y distribuir el manual de forma de garantizar que llega en forma oportuna y adecuada a todos quienes lo requieran. En particular, cuando se realizan manuales destinados a personas ajenas a la organizacin, se debe prestar atencin a la forma de difundirlo: la difusin a travs de la pgina web de la empresa, por ejemplo, es adecuada en la medida que quienes deban acceder al manual accedan fcilmente a Internet. Si esto no es as, se debe procurar medios alternativos de difusin. Para el caso de los manuales internos, que contengan informacin confidencial o de carcter reservado es conveniente identificar cada ejemplar. Esto resulta til posteriormente para garantizar que todas las copias han sido actualizadas o sustituidas. Asimismo, puede ser necesario realizar instancias de capacitacin para el uso del manual, instancias de presentacin del mismo a los usuarios u otros eventos que contribuyan a una correcta aplicacin y utilizacin del manual. Un manual que luego no es utilizado o que lo es en forma incorrecta es de escasa utilidad. h) Actualizacin del Manual El valor de los manuales administrativos, como herramienta de trabajo, radica en la informacin contenida en ellos. Es necesario mantenerlos actualizados para que continen cumpliendo con el objetivo para el cual fueron elaborados. Es conveniente establecer un cronograma para realizar revisiones peridicas del contenido del manual, sin perjuicio que, ante cambios importantes, se realice una revisin especial del mismo. Si no se establece un cronograma de revisin, no solamente es probable que el manual se desactualice sino que, adems, no se tiene seguridad de la aplicabilidad del contenido del manual. Por ejemplo, las organizaciones certificadoras de calidad establecen la necesidad de revisar los sistemas de calidad y por consiguiente los manuales en forma anual. La revisin comprende la verificacin de la aplicabilidad del contenido y el desarrollo de nuevo contenido si es pertinente. Luego, la misma autoridad que aprob el manual original debe aprobar la versin revisada. Para evitar reeditar todo el manual en cada ocasin, es recomendable establecer un mtodo para la realizacin de correcciones menores, sustituyendo hojas o secciones sin necesidad de reeditar el resto del manual.
Es conveniente identificar claramente como copias no controladas todos aquellos manuales distribuidos como propuestas, borradores, copias en las cuales no se realice el control de cambios y actualizacin. Al momento de iniciar el proceso de elaboracin de un manual, se debe dejar establecido quien o quienes sern responsables de su actualizacin, cmo se proceder a la misma y con qu periodicidad debe procederse a realizar una revisin integral de los manuales.
7. Los Manuales en Formato Electrnico

Actualmente, una gran cantidad de manuales est disponible por Internet o se elabora en diversos formatos electrnicos. En particular, los manuales elaborados para terceros que no pertenecen a la empresa es muy frecuente encontrarlos en Internet. La presentacin de manuales en forma electrnica comenz por la mera presentacin de manuales que en su origen se presentaban en formato papel en un formato electrnico, en general en pdf no modificable8. Al generalizarse instrumentos de diseo, como por ejemplo el Open Office Draw, el formato electrnico permite crear documentos de alta calidad. En la medida que las pginas web desarrolladas en html9 adquieren mayor interactividad y brindan la posibilidad de realizar enlaces, el formato electrnico adquiere caractersticas distintivas y propias: permite el acceso a documentos grficos, audio o video que complementan y ejemplifican lo escrito y facilitan la interaccin con el usuario. La presentacin en formato electrnico presenta as grandes ventajas: Facilita la actualizacin, sin necesidad de sustituir hojas, encuadernar nuevamente, destruir ejemplares. Asimismo, resulta ms fcil el control de copias o versiones no definitivas: solamente lo disponible en los sitios oficiales de la organizacin es definitivo.
8 PDF (acrnimo del ingls Portable Document Format, formato de documento porttil)
es un formato de almacenamiento de documentos. ..Est especialmente ideado para documentos susceptibles de ser impresos, ya que especifica toda la informacin necesaria para la presentacin final del documento, determinando todos los detalles de cmo va a quedar, no requirindose procesos anteriores de ajuste ni de maquetacin..Puede integrar cualquier combinacin de texto, grficos, imgenes e incluso msica. Es uno de los formatos ms extendidos en Internet para el intercambio de documentos. Por ello es muy utilizado por empresas, gobiernos e instituciones educativas. Es una especificacin abierta, para la que se han generado herramientas de Software Libre. Puede cifrarse para proteger su contenido e incluso firmarlo digitalmente. .. Es el estndar ISO (ISO 19005-1:2005) para ficheros contenedores de documentos electrnicos con vistas a su preservacin de larga duracin. Fuente: www.es.wikipedia.org, abril de 2009. HTML, siglas de HyperText Markup Language (Lenguaje de Marcas de Hipertexto), es el lenguaje de marcado predominante para la construccin de pginas web. Es usado para describir la estructura y el contenido en forma de texto, as como para complementar el texto con objetos tales como imgenes. Fuente: www.es.wikipedia.org, abril de 2009.
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Permite una mayor riqueza en la forma en la cual se brinda la informacin, incluyendo, por ejemplo, videos o sonido. En particular, para los manuales de procedimientos la inclusin de videos o fotografas agrega claridad y complementa las instrucciones escritas con mayor claridad. Facilita el acceso por criterios mltiples. Al mencionar un formulario, se puede construir un hipervnculo que conduzca al mismo, de igual manera, un procedimiento puede vincularse con otro relacionado o con los formularios que se utilizan, o un mapa de procesos puede conducir a cada uno de los subprocesos que lo integran. Al presentar organigramas, suele incluirse la fotografa del titular de cada rgano, una pequea resea biogrfica o el contacto electrnico direccin de mail-.Resulta claro que este tipo de informacin resultara muy difcil incluirla en versiones en papel. Al usuario le resulta ms fcil llegar a la informacin requerida, por el uso de diversos criterios de acceso e indexacin. Tanto puede acceder a todos los elementos vinculados a un rea determinada (por ejemplo, a los cargos, procedimientos y formularios utilizados en una gerencia) como acceder a todos los formularios que se utilizan en la organizacin o a todos los procedimientos vinculados a un proceso determinado. Realizar este tipo de consultas en formato papel, que permite un solo criterio de acceso, probablemente requerira el uso simultneo de varios tomos diferentes.
El desarrollo creciente de instrumentos de Web 2.010 permite que los manuales se utilicen en forma interactiva y se construyan en forma interactiva. Instrumentos como las wikis11, los blogs12 y otras tcnicas colaborativas como los documentos compartidos en lnea o las folcsonomas 13 seguramente introducirn cambios en el proceso de desarrollo de los
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El trmino, Web 2.0 fue acuado por Tim O'Reilly en 2004 para referirse a una segunda generacin en la historia de la Web basada en comunidades de usuarios y una gama especial de servicios, como las redes sociales, los blogs, los wikis o las folcsonomas, que fomentan la colaboracin y el intercambio gil de informacin entre los usuarios. Fuente: www.es.wikipedia.org, abril de 2009. 11 Un wiki, o una wiki, es un sitio web cuyas pginas web pueden ser editadas por mltiples voluntarios a travs del navegador web. Los usuarios pueden crear, modificar o borrar un mismo texto que comparten. Los textos o "pginas wiki" tienen ttulos nicos. Si se escribe el ttulo de una "pgina-wiki" en algn lugar del wiki, esta palabra se convierte en un "enlace web" (o "link") a la pgina web. Fuente: www.es.wikipedia.org, abril de 2009. Un blog, o en espaol tambin una bitcora, es un sitio web peridicamente actualizado que recopila cronolgicamente textos o artculos de uno o varios autores, apareciendo primero el ms reciente, donde el autor conserva siempre la libertad de dejar publicado lo que crea pertinente. El nombre bitcora est basado en los cuadernos de bitcora. Cuadernos de viaje que se utilizaban en los barcos para relatar el desarrollo del viaje y que se guardaban en la bitcora. Aunque el nombre se ha popularizado en los ltimos aos a raz de su utilizacin en diferentes mbitos, el cuaderno de trabajo o bitcora ha sido utilizado desde siempre. Fuente: www.es.wikipedia.org, abril de 2009 13 Folcsonoma es una indexacin social, es decir, la clasificacin colaborativa por medio de etiquetas simples en un espacio de nombres llano, sin jerarquas ni relaciones de parentesco predeterminadas. .Si se compara con otros sistemas de categorizacin, como el de Gmail, que tambin se vale de etiquetas, se distingue en
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Los manuales administrativos hoy manuales, en su forma de presentacin y en la forma en la cual se utilizan. Por ejemplo, la empresa 3M presenta su Cdigo de Conducta Empresarial en lnea. Cuando se accede al mismo, en forma aleatoria puede desplegarse una encuesta en lnea que indaga si el mismo ha resultado til al usuario . Asimismo, el Cdigo de Conducta para los Empleados incluye un video en lnea14 que ilustra la forma de realizar una denuncia en forma interactiva, con diversas opciones. Los manuales en formato electrnico requieren especial seguridad en lo que refiere a las modificaciones. Tal como ocurre con los manuales en formato papel, debe cuidarse que solamente las personas autorizadas a introducir modificaciones cambien el contenido y debe controlarse el destino de las versiones anteriores. Asimismo, algunos manuales son de uso o acceso pblico, en tanto que otros tienen una circulacin restringida a todos o algunos integrantes de la organizacin, clientes o proveedores. Esto se logra mediante el uso adecuado de claves de acceso
8. Conclusiones y Perspectivas
Los manuales administrativos constituyen instrumentos que contribuyen a uniformizar la gestin y a mejorar las comunicaciones, poniendo en comn, tanto para los miembros de la organizacin como para terceros que interactan con sta, la informacin sobre un tema determinado. Contribuyen al entrenamiento de los empleados en la realizacin de determinados procedimientos y procesos, a homogeneizar las normas y polticas y facilitar su aplicacin. Ponen en conocimiento de todos los interesados los procedimientos claves de la empresa y facilitan la realizacin de auditoras de cumplimiento, facilitando la obtencin de certificados de calidad, el logro de la trazabilidad de productos y servicios brindados y el control de la calidad. Este aspecto adquiere cada vez mayor importancia, ya que de alguna manera la existencia de un manual de carcter pblico debidamente autorizado por la organizacin asegura a terceros que los procedimientos que sta lleva a cabo, la conducta que adoptan sus integrantes u otros aspectos se rigen por determinadas pautas de carcter pblico. Constituyen instrumentos a travs de los cuales se plasma el resultado final de un proceso de mejoramiento administrativo y su eficacia depende en gran medida de la eficacia de dicho proceso, as como de la claridad con la cual estn escritos. La construccin de redes empresariales, el avance hacia una sociedad en la cual el conocimiento es cada vez ms el activo de mayor valor para las organizaciones y la globalizacin derivan en un uso creciente de manuales, tanto internos como externos, en medios informticos, a travs de Internet y en medios audiovisuales.
que los usuarios comparten las categorizaciones, lo que no sucede en Gmail. Las folcsonomas surgen cuando varios usuarios colaboran en la descripcin de un mismo material informativo. .Jon Udell (2004) sugiere que "el abandono de las taxonomas en favor de las listas de palabras claves no es novedad, y que su diferencia fundamental es el intercambio de opiniones (el feedback) que se da en la folcsonoma y no en la taxonoma."Fuente: www.es.wikipedia.org, abril de 2009
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http://www.3m.com/busconducttrain/, consultada por ltima vez en abril 2009.
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Los manuales administrativos hoy Las nuevas tecnologas facilitan el desarrollo y uso de manuales, permitiendo una mayor interactividad con los diferentes usuarios, favoreciendo el uso de herramientas colaborativas de desarrollo y el desarrollo de nuevos formatos y presentaciones. Como ejemplo, se presenta un listado de algunos manuales disponibles en Internet, que ejemplifican la variedad y diversidad de enfoques y temas incluidos en los mismos.
Ejemplos de Manuales Administrativos en Internet

Nombre/Referencia Pgina
Manuales de organizacin y Funciones Manual de Organizacin y Funciones, Banco Central http://www.bcp.gov.py/gee/fu del Paraguay ncion/MANUALGEE.pdf California State University, Northridge Administrative www.csun.edu/ manual Section 600 Academic personnel policies and procedures 2004 2005, Estados Unidos Manual de Organizacin de la municipalidad de Sullana, http://www.munisullana.gob.p Per e/Portal/Archivos/Secciones/ Arch357/MOF.pdf Manual de Organizacin y funciones de la Direccin http://www.dinacia.gub.uy/do Nacional de Aviacin Civil e Infraestructrura wnload/MOF_116.pdf Aeronutica, Uruguay Reglamento de organizacin y funciones del servicio de http://www.dinacia.gub.uy/do material y armamento del Ejrcito Nacional, Uruguay wnload/MOF_116.pdf Manual de Organizacin y funciones del comit de http://www.anp.com.uy/instit gestin ambiental portuaria, Uruguay ucional/sistemasGestion/ambi ental/ProtocolosyFormularios/ Manual%20Funciones%20Co mite%20Gesti%C3%B3n%20 Ambiental%20Portuaria.pdf Manual de Organizacin y funciones de la Suprema http://www.poderjudicial.gub. Corte de Justicia , Uruguay uy/pls/portal30/docs/FOLDE R/PJUDICIAL/OR/ORCA01/ ORCA2005/048++ACORDA DA+N_260+7523+MANUA L+ORG.+Y+FUNCIONES+ P.J..PDF Manuales de Procesos y Procedimientos Polticas y lineamientos generales para la administracin http://transparencia.ajusco.up de almacenes y el manejo de bienes muebles, n.mx/docs/17otros/politicasUniversidad Pedaggica Nacional, 2004, Mxico y-lineamientos-generalespara-la-administracion-dealmacenes-y-el-manejo-debienes-muebles.pdf Manual de Procedimientos de Almacenes e Inventarios, http://www.capufe.gob.mx:81 CAPUFE, Mxico /normateca/Normas/61_Man_ pro_de_Alm_e_Inv/001Indice Almacen.pdf
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Nombre/Referencia
Pgina
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Pgina
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Pgina
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