INDICE DEL CAPITULO 12 SISTEMA DE INFORMACION Y TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y DE LAS COMUNICACIONES 12.1. SISTEMA DE INFORMACION (Sl) Y TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y DF | AS COMUNICACIONES (TI) 12.1.1 Necesidad de informacién en la empresa 12.1.2 El sistema de informacion de la empresa (Sl) 12.1.3 Las tecnologias de la informacién y de las comunicaciones (Tl) en le empresa 12.1.4 Integracién o conexién de aplicaciones informaticas 12.1.5 Conexién de aplicaciones y otros servicios a través de Internet 12.1.6 La red informatica interna de la empresa: intranet 12.1.7 E-business (comercio electrénico) 12.1.8 Cooperacién estratégica 12.1.9 Mercados electrénicos 12.1.10 Seguridad en el SI y las TI 12.2 DISENO E IMPLEMENTACION DEL SI Y LAS TI 12.2.1 Factores determinantes para el disefio e implementacién del SI y las TI 12.2.2 La estrategia de la empresa y el Sly las TI 12.2.3 Proceso de disefio e implementacién del SI y las TI 12.2.4 Establecimiento de las necesidades del SI y las TI 12.2.5 Desarrollo del plan del Sly las TI 12.2.6 Implementacion del plan del SI y las TI. Gestion y mantenimiento de todo al sistema del SI y las TI 12.2.1 El departamento de SI/ TI 12.2.8 Resumen del disefio e implementacién del SI y las TI 12.3 El SIY LAS TI EN LA CONSTRUCCION 12.3.1 El Sly las TI en la construcci6n: 12.4 RESUMEN 55o 559 560 561 563 570 572 574 577 579 580 584 584 586 587 588 590 593 593 595 596 596 597 TUNA PINGELADA EN LA GESTION DE EMPRESAS DE LA CONSTRUCCION aT12. SISTEMA DE INFORMACION Y TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y DE LAS COMUNICACIONES' (Rr RR ens 12.1__SISTEMA_DE_INFORMACION (SI)_Y _TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y DE LAS COMUNICACIONES (TI) 12.4.1 Necesidad de infarmacién en |a empresa Independientemente de su tamajio, para gestionar (planificar, organizar, dirigir y controlar) una empresa y, consecuentemente, conseguir sus objetivos (estratégicos y operativos) se necesita informacién apropiada La gestién se lleva a cabo tomando decisiones y realizando las diversas actividades de la empresa. Las decisiones sirven para conseguir objetivos y para resolver problemas, seguin el caso seran decisiones programadas o de una sola vez’. Las decisiones programadas son aquellas que se toman cuando las situaciones se repiten con frecuencia o estén ya previstas Son la mayoria de las decisiones de las actividades operativas (cotidianas) de la empresa. Para su resolucion se utilizan reglas de decision fijadas con anticipacion, que mediante la informacién oportuna deben ser conocidas por quienes las habran de aplicar. Las decisiones de una sola vez son las que se deben tomar en situaciones Unicas 0 poco definidas. Son las decisiones estratégicas y algunas de las necesarias para las actividades operativas. Se pueden tomar en condiciones de certidumbre, incertidumbre, riesgo y ambigledad. Precisamente, para disminuir la incertidumbre 0 el riesgo y que se tomen en las mejores condiciones posibles de certidumbre 0 conociendo las probabilidades del riesgo, se necesita informacién. Para realizar las actividades de la empresa, de cualquier area funcional (produccién, comercial y marketing y administracién) y de cualquiera de los * El sistema de informacién (SI) y las tecnologias de Ia informacién y de las comunicaciones (TI) son funciones de apoyo, por ello el capitulo 12 se incorpora dentro de la segunda parte del libro: Areas. Funcionales y Herramientas de Gestion. Ahora bien, como el SI y las TI abarcan y se refieren a toda la empresa y estan muy Iigados a a esiralegia de la misma, para la mejor comprension de este capitulo puede ser conveniente que el lector lea antes los capitulos 13 Comercial y Marketing y 14 Direccién General. La Estrategia de la Empresa ? Recuerde el lector lo expuesto en los epigrafes 4.1.1 Decisiones programadas y de una sola vez, 4.4.2 El método cientiico en la toma de decisiones, 4.1.3 La consecuicion de objetivos o la resolucion de problemas y 4.1.4 Esquema general de consecucion de objetvos o resolucion de problemas, TUNA PINGELADA EN LA GESTION DE EMPRESAS DE LA CONSTRUCCION =12, SISTEMA DE INFORMACION Y TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y DE LAS COMUNICACIONES departamentos de la empresa, se necesita informacién, que es un input primordial para la creacién de los productos de la empresa (ver la figura 12.1). Figura 12.1. La informaci6n input primordial de la empresa 1 .2_El sistema de informacién de la empresa (SI) El sistema de informacién (SI) de la empresa es la red formal que recoge, procesa y distribuye la informacion que se precisa para su gestién, es decir, para la toma de decisiones y la realizacion de sus actividades. La comunicacién es el proceso mediante el cual se intercambia informacion entre dos 0 mas personas’. Por tanto, | SI es comunicacion y comparte los objetivos de ésta: el envio y recepcién de informacion, coordinar las tareas, motivar a las personas y mejorar el comportamiento. Junto con la cadena de mando, es el principal medio formal de comunicacién de la empresa’. EI SI engloba un conjunto ordenado de piezas de informacién, cuyo contenido debe versar sobre todos los aspectos de la empresa, es decir, acerca de todas las areas funcionales, departamentos y actividades. Entre las cuales destaca por su importancia la informacién proporcionada por la contabilidad analitica EI SI es una necesidad para todas las personas de cualquier nivel de la empresa: alta dircccién, directivos intermedios, mandos operativos y trabajadores, 3 Tal como se definié en el epigrafe 3.5.1 La comunicacién: propésitos. “ Recuerde el lector lo expresaco en el epigrate 3.5.4 Comunicacion y gestion. 3a TINA PINGELADA EN LA GESTION DE EMPRESAS DE LA CONSTRUCCION12, SISTEMA DE INFORMACION Y TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y DE LAS COMUNICACIONES Para que sea util es necesario que la informacion que proporciona esté disponible en el lugar preciso, en e| momento oportuno, con la calidad adecuada, es decir, que sea veraz, en la cantidad suficiente y que sea interpretable por su usuario: En el lugar preciso. Si la informacién que se facilita no esta donde se toman las decisiones y se realizan lzs actividades, no sirve de nada En el momento oportuno. Si la informacién no se facilita antes de que se hayan tomado las decisiones y cuando se deben efectuar las diversas actividades de la gestion, tampoco sirve de nada. Con la calidad adecuada. Las decisiones tomadas con informacion no veraz son, probablemente, menos e’ectivas y las actividades realizadas con informacién de mala calidad no son eficaces ni eficientes. En la cantidad suficiente. Si la informaci6n es incompleta sirve de poco 0 nada para tomar decisiones y realizar actividades. Inundar a un directivo, mando 0 trabajador con informacion que no necesita es una forma de que sea incapaz de encontrar la que realmente necesita para tomar decisiones y realizar sus actividades. Las perscnas tienen una capacidad limitada de absorber informacién, por ello la scbrecarga de informacién es totalmente negativa, Es tan malo el exceso de informacion como su falta Que sea interpretable por su usuario. Si la informacién es dificil de entender o interpretar por su usuario (quien debe tomar las decisiones y realizar las actividades) no sirve de nada 12.1.3 Las tecnologias de la informacién y de las comunicaciones (TI) en la empresa Las tecnologias de la informacion y de las comunicaciones (TI) son la informatica y las telecomunicaciones Proporcionan: aplicaciones informaticas para realizar las actividades de todas las areas de la empresa, comunicacién interna dentro de la empresa y comunicacion externa de la empresa con su entorno. Para ello se requiere: unos equipos informatics y de telecomunicaciones (el hardware), unos programas informaticos (el software) apropiados y una organizacién adecuada. Con aplicaciones informaticas especificas de produccién, comercial y marketing y de administracién, que pueden estar o no integradas o conexionadas entre si total o parcialmente, las TI pueden automatizar practicamente todas las actividades, procesos y transacciones de la empresa TUNA PINGELADA EN LA GESTION DE EMPRESAS DE LA CONSTRUCCION a12, SISTEMA DE INFORMACION Y TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y DE LAS COMUNICACIONES Mediante la intranet de la empresa (la red intema de ordenadores), las TI facilitan y amplian las comunicaciones intemas de la empresa y permiten la utilizacién de las aplicaciones informatcas en los diversos ordenadores de la empresa. A través de Internet (la red de redes a escala mundial de millones de ordenadores), las TI proporcionan unas comunicaciones externas mas agiles y permiten el acceso a aplicaciones informaticas externas. Si se conecta la intranet a Internet se facilita la comunicacién de cada usuario de la empresa con el exterior, se puede permitir el acceso de usuarios externos a las aplicaciones de la empresa, intagrar las diversas aplicaciones de los centros de trabajo de la empresa separados geograficamente y conexionar las aplicaciones informaticas de la empresa con las de otras empresas. Las TI facilitan la cooperacion estratégica al conexionar los SI de las empresas aliadas y socios comerciales y hacen posible la compra-venta ual y los mercados electrénicos. Permiten nuevas posibilidades y oportunidades estratégicas y de negocio. Para aprovechar al maximo las posibilidades que aportan, su aplicacién exige el redisefio de las actividades de la empresa y del negocio de la misma Con las TI se puede tener una informacién en tiempo real, es decir, en el momento en que se produce, sobre multiples aspectos de la gestion de la empresa. Las TI determinan totalmente el disefio del SI. Al permitir ofrecer informacion de lo que esta sucediendo en tiempo real, pueden dar al SI una nueva dimension mas agil, frente al concepto tradicional de documentos que se “producen” en determinados periodos y circulan entre os diversos empleados de la empresa Han cambiado el SI de la empresa y estan tan ligadas al mismo que en la actualidad es dificil concebir el SI sin la ulilizacion de las Thy, a su vez, estas no se pueden pensar sin el SI, de tal forma que practicamente ambos constituyen un todo unico. Las TI estén cambiando la forma de gestionar la empresa, de manera que hoy en dia es dificil imaginar la gestion de la empresa sin su utiizacién. Este cambio esta afectando a practicamente todas las empresas y a todos los sectores, puesto que en todas ellas y en todos los sectores existen procesos intensivos en informacién y se precisa la comunicacién interna y externa Para denominar la gestién de emoresas usando ampliamente las TI, aprovechando las posibilidades que proporcionan, se utiliza generalmente la expresion E-management y para designar a las diversas transacciones, procesos y actividades de negocio que se pueden realizar utilizando las TI (fundamentalmente Internet) se emplee el término E-business. Be TINA PINGELADA EN LA GESTION DE EMPRESAS DE LA CONSTRUCCION12, SISTEMA DE INFORMACION Y TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y DE LAS COMUNICACIONES En los ultimos afios las TI han experimentado un gran auge por el gran desarrollo del hardware y el software y el abaratamiento de precios que las hacen accesibles a todas las empresas, independientemente de su tamajio Desde su aparicin, la presencia de las TI en la empresa ha ido cambiando en unas etapas® que se pueden resumir "4. Introduccién de la informatica en la empresa = 2. Expansién anarquica de las aplicaciones. = 3. Coordinacién del SI y las TI con los objetivos de la empresa. + 4. Interdependencia de la estrategia con el SI y las TI Aunque las TI son utilizadas en todos Ics sectores y practicamente en todas las empresas, su grado de aplicacién puede variar entre los cuatro mencionados, en funcién del sector y de la empresa en particular. 12.1.4 Integracién o conexidn de aplicaciones informaticas A Io largo de los afios, la mayoria dz las empresas han ido introduciendo aplicaciones informaticas para realizar actividades especificas de cada una de las areas de produccién, comercial y marketing 0 administracion. Muy a menudo ocurre que los datos que alimentan a@ varias aplicaciones son los mismos y/o los resultados que se obtienen de algunas de estas aplicaciones son datos que alimentan a otras, pero no se pueden intercambiar directamente de una aplicacién a otra Consecuentemente, la alimentacién y el intercambio de estos datos se efectian mediante la intervencién de las personas, que introducen los datos manualmente y extraen datos de unas aplicaciones y los introducen en otras manualmente con la ayuda o no de algun tipo de soporte informatico, sucediendo frecuentemente que los mismos datos se introducen dos 0 mas veces. Ello implica que las transacciones, prosesos y actividades que precisan de la participacién de més de una aplicacién informatica no se producen de forma continua y gil y que se originan pérdidas de tiempo y posibles errores. Una posibilidad para solucionar este problema es poseer una aplicacién unica integrada, que abarque todas las actividades de la empresa Otra posibilidad es la integracién o conexién de aplicaciones informaticas individuales diversas, es decir, establecer un sistema que permite transferir la informacién entre los diferentes tipos de programas informaticos que operan en diferentes tipos de sistemas y ordenadores, de forma que cada aplicacién se aprovecha de la informacién proporcionada por las otras y todas pueden trabajar conjuntamente de forma integrada (aplicaciones integradas) 0, al 5 Andreu R, Ricart JE. y Valor, J., articulo "Pranificacion Estratégica de SI/ TI’, en Compitiendo a través dela Tecnologia de la Informacion, Pag. 48; Ed, Folio, 1.997, TUNA PINGELADA EN LA GESTION DE EMPRESAS DE LA CONSTRUCCION oe12, SISTEMA DE INFORMACION Y TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y DE LAS COMUNICACIONES menos, se transfieren datos directamente de unas aplicaciones a otras (aplicaciones conexionadas). Con ello se pretende agilizar tareas, mejorar los procesos de produccién y de las otras areas funcionales basicas de la empresa y reducir errores, costes y gastos. La necesidad de tener las aplicaciones integradas o conexionadas aumenta en tanto que la informacién a transferir de unas aplicaciones a otras es mayor. El objetivo ideal es que todas las aplicaciones trabajen conjuntamente de forma integrada y que los usuarios sélo precisen conectar con una de ellas y segtin la autorizacién que posean puedan alcanzar la informacion correcta, sin necesidad de saber donde esté cada aplicacién y cémo se conectan entre elas. Aplicacién unica integrada (ver la parte superior de la figura 12.2): Las siglas en inglés ERP de Enterprise Resource Planning (Planificacion de Recursos Empresariales) son las cue generalmente designan a los maxi programas 0 paquetes informaticos que comparten las mismas bases de datos e integran todas las transacciones, procesos y actividades de todos los departamentos y areas de una empresa en una Unica aplicacion, que sirve practicamente a todas sus necesidades particulares. Algunos de estos maxi paquetes informatics, que abarcan todas o casi todas las areas de la empresa, son muy generales y se deben adaptar a cada empresa en particular. Su proceso de implantacin es largo y a menudo penoso, durante el cual hay que abandonar las aplicaciones que la empresa esta utilizando y sustituirlas por el nuevo paquete. Su precio de adquisicién e implementacién es relativamente elevado, no obstante existen versiones asequibles a las pequefias y medianas empresas. Ejemplo: los proveedores de estos paquetes informaticos son numerosos. Entre ellos: SAP, BAAN, Oracle PeooleSoft, Navision, etc. La mayoria de estos maxi paquetes informaticos son modulares. Cada uno de los médulos aberca aplicaciones para alguna de las diversas dreas 0 actividades de la empresa y estan preparados para integrarse con los otros médulos. De entre los existentes en el mercado, cada empresa puede instalar los mas apropiados para sus actividades. Ejemplos: los médulos y su nombre cambian segin el proveedor del software, generalmente los hay para el area de contabilidad y finanzas, gestién de los recursos humanos, produccién (operaciones) y servicios corporativos. Otros médulos son conocidos por sus siglas en inglés: CRM de Customer Relantioship Management (gestién de las relaciones con clientes) y SCM de Suply Chain Management (gestién de la cadena de suministro), etc ee TINA PINGELADA EN LA GESTION DE EMPRESAS DE LA CONSTRUCCION