BPM (Business Process Management)

Presentado por: Cristian Villa Ramos Cd. 906556. n la asignatura de: !uditoria de "istemas ##. !l pro$esor: Carlos %ern&n 'me(.

)ni*ersidad +acional de Colom,ia "ede Mani(ales Mar(o -0.0

BPM (Business Process Management)

)na e*olucin natural de los sistemas de /or0$lo/1 para 2acer $rente a la gestin de los procesos de negocios 3 a todas las acti*idades 4ue se reali(an en ellos. 5os sistemas BPM" son 2erramientas simples1 4ue englo,a a todos los procesos integrantes del ciclo de *ida de un negocio1 permitiendo su modeli(acin1 e6ecucin1 monitori(acin 3 optimi(acin permanente 3 autom&tica. stas acti*idades1 desarrolladas seg7n una secuencia predeterminada1 permiten o,tener resultados1 identi$icados como 8outputs91 a partir de los 8inputs9 ingresados anteriormente. Por e6emplo1 en el caso de los procedimientos industriales1 ingresar:an materias primas1 4ue dar:an como resultados1 productos. ;esde esta perspecti*a1 la gestin por procesos en una empresa u organi(acin es considerada como un sistema de acti*idades o tareas relacionadas entre s:1 en los 4ue las entradas (#nputs) ser&n generadas por clientes internos o e<ternos 3 cu3as salidas (=utput) compuestas de *alores 3 resultados ir&n dirigidos 2acia clientes internos 3 e<ternos. !2ora1 >4u? aporte pro*ee BPM a una empresa@ Para empe(ar1 la gestin por procesos atra*iesa la estructura departamental en $orma 2ori(ontal1 integrando los procesos de cada departamento con los de los dem&s. ;e este modo1 pro*ee un $lu6o de in$ormacin constante1 en sentido 2ori(ontal 3 *ertical1 3 permite comprender cmo se con$iguran las acti*idades 3 tareas del negocio1 sus $ortale(as 3 sus de,ilidades. 5a gestin por procesos determina 4u? acti*idades necesitan ser me6oradas o rediseAadas1 esta,lece prioridades 3 pro*ee de un conte<to para iniciar 3 mantener planes de me6ora 4ue permitan alcan(ar o,6eti*os plani$icados 3 esta,lecidos. BPM signi$ica Business Process Management 3 constitu3e una de las tendencias en gestin1 4ue permite de manera deli,erada 3 cola,orati*a mane6ar sistem&ticamente todos los procesos de negocio de una empresa. 5os ,ene$icios de BPM para las organi(aciones son e<tensos. !porta *isi,ilidad a los directi*os so,re la din&mica de los procesos lle*ados de manera inconsciente por parte del e4uipo 2umano de las organi(aciones 3 posi,ilita su modi$icacin r&pida a tra*?s de 2erramientas tecnolgicas para acelerar la adopcin del cam,io en la $orma de operar de las compaA:as. BPM se soporta so,re tecnolog:a de in$ormacin para automati(ar tareas 3 dar agilidad a los cam,ios re4ueridos por la empresa. 5a tecnolog:a 4ue posi,ilita la implantacin 3 adopcin de BPM constitu3e una categor:a nue*a de sistemas in$orm&ticos denominada Business Process Management "3stem (BPM"). ! di$erencia de los sistemas de in$ormacin tradicionales ,asados en la gestin de datos1 estos sistemas se especiali(an en la gestin de procesos de negocio.

5a decisin de me6orar los procesos de negocio como un camino para lograr ma3or desempeAo en los resultados de las compaA:as no es un tema nue*o. ;esde principios de siglo se 2an *enido a,ordando los procesos con di$erentes metodolog:as con el $in de ele*ar los resultados $inancieros de las $irmas. "in em,argo con el paso del tiempo estas iniciati*as 2an a,ordado el pro,lema de me6oramiento desde pticas 4ue no integran las *aria,les 4ue in$lu3en directamente en los resultados de la acti*idad organi(acional. n esta ?poca las acti*idades de la empresa no se perci,ieron como con6untos de acciones relacionadas por principios de causalidad (causaBe$ecto)1 en los 4ue el resultado $inal en la prestacin de un ser*icio o la generacin de un producto1 era la consecuencia de la articulacin de este con6unto de acti*idades. n otras pala,ras estos procesos $ueron *istos como pr&cticas dentro de &reas $uncionales 4ue no despertaron ma3or inter?s por ser automati(ados. Con el paso del tiempo la *isin so,re los procesos 3 las iniciati*as de me6oramiento organi(acional $ueron cam,iando 3 se e*idenciaron es$uer(os por reali(ar cam,ios en acti*idades del negocio1 4ue se perci,:an como de ma3or importancia por su impacto en el desempeAo $inanciero. ;e esta ptica se originaron los sistemas conocidos como RP ( nterprise Resource Planning)1 los cuales participaron como elementos de almacenamiento 3 consulta de in$ormacin del proceso 3 no contaron con mecanismos ro,ustos para controlar la gestin de los procesos de negocio de manera integral. n la actualidad asistimos a un escenario de gestin en el cual los procesos re4uieren de ser gestionados independientemente de un dominio espec:$ico de un sistema. llos1 constitu3en el $oco 3 la unidad primaria de iniciati*as de automati(acin e integracin de in$ormacin1 necesarios para responder &gilmente a los cam,ios e<igidos por la din&mica del mercado. 5a gestin de procesos de negocio en estas condiciones 2a dado origen a una nue*a etapa en la gestin de procesos denominada Business Process Management (BPM). <isten di$erentes puntos de *ista so,re el concepto de BPM1 aun4ue relati*o consenso so,re sus ,ene$icios. Para muc2os es la disciplina de modelar1 automati(ar1 mane6ar 3 optimi(ar procesos para incrementar la renta,ilidad de un negocio. n esta ptica1 el o,6eti*o de la gestin de procesos esta concentrada en el aumento de la renta,ilidad. ;e manera general1 la renta,ilidad es un concepto 4ue se aplica cuando se desea medir los resultados o,tenidos en la reali(acin de una acti*idad econmica1 luego de 2a,er asignado unos recursos (2umanos1 tecnolgicos1 $inancieros) a la o,tencin de dic2os resultados. n otras pala,ras1 la renta,ilidad nos da una medida del rendimiento 4ue un capital 2a o,tenido en un periodo determinado. BPM por lo tanto aumenta la relacin entre la renta 4ue se genera 3 los medios utili(ados. "mit2 %o/ard por su parte1 de$ine BPM como una nue*a apro<imacin para a,ordar 3 gestionar procesos de inno*acin en las compaA:as 4ue constru3e el me6oramiento1 a

partir del estado actual de un proceso en un momento determinado 3 4ue plantea una di$erencia radical $rente a la reingenier:aC la cual constru3e el me6oramiento desde la rede$inicin total del proceso. n esta ptica BPM se con*ierte en una respuesta al caos operati*o 4ue presentan las compaA:as en la actualidad. <isten m&s de$iniciones del concepto de BPM disponi,les en la /e,.

;e manera integral se puede entender BPM como el me6oramiento de la gestin de los procesos de negocio de una $irma de principio a $in1 a partir de la de$inicin deli,erada1 cola,orati*a e incremental de la tecnolog:aC para alcan(ar claridad en la direccin estrat?gica1 alineacin de los recursos de la empresa 3 disciplina de me6oramiento continuo1 necesarias para cumplir las e<pectati*as de los clientes. s importante resaltar los ,ene$icios com7nmente asociados a esta nue*a $orma de gestionar los procesos. BPM trae una serie de ,ene$icios para las empresas. 5os casos en los cuales se 2a utili(ado el concepto1 2an reportado ,ene$icios 4ue *an desde la me6ora en las capacidades de direccin de la $irma1 pasando por la reduccin de o,st&culos al momento de reaccionar ante cam,ios del mercado1 2asta ad4uirir ma3or capacidad de an&lisis so,re el desempeAo de la empresa. 5os siguientes son otros ,ene$icios identi$icados:

Visi,ilidad de los procesos de las empresas. Ma3or $le<i,ilidad 3 agilidad para adaptacin al cam,io. Posi,ilidad de integrar la in$ormacin del negocio dispersa en di$erentes sistemas. ;irigir los es$uer(os de la empresa de una manera planeada 3 alineada con los o,6eti*os estrat?gicos. !d4uirir la 2a,ilidad para diseAar1 simular 3 monitorear procesos de manera autom&tica 3 sin la participacin de usuarios t?cnicos. !d4uirir una ruta de me6oramiento 3 e$iciencia continua al con*ertir acti*idades ine$icientes en menores costos a tra*?s de uso de tecnolog:a en$ocada en procesos. Reducir costos $uturos de integracin 3 mantenimiento al ad4uirir tecnolog:a 3a preparada para a,ordar el cam,io.

5ograr estos ,ene$icios es el resultado de la aplicacin metdica de pr&cticas de gestin1 de la implantacin 3 adopcin de $ormas de operar automati(adas 3 estrat?gicamente seleccionadas. ! continuacin se descri,e la $orma de lle*ar a la pr&ctica un proceso de me6oramiento ,a6o el concepto de BPM.

BPM en la implementacin

5a implementacin de BPM in*olucra la articulacin de la estrategia1 los procesos 3 la tecnolog:a de una empresa para generar *alor al negocio. ! di$erencia de los modelos de gestin anteriores1 BPM se concentra en la articulacin de las iniciati*as estrat?gicas con los procesos de negocio1 apalancados en est&ndares tecnolgicos 4ue $acilitan su despliegue alineado en las operaciones diarias de la organi(acin. Para lograr esta articulacin es necesario desarrollar una serie de procesos 4ue permiten alinear de manera controlada1 los aspectos estrat?gicos del negocio1 a tra*?s de la identi$icacin 3 articulacin de los conceptos cla*es del proceso 3 la asociacin de los componentes tecnolgicos 4ue permitan $le<i,ili(ar los cam,ios en la cotidianidad empresarial. n la pr&ctica la implantacin de esta disciplina de me6oramiento re4uiere por parte de la empresa1 una dosis de pensamiento en procesos de negocio 3 la utili(acin de tecnolog:as de #n$ormacin centradas en procesos. Pensar en procesos de negocio signi$ica 4ue las acciones de cam,io 4ue se e6ercen so,re el proceso1 son e*aluadas 3 planeadas teniendo en cuenta las di$erentes dimensiones 4ue 6uegan en la din&mica del mismo. sto 4uiere decir 4ue el proceso se e*al7a re*isando las acti*idades 4ue se lle*an a ca,o1 ,uscando eliminar a4uellas 4ue no adicionan *alor e identi$icando las pol:ticas1 reglas de negocio 3 normas 4ue determinan las decisiones 4ue la organi(acin toma so,re el proceso. ;e igual manera se e<aminan los tra,a6os 3 roles 4ue la empresa destina a la reali(acin del proceso1 con el $in de gestionar las ,arreras culturales1 paradigmas1 conocimientos 3 competencias re4ueridas para su reali(acin. ;e igual manera se anali(a la estructura de la organi(acin1 con el $in de coordinar las di$erentes &reas1 6erar4u:as 3 dependencias 4ue in$luencian su desempeAo. 5as condiciones $:sicas e6ercen especial in$luencia so,re determinados procesos1 3a 4ue las condiciones am,ientales 3 geogr&$icas pueden determinar me6oras o reducciones en la generacin de *alor en determinada acti*idad del negocio. 5as 2a,ilidades 3 competencias del talento 2umano 4ue participa en la operacin del proceso1 constitu3en otro de los pilares al a,ordar el proceso de me6oramiento. Dinalmente la in$raestructura de in$ormacin 3 comunicaciones son e<aminadas para identi$icar los repositorios de in$ormacin 3 las acti*idades del proceso modelado ,a6o BPM 4ue consulta o almacena in$ormacin en otros sistemas del negocio.

5a identi$icacin de estas inter$aces constitu3e un $actor de ?<ito en la implementacin de pro3ectos de automati(acin 3a 4ue en ellos est&n generalmente los ma3ores es$uer(os en la implementacin de plata$ormas tecnolgicas 3 se utili(an para dimensionar el alcance de las di$erentes $ases del proceso de me6ora. 5a gestin de estos componentes re4uiere tecnolog:a para actuar con agilidad 3 $acilitar procesos de cam,io.

La tecnologa que se debe manejar

5a tecnolog:a 4ue posi,ilita la implantacin 3 adopcin de BPM constitu3e una categor:a nue*a de sistemas de in$ormacin denominada Business Process Management "3stem (BPM"). #nicialmente 3 de manera general un BPM" puede ser de$inido como un con6unto de utilidades de so$t/are para de$inir1 implementar 3 me6orar procesos de negocio 4ue cumplen con un grupo de caracter:sticas t?cnicas necesarias para aplicar el concepto de BPM. stos sistemas permiten mane6ar el ciclo de *ida del proceso a tra*?s de caracter:sticas $uncionales 3 no $uncionales 4ue posi,ilitan de$inir1 modelar1 implementar 3 me6orar el proceso durante su operacin. )n sistema BPM" esta en capacidad de reali(ar las siguientes operaciones:

Modelamiento de procesos de negocio Pro*ee entornos de desarrollo de aplicaciones para cola,oracin entre procesos de negocio. 'eneracin1 actuali(acin 3 pu,licacin de documentacin de procesos. "imulacin de procesos de negocio para e*aluar su comportamiento en situaciones de carga e<igidas en determinados momentos del proceso. #ntegracin de in$ormacin pro*eniente de otros sistemas de negocio. !utomati(acin de procesos. Cola,oracin entre las empresas 4ue participan en la cadena producti*a de la organi(acin. ;espliegue de aplicaciones 4ue soportan el proceso en condiciones tales 4ue no se re4uiere ma3or conocimiento 3 e<periencia de un usuario $inal. !n&lisis de procesos 3 comportamiento de la operacin.

'estin de ciclo de generacin pu,licacin 3 consumo del conocimiento generado en la operacin del proceso.

stas caracter:sticas constitu3en la ,ase so,re la cual se desarrolla el modelamiento1 simulacin e implementacin de procesos en una compaA:a. 5a $le<i,ilidad 3 agilidad en el diseAo de procesos1 se ,asan en la a,straccin de la realidad 4ue plasma el ar4uitecto de negocio 3 las posi,ilidades del sistema para representar esta realidad de manera gr&$ica. 5os sistemas BPM" inclu3en $uncionalidades para representar la interrelacin de las di$erentes dimensiones del proceso de manera gra$ica.

Conclusiones

BPM es el entendimiento1 gestin e inno*acin de procesos ,a6o est&ndares internacionales1 alineados con la estrategia de negocio para asegurar la e$ecti*idad del proceso 3 crear *alor a la cadena producti*a de la empresa 3 su sector. Constitu3e un nue*o paradigma para a,ordar procesos de me6oramiento 4ue aumenta la e$iciencia 3 $acilita integracin entre di$erentes compaA:as. "e lle*a a la pr&ctica integrando la estrategia los procesos 3 la tecnolog:a1 la cual emplea est&ndares de modelamiento para permitir una comunicacin $luida 3 con menor es$uer(o entre procesos de negocio 3 las compaA:as del sector. Constitu3e una alternati*a para la ,7s4ueda de *enta6as competiti*as1 para a$rontar escenarios de competencia en mercados nacionales e internacionales. "e per$ila como una nue*a l:nea de pensamiento 4ue atiende necesidades tangi,les de las empresas 3 a,re nue*os nic2os de mercado para nue*as empresas 4ue se en$o4uen en temas de gestin empresarial.