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Os cinco sensos

Os cinco sensos

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01/29/2014

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Os cinco sensos, comumente chamados de 5S, são por assim dizer a porta deentrada de um Programa de Qualidade Total. Isto porque tem um grande efeitosobre a motivação para a qualidade, visto que seus resultados são rápidos evisíveis.Mas a sua grande virtude é seu grande defeito, ou melhor, nós a tornamos seumaior defeito ao pensarmos que o Programa 5S se resume a melhorar aaparência do local de trabalho ou outro ambiente qualquer.Na verdade a essência dos cinco é outra: mudar atitudes e comportamento.Sua prática contínua e insistente leva, inevitavelmente, a uma mudança interior que resultará, ao final, em uma disposição mental para a prática de umprograma onde os resultados são de médio ou longo prazo, como a QualidadeTotal.O importante de ser lembrado ao se implantar os 5S, é que a simples traduçãode seus termos para o português desperdiça muito de seu significado, já que osistema de escrita japonês é diferente do nosso. É devido a isso quecolocamos a palavra senso antes de cada S: indica que o termo transcende asimples tradução.Feita essas considerações vamos lá: o que vem a ser os cinco sensos?É um programa baseado em 5 palavras japonesas:
SEIRI
(Seleção),
SEITON
(Ordenação),
SEISOH
(Limpeza),
SEIKETSU
(padronização) e
SHITSUKE
(disciplina).Uma forma simples de definir é: são atividades que praticadas por todos, comdeterminação é método, resultarão em um ambiente (casa, local de trabalho,clube ou mesmo cidade) agradável e seguro.Compreendendo melhor a definição acima:
Atividades: Isso quer dizer que os 5S existem para ser praticado! Umpequeno conhecimento colocado em ação dará bem mais resultado queum grande conhecimento acadêmico que não passe disso: teoria.
Praticadas por todos: o envolvimento e comprometimento de todos évital para o sucesso do programa. Nada menos que isso é aceitável. Olíder - dono, diretor ou gerente - tem que se envolver pessoalmente,dando o exemplo. A maneira mais rápida de matar o Programa é dizer:FAÇAM!
Determinação: embora o entusiasmo com o Programa seja rápido,rápido também é seu esfriamento, pois o impacto inicial perde-se com opassar do tempo. A menos que... sejamos determinados a fazer continuamente algo a que não estamos acostumados.
Método: não podemos deixar nos levar pelo entusiasmo inicial e fazer os5S de qualquer maneira. Mais adiante sugiro um método paraimplantação dos 5S, baseado em minhas experiências e observações,não significando que seja o melhor ou único. Desenvolva o método maisadequado a sua realidade, mas não deixe de ter um método.
SEIRI
(senso de seleção)Outras traduções : Organização; Utilização; Classificação; Descarte.Senso: "A arte de colocar fora coisas inúteis sem uso"É o passo inicisal do programa de 5S. Consiste basicamente de eliminar aquilo
 
que é desnecessário do local de trabalho ou de outro ambiente em que seesteja implantando os 5S. Para isso é preciso definir claramente o que énecessário e o que é desnecessário.O que é necessário?Necessário é aquilo que se está utilizando ou que se tem previsão de uso embreve. Olhe para cada objeto e pergunte:
Isto REALMENTE é necessário?
Estou utilizando-o no momento?
Se não, qual foi a última vez que utilizei?
Quando eu irei precisar disto?Essas perguntas ajudam determinar se um item é necessário ou não. Se asrespostas às duas primeiras perguntas forem não e às outras duas forem nãosei, seguramente o item é desnecessário: descarte-o.Quer dizer que tenho que jogar fora o que for desnecessário?Não necessariamente. O bom senso recomenda que você coloque os itensdescartados a parte e em seguida reflita o que fazer com cada um deles.A maioria dos itens descartados servirão para outras pessoas ou áreas eportanto devem ser encaminhados a elas, seja por venda ou doação. Mas nãoenvie sem antes questionar se realmente é útil, caso contrário você não estaráfazendo 5S e sim apenas transferência de entulhos.Outros itens não poderão ser reaproveitados: devem ser vendidos comosucata.O cuidado que se deve tomar aqui é, feito o descarte, agilizar a análise edestinação dos itens em excesso, caso contrário os mesmos logo irão se"incorporar" ao ambiente novamente, ficando no local definitivamente, ou até apróxima sessão de seleção.Como eu faço para manter a seleção?Seja crítico no seu dia a dia. Pergunte para todo objeto que você olhar - notrabalho, em casa, na rua, etc. - "isto é necessário?". Mas isso não vai virar uma paranóia? Não. O hábito repetido diversas vezes irá sedimentar oprocedimento até que se torne automático, como veremos ao estudar o Sensode Autodisciplina.Qual é o resultado da aplicação do Senso de Seleção? Poderia citar ecomentar sobre vários, mas ficarei apenas com os seguintes:
Ganho de espaço
Maior segurança
Facilidade de limpeza e manutenção
Melhor controle de estoque
Redução de custos
Disposição mental para a Qualidade
SEITON
(senso de ordenação)Outras traduções: Sistematização; Arrumação.Senso: "A arte de cada coisa em seu lugar para pronto uso".Após a Seleção, na qual você descarta aqueles itens desnecessários, você
 
precisa organizar o que sobrou. A essa organização damos o nome deordenação, que é determinar um local adequado para cada item, de modo queao necessitar dele não seja necessário perder tempo procurando.Ordenação é, em suma, guarda de objetos de forma a facilitar sua localizaçãoe uso. Quando a localizacão de um item não é imediata, significa que aordenação não foi bem feita. Faça de novo!Como eu faço a Ordenação?Determine os locais que mais facilitam o uso. Os itens mais utilizados, aquelesque se usa toda hora, devem estar ao alcance da mão. Por exemplo canetas,telefones, ferramentas em uso, etc. O importante é que não se tenha que fazer esforço para pegar esses itens. Numa prateleira, devem ficar na altura média:nem acima, onde se tenha que subir em apoios ou se esticar, nem embaixo,onde se tenha que se abaixar ou curvar-se para pegá-los. Se em gavetas, namais próxima, geralmente a de cima.Os itens de uso menos freqüente devem estar a uma distância um pouco maior ou em local de acesso menos fácil. Mas não muito. E, finalmente, os itens osvocê utiliza muito pouco, devem estar no local menos acessível e que menosatrapalhe.Apenas a título de exemplo, para escritório: o item utilizado a todo instante nagaveta da mesa, o utilizado poucas vezes ao dia, no armário do canto da sala eo utilizado menos de uma vez por semana, num arquivo fora da sala. Ah, sobrea mesa só o trabalho que estiver sendo executado.Identifique sua área de trabalho. Armários devem ter suas portas, prateleirasinternas ou gavetas etiquetadas. Áreas de circulação de pessoas demarcadas,áreas de riscos, extintores e saídas de emergências sinalizados são exemplosde boa ordenação. O mesmo vale para estoques de matérias-primas eprodutos em processamento e acabados, que devem conter informações detipo, procedência, destino e data de validade.Tubulações de fluidos devem indicar o que conduzem, através da identificaçãode cor, de acordo com as normas de segurança da ABNT.Ainda como identificação é possível adotar-se crachás, se houver atendimentoao público externo. O crachá é dispensável se o trabalho envolver apenasrelacionamento interno onde todos se conhecem, exceto se medidas desegurança o requeiram. Mas se houver crachá, o nome ou apelido que apessoa escolher deve ser destacado, seguido do setor ou área em que elatrabalha. Evite colocar o cargo ou função, que serve apenas para dar idéia decastas e não contribui em nada para a motivação.Os murais devem estar organizados por assunto, atualizados e mantidos embom estado. Uma sugestão válida é alinhar o material exposto pelas bordassuperior (alinhamento horizontal) e esquerda (alinhamento vertical). Éimportante ter um responsável, que pode ser rotativo, para manter o muralorganizado. Aquele convite para o baile que aconteceu no mês passado nempensar!Para finalizar esta parte, uma palavrinha sobre os arquivos. Em primeiro lugar os documentos devem ser arquivados seguindo-se um critério de ordenação:cronológico, alfabético, temático, o que for mais conveniente. O importante éter critério. Em segundo lugar, todo documento só deve ir para o arquivo comuma anotação de quanto tempo deve permanecer arquivado e, se for o caso,qual o destino a ser dado a ele ao findar esse período. E por último, deve haver 

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