Zeven vaardigheden van de succesvolle informatie professional

Dennie Heye (http://dennie.heye.nl)

Uitwerking van de aantekeningen van de presentatie bij het Haags Informatie Netwerk op
22-10-2009

De informatie professional heeft tegenwoordig een breder scala aan projecten en rollen die
nieuwe (professionele) vaardigheden vereisen naast de meer "traditionele" vaardigheden.

Voorbeelden van nieuwe rollen:

1. wiki redacteur / coordinator
2. implementatie van informatie management oplossingen zoals SharePoint (content
management, collaboratie, wiki)
2. informatie management architect: het op organisatieniveau organiseren van processen,
standaarden en interfaces rondom content en metadata

De presentatie bevat voorbeelden en tips voor zeven vaardigheden, gebaseerd op

onderzoek voor mijn boek "Characteristics of the successful 21st century information
professional"

Je bent creatief en innovatief

In deze tijd zijn er meer dan ooit mogelijkheden om informatie te delen, creeeren en
beheren (denk aan Twitter, blogs, intranet, Google). Dit vereist dat wij creatief en innovatief
zijn om onze gebruikers van dienst te zijn. Blijf niet wachten tot het ideale idee komt, niet
alle ideeen zullen werken - maar probeer!

- neem risico's: als je niet probeert, heb je ook geen kans op succes. Gaat het fout, dan heb
je in ieder geval geleerd
- visualiseren: veel mensen zien visueel georienteerd. Breng je idee, probleem of oplossing
visueel in beeld. Men vind het gemakkelijker om op iets visueels te reageren. Zie de kracht
van mindmaps
- blijf nieuwsgierig, blijf proberen

Je ziet het grotere geheel

Je bent een stukje in een organisatie, snel de neiging om oogkleppen op te hebben. Het is
belangrijk het grotere geheel te zien om je prioriteiten en kansen te zien.

- maak een overzicht van je stakeholders, systemen, processen waar je onderdeel van bent
- door het grotere geheel te kennen, kan je beter je afdeling en diensten "verkopen" omdat
je het in het bredere kader kan zetten
- vraag eens om een ander perspectief op een oplossing of probleem, dat levert vaak
verhelderende inzichten

Je toont leiderschap

Er is verschil tussen een manager en een leider: je kan benoemd worden tot manager, maar
tot leider wordt je verkozen.

Het gaat om het voortouw nemen, het voorop lopen op je vakgebied en als goeroe /
koploper erkent worden door anderen
- doe wat je zegt, "walk the talk" om geloofwaardig te blijven
- leer van de besten, oefen in het klein. Je kan leiderschap oefenen in een vakvereniging bv.
- leiders gaan door om problemen te snappen: vraag "waarom" tot je bij de kern komt van
het probleem... net als een 4 jarige

Je hebt overtuigingskracht

Binnen complexe, dynamische organisaties heb je overtuigingskracht nodig om je

producten, diensten en ideeen aan de man / vrouw te brengen.

Het handigste zou de Jedi mind trick zijn uit StarWars.

De oude grieken hadden als ideaal dat je mensen met logica, argumenten overtuigde. Maar
ze erkenden dat mensen niet alleen naar logica luisterden, dus werd er ook "pathos" -
emotie gebruikt. Het is goed te weten waar je managers / stakeholders de voorkeur voor
hebben.

- bedenk bij alles dat je wil overbrengen vanuit de ander zijn perspectief: WIIFM (What is in
it for me?) Hoe past jouw product, idee, dienst in zijn / haar straatje? Weet wat de ander
zijn/haar doelen zijn, probeer daar bij aan te sluiten
- vertel altijd 2 kanten van het verhaal, de voordelen en de nadelen, zodat je een
gebalanceerd beeld kan bieden. Dit geeft de ander ook vertrouwen dat je niet eenziidg bent.

Effectief tijdbeheer en "nee" zeggen

Veel van ons hebben moeite met onze tijd effectief beheren en nee zeggen. Dit ligt
waarschijnlijk in onze aard om anderen van dienst te willen zijn. Maar als je tijd niet beheert
als een kostbaar goed (net zoals geld) en je overal "ja" op zegt, kan je je doelen niet
bereiken.

- stel prioriteiten en doelen in je werk. Deel die met anderen in je organisatie, dat maakt
schept duidelijkheid
- als men je dringends iets vraagt te doen - vraag bedenktijd. Als men aandringt, vraag je
af of men jou vraagt om je kwaliteiten of omdat je toch "ja" zegt
- vraag je af: moet dit gedaan worden? moet dit nu? moet dit zo? moet ik dit doen?
- volg een cursus timemanagement
- leer efficient werken met software, kijk naar bv productiviteitstips van Office en Outlook.
Vele seconden op een dag schelen weer veel tijd op jaarbasis

Toegevoegde waarde

Uitgebreider artikel over waarde toevoegen en meten is hier te vinden.

Toegeoegde waarde is moeilijk "keihard" te maken voor een ondersteunende afdeling, maar
er zijn middelen.

In essentie bepaalt de klant de toegevoegde waarde, hij/zij moet die erkennen anders
bestaat het niet.

- ga voor transparantie in budget en kosten. Wat geef je uit aan wat en waarom? Wat zijn
alternatieven? Waarom geef je daar je budget aan uit (link naar je doelen en wat je klanten
willen)
- imago en branding: zorg dat je als professioneel en waardevol overkomt in je uitingen.
Dus je website, folders, je inrichting, je mensen dragen jouw imago uit.
- onderzoek wat voor imago je hebt bij je klanten - welke woorden associeren ze met je
afdeling? Zijn dat de woorden waarmee je geassocieerd wil worden? En "hulpvaardig" en
"aardig" zijn niet genoeg

Je hebt presentatievaardigheden

Tegenwoordig moet bijna elke medewerker zich op grotere of kleinere schaal presenteren
en een boodschap overbrengen: een zaal toespreken over de strategie, het management
team toelichten wat de prioriteiten zijn, je budget verdedigen bij de financiele afdeling, een
training geven aan klanten, een rondleiding geven.

- het allerbelangrijkste is zelfvertrouwen hebben: weet waar je voor staat, ken jezelf, erken
dat niet iedereen een meester is in presenteren maar vind je methode.
- ken je publiek: waar komen ze voor? Moet je ze informeren of overtuigen? Hebben ze
voorkennis en eventueel een (afwijkende) mening?
- Qua powerpoint: less is more. Een powerpoint is een ondersteuning / kapstop voor jouw
verhaal, geen vervanging.
- oefen met je collega's, vrienden en familie om vertrouwen te krijgen.
- het publiek bijt echt niet

Tot slot

"Love what you do, do what you love" - vind liefde in wat je doet, omdat je snapt waarom
het nodig is of omdat je persoonlijk veel haalt uit die taak / die doelstelling. Bedenk ook wat
je graag doet en of je dat in je werk kan vinden (bv. kennis overbrengen, creatief zijn)