DocCF 2.0.5 Software de Gestión Escolar

MANUAL DE USUARIO
Versión 2.0.5 Octubre de 2009
Manual de Usuario
DocCF Software de Gestión Escolar 1
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN
Grupo CF Developer
CARACTERÍSTICAS
QUE PUEDE HACER DocCF
REQUERIMIENTOS DE HARDWARE
CONDICIONES DE USO DEL MANUAL
ACCESO A DocCF
ENTORNO GRAFICO DocCF VERSIÓN 2.0.5
1. DocCF
Aplicación
- Personalización
- Minimizar
Usuario
- Ficha
- Permisos
Mantenimiento BD
- Compactar
- Copia De Seguridad
- Red
2. Institución
Información
- Ficha
Preparación
- Salones
- Áreas
- Asignaturas
Grupos Y Cursos
- Grupos
- Cursos
- Asignación De Cursos
3. Docentes
Información
- Ficha
- Consulta
- Horario
- Ausentismo
- Dirección De Curso
Evaluación
- Edición
- Evaluar
Horarios
- Asignación Académica
- Asistente
- Control
4. Alumnos
Preparación
- Parámetros
- Matricular
Información
- Ficha
- Consulta
- Horario
- Ausentismo
Manual de Usuario
Bitácora
- Registro
5. Académico
Preparación
- Normatividad
- Método
Calificaciones
- Registro
- Boletines
- Conversión
6. Biblioteca
Administración
- Temas
- Títulos
- Rutas Y Ubicaciones
- Consulta
Prestamos
- Registro
- Histórico
7. Económico
Preparación
- Parámetros
- Grupos
- Conceptos
Órdenes De Pago
- Aplicar
- Cancelar
Pagos
- Aplicar
- Cancelar
Devoluciones
- Aplicar
- Cancelar
Consulta
- Documentos
- Estado De Cuenta
- Resumen General
Inventario
- Categorías
- Artículos
- Control
8. Herramientas
Agenda
- Programador
- Programador Corporativo
- Anotaciones
Internet
- Email Express
- Favoritos
Informes
- Informes
9. Ayuda
Ayuda
- Ayuda
- Soporte Técnico
Grupo CF Developer En Internet
Manual de Usuario
- Sitio Web
- Noticias
- Preguntas Frecuentes
- Enviar Comentarios
Acerca De
- DocCF 2.0.5
SOPORTE Web
PREGUNTAS FRECUENTES
INDICE
Manual de Usuario
INTRODUCCIÓN
Grupo CF Developer
Grupo CF Developer es un grupo tecnológico dedicado a desarrollar productos y servicios informáticos

destinados al sector educativo.
Actualmente Grupo CF Developer distribuye DocCF en Latinoamérica y España a través de su sitio web
logrando constituirse como una de las principales herramientas de gestión escolar.
Nuestro personal pluridisciplinar está formado por ingenieros con amplia experiencia en diversos entornos y
plataformas de desarrollo, técnicos y asesores comerciales capacitados para ofrecer la mejor asesoría y
servicio a nuestros clientes, visión que nos ha permitido ofrecer productos punteros y únicos para la gestión
de centros educativos, soluciones que se adaptan a las situaciones más especiales de las necesidades de
nuestros clientes.
Cada cliente es único, en su gestión y objetivos, por ello es fundamental e importante aportar nuestra
experiencia y conocimiento en el sector, para desarrollar soluciones específicas y obtener resultados óptimos
que satisfagan sus necesidades.
Manual de Usuario
CARACTERÍSTICAS
QUE PUEDE HACER DocCF
DocCF es una aplicación desarrollada por Grupo CF Developer para automatizar los procedimientos
administrativos, académicos y comerciales de las Instituciones Educativas. El objetivo de este software como
herramienta, es gestionar los procesos internos y facilitar la coordinación y comunicación entre Padres,
Alumnos, Docentes y Cargos Directivos para ofrecer información estadística sobre dichos procesos y facilitar
la toma de decisiones en el proceso de gestión de la Institución.
1. Incluye múltiples funciones y herramientas que le permitirán automatizar los procedimientos

administrativos, académicos y comerciales de su Institución, optimizando sus recursos ahorrándole tiempo y
dinero.
2. Más de 60 procedimientos tradicionales automatizados (asignación de horarios, matriculación,

calificaciones, ausentismo, pagos, etc.)
3. DocCF se convierte en la mejor herramienta para mejorar los procesos de gestión interna y facilitar la
coordinación entre cargos directivos, docentes, alumnos y padres de familia con la utilización de una única y
completa aplicación de gestión académica.
4. El Módulo de Gestión Web hace posible que los padres de familia puedan estar atentos a la situación
escolar de sus hijos, tales como: calificaciones, estados de cuenta, horario de exámenes, avisos, circulares,
etc. Asimismo los alumnos también pueden acceder a consultar su situación académica, consultar horarios y
realizar consultas académicas a sus docentes. Los docentes por su parte podrán realizar control y seguimiento
académico de sus alumnos.
Bienvenido a DocCF, encuentre la solución a todas sus necesidades, gestione fácilmente su Institución y
proyecte su nivel académico ya!
REQUERIMIENTOS DE HARDWARE
Windows XP/2003/Vista/7
Espacio en disco 200MB
Memoria RAM 256MB
Conexión a Internet (No es indispensable para trabajo local)
Tarjeta de Red (Para trabajo en Red)
Manual de Usuario
CONDICIONES DE USO DE ESTE MANUAL
Este manual de usuario no podrá ser modificado o reproducido sin previa autorización de Grupo CF
Developer.
Manual de Usuario
ACCESO A DocCF
Presione doble clic sobre el icono de acceso directo en el escritorio.
DocCF iniciara la carga de sus componentes y hará una copia de seguridad de los datos, luego aparecerá una
ventana de acceso al programa.
Ingrese su Nombre de Usuario y su Clave (si es la primera vez que ingresa, el usuario será CF y la clave AS)
Luego seleccione una Jornada para la cual visualizará todos los datos mientras trabaja en DocCF.
Presione enter en el campo Clave para acceder al Menú Principal.

Antes de empezar a trabajar e ingresar información al programa debe empezar a conocer el entrono gráfico
de DocCF; ahora acompáñese de este manual y realice un recorrido por cada menú.
ENTORNO GRAFICO DE DocCF VERSIÓN 2.0.5
Ítem
Menú
Categoría
Nombre de la Institución Jornada Usuario
Manual de Usuario
DocCF consta de 9 menús temáticos que le permitirán acceder a la información que necesite al instante.
MENU FUNCIONES
DocCF Opciones de configuración, administración y mantenimiento del programa.
Institución Definición de la estructura académica de la Institución.
Docentes Funciones de Gestión de Docentes.
Alumnos Funciones de Gestión de Alumnos.
Académico Funciones de Gestión Académica
Biblioteca Funciones de Administración de la Biblioteca Escolar
Económico Funciones de Gestión Económica
Herramientas Herramientas y Utilidades de Gestión del Programa
Ayuda Ayuda General, resolución de dudas y soporte en línea.
Manual de Usuario
MENU DocCF
Manual de Usuario
MENU DocCF
Opciones de configuración, administración y mantenimiento del programa.
APLICACIÓN
PERSONALIZACIÓN
Cada usuario puede establecer sus propias preferencias respecto a la apariencia, listas de búsqueda,
recordatorio de copia de seguridad y notificaciones de e-mail.
Tema Azul Tema Plata Tema Negro
MINIMIZAR
Permite minimizar la Ventana Principal a un ícono flotante en el Escritorio que muestra las ventanas activas.
USUARIO
FICHA
Permite administrar los Usuarios.
Los Usuarios en DocCF se clasifican en 3 tipos:
Administrador: Tiene acceso a todas las opciones del programa. Son usuarios con la capacidad técnica y
operativa para realizar cualquier configuración y procesos especiales dentro del sistema. Algunas Instituciones
Manual de Usuario
otorgan el control total del sistema a este Usuario quien se encargará de administrarlo para su correcto
funcionamiento.
Restringido: Tiene acceso restringido a algunas opciones de programa. Son los Usuarios normales que pueden
tener acceso a algunas opciones y tienen restricciones en otras, de acuerdo a su ámbito de competencia
dentro de la Institución.
Docente: Tiene acceso únicamente al menú Académico. Son usuarios especiales que solo tendrán acceso a
calificaciones de sus Cursos.
PROCEDIMIENTOS
Crear un Usuario
1. Presione en el botón NUEVO.
2. Seleccione el Tipo de Usuario.
Si selecciona Tipo de Usuario Docente entonces deberá seleccionar un Docente de la Lista de
Docentes registrados.
3. Complete la información.
4. Presione en el botón GUARDAR para registrar la información.
Borrar un Usuario
1. Seleccione un Usuario de la Lista.
2. Presione en el botón BORRAR.
Modificar un Usuario
1. Seleccione un Usuario de la Lista.
2. Modifique la información.
3. Presione en el botón MODIFICAR.
PERMISOS
Privilegios o derechos, que le son asignados a cada Usuario por el administrador del sistema. Estos permisos
le servirán como acceso a las diferentes opciones del programa, a la vez serán un mecanismo de protección.
Manual de Usuario
PROCEDIMIENTOS
Asignar Permisos a un Usuario
1. Seleccione un Usuario
2. Seleccione un Menú y una Categoría.
3. Seleccione los Ítems que desea restringir o permitir. El icono significa que el Usuario tiene acceso
a Ítem seleccionado. El ícono significa que el Usuario tiene restringido el acceso al Ítem
seleccionado.
MANTENIMIENTO BD
COMPACTAR
Permite reducir el tamaño de la Base de Datos eliminando datos incompletos e inusuales.
PROCEDIMIENTOS
Compactar la Base de Datos
1. Cierre todas las ventanas abiertas en DocCF
2. Presione en el botón COMPACTAR para iniciar el proceso de mantenimiento.
COPIA DE SEGURIDAD
Se refiere a la copia de datos de tal forma que estas copias adicionales puedan restaurar la Base de Datos del
Programa después de una pérdida o el daño de los datos causados por errores de disco, interrupciones de
fluido eléctrico, infecciones de virus u otros sucesos potencialmente dañinos.
Manual de Usuario
PROCEDIMIENTOS
Realizar una Copia de Seguridad de la Base de Datos
1. Cierre todas las ventanas abiertas en DocCF
2. Seleccione la opción Realizar Copia de Seguridad
3. Presione en el botón INICIAR para iniciar el proceso de Copia.
Si desea restaurar la Copia de Seguridad realizada, repita el procedimiento seleccionando la opción Restaurar
Copia de Seguridad del día DD/MM/AAAA HH:MM:SS
RED
DocCF es un software desarrollado bajo la filosofía Cliente/Servidor. Opera en sistemas de Red Windows NT o
Windows 2000/2003 Server en puestos de trabajo Windows 2000/XP/2003/Vista y permite usar base de
Datos Microsoft Access, MS SQL Server o MySql.
En la figura se muestra un ejemplo de 3 PCs conectados a un Servidor. Cada PCs puede representar un área de
la institución. El número máximo de PCs que pueden conectarse a un Servidor en una Red depende de la
capacidad del sistema operativo y limitaciones del hardware de cada PCs y principalmente del Servidor. A
continuación veremos los requerimientos mínimos para la instalación de DocCF en una Red Cliente/Servidor.
PROCEDIMIENTOS
Instalar DocCF en una Red Cliente/ Servidor
Manual de Usuario
Configuración de un PC Servidor
1. Ingrese a DocCF en el PC usado como Servidor, seleccione el Menú DocCF y luego el Ítem Red.
2. Seleccione el Tipo de Configuración que va a realizar en el PC (Servidor)
3. Presione en el botón BUSCAR para mostrar la ubicación de la Base de Datos.
4. Presione en el botón MODIFICAR para aplicar los cambios.
Configuración de un PC Cliente
1. Ingrese a DocCF en el PC usado como Cliente, seleccione el Menú DocCF y luego el Ítem Red.
2. Seleccione el Tipo de Configuración que va a realizar en el PC (PC Cliente)
3. Especifique la ubicación de la Base de Datos en el Servidor.
4. Presione en el botón MODIFICAR para aplicar los cambios.
Manual de Usuario
MENU Institución
Manual de Usuario
MENU Institución
Definición de la estructura académica de la Institución.
INFORMACION
FICHA
Permite registrar la información de la Institución, definir los periodos lectivos y su Logo.
PROCEDIMIENTOS
Modificar información de la Institución
1. Adicione o Modifique la información de la Institución.
2. Presione en el botón MODIFICAR para actualizar la información.
Crear un Periodo Lectivo

2. Complete la información
3. Si desea establecer el nuevo periodo lectivo como vigente active la opción VIGENTE.
Manual de Usuario
Borrar un Periodo Lectivo
1. Seleccione un Periodo Lectivo de la Lista.
Modificar un Periodo Lectivo

1. Seleccione un Periodo Lectivo de la Lista.
Cambiar Logo de la Institución

1. Presione en el botón CAMBIAR
2. En el Cuadro de Diálogo Localice la nueva imagen y selecciónela.
3. Presione en el botón ABRIR para asignar la imagen como logo.
PREPARACION
SALONES
Permite identificar y describir los salones de clases.
PROCEDIMIENTOS
Crear una Descripción de un Salón.
Borrar un Salón
1. Seleccione un Salón de la Lista.
Modificar un Salón
1. Seleccione un Salón de la Lista.
AREAS
Permite definir categorías para agrupar las Asignaturas afines.
PROCEDIMIENTOS
Crear un Área
Manual de Usuario
Borrar un Área
1. Seleccione un Área de la Lista.
Modificar un Área
1. Seleccione un Área de la Lista.
ASIGNATURAS
Permite la edición de Asignaturas.
PROCEDIMIENTOS
Crear una Asignatura
Borrar una Asignatura

1. Seleccione una Asignatura de la Lista.
Modificar una Asignatura

1. Seleccione una Asignatura de la Lista.
GRUPOS Y CURSOS
GRUPOS
Permite la creación de Grupos.
Manual de Usuario
PROCEDIMIENTOS
Crear un Grupo
Borrar un Grupo
1. Seleccione un Grupo de la Lista.
Modificar un Grupo
CURSOS
Permite crear Cursos automáticamente según un número especificado.
PROCEDIMIENTOS
Crear Cursos
3. Presione en el botón CREAR para crear el número de Cursos definidos.
Borrar Cursos
Modificar Cursos
ASIGNACION DE CURSOS
Permite asignar Alumnos por Curso según promedio de Alumnos matriculados por Grupo. Esta asignación es
automática y puede sugerirse Alfabéticamente o Aleatoriamente.
Manual de Usuario
PROCEDIMIENTOS
Asignar Alumnos a Cursos
1. Seleccione el Tipo de Asignación.
2. Presione en el botón ASIGNAR.
Borrar Asignación de Alumnos a Cursos

Manual de Usuario
MENU Docentes
Manual de Usuario
MENU Docentes
Funciones de Gestión de Docentes.
INFORMACION
FICHA
Permite visualizar toda la información del Docente, datos personales, información académica, perfil
profesional y experiencia en otras Instituciones.
PROCEDIMIENTOS
Crear un Docente
Borrar un Docente
1. Seleccione un Docente de la Lista.
Modificar un Docente
Manual de Usuario
PROCEDIMIENTOS
Agregar una Fotografía a un Docente
1. Seleccione un Docente de la Lista
2. Presione en el botón FOTOGRAFIA
3. En el Cuadro de Diálogo Localice la imagen y selecciónela.
4. Presione en el botón ABRIR para asignar la Imagen como fotografía.
CONSULTAS
Permite hacer consultas de información relacionada a Docentes a través de diferentes criterios.
PROCEDIMIENTOS
Realizar una Consulta
1. Seleccione los Campos que desea mostrar en la consulta.
Manual de Usuario
2. Si desea aplicar un Filtro, active la opción FILTRO, luego seleccione el Campo de la Lista y defina su
criterio.
3. Presione en el botón MOSTRAR
4. Si desea aplicar una Ordenación, active la opción ORDENAR POR, luego seleccione un Campo de la
Lista y defina su criterio de ordenación.
HORARIO
Visualiza el horario asignado a cada Docente.
PROCEDIMIENTOS
Visualizar el horario de un Docente
Al pasar el mouse sobre un Curso podrá visualizar la Asignatura.
AUSENTISMO
Permite hacer un registro de las ausencias de cada Docente.
Manual de Usuario
PROCEDIMIENTOS
Registrar una Ausencia
Borrar una Ausencia

2. Seleccione una ausencia del cuadro histórico de ausencias.
DIRECCION DE CURSO
Permite asignar a cada Docente un Curso para su dirección.
Manual de Usuario
PROCEDIMIENTOS
Asignar la Dirección de un Curso
1. Seleccione un Docente
2. Seleccione un Curso.
EVALUACION
EDICION
Permite la edición de un cuestionario de 16 preguntas para evaluar a cada Docente. Puede Definir preguntas
según 4 tipos de criterios identificados por un color: Presentación Personal, Metodología y Enseñanza, Uso de
Ayudas Didácticas, Respeto y Disciplina.
Manual de Usuario
PROCEDIMIENTOS
Crear una Evaluación
2. Escriba un Nombre para la nueva evaluación.
Borrar una Evaluación

1. Seleccione una Evaluación.
Modificar una Evaluación

1. Seleccione una Evaluación.
EVALUAR
Visualiza el cuestionario para evaluar a cada Docente.
PROCEDIMIENTOS
Responder una Evaluación
1. Presione en el botón REGISTRO.
2. Escriba su Código de Alumno.
3. Seleccione un Docente y Evalúe.
4. Presione sobre las flechas para evaluar un nuevo Docente.
Manual de Usuario
HORARIOS
ASIGNACION ACADEMICA
Permite definir la asignación académica por Docente (Programación de horas por Clase en la Semana)
PROCEDIMIENTOS
Asignación Académica de Docentes
2. Seleccione una Asignatura.
3. Seleccione el rango de Cursos al cual va a aplicar la asignación académica.
4. Seleccione el número de horas.
Borrar Asignación Académica de Docentes

Modificar Asignación Académica de Docentes

Manual de Usuario
2. Modifique la información
ASISTENTE
Permite la asignación de horarios a Docentes y Cursos a partir de la asignación académica.
PROCEDIMIENTOS
Asignar horarios
1. Presione sobre un Docente.
2. Seleccione una etiqueta de la lista de horas para asignar.
3. Use el método Arrastrar y Soltar para ubicar la etiqueta.
Modificar horario (Mover)

1. Seleccione en el Panel de Horarios la etiqueta que desea mover. Use el método Arrastrar y Soltar
para ubicar la etiqueta
Modificar horario (Borrar)

1. Presione sobre un Docente.
2. Presione clic derecho en el Panel de Horarios sobre la etiqueta que desea Borrar.
3. En el menú emergente presione en el botón BORRAR.
4. En el menú emergente presione en el botón CERRAR.
Visualizar horario del Docente

1. Presione clic derecho en el Panel de Horarios sobre una etiqueta que desea Borrar.
2. En el menú emergente presione en el botón VER DOCENTE.
Manual de Usuario
Visualizar horario del Curso
1. Presione clic derecho en el Panel de Horarios sobre una etiqueta del Curso que desea visualizar.
2. En el menú emergente presione en el botón VER CURSO.
CONTROL
Permite realizar búsquedas en los horarios de Docentes y Cursos según el día que transcurre.
PROCEDIMIENTOS
Visualizar horario de un Docente
2. Presione en el botón MOSTRAR para visualizar el horario.
Visualizar horario de un Curso

1. Seleccione un Curso de la Lista.
2. Presione en el botón MOSTRAR para visualizar el horario.
Manual de Usuario
MENU Alumnos
Manual de Usuario
MENU Alumnos
Funciones de Gestión de Alumnos.
PREPARACION
PARAMETROS
Permite establecer los parámetros para la edición de Matriculas Académicas.
PROCEDIMIENTOS
Definir parámetros
1. Defina los documentos que exigirán en la Matrícula.
2. Seleccione en la Lista los Conceptos de Cobro asociados a la Matrícula.
3. Escriba un mensaje para mostrar en el documento Orden de Matrícula.
4. Presione en el botón MODIFICAR para registrar la información.
MATRICULAR
Permite el registro de la Matrícula Académica del Alumno.
Manual de Usuario
PROCEDIMIENTOS
Matricular un Alumno nuevo
1. Presione en el botón MATRICULA.
2. En el cuadro emergente seleccione Alumno Nuevo
Matricular un Alumno existente

1. Presione en el botón MATRICULA.
2. En el cuadro emergente seleccione Alumno Existente
3. Escriba el Código del Alumno.
4. Modifique la información de Registro Académico.
Imprimir Constancia de Matrícula

1. Presione en el botón IMPRIMIR.
2. Escriba el Código del Alumno.
3. Presione IMPRIMIR en la ventana de Vista Previa
INFORMACION
FICHA
Permite visualizar toda la información del Alumno.
Manual de Usuario
PROCEDIMIENTOS
Retirar un Alumno (Marcar como Retirado)
1. Seleccione un Alumno de la Lista.
2. Presione en el botón MARCAR RETIRO
3. En el cuadro emergente seleccione el motivo del retiro del Alumno.
Borrar un Alumno
2. Presione en el botón BORRAR
Modificar un Alumno
Manual de Usuario
PROCEDIMIENTOS
Agregar una Fotografía a un Alumno
5. Seleccione un Alumno de la Lista
6. Presione en el botón FOTOGRAFIA
7. En el Cuadro de Diálogo Localice la imagen y selecciónela.
8. Presione en el botón ABRIR para asignar la Imagen como fotografía.
CONSULTAS
Permite hacer consultas de información relacionada a Alumnos a través de diferentes criterios.
PROCEDIMIENTOS
Realizar una Consulta
1. Seleccione los Campos que desea mostrar en la consulta.
Manual de Usuario
2. Si desea aplicar un Filtro, active la opción FILTRO, luego seleccione el Campo de la Lista y defina su
criterio.
3. Presione en el botón MOSTRAR
4. Si desea aplicar una Ordenación, active la opción ORDENAR POR, luego seleccione un Campo de la
Lista y defina su criterio de ordenación.
HORARIO
Visualiza el horario asignado a cada Curso.
PROCEDIMIENTOS
Visualizar el horario de un Curso
1. Seleccione un Curso de la Lista.
Al pasar el mouse sobre una Asignatura podrá visualizar el nombre del Docente y la Asignatura.
AUSENTISMO
Permite hacer un registro de las ausencias de cada Alumno.
Manual de Usuario
PROCEDIMIENTOS
Registrar una Ausencia
Borrar una Ausencia

2. Seleccione una ausencia del cuadro histórico de ausencias.
BITÁCORA
REGISTRO
Permite hacer un registro de Incidencias y eventos del Alumno en la institución
Manual de Usuario
PROCEDIMIENTOS
Registrar una Incidencia o Evento en la Bitácora
3. Seleccione el Tipo de registro.
Borrar una Incidencia o Evento en la Bitácora

2. Seleccione una Incidencia o Evento de la Bitácora del Alumno.
Modificar una Incidencia o Evento en la Bitácora

2. Seleccione una Incidencia o Evento de la Bitácora del Alumno.
Manual de Usuario
MENU Académico
Manual de Usuario
MENU Académico
Funciones de Gestión Académica: Calificaciones
PREPARACION
NORMATIVIDAD
Permite definir los parámetros para el proceso de Evaluación, Criterios de Evaluación, Periodos Académicos y
Listas.
PROCEDIMIENTOS
Definir parámetros para el Criterio de Evaluación Numérico
1. Seleccione el Criterio de Evaluación Numérico
Borrar el Criterio de Evaluación Numérico

1. Seleccione el Criterio de Evaluación Numérico.
Modificar el Criterio de Evaluación Numérico

1. Seleccione el Criterio de Evaluación Numérico.
Definir parámetros para el Criterio de Evaluación Alfabético

1. Seleccione el Criterio de Evaluación Alfabético
Manual de Usuario
Borrar el Criterio de Evaluación Alfabético.

1. Seleccione el Criterio de Evaluación Alfabético.
2. Seleccione un Criterio de la Lista
Modificar el Criterio de Evaluación Numérico

1. Seleccione el Criterio de Evaluación Alfabético.
2. Seleccione un Criterio de la Lista
PROCEDIMIENTOS
Crear un Periodo Académico

2. Seleccione el número de Notas o Ítems que se van a evaluar.
3. Defina su Estado.
4. Presione en el botón GUARDAR.
Borrar un Periodo Académico

1. Seleccione un Periodo Académico de la Lista.
Modificar un Periodo Académico

1. Seleccione un Periodo Académico de la Lista.
Crear Listas de Calificación.

1. Seleccione un Periodo Académico.
2. Seleccione un Grupo.
4. Seleccione una o varias Asignaturas de la Lista (Asignaturas sin Lista de Calificación).
Borrar Listas de Calificación.

4. Seleccione una o varias Asignaturas de la Lista (Asignaturas con Lista de Calificación).
METODO
Permite definir el Método de Evaluación para cada Asignatura en cada Grupo.
Manual de Usuario
PROCEDIMIENTOS
Definir el Método de Evaluación en el Sistema Numérico o Alfabético.
1. Seleccione el Sistema de Evaluación Numérico o Alfabético.
5. Seleccione una Nota.
6. Escriba la descripción del Ítem.
8. Repita el paso 5, 6 y 7 (para cada Nota)
Borrar el Método de Evaluación en el Sistema Numérico o Alfabético

5. Seleccione un Ítem de la Lista.
Modificar el Método de Evaluación en el Sistema Numérico o Alfabético.

Manual de Usuario
Definir el Método de Evaluación en el Sistema Ítems Tipo 1.

1. Seleccione el Sistema de Evaluación Ítems Tipo 1.
5. Escriba el Código del Ítem.
7. Defina el Concepto asociado al Ítem.
8. Defina la calificación asociada al Ítem.
10. Repita el paso 5, 6, 7, 8 y 9 (según el numero de códigos de Ítems)
Borrar el Método de Evaluación en el Sistema Ítems Tipo 1.

Modificar el Método de Evaluación en el Sistema Ítems Tipo 1.


5. Escriba el Código del Ítem.
7. Defina el Concepto asociado al Ítem.
9. Repita el paso 5, 6, 7 y 8 (según el numero de códigos de Ítems)


Manual de Usuario

5. Defina el número del Ítem.
6. Escriba la descripción del Ítem, la descripción de la Fortaleza, la descripción de la Debilidad y la
descripción de la Recomendación.
8. Repita el paso 5, 6 y 7 (según el numero de Ítems)

5. Presione en el botón LISTA DE ITEMS.

5. Presione en el botón LISTA DE ITEMS.
CALIFICACIONES
REGISTRO
Permite el registro de Notas según el Método de Evaluación definido para cada Asignatura en cada Grupo.
Manual de Usuario
PROCEDIMIENTOS
Registrar Calificaciones a un Curso
1. Seleccione un Docente de la Lista
2. En la ventana de Parámetros seleccione un Periodo, Curso, Asignatura y Sistema de Evaluación.
3. Registre las Calificaciones según el método definido.
Cambiar Lista de Calificaciones para el Docente actual

1. Presione en el botón PARAMETROS
Cambiar Lista de Calificaciones para un Docente nuevo

1. Presione en el menú ACADÉMICO el ítem REGISTRO
BOLETINES
Proceso de generación de Boletines Académicos según el Método de Evaluación aplicado para cada
Asignatura en cada Grupo
Manual de Usuario
PROCEDIMIENTOS
Procesar Boletines Académicos de un Periodo
1. Seleccione un Periodo.
2. Seleccione un Grupo
3. Seleccione el Método de Evaluación.
4. Presione en el botón PROCESAR.
Procesar Boletines Académicos de un Periodo Lectivo

1. Seleccione el Método de Evaluación.
2. Presione en el botón PROCESAR.
CONVERSION
Manual de Usuario
MENU Biblioteca
Manual de Usuario
MENU Biblioteca
Funciones de Administración de la Biblioteca Escolar
ADMINISTRACION
TEMAS
Permite crear Temas para clasificar cada titulo de la Biblioteca.
Crear un Tema
Borrar un Tema
1. Seleccione un Tema de la Lista.
Modificar un Tema
1. Seleccione un Tema de la Lista.
TITULOS
Permite el registro de títulos, revistas y equipos audiovisuales al inventario de la Biblioteca.
Manual de Usuario
Registrar un Titulo
Borrar un Titulo
1. Seleccione un Titulo de la Lista.
Modificar un Titulo
1. Seleccione un Titulo de la Lista.
Ver Inventario de Títulos por Tema o Tipo

1. Seleccione un Tema o Tipo
RUTAS Y UBICACIONES
Define la ubicación de cada Titulo en el espacio físico de la Biblioteca.
PROCEDIMIENTOS
Definir ubicación para cada Titulo.
1. Seleccione un Titulo de la Lista
3. Presione en el botón ACTUALIZAR.
Borrar ubicación
Modificar una ubicación

3. Presione en el botón ACTUALIZAR.
CONSULTA
Permite realizar búsquedas de Títulos en el inventario de la Biblioteca determinado por 4 criterios de
búsqueda:
Autor: Muestra los Títulos coincidentes al Autor especificado.
Titulo: Muestras los Títulos coincidentes al Titulo de especificado.
Palabras: Muestra los Títulos coincidentes al la(s) palabra(s) especificada(s).
Búsqueda Avanzada: Muestra los Títulos coincidentes a varios criterios específicos.
Manual de Usuario
PROCEDIMIENTOS
Realizar una búsqueda por criterios
1. Presione en el botón que se ajuste a su tipo de búsqueda.
2. En el cuadro de dialogo escriba la(s) palabra(s) relacionadas al criterio de búsqueda seleccionado.
3. Seleccione un Titulo de la Lista para ver más información.
PRESTAMOS
REGISTRO
Permite registrar el préstamo de Títulos de la Biblioteca.
Manual de Usuario
PROCEDIMIENTOS
Registrar un Préstamo.
Borrar un Préstamo.
2. Seleccione un Titulo de la lista de Historia de Préstamos.
Modificar un Préstamo.
Registrar Devolución de un Titulo.

3. Marque la opción MARCAR RETIRO.
REGISTRO
HISTORICO
Permite visualizar el histórico de préstamos registrados por Alumno o por Titulo.
Manual de Usuario
PROCEDIMIENTO
Visualizar el Historial de Prestamos de un Alumno
1. Seleccione el criterio Alumno.
2. Seleccione un Alumno de la Lista
3. Si desea aplicar un filtro marque la opción APLICAR FILTRO y complete el rango de fechas.
4. Presione en el botón MOSTAR HISTORIA.
Visualizar el Historial de Prestamos de un Titulo

1. Seleccione el criterio Titulo.
3. Si desea aplicar un filtro marque la opción APLICAR FILTRO y complete el rango de fechas.
4. Presione en el botón MOSTAR HISTORIA.
Manual de Usuario
MENU Económico
Manual de Usuario
MENU Económico
Funciones de Gestión Económica: Control de Pagos, Adeudos e Inventario de Artículos.
PREPARACION
PARAMETROS
Definición de parámetros de los Documentos Contables que se utilizarán en la gestión de la Institución.
Tipo de Documentos Contables en DocCF:
Orden de Pago: El documento de tipo Orden de Pago es un soporte que contiene la descripción de los
servicios y/o artículos ofrecidos especificando las condiciones de pago en una fecha determinada.
Recibo de Caja: El documento de tipo Recibo de Caja es un soporte contable que contiene la descripción de
los servicios y/o artículos vendidos según las condiciones de pago. Generalmente es un soporte de los abonos
parciales o totales de los clientes por conceptos diferentes de ventas al contado, ya que para ellas el soporte
es la Factura.
Factura: El documento de tipo Factura es un soporte contable que contiene la descripción de los servicios y/o
artículos vendidos, detalles e impuestos que se causen según las condiciones de pago.
PROCEDIMIENTOS
Crear un nuevo Prefijo para Órdenes de Cobro
2. Seleccione el tipo de documentos Orden de Pago.
4. Si desea definir el prefijo como vigente marque la opción DOCUMENTO VIGENTE.
Borrar un Prefijo para Órdenes de Cobro

2. Seleccione un Prefijo de la Lista
Modificar un Prefijo para Órdenes de Cobro

Manual de Usuario
Crear un nuevo Prefijo para Recibos de Caja
2. Seleccione el tipo de documentos Recibos de Caja.
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1. Seleccione el tipo de documentos Recibos de Caja
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1. Seleccione el tipo de documentos Facturas.
GRUPOS
Permite definir los grupos en los cuales se clasificaran los conceptos de cobro aplicados en la institución.
PROCEDIMIENTOS
Crear un Grupo
Borrar un Grupo
Manual de Usuario
Modificar un Grupo
CONCEPTOS
Permite definir los Conceptos de Cobro y clasificarlos de acuerdo a un Grupo.
PROCEDIMIENTOS
Crear un Concepto
Borrar un Concepto
1. Seleccione un Concepto de la Lista.
Modificar un Concepto
ORDENES DE PAGO
APLICAR
Genera Órdenes de Pago por Conceptos.
Manual de Usuario
PROCEDIMIENTOS
Generar Orden de Pago
3. Presione en el botón APLICAR para generar las Órdenes.
CANCELAR
Cancela una Orden de Pago generada.
PROCEDIMIENTOS
Cancelar una Orden de Pago
1. Seleccione una Orden de Pago de la Lista.
2. Presione en el botón CANCELAR.
PAGOS
APLICAR
Permite aplicar Pagos por Conceptos.
Manual de Usuario
PROCEDIMIENTOS
Aplicar un Pago
2. Seleccione una Orden de Pago de la Lista.
4. Presione en el botón APLICAR para aplicar el pago.
CANCELAR
Cancela un Pago aplicado.
Manual de Usuario
PROCEDIMIENTOS
Cancelar un Pago
1. Seleccione un Recibo de Caja de la Lista.
2. Presione en el botón CANCELAR.
DEVOLUCIONES
APLICAR
Permite aplicar una Devolución por venta de un Artículo.
CANCELAR
Cancela una Devolución.
CONSULTA
DOCUMENTOS
Permite realizar consultas de los Documentos registrados.
Manual de Usuario
PROCEDIMENTOS
Consultar los Documentos registrados.
1. Presione en el botón FILTRO.
2. Seleccione el Filtro que desee aplicar.
Ver operaciones aplicadas a un Documento mostrado en la Consulta.

3. Presione en el botón OPERACIONES para visualizar ventanas de operaciones.
ESTADO DE CUENTA
Permite consultar el Estado de Cuenta de un Alumno.
Manual de Usuario
PROCEDIMENTOS
Consultar Estado de Cuenta de un Alumno.
Ver operaciones aplicadas a un Documento mostrado en la Consulta.

3. Presione en el botón OPERACIONES para visualizar ventana de operaciones.
RESUMEN GENERAL
Permite consultar el Resumen General de la Gestión Económica de la Institución.
Manual de Usuario
PROCEDIMIENTOS
Consultar Resumen General con Detalles
1. Defina el rango de fechas.
2. Marque la opción MOSTRAR DETALLES.
3. Defina el Tipo de Detalle.
4. Defina el Nivel de Agrupamiento.
5. Presione en el botón RESUMEN para visualizar la consulta.
Consultar Resumen General Sin Detalles

1. Defina el rango de fechas.
2. Desmarque la opción MOSTRAR DETALLES.
3. Defina el Nivel de Agrupamiento.
4. Presione en el botón RESUMEN para visualizar la consulta.
INVENTARIO
CATEGORIAS
Permite definir las categorías en las cuales se clasificaran los Artículos que se venden en la Institución.
Manual de Usuario
PROCEDIMIENTOS
Crear una Categoría.
1. Presione el botón NUEVO.
Borrar una Categoría.

1. Seleccione una Categoría de la Lista.
Modificar una Categoría.

1. Seleccione una Categoría de la Lista.
ARTICULOS
Permite crear los Artículos que de venden en la Institución.
PROCEDIMIENTOS
Crear un Artículo
1. Presione el botón NUEVO.
Borrar un Artículo.
1. Seleccione un Artículo de la Lista.
Modificar un Artículo.
1. Seleccione un Artículo de la Lista.
CONTROL
Permite registrar el movimiento de Inventario de Artículos.
Manual de Usuario
PROCEDIMIENTOS
Registrar una Entrada al Inventario.
2. Seleccione un Articulo de la Lista.
3. Marque la opción ENTRADA.
4. Escriba la cantidad de Artículos.
Registrar una Salida del Inventario.

2. Seleccione un Articulo de la Lista.
3. Marque la opción SALIDA.
5. Escriba la cantidad de Artículos.
6. Complete la Información.
Manual de Usuario
MENU Herramientas
Manual de Usuario
MENU Herramientas
Herramientas y Utilidades de Gestión del Programa.
AGENDA
PROGRAMADOR
Permite al Usuario programar recordatorios de actividades en el tiempo.
PROCEDIMIENTOS
Programar una actividad.
1. Seleccione un día en el Calendario.
3. En el cuadro de dialogo escriba un titulo para la actividad.
4. En la ventana de Parámetros complete la información.
5. En la ventana de Parámetros presione en el botón ACEPTAR.
Borrar una actividad

2. Seleccione una Actividad de la Lista.
Borrar todas las actividades.

2. Presione en el botón BORRAR TODOS.
Manual de Usuario
Modificar una actividad.
2. Seleccione una Actividad de la Lista.
4. En la ventana de Parámetros complete la información.
5. En la ventana de Parámetros presione en el botón ACEPTAR.
Cambiar el Titulo de una actividad.

2. Presione doble clic sobre una Actividad de la Lista.
3. En el cuadro de dialogo escriba un nuevo titulo para la actividad.
4. Presione en el botón ACEPTAR.
PROGRAMADOR CORPORATIVO
Permite programar recordatorios de actividades en el tiempo para todos los Usuarios de la Red.
Manual de Usuario
PROCEDIMIENTOS
Programar una actividad.
2. En la ventana de Parámetros presione en el botón NUEVO.
Borrar una actividad

2. En la ventana de Parámetros seleccione una actividad de la Lista.
Modificar una actividad.

2. En la ventana de Parámetros seleccione una actividad de la Lista.
ANOTACIONES
Permite hacer anotaciones rápidas (post-tips) mientras trabaja en DocCF.
PROCEDIMIENTOS
Crear una Nota
1. Presione sobre la imagen
2. Escriba su nota.
INTERNET
EMAIL EXPRESS
Permite enviar correo electrónico desde DocCF a uno o varios destinatarios. Puede adjuntar archivos con
información de DocCF.
Manual de Usuario
PROCEDIMIENTOS
Enviar un e-mail
3. Presione en el botón ENVIAR.
Para agregar destinatarios presione en el botón

Para adjuntar un archivo presione en el botón
FAVORITOS
Muestra la lista de Sitios Web Favoritos de Microsoft Explorer ™
Manual de Usuario
PROCEDIMIENTOS
Visualizar un sitio web Favorito
1. Presione sobre un sitio web de la Lista.
INFORMES
INFORMES
PROCEDIMIENTOS
Visualizar un Informe
1. Seleccione un Módulo de la Lista.
2. Seleccione un Informe de la Lista.
3. Presione en el botón Procesar para visualizar el Informe.
Manual de Usuario
Opciones de la Vista Previa de Informes
Desplazamiento entre las páginas del Informe
1. Presione en los botones de desplazamiento
2. Si desea ir a una página específica, escriba el numero de la pagina en el cuadro de texto y presione
enter
Imprimir un Informe
1. Presione en el botón IMPRIMIR de la ventana de Vista Previa.
2. Seleccione una Impresora de la Lista.
3. Defina los parámetros de impresión.
4. Presione en el botón IMPRIMIR.
Manual de Usuario
Exportar un Informe
1. Presione en el botón EXPORTAR de la ventana de Vista Previa.
2. Seleccione una Formato de la Lista.
3. Presione en el botón EXPORTAR.
Puede exportar todos los informes a los formatos Microsoft Word ™, Microsoft Excel ™ y Documento Digital
PDF ™.
Manual de Usuario
MENU Ayuda
Manual de Usuario
AYUDA
AYUDA
Para obtener ayuda presione la tecla F1 en cualquier ventana. En ese momento se mostrará una guía en
pantalla con los detalles paso a paso de los procedimientos específicos del módulo en el cuál solicitó ayuda.
Consulte a nuestros expertos

Si desea más información al instante acerca de un procedimiento específico puede contactarse con uno de
nuestros expertos a través de Chat en Línea.
De igual manera puede enviar una pregunta específica a uno de nuestros expertos a través de correo
electrónico (e-mail). El tiempo máximo de respuesta se estima en 24 horas.
SOPORTE TECNICO
Si usted es Cliente de Grupo CF Developer o de alguno de sus socios de negocio, nuestro equipo de Soporte
Técnico estará preparado para ayudarle en cualquier momento y ofrecerle asistencia técnica acerca de
nuestro Software.
Puede contactar con nosotros para solicitar soporte técnico utilizando cualquiera de las modalidades de
contacto incluidas en nuestro Software (en DocCF consulte el menú AYUDA, luego presione el ítem Soporte
Técnico).
Manual de Usuario
Antes de contactar a Soporte Técnico, le sugerimos tener a la mano la documentación correspondiente al
producto Grupo CF Developer acerca del cual desea hacer su consulta y proporcionar la siguiente información
durante la llamada o contacto en línea:
El número de la versión del producto que está usando.

El número de activación del producto.
GRUPO CF DEVELOPER EN INTERNET

Acceso directo a los servicios en línea de Grupo CF Developer
SITIO WEB
http://www.grupocfdeveloper.com
NOTICIAS
http://www.grupocfdeveloper.com/info.htm
PREGUNTAS FRECUENTES
http://www.grupocfdeveloper.com/faq.htm
ENVIAR COMENTARIOS
Permite enviar una pregunta específica a uno de nuestros expertos a través de correo electrónico (e-mail).
Puede adjuntar archivos con información de DocCF.
El tiempo máximo de respuesta se estima en 24 horas.
PROCEDIMIENTOS
Enviar un e-mail
2. Escriba su pregunta.
3. Presione en el botón ENVIAR.
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MANUAL DE USUARIO

Versión 2.0.5 Octubre de 2009

Grupo CF Developer es un grupo tecnológico dedicado a desarrollar productos y servicios informáticos

QUE PUEDE HACER DocCF

1. Incluye múltiples funciones y herramientas que le permitirán automatizar los procedimientos

2. Más de 60 procedimientos tradicionales automatizados (asignación de horarios, matriculación,

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Al pasar el mouse sobre un Curso podrá visualizar la Asignatura.

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Modificar horario (Mover)

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Visualizar horario de un Curso

Funciones de Gestión de Alumnos.

Matricular un Alumno existente

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Borrar una Ausencia

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Borrar el Criterio de Evaluación Numérico

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Borrar el Criterio de Evaluación Alfabético.

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