Acest material a fost pus la dispozitie de catre si nu poate fi folosit decat in scopuri educationale.

www.fwd.aiesec.ro

1
Ton si Stil in comunicare

Ianinte sa incepi o scrisoare, trebuie sa hotarasti nivelul de comunicare. Trebuie sa hotarasti daca
limbajul trebuie sa fie formal , st andard, sau i nf ormal. Trebuie sa hotarasti daca un vocabular
tehnic sau de specialitate va produce confuzie. Sau daca cuvintele pe care le-ai ales arata o
atitudine pozitiva, negativa, sau neutra fata de subiect si daca aecste atitudini sunt potrivite.
Toate aceste decizii vor crea tonul a ceea ce vei scrie si vor arata atitudinile tale fata de subiect,
cititor si fata de tine insuti.
In acelasi timp, ce scrii trebuie sa fie concret sa foloseasca vacabular specific, si sa creeeze o
comunicare clara si eficienta

1. Formalitate vs. Informalitate .

Fiecare nivel al limbii are propriul ton. Pana la a hotari nivelul limbii folosite, hotaraste
gradul de formal i tate sau i nformal i tate pe care vrei sa-l adopti.
Acest lucru depinde de situatie si de normele grupului.

Ex.: Un discurs de acceptare a unei distinctii este formal, astfel ca nu vei vorbi ca la telefon.
Limba scrisa este de obicei mai formala (in ton si structura) decat limba vorbita, pentru ca ceea
ce scrii nu este sprijinit de nuante si inflexiune si expresii faciale .



- Mergi la mijloc intre formal si informal.

- Evita cuvinte nefamiliare si propozitii complexe. Evita argoul si obscenitatile.

- Evita pe cat posibil greselile de gramatica. Astfel, toata lumea va aprecia mesajul fara
subiectivitate. Nu va limita ideile pe care le propui.

2. Cuvintele tehnice si specializate

Feicare grup de oameni foloseste vocabular specializat. Psihologii vor vorbi despre
"formarea reactiilor," la clienti "proiectii," si "depresii clinice." La forbal vei auzi fault,
corner si lovitura de pedeapsa. In ambele situatii trebuie sa fii familiarizat cu fotbalul si
psihologia pentru a intelege conversatiile.

! ! N Nu un n e es st te e g gr re es si it t s sa a f fo ol li is se es st ti i l li im mb ba aj j s sp pe ec ci ia al li iz za at t, , d da ac ca a a au ud di ie en nt ta a t ta a i il l f fo ol lo os se es st te e s si i i in nt te el le eg ge e. .

Daca nu stii cat de potrivit este limbajul ales pentru audienta ta, incearca sa citesti ce ai
scris ca si cand ai fi audienta ta.

! ! D Da ac ca a v vr re ei i s sa a d de ef fi in ne es st ti i u un n c cu uv va an nt t, , o o f fr ra az za a e ex xp pl li ic ca at ti iv va a v va a f fi i d de e a aj ju un ns s. .

Poti deifni proiectiile in sens psihologic ca "lozalizarea trairilor si gandurilor cuiva un
mintea altcuiva". Daca crezi ca oamenii mai au nevoie de informatii, atunci, o anecdota
(ex., o poveste) sau o analogie (ex., o comparatie a unui lucru nefamiliar cu un lucru
familiar) il va ajuta pe cititorul tau sa inteleaga.

! U Un n v vo oc ca ab bu ul la ar r s sp pe ec ci ia al li iz za at t i it ti i v va a l li im mi it ta a a au ud di ie en nt ta a l la a e ex xp pe er rt ti i i in n m ma at te er ri ie e. Un astfel de
vocabular iti va indeparta audienta si va transforma comunicarea intr-una formala.
Cei mai buni scriitori isi aleg vocabularul in functie de audienta.

Acest material a fost pus la dispozitie de catre si nu poate fi folosit decat in scopuri educationale.
www.fwd.aiesec.ro

2

3. Tonul comunicarii

Putem vorbi de un ton al comunicarii.
Dupa cum reactionam la tonuri ale vocii prietenoase, de afaceri, iritate, pompoase, sau rezonabile
la fel reactionam si in scris. In scris, ca si invorbit ce spui va conta mai putin decat cum o spui.
Tonul pe care il folosesti trebuie sa depinda de scopul comunicarii si de relatia pe care vrei s-o
creezi intre tine si cel care va citi.

Pe cand iritarea si ironia sunt uneori potrivite, in majoritatea situatiilor iti vor indeparta
cititorul. Iritarea orientata spre cititor va avea rezultate daca scopul spre care te indrepti
este convingator.

4. Cuvinte pozitive, negative sau neutre

Cand alegi cuvintele, trebuei sa hotarasti intre cuvinte pozi ti ve sau negati ve si atitudinile pe
care le arata. Daca descrii pe cineva ca hortarat arata o atitudine pozitiva. Daca spunem ca este
incapatanata vom trada o atirudine negativa.

Ce este interesant cand alegi intre doua cuvinte dintre
hotarat / incapatanat
zvelt / slab
prudent / las
vulgar / comun
este ca spun mai multe despre ti ne decat despre ce scri i . Prin aceste cuvinte, pozitive sau
negative, iti tradezi propriile tale atitudini.
In majoritatea situatiilr in care scrii pentru afaceri, scopul tau este sa fii obiectiv, mentinand
atentia cititorului asupra suboectului decat asupra ta. In astfel de situatii, un vocabul ar
neutru este necesar. "Slab," de exemplu, este mai neutru decat "zvelt" sau "slabanog" dar
nu la fel de neutru ca greutatea si inaltimea exacta a individului.


5. Sugestiile noastre despre ton si stil

Fol oseste cuvi nte concrete
Oricand este posibil, foloseste cuvinte concrete (explicite) decat abstracte de genul:
dragoste, foame, ura, putere, grija, fericit. vs. cuvinte explicite ex.: Dacia Nova
2000,etc. Pentru ca cuvintele explicite vor avea acelasi sens pentru mai multi, pe
cand cuvintele abstracte vor avea intelesuri foarte diferite de la om la om.

EX.: Daca scrii unui redactor sa protestezi impotriva unui editorial., tonul pe care il vei folosi
(prin cuvintele alese si prin felul in care formulezi propozitiile) vor arata atitudinea ta fata de tine
insauti, fata de cititor si de subiectul in cauza. Un ton eficient trebuie sa arate incredere in
propria opinie; si poate spune cititorului tau daca crezi ca redactorul este incompetent sau
inteligent si astfel va trage concluzia.
EX.: Daca scrii spre directorul de relatii publice al unui magazin pentru ca platit in plus, vei avea
mai multe rezultate daca ai o atitudine prietenoasa. In majoritatea situatiilor tonul tau trebuie sa
arate ca esti o persoana rezonabila adresandu-te altei persoane rezonabile
Acest material a fost pus la dispozitie de catre si nu poate fi folosit decat in scopuri educationale.
www.fwd.aiesec.ro

3
Fi i cl ar
Expresiile clare usureaza cititul pentru ca este mai usor pentru cititor sa isi inchipuie
ceea ce spunem. Acest lucru este si mai important in scrisorile de afaceri cu cat este
in literatura.


Alte sugestii pentru scrisorile de afaceri:

- foloseste exemple
- da nume si numere clare
- explica concepte noi prin lucruri familiare.

In timp ce alegi tonul pe care il vei folosieste este important sa tii minte ca c ci it ti io or ru ul l d de e
a af fa ac ce er ri i e es st te e u un n c ci it ti it to or r o oc cu up pa at t, , u un nu ul l c ca ar re e s sc ca an ne ea az za a p pa ag gi in na a p pe en nt tr ru u i id de ei il le e e es se en nt ti ia al le e. . F Fi ii i c ca at t d de e
c co on ns si i p po os si ib bi il l s si i e ev vi it ta a c cu uv vi in nt te el le e n ne en ne ec ce es sa ar re e. .

Iata cateva sugestii pentru ce trebuie sa tii minte cand scrii o scrisoare de afaceri, fie in
interiorul companiei tale, fie spre un client.

Scri e o pagi na maxi mum, 4-5 paragrafe bi ne structurate

Mari mea font ul ui : 11

Un spati u j umatate i ntre randuri

Margi ne l a stanga paragraf ul ui

Fol oseste l ogo-ul compani ei

Scri e adresa, si datel e tal e de cont act

Numarul de cont daca e vorba de un contract

Veri f i ca gramati ca!

Veri fi ca de doue, trei ori

Fol oseste i nchei erea, nu i nchei a brusc





EX.: Scrii un memo unui supraveghetor, spunandu-I ca este nevoie de un nou xerox.. ce ar fi
mai eficient, sa scrii, "un copiator s-a invechit," sau "Copiatorul HP 2003 pe care l-a cumparat in
1985 lasa linii negre pe pagini si nu poate fi reparat"?