Arkheion -1#2006
3
IKA TROMS
TEKST
:
FRØYDISANTONSEN
>>>
Sikring og bevaring av arkiv er en forutsetning for at arkivene skal være tilgjengelige nå og i framtiden. Dettekan karakteriseres som arkivdepotets viktigste oppgaver. Å sikre arkiv blir i denne sammenheng et begrep somfavner om de fleste oppgavene i et arkivdepot.
IKA Troms ble opprettet i 1992, og har siden oppstartenutført depotoppgaver for sine medlemskommuner, blantannet gjennom ordning og katalogisering og gjennombetjening av brukerforespørsler.Siden 1999 har IKA Troms fungert som depot for kom-munenes personregistre, og i 2003 fikk medlemskommune-ne tilbud om arkivdepot for eldre og avsluttet papirarkiv.Deponering av personregistre og avlevering av eldre papir-arkiv reguleres i to separate avtaler. Vi skal her se påenkelte punkter i depotavtalene i forhold til begrepenesikring og tilgang.
DEPOTAVTALE OG ARKIVANSVAR
Da arkivlov med forskrift trådte i kraft i 1999 var ordning-en med kommunale arkivdepot en nyhet. Arkivforskriftengir kommunene to valgmuligheter; kommunen kan opp-rette egne ordninger for arkivdepot eller den kan overføredepotoppgaver til en interkommunal depotordning.Uansett hvilket valg kommunene finner mest hensikts-messig, må kravene i arkivlov og forskrift etterleves.Som et minimum skal ansvaret for eldre og avsluttet arkivplasseres et sted, man skal ha til rådighet nødvendigearkivlokaler for å oppbevare arkivene, samt at manetablerer rutiner som ivaretar de spesifiserte kravene tilarkivdepot.Depotavtalen om avlevering av eldre papirarkiv frakommunene til IKA Troms, trekker opp grensene forarkivinstitusjonens og kommunens ansvarsområder.Avtalen kan leses i sin helhet på våre hjemmesiderwww.ikatroms.no.Til forskjell fra de statlige arkivinstitusjonene overtarikke en kommunal arkivinstitusjon eiendomsretten til dekommunale arkivene. I følge kommuneloven er arkiv-ansvaret en del av det overordnete administrative ansvaretsom er pålagt administrasjonssjefen. Dette ansvaret om-fatter alle kommunale arkiv, også arkivene som skal over-føres eller er overført til depot. Kommunestyret har ansvarfor at kommunens arkivordning fungerer og har tilstrekke-lige ressurser. Ved avlevering er det depotinstitusjonensom overtar det løpende ansvar for arkivene.
ARKIVLOKALET
Gjennom depotavtalen er IKA Troms ansvarlig for at arkiv-materialet sikres fysisk i lokaler som oppfyller kravene iarkivforskriften §§ 4-1 til 4-9. Eldre og avsluttet arkiv(depotarkiv) skal plasseres i spesialrom for arkiv. Her skalarkivmaterialet oppbevares i uoverskuelig framtid, og opp-bevaringsforholdene er avgjørende for hvordan materialetholder seg over tid. Arkivlokalet skal ha en slik standard atdet verner materialet mot vann og fukt, brann og skadeligvarme, skadelig påvirkning fra klima og miljø samt motinnbrudd og ulovlig tilgang. For å hindre uhjemlet tilgangtil sensitivt og taushetsbelagt arkivmateriale, skal det væreregler for hvem som har tilgang til arkivlokalene. Barearkivdepotets personale skal ha en slik tilgang.Kravene i arkivforskriften omfatter mange bygnings-tekniske forhold. En forutsetning for driften, er at detføres jevnlig tilsyn for å kunne sette i gang tiltak hvisman oppdager at arkivmaterialet tar skade av forhold iarkivlokalet.
AVLEVERING, ORDNING OG KATALOGISERING
Kommunen skal sørge for at eldre og avsluttet arkiv bliravlevert når de er ca. 25-30 år gamle. For å sikre arkiveneslik at det blir bevart og gjort tilgjengelige, må de væreordnet og katalogisert. Arkiv som skal avleveres skal i følgearkivforskriften være kassasjonsbehandlet, ordnet og liste-ført før det avleveres til depot. Ansvaret for dette tillegges
DEPOTAVTALER
- SIKRING OG TILGANG
Leave a Comment