Sistemas Administrativos Ctedra: Dr.

Carlos Hernndez Diagramas de Representacin

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2. DIAGRAMAS DE REPRESENTACIN
Las herramientas grficas utilizadas por los cursos de la ctedra que se presentan a continuacin
permiten asegurar:
Sencillez. Es tal vez el requisito fundamental, tanto para la persona que modela el proceso
como para el lector o usuario.
Nivel de Informacin. Debe contener un justo nivel de informacin para permitir una primera
visin del proceso en su totalidad, de manera tal que no sea escaso (para brindar la
informacin que se requiere conocer) pero que, al mismo tiempo, no sea excesivo.
Estandarizacin. Los objetos o simbologa deben ser estndares para evitar confusiones o
interpretaciones dismiles.
Soporte / Respaldo. La herramienta debe encontrarse sustentada en bibliografa pertinente y
actualizada y en una utilizacin extendida en el mercado laboral y/o acadmico.
Intuicin. Los objetos o smbolos deben facilitar la interpretacin del diagrama para que no
distraigan, ni dispersen al usuario.
Consistencia. No debe tener zonas grises, ni puntos dbiles, asegurando su claridad.
Alineacin con la cultura de la organizacin. Debe ser comprensible y aplicable en funcin de
la realidad organizacional vigente: docentes, alumnosy la comunidad educativa en general.
2.1 Comparacin entre Diagramas de Representacin
Un mismo proceso, en virtud del grado o nivel de detalle con el cual se lo desee analizar, puede ser
modelado con los 3 (tres) diagramas que componen esta propuesta metodolgica:
DIAGRAMA
DE BLOQUE
DIAGRAMA DE
INTERDEPENDENCIA
SECTORIAL
DIAGRAMA DE
PROCESOS
+ ZOOM + ZOOM

La diferencia entre los tres diagramas, que son plenamente complementarios, radica bsicamente en
el zoom (o grado de detalle) con el cual se analizan los procesos por ellos representados, brindando
un adecuado y efectivo tratamiento a un tema tan esencial para nuestra materia como lo son
los procesos.
El anlisis comparativo permite destacar las siguientes ventajas y desventajas de cada diagrama en
particular:
2.1.1 Diagrama de Bloque
Es una herramienta suficientemente difundida y utilizada;
Es razonablemente simple de comprender y no requiere de ms simbologa que unos
cuadros de base.
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Es muy poderosa para identificar el comienzo y finalizacin de cada proceso, mediante la
individualizacin de las entradas y salidas.
Identifica los archivos y documentos que participan del proceso, sin especificacin de
originales y copias.
No permite apreciar el flujo de las tareas de un proceso, si bien las mismas se enumeran
en el diagrama.
No permite identificar a los sectores intervinientes.
2.1.2 Diagrama de Interdependencia Sectorial
Es una herramienta suficientemente difundida y utilizada.
Es muy simple de comprender, su simbologa es mnima y se encuentra estandarizada.
Muestra con claridad los sectores intervinientes en el proceso.
Resulta til para exhibir el comienzo y finalizacin de cada proceso.
Indica de modo intuitivo el flujo de las principales tareas de un proceso.
No proporciona informacin sobre controles y decisiones.
No brinda informacin respecto de las copias de los documentos que participan del
proceso.
2.1.3 Diagrama de Procesos
Es una herramienta que est ganando amplia difusin en el mercado, basada en el
estndar BPMN (Business Process Model and Notation).
Posee una precisa estandarizacin de su simbologa (que no es extensa) y de los modos
para graficarlo.
Muestra con claridad los sectores intervinientes en el proceso.
Resulta til para exhibir el comienzo y finalizacin de cada proceso.
Indica de modo intuitivo el flujo de las principales tareas, controles y decisiones de un
proceso.
Permite reflejar los documentos que se utilizan a lo largo del proceso, aunque no brinda
informacin sobre la cantidad de copias y su distribucin.
No proporciona informacin directa y detallada sobre los datos de tales documentos.

Dado que tanto el Diagrama de Bloque como el de Interdependencia Sectorial se encuentran
incluidos actualmente en la bibliografa de nuestra asignatura, no se detallan en este documento.
En cambio, dado su carcter novedoso, a continuacin se presentarn la notacin y pautas utilizadas
para el diseo de Diagramas de Procesos.
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3. DIAGRAMA DE PROCESOS
3.1 Notacin BPMN
1
3.1.1 Carriles

Los Carriles representan las reas de responsabilidad que participan del proceso, sean parte
del subsistema en cuestin o no.
Elemento Descripcin Notacin
Carriles
Los carriles son particiones
(horizontales o verticales) para
organizar y categorizar las
actividades.
NOMBRE X NOMBRE Y

3.1.2 Objetos de flujo
Los Objetos de flujo representan eventos o situaciones que ocurren durante el trascurso del
proceso. Afectan el flujo y generalmente tienen un disparador o un impacto (resultado).
Elemento Descripcin Notacin
Comienzo
El de Comienzo indica dnde
empieza un proceso en
particular.
Intermedio
El Intermedio sucede entre
uno de Comienzo y otro de
Finalizacin. Representa
tpicamente una espera o
demora. Afecta el flujo pero
no concluye directamente el
circuito.

Finalizacin
El de Finalizacin indica dnde
culmina un proceso.
Actividad
Es un nombre genrico para
las tareas que una
organizacin realiza.

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BPMN: Business Process Model and Notation. Versin 1.2. Enero 2009
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Elemento Descripcin Notacin
Decisin
Se usa para controlar y reflejar
alternativas que tienen lugar
durante la ejecucin de un
proceso.

3.1.3 Objetos de Conexin
Son los elementos grficos que permiten hilvanar y dar continuidad a la secuencia de objetos
de flujo.
Elemento Descripcin Notacin
Conexin por Flujo de
Secuencia
Se usan para mostrar el orden
en que las actividades son
llevadas a cabo durante un
proceso.

Conexin por
Asociacin
Se utilizan para asociar
informacin con Objetos de
Flujo.
Conector de Pgina
Se utiliza para indicar el lugar
en dnde el grfico deja una
pgina para luego continuar
en otra.
3.1.4 Artefactos
Los Artefactos son elementos grficos de soporte, que agregan y proveen datos
complementarios sobre los objetos, para dotar de mayor riqueza informativa a los diagramas.
Elemento Descripcin Notacin
Objetos de Datos
(Formularios)
Estos artefactos no tienen un
efecto directo en la secuencia
del flujo del proceso, pero
proveen informacin respecto
de qu necesita una actividad
para llevarse a cabo, o qu es
lo que producen.
Anotacin
Complementaria
Es un mecanismo para proveer
informacin adicional al
usuario de los diagramas.
Anotacin
de Texto

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3.2 Pautas Prcticas para el Diseo de Diagramas de Procesos
Las Pautas para el Diseodel Diagrama de Procesos(DP) se encuadranbajo la estandarizacin BPMN.
A continuacin se presenta una serie de buenas prcticas que contribuyen a obtener Diagramas ms
claros, fluidos y armnicos.
El primer paso para la confeccin del diagrama consiste en la determinacin de la cantidad de
carriles, es decir las reas de responsabilidad que participan del proceso, sean parte de la
organizacin o no (tales como proveedores, clientes, Bancos, entre otros).
La ubicacin de los carriles debe considerar que las reas de responsabilidad externas al
subsistema en cuestin deben ubicarse en los extremos izquierdo o derecho, asegurando la
secuencia fluida del proceso. Es recomendable dibujar en los carriles centrales del Diagrama a
aquellos sectores con mayor protagonismo dentro del proceso.
Como principio general, el flujo de tareas se grafica de izquierda a derecha y de arriba hacia
abajo. No obstante, cuando por razones de practicidad o de fluidez en la diagramacin
resulte conveniente apartarse de dicho esquema, se podr disponer de libertad suficiente
para tal accin.
Minimizar, dentro de lo posible, la cantidad de objetos en tanto se garantice una correcta y
completa interpretacin de las actividades, decisiones, controles, documentos y otros objetos
que forman parte del proceso. La regla principal consiste en preservar la simpleza y claridad.
Minimizar los cruces entre los conectores, de modo de mantener una apariencia visual
amigable para el usuario / lector. En los casos en que sea imposible evitarlos, los mismos se
reflejarn con una pequea pancita (similar al puente en la tcnica del cursograma).
Los formularios se dibujan una sola vez, en el momento en que se reciben o se emiten, sin
necesidad de representar las copias.
Las Anotaciones Complementarias pueden resultar muy tiles para dejar reflejados, en el
diagrama, los datos o salidas del circuito bajo anlisis que pudieran ser requeridos por otros
procesos o para el uso posterior por parte de analistas.
Si se acompaa del Diagrama de Bloque y/o del Intersectorial debe garantizarse, como
mnimo, que se respeten y reflejen las mismas actividades que fueron dibujadas en ellos.
Para reflejar la existencia de tareas paralelas (o bifurcaciones), es decir cuando un flujo se
divide en dos o ms pasos paralelos, simplemente se presentan las actividades concatenadas
con los conectores por flujo de secuencia, de la siguiente manera:


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Para reflejar la combinacin de dos o ms tareas en una sola (lo que se denomina
integracin o merging) se realiza el procedimiento inverso al mencionado en el punto
anterior. Es decir, se presentan las mltiples actividades confluyen en una nica, siendo
concatenadas por flujos de secuencia (flechas), segn se grafica a continuacin:


Es importante destacar que, independientemente de las pautas antes mencionadas, al igual que en
cualquier diagrama de representacin, en su realizacin influye el criterio profesional de quien
modela los procesos.
3.3 Herramientas informticas
La notacin internacional BPMN, utilizada para la representacin de los Diagramas de Procesos, ha
ganado amplio terreno en el mercado, siendo actualmente una de las notaciones estndar ms
difundidas, lo cual garantiza la solidez y robustez de la misma.
Gracias a ello, es posible integrar la exposicin de Diagramas de Representacin con herramientas
informticas que permitan al alumno lograr una ventaja competitiva respecto de profesionales de
reas informticas o de los distintos tipos de ingeniera.
Para ello, se sugiere la presentacin de herramientas de uso gratuito y de libre descarga desde
Internet, como ser:

BizAgi Process Modeler.
ARIS Express.
EDraw.
BOC Adonis Community Edition.