E.

MERENCANAKAN AUDIT ATAS SIKLUS JASA PERSONALIA

Siklus jasa personalia suatu entitas menyangkut peristiwa dan aktivitas yang berhubungan dengan
kompensasi eksekutif serta karyawan. Jenis-jenis kompensasi inimeliputi gaji, upah perjam dan insentif
(borongan), komisi, bbonusm opsi saham, dan tunjangan karyawan (misalnya asuransi kesehatan dan
uang cuti). Kelompok transaksi yang utama dalam siklus ini adalah transaksi penggajian. Siklus jasa
personalia saling berkaitan dengan dua siklus lainnya. Pembayaran gaji dan upah serta pembayaran
pajak gaji dan upah berhubungan dengan transaksi pengeluaran kas dalam siklus pengeluaran. Distribusi
biaya tenaga kerja pabrik ke barang dalam proses berkaitan dengan siklus produksi.
1. TUJUAN AUDIT

2. MENGGUNAKAN PEMAHAMAN TENTANG BISNIS DAN INDUSTRI UNTUK MENGEMBANGKAN
STRATEGI AUDIT
Sebelum melanjutkan audit atas jasa personalia, adalah penting bagi auditor untuk memahami:
Pentingnya jasa personalia bagi keseluruhan entitas
Sifat kompensasi, karena kompensasi per jam memerlukan sistem pengendalian yang berbeda
dengan kompensasi gaji.
Pentingnya berbagai paket kompensasi seperti bonus, opsi saham dan hak apresiasi saham,
serta perjanjian pensiun.
3. MATERIALITAS, RISIKO INHEREN, DAN PROSEDUR ANALITIS
a. Materialitas
Untuk perusahaan perangkat lunak dan perusahaan jasa seperti bank, perusahaan asuransi, dan kantor
profesional, jasa personalia merupakan beban utama. Walaupun saldo moneter untuk gaji dan upah
akrual mungkin tidak sesignifikan saldo piutang, namunpengungkapan yang berkaitan dengan opsi
saham pada pensium merupakan pengungkapan yang material.
b. Risiko Inheren
Penipuan gaji dan upah (keberadaan atau keterjadian) telah menjadi perhatian utama auditor. Penipuan
ini dapat terjadi pada dua tingkatan. Karyawan yang terlibat dalam penyiapan dan pembayaran gaji dan
upah meungkin memroses data untuk karyawan-karyawan fiktif, kemudian menyimpangkan cek gaji itu
untuk digunakan sendiri. Atau, manajemen mungkins ecara sengaja salah mengklasifikasikan atau
mengalihkan biaya tenaga kerja dalam kontrak pemerintah untuk menipu badan pemerintah itu.
Program tunjangan perusahaan dapat melibatkan opsi saham, hak apresiasi saham, atau program
pensiun yang menyangkut baik masalah pengukuran maupun pengungkapan yang signifikan. Oleh
karena itu, risiko inheren mungkin tinggi untuk asersi eksistensi/keberadaan atau keterjadian, penilaian
atau alokasi, serta penyajian dan pengungkapan.
c. Prosedur Analitis
Auditor biasanya akan melakukan prosedur analitis ketika memulai audit atas siklus jasa personalia
karena prosedur ini efektif dari segi biaya. Berikut dua contoh prosedur analitis yang mungkin digunakan
auditor:

d. Pertimbangan Komponen Pengendalian Internal
Beberapa faktor lingkungan pengendalian mempunyai relevansi yang bersifat langsung. Kebijakan dan
praktik personalia yang ditetapkan harus memastikan bahwa individu-individu yang terlibat dalam fungsi
penggajian mengetahui UU serta peraturan penggajian yang telah ditetapkan negara serta ketentuan
yang berlaku dalam kontrak-kontrak kerja. Terakhir, lingkungan pengendalian yang baik akan
menetapkan tingkat akuntabilitas yang tepat atas penggunaan sumber daya personalia entitas
bersangkutan.
Manajemen juga harus menilai risiko dan konsekuensi yang berkaitan dengan kesalahan atau
kecurangan dalam pemrosesan gaji dan upah. Pemahaman atas komponen informasi dan komunikasi
mengharuskan auditor untuk mengenal dengan baik metode-metode pengorganisasian data dan
pemrosesan data yang berhubungan dengan transaksi penggajian. Aktivitas pemantauan yang dapat
diterapkan atas penggajian mencakup umpan balik dari karyawan mengenai masalah pembayaran,
umpan balik dari badan pemerintah mengenai masalah pelaporan serta pembayaran pajak gaji dan
upah, penilaian efektivitas pengendalian gaji dan upah oleh auditor internal, dan pengawasan
kompensasi eksekutif oleh komite audit.
F. AKTIVITAS PENGENDALIAN TRANSAKSI PENGGAJIAN
1. DOKUMEN DAN CATATAN UMUM
Otorisasi personalia. Memo yang dikeluarkan oleh departemen personalia yang menunjukkan
pengangkatan seorang karyawan dan setiap perubahan selanjutnya atas status karyawan itu
untuk tujuan penggajian.
Kartu absen. FOrmulir yang digunakan oleh setiap karyawan untuk mencatat jumlah jam kerja
yang dilakukan setiap harinya selama satu periode pembayaran.
Tiket Waktu. Formulir yang digunakan untuk mencatat waktu kerja seorang karyawan atas
pekerjaan tertentu.
Register pengggajian. Laporan yang menunjukkan nama, penghasilan kotor, potongan gaji dan
upah, serta pembayaran bersih setiap karyawan selama satu periode pembayaran.
Rekening bank untuk pengggajian imprest. Rekening yang menampung setoran sebesar total
gaji dan upah bersih yang dilakukan selama setiap periode pemabayran, dan dari rekening ini
ditarik cek untuk membayar gaji serta upah karyawan.
Cek gaji. Perintah penarikan kepada bank untuk membayar karyawan.
Ikhtisar distribusi biaya tenaga kerja. Laporan yang menunjukkan klasifikasi akun untuk
penghasilan pabrik kotor selama setiap periode pembayaran.
SPT pajak gaji dan upah. Formulir yang ditetapkan oleh otoritas pajak untuk diserahkan
bersama dengan pembayaran pajak yang dipotong dari karyawan serta pajak gaji dan upah
pemberi kerja untuk jaminan sosial serta pengangguran federal dan negara bagian.
File personalia karyawan. File yang memuat data mengenai ikatan kerja karyawan dan memuat
semua otorisasi personalia yang dikeluarkan untuk karyawan tersebut, evaluasi kerja, serta
tindakan disipliner, jika ada.
File induk data personalia. File komputer yang berisi data terkini mengenai karyawan yang
diperlukan untuk menghitung gaji dan upah.
File induk penghasilan karyawan. File komputer yang berisi penghasilan kotor, potongan gaji
dan upah, serta pembayaran bersih setiap karyawan selama tahun berjalan hingga tanggal pada
hari ini menurut periode pembayaran.
2. FUNGSI-FUNGSI DAN PENGENDALIAN TERKAIT
Pemrosesan transaksi penggajian melibatkan fungsi-fungsi penggajian berikut:
Memulai Transaksi Penggajian yang mencakup:
o Mengangkat Karyawan. Semua pengangkatan karyawan dilakukan di departemen
personaliadan harus didokumentasikan dalam formulir otorisasi personalia. Formulir itu
harus menunjukkan klasifikasi pekerjaan, tarif upah awal, serta potongan gaji dan upah
yang diotorisasi. Pengendalian terhadap pengangkatan karyawan baru pada file induk
data personalia akan mengurangi risiko pembayaran gaji dan upah kepada karyawan
fiktif.
o Mengotorisasi Perubahan Gaji dan Upah. Permintaan untuk melakukan perubahan
klasifikasi pekerjaan atau kenaikan tarif upah dapat dimulai dari penyelia karyawan.
Akan tetapi, semua perubahan ini harus diotorisasi secara tertulis oleh departemen
personalia sebelum dimasukkan ke dalam file induk data personalia.
Menerima Jasa, mencakup:
o Menyiapkan Data Kehadiran dan Pencatatan Waktu. Dalam banyak perusahaan,
terdapat departemen pencatatan waktu yang bertanggung jawab atas fungsi ini. Time
clock kerapkali digunakan untuk mencatat waktu kerja seorang karyawan pada saat
sebuah kartu waktu atau tanda pengenal karyawan dimasukkan ke dalam time clock
tersebut. Agar seorang karyawan tidak mencetakkan atau mempunching in untuk
karyawan lain, petugas keamanan harus mengawasi prosedur kartu waktu itu.
Pencatatan Transaksi Penggajian, mencakup:
o Menyiapkan Daftar Gaji dan Upah. Pengendalian yang lazim terdapat dalam suatu
sistem dasar untuk menyiapkan daftar gaji dan upah pada departemen panggajian serta
TI. Informasi dari kartu waktu elektronik ini lalu diserahkan kepada penyelia untuk
ditelaah dan disetujui secara elektronis. File inikemudian secara elektronis diserahkan
ke departemen penggajian untuk diproses.
Pembayaran Gaji Dan Upah, mencakup:
o Membayar Gaji dan Upah serta Menjaga Upah yang Belum Diambil. Pengendalian
yang dapat diterapkan meliputi berikut ini:
Cek-cek gaji itu harus ditandatangani dan dibagiakn oleh personel kantor
bendahara yang berwenang dan tidak terlihat dalam penyusunan daftar atau
pencatatan gaji dan upah.
Akses ke mesin penandatanganan sek dan pelat tanda tangan harus dibatasi
pada orang-orang yang berwenang.
Cek-cek gaji harus didistribusikan hanya kepada karyawan yang identifikasinya
benar.
Cek-cek gaji yang belum diambil harus disimpan dalam brankas atau tempat
yang aman lainnya di kantor bendahara.
o Menyerahkan SPT Pajak Gaji Dan Upah. SPT pajak gaji dan upah harus diserahkan
sebesar jumlah yang dipotong dari karyawan untuk pajak penghasilan, jaminan sosial,
dll. SPT ini harus diserahkan secara tepat waktu untuk menghindari pembayaran denda
serta bunga, dan bahkan mungkin tuduhan kriminal.
3. MEMPEROLEH PEMAHAMAN DAN MENILAI RISIKO PENGENDALIAN
Proses penilaian risiko pengendalian untuk transaksi penggajian dimulai dengan mengidentifikasi
potensi salah saji serta pengendalian yang diperlukan. Pengendalian yang membuat auditor menilai
risiko pengendalian di bawah maksimum selanjutnya harus diuji. Auditor biasanya akan menguji
pengendalian ini dengan mengajukan pertanyaan kepada sejumlah individu yang terlibat dalam
menjalankan sistem itu, memeriksa dokumen dan laporan, serta melakukan kembali pengendalian atas
beberapa transaksi untuk memastikan bahwa pengendalian telah dijalankan itu secara efektif.
G. PENGUJIAN SUBSTANTIF ATAS SALDO GAJI DAN UPAH
1. MENENTUKAN RISIKO DETEKSI
Pengujian substantif atas saldo-saldo gaji dan upah seringkali dibatasi pada penerapan prosedur analitis
atas akun-akun beban dan pos-pos akrual yang terkait, serta pengujian rincian yang terbatas. Jika
prosedur analisis tersebut mengungkapkan fluktuasi yang tidak diduga, maka akan diperlukan pengujian
rincian yang lebih ekstensif.
2. MERANCANG PENGUJIAN SUBSTANTIF
Pengujian substantif yang spesifik atas saldo-saldo gaji dan upah dibatasi pada prosedur-prosedur
berikut ini:
Menghitung kembali jumlah-jumlah akrual. Hal yang juga harus diperhatikan adalah konsistensi
metode untuk menghitung akrual dari periode ke periode. Dalam memperoleh bukti mengenai
kewajaran jumlah-jumlah akrual management, auditor harus mereview perhitungan management
atau melakukan perhitungan sendiri. Jumlah-jumlah akrual untuk pajak gaji dan upah harus
dibandingkan dengan jumlah yang diperlihatkan dlam laporan pajak gaji dan upah.
Mengaudit tunjangan karyawan dan program pensiun. Program pensiun dengan tunjangan pasti
biasanya telah diaudit secara terpisah. Auditor yang mengaudit laporan keuangan biasanya dapat
mengacu pada hasil audit tersebut.
Mengaudit opsi saham dan hak apresiasi saham. Auditor harus menentukan:
Jenis program kompensasi insentif yang digunakan untuk memberikan kompensasi kepada
karyawan dan pejabat,
Bagaimana beban kompensasi ditentukan, dan bagaimana beban kompensasi dialokasikan
keberbagai periode akuntansi,
Kecukupan pengungkapan yang berkaitan dengan program kompensasi insentif.
Selain itu, auditor juga harus mengevaluasi kewajaran penyajian pengungkapan termasuk
deskripsi program secara umum, serta jumlah dan rata-rata tertimbang harga penggunaan opsi
yang masih beredar pada awal dan akhir tahun, serta opsi yang diberikan, digunakan, dibatalkan,
atau kadaluarsa selama tahun berjalan.
Memverifikasi kompensasi pejabat. Kompensasi pejabat sangat sensitive terhadap audit karena
2 alasan:
Pengungkapan kompensasi pejabat secara terpisah disyaratkan dalam laporan keuangan
yang diserahkan perusahaan terbuka kepada bursa efek.
Para pejabat mungkin bisa menghindari pengendalian dan menerima gaji, bonus, opsi saham,
serta bentuk kompensasi lainnya yang melebihi jumlah yang diotorisasi.
Karena alasan-alasan ini, otorarisasi Dewan Direksi untuk gaji pejabat dan bentuk
kompensasi lainnya harus dibandingkan dengan jumlah yang tercatat.