Conceptos Básicos y Requerimientos para El Manejo de Un Sistema Interno de Control en La Certificación-UTZ-es

Estableciendo un Sistema Interno de Control
ISBN: 978-94-90283-02-5
Conceptos bsicos y requerimientos para el manejo de un Sistema Interno de Control en la certificacin UTZ CERTIFIED Good Inside
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Este documento ha sido desarrollado por UTZ CERTIFIED en cooperacin con SOLIDARIDAD Coffee Support Network. Es un ejemplo de cmo se puede establecer y manejar un Sistema Interno de Control (Sistema de manejo calidad, QMS) para certificarse con el estndar de caf de UTZ CERTIFIED. Siempre que se incluyan todos los criterios de UTZ CERTIFIED para SIC, el documento no remplaza estos requerimientos. Es un EJEMPLO de cmo instaurar un SIC y un documento gua que en algunos puntos es ms especfico o puede ir ms all de los requerimientos del protocolo de certificacin UTZ CERTIFIED . No refleja necesariamente la posicin de UTZ acerca de SIC. Es un modelo de cmo incorporar los requerimientos del Cdigo de Conducta UTZ en SIC.
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Fotografia: UTZ CERTIFIED Diseo y diagramacin: Claudia Marcela Montes Hoyos. Colombia.
claudia.montes@gmail.com Derechos comunes, esta publicacin puede ser impresa o reproducida en su todo o en sus partes, con fines educativos solamente.
Contenido
Pg.
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Presentacin Sistema Interno de Control: Definicin Organizacin 3.1 Relacin contractual 3.2 Gestin del grupo Miembros del grupo Inspeccin interna 5.1 Objetivo 5.2 Requerimientos para inspectores internos 5.3 Proceso para la inspeccin interna Sanciones y retiro de miembros del grupo Capacitacin y entrenamiento Plan de produccin Manual de control interno, manejo documental y de reclamaciones Uso del logo UTZ CERTIFIED Good Inside Administracin de la trazabilidad
Anexo 1 / REGISTRO DE MIEMBROS Anexo 2 / LISTADO DE MIEMBROS SANCIONADOS O EXCLUDOS Anexo 3 / REGLAMENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Anexo 4 / SOLICITUD DE INGRESO AL PROGRAMA Anexo 5 / CONTRATO DEL MIEMBRO CON LA ORGANIZACIN Anexo 6 / INFORME DE INSPECCIN INTERNA Anexo 7 / FICHA DE INFORMACIN DEL MIEMBRO Anexo 8 / PLAN DE PRODUCCIN Anexo 9 / MANUAL DE CONTROL INTERNO Anexo 10 / FORMULARIO DE RECLAMACIONES
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Presentacin
Qu entendemos cuando hablamos de Sistemas Internos de Control? Estas tres palabras se encuentran ligadas a los procesos de las diferentes certificaciones para caf y otros productos. Es ms, son una tendencia de la administracin y del mejoramiento continuo. Sin embargo, en el momento en que deseamos establecerlas y ponerlas en marcha necesitamos una aproximacin ms clara y concreta del concepto para estar seguros de cumplir con su alcance bsico y continuar mejorando la organizacin de los productores de caf. La certificacin UTZ tambin incluye el concepto de Sistemas Internos de Control (SIC) como parte de la opcin de acceso a la certificacin de grupos de productores. Por lo tanto, conscientes de su funcionalidad y ventajas, y de las dudas que surgen al aplicarlo, se ha elaborado este documento de orientacin. Es muy importante para la Fundacin UTZ CERTIFIED comunicar que existen diferentes niveles de desarrollo en los Sistemas Internos de Control y que del uso que las organizaciones den a estas herramientas depende el xito. As mismo, siendo ste un concepto comn para diferentes tipos de certificaciones, el SIC respeta la forma en que ser aplicado para otras certificaciones. El objetivo de este documento es mostrar un ejemplo que puede ser mejorado y las diferentes formas que existen para utilizar los Sistemas Internos de Control. La Fundacin UTZ CERTIFIED invita a mejorar esta propuesta. Los Sistemas Internos de Control pueden utilizarse slo para la certificacin UTZ o de manera conjunta con otras certificaciones, de tal manera que representan la mejor opcin de mejoramiento continuo y son un instrumento que facilita el acceso de los productores organizados a los modelos de certificacin de una forma efectiva y a un bajo costo.
Los Sistemas Internos de Control constituyen una herramienta para la gestin empresarial de los grupos de productores, pero para lograr los objetivos y el mantenimiento del sistema se deben seguir cuidadosamente los aportes de organizaciones y personas que han trabajado el tema, e irlo adaptando a las condiciones y necesidades de cada grupo, asociacin o cooperativa. En el documento se tratan aparte dos temas importantes para el mantenimiento de los Sistemas Internos de Control, que son la Trazabilidad y la Cadena de Custodia (Conceptos descritos en la gua de implementacin y el Cdigo de Conducta UTZ CERTIFIED respectivamente), ya que la aplicacin correcta y la adecuada adaptacin de estos conceptos a sus organizaciones permitirn optimizar los recursos y son la clave para las propuestas de mejoramiento continuo que surjan al interior de las organizaciones de productores. En este documento se incluyen ideas y ejemplos construidos a partir de las experiencias de diversas organizaciones en una actitud de cooperacin y apoyo mutuo. Registro o Documento. Se propone usar un registro y demostrar el cumplimiento del punto de control del anexo al Cdigo de Conducta UTZ CERTIFIED. Es importante aclarar que en esta gua nos referimos a registrar para los formatos donde se consigna la informacin que se actualiza cada vez que se realiza la actividad y que el productor diligencia los documentos correspondientes a certificados o constancias externas o anlisis que se realizan una sola vez. Por favor, tenga en cuenta que los criterios del SIC son discutidos en el sector. Es posible que los requerimientos cambien. En este caso, usted encontrar ms informacin en la pgina de UTZ CERTIFIED (www.utzcertified.org).
Sistema Interno de Control: Definicin

El Sistema Interno de Control (SIC) es un sistema de gestin de calidad documentado que administra varios aspectos del Cdigo de Conducta UTZ CERTIFIED y controla que todos los grupos de productores cumplan con los requerimientos del Cdigo de Conducta de acuerdo con los procedimientos definidos internamente. El SIC pretende que los grupos de productores se organicen y de manera preventiva detecten las fallas o no conformidades de sus sistemas de produccin. Tambin incluye medidas preventivas o correctivas para superar las debilidades detectadas, antes de la visita del auditor externo de la entidad certificadora (EC). El SIC permite la organizacin de los productores definiendo claramente las responsabilidades de los miembros individuales y de la organizacin en su conjunto. El concepto comprende el adecuado manejo de sus reglamentos, registros y documentacin. Se trata de un sistema con insumos, como informacin o reglas de las certificaciones (por ejemplo el Cdigo de Conducta UTZ CERTIFIED), y realiza procesos internos como inspeccin interna, capacitacin o manejo del producto. Adems de estos procesos internos, el SIC tiene salidas de informacin o resultados, que son datos que provienen de las inspecciones internas y auditorias, y un producto como el caf que se comercializa. El SIC es entonces un sistema documentado de las entradas, procesos y salidas que sirven como evidencia. Dentro de las regulaciones para la certificacin UTZ se realiza una verificacin de los requisitos para certificar grupos. Este documento se encuentra anexo al Cdigo de Conducta UTZ CERTIFIED. ISEAL ha elaborado el trmino Sistema Interno de Gestin (SIG): Una serie de procedimientos y procesos documentados que un grupo pondr en prctica para garantizar el cumplimiento con los requisitos establecidos. La existencia de un sistema interno de gestin permite al ente de certificacin delegar la inspeccin de cada uno de los miembros del grupo en un organismo identificado dentro del grupo de productores.
Nota: El trmino Sistema Interno de Control se utiliza a lo largo de este documento y debe considerarse como sinnimo de Sistema Interno de Gestin.
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Los requerimientos mnimos para un SIC son: La lista de los miembros del grupo. El contrato o acuerdo entre el productor y el grupo o administracin del SIC, especificando los derechos y obligaciones de cada uno. El estndar interno del grupo, que es la adaptacin interpretada del Cdigo de Conducta a la situacin especfica del grupo indicando los puntos de control aplicables. El resultado de la inspeccin interna anual. El SIC consta de diferentes elementos: Anlisis de la situacin de los miembros del grupo identificando riesgos y manejo. Procedimientos para recolectar informacin y documentacin que aporta cada miembro del grupo. Procedimientos para la inspeccin interna.
Organizacin
La organizacin de los productores es el cimiento para lograr un buen manejo de la certificacin en grupo. El tipo de organizacin puede variar de acuerdo con las necesidades del momento de los productores, y gracias a esta pueden lograr un mejor acceso al mercado, el manejo de economas de escala en la comercializacin de caf y un mejoramiento productivo y social. Las organizaciones responden a las necesidades de quienes las forman, as como evolucionan y deben adaptarse a las condiciones del momento, de manera que para cada caso el tipo y estructura de la organizacin puede variar. Esta estructura depende de aspectos como el tipo de manejo o actividades que se asumen en grupo, nmero de asociados y estructura legal determinada en cada pas. Es as como encontramos organizaciones locales que tienen contacto directo permanente con el productor de nivel regional o nacional. El grupo deber tener una estructura definida y documentada y un sistema interno de gestin con procedimientos establecidos. El alcance y los objetivos del sistema interno de gestin se debern definir y el sistema deber reflejar las caractersticas nicas del grupo. Tanto la administracin como los miembros del grupo deben comprender sus responsabilidades en el seno del grupo. Nota: Considerando que los marcos jurdicos y las tradiciones varan de manera significativa, este requisito no significa necesariamente que un grupo tiene que estar legalmente registrado. Sin embargo, a falta de registro legal, el grupo debe tener algunos documentos de organizacin y mostrar su relacin con el sistema interno de gestin. Un grupo puede ser tambin una empresa privada, productores contratantes. El documento bsico del SIC es el Estndar Interno, que corresponde a la interpretacin adaptada del Cdigo de Conducta a la situacin especfica del grupo, indicando los puntos de control aplicables. El Estndar Interno puede ser incluido en diferentes documentos de los grupos. Algunos SIC escogen incluir el Estndar Interno dentro del contrato con el productor, otros establecen un documento separado que es distribuido a los productores. En el ejemplo de esta
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gua, el grupo ha decidido incluir los requerimientos para los productores (Estndar Interno) en el plan de produccin. El organigrama es una herramienta que ilustra cmo funciona el grupo y cul es su relacin con los productores, tambin muestra la distribucin de las responsabilidades, indicando quin est a cargo de la inspeccin interna, de la asistencia tcnica, del mantenimiento de las funciones del Sistema Interno de Control y del manejo de los procesos de produccin y control de calidad. Para cada funcin debe existir personal responsable con buena actitud y responsabilidad, siendo importante que se valoren su experiencia y habilidades. Mantener el funcionamiento del Sistema Interno de Control es una funcin que requiere atencin y responsabilidad, por lo tanto, la persona que asuma esta funcin debe conocer y manejar los conceptos del proceso de certificacin. Las actividades de formacin o capacitacin de estos miembros del equipo deben ser adecuadas para sus funciones y documentarse para guardar un historial de su formacin y competencia. Es importante incluir a la persona o departamento responsable de la administracin y representacin del sistema (SIC), los inspectores internos y el departamento de asesora tcnica. Adems se debe de asegurar recursos financieros para implementar un buen funcionamiento del SIC. En esta Gua usaremos ejemplos de documentacin escrita para un supuesto caso, aunque no son la nica va para redactar las reglas. Son exclusivamente una orientacin, pues la verificacin de su funcionalidad y calidad dependen del criterio del organismo de certificacin. Se presenta un ejemplo del reglamento para un Sistema Interno de Control.
ANEXO 3 - Reglamento del Sistema de Control Interno - SIC
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La transparencia es la base para controlar el ingreso y la permanencia de los productores al grupo. Algunas organizaciones formalizan la solicitud de ingreso al programa aclarando que es totalmente voluntario al igual que lo es su permanencia. En este aspecto se sugiere realizar una encuesta con informacin bsica para sondear previamente el nivel de conocimiento y cumplimiento del productor con el programa UTZ CERTIFIED.
ANEXO 4 - Solicitud de Ingreso al programa
3.1 Relacin contractual

ANEXO 5 - Contrato del productor con la organizacin
El contrato es un documento importante en el sistema, pues formaliza la relacin y alcance de las responsabilidades tanto del productor con el grupo, como del grupo con el productor. Dicho contrato debe incluir los siguientes elementos: Nombre e identificacin fiscal del productor. Direccin de contacto. Ubicacin de la finca individual. Compromiso de cumplimiento de los requisitos del Cdigo de Conducta UTZ CERTIFIED. Compromiso de cumplimiento de los procedimientos documentados del grupo de productores, sus polticas y consejos tcnicos, as como de los requerimientos de UTZ CERTIFIED. Sanciones que se puedan aplicar en caso de incumplimiento con los requisitos de UTZ CERTIFIED. La aceptacin por parte de cada uno de los productores del grupo de la inspeccin interna y la auditoria externa. Plazo y condiciones de terminacin del contrato (el productor debe tener el derecho de terminar el contrato). Tanto el productor como el grupo deben tener copia del contrato. Su contenido puede ser ms especfico o con detalles legales, segn el estatus legal complementario de la relacin entre las partes.
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3.2 Gestin del grupo.

Ms que proponer un sistema complejo de gestin para grupo de productores, UTZ CERTIFIED invita a que las organizaciones de productores apliquen en sus grupos una filosofa de Gestin. La filosofa de gestin del grupo le permitir alcanzar sus objetivos reflejando a un grupo que alcanza y mantiene su sostenibilidad al cumplir las expectativas de sus miembros y de sus clientes. Con los sistemas de gestin pretendemos desarrollar cuatro conceptos en nuestras organizaciones de productores: Mejoramiento continuo. El mejoramiento continuo brinda la posibilidad de que las organizaciones de productores y sus miembros deben estar al nivel del mercado, de acuerdo con la disposicin de sus recursos. Para ir un paso adelante de las adversidades venideras y superar los errores que estancan la eficiencia, se requiere un adecuado Sistema Interno de Control. Recordemos de manera general el ciclo Deming o PHVA, que no es otra cosa que los pasos lgicos para el control, deteccin de problemas, propuesta de mejoramiento e implementacin y verificacin de las mejoras realizadas. Este ciclo es ampliamente usado en todos los tipos de organizaciones en el mundo como herramienta en el mejoramiento continuo y bsqueda de la CALIDAD TOTAL. Enfoque basado en riesgos. Para trabajar de la manera ms eficiente posible, el SIC tiene que desarrollar un enfoque basado en riesgos. Esto significa que el SIC debe identificar los riesgos y definir el manejo de los mismos, lo que incluye: 1. Identificacin de todos los riesgos que puedan amenazar la certificacin UTZ o la calidad del producto. Los riesgos se deben identificar en todas las etapas del proceso de produccin (por ejemplo, riesgos a la inocuidad del producto, deterioro del medio ambiente), y tambin al nivel del SIC (por ejemplo, riesgos durante la compra, calidad del control interno, al nivel de la trazabilidad, etc.).
ACTUAR VERIFICAR
PLANEAR HACER
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2. Desarrollo de un plan de manejo que defina estrategias para minimizar los riesgos identificados. Las medidas para minimizar los riesgos deben estar contenidas en el SIC y deber centrar sus recursos en estas reas. 3. Capacidad para comprobar si las medidas tomadas han sido minimizado los riesgos identificados (ver el ciclo PHVA). Se recomienda que el anlisis de riesgos se haga al menos una vez al ao. Enfoque al cliente Existen dos tipos de clientes: El cliente interno es el usuario del SIC. Demanda servicios de diagnstico y asesora de administracin, gestin ambiental, social y productiva, inspecciones de cumplimiento del Cdigo de Conducta y de la Cadena de Custodia UTZ CERTIFIED, y del reglamento interno del grupo. Enfocarse en el cliente interno permite el mejoramiento de la organizacin a travs del mejoramiento individual de los miembros. El cliente externo es a quien se destina el producto y demanda servicios que ofrece la organizacin, como, informacin sobre el producto, calidad produccin, entregas y planificacin oportunas, etc. Si el SIC se construye y se dinamiza con base en sus clientes, tanto internos, como externos, la utilizacin de recursos se optimizar y se tomarn decisiones acertadas. No enfocar los recursos de la organizacin en el cliente es como tener los ojos vendados, como dar pasos y avanzar sin saber si es la direccin correcta o si el recorrido es el ms corto. Trabajo en equipo. Sin lugar a dudas, si trabajamos en equipo podemos ser ms eficientes en nuestras labores y obtener resultados ms rpidos y superiores El trabajo en equipo debe corresponder a la correcta planificacin de actividades que surge de un diagnstico inicial. En la estructura del SIC se delimitan bien las funciones de inspeccin y de administracin del sistema, quienes planifican las actividades para superar las no conformidades consignadas en el reporte de inspeccin interna, forman los equipos de trabajo y asignan fechas y responsables a cada actividad.
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Miembros del grupo

El control de los miembros del grupo, inscritos, certificados o en induccin al proceso, es una de las responsabilidades del Sistema Interno de Control. Se debe contar con informacin precisa y oportuna para saber cul es la poblacin que se va a controlar. El registro o lista de productores debe incluir: Nombre del productor e identificacin. Datos de contacto, (direccin fsica, direccin postal, telfono, correo electrnico, etc.). Ubicacin y rea de la finca individual y de los sitios de procesamiento del caf. Variedad cultivada y manejada en los sitios de procesamiento pos cosecha del caf. Fecha de la inspeccin interna. Estatus de certificacin.
ANEXO 1 - Registro de productores
La lista de los miembros del grupo contiene el estatus de certificacin (por ejemplo: El productor alcanz el requerimiento del estndar UTZ CERTIFIED), el cual se establece durante la inspeccin interna (ver Captulo 5) y se aprueba o sanciona posteriormente. Por lo tanto, aunque la lista de miembros se establece durante la inscripcin de los productores, sta slo se puede completar luego de la primera ronda de inspeccin interna. La lista de los miembros del grupo necesita actualizarse al menos una vez al ao para que est al da y refleje los hallazgos de la inspeccin interna. Es importante tener claro el lugar de ubicacin de la unidad productiva o de contacto con el productor. Se debe elaborar un mapa de ubicacin de las unidades productivas y de procesamiento, dejando claras las indicaciones de acceso, puntos de ubicacin, zonas de procesamiento e instalaciones. Esto ayuda a los tcnicos o inspectores internos y da claridad y orientacin a los auditores.
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Se puede elaborar un mapa con la localizacin general de cada finca indicando su cdigo y con la delimitacin de la finca o de las plantaciones. El mapa tambin puede indicar la localizacin de las fincas no certificadas vecinas, los caminos y principales caractersticas topogrficas.
Manejo de un mapa con la ubicacin de las unidades productivas y de procesamiento
ANEXO 7: Ficha de informacin del productor
El conocimiento de los productores incluye el registro y manejo de su informacin de identificacin y otros aspectos tcnicos que permitan un mejor conocimiento para el SIC. Se recomienda manejar una ficha por productor como parte de la informacin que debe conservarse de cada uno. Este registro debe contener la informacin bsica del caficultor, un mapa individual de la finca y otros aspectos de manejo del cultivo, haciendo nfasis en el volumen estimado de produccin, aspecto que debe ser revisado bajo declaracin del productor y con verificacin de las condiciones productivas de la finca. Esta ficha debe archivarse en carpetas individuales junto con las copias de los contratos, reportes de ventas, inspecciones y recomendaciones para cada productor del grupo.
Manejo de informacin de cada productor en carpeta individual
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Inspeccin interna
5.1 Objetivo
La labor de inspeccin interna est a cargo de la organizacin, a travs de inspectores capacitados y competentes. Esta labor se realiza para detectar las fallas a tiempo y recomendar los ajustes y correcciones con anticipacin y bajo la responsabilidad del SIC. La inspeccin interna prepara al grupo de productores para tener xito en la verificacin de la auditoria (externa). El SIC debe seleccionar a sus inspectores internos. Esta funcin puede ser desarrollada por los mismos productores que visitan e inspeccionan a otros miembros del grupo, por personal de la organizacin o por proveedores externos de este servicio. En todos los casos, si existe ms de un inspector interno, se debe mantener un programa de formacin y evolucin que incluya capacitacin en campo para asegurar la consistencia y calidad de la metodologa. Esta formacin y actualizacin debe tambin considerar aspectos de manejo de las ltimas normas y regulaciones de la certificacin.
5.2 Requerimientos para inspectores internos

El SIC asigna un inspector capacitado y competente interno para realizar las inspecciones internas de los cada uno de los miembros del grupo. A continuacin, se transcribe parte del captulo 4.4 y 4.5 correspondiente al Protocolo de Certificacin UTZ CERTIFIED versin 2009: El inspector interno debe estar calificado para realizar inspecciones internas a todos los miembros del grupo y del Sistema Interno de Control (SIC) de la organizacin. Los Inspectores Internos deben ser competentes para su labor. Es responsabilidad de los administradores del grupo determinar las competencias necesarias de sus inspectores internos y tambin brindarles capacitacin. La administracin del grupo debe archivar los registros de estudios, capacitacin, habilidades y experiencia.
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Los inspectores internos nuevos deben recibir la capacitacin adecuada antes de realizar sus labores. A los inspectores internos no debe permitrseles realizar actividades que puedan afectar su independencia, imparcialidad o confidencialidad. Los inspectores internos deben desempear las siguientes funciones: Elaborar un plan de inspeccin interna (El plan de inspeccin puede ser hecho por el coordinador del SIC). Recolectar las evidencias de la visita a la finca: visuales, entrevistas, revisin de registros, etc. Elaborar los reportes de inspeccin de cada productor y del SIC. Uno de los aspectos de atencin y control en la labor de inspeccin interna es evitar conflictos de inters. En el grupo, algunos de los miembros y el personal del SIC ejercen diversas funciones, por lo tanto es importante la transparencia en cada funcin y la clara identificacin de los inspectores internos, quienes no pueden realizar labores que afecten su independencia o imparcialidad. Un inspector interno no puede examinar a un productor con el que tiene vnculo familiar o relacin de negocios. Adems, se recomienda que los inspectores internos no sean al mismo tiempo asesores o extensionistas del productor que inspeccionan. Slo en casos justificados podrn inspeccionar a esos mismos miembros, como por ejemplo, cuando la administracin del grupo garantiza y monitorea la neutralidad del inspector interno. Se debe dar prioridad a los temas de acuerdo con los requisitos primordiales y el grado de desarrollo del potencial de inspectores internos. Si bien es cierto, es complicado encontrar grupos con inspectores que cumplan con todos los requisitos, su preparacin debe ser un proceso de formacin y de mejora continua dentro del grupo.
5.3 Proceso de inspeccin interna

La inspeccin interna se realiza en dos niveles: Auto-inspeccin (nivel central de organizacin): Es un anlisis que se realiza para establecer el nivel de cumplimiento actual en comparacin con los requerimientos del Cdigo de Conducta. El documento que se debe usar para la auto-inspeccin es la Lista de Verificacin de UTZ CERTIFIED. Este anlisis se debe realizar en escritorio y entregar a la Entidad Certificadora (EC) y sirve como punto de partida para el diagnstico actual de un grupo.
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A nivel de unidades productivas fincas se debe verificar que los productores cumplan con el Cdigo de Conducta UTZ CERTIFIED. Esta labor debe efectuarse para todos los miembros del grupo, por lo menos una vez al ao, utilizando la herramienta bsica de la Lista de Verificacin del Cdigo de Conducta UTZ CERTIFIED. Las inspecciones deben llevarse a cabo en diferentes pocas del ao y no ser tan regulares como para hacerse previsibles. Cuando el SIC verifique y justifique que algunos puntos de control no son cumplidos por la administracin central o que no son aplicables, se puede contar con una lista de verificacin simplificada con las condiciones que deben verificarse en la regin. El Sistema Interno de Control debe definir un procedimiento para revisar los resultados de la inspeccin interna y las acciones que se tomen respecto a los hallazgos encontrados. Los hallazgos de la inspeccin tienen que ser documentados en un informe de la inspeccin interna. El informe de la inspeccin interna incluye los acciones correctivas en caso que el miembro cuenta con no-conformidades. La administracin del grupo tomar anualmente una decisin sobre la situacin de cada uno de los miembros del grupo. Esta decisin se basar tanto en las inspecciones internas como en otra informacin pertinente. Deber implementarse medidas de seguridad a efectos de asegurar que los inspectores internos no puedan ser influenciados indebidamente en sus conclusiones por la administracin o los miembros del grupo. Para el ingreso de un nuevo miembro al grupo se practica una inspeccin interna a la finca previa a su inclusin en la lista de productores registrados de UTZ CERTIFIED. Es importante recordar que el nmero de miembros y el rea de produccin o el volumen de produccin pueden crecer hasta en un 10% bajo la autonoma del Sistema Interno de Control, sin que exista obligacin de realizar una nueva auditoria (externa). Si el crecimiento es mayor, se debe solicitar una auditora a la Entidad Certificadora. Esto es conforme el Protocolo de Certificacin UTZ CERTIFIED versin 2009, captulo 6.7. Cambios en el alcance de la informacin de la certificacin. Anualmente slo puede adicionarse al certificado hasta un 10% de miembros nuevos en un grupo de productores, por medio del registro de los miembros adicionales y su volumen de produccin con la EC sin tener necesariamente una auditora fsica de la EC. Si el aumento en el nmero de miembros de un grupo de productores es superior al 10% en un ao, se requiere durante ese ao una auditora adicional del SIC y de la raz cuadrada del nmero de productores nuevos, antes que pueda aadirse la expansin al certificado existente.
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Independientemente del nmero de nuevos miembros de un grupo de productores en un ao, si el grupo en general aumenta el rea de produccin en ms del 10% en un ao, se requiere durante ese ao una auditora adicional del SIC y de la raz cuadrada del nmero de productores nuevos, antes que pueda aadirse la expansin al certificado existente.
ANEXO 6 - Informe de inspeccin Interna
El Sistema Interno de Control realiza una verificacin de todos los miembros del grupo, la inspeccin externa se hace revisando la documentacin del SIC, la cualificacin del personal del SIC y reinspeccionando un nmero representativo de los miembros del grupo.
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Inspeccin de punto de compraventa y manejo

Inspeccin de puntos de compra
Produccin y procesamiento en finca

Bajo la supervisin del Sistema Interno de Control verificacin de compraventa y manejo de producto a cargo del Sistema Interno de Control
Compraventa
Almacenamiento
Procesamiento
Exportacin
INSPECCIN INTERNA: Consiste en la revisin formal de la documentacin y los procesos establecidos y requeridos para el cumplimiento del Cdigo de Conducta, los cuales se revisan directamente en el campo o en los lugares donde los documentos y los procesos se estn ejecutando. En esta revisin, se debe verificar el cumplimiento o incumplimiento para establecer acciones correctivas y, de preferencia, se debe realizar en una etapa previa a la auditora (externa).
En las fincas individuales, esta inspeccin debe ser realizada por la persona designada como responsable de la implementacin o a travs de un tercer contratado que no debe de ser miembro de la EC contratado para la certificacin. En el caso de los grupos de productores, el SIC debe establecer el procedimiento para la realizacin de dicha inspeccin de tal forma que no se tengan conflictos de inters por parte de los inspectores internos.
AUTO-INSPECCIN DEL GRUPO: Es un anlisis que se realiza para establecer el nivel de cumplimiento actual en comparacin con los requerimientos del Cdigo de Conducta. El documento que se debe usar para la auto-inspeccin es la Lista de Verificacin de UTZ CERTIFIED. Este anlisis se debe realizar en escritorio y entregar a la EC y sirve como punto de partida para el diagnstico actual de un grupo. Este documento no sustituye la inspeccin interna.
Tenga en cuenta que la lista de verificacin de la inspeccin interna puede ser adaptada al grupo. La autoinspeccin que slo se realiza una vez para el grupo completo se hace usando la Lista de Verificacin original de UTZ CERTIFIED.
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Sanciones y retiro de miembros

ANEXO 3 - Reglamento del sistema interno de control - SIC ANEXO 2 - Listado de miembros sancionados o excluidos
El SIC debe tener definido el manejo de los incumplimientos y de las acciones correctivas. Estos aspectos pueden establecerse con un reglamento particular o formar parte del Reglamento de Control Interno. Las sanciones establecidas en el Reglamento de Control Interno deben ser claras y del conocimiento del productor a partir del momento en que inicia su relacin con el grupo. Cuando haya que aplicar una sancin, debe seguirse el procedimiento indicado para comunicar de manera clara y oportuna la decisin de la administracin del Sistema Interno de Control. Las sanciones deben documentarse con la informacin de cada productor y este mismo estatus y la razn se describe de manera clara en la lista de miembros del grupo. Los miembros del grupo tienen derecho a apelar conclusiones relativas a incumplimientos. Para obtener el certificado, el miembro tiene que cumplir con los requerimientos del Cdigo de Conducta y dicha estructura de cumplimiento. La siguiente estructura viene del Cdigo de Conducta UTZ CERTIFIED versin 2009: El Cdigo de Conducta consiste en 175 puntos de control divididos en 11 captulos, los cuales siguen el orden de las diferentes etapas del cultivo y produccin del caf.
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La estructura del Cdigo de Conducta incluye una estructura de mejoramiento continuo y es basada de lo siguiente: Existen dos tipos de puntos de control: 1. Puntos de control obligatorios (sombreados en verde) 2. Puntos de control adicionales (sin sombrear) Existe una columna separada desde el ao 1 al 4. Se indica claramente qu puntos de control obligatorios deben cumplirse y en qu ao. Por ejemplo, existe una columna separada para evaluar el cumplimiento desde el ao 1 hasta el 4. Debido a la estructura, el titular del certificado puede conocer cules puntos de control se convierten en obligatorios el ao siguiente. Puntos de control obligatorios: Desde el ao 1 hasta el ao 4 el nmero de puntos de control obligatorios se aumenta. Esto significa que el nmero de puntos de control requeridos para la certificacin se aumenta cada ao por parte (grupo de captulos). Esto se indica claramente en las columnas del ao 1 al 4. Puntos de control adicionales: Adems de los puntos de control obligatorios, debe cumplirse con un nmero definido de puntos de control adicionales (no sombreados) cada ao. En la Parte 2 (captulos 3 9) y en la Parte 3 (captulos 10 11) el nmero de puntos de control adicionales que deben cumplirse, difieren de acuerdo al sistema de produccin. El perodo para las acciones correctivas lo determina el SIC. Cuando se aplica una sancin de retiro, debe retirarse el producto. Este procedimiento debe ser claro y operativo, para verificar la efectividad de su funcionamiento y debe someterse a prueba una vez al ao. Como complemento de estos aspectos, incluimos la transcripcin del captulo 6.8 del Protocolo de Certificacin UTZ CERTIFIED referentes los incumplimientos y la Entidad Certificadora. Los EC deben contar con sistemas en el sitio para identificar el incumplimiento del Cdigo de Conducta o de la Cadena de Custodia, tal y como se describe a continuacin. Un productor o un grupo organizado de productores puede ser suspendido, cancelado o advertido por el cumplimiento de los puntos de control obligatorios y/o adicionales y/o con los acuerdos contractuales con UTZ CERTIFIED.
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1. Incumplimiento de un punto de control obligatorio: el titular del certificado debe reportar el incumplimiento de un punto de control obligatorio a la respectiva EC. La organizacin debe tomar las acciones apropiadas para corregir el incumplimiento. a. Si la EC detecta que el productor no report el incumplimiento, la EC enva una advertencia escrita solicitando el cumplimiento del respectivo punto de control en un perodo no mayor a 6 semanas. Si durante este tiempo no se han tomado acciones correctivas y la EC no las ha observado, la EC debe suspender inmediatamente a la organizacin por un perodo de 3 meses. En caso de numerosos incumplimientos de los puntos de control obligatorios detectados por la EC, sta puede decidir la suspensin definitiva del productor. Mientras el productor est suspendido, la organizacin no puede vender su producto como certificado. El producto que haya sido negociado y cosechado antes de la fecha de suspensin sigue considerndose UTZ CERTIFIED. Antes de finalizar el perodo de suspensin, la EC debe auditar de nuevo la organizacin. Si se detecta de nuevo el incumplimiento en el mismo punto de control, se cancela el certificado de la organizacin y sta no puede solicitar nuevamente la certificacin por un ao. b. Si la organizacin reporta el incumplimiento a la EC y sus clientes y toma acciones correctivas, la EC organiza una auditora, para comprobar el cumplimiento de las acciones correctivas, no despus de 6 semanas del reporte del incumplimiento. Durante este perodo, la organizacin sigue considerndose certificada y puede vender su producto como tal. Al final del perodo de acciones correctivas la EC debe inspeccionar de nuevo la organizacin para comprobar el cumplimiento del punto de control obligatorio. Si se detecta de nuevo el incumplimiento en el mismo punto de control, la organizacin es suspendida y no puede vender su producto como certificado. 2. Incumplimiento de un punto de control adicional: Si la EC detecta durante la auditoria o si el productor o grupo de productores reporta el incumplimiento (definitivo) del nmero solicitado de puntos de control adicionales, se aplican las mismas medidas usadas para el incumplimiento de un punto de control obligatorio. La Entidad Certificadora debe registrar toda suspensin, cancelacin o advertencia e informar a UTZ CERTIFIED oportunamente. La organizacin debe informar a los clientes de UTZ CERTIFIED sobre la situacin de cualquier suspensin. Si la suspensin lleva a la prdida de la certificacin, el estado de la organizacin en el portal de miembros UTZ CERTIFIED ser no certificado y no aparecer de nuevo en la pgina web y en portal de miembros.
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Capacitacin y entrenamiento
La capacitacin es uno de los componentes ms importantes para un buen manejo del grupo de productores y de la certificacin. El Sistema Interno de Control debe contar con un plan de capacitacin y ejecutarlo, el cual debe incluir la formacin de inspectores internos y la capacitacin a productores. EL objetivo fundamental del plan de capacitacin es proporcionar las herramientas para que el productor pueda aplicar lo aprendido. Esto justifica la combinacin de la capacitacin con las condiciones reales del productor y el seguimiento constante de la prctica de los conocimientos adquiridos. En estos aspectos, las organizaciones deben ser creativas para poner en prctica las buenas metodologas para el trabajo con adultos y motivacin hacia el cambio de conducta. Las capacitaciones deben adaptarse al nivel de lenguaje, educacin y conocimientos del grupo de productores. Pueden ser impartidas por empresas privadas, servicios gubernamentales o no gubernamentales, si existe un servicio cercano a la finca u organizacin. Cada caficultor necesita recibir como mnimo una capacitacin inicial (o una prolongada sesin de asesora) en prcticas de Manejo Integrado de Cultivo. La participacin y contenido de las capacitaciones debe ser documentada. Los caficultores deben ser conscientes de los requerimientos de certificacin y se deben familiarizar con los mtodos apropiados de produccin. Los planes de capacitacin pueden incluir temas de cobertura general y requerimientos para la certificacin, as como temas especficos dirigidos a los productores identificados con determinadas carencias de capacitacin en produccin, buenas prcticas agrcolas o manejo de calidad de caf. Dos aspectos fundamentales que deben ser tenidos en cuenta en el plan de capacitacin, tanto para productores como para formacin de inspectores internos, son la filosofa de gestin para el grupo apoyada en tres principios
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fundamentales de la calidad total: enfoque al cliente, mejora continua y trabajo en equipo, y la garanta de calidad como principios de la trazabilidad y estandarizacin de procedimientos, de manera que se pueda unificar en los aspectos ms relevantes la manera de trabajar propuesta por UTZ CERTIFIED a nivel de las realidades, necesidades, fortalezas y limitantes del grupo. En estos aspectos, el Cdigo de Conducta demanda evidencia documentada y visual o comprobacin en campo. Los temas de manejo de grupo, reglamento interno y programacin de inspecciones se deben manejar tambin en el plan de capacitacin mencionado. El Cdigo de Conducta UTZ CERTIFIED puede ser usado como referencia y anlisis de los requerimientos de capacitacin de diferentes puntos de control y para considerar un plan bsico de capacitacin. Todo el personal con responsabilidades dentro del funcionamiento del SIC debe tener el entrenamiento y la capacitacin necesaria de acuerdo con sus funciones. Las capacitaciones a inspectores, administradores y tcnicos deben ser documentadas y registradas en sus expedientes individuales.
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Plan de produccin
(Parte de las reglas de produccin del estndar interno)
ANEXO 8 - Plan de produccin
Para los grupos de productores de caf UTZ CERTIFIED es recomendable proporcionar a los agricultores un Plan de Produccin. Si el plan de produccin es el estndar interno del grupo, entonces ste es un documento obligatorio. Este plan incluye: Descripcin de las medidas apropiadas de fertilizacin. Lista de fertilizantes permitidos con las instrucciones de uso. Descripcin de las medidas de control de plagas. Mtodos de Manejo Integrado de Plagas que se aplicarn. Almacenamiento de insumos. Instrucciones sobre uso de pesticidas. Lista de los productos fitosanitarios permitidos con todos los detalles de uso (en trminos que puedan ser entendidos por los productores). Instrucciones sobre manejo de cosecha y poscosecha. Lineamientos sobre bienestar para los trabajadores. Otros aspectos de manejo ambiental, manejo de semillas y material de siembra. En el plan pueden incluirse los aspectos que, a criterio de la organizacin, sean de manejo tcnico para todo el grupo y tambin comentarios particulares para el plan de produccin especfico de un miembro del grupo. El plan de produccin es tambin una herramienta de planeacin, ya que puede incluir la visualizacin de las actividades programadas para el manejo de la finca y define las pocas ms apropiadas para la realizacin de las labores. Sobre este mismo plan se puede planear el mejor momento para la inspeccin interna, de acuerdo con las labores que se anticipan para un mes determinado.
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Manual de control interno, manejo documental y reclamaciones

ANEXO 9 - Manual de Control Interno
El manual de control interno contiene los procesos operativos relacionados con el Cdigo de Conducta. Este documento puede incluir aspectos sobre manejo del SIC, organizacin y administracin de la certificacin. Tambin puede contener informacin relevante sobre procesos de acopio, manejo de producto, trazabilidad y manejo de la cadena de custodia. Su contenido debe revisarse peridicamente para que est acorde con los cambios del Cdigo de Conducta y con otras normas o regulaciones bajo el sello UTZ CERTIFIED. Este documento debe estar a disposicin de todos los pblicos interesados, como productores, administradores del SIC, clientes, organismos certificadores o la Fundacin UTZ CERTIFIED. En el desarrollo de sus funciones, el SIC debe prestar atencin al manejo de documentos y su actualizacin. Por la importancia de cada uno de estos documentos internos, se debe contar con un mecanismo de revisin y aprobacin de las versiones. La redaccin de documentos tales como contratos y estndares internos que los miembros del grupo deben comprender deber ajustarse a su idioma y nivel de comprensin. En el manual del control interno habr una descripcin de los procesos operativos ms comunes como los siguientes: Funciones, responsabilidades y competencias de los empleados, las personas elegidas y los comits. Procedimiento para la aprobacin de nuevos miembros y toma de decisiones con base anual sobre la situacin de cada miembro en el grupo.
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Requisitos en torno a los registros del grupo y de los miembros del grupo. Procedimiento para inspecciones internas. Procedimiento para sanciones y apelaciones. Para un manejo administrativo de estos documentos se debe de incluir: Versin. Fecha de emisin. Paginacin apropiada. Encargado(s) de elaboracin. Aprobacin del contenido. Cuando se emite una nueva versin de un documento del SIC o para sus asociados, deben recuperarse o destruirse las versiones previas de los documentos en blanco no utilizados. Estos procedimientos deben estar escritos con clara identificacin de las personas a cargo de la aprobacin y distribucin. Se debe contar con copias de las versiones vigentes. Las actividades de control interno se deben registrar y, junto con los documentos del proceso de certificacin, deben guardarse por un perodo mnimo de dos aos, o segn lo requieran las legislaciones locales. La informacin debe permanecer en un medio original y de acceso legible. Las nuevas tecnologas permiten un manejo de informacin en sistemas de informacin con la ayuda de programas tecnolgicos. En este caso puede manejarse informacin a gran escala y detalle, para lo cual es importante mantener copias de respaldo y as evitar la prdida total de informacin (informacin electrnica).
ANEXO 10 - Formulario de reclamaciones ANEXO 9 - Manual de control interno
La administracin del grupo deber atender los conflictos de inters reales y potenciales a tono con su escala y condiciones. Las personas debern revelar cualquier posible conflicto de inters y debern abstenerse de involucrarse en el trabajo o en las discusiones o decisiones en el proceso del sistema interno de gestin que tengan relacin con su posible conflicto.
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El manejo correcto de las reclamaciones es de gran importancia para brindar un adecuado servicio al cliente y a otros interesados, y es un componente del verdadero autocontrol y mejoramiento continuo. El anlisis de las reclamaciones contribuye a mejorar la calidad del producto y la relacin de la organizacin con sus asociados, clientes y proveedores. Del anlisis de las reclamaciones se originan acciones preventivas o correctivas que se deben aplicar con su respectivo seguimiento. La gestin de reclamaciones es una funcin que se identifica con el administrador del SIC. Pueden emplearse formatos donde se maneje la informacin completa, desde la recepcin, anlisis y respuesta, hasta el seguimiento a las acciones correctivas que genera el reclamo. El procedimiento para el manejo de reclamaciones debe estar escrito documento independiente o ser uno de los componentes del Manual del Control Interno (como se realiz en el ejemplo). La organizacin propietaria del certificado es la responsable de que sus productores cumplan con el Cdigo de Conducta, de las regulaciones de la Cadena de Custodia y del manejo de SIC, a pesar de que algunas de las funciones de procesamiento sean realizadas por subcontratistas o proveedores de servicios. Por esto, el propietario del certificado es quien debe poseer los procedimientos para seleccionar los subcontratistas y registro de las labores realizadas por ellos, y de su historial y competencias. Las relaciones con subcontratistas que incluyan servicios deben estar formalizadas mediante contratos o su equivalente legal (como rdenes de servicio, facturas de compra, etc.). Las tareas que desempean los subcontratistas deben de estar conforme el Cdigo y dems requerimientos de UTZ CERTIFIED y con las internas de la organizacin de productores.
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Uso de logo UTZ CERTIFIED - Good Inside
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El uso de la marca UTZ CERTIFIED Good Inside, que se emplea en sacos de caf o contenedores para caf certificado, debe ser documentado y estar de acuerdo con las condiciones especificadas en los Requerimientos para el Uso del Logo UTZ CERTIFIED Good Inside1 disponibles a peticin con communications@utzcertified.org. El grupo de productores debe controlar el uso de la marca en sus ventas y en los productos comerciales en que se utilice.
Actualmente este documento slo esta en ingls
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Administracin de la trazabilidad
La trazabilidad es uno de los aspectos ms importantes en los mercados, por esto, UTZ CERTIFIED la considera como uno de los componentes principales de su certificacin. La trazabilidad consiste en una serie de procedimientos claros que permiten conocer el origen, ubicacin y trayectoria de un producto, como el lote de caf, a lo largo de la cadena de suministro. Este procedimiento puede aplicarse en cualquier momento mediante el uso de herramientas que manejen correctamente el producto y el adecuado registro de la informacin, lo que hace posible el seguimiento desde su origen hasta el cliente y viceversa. Este proceso se puede realizar partiendo del origen del producto al sitio de consumo (trazabilidad descendente o aguas abajo) o inversamente si se trata de un producto en su lugar de destino y se quiere rastrear de dnde viene (trazabilidad ascendente o aguas arriba). Las reglas para el manejo de la trazabilidad de caf UTZ CERTIFIED se encuentran en el documento denominado Cadena de Custodia y se incluye en el Cdigo de Conducta UTZ CERTIFIED para los productores. La Cadena de Custodia requiere que el caf certificado UTZ se procese, almacene y transporte separado del caf no-certificado. Cada organizacin en la cadena de caf debe tener un sistema de separacin fsica y administrativa del caf certificado UTZ. sta es la nica manera de asegurarle al comprador final un lote de caf UTZ CERTIFIED. Se obtiene trazabilidad a travs de una combinacin de prcticas a nivel de la finca, del grupo o lugar de acopio del producto y del beneficio o lugar de procesamiento. Para los productores los requiremientos de Cadena de Custodia estan integrados en el Cdigo de Conducta. La administracin del grupo ser responsable de las ventas de los productos certificados hasta e incluyendo la etapa final de la cadena de produccin a cargo del grupo. Los miembros del grupo solamente pueden vender sus productos certificados si stas ventas son aprobadas por el SIC y el SIC documenta y controla la trazabilidad de estos productos.
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Trazabilidad fsica
El productor necesita estar seguro de que la planta donde procesa el grano tiene un sistema de registro que controla que el caf certificado UTZ nunca sea mezclado fsicamente con otro tipo de caf durante la recepcin, despulpado, tanques de fermentacin, patios de secado, secadoras, trillado o almacenamiento. La planta de procesamiento debe mantener registros y estar en capacidad de establecer los propietarios del caf certificado UTZ durante cualquier etapa del proceso. Se deben tomar muestras del caf anunciado y despachado por el productor o grupo de productores y guardarlas en caso de futuros reclamos. Los sacos que contienen caf certificado UTZ deben estar claramente marcados para evitar mezclar los productos. Se recomienda usar el logotipo UTZ CERTIFIED Good Inside. Los sacos o cualquier tipo de contenedor con caf UTZ CERTIFIED pueden ser de un color particular, llevar nmero o cdigo, identificacin adherida, marca impresa, o cualquier otro distintivo para diferenciarlos de los dems. UTZ CERTIFIED Good Inside es una marca registrada y slo puede ser utilizada por los miembros certificados UTZ CERTIFIED para designar el caf certificado y diferenciarlo del que no lo est. Es importante que el caf de un productor o grupo de productores pueda ser fcilmente identificable mediante el uso de un logotipo o marca impresa en el saco de fique o de yute. Se deben utilizar registros de almacenamiento para identificar el tipo de caf ingresado (cereza, pergamino o verde (oro)), fecha, cantidad de ingreso y egreso del producto, documento de pesado, nmero de factura comercial, mtodos y nombre del transporte utilizado y destino del producto. Es posible usar la misma rea de almacenamiento para todo el caf, tomando en cuenta que debe existir una clara divisin, visible o fsica para los diferentes tipos de caf. Esta separacin se hace con identificacin de reas por cada tipo de caf. Tambin se puede separar el caf en el tiempo, usando la bodega slo para caf certificado y, luego de procesado, usar la misma bodega para caf no certificado o viceversa.
Trazabilidad administrativa
Se usan registros adaptados a cada negocio particular que realiza la operacin certificada. Estos deben revelar completamente todas las actividades y transacciones de la operacin certificada con suficiente detalle para que sean comprendidas y auditadas en cualquier momento.
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Los registros deben estar firmados por los representantes de las reas correspondientes. Se deben llevar para las siguientes etapas: 1. Cosecha. 2. Procesamiento hmedo y seco. 3. Almacenamiento. 4. Despacho a beneficiaderos externos. 5. Distribucin a la cooperativa o comprador. 6. Registro del volumen almacenado y despachado. 7. Registro de los anuncios de venta. 8. Registro de almcigos o viveros. 9. Registro de labores de campo. Los productores o grupos son responsables por su caf desde la cosecha hasta que es enviado al comprador. Por lo tanto, todas las partes deben mantener registros de trazabilidad. sta se logra cuando todos los eslabones de la cadena manejan el producto con las precauciones de identificacin y separacin, lo cual se complementa con un adecuado registro de informacin. En caso de usar un beneficiadero o procesamiento externo para el servicio y la venta, es responsabilidad del productor propietario del certificado que su caf tenga los controles y separacin suficientes para asegurar que efectivamente es el que entreg al beneficiadero. La responsabilidad de estos aspectos, como los anuncios de venta y proporcionar la informacin de UTZ CERTIFIED debe estar claramente identificada y asignada. La persona responsable debe estar en capacidad de explicar y demostrar cmo funciona el sistema de trazabilidad en todos los procesos del cultivo y procesamiento del caf.
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ANEXOS
Anexo 1
SISTEMA INTERNO DE CONTROL - SIC
REGISTRO DE PRODUCTORES APROBADOS

CDIGO DE DOCUMENTO: SIC 01
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Elabor: Germn Marn

Fecha de Documento ingreso al programa de UTZ identidad CERTIFIED
Aprob: Jorge Ruiz
Fecha: Octubre 01 de 2007
No
Municipio Anserma Anserma
Apellido Orozco Benavides
Nombre
1 2 3 4 5 6 7 8
Anserma Lpez Anserma Anserma Anserma Agudelo Pelaez Salazar
Francisco 4323948 01/02/07 Omar Angela 30278260 01/02/07 Mara Carlos Hugo 70552373 01/02/07 Claudia Luca Diana Milena Isidoro Julio Csar Luis Enrique
Nombre de la Finca La paz del labrador La Congoja El jardn
Cdigo SIC 01- 001 01- 002 01- 003 01- 004 01- 005 01- 006 02- 001 02- 002
Produccin kilos Control Interno Area total de caf verde Fecha Finca (s) Area total Promedio Prxima Nombre del Estatus de la cosecha anual Auditora Caf (ha) ltimos estimada (ha) Inspector certificacin Interna
tres aos
27 15.6 6.85 11.66 11.61 11.26 27.87 5.41
24 14.92 6.27 8.97 10.26 10.86 27.87 5.41
24048 24048 24048 24048 24048 24048 24048 24048
24000 24000 24000 24000 24000 24000 24000 24000
15 - Ago 16 - Ago 17 - Ago 18 - Ago 19 - Ago 20 - Ago 20 - Ago 23 - Ago
Carlos Marin Carlos Marin Carlos Marin Carlos Marin Jorge Garcia Jorge Garcia Jorge Garcia Jorge Garcia
Aprobado Aprobado Aprobado Aprobado Aprobado Aprobado Aprobado Aprobado
24548677 01/02/07 La Marquesina 24396611 4312190 4325291 2422871
01/02/07 01/02/07 01/02/07 01/02/07
La Mueca Lusitania San marcos El Bosque
Risaralda Lpez Risaralda Villada
Anexo 2
SISTEMA INTERNO DE CONTROL - SIC LISTADO DE PRODUCTORES SANCIONADOS O EXCLUDOS
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Elabor: Germn Marn

Fecha de ingreso al programa UTZ CERTIFIED
Aprob: Jorge Ruiz

Control Interno
Nombre del Inspector Status de la certificacin Tipo de sancin
Completar plan
No
Municipio Anserma Anserma Anserma Anserma Anserma
Apellido
Nombre
No. Documento de Identidad
Nombre de la Finca La Rochela La Habana San Antonio La Corts Villa Nueva Caja de Oro La Moralba La Alhambra
Cdigo SIC
01-007 01- 008 01- 009 01- 010 01- 011 01- 012 02- 013 02- 001
1 2 3 4 5 6 7 8
Produccin kilos Area total de caf verde Fecha Finca (s) Area total Promedio Prxima Caf (ha) ltimos cosecha anual Auditora (ha) Interna
tres aos estimada
Gomez Morales Rivera Yarce
Anserma Sanchez Risaralda Risaralda Rodriguez
Luis Fernando Maria eugenia Norberto de jesus Nury maria Pedro antonio
Lj restrepo NIT y cia 8100059811 15/2/2007 10277187 24391493 75036157 32443684 4326839 15/2/2007 16/2/2007 14/03/07 17/2/07 19/2/07
81.46 10.44 7.53 55.64 21.36 5.97 19.88 34
72.55 10.41 7.41 50.46 17.42 5.82 18.56 34.5
87060 12492 8892 60000 20400 6000 21600 40800
87756 12592 8963 60480 20563 6048 21773 41126
15 - Ago 16 - Ago 17 - Ago 18 - Ago 19 - Ago 20 - Ago 20 - Ago 23 - Ago
Sociedad NIT 19/2/07 lopez agudelo 890805507
Libia
25050507 19/2/07
Carlos Marn Carlos Marn Carlos Marn Carlos Marn Jorge Garca Jorge Garca Jorge Garca Jorge Garca
Sancionado de trabajo
Sancionado Separacin de
de trabajo
la organizacin
Sancionado completar plan Sancionado Separacin de Sancionado la organizacin Sancionado la organizacin Sancionado
completar plan de trabajo de trabajo Separacin de Separacin de la organizacin
Sancionado completar plan
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Anexo 3
REGLAMENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

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Elabor: Germn Marn
Aprob: Jorge Ruiz
0. INTRODUCCIN
En el presente reglamento se establecen los lineamientos generales y normas, estndares y cdigos establecidos por cada Programa de Certificacin que posee la Cooperativa de Caficultores de Anserma, la cual se basa en la Trazabilidad, Cadena de Custodia y Responsabilidad en la produccin de Caf, adems de brindar apoyo a las Certificadoras para asegurar el cumplimiento de estas normas. La certificacin UTZ promueve la produccin de caf con responsabilidad y trazabilidad de los productos, es decir, el seguimiento hasta la finca donde fue producido, todo esto bajo los criterios del Cdigo de Conducta UTZ CERTIFIED. Este proyecto est enfocado a pequeos, medianos y grandes productores, as como a cooperativas y organizaciones que posean un manejo administrativo y financiero eficiente y apropiado.
1. FUNCIONES DEL SIC DE LA COOPERATIVA DE CAFICULTORES DE ANSERMA
1.1 Cumplir y velar porque se cumpla el conjunto de criterios y estndares Econmicos, Sociales y Ambientales, reconocidos internacionalmente para la produccin de todo el Caf Certificado que pertenece al programa de Cafs Especiales, basndose en la trazabilidad, la cadena de custodia y la responsabilidad del cultivo del caf. 1.2 Generar y archivar la documentacin necesaria para proporcionar un alto nivel de confianza en el Caf Certificado. 1.3 Permitir el acceso a toda la documentacin y lugares que estn relacionados con la produccin y manejo del caf certificado, as como al inspector externo de cada certificacin. 1.4 Capacitar e informar a los asociados vinculados al programa sobre los aspectos relacionados con la caficultura, especialmente las Normas, Estndares y Cdigos de los Grupos de certificaciones. 1.5 Responsabilizarse por la certificacin de todos los productores que participan en los proyectos, mediante el sistema de control e inspecciones internas y externas. 1.6 Velar por que los productores que se agreguen posteriormente al proyecto cumplan con todos los requisitos de las normas, estndares y cdigos de cada certificacin. 1.7 Aprobar el ingreso y egreso de productores segn lo decida el control interno del programa. Los ingresos son y sern voluntarios y los egresos podrn ser voluntarios o segn decisin del Sistema Interno de Control. 1.8 Establecer los criterios de calidades y precios del caf certificado en los diferentes Programas. 1.9 Efectuar un acopio del Caf Certificado de los diferentes proyectos de acuerdo con los mecanismos establecidos por el Sistema Interno de Control y los Asociados.
2. PERMETRO O MBITO DE VALIDEZ
Este reglamento se aplica a las reas de produccin (incluyendo cosecha y poscosecha con beneficio hmedo), acopio y transporte de caf pergamino seco, hasta la supervisin de llegada al proceso industrial de trilla, producido por fincas productoras de caf vinculadas al programa de Cafs Especiales de la Cooperativa de Caficultores de Anserma y en cualquiera de los cinco municipios que comprenden su rea de influencia (Anserma, Risaralda, San Jos, Belalcazar y Viterbo) y otros caficultores de zonas aledaas que posteriormente ingresen al Programa. La Cooperativa, es una Institucin sin nimo de lucro, legalmente constituida dentro del marco legal colombiano, fundada en el ao de 1967 por visionarios productores de caf de este Municipio. Siempre ha trabajado para el bienestar del productor de caf y sus familias con Proyectos de Cafs Especiales y Sociales. Su lema es CAF Y MEDIO AMBIENTE. Sus asociados son productores de caf, comprometidos con la Cooperativa y velan por el buen desarrollo social de la misma. Su finalidad es producir un caf de excelente calidad que pueda ser ofrecido en los mercados internacionales y dejar en alto el buen nombre de su comunidad cafetera.
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Elabor: Germn Marn
Aprob: Jorge Ruiz
3. FUNCIONES GENERALES DEL COMIT DE CONTROL INTERNO Y CERTIFICACIONES - CCIC
El Comit de Control Interno y Certificaciones (CCIC) de la Cooperativa de Caficultores de Anserma es el nico organismo que puede tomar las decisiones relacionadas con los temas de certificaciones, admisin y retiro de asociados. Est conformado por XX representantes de los grupos de productores certificados y sus funciones son: 3.1 Realizar reuniones peridicas cada 2 meses, o cuando amerite, para tomar decisiones, discutir, resolver problemas de los grupos y dar apoyo a las Certificadoras, asegurando el cumplimiento de las Normas, Estndares y Criterios de los diferentes programas de certificacin. 3.2 Tener conocimiento del reglamento interno con el fin de propiciar su adecuado cumplimiento. 3.3 Tener una comunicacin efectiva con el grupo de productores a travs de diferentes medios para actualizarlo con cualquier evento y novedad. 3.4 Permitir o no el ingreso de nuevos caficultores al grupo, as como retirar y sancionar a los productores que as lo ameriten. Tambin deber mantener actualizado el registro de productores vigentes en el programa. 3.5 Definir las sanciones que se aplicarn a los productores infractores de cada proyecto de Caf Certificado. 3.6 Organizar las inspecciones internas, evaluar y deliberar el resultado de cada inspeccin, emitir el correspondiente informe y comunicar los resultados al productor, y definir acciones de mejoramiento. 3.7 Velar por que se efecten programas de capacitacin y asesora tcnica para el buen funcionamiento de los grupos. 3.8 Velar por el cumplimiento de las Normas, Estndares y Cdigos de las diferentes certificaciones y los Reglamentos del SIC. 3.9 Mantener actualizados los documentos a su cargo.
4. FUNCIONES DEL REPRESENTANTE LEGAL
El Representante Legal del Sistema Interno de Control ser el Gerente de la Cooperativa de Caficultores. Sus funciones son: 4.1 Responsabilizarse por el manejo y relacin contractual con el organismo de Certificacin. 4.2 Ser el encargado de la comercializacin de los Cafs Certificados. 4.3 Gestionar el posicionamiento de los Cafs especiales en los Mercados Nacionales e Internacionales. 4.4 Tramitar convenios interinstitucionales con Empresas del Gremio. 4.5 Participar en diferentes eventos donde puedan mostrarse las bondades del SIC de la Cooperativa de Caficultores de Anserma.
5. FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR DEL SIC
El administrador del Sistema Interno de Control es el funcionario encargado del rea de Cafs Especiales y certificacin dentro de la estructura de la Cooperativa de Caficultores de Anserma. Es la persona dedicada a coordinar todas las operaciones para el adecuado funcionamiento del SIC, adems de ser el encargado en la Empresa (Cooperativa.) de atender todo lo referente a las certificadoras y certificaciones, y tiene a su cargo las siguientes funciones: 5.1 Describir los trabajos y responsabilidades de cada miembro de la asociacin. 5.2 Realizar la programacin de las inspecciones internas y llevar el control de sta. 5.3 Elaborar informes y presentarlos ante el Comit del SIC y Certificaciones cuando se requiera. 5.4 Programar las capacitaciones y asesora tcnica y llevar un control de dicha programacin. 5.5 Mantener actualizado el registro de los productores. 5.6 Velar por el cumplimiento de las normas, estndares y criterios de los programas de certificacin en la produccin de caf. 5.7 Asegurar el cumplimiento del reglamento del SIC y de las sanciones del Programa de Certificacin. 5.8 Analizar los resultados de las auditoras y asesoras.
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Elabor: Germn Marn
Aprob: Jorge Ruiz
5.9 Evaluar y proponer acciones para el funcionamiento del SIC. 5.10 Mantener actualizados los documentos y archivos relacionados con el SIC. 5.11 Capacitar a los miembros de los grupos en el manejo de los documentos que cada uno tiene a su cargo. 5.12 Capacitar a los inspectores internos y asesores externos.
6. FUNCIONES DEL DIRECTOR DEL LABORATORIO DE CALIDADES
Es la persona encargada de asegurar la Calidad del Caf producido por los caficultores vinculados a los diferentes programas de Certificacin y tiene las siguientes funciones: 6.1 Proporcionar las recomendaciones que apunten al mejoramiento y mantenimiento de la calidad del caf de diferentes programas de certificacin. 6.2 Realizar capacitaciones y talleres a los diferentes productores certificados. 6.3 Realizar pruebas de taza con los diferentes caficultores de los programas de certificacin. 6.4 Responder frente a las auditoras externas sobre el manejo de la trazabilidad y la Cadena de Custodia.
7. FUNCIONES DE LOS INSPECTORES INTERNOS
Los inspectores internos debern firmar un compromiso con el CCIC mediante el cual se harn responsables de: 7.1 Realizar como mnimo una inspeccin Interna en las unidades productivas por ao con base en las Normas, Estndares y Criterios de cada programa de Certificacin. 7.2 Visitar los puntos de acopio, almacenamiento y compra para verificar el cumplimiento del reglamento del SIC.
8. FUNCIONES DE LOS PROMOTORES Y CAPACITADORES
8.1 Realizar capacitaciones peridicas a los productores, brindando asesora y capacitacin en normas, principios, medio ambiente, manejo tcnico, calidad, y Sistema Interno de Control del Programa de Cafs Especiales y diferenciados. 8.2 Elaborar informes actualizados de los grupos certificados con el fin de utilizarlos para la toma de decisiones del Administrador y otros reportes que se consideren necesarios. 8.3 Junto con los productores, apoyar el desarrollo de los mapas y lotes de cada una de las fincas del Grupo de productores. 8.4 Llevar el registro de los programas de capacitacin desarrollados. 8.5 Brindar asistencia tcnica a los productores.
9. ASESORES EXTERNOS
Los asesores debern coordinar las siguientes acciones, de acuerdo con las necesidades del grupo de productores: 9.1 Velar y vigilar que el SIC sea democrtico y participativo en los diferentes Grupos Certificados. 9.2 Brindar asistencia tcnica a los productores de los Grupos Certificados. 9.3 Brindar acompaamiento tcnico y social al proyecto. 9.4 Brindar capacitacin sobre calidad y buenas prcticas del cultivo. 9.5 Coordinar el plan de gestin ambiental. 9.6 Monitorear el mejoramiento y mantenimiento de la calidad. 9.7 Participar en reuniones del CCIC, cuando ste lo requiera.
10. ORGANIGRAMA
La organizacin del Sistema Interno de Control se presenta en el siguiente esquema:
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Elabor: Germn Marn
Aprob: Jorge Ruiz
ORGANIGRAMA DEL SIC

Sistema Interno de Control SIC Comit de Control Interno y Certificaciones - CCIC Representante Legal Administrador del SIC Laboratorio de calidades ASESORES (FNC, Expocaf y Trillacoop)
Inspectores internos
Promotores y capacitadores
Asesores externos
Productores certificados
11. OBLIGACIONES DE LOS PRODUCTORES EN EL SISTEMA INTERNO DE CONTROL

11.1 Ser asociado a la Cooperativa de Caficultores de Anserma. 11.2 Cumplir con el conjunto de criterios econmicos, sociales y ambientales reconocidos internacionalmente para la produccin de Cafs Certificados. 11.3 Generar y archivar la documentacin necesaria para proporcionar un alto nivel de confianza entre el SIC y los grupos de Caf Certificados. 11.4 Entregar la cantidad y calidad de caf (parmetros fsicos y taza limpia establecidos por la Cooperativa de Caficultores de Anserma, de acuerdo con lo acordado con el trillador-exportador) a la Cooperativa, que sea coherente con los pronsticos de produccin trimestrales entregados al SIC anualmente. 11.5 Proporcionar acceso ilimitado a los inspectores internos y externos de la entidad de certificacin contactada por la Cooperativa y al personal del SIC en las reas de la finca, incluyendo plantaciones, instalaciones de proceso, secado, almacenamiento, casas, etc. 11.6 Poner a disposicin del inspector del SIC o inspector externo de las certificadoras la documentacin requerida, especialmente sobre la compra y uso de insumos, as como aquellas relacionadas con las actividades realizadas en su parcela, cosecha y ventas de Cafs Certificados. 11.7 Aceptar las sanciones, si no cumple con alguna de las reglas aqu establecidas o las normas, estndares y cdigos de los programas de certificacin. 11.8 Usar solamente los insumos que puedan demostrar su calidad al estar recomendados por un tcnico.
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Elabor: Germn Marn
Aprob: Jorge Ruiz
12. REQUISITOS PARA LOS PRODUCTORES QUE INGRESEN POSTERIORMENTE A LOS DIFERENTES PROGRAMAS DE CERTIFICACIN
12.1 Los productores que desean ingresar al programa de Cafs Especiales, debern inicialmente estar dispuestos a cumplir con las normas, estndares y cdigos establecidos para el programa UTZ CERTIFIED.
13. TIEMPO DE TRANSICIN
13. 1. El tiempo de transicin ser de seis meses antes de recibir la auditoria externa de la entidad certificadora. Durante ese tiempo, el Productor podr demostrar al SIC que s cumple con las normas, estndares y cdigos establecidos para cada Certificacin.
14. RETIRO DEL PROGRAMA DE LOS PRODUCTORES
Las causas por las que un productor puede retirarse del programa son: por razones voluntarias cuando el productor la solicite, e involuntarias, cuando una falta lo amerite, segn lo determine el Sistema Interno de Control.
15. MANEJO DE LA DOCUMENTACIN

15.1. Unidad productiva En la unidad productiva del asociado se deber mantener una carpeta con: 15.1.1 Copia de la solicitud de ingreso a los diferentes proyectos de certificacin y resolucin del SIC. 15.1.2 Registros y dems documentos necesarios y sugeridos por los tcnicos o inspectores del SIC, segn las normas de los programas de Certificacin. 15.2 Cooperativa En la Cooperativa se deber mantener una carpeta para cada asociado con: 15.2.1 Documentacin del SIC. 15.2.2 Solicitud de admisin al proyecto al que se inscribi y resolucin del SIC de la cooperativa. 15.2.3 Ficha tcnica de la unidad productiva. 15.2.4 Ficha de inspeccin interna. 15.3 Grupos Certificados Los grupos certificados que estn en el programa de Cafs Especiales deben conservar la siguiente documentacin: 15.3.1. Mapas de ubicacin del proyecto con localizacin de parcelas de todos los asociados (pas, departamento, municipio y comunidades). 15.3.2 Listado de socios que pertenecen al proyecto, con su respectiva rea total cultivada con caf, produccin recibida y estimada. 15.3.3 Envos de caf de la unidad productiva registrada a la cooperativa. 15.3.4 Copia de los recibos expedidos a los asociados cuando entregan el caf. 15.3.5 Listado de productores que entregaron caf para conformar determinado lote. 15.3.6 Soporte del lpago del caf a los asociados. 15.3.7 Flujograma del caf, desde la parcela hasta que se entrega a la Cooperativa de Caficultores de Anserma. 15.3.8 Recibo emitido en la bodega de la Cooperativa de Caficultores de Anserma a Almacaf. 15.3.9 Registro de las capacitaciones indicando los temas tratados y lista de participantes.
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CODIGO DE DOCUMENTO: SIC 03 CDIGO
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Elabor: Germn Marn
Aprob: Jorge Ruiz
15.3.10 Buzn de sugerencias y de quejas. 15.3.11 Informe de inspecciones externas.
16. INCOMPATIBILIDADES E INHABILIDADES DEL SIC

A continuacin se describen las incompatibilidades e inhabilidades del SIC para los diferentes cargos y funciones del CCIC. 16.1 Los promotores y capacitadores no pueden ser Auditores Internos en las mismas unidades productivas que atienden. 16.2 Los inspectores internos debern demostrar conocimientos en produccin de caf y sobre las normas, estndares y criterios de cada programa de certificacin. 16.3 Los inspectores internos no podrn auditar fincas de su misma zona o vereda, ni cuando la finca pertenezca a sus familiares o cuando tengan vnculos econmicos con la finca (dueo, asesor, etc.). 16.4 Los inspectores Internos no pueden formar parte del CCIC.
17. FALTAS Y SANCIONES DEL PROGRAMA DE CERTIFICACIN UTZ.

Este reglamento est basado en los criterios del Cdigo de Conducta UTZ CERTIFIED y el Sistema Interno de Control (SIC) de la Cooperativa de Caficultores de Anserma.
CAUSA
1 2 3 4 5 6 7 8
No es suficiente la documentacin que se tiene para hacer la trazabilidad. La cantidad de caf entregado a la Cooperativa es mayor que el pronosticado. No hay registros de las actividades realizadas ni de los insumos utilizados. No permitir la inspeccin interna, externa o del personal de UTZ CERTIFIED. No realizar acciones correctivas como resultado de las inspecciones. No registrar los tratamientos fitosanitarios durante el periodo de propagacin de plantas. No informar al tcnico por escrito que est trabajando con plantas genticamente modificadas. Hacer plantaciones nuevas de caf en reas recientemente deforestadas sin el permiso institucional correspondiente. Si es bosque primario es totalmente prohibido hacer deforestacin bajo ninguna circunstancia.
SANCIN
Suspensin hasta que se complete la documentacin. Expulsin, si despus de la verificacin no hay justificacin tcnica. Se evaluar la causa, de acuerdo con la justificacin, suspensin hasta por un ao. Se le entrega la carta de retiro voluntario o expulsin del proyecto. Suspensin hasta que las correcciones se ejecuten. Suspensin por un ao. Retiro definitivo del proyecto. Suspensin hasta que reforeste un rea igual a la deforestada y con las mismas especies de rboles.
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Elabor: Germn Marn
Aprob: Jorge Ruiz
9 10 11 12
CAUSA
Falta de registro para cada parcela o almcigo, con su respectivo rtulo. Falta de registro de todas las actividades e insumos utilizados. Falta de inventario o no est actualizado el fertilizante en existencia. Se almacena el fertilizante junto a los fitosanitarios, en reas descubiertas, en lugares sucios y hmedos, contamina fuentes de agua, cerca al caf u otros productos alimenticios, o sin rtulos en las reas de almacenaje. La forma de almacenamiento de estircol contamina el medio ambiente. Usa desechos humanos en la finca. Los productos fitosanitarios usados no estn justificados por escrito donde especifique el objeto y el umbral de la intervencin y no se han tomado en cuenta otros manejos de la plaga. No existen instrucciones claras que indiquen que no debe aplicar fertilizantes o fitosanitarios a menos de 5 metros de las vertientes de agua o nacimientos. El tcnico recomienda fitosanitarios que no estn oficialmente registrados en el pas, son prohibidos en la Unin Europea, Estados Unidos o Japn. Aplicacin de productos qumicos prohibidos no permitidos en la plantacin de caf, sin recomendacin tcnica. El productor no tiene equipo apropiado para medir correctamente los agroqumicos. No est actualizado el inventario de agroqumicos, no est almacenado en sus envases originales y en las estanteras, los polvos no estn almacenados arriba de los lquidos, no existe llave en la puerta de acceso en un lugar seguro y no est a la mano el material absorbente de lquidos. No se documenta el destino de los productos caducados. No se mantiene documento de transporte y limpieza del equipo para recoleccin, proceso y transporte de caf.
SANCIN
Suspensin hasta que se generen los registros correspondientes. Suspensin hasta que se corrija la falta. Suspensin hasta que se actualice dicho inventario o se elabore. Suspensin hasta que todas estas faltas se corrijan.
13 14 15
16
Suspensin hasta que se almacene en forma correcta. Suspensin hasta que se corrija la falta. Si fue recomendado por un tcnico, llamada de atencin por escrito con copia a la entidad certificadora, y si fue usado por el agricultor por decisin propia, suspensin por un ao. Suspensin hasta que se corrija la falta.
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Llamada de atencin por escrito al tcnico, con copia a la entidad certificadora y UTZ CERTIFIED. Expulsin. Suspensin hasta que obtenga el equipo adecuado. Suspensin hasta que se cumpla con el punto de control.
21 22
Llamada de atencin verbal. Suspensin por 6 meses.
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Elabor: Germn Marn
Aprob: Jorge Ruiz
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CAUSA
No se calibra el equipo de medicin. descargarse a los ros.
SANCIN
Suspensin hasta que realice la labor. Llamada de atencin y se le da un tiempo perentorio para que lo evite. Suspensin hasta que se implementen medidas paliativas. Suspensin hasta que se cumpla con este punto. Suspensin hasta que se cumpla con este punto. Llamada de atencin por escrito. Llamada de atencin por escrito. Suspensin por 1 ao.
24 Existe desperdicio de agua o no se trata antes de 25 No se minimiza el contacto del caf con fuentes de 26 No se mantienen limpias las instalaciones y el 27 No se reciclan los subproductos del caf. 28 No se presenta a las inspecciones internas y /o 29 Negarse a proporcionar informacin requerida por
los inspectores internos y externos. 30 No comercializa el caf por medio de la organizacin o Cooperativa. externas. equipo pos-cosecha y sus alrededores. contaminacin fngica.
Estas sanciones podrn ser apeladas por el productor de caf ante el CCIC y tendr un plazo de 15 das hbiles, desde la fecha de la notificacin de la sancin. Comit de Control Interno y Certificaciones - CCIC Cooperativa de Caficultores de Anserma
----------------- FIN DEL DOCUMENTO ------------------
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Anexo 4
SOLICITUD DE INGRESO AL PROGRAMA

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Elabor: Germn Marn
Aprob: Jorge Ruiz
Seores Cooperativa de Caficultores de Anserma

Yo_________________________ como productor y socio, identificado con el documento de identidad ______________ Expedido en _______________. Con domicilio en________________
11.
Solicito ser incluido en el grupo de productores de caf siguiendo los lineamientos y procedimientos del Cdigo de Conducta UTZ CERTIFIED. Para lo anterior declaro que: Conozco las obligaciones y requerimientos para cumplir con el Cdigo de Conducta UTZ CERTIFIED y Cadena de Custodia. Soy propietario de las parcelas_________________ ubicadas en _______________, con un rea total de _____________ hectreas y con un rea cultivada en caf de ____________ hectreas. Promedio durante los ltimos tres aos de la produccin cosechada: Libras /qq de caf cereza (uva) ___________ Libras /qq de caf pergamino seco___________ Libras /qq de caf verde______________ (si no tiene estos dos ltimos datos, omitirlos). Obligaciones y capacitaciones. Me comprometo a cumplir con el reglamento interno de la organizacin y con la administracin del Sistema Interno de Control. Mantener los registros necesarios para el cumplimiento del Cdigo de Conducta UTZ CERTIFIED. Participar en todas las capacitaciones y actividades que sean para el benecio y el cumplimiento adecuado de los lineamientos para garantizar la trazabilidad, inocuidad del caf y la aplicacin correcta del Cdigo de Conducta UTZ CERTIFIED, segn las condiciones de mi produccin. Informacin de solicitud de ingreso. Lugar y fecha________________________________ Firma o huella digital__________________________ DATOS DE APROBACIN O RECHAZO DE LA SOLICITUD Aprobacin: _______________ Rechazo, indicar motivo: ________________________________________________________________________________ __________________________________________________________ Cdigo del productor asignado:______________ si el socio fue aceptado para participar en el proceso de certificacin. Lugar y fecha de aprobacin_____________________________________________ Nombre del presidente de la organizacin: _________________________________ Firma: ___________________________________________
22.
33.
44.
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Anexo 5
CONTRATO DEL PRODUCTOR CON LA ORGANIZACIN

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Elabor: Germn Marn
Aprob: Jorge Ruiz
ENTRE: LA COOPERATIVA DE CAFICULTORES DE ANSERMA, Representado por: Y EL PRODUCTOR DIRECCIN DE DOMICILIO: FINCA: La firma del presente contrato se convierte en obligacin entre las partes, para el cumplimiento de las condiciones de manejo de la certificacin del programa UTZ CERTIFIED y ambas partes manifiestan la aceptacin de los siguientes compromisos.
1 1. COMPROMISOS DE LA ORGANIZACIN (COOPERATIVA DE CAFICULTORES DE ANSERMA)
Administrar el Sistema Interno de Control - SIC y mantener su funcionamiento adecuado para acceder a y mantener la certificacin UTZ. Liderar un programa de capacitacin por cuenta propia o en coordinacin con entidades de apoyo del sector cafetero y de cooperacin. Promover el uso de las Buenas Prcticas Agrcolas y la responsabilidad ambiental y social del programa UTZ CERTIFIED. Manejar el proceso de acopio, control de calidad, procesamiento y venta de caf, aplicando las regulaciones del Cdigo de Conducta UTZ CERTIFIED y las regulaciones de la Cadena de Custodia. Administrar la informacin del grupo con criterios de condencialidad, honestidad y transparencia. Denir el organismo de certicacin que realizar la inspeccin externa y controlar los aspectos derivados del servicio. Conocer los reglamentos y dems regulaciones del grupo de productores y del SIC. Cumplir con los criterios de cumplimiento del Cdigo UTZ CERTIFIED en la produccin y manejo de su unidad productiva. Aplicar las recomendaciones tcnicas y de manejo que sean impartidos por el SIC. Suministrar informacin veraz y oportuna a los inspectores internos y auditores externos, as como tambin autorizar su ingreso a su unidad de produccin. Recibir la capacitacin programada. Aceptar y cumplir con las sanciones que se derivan del reglamento interno y dems disposiciones del SIC. Informar sobre cualquier variacin o cambio en las condiciones de produccin de la nca.
2 2. COMPROMISOS DEL PRODUCTOR DE CAF
33. DURACIN DEL CONTRATO.
Este contrato tiene una duracin indefinida y puede darse por terminado por incumplimiento de los compromisos de alguna de las partes, por retiro voluntario del productor o determinacin del Sistema Interno de Control, con la adecuada comunicacin a la otra parte interesada.
Para constancia se firma en la ciudad de ____________________________, en la fecha______________.
REPRESENTANTE DE LA ORGANIZACIN
CAFICULTOR
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Anexo 6
INFORME DE INSPECCIN INTERNA

CODIGO DE DOCUMENTO: SIC 06
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Elabor: Germn Marn
Aprob: Jorge Ruiz
RESUMEN DE LAS OBSERVACIONES DE LA INSPECCIN INTERNA

FECHA ASISTENTES ANEXOS OBSERVACIONES
ACCIONES PREVENTIVAS
FECHA
ACCIONES CORRECTIVAS
FECHA
SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES PREVENTIVAS/ CORRECTIVAS

FECHA
INSPECTOR INTERNO
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CAFICULTOR
Anexo 7
FICHA DE INFORMACIN DEL PRODUCTOR

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Elabor: Germn Marn
Aprob: Jorge Ruiz
Fecha: _____________________________ Municipio: _______________________________
1. DATOS GENERALES
Nombre del Asociado: ___________________________ Cdula: __________ Fecha Nacimiento:________________ Vereda _______________________ Finca ________________________ Telfono __________________ Area Total ___________Hectreas. Area en Caf _________ Hectreas. Produccin @ cps _______________ Distribucin Cosecha: ______% y _______%. Cdula Cafetera: Si _________ No __________ Programa de certificacin al que pertenece: Orgnico UTZ CERTIFIED Caf Practices Fair Trade Otro: ______ Cul: ______
2. COMPONENTE FAMILIAR
Nombre Parentesco* Edad Sexo Labora en la finca? Tiene seguridad social?
* Parentesco: 1 Esposo/Esposa ; 2 Hijo/Hija ; 3 Nieto/Nieta ; 4- Otro Contrata trabajadores permanentes en la finca? Tienen seguridad social? Contrata trabajadores para la cosecha? Si _____ No_____ Cuntos? ___________ Si _____ No______ Si_____ No ______ Cuntos? ___________ Nmero de rboles de caf____________
3. DESCRIPCIN DETALLADA DE CMO LLEGAR A LA FINCA

Seale puntos que ayuden a ubicar la finca: cruce de caminos, casas de vecinos, escuela veredal, ros, quebradas y otros. Si queda a bordo de camino o carreteable, mencionar los kilmetros desde un punto cercano. Ej. Plaza, escuela, etc.
4. MAPA DE LA FINCA
Ubique la finca segn los puntos cardinales (norte-sur), pendiente, instalaciones (vivienda, beneficiadero, establo), cultivos, caminos, ros, linderos, colindantes, bosques, potreros, drenajes naturales, etc.
Lmite Finca Lmite de Lote Vas o caminos Vivienda Construcciones Quebrada Estanque Vegetacin nativa Sitio de Reciclaje Procesador de pulpa
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Elabor: Germn Marn
Aprob: Jorge Ruiz
5. PRCTICAS CULTURALES
Fertiliza sus cafetales? Si______ No______ Qu productos utiliza? _________________________ Qu producto qumico aplic ltimamente? _________________________________ Fecha: __________________ Realiza anlisis de suelos? Si______ No ______ Fecha del ltimo ______________ Deficiencias _______ _________________________ Cuenta la finca con bodega para insecticidas y/o fertilizantes? Si_________ No______ Tiene un inventario? Si _____ No______ Tiene germinador de caf? Si______ No_______ Desinfecta el sustrato? Si _____ No _______ Produce almcigos de caf? Si___ No____ Tamao de la Bolsa_________ Sustrato utilizado ____________________ Utiliza prcticas de conservacin de suelos? Si______ No _______ Cules? ____________________________ _________________________________________________________________________________________________ Utiliza cobertura vegetal? Si__________ No_________ Cmo? ___________________________________________ Prepara el terreno? Si__________ No_________ Cmo? _________________________________________________ Controla arvenses? Si__________ No_________ Cmo? _________________________________________________ Realiza prcticas de MIP? Si__________ No_________ Cmo? ____________________________________________ Ha renovado el cafetal? Si ______ No______ Fecha de la renovacin: ___________ rea renovada ______________
6. BENEFICIO, SECADO Y ALMACENAMIENTO DE CAF

INFRAESTRUCTURA / EQUIPO CLASE ESTADO BUENO REGULAR MALO LIMPIEZA BUENO REGULAR MALO
7. PRCTICAS AMBIENTALES
Despulpa con agua? Si __________ No_________ Qu hace con la pulpa? __________________________________ Por cunto tiempo fermenta el caf? _____________ horas Cul es la fuente de agua para el beneficio?_________________________________________________________________ Dnde se vierten las aguas negras y las mieles? _____________________________________________________________ Utiliza cercas o barreras vivas? Si________ No__________ Cules _____________________________________ Protege las fuentes de agua? Si________ No__________ Cmo ______________________________________ Tiene rboles de sombro? Si________ No__________ Qu especies? _______________________________ Recicla la basura? Si________ No__________ Cmo? ___________________________________________________ Tiene rea para conservacin de bosques? Si________ No__________ Qu utiliza para cocinar? Lea _______ Gas ________ Petrleo _______ Gasolina _________Electricidad ________ Con qu frecuencia corta rboles para lea? _____________________________ Qu especies? ______________________ _____________________________________________________________________________________________________
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Elabor: Germn Marn
Aprob: Jorge Ruiz
10. COMERCIALIZACIN DEL CAF

Almacena el caf? Si________ No__________ Por cunto tiempo_______________________ Dnde? _________________________________________________________________________________ Cmo vende el caf? Seco _________ Cereza: ______ Despulpado (hmedo) ________ Por qu? ______________ _______________________________________________________________________________ A quin le vende el caf? Cooperativa ___________ Particular ___________ Ambos ______________ Otros __________ _______________________________________________________________________________
Confirmo que la informacin consignada anteriormente es verdadera.
Lugar y fecha
Firma del caficultor CC
Nombre Funcionario SIC
Firma Funcionario SIC
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Anexo 8
PLAN DE PRODUCCIN
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Elabor: Germn Marn
Aprob: Jorge Ruiz
0. INTRODUCCIN
El Departamento tcnico de la Cooperativa de Caficultores de Anserma, en coordinacin con el personal tcnico, tienen como objetivo dar cumplimiento a las labores de campo dentro de la agricultura sostenible. El plan de trabajo anual que se propone, permitir la continuidad en el proceso de produccin sostenible campaa 2005 - 2006, que est estructurado de acuerdo con las exigencias del cdigo de conducta de UTZ CERTIFIED, que requiere que los caficultores mantengan registros actualizados y disponibles para poder demostrar que todas las actividades productivas cumplen con los requisitos. Los responsables para dar cumplimiento con el plan de produccin anual son los siguientes: 1. Extensionistas del Departamento Tcnico de la Cooperativa. 2. Productores de Caf Responsable.
1. RECOMENDACIONES BSICAS SOBRE MATERIAL DE SIEMBRA Y VIVEROS
1.1 Seleccin y cosecha de semilla: Esta actividad se realiza Con la finalidad de obtener semillas garantizadas y que el agricultor conozca la importancia del manejo de las plantas productoras de semilla. Los agricultores cosecharn 1kg. de semilla de su propia parcela previa seleccin de plantas madres, con caractersticas de resistencia a plagas y enfermedades, abundante produccin y buen follaje. Es recomendable obtener semillas de la variedad seleccionada. 1.2 Calidad de la semilla: Se debe realizar una adecuada cosecha, beneficio y secado. Tambin realizar pruebas de la germinacin de la semilla. La semilla debe sembrarse en el germinador a la semana de cosecha, para aprovechar su alto porcentaje de germinacin. 1.3 Resistencia, tolerancia ante plagas y enfermedades: El agricultor debe conocer la resistencia o tolerancia y el grado de susceptibilidad ante las plagas y enfermedades que ofrecen las variedades cultivadas. 1.4 Viveros: Se instalarn por siembra directa con distanciamiento de 10 x 10 cm. Una semilla por golpe, para garantizar buena formacin de races, se utilizar buen sustrato de 30% de compost y humus.
2. RECOMENDACIONES SOBRE FERTILIZANTES
De acuerdo a las condiciones climticas, las composteras, sern construidas sobre la superficie del suelo con material propio de la zona a base de piedra y barro o madera con techo de calamina o paja, con una altura de 1.70 m. mnimo. 2.1 Construccin de fosas o cajones para reunir material para la elaboracin de compost: Se deben construir fosas para reunir los materiales de la elaboracin de compost y en cada una de ellas se recolectarn los siguientes materiales: estircol, ceniza, restos de cocina, pulpa de caf. La recoleccin puede realizarse durante dos o tres meses. Debern construirse dos fosas con las siguientes dimensiones: Largo, mnimo 4.00 m ; ancho 1.50 m, altura: 1.00 m. 2.2 Lombricultivo.- Con la finalidad de mejorar la calidad del abono compost, todos los agricultores considerados en el grupo de productores de caf sostenible, estn en la obligacin de instalar mdulos para lombricultivo. Para tal fin las fosas deben ser construidas con material disponible en campo (madera, adobe o cemento), con techo de calamina a una altura de 1.70 m. Deben construirse dos fosas con las siguientes dimensiones: Largo, mnimo 4.00 m; ancho 1.00 m, altura: 0.40 m.
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PLAN DE PRODUCCIN
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Elabor: Germn Marn
Aprob: Jorge Ruiz
3. RECOMENDACIONES BSICAS PARA LA SIEMBRA
3.1 Ahoyado y /o siembra: Las labores del ahoyado se realizarn a curvas a nivel. El distanciamiento de plantacin depender de las condiciones topogrficas del terreno (pendiente y profundidad), pudiendo ser de 1.50 m x 1.50 m; 2.0 m x 2.0 m; 2.50 m x 2.50 m; 2.50 x 3.00 m entre plantas y surcos. El sistema de siembra ser de 1 planta por hoyo y paralelamente a ello se realizarn terrazas de formacin lenta, aprovechando el suelo superficial de los laterales del hoyo para el llenado del mismo. Las dimensiones de hoyo sern de 25 x 25 cm., dependiendo tambin de las condiciones del suelo. Como sustrato se utilizarn compost y humus de acuerdo con la disponibilidad que tenga cada agricultor.
4. CONSERVACIN DE SUELOS.
El agricultor del grupo de productores sostenibles deber adoptar tcnicas de cultivo que minimicen la erosin de los suelos y realizar prcticas de conservacin de suelos, como: 4.1 Construccin de terrazas: Esta tarea se realiza mediante el uso de piedra para evitar el desgaste de suelo (terraza de formacin lenta). El distanciamiento entre terrazas vara de 6 a 8 m., dependiendo de la pendiente del suelo. 4.2 Instalacin de barreras vivas: Cada agricultor continua con la prctica en el uso de barreras vivas utilizando Leucaena y Pia real. El distanciamiento entre barreras vara de 6 a 8 m, dependiendo de la pendiente del suelo. 4.3 Instalacin de barreras muertas: Como material se utilizan restos de poda. Esta labor se realiza en terrenos con pendientes menores a 30% cuyo distanciamiento entre barreras vara de 8 a 12m. 4.4 Deshierba: La deshierba dentro de los cafetales establecidos y plantaciones nuevas se realiza mediante una labranza mnima (llauchi) en forma horizontal. 4.5 Uso de coberturas vegetales: Como cobertura vegetal se continua con la siembra de Centrosema y Cannavalia. Esta labor se ejecuta de acuerdo con la disponibilidad del material de los socios promotores de cada sector. PRODUCTOR ______________________________________ UNIDAD PRODUCTIVA ______________________________ AO ______________
ACTIVIDAD Germinadores Almcigos Siembra Elaboracin de compost Aplicacin de compost Podas Control de broca Recoleccin Regulacin de sombro Mantenimiento de maquinaria Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sept Oct Nov Dic
Lugar y Fecha de elaboracin del plan: ____________________________________________________
x x x
x x x
x x
x x x
x x
REPRESENTANTE DE LA ORGANIZACIN ASISTENTE TCNICO
PRODUCTOR CAFETERO
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Anexo 9
MANUAL DE CONTROL INTERNO

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Elabor: Germn Marn
Aprob: Jorge Ruiz
0. INTRODUCCIN
1. ALCANCE
Este Manual de Control Interno define los parmetros de funcionamiento del Sistema Interno de Control (SIC) que se aplica en las fincas cafeteras que deciden pertenecer a un GRUPO de productores de caf responsable bajo las normas UTZ CERTIFIED establecidas en el Cdigo de Conducta y en la Cadena de Custodia.
2. INTRODUCCIN
El Sistema de Control Interno es un sistema documentado que sirve para asegurar el cumplimiento del Cdigo de Conducta y la Cadena de Custodia en la produccin grupal de caf responsable certificado por UTZ. El SIC ayuda a la organizacin de los grupos, en la planeacin y ejecucin de las medidas necesarias para adecuar el grupo de cara a la auditora externa por parte del organismo de Certificacin.
3. COMPONENTES DE SISTEMA INTERNO DE CONTROL
Para el normal funcionamiento del SIC es necesario que se tengan en cuenta los siguientes elementos como parte del Control Interno: 3. 1-Solicitud de Ingreso del Productor al Grupo Esta solicitud consiste en un formato de afiliacin al grupo de productores, en el cual el caficultor interesado manifiesta su deseo de pertenecer al grupo y en el cual acepta voluntariamente comprometerse con el cumplimiento de todas las normas para la produccin de caf responsable certificado UTZ, y se acoge a la reglamentacin interna del grupo, a recibir a los inspectores internos y a cumplir con sanciones de ser necesario. 3.2-Ficha Bsica por Productor Esta ficha se diligencia una vez el caficultor es aceptado en el grupo y debe contener aspectos bsicos como: Nombre del productor, nmero de identificacin, vereda, rea en caf, produccin anual, componente familiar, mapa con localizacin de la finca (forma de llegar), fecha de ingreso al programa y observaciones generales. 3.3-Lista de productores apobados y sancionados Es un registro en el cual se organiza sistemticamente la informacin de cada caficultor obtenida de la Ficha Bsica por Productor con el fin de conocer el total de caficultores pertenecientes al programa, su rea en caf, su produccin aproximada, su ubicacin por vereda, etc. Tambin es importante tener disponible la lista de caficultores sancionados o expulsados para fines de control en la auditora externa, as como el reporte del Control Interno del porqu de dichas sanciones. 3.4-Organigrama del SIC Es la representacin grfica de los cargos que existen dentro del SIC y que ayuda visualmente a identificar los niveles de estos, las lneas de autoridad y responsabilidad, y los canales de comunicacin. Tambin debe incluirse una lista actualizada con los nombres de las personas que ocupan cada cargo dentro del SIC y sus funciones. 3.5- Lista de Chequeo adaptada Consiste en un formato para aplicar, al menos una vez al ao, en las fincas inscritas en el programa y que permite identificar el estado actual de la empresa cafetera frente a la normatividad propuesta por UTZ CERTIFIED para tomar las decisiones pertinentes. Se puede emplear la Lista de Chequeo sugerida por UTZ CERTIFIED o una adaptada.
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Elabor: Germn Marn
Aprob: Jorge Ruiz
3.6-Programa de Capacitacin y Asesora El administrador del SIC debe tomar al menos un curso anual de actualizacin en las normas para la certificacin de caf bajo las normar de UTZ CERTIFIED, adems de los procedimientos de las certificadoras y las novedades de control interno. Igualmente se deben planear los aspectos de organizacin y cronogramas de las capacitaciones y asesoras que se deben impartir a los caficultores del grupo y dems personas interesadas en el proyecto para garantizar el buen cumplimiento de la reglamentacin UTZ CERTIFIED. 3. 7-Plan de Produccin Es un documento a travs del cual se estima la produccin anual de caf, describiendo los insumos, actividades, tiempo de ejecucin y responsable de las actividades que se requieren para el cumplimiento de dicha produccin en forma acorde a la normatividad UTZ CERTIFIED. El proceso de produccin de caf, est conformado por las diferentes etapas o pasos que se requieren para lograr, en las condiciones ptimas deseadas, un producto de buena calidad, respetando el medio ambiente y aprovechando integralmente los recursos disponibles. Este proceso comprende una serie de actividades que se determinan mediante observacin y anlisis de las condiciones bajo las cuales se realiza la actividad y que posteriormente, se ajustan con el seguimiento y el monitoreo. Para el caso del caf es muy importante describir completamente cmo se ejecutan los planes de Fertilizacin en las diferentes etapas del cultivo, de Manejo de Suelos, de Manejo de Plagas y Enfermedades y de Cosecha, entre otros. 3.8-Control Documental Es el conjunto de evidencias, como, registros, documentos, fotos, encuestas, etc., que permiten tener certeza de la ejecucin real de cada uno de los eventos y actividades programadas en la finca y por el grupo de caficultores. Es necesario que el SIC se provea de las evidencias que considere necesarias para ayudar al mejoramiento del proceso y dar fe a la empresa certificadora del seguimiento que se hace al cumplimiento del Cdigo de Conducta y a la Cadena de Custodia. 3.9-Normas de Produccin Es el conjunto de reglas que conforman la normatividad UTZ CERTIFIED y que estn contenidas en el Cdigo de Conducta y en la Cadena de Custodia. Estas normas contienen puntos de control mayores (71 puntos), menores (98) y recomendaciones (34) para el Cdigo de Conducta y los puntos de control para la Cadena de Custodia que deben ser acatados por la organizacin. Igualmente se deben tener en cuenta los documentos del Protocolo de Certificacin y el Requerimiento para el uso del logotipo UTZ CERTIFIED. 3. 10-Reglamento del Sistema de Control Interno Es el documento que contiene las reglas de obligatorio cumplimiento establecidas para lograr el normal y eficaz funcionamiento del grupo y a las que cada caficultor se compromete previamente a cumplir. Las normas que conforman el Reglamento de Control Interno se vuelven un insumo bsico para la revisin de los inspectores internos en las inspecciones programadas por el SIC y el incumplimiento de ellas ocasiona diferentes sanciones de acuerdo con la gravedad.
4. MANEJO DE CADENA DE CUSTODIA PARA EL CAF UTZ CERTIFIED

Uno de los criterios tenidos en cuenta, y tal vez el que reviste mayor importancia para el cliente consumidor de caf responsable y certificado, es la trazabilidad del producto certificado. Esta trazabilidad debe responder a que en cualquier momento se puedan conocer los manejos que en la explotacin se le dan al caf certificado.
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Elabor: Germn Marn
Aprob: Jorge Ruiz
Dentro de este contexto se encuentra la trazabilidad del lote de caf y que realmente el producto llevado al cliente corresponde al mismo que cumpli con los estndares, normas y criterios de los cafs certificados. La Cadena de Custodia la administra el SIC en asocio con la Oficina de Calidades de la Cooperativa de Caficultores de Anserma que est al servicio del control interno del programa y sirve para rastrear el caf pergamino seco desde el origen de la finca, pasando por la recepcin del caf certificado, el acopio separado de este caf, hasta la disposicin para la trilla y producto empacado. Adems, va monitoreando la calidad y la cantidad de las entregas de Caf Pergamino Seco (CPS) a las agencias por finca de acuerdo con los pronsticos de produccin comprometidos. Adicionalmente, la Oficina de Calidades debe implementar planes de accin en cada finca cuando se presentan rechazos de caf por calidad y el productor est en la obligacin de tomar las acciones correctivas en cumplimiento de las directrices del SIC del programa. Las acciones de penalizacin por incumplimiento las dicta el SIC. 4.1 OBJETIVO GENERAL Establecer y poner en marcha la Cadena de Custodia para los cafs de finca certificados bajo el programa de Cafs Especiales de la Cooperativa de Caficultores de Anserma. 4.2 OBJETIVOS ESPECFICOS 4.2.1 Asegurar que cada finca vinculada al programa cuente con un sistema interno de control que garantice el cumplimiento, ante el organismo auditor, de la cadena de custodia en el manejo del caf certificado en finca hasta su entrega en la Cooperativa. 4.2.2 Disponer de un pronstico de produccin confiable por trimestre del ao (c.p.s) que corresponda con el historial y el registro de produccin utilizado. 4.2.3 Disponer de un sitio especialmente separado para los cafs certificados, por finca si as ha de requerirse (proyectos comerciales estate coffee) que cumpla con las condiciones para el buen almacenamiento del caf en el acopio en cooperativa. 4.2.4 Al momento de la entrega en la Cooperativa del caf, clasificar por finca aquel que cumpla con los estndares de calidad establecidos por el cliente. 4.2.5 Realizar planes de mejoramiento de la calidad en las fincas que as lo requieran. 4.2.6 Monitorear permanentemente el sistema de control interno de Cadena de Custodia, la cantidad y calidad de caf entregados en cooperativa por finca, y notificar mediante oficio al SIC, si se encuentra alguna inconsistencia en los aspectos anteriormente mencionados. 4.3 METODOLOGA 4.3.1 Cada finca vinculada al programa se regir por el modelo del SIC de la Cadena de Custodia consignado en el presente documento y donde se ajustar a las necesidades, requerimientos y restricciones de cada unidad productiva. 4.3.2 Pronstico de Produccin Caf Pergamino Seco. Con base en el sistema de registro y pronstico que maneja cada finca debe pasarse por escrito y con la firma de la persona responsable de la administracin del sistema, el pronstico de produccin en arrobas y kilogramos por trimestre del ao. Esto sirve de base para confrontar el sistema de trazabilidad y de informacin para el manejo comercial del caf.
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Elabor: Germn Marn
Aprob: Jorge Ruiz
4.3.3 Condiciones de Almacenamiento. El caf en sus diferentes etapas debe almacenarse por separado. El caf rechazado debe ser almacenado separado del caf aprobado y claramente identificado. El sitio de almacenamiento no debe tener goteras, estar libre de condensacin y bien ventilado, se deben usar sacos o empaques limpios y secos. El almacenamiento de los sacos debe guardar distancia de las paredes. La temperatura debe ser mximo de 25 oC y humedad relativa de 60% mximo. (Punto 9.C.2 del Cdigo de Conducta). El caf debe estar separado del material de propagacin, de fertilizantes, de cualquier otro alimento y de material de empaque (punto 5.D.1 del Cdigo de Conducta). 4.3.4 Recibo de pergamino en Cooperativa: Condiciones de los sacos: Calibrados a 40.6 kg. Los sacos irn marcados segn el siguiente formato: Nombre del Programa o Certificacin COOP ANSERMA Identificacin asignada a la finca o productor. 4.3.4.1 Parmetros de calidad exigidos para el acopio Caf Pergamino Seco UTZ CERTIFIED: Broca: Mximo; 4% de Broca real sin compensar. Pasilla de manos: hasta 1%. Humedad: Homognea entre el 10 y 12%. Pergamino con olor y color caractersticos. Taza: sin defecto. 4.4 PLANES DE MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD Cada finca dentro de la administracin del sistema de Calidad deber realizar control al manejo del caf certificado. Este manejo se dar por el correcto beneficio del caf, separando en todas las etapas el caf certificado. Cuando se realizan las entregas de caf en la Cooperativa y se haga el anlisis de calidad respectivo para su clasificacin y acopio se genera una carta de respuesta al productor con recomendaciones de mejora o seguimiento, recomendaciones que debe acatar la administracin de la unidad productiva. 4.5 MONITOREO El Sistema Interno de Control del programa debe supervisar que cada unidad productiva cumpla con un sistema de control en todos los puntos de la Cadena de Custodia, identificando cada una de las etapas de los procesos (cosecha, postcosecha, almacenamiento, transporte) y sus responsables.
5. RECLAMACIONES
5.1 RECEPCIN DE RECLAMACIONES Las reclamaciones sobre productos y manejo del programa de certificacin se recibirn en la oficina central de la Cooperativa de Caficultores, localizada en la Calle 5 nmero 14-33 Anserma, Colombia.
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Elabor: Germn Marn
Aprob: Jorge Ruiz
Tambin pueden enviarse por fax al nmero (57) 68 564534, al telfono (57) 68 564535, o al correo sistemadecontrolinterno@cooperativaanserma.com. En las oficinas de la Cooperativa se encuentra disponible un formulario sugerido para el recibo de las reclamaciones, sin embargo si se recibe por otro medio, la persona que reciba la reclamacin debe completar el formulario para utilizar los procedimientos y anlisis definidos para resolverla. 5.2 MANEJO DE RECLAMACIONES El administrador del SIC es el responsable de procesar y dar respuesta a las reclamaciones recibidas. En un plazo de 8 das hbiles debe entregar respuesta documentada a quien formula la reclamacin y debe verificar si la respuesta enviada ha sido recibida oportunamente. Para responder de manera oportuna debe contar con el apoyo y consejo de los dems funcionarios de la organizacin. 5.3 MANEJO DE LA INFORMACIN La Cooperativa y el SIC garantizan una absoluta reserva de las reclamaciones recibidas. Se debe dar tambin un adecuado manejo de archivo a las reclamaciones.
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Anexo 10
FORMULARIO DE RECLAMACIONES
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Elabor: Germn Marn
Aprob: Jorge Ruiz
CLIENTE FECHA RECLAMACIN (PRODUCTO O ESTNDARES UTZ CERTIFIED)
FIRMA RECLAMANTE FIRMA DE QUIEN RECIBE LA RECLAMACIN POSIBLE CAUSA DE LA RECLAMACIN
ACCIN CORRECTIVA O PREVENTIVA IMPLEMENTADA
FECHA RESPONSABLE SEGUIMIENTO A LA ACCIN CORRECTIVA O PREVENTIVA IMPLEMENTADA
FECHA RESPONSABLE
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Estimado implementador, A travs de la implementacin del programa de certificacin UTZ CERTIFIED Good Inside, reconocemos la necesidad de los productores de un apoyo ms amplio y prctico para avanzar hacia la sostenibilidad y manejo profesional de la produccin y procesamiento de caf. Nuestro equipo representantes locales de SOLIDARIDAD- Coffee Support Network/ UTZ CERTIFIED vinculados con ms de 400 agrnomos de diferentes organizaciones, nos ha permitido contar con su amplia experiencia en el desarrollo de soluciones prcticas en los diversos retos que tienen actualmente muchos productores alrededor del mundo. La gua Estableciendo un Sistema Interno de Control es uno de los documentos que no solo apoya los productores en cumplir con el Cdigo de Conducta UTZ CERTIFIED, pero es tambin una herramienta prctica que mejoramiento en los sistemas de produccin. El mejoramiento en las prcticas de gestin y en las buenas prcticas agrcolas son aspectos clave para la produccin. Los objetivos del programa UTZ CERTIFIED son fundamentados en nuestro Cdigo y el sistema de certificacin. Otro ejemplo de herramientas de apoyo es la Gua de Buenas prcticas UTZ CERTIFIED, documento tambin disponible en la pgina web (www.utzcertified.org). Estas herramientas son documentos impresos y audiovisuales que son constantemente actualizados y mejorados de acuerdo con la experiencia durante las prcticas y contribuciones de sus usuarios. La meta es tener una fuente centralizada de conocimiento prctico que es localmente aplicable y de fcil acceso. Esperamos que con estas herramientas unidas a la red de SOLIDARIDAD - Coffee Support Network, podamos contribuir efectivamente al mejoramiento de su produccin de caf y el manejo de su empresa. En nombre de los productores y las personas que se han vinculado a nuestros proyectos, un saludo cordial. En el nombre de UTZ CERTIFIED Britta Wyss Bisang DIRECTORA DE CERTIFICACION UTZ CERTIFIED
www.utzcertifed.org
www.solidaridad.nl

Conceptos Básicos y Requerimientos para El Manejo de Un Sistema Interno de Control en La Certificación-UTZ-es

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Conceptos Básicos y Requerimientos para El Manejo de Un Sistema Interno de Control en La Certificación-UTZ-es

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Estableciendo un Sistema Interno de Control

UTZ CERTIFIED Foundation

Sistema Interno de Control: Definicin

3.1 Relacin contractual

3.2 Gestin del grupo.

Miembros del grupo

Manejo de un mapa con la ubicacin de las unidades productivas y de procesamiento

ANEXO 7: Ficha de informacin del productor

Manejo de informacin de cada productor en carpeta individual

5.2 Requerimientos para inspectores internos

5.3 Proceso de inspeccin interna

ANEXO 6 - Informe de inspeccin Interna

Inspeccin de punto de compraventa y manejo

Produccin y procesamiento en finca

Sanciones y retiro de miembros

Manual de control interno, manejo documental y reclamaciones

Uso de logo UTZ CERTIFIED - Good Inside

Actualmente este documento slo esta en ingls

REGISTRO DE PRODUCTORES APROBADOS

Elabor: Germn Marn

Aprob: Jorge Ruiz

Fecha: Octubre 01 de 2007

Municipio Anserma Anserma

Apellido Orozco Benavides

Anserma Lpez Anserma Anserma Anserma Agudelo Pelaez Salazar

Nombre de la Finca La paz del labrador La Congoja El jardn

27 15.6 6.85 11.66 11.61 11.26 27.87 5.41

24 14.92 6.27 8.97 10.26 10.86 27.87 5.41

24048 24048 24048 24048 24048 24048 24048 24048

24000 24000 24000 24000 24000 24000 24000 24000

15 - Ago 16 - Ago 17 - Ago 18 - Ago 19 - Ago 20 - Ago 20 - Ago 23 - Ago

Aprobado Aprobado Aprobado Aprobado Aprobado Aprobado Aprobado Aprobado

24548677 01/02/07 La Marquesina 24396611 4312190 4325291 2422871

01/02/07 01/02/07 01/02/07 01/02/07

La Mueca Lusitania San marcos El Bosque

Risaralda Lpez Risaralda Villada

Elabor: Germn Marn

Aprob: Jorge Ruiz

Fecha: Octubre 01 de 2007

Municipio Anserma Anserma Anserma Anserma Anserma

No. Documento de Identidad

Gomez Morales Rivera Yarce

Anserma Sanchez Risaralda Risaralda Rodriguez

81.46 10.44 7.53 55.64 21.36 5.97 19.88 34

72.55 10.41 7.41 50.46 17.42 5.82 18.56 34.5

87060 12492 8892 60000 20400 6000 21600 40800

87756 12592 8963 60480 20563 6048 21773 41126

15 - Ago 16 - Ago 17 - Ago 18 - Ago 19 - Ago 20 - Ago 20 - Ago 23 - Ago

Sociedad NIT 19/2/07 lopez agudelo 890805507

Sancionado completar plan

REGLAMENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Elabor: Germn Marn

Aprob: Jorge Ruiz

Fecha: Octubre 01 de 2007

1. FUNCIONES DEL SIC DE LA COOPERATIVA DE CAFICULTORES DE ANSERMA

2. PERMETRO O MBITO DE VALIDEZ

SISTEMA INTERNO DE CONTROL - SIC

REGLAMENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Elabor: Germn Marn

Aprob: Jorge Ruiz

Fecha: Octubre 01 de 2007

3. FUNCIONES GENERALES DEL COMIT DE CONTROL INTERNO Y CERTIFICACIONES - CCIC

4. FUNCIONES DEL REPRESENTANTE LEGAL

Para constancia se firma en la ciudad de ______________, en la fecha.

Fecha: _ Municipio: ___