2014

BEKERJASAMA DALAM TEAM (KELOMPOK)

TEORI ORGANISASI UMUM 2

BEKERJASAMA DALAM TEAM (KELOMPOK)

UNIVERSITAS GUNADARMA|

BEKERJASAMA DALAM TEAM (KELOMPOK)

1. Pengertian dan Karakteristik Kelompok

Pengertian Kelompok : Sebagai makhluk sosial, manusia cenderung hidup dengan cara berkelompok. Berbagai kelompok manusia bisa ditemukan di atas permukaan bumi ini. Dasar pandangan dalam membentuk kelompok itu sendiri bisa berdasarkan dari berbagai macam hal. Mulai dari kelompok orang yang mempunyai hobi yang sama, aktivitas yang sama, sampai kelompok orang yang berasal dari suatu daerah yang sama. Kelompok adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang berinteraksi dan mereka saling bergantung (interdependent) dalam rangka memenuhi kebutuhan dan tujuan bersama, meyebabkan satu sama lain saling mempengaruhi (Cartwright&Zander, 1968; Lewin, 1948). Karakteristik Kelompok Terdiri dari dua orang atau lebih dalam interaksi sosial baik secara verbal maupun non verbal. Anggota kelompok harus mempunyai pengaruh satu sama lain supaya dapat diakui menjadi anggota suatu kelompok Mempunyai struktur hubungan yang stabil sehingga dapat menjaga anggota kelompok secara bersama dan berfungsi sebagai suatu unit. Anggota kelompok adalah orang yang mempunyai tujuan atau minat yang sama. Individu yang tergabung dalam kelompok, saling mengenal satu sama lain serta dapat membedakan orang-orang yang bukan anggota kelompoknya.

2. Tahapan pembentukan kelompok

Model pembentukan suatu kelompok pertama kali diajukan oleh Bruce Tackman (1965). Teori ini dikenal sebagai salah satu teori pembentukan kelompok yang terbaik dan menghasilkan banyak ide-ide lain setelah kosep ini dicetuskan. Tahap 1 - Forming Pada tahap ini kelompok baru saja dibentuk dan diberikan tugas. Anggota kelompok cenderung untuk bekerja sendiri dan walaupun memiliki itikad baik namun mereka belum saling mengenal dan belum saling percaya. BEKERJASAMA DALAM TEAM (KELOMPOK) 1

Tahap 2 Storming Kelompok mulai mengembangkan ide-ide berhubungan dengan tugas-tugas yang mereka hadapi. Mereka membahas isu-isu semacam masalah yang harus mereka selesaikan. Anggota kelompok saling terbuka dan mengkonfrontasi ide-ide dan perspektif mereka masing-masing. Pada beberapa kasus, tahap storming cepat selesai. Namun ada pula yang mandenk pada tahap ini. Tahap 3 - Norming Terdapat kesepakatan dan konsensus antara anggota kelompok. Peranan dan tanggung jawab telah jelas. Anggota kelompok mulai dapat mempercayai satu sama lain seiring dengan mereka melihat kontribusi masing-masing anggota untuk kelompok. Tahap 4 - Performing Kelompok dalam tahap ini dapat menyelesaikan pekerjaan dengan lancar dan efektif tanpa ada konflik yang tidak perlu dan supervisi eksternal. Anggota kelompok saling bergantung satu sama lainnya dan mereka saling respect dalam berkomunikasi. Tahap 5 - Adjourning dan Transforming Tahap dimana proyek berakhir dan kelompok membubarkan diri. Kelompok bisa saja kembali pada tahap mana pun ketika mereka mengalami perubahan.

3. Kekuatan Team Work

Teamwork atau kerja sama tim merupakan bentuk kerja kelompok yang bertujuan untuk mencapai target yang sudah disepakati sebelumnya. Harus disadari bahwa teamwork merupakan peleburan berbagai pribadi yang menjadi satu pribadi untuk mencpai tujuan bersama. Tujuan tersebut bukanlah tujuan pribadi, bukan tujuan ketua tim, bukan pula tujuan dari pribadi paling populer di tim. Dalam sebuah tim yang dibutuhkan adalah kemauan untuk saling bergandeng-tangan menyelesaikan pekerjaan. Bisa jadi satu orang tidak menyelesaikan pekerjaan atau tidak ahli dalam pekerjaan A, namun dapat dikerjakan oleh anggota tim lainnya. Inilah yang dimaksudkan dengan kerja tim, beban dibagi untuk satu tujuan bersama. Saling mengerti dan mendukung satu sama lain merupakan kunci kesuksesan dari teamwork. Jangan pernah mengabaikan pengertian dan dukungan ini. Meskipun terjadi perselisihan antar pribadi, namun dalam tim harus segera menyingkirkannya terlebih dahulu. Bila tidak kehidupan dalam tim jelas akan terganggu. Bahkan dalam satu tim bisa jadi berasal dari latar belakang divisi yang berbeda yang terkadang menyimpan pula perselisihan. Makanya sangat penting untuk menyadari bahwa kebersamaan sebagai anggota tim di atas segalanya. Berikut poin-poin teamwork yang baik: 1. 2. 3. 4. 5. Teamwork adalah kerjasama dlm tim yang biasanya dibentuk dari beragam divisi dan kepentingan. Sama-sama bekerja bukanlah teamwork, itu adalah kerja individual. Filosofi teamwork: saya mengerjakan apa yang Anda tidak bisa dan Anda mengerjakan apa yang saya tidak bisa. Ketika berada dalam teamwork, segala ego pribadi, sektoral, departemen harus disingkirkan. Dalam teamwork yang dikejar untuk dicapai adalah target bersama, bukan individual. BEKERJASAMA DALAM TEAM (KELOMPOK) 2

6. 7. 8. 9.

10. 11. 12. 13.

Keragaman individu dalam teamwork memang sebuah nilai plus namun bisa menjadi minus jika tidak ada saling pengertian. Saling pengertian terhadap karakter masing-masing anggota team akan menjadi modal sukses bersama. Jika setiap orang bekerjasama via bidang masing-masing, target korporasi pasti akan segera terealisasi. Individu yang egois mengejar target pribadi akan menghambat keberhasilan team. Bayangkan jika si A mengejar target A & si B mengejar target B, lalu target bersama bermuara kemana? Keahlian masing-masing sungguh menjadi anugerah dalam teamwork yang akan mempercepat proses pencapaian target. Kendalikan ego dan emosi saat bersama agar pergesekan tidak berujung pada pemboikotan kerjasama. Dengan pemahaman yang tinggi soal karakter individu dalam team, realisasi target tidak perlu waktu yang lama. Ingatlah selalu bahwa: teamwork makes the dream work. Berikut gambaran mengenai keuntungan dan kerugian tim kerja. Keuntungan teamwork 1. Dalam tim mungkin untuk mencapai sinergi maksimal melebih kapasitas kerja sendiri. 2. Anggota tim sering mengevaluasi pemikiran satu sama lain, sehingga tim ini dapat menghindari kesalahan besar. 3. Saling mendukung dalam membuat keputusan tim 4. Tim dapat melakukan kontribusi dan perbaikan terus-menerus. 5. Tim menciptakan lingkungan kerja yang mendorong orang untuk menjadi diri termotivasi, diberdayakan, dan puas dengan pekerjaan mereka. Kerugian Teamwork 1. Anggota tim menghadapi tekanan untuk menyesuaikan diri dengan standar kelompok kinerja dan perilaku. Sebagai contoh, anggota tim dapat dikucilkan karena jauh lebih produktif daripadanya atau rekan kerjanya. 2. Situasi yang ada di mana bekerja dalam tim dianggap oleh beberapa individu memengaruhi otonomi mereka. 3. Tim melalaikan tanggung jawab individu. 4. Anggota tim satu dengan yang lain sering irihati dalam group. TUJUAN TEAM Tujuan team dinilai baik apabila hasil yang diharapkan tidak dapat diraih oleh usaha seorang saja. Agar seluruh anggota team mengetahui tujuan team maka : 1. Jadikan tujuan singkat, padat, jelas, pasti dan beorientasi pada tindakan. Contoh tujuan team adalah Menciptakan hubungan yang lebih baik antara pelanggan dan perusahaan. Tujuan ini terlalu luas dan dapat menciptakan berbagai arti. Seluruh anggota team harus mengartikan tujuan secara sama. Pernyataan tujuan dapat diperjelas dengan Mengurangi keluhan pelanggan atau Meningkatkan kualitas kepuasan pelanggan. 2. Seluruh anggota team harus mengetahui arti dari tujuan team yang sebenarnya. Hal ini dapat dilakukan dengan menanyakan kepada tiap anggota mengenai tujuan team. Jawaban anggota team akan menunjukkan apa yang sebenarnya menjadi hasil pekerjaan team. BEKERJASAMA DALAM TEAM (KELOMPOK) 3

3. Adanya kemungkinan keberhasilan. Team harus percaya bahwa tujuan tersebut dapat dicapai dan merupakan hal yang tepat untuk dilakukan.

BEKERJASAMA DALAM TEAM (KELOMPOK)

MEMBANGUN TEAM YANG BAIK 1. Bergerak ke arah yang sama secara bersama-sama. Untuk membangun sebuah team yang baik, setiap anggota team harus mengetahui tujuan team dan memiliki persepsi yang sama tentang arti dari tujuan team tersebut. 2. Perjelas Keahlian dan Tanggung Jawab Anggota Team. ( Job Description) Setiap anggota team harus tugas dan tanggung jawab secara personal Setiap anggota team harus mengetahui cara dan melakukan tugas teknis mereka. Setiap anggota team harus mengerti dan memahami peraturan dasar yang dibangun berdasarkan tujuan team. 3. Adanya Peraturan, Panduan atau Prosedur Hal ini akan memberikan perasaan yang stabil dan sebagai acuan dalam menyelesaikan masalah yang belum terjadi atau telah terjadi. 4. Hindari Masalah yang Dapat Diprediksi Jangan mengambil resiko dengan tetap melakukan suatu proses yang memungkinkan terjadinya kegagalan. 5. Gunakan Segala Peraturan, Panduan atau Prosedur Sebagai Alat Pengukur Peraturan, Panduan atau Prosedur dapat menjelaskan bagaimana team ingin bekerjasama. Peraturan team harus diperhitungkan sebagai konsep yang hidup dan dinamis, yang dapat dilakukan dengan meluangkan waktu untuk membicarakannya, mengubah peraturan/ panduan jika tidak berfungsi dan buatlah dokumen mengenai perubahan tersebut. Jika terjadi pelanggaran terhadap Peraturan/Panduan harus langsung dibicarakan, setiap anggota team harus bertanggung jawab terhadap kinerja team dan juga bekerja keras untuk mencapai tujuan team. 6. Membantu Rekan Baru dalam Team Yang dibutuhkan oleh anggota baru adalah - Memperoleh gambaran jelas tentang cara kerja, norma dan nilai-nilai team. - Orientasi tentang budaya team. Untuk membantu rekan baru dalam team fokuskan pada hal dasar terlebih dahulu. Jangan berasumsi bahwa rekan baru akan otomatis mengerti apa yang sedang terjadi. 7. Selalu Bekerjasama Ketika seseorang berkerjasama untuk memecahkan suatu masalah maka pandangan dan interprestasi masalah yang berbeda ditambah kenyataan dan pengetahuan yang berbeda akan menciptakan solusi yang lebih baik. 8. Wujudkan Gagasan/Ide Menjadi Kenyataan - Jika salah seorang anggota mengemukakan gagasan/ide, dengarkan dengan baik. Lalu piculan dengan mengajukan pertanyaan Bagaimana jika.., hal tersebut akan memacu perkembangan pikiran. Banyak orang yang menjadi kreatif karena tantangan.

BEKERJASAMA DALAM TEAM (KELOMPOK)

- Kejarlah kuantitas gagasan/ide bukan pada kualitas gagasan/ide. untuk memunculkan gagasan/ide seseorang membutuhkan waktu untuk berpikir. Yang perlu dilakukan selanjutnya adalah memperbaiki gagasan/ide apabila kurang sesuai. - Hindari kritikan terhadap gagasan/ide ketika gagasan/ide itu terbentuk. Namun pusatkan perhatian pada cara gagasan/ide dapat diperbaiki/digunakan. 9. Paculah Kreatifitas Pada dasarnya setiap orang dapat menjadi kreatif, hanya saja dibutuhkan latihan. Cara sederhana adalah dengan melakukan beberapa latihan kelompok yang terdengar bodoh. Para anggota team diberi masalah kecil dan tugas yang mengembangkan imajinasi dan tidak mempunyai konsekuensi nyata. Hal tersebut dapat memacu pemikiran kreatif team ketika masalah harus ditangani. Antisipasi perilaku team yang tidak produktif dengan menghindari perilaku yang cenderung menjatuhkan gagasan sebelum gagasan dibangun. 10. Ambilah Keputusan secara Solid Fungsi dasar team adalah mengambil keputusan yang akan mempengaruhi hasil yang penting. Pengambilan keputusan harus dilakukan secara efektif dan efisien dengan berorientasi pada masa depan. Artinya mengidentifikasi dan mengurangi faktor yang tidak dikethui yaitu RESIKO. Tiga informasi yang dibutuhkan untuk mengurangi resiko adalah : - Informasi yang menyangkut fakta, data, trend dan informasi akurat lainnya dari sumber yang dapat dipercaya dan dapat diandalkan. - Informasi data hasil percobaan. - Intuisi atau indra keenam yang dimiliki beberapa orang yang didasarkan pada pengalaman dan persepsi yang tajam. Kenali Resiko menciptakan cara untuk meminimalisasi resiko dari setiap alternatif memilih alternatif terbaik. 11. Hindari Pemecahan Masalah dengan Kompromi Kompromi adalah apa yang terjadi ketika team mencapai keputusan yang tidak disetujui sebagian anggota atau mereka tidak benar-benar perduli pada keputusan itu. Contoh : Pihak A percaya bahwa produk dapat diselesaikan dalam waktu dua hari, sedangkan pihak B beranggapan bahwa waktu yang dibutuhkan adalah setengah hari. Setelah diskusi yang panjang dan saling mengalahkan opini, akhirnya team berkompromi dan memutuskan bahwa pekerjaan akan diselesaikan satu setengah hari. Apa yang akan dirasakan oleh para anggota? Para pihak akan merasa tidak puas dengan keputusan tersebut. Perlu diingat kompromi dapat dilakukan apabila keputusan harus diambil sesegera mungkin (tekanan waktu) dan kompromi merupakan keputusan sementara. Agar keputusan kompromi dapat berguna dan berjalan dengan baik : - Perhatikan Kompromi. Ketika mengambil keputusan haris dipertanyakan bagaimana perasaan team. Apabila anggota team setuju makan keputusan dapat dilaksanakan tetapi apabila tidak setuju maka ada baiknya menimbang kembali keputusan tersebut. BEKERJASAMA DALAM TEAM (KELOMPOK) 3

- Perhatikan Penerapannya. Pastikan keputusan yag dicapai melalui kompromi diterapkan secara se-efektif dan se-efisien mungkin. - Jangan jadikan keputusan kompromi sebagai kebiasaan. Sebagian anggota akan merasa diacuhkan. Semangat dan komitmen akan jatuh. 12. Carilah Kesamaan Pandangan dengan Pengambilan Keputusan secara Konsensus Konsensus adalah melakukan diskusi yang mengacu pada pemecahan masalah, menciptakan sudut pandang yang sama terhadap masalah dan hambatan, serta memikirkan tindakan yang paling mungkin dilakukan berdasarkan suatu kondisi tertentu. Konsensus merupakan keputusan yang dibuat dalam kelompok dan disetujui semua orang sebagai keputusan terbaik yang diambil pada kondisi saat itu. Dalam konsensus diperlukan pengertian yang jelas mengapa keputusan diambil dan semua orang mendukung. Konsensus menjadi penting karena untuk menerapkan suatu keputusan diperlukan dukungan dan bantuan total dari team. Dalam konsensus, sudut pandang yang beragam dari setiap anggota team harus diperhatikan, dipertimbangkan, diselidiki, dibandingkan dan didiskusikan, sampai semua anggota melihat dan memahami semua aspek masalah atau keputusan. Hasil konsensus jauh lebih baik daripada kompromi, tetapi harus diingat, konsensus memerlukan waktu dan tidak berlaku untuk semua keputusan, konsensus akan menghasilakn keputusan yang tepay untuk saat dan kondisi saat itu. Pengambilan Keputusan secara konsensus dapat dilatih. - Kuncinya adalah setuju bukan kompromi. - Mendengarkan secara aktif. - Berpikir Terbuka. - Mengutarakan posisi dan alasan, bukan pungutan suara. - Partisipan yang bersemangat. 13. Manfaatkan Pertentangan Sebagai Langkah Membangun Kreatifitas Team adalah sekelompok orang yang berkerjasama untuk meraih tujuan bersama. Kenyataannya, setiap orang berbeda. Setiap orang di dalam team berasal dari tempat yang berbeda, memiliki pendidikan, pekerjaan, pengalaman, dan kegemaran yang berbeda. Apa yang menjadi jelas dan penting bagi pihak lain belum tentu jelas dan penting juga bagi pihak lain. Cara mengatasi perbedaan adalah dengan menghadapi perbedaan tanpa emosi, dengan tidak memandang perbedaan sebagai serangan pribadi. Perbedaan harus dihadapi dengan dewasa dan profesional. Perbedaan dapat menghasilkan pemecahan masalah yang berbeda, menghasilkan gagasan/ide yang berbeda dan dapat memunculkan kreatifitas. 14. Perangi Virus Konflik Meskipun team dapat menangani konflik dengan efektif tetapi tidakkan efisien jika potensi terjadinya konfilk dapat dihindari sejak awal. Pemicu konflik yang dapat dihindari antara lain adalah BEKERJASAMA DALAM TEAM (KELOMPOK) 4

- Komitmen. Setiap anggota team harus bertanggung jawab pada pekerjaan dan hasil yang diperoleh team. - Persepktif menang kalah di kalangan para anggota harus dihilangkan dari awal. - Ingatlah bahwa perbedaan dapat memacu kreatifitas. Dengarkan dengan seksama apa yang dikatakan orang-orang dan usahakan untuk melihat dari sudut pandang mereka. 15. Saling Percaya Bagaimana team membangun kepercayaan : - Tepati janji anda tanpa ragu. - Pastikan apa yang anda katakan dan informasi yang anda bawa merupakan informasi terkini dan akurat. - Lakukan tugas anda dengan sungguh-sungguh. Orang cenderung mempercayai orang yang kompeten dan punya disiplin diri. - Selesaikan tugas anda dengan kualitas dan akurasi yang baik. - Bergaul dengan oranglain. Apakah anda akan mempercayai indovidu yang cenderung enggan bersosialisasi? - Kerjasama dengan oranglain dalam mengambil keputusan. Tunjukkan fleksibilitas dan kreatifitas. - Biasanya orang akan mengerjakan segala sesuatu dengan baik dan bertanggung jawab apabila dia merasa dipercaya. 16. Adakan Rapat dengan Baik Susun agenda rapat dan lakukanlah rapat secara baik. 17. Saling Memberi Penghargaan Hasil penelitian yang telah dilakukan berulang kali menunjukkan bahwa uang bukanlah motivator paling penting dalam pekerjaan. Faktor nomor satu yang memotivasi adalah bahwa mereka telah berkontribusi terhadap pekerjaan yang menarik. Selain itu tanggung jawab tambahan juga dapat merupakan bentuk tanda kepercayaan dan keyakinan. Dan jangan lupa untuk mengucapkan Terimakasih. 18. Evaluasi Team secara Teratur - Evaluasi team - Evaluasi Tujuan - Rayakan kemajuan - Lakukan perbaikan 19. Pimpinlah Tanpa Mendominasi Mengendalikan tanpa memerintah dapat dilakukan dengan : - Mengusulkan; - Mengarahkan; BEKERJASAMA DALAM TEAM (KELOMPOK) 5

- mengajukan pertanyaan; - merangkum sudut pandang; - mengarisbawahi konsekuensi; - membiarkan segala sesuatunya terjadi. Kunci Keberhasilan Kepemimpinan dewasa ini adalah pengaruh bukan kekuasaan Ken Blanchard20. Mintalah Bantuan Bagi sebagian orang meminta bantuan dinilai sebagai tanda kelemahan. Hilangkan pemikiran mengenai hal tersebut dan tekankan bahwa meminta bantuan lebih baik demi menghindari terjadinya kesalahan atau masalah. 21. Jangan Menyerah Jangan biarkan kendala menengendalikan team, belajarlah dari kesalahan dan maju terus demi mencapai tujuan team secara bersama-sama.

4. Implikasi Manajerial
Implikasi menurut kamus besar Bahasa Indonesia berarti sebab oleh sebab itu implikasi manajerial di bidang team atau kelompok mengakibatkan banyaknya keuntungan yaitu kegiatan kelompok yang dapat lebih direncakan karena ada proses management team.

REFRENSI : Ringkasan dari buku Making Teams Work by Michael Maginn

BEKERJASAMA DALAM TEAM (KELOMPOK)