SELECCIN Y CONTRATACIN

PROCESOS GESTIN HUMANA

Cdigo:
PTO-05-O1
Proceso:
SELECCIN Y
CONTRATACIN
Macro:
GESTIN HUMANA
Personal
competente.
Documentos
soportes de la
seleccin.
SELECCIN DE
PERSONAL
Responsable
de rea
Proceso de
Contratacin
de Personal
Requisicin de
personal (FOR-
05-01) aprobada
por la Gerencia
General
PROVEEDOR PROVEEDOR
ENTRADAS ENTRADAS
SALIDAS SALIDAS CLIENTE CLIENTE
SUB SUBPROCESO PROCESO
Gerente
Gestin
Humana
Hoja de vida del
candidato
seleccionado con
los documentos
soportes del
proceso de
seleccin.
Carpeta del
funcionario con
todos los
documentos
soporte.
Funcionario
ingresado al sistema
de nmina.
Nmina
CONTRATACIN
DE PERSONAL
INDICADORES INDICADORES
DE GESTION DE GESTION
1 da
Responsable:
Director Gestin Humana
Objetivo: Vincular mediante relacin laboral funcionarios competentes que contribuyan con
el logro de los objetivos de la organizacin.
Alcance: Aplica para todos los cargos directos y/o temporales que afectan el Sistema de
Gestin en Control y Seguridad BASC.
Elabor:
SECRETARIA
Versin No. 01
Fecha:01/11/05
Pgina 1 de 6
Revis:
DIRECTOR GESTIN HUMANA
Aprob:
GERENTE GENERAL
Personal Operativo:
3 das
Personal Adm:
10 das
Cdigo:
PTO-05-01
Proceso:
SELECCIN Y
CONTRATACIN
Macro:
GESTIN HUMANA
Gastos de viaje
cuando se requiera
el desplazamiento de
personas.
Presupuesto para
material
psicotcnico.
Elementos de oficina
Computador
Material psicotcnico
Saln para pruebas y
entrevistas
Carpetas para hoja
de vida con
divisiones
Papelera afiliaciones
Director Gestin
Humana
Secretaria
Superior Inmediato
Gerente General
FSICOS: FINANCIEROS: HUMANOS:
RECURSOS:
Formato de requisicin de personal. FOR-
05-01
Formato de entrevista tcnica. FOR-05-02
Formato de evaluacin general de
entrevista. FOR-05-03
Formato de verificacin de referencias. FOR-
05-04
Formato hoja de vida. FOR-05-05
Formato de visita domiciliaria FOR-05-011
Orden de examen mdico.
Carta apertura cuenta.
Papelera de afiliaciones a seguridad social.
DOCUMENTOS SOPORTE
Pgina 2 De 6
Toda requisicin de personal debe ser aprobada por la gerencia general.
El superior inmediato aprobar la contratacin del candidato seleccionado.
Si el cargo as lo requiere, se realizarn pruebas tcnicas por parte del rea que tenga
conocimiento en el tema a evaluar.
Toda requisicin de personal debe estar acompaada de los documentos perfil del cargo y
descripcin del cargo debidamente aprobados por quien corresponda.
Si se recomienda internamente un funcionario de la organizacin para cubrir la vacante, este debe
cumplir el proceso de seleccin establecido por la organizacin.
Para elaborar el contrato de trabajo se debe tener la documentacin completa.
El funcionario no puede iniciar labores si no tiene afiliaciones al sistema de seguridad social.
La visita domiciliaria se realizara con una periodicidad de dos aos a todos los empleados
Anualmente el empleado debe realizar la actualizacin de los datos bsicos de su hoja de vida.
CONDICIONES GENERALES
Identificar una necesidad
de personal para llenar
una vacante.
INICIO
Cdigo:
PTO-05-01
Subproceso:
SELECCIN
Proceso:
SELECCIN Y
CONTRATACIN
Pgina 3 De 6
Responsable:
Gerente Gestin Humana
Objetivo: Dar cubrimiento a las vacantes generadas en la compaa, buscando personas
cuyas competencias se ajusten a los perfiles definidos.
Establecer fecha de
compromiso
Identificar fuentes de
reclutamiento
Superior Inmediato Superior Inmediato
Secretaria Secretaria
Director Gestin Humana Director Gestin Humana
Identificar cargo FOR-05-06
y perfil FOR- 05-07
Diligenciar formato de
requisicin de personal
FOR-05-01 y solicitar
autorizaciones
correspondientes.
Entregar requisicin
aprobada al Jefe de
Gestin Humana
Postular vacantes en las
diferentes fuentes.
Preseleccionar hojas de vida
de acuerdo con el perfil
requerido.
Citar a los candidatos
preseleccionados
Aplicacin de pruebas y
entrevista FOR-05-02
Emitir concepto
1
Hacer diligenciar hoja de
vida FOR-05-05
NO
Cdigo:
PTO-05-01
Subproceso:
SELECCIN
Proceso:
SELECCIN Y
CONTRATACIN
Pgina 4 De 6
1
Superior Inmediato Superior Inmediato
Director Gestin Humana Director Gestin Humana
Secretaria Secretaria
El
candidato
aprob?
SI
Realizar entrevista
tcnica
Diligenciar formato de
entrevista tcnica FOR-
05-03 y entregar a
Gestin Humana
El
candidato
aprob?
Verificar referencias
laborales FOR-05-04.
SI
NO
Presentar candidato a
superior inmediato
FIN
Informar telefnicamente al
candidato seleccionado la
decisin de contratacin.
Pasar a proceso de
Contratacin de Personal
Referenc
ias
satisfact
orias?
SI
Realizar visita domiciliaria
FOR-05-012
FIN
NO
Aprobar la contratacin de
la persona seleccionada e
informar la decisin a
Gestin Humana
El
candidato
aprob?
SI
NO
FIN
INICIO
Cdigo:
PTO-05-01
Subproceso:
CONTRATACIN
Proceso:
SELECCIN Y
CONTRATACIN
Pgina 5 De 6
Responsable:
Jefe Gestin Humana
Objetivo: Legalizar la relacin laboral entre el candidato seleccionado y la empresa.
Entregar documentos al
asistente de Gestin
Humana
Director Gestin Humana Director Gestin Humana
Secretaria Secretaria
Funcionario Funcionario
Solicitar al nuevo
funcionario los documentos
de ingreso SOP-05-O1
Verificar la documentacin
Informar al superior
inmediato y pactar nueva
fecha de ingreso
NO
Document
acin
completa?
SI
Abrir carpeta de hoja de
vida del funcionario
Afiliar al sistema de
seguridad social
1
Gerente General Gerente General
Cdigo:
PTO-05-01
Subproceso:
CONTRATACIN
Proceso:
SELECCIN Y
CONTRATACIN
Pgina 6 De 6
Elaborar contrato de trabajo
Entregar a Director de
Gestin Humana contrato y
carpeta del funcionario.
Corregir la informacin
Director Gestin Humana Director Gestin Humana
Secretaria Secretaria
Funcionario Funcionario
Gerente General Gerente General
1
Revisar contrato y carpeta
del funcionario
NO
Document
acin
completa?
SI
Firmar contrato de trabajo
Registrar hoja de vida en el
sistema
FIN
PROCESOS GESTIN HUMANA
FORMACIN
Responsable:
Director Gestin Humana
Objetivo: Garantizar las competencias requeridas para lograr un mejor desempeo de los
funcionarios y contribuir con el cumplimiento de las metas de la compaa.
Cdigo:
PTO-05-02
Proceso:
FORMACIN
Macro:
GESTIN HUMANA
INDUCCIN
ENTRENAMIENTO
DISEO Y
SEGUIMIENTO
PROGRAMA DE
FORMACIN
SUB SUBPROCESOS PROCESOS
INDICADORES INDICADORES
DE GESTION DE GESTION
Cumplimiento programa
de formacin
No. De actividades
ejecutadas
No, de actividades
programadas
Efectividad de la
formacin
No. De formaciones
efectivas
No. Total de
formaciones ejecutadas
Elabor:
SECRETARIA
Versin No. 01
Fecha:06/01/06
Pgina 1 de 6
Revis:
DIRECTOR GESTION HUMANA
Aprob:
GERENTE GENERAL
Cdigo:
PTO-05-02
Proceso:
FORMACIN
Macro:
GESTIN HUMANA
Gastos de viaje
cuando se requiera
el desplazamiento
de algn
funcionario.
Presupuesto de
formacin.
Elementos de
oficina
Computador
Director Gestin
Humana
Secretaria
Funcionario
Responsable de
rea
Superior Inmediato
Entrenador
Gerente General
FSICOS: FINANCIEROS: HUMANOS:
RECURSOS:
Formato de evaluacin del
proceso de induccin. FOR-
05-09
Formato de evaluacin de
conocimientos de induccin.
Agenda de induccin.
Formato programa de
entrenamiento. FOR-05-010
Formato de deteccin de
necesidades de formacin.
FOR-05-07
Evaluacin de la Capacitacin.
FOR-05-08
DOCUMENTOS SOPORTE
Pgina 2 De 6
Cdigo:
PTO-05-02
Proceso:
FORMACIN
Macro:
GESTIN HUMANA
Funcionario que cumple
programa de induccin.
Evaluacin proceso de
induccin.
Evaluacin de
conocimientos.
INDUCCIN
Gestin
Humana
Organizaci
n
Nuevo
Funcionario
Gestin
Humana
Fecha de ingreso del nuevo
funcionario.
PROVEEDOR PROVEEDOR ENTRADAS ENTRADAS SALIDAS SALIDAS CLIENTE CLIENTE
SUB SUBPROCESO PROCESO
Gestin
Humana
Programa de formacin.
Perfiles de cargo.
Descripciones de cargo.
Funcionario entrenado.
Formato de programa
de entrenamiento.
Organizacin
Proceso de
Evaluacin del
Desempeo
ENTRENAMIENTO
Pgina 3 De 6
Informar al Analista de
Gestin Humana la fecha
de ingreso del nuevo
trabajador.
INICIO
Cdigo:
PTO-05-02
Subproceso:
INDUCCIN
Proceso:
FORMACIN
Pgina 4 De 6
1
Responsable:
Director Gestin Humana
Objetivo: Brindar al nuevo funcionario informacin general de la compaa y garantizar
que conozca las caractersticas y procesos inherentes a su cargo.
Programar agenda de
induccin con las reas de la
compaa que requiere el
cargo.
Entregar agenda de
induccin, evaluacin de
conocimientos y evaluacin
de satisfaccin al
funcionario.
Diligenciar formato de
evaluacin del proceso de
induccin y entregar a
Gestin Humana. FOR-05-09
Director Gestin Director Gestin
Humana Humana
Superior Inmediato Superior Inmediato
Secretaria Secretaria
Funcionario Funcionario
Responsable de Responsable de
rea rea
Cumplir agenda de induccin.
Evaluar los conocimientos adquiridos
por el funcionario durante el proceso
de induccin.
Analizar evaluacin de
induccin y corregir prueba
de conocimientos.
Frecuencia: Cada vez que ingrese un
nuevo funcionario a la compaa.
Cdigo:
PTO-05-02
Subproceso:
INDUCCIN
Proceso:
FORMACIN
Pgina 5 De 6
FIN
Aprob
evaluacin
de
conocimie
ntos?
Identificar conocimientos de
induccin dbiles
Reforzar conceptos
Archivar evaluacin
de conocimientos en
carpeta trabajador.
Coordinar con el
responsable de rea
para reforzar
conceptos.
Director Gestin Director Gestin
Humana Humana
Superior Superior
Inmediato Inmediato
Secretaria Secretaria Funcionario Funcionario
Responsable de Responsable de
rea rea
NO
SI
1
Evaluar los
conocimientos
adquiridos por el
funcionario durante el
proceso de induccin.
Analizar evaluacin de
induccin y corregir
prueba de
conocimientos.
Suministrar informacin
del ingreso, ascenso,
traslado o desarrollo
continuo del trabajador
INICIO
Responsable:
Director Gestin Humana
Objetivo: Brindar al funcionario la informacin especfica y detallada de las funciones,
procesos y dems herramientas necesarias para el buen desempeo en su cargo.
Definir y disear programa de entrenamiento y responsables.
Entregar copia del
programa de
entrenamiento al
funcionario.
Hacer seguimiento y
verificar el cumplimiento del
programa.
Ejecutar programa de entrenamiento
Director Gestin Director Gestin
Humana Humana
Funcionario Funcionario Secretaria Secretaria Entrenador Entrenador
Superior Inmediato Superior Inmediato
Cdigo:
PTO-05-02
Subproceso:
ENTRENAMIENTO
Proceso:
FORMACIN
Archivar formato de
Programa de
Entrenamiento
debidamente firmado en
la carpeta del trabajador.
Pgina 6 De 6
Frecuencia: Cada vez que se de un
ingreso, traslado, ascenso o se solicite el
desarrollo de un funcionario de la
compaa.
Pasar a proceso de
evaluacin del
desempeo
PROCESOS GESTIN HUMANA
RETROALIMENTACIN
DEL DESEMPEO
Cdigo:
PTO-05-03
Proceso:
RETROALIMENTACION DEL
DESEMPEO
Macro:
GESTIN HUMANA
Resultado
evaluacin de
desempeo
individual
EVALUACIN DEL
DESEMPEO
Gestin
Humana
Organizacin
Proceso de
diseo,
implementac
in y
seguimiento
del
programa de
formacin
Necesidad de
realizar evaluacin
de acuerdo con la
frecuencia
establecida.
PROVEEDOR PROVEEDOR ENTRADAS ENTRADAS SALIDAS SALIDAS CLIENTE CLIENTE
PROCESO PROCESO
Responsable:
Director Gestin Humana
Objetivo: Establecer parmetros comunes de evaluacin que permitan retroalimentar de
manera peridica la gestin de los funcionarios de la compaa para fortalecer el desarrollo
de competencias.
Elabor:
SECRETARIA
Versin No. 01
Fecha:06/01/06
Pgina 1 de 4
Revis:
DIRECTOR GESTIN HUMANA
Aprob:
GERENCIA GENERAL
Evaluacin
desempeo individual
Informe resultados
organizacionales
INDICADORES INDICADORES
DE GESTION DE GESTION
Elementos de
oficina
Computador
Director Gestin
Humana
Secretaria
Superior inmediato
Responsable de
rea
FSICOS: FINANCIEROS: HUMANOS:
RECURSOS:
Formato de retroalimentacin
de la gestin.
Programa de formacin.
DOCUMENTOS SOPORTE
Pgina 2 De 4
Cdigo:
PTO-05-03
Proceso:
RETROALIMENTACION DEL
DESEMPEO
Macro:
GESTIN HUMANA
Solicitar a los
funcionarios que tengan
personal a cargo la
evaluacin del
desempeo de cada uno
de sus colaboradores
(FOR-05-25)
INICIO
Pgina 3 De 4
Evaluar el desempeo del
colaborador de acuerdo con
el formato FOR-05-011
Enviar en medio magntico
el resultado preliminar de la
evaluacin al revisor (jefe
inmediato de quien evala).
Regresar formato en medio
magntico a evaluador.
Imprimir evaluacin,
recoger firmas y entregar
documento impreso y
magntico a Gestin
Humana
Emitir concepto con base en
criterio propio y los
resultados de la evaluacin
Dar a conocer los resultados
de la evaluacin al
colaborador
Emitir concepto acerca de
los resultados obtenidos
1
Cdigo:
PTO-05-03
Proceso:
RETROALIMENTACION DEL
DESEMPEO
Macro:
GESTIN HUMANA
Director Gestin Director Gestin
Humana Humana
Revisor Revisor
Superior Inmediato del Superior Inmediato del
colaborador colaborador
Colaborador Colaborador
Secretaria Secretaria
Consolidar resultados
generales de la compaa
Pgina 4 De 4
Archivar evaluaciones en
carpetas de los
funcionarios
Director Gestin Director Gestin
Humana Humana
Secretaria Secretaria
Elaborar informe con
base en los resultados
obtenidos
Alimentar programa de
formacin
Enviar las evaluaciones
de desempeo al Analista
de Personal
1
Revisar evaluaciones
Cdigo:
PT0-05-03
Proceso:
RETROALIMENTACION DEL
DESEMPEO
Macro:
GESTIN HUMANA
Pasar a proceso de diseo,
implementacin y
seguimiento del programa
de formacin
Frecuencia: Una vez al ao
PROCESOS GESTIN HUMANA
PROCESO
DISCIPLINARIO
Cdigo:
PTO-05-O6
Proceso:
PROCESO DISCIPLINARIO
Macro:
GESTIN HUMANA
Llamados de
atencin verbales
Llamados de
atencin escritos
Sanciones
Despido
PROCESO
DISCIPLINARIO
Responsable
de rea
Trabajador.
Responsable
del rea o
Proceso de
Seleccin
Reporte por
escrito de los
hechos FOR-05-
06.
PROVEEDOR PROVEEDOR
ENTRADAS ENTRADAS
SALIDAS SALIDAS CLIENTE CLIENTE
SUB SUBPROCESO PROCESO
INDICADORES INDICADORES
DE GESTION DE GESTION
Cierre 100% de
los casos
disciplinarios
Responsable:
Director Gestin Humana
Objetivo: Garantizar un manejo adecuado e equitativo a las faltas disciplinarias cometidas
por los trabajadores y generar acciones preventivas y correctivas a las situaciones que
atenten contra las polticas y/o los reglamentos de la compaa.
Elabor:
SECRETARIA
Versin No. 01
Fecha:01/11/05
Pgina 1 de 3
Revis:
DIRECTOR GESTIN HUMANA
Aprob:
GERENTE GENERAL
Cdigo:
PTO-05-06
Proceso:
PROCESO DISCIPLINARIO
Macro:
GESTIN HUMANA
Proceso de seleccin
para suplir vacantes.
Elementos de oficina
Computador
hoja de vida
Formato de
descargos
Cdigo sustantivo de
trabajo
Director Gestin
Humana
Secretaria
Superior Inmediato
Gerente General
FSICOS: FINANCIEROS: HUMANOS:
RECURSOS:
Formato de reporte y descargos de la
situacin disciplinario FOR -05- 06
DOCUMENTOS SOPORTE
Pgina 2 De 3
Toda reporte de situaciones disciplinarias debe estar firmada por el jefe inmediato.
El Director de Gestin Humana tomara los descargos a que haya lugar, en presencia de un testigo.
Antes de tomar los descargos se debe verificar los antecedentes disciplinarios del trabajador en su
hoja de vida.
Si el caso as lo requiere, se realizarn las investigaciones necesarias para esclarecer los hechos.
El director de gestin humana tomara la decisin de la medida disciplinaria impuesta al trabajador
segn la gravedad de la situacin.
Cuando la falta es por primera vez se har un llamado de atencin verbal, cuando es por segunda
vez un llamado de atencin por escrito, cuando es por tercera vez se sancionar al trabajador y
cuando es por cuarta vez se despedir previa autorizacin.
En caso que la decisin sea el despido del trabajador esta debe estar autorizada por la gerencia
general.
CONDICIONES GENERALES
Reporte por escrito de los
hechos FOR-05-06. Con
firma
INICIO
Cdigo:
PTO-05-06
Proceso:
PROCESO DISCIPLINARIO
Macro:
GESTIN HUMANA
Pgina 3 De 3
Responsable:
Director Gestin Humana
Objetivo: Garantizar un manejo adecuado e equitativo a las faltas disciplinarias cometidas
por los trabajadores y generar acciones preventivas y correctivas a las situaciones que
atenten contra las polticas y/o los reglamentos de la compaa.
Revisin de la hoja de vida
del trabajador
Responder a la audiencia de
descargos y firmar acta
Superior Inmediato Superior Inmediato
Gerente General Gerente General Director Gestin Humana Director Gestin Humana
Toma descargos al
trabajador FOR -05-06
Entregar el reporte al
Director de Gestin
Humana
Investiga los hechos
Establece medida
disciplinaria segn la
frecuencia y gravedad de la
situacin.
Analiza los hechos y
pruebas
SI Autoriza
el
despido?
SI
Firma compromiso
Trabajador Trabajador
La falta
amerita
despido?
Liquidacin del trabajador
NO
Hacer seguimiento
disciplinario
FIN
PROCESOS GESTIN HUMANA
BIENESTAR
Cdigo:
PTO-05-04
Proceso:
BIENESTAR LABORAL
Macro:
GESTIN HUMANA
Solicitud de
prstamo aprobada o
rechazada.
Pagar y garantas.
Solicitud de pago
PRESTAMOS A
EMPLEADOS
Funcionario
Funcionario
Tesorera
Gestin
Humana
Coordinacin
Administrativa
Solicitud de
prstamo
PROVEEDOR PROVEEDOR
ENTRADAS ENTRADAS
SALIDAS SALIDAS CLIENTE CLIENTE
SUB SUBPROCESO PROCESO
Gestin
Humana
La
Organizacin
Necesidad de
organizar una
actividad especfica
Actividad deportiva yo
socio cultural
La
Organizacin
ACTIVIDADES
DEPORTIVAS Y
SOCIO
CULTURALES
Pgina 1 De 7
INDICADORES INDICADORES
DE GESTION DE GESTION
No definido.
No definido.
Responsable
Director Gestin Humana
Objetivo: Desarrollar actividades de apoyo que contribuyan con el mejoramiento del clima
laboral y atiendan necesidades personales de los funcionarios que afectan de una u otra
forma su gestin.
Funcionario
Necesidad de
informacin,
asesora o apoyo
Asesora, informacin
yo apoyo
Funcionario
SERVICIOS DE
APOYO AL
TRABAJADOR
Pgina 1 De 1
No definido.