DOCUMENTOS CONTABLES Y NO CONTABLES

LEIDY JOHANA VSQUEZ VELQUEZ

Profesor:
LEN DARIO BENTEZ














SERVICO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
COMPLEJO TECNOLGICO PARA LA GESTIN AGROEMPRESARIAL
TECNLOGO EN CONTABILIDAD Y FINANZAS
YARUMAL
2009

CUESTIONARIO


Documentos Contables y No contables. En qu consisten cada uno de
ellos?


SOLUCIN

Los soportes contables son los documentos que sirven de base para
registrar las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se
debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos.
Todas las operaciones econmicas que realizan las empresas deben ser
registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de
estos registros sean justificables deben soportarse con los documentos
pertinentes para cada una de ellas, es por ello que a continuacin se presentan
los principales papeles comerciales y ttulos valores que pueden ser utilizados
en el ciclo contable, su definicin y sus principales caractersticas.

GENERALIDADES
Todos los soportes contables deben contener la siguiente informacin general:
Nombre o razn social de la empresa que lo emite. Nombre, nmero y fecha
del comprobante. Descripcin del contenido del documento. Firmas de los
responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes.

Los documentos contables negociables son:

-- Cheque: Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada "girador",
ordena a un banco llamado "girado" que pague una determinada suma de
dinero a la orden de un tercero llamado "beneficiario".
De acuerdo con la manera como se diligencia el cheque, ste recibe diferentes
nombres:
Cheque cruzado.
Cheque certificado.
Cheque especialmente cruzado.
Cheque se gerencia.

--Letra de cambio: a Este documento negociable o ttulo valor es una orden
incondicional de pago que da una persona llamada "girador" a otra llamada
"girado", para que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la
vista o en una fecha determinada.
En el comercio se utiliza la letra de cambio como garanta de pago en compras
y ventas a crdito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se
denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores
y se llaman letras por pagar.

-- Pagar: Es un ttulo valor mediante el cual una persona se obliga a pagar
cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza
para respaldar los crditos bancarios.
--Libranza: Es un documento comercial, regularmente utilizado por
cooperativos o empresas en las cuales labora el beneficiario de un prstamo a
crdito.
Mediante la libranza, el deudor autoriza a su patrono la deduccin de cuotas
peridicas de su salario, honorarios o particiones a que tiene derecho, para la
cancelacin de su obligacin crediticia.
--Factura cambiaria: Es un ttulo valor, que el vendedor puede podr librar y
entregar al comprador .No podr librarse factura cambiaria que no corresponda
a una venta efectiva de mercaderas entregadas real y materialmente al
comprador.
La factura cambiaria incorpora la obligacin de pagar una suma de dinero y de
ah que sea ttulo valor de contenido crediticio al cual le son aplicables en lo
pertinente, las disposiciones sobre la letra de cambio.
--Certificado de depsito: El certificado de deposito tiene su causa en la
existencia de los almacenes generales de Depsito, cuyo fin radica en la
guarda de bienes cuya entrega se respalda solemnemente a efecto de
reconocer al titular del dominio por anticipado y facilitar su recuperacin. Dada
la esencia del certificado de depsito se estima que este es un titulo causal,
esto es, que contiene el negocio jurdico que la da origen. Se ha dicho que
cuando el certificado de depsito es puesto en circulacin y ha adquirido por un
tercero, las circunstancias que rodearon la celebracin del depsito y que
dieron origen a las relaciones entre depositante y almacenista, no son
oponibles a los adquirientes del derecho. El certificado de depsito es
igualmente representativo de mercancas, de manera que la enajenacin de los
objetos se cumple con la entrega material del ttulo. Los certificados de
depsito incorporan los derechos del depositante sobre las mercaderas
depositadas o sobre el dinero depositado y estn destinados a servir como
instrumento de enajenacin, transfiriendo a su adquiriente los derechos.
Por expresa autorizacin del Art. 763 del Cdigo del Comercio, el certificado de
depsito puede ser expedido nominativo, a la orden del portador, de lo cual se
deduce que su ley de circulacin se cumple con el traspaso firmado y
registrado del ttulo en el primer caso. El vencimiento seala el momento en
que la obligacin contenida en el certificado de depsito, se hace exigible. El
certificado de Depsito en el que no se indique plazo para el pago, se
considera Depsito a la Vista. El certificado de depsito en el que se indica una
fecha de vencimiento determinada, ya sea por das, o meses o aos, se
denomina Depsito a Trmino.



Los documentos contables no negociables son:

Los documentos o negociables sirven de informacin sobre las condiciones de
una transaccin comercial y suministran datos necesarios para su registro
contable; no tienen carcter negociable. Los principales son:

--Cotizacin: Es un documento expedido por el vendedor a solicitud del
cliente. Este contiene informacin referente al bien o servicio que se ofrece y
las condiciones como se plantea la negociacin.

Facilita informacin al cliente para la toma de decisiones, antes de realizar una
negociacin.

--Pedido: Contiene informacin sobre el objeto que desea comprar y dejar
constancia del compromiso del cliente de comprar un bien en determinadas
condiciones.

--Remito o remisin: Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega o
remisin de los bienes vendidos. En l, la persona que recibe esos bienes deja
constancia de su conformidad, y con ello queda concretado el derecho del
vendedor a cobrar y la obligacin del comprador a pagar. Sirve de base para la
preparacin de la factura.

El remito se extiende por triplicado: el original firmado por el vendedor se
entrega al adquirente; el duplicado, con la conformidad del comprador por los
efectos que los ha recibido, queda en poder del vendedor y se destina ala
seccin facturacin para que proceda ala emisin de la factura. Por ltimo el
triplicado permanece en la seccin depsito par constancia de las mercaderas
salidas.

--Factura de compra-venta: La factura comercial es un soporte contable que
contiene adems de los datos generales de los soportes de contabilidad, la
descripcin de los artculos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que
se causen y las condiciones de pago.
Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del
comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y
se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de la contabilidad.
La factura se debe expedir con los siguientes requisitos: Estar denominada
expresamente como factura de venta. (preimpreso). Numeracin en orden
consecutivo. (Preimpreso). Apellidos y nombre o razn social y NIT del
vendedor o de quien preste el servicio. (preimpreso). Apellidos y nombre o
razn social del adquiriente los bienes o servicios. Fecha de expedicin.
Descripcin especfica o genrica de los artculos vendidos o servicios
prestados. El nombre o razn social y NIT del impresor de la factura.
(Preimpreso). Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

-- Recibo de caja: El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual
constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se
entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y
otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
El recibo de caja se contabiliza con un dbito a la cuenta de caja y el crdito de
acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un
soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por
conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la
factura.

--Comprobante de pago: Llamado tambin orden de pago o comprobante de
egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una
determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente, en la
empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante
diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo.
Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que
el titulo valor se entrega al beneficiario. Los soportes contables deben
asentarse en forma ordenada y resumida, expresando claramente las
transacciones que diariamente se realizan en una empresa.

--Recibo de consignacin bancaria: Este es un comprobante que elaboran
los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El
original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la
mquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.

Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de
bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.
Necesidades varias Los soportes de contabilidad se elaboran en original y
tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan.

--Nota Dbito: Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la
cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisin o error en la
liquidacin de facturas y los intereses causados por financiacin o por mora en
el pago de sus obligaciones.

-- Nota Crdito: Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no
estn liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales
o parciales de las mercancas, para su contabilizacin se utiliza un
comprobante llamado nota crdito. Este comprobante se prepara en original y
dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y
otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
--Tarjeta krdex: En el momento de efectuar una remisin, el auxiliar, la
persona encargada o el almacenista procede a dar salida a la mercanca en la
tarjeta de krdex, donde se lleva el control de existencias.

El objeto fundamental de la tarjeta de krdex es disponer de un control
permanente de las entradas y salidas de cada uno de los artculos