GESTIN DE LOS

COSTOS DEL PROYECTO

1
Captulo 7 del PMBOK 4ta Edicin
Es vital para un Proyecto, gestionar
adecuadamente los Costos, aunque estos sean
considerados pequeos.
Tenga en cuenta que un pequeo agujero
puede hundir un barco.
Benjamn Franklin
Una de las Restricciones ms comunes de
muchos Proyectos es un Presupuesto limitado.

PMBOK 4ta Edicin.
2
Estamos controlando los costos?...
En los Proyectos, siempre debemos reflexionar en
relacin a si:
3
O son los costos los que nos estn controlando?
4
Introduccin a la Gestin de Costos
Los Procesos
o Estimar los costos
o Determinar el presupuesto
o Controlar los costos
Tcnica de Valor Ganado



Agenda
5
INTRODUCCIN
6
La Gestin de los Costos del Proyecto incluye los Procesos
Involucrados en
Estimar
Presupuestar
Controlar los Costos
Cul es su finalidad?
Lograr que el Proyecto se complete dentro del
Presupuesto Aprobado.
INTRODUCCIN
7
Los Procesos dentro de esta rea de Conocimiento son
7.1 Estimar los Costos
7.2 Determinar el Presupuesto
7.3 Controlar los Costos
En Proyectos de pequeo
Alcance, estos 2 procesos de la
planificacin suelen integrarse
en uno solo.
Estimar los Costos
Determinar el Presupuesto
Controlar los Costos
SEGUIMIENTO
Y CONTROL
PLANIFICACIN
INTRODUCCIN
8
Introduccin
Es el proceso que consiste en desarrollar una aproximacin de los
recursos financieros necesarios para completar las actividades del
proyecto.
7.1 Estimar los Costos
.Es el proceso que consiste en sumar los costos estimados de actividades
individuales o paquetes de trabajo para establecer una lnea base de
costo autorizada.
7.2 Desarrollar el Presupuesto

Es el proceso que consiste en monitorear la situacin del proyecto
para actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la
lnea base de costo.
7.3 Controlar el Presupuesto
Importante
INTRODUCCIN
El PMBOK NO declara formalmente un Proceso: Planificar la Gestin de
Costos, que tenga como salida el Plan de Gestin de los Costos.
Pero si seala que:
Los 3 procesos deben estar precedidos por un esfuerzo de
Planificacin que es parte del Proceso: Desarrollar el Plan para la
Direccin del Proyecto (4.2) Gestin de la Integracin. Este
esfuerzo produce el Plan de Gestin de Costos.
10
INTRODUCCIN
Plan de Gestin
de Costos
o Reglas para la medicin del desempeo
Valor Ganado.
o Nivel de exactitud
o Unidades de medida
o Cuentas de control (CA) : Componente de
la EDT, que se usa para la Contabilidad
de los Costos del Proyecto.
o Umbrales de control
o Formatos de informe
o Descripciones de los procesos
Orienta los 3 Procesos
de la Gestin de
Costos.
Es parte del Plan
para la Direccin del
Proyecto.
11
Qu implica la Gestin del los Costos del
Proyecto?
INTRODUCCIN
Gestin de los Costos
del Proyecto
o Trata principalmente del Costo de los Recursos
necesarios para completar las Actividades del
Proyecto.
o El anlisis del desempeo financiero del
Proyecto, por lo general se hace fuera del
Proyecto (VAN, TIR. PR).
o Debe tener en cuenta el Costo del Ciclo de
Vida del Proyecto y del Producto.
12
Un subcontratista que le provee un servicio para el proyecto que usted dirige
como Project Manager, le inform que tuvo un incremento en sus costos
presupuestados debido a algunas actividades que son responsabilidad del equipo
de proyecto que est a cargo de usted. Qu debera hacer usted como PMP en
este caso?

A. Emitir una solicitud de cambio
B. Reunirse con la Gerencia
C. Solicitar al subcontratista la documentacin de soporte
D. Rechazar cualquier iniciativa de ese tipo
13
Pregunta
Un subcontratista que le provee un servicio para el proyecto que usted dirige
como Project Manager, le inform que tuvo un incremento en sus costos
presupuestados debido a algunas actividades que son responsabilidad del equipo
de proyecto que est a cargo de usted. Qu debera hacer usted como PMP en
este caso?

A. Emitir una solicitud de cambio
B. Reunirse con la Gerencia
C. Solicitar al subcontratista la documentacin de soporte
D. Rechazar cualquier iniciativa de ese tipo
Pregunta
14
Explicacin:
sta es una pregunta de responsabilidad profesional / procura /
costos.
La situacin describe un reclamo. Lo mejor que se puede hacer es
conseguir informacin de soporte para descubrir qu sucedi y tomar
las acciones correspondientes.
Despus de C (documentacin de soporte), una investigacin y una
negociacin, puede ocurrir A (solicitud de cambio).
La alternativa D (rechazo) no es tica y la alternativa B (reunin con
la gerencia) no debe ocurrir hasta tener toda la informacin.
Respuesta: C
15
PROCESOS
16

7.1 ESTIMAR LOS COSTOS
17

ESTIMAR LOS COSTOS
Este proceso consiste en desarrollar una aproximacin de los
Recursos Monetarios necesarios para completar las Actividades del
Proyecto.
Se trata de buscar un Costo ptimo para el Proyecto.
Debe tomarse en cuenta:
Equilibrio entre Costo y Riesgo
Hacer o Comprar
Comprar o Alquilar
Intercambio de Recursos
Se trata de un Proceso
que se AFINA de
manera continua.
18
Complete correctamente la siguiente frase:
La estimacin aproximada de Orden de Magnitud (ROM), que se
utiliza en la Fase Inicial de un Proyecto, puede tener un rango variacin
deEn una etapa posterior del proyecto, contando con mayor
informacin, el rango de variacin de la estimacin, puede llegar a
reducirse a..
A. 50% ; 10%
B. 50% ; 15%
C. (-50% , +100%) ; (-10%, +15%)
D. 50%; (-10%, +15%)
19
Pregunta
Complete correctamente la siguiente frase:
La estimacin aproximada de Orden de Magnitud (ROM), que se
utiliza en la Fase Inicial de un Proyecto, puede tener un rango variacin
de En una etapa posterior del proyecto, contando con
mayor informacin, el rango de variacin de la estimacin, puede llegar
a reducirse a ..
A. 50% ; 10%
B. 50% ; 15%
C. (-50% , +100%) ; (-10%, +15%)
D. 50%; (-10%, +15%)
20
Pregunta
ESTIMAR LOS COSTOS
21
FAE
APO
Estimacin
Ascendente
Software de
estimacin de
costos para la DP
Estimacin
Anloga
Estimacin
Paramtrica
Anlisis de
Reserva
COQ
Anlisis de
Propuestas para
Licitaciones
$$$
$$
ACTUALIZA
Estimaciones
de Costos de
las Actividades
Base de los
Estimados
5.3 Lnea Base
del Alcance 6.5 Cronograma
del Proyecto
11.2 Registro
de Riesgos
8.1 Plan de
RRHH
Documentos del
Proyecto
Juicio de
Expertos
Estimacin por
tres valores
$
$
$
ENTRADAS
SALIDAS
HERRAMIENTAS Y TCNICAS
Diagrama de Flujo de Datos del Proceso Estimar los Costos
Grfico extrado del PMBOK cuarta edicin
22
ENTRADAS
Estimar los Costos
Lnea Base del
Alcance
Descripcin del Producto, los criterios de aceptacin, los
entregables claves, los lmites del Proyecto, los supuestos y las
restricciones: presupuesto limitado, fechas de entrega, recursos
especializados, polticas de la Organizacin.
La informacin adicional que puede contener la lnea base del alcance y que
incluye requisitos con implicaciones contractuales y legales, esta relacionada
con la salud, la seguridad, el desempeo, el medioambiente, los seguros, los
derechos de propiedad intelectual, las licencias y los permisos. Toda esta
informacin debe tomarse en cuenta para la elaboracin de las estimaciones
de costos.
24
Cronograma del
Proyecto
ENTRADAS
Estimar los Costos
Tipo y cantidad de Recursos, as como la
cantidad de tiempo (sobre todo para los costos
variables) son los factores principales para
determinar el Costo del Proyecto.
Recuerde que, el proceso Estimar los Recursos de las
Actividades (6.3) implica determinar la disponibilidad
y las cantidades necesarias de personal y material
requeridos para realizar las actividades del
cronograma. Este proceso est estrechamente
coordinado con la estimacin de costos
25
Registro de
Riesgos
Plan de
RRHH
ENTRADAS
Estimar los Costos
Atributos, Salarios, Reconocimientos y
Compensaciones
Costos de mitigacin
Los riesgos, que pueden ser amenazas u
oportunidades, en general ejercen un impacto
tanto en los costos de las actividades como en los
del proyecto global.
FAE
Condiciones de Mercado

Informacin Comercial Publicada: Ratios de costos
en las Bases de Datos Comerciales. Listas de Precios
Publicadas.
26
Estimar los Costos
Herramientas y Tcnicas
Estimacin
Anloga
o Los miembros del Equipo deben poseer
experiencia, por eso se dice que es una forma
de Juicio de Expertos.
o Se usa cuando la Informacin es limitada.
o Menos costosa, ms rpida pero menos
exacta.
o Fiable, cuando hay proyectos anteriores
similares, de hecho y no de apariencia.
o Puede usarse en conjunto con otros mtodos
de estimacin.
Recuerde que esta
tcnica tambin se usa el
Proceso de Estimar la
Duracin de las
Actividades (6.4).
Tenga presente que la Estimacin Anloga tambin es conocida
como una Estimacin Descendente o de Arriba hacia Abajo.
Ventajas Desventajas
Rpida Menos exacta
Las actividades individuales no
necesitan ser identificadas
Se preparan con informacin
limitada
Menos costosa
Requiere considerable experiencia
para hacerlo bien
Provee al gerente de proyecto de
una idea de las expectativas de la
gerencia
Extremadamente difcil para
proyectos con alto grado de
incertidumbre
ESTIMACIN POR ANALOGA
ESTIMAR LOS COSTOS
27
28
Estimacin
Ascendente
Estimar los Costos
Herramientas y Tcnicas
Recuerde que esta
tcnica tambin se usa el
Proceso de Estimar la
Recursos de las
Actividades (6.3).
o Estima el costo de los recursos de las
actividades con mayor detalle.
o Es ms costosa e implica mayor tiempo.
Ventajas Desventajas
Ms exacta
Toma tiempo y esfuerzo
(costo)
Basada en un anlisis
detallado del proyecto
Tendencia del equipo a
acolchar los estimados
Provee una base confiable
para el monitoreo y control
Requiere que el proyecto
este bien definido y
entendido
ESTIMAR LOS COSTOS
29
Estimacin Ascendente
El costo de cada paquete de trabajo o de
cada actividad se calcula con el mayor
nivel de detalle posible. El costo
detallado luego se resume o acumula
en niveles superiores para fines de
informacin y seguimiento. En
general, la magnitud y complejidad de la
actividad o del paquete de trabajo
individual influyen en el
costo y la exactitud de la estimacin
ascendente de costos.
30
Estimacin
Paramtrica
Recuerde que esta
tcnica tambin se usa el
Proceso de Estimar la
Duracin de las
Actividades (6.4).
Estimar los Costos
Herramientas y Tcnicas
o Hace uso de un Modelo Matemtico
o Hace uso de Informacin Histrica
o Pueden ser altamente confiables cuando los
proyectos involucrados son similares de hecho y
no solo en apariencia; la informacin histrica
usada para desarrollar el modelo fue precisa y el
modelo es escalable.
Por ejemplo:
En un Proyecto anterior de Edificio Multifamiliar, cada
1m2 de construccin (12,000 m2) cost $ 400. Cunto
costar construir 8,000 m2, de un Proyecto de similares
caractersticas?
Resp.
(8,000) x ($400) = $3 200 000
Recuerde de lo visto en
el rea de
Conocimiento de la
Gestin del Tiempo,
que la Estimacin
Paramtrica, tambin
puede desarrollarse a
travs de un Anlisis
de Regresin.
31
Estimar los Costos
Estimacin Paramtrica
32
Estimacin por tres
valores
Recuerde que esta
tcnica tambin se usa el
Proceso de Estimar la
Duracin de las
Actividades (6.4).
Estimar los Costos
Herramientas y Tcnicas
o Se trabaja considerando una Estimacin
Optimista (Co), Ms Probable (Cm) y Pesimista
(Cp). El Costo Esperado (Ce) ser un promedio
ponderado:

Ce =

o La Desviacin Estndar ( ) es

=

o La Varianza es
Var =
2


Estimacin
PERT
Ejemplo
Se ha estimado que el costo de una actividad para 3 escenarios distintos
son los que se muestran en la tabla
Estimacin Costo (S/.)
Optimista (Co) 180
Ms Probable (Cm) 240
Pesimista (Cp) 360
Determinemos el Costo
Esperado (Ce) y la Desviacin
Estndar ( ) mediante la
Estimacin por 3 Valores PERT.

Resolucin
Ce =
Ce =
Ce = 250
=
=
= 30
33
Qu significan estos resultados?
Ce
Ce
Existe un
68.26% de probabilidad
de que el costo est entre
220 y 280.

95.46% de que est
entre 190 y 310.

99.73% de que est entre
160 y 340.
Ce = 250
= 30
34
35
Anlisis de
Reserva
Recuerde que esta
tcnica tambin se usa
en el Proceso de Estimar
la Duracin de las
Actividades (6.4).
o Reservas para Contingencias (Incgnitas
Conocidas). Eventos previstos pero inciertos

o Estas reservas forman parte de la Lnea Base de
Costos.

o El director del Proyecto administra esta Reserva
y dispone de ella segn su criterio.

o Puede haber problemas de posible exageracin.

o Se recomienda que la reserva sea general para
todo el Proyecto y no por cada Actividad.
Estimar los Costos
Herramientas y Tcnicas
Herramientas y
Tcnicas
Descripcin
Costos de la Calidad
(COQ)
o COQ = Costos de Prevencin + Costos de
Evaluacin + Costos de Reproceso .

Software de estimacin
de costos para la
direccin de proyectos

o Hojas de Clculo y Herramientas de
Simulacin y Estadstica.

Anlisis de propuestas
para licitaciones

o Estimacin de costos con ayuda de
propuestas enviadas por los proveedores. Es
el Anlisis de lo que debera costar el
Proyecto.

ESTIMAR LOS COSTOS
36
Herramientas y Tcnicas
37
ESTIMAR LOS COSTOS
Salidas
Estimacin de los Costos
de las Actividades
o Valorizaciones cuantitativas de los costos
probables de los recursos requeridos
para completar las actividades del Proyecto.

o Deben cubrir todas las categoras de
recursos que sern cargados al Proyecto.

o Son ajustados frecuentemente durante el
curso del proyecto para reflejar el detalle
adicional disponible.
38
ESTIMAR LOS COSTOS
Salidas
Base de los
Estimados
Independiente del nivel de detalle, los
documentos de respaldo deben proporcionar
una compresin clara y completa de la forma en
que se obtuvo la Estimacin de Costos.

o Fundamento de las Estimaciones
o Supuestos utilizados
o Restricciones
o Rangos de los Estimados
o Nivel de confiabilidad del Estimado final
Actualizaciones a los
Documentos del
Proyecto
Se incluye entre otros el Registro de Riesgos
Pregunta
Usted quiere realizar un viaje en su automvil de Lima a Ica. Conoce que
la distancia es 303 Km, que el precio de la gasolina es de S/.15 por galn y
que su vehculo consume 10L por cada 100Km. Con esta informacin
desea el costo en combustible del viaje. Qu tcnica de estimacin est
usando?
A. Estimacin ROM
B. Paramtrica
C. Anloga
D. Descendente
39
Pregunta
Usted quiere realizar un viaje en su automvil de Lima a Ica. Conoce que
la distancia es 303 Km, que el precio de la gasolina es de S/.15 por galn y
que su vehculo consume 10L por cada 100Km. Con esta informacin
desea el costo en combustible del viaje. Qu tcnica de estimacin est
usando?
A. Estimacin ROM
B. Paramtrica
C. Anloga
D. Descendente
40
Cuando recin se est conceptualizando el Proyecto, usted tiene un intercambio
de opiniones con el sponsor acerca de qu tcnica de estimacin se debera
utilizar. Usted desea aplicar algn tipo de juicio de expertos, pero el sponsor
prefiere una estimacin anloga. Lo mejor sera:

A. Aceptar la estimacin anloga pues es una forma de juicio
experto.
B. Sugerir el costeo del ciclo de vida como un punto medio entre
ambas posiciones.
C. Determinar por qu el sponsor desea una estimacin tan exacta.
D. Tratar de convencer al sponsor de utilizar el juicio experto pues
usualmente es ms exacto.
Pregunta
Explicacin
Para elegir la mejor respuesta necesitamos saber que la estimacin anloga es una
forma de juicio experto.
Notar que la alternativa C (determinar por qu) suena como una buena idea, pero si
analizamos el resto de la sentencia veremos que hay una contradiccin pues la
estimacin anloga no es exacta por naturaleza.
La alternativa B (costeo de ciclo de vida) no tiene sentido.
La alternativa D compara dos cosas que son lo mismo.
Respuesta: A

7.2 DETERMINAR EL PRESUPUESTO
43

DETERMINAR EL PRESUPUESTO
Consiste en sumar los Costos Estimados de Actividades Individuales o
Paquetes de Trabajo, para establecer una Lnea Base de Costo
autorizada y con ello un Presupuesto.
La Lnea Base del Costo NO incluye las Reservas de
Gestin, pero si la Reserva de Contingencia.
La Reserva de Gestin se incluye en el Presupuesto.
El desempeo de los Costos del Proyecto se medir contra la
Lnea Base de Costos.
44
Reservas de Contingencias y de Gestin
Estimados de los Costos
para cada Actividad
+
Reservas de Contingencia
Lnea Base de Costos
(BAC)
+
Reservas de Gestin
Presupuesto
Cuando se aplica la Tcnica de Valor Ganado para el
Control de un Proyecto, se toma como referencia a la
Lnea Base de Costos y no al Presupuesto.
DETERMINAR EL PRESUPUESTO
46
Relaciones
Histricas
Anlisis de
Reserva
$
$
$
$$$
$$
7.1 Estimaciones
de Costos de las
Actividades
7.1 Base de los
Estimados
9.2 12.2
Calendario
de Recursos
6.5 Cronograma
del Proyecto
12.2 Contratos
+
Conciliacin del
lmite del
Financiamiento
5.3 Lnea Base
del Alcance
APO
Suma de Costos
Juicio de
Expertos
ACTUALIZA
Documentos del
Proyecto
Lnea base de
Costos
Requisitos de
Financiamiento
Gastos
ENTRADAS
SALIDAS
HERRAMIENTAS Y TCNICAS
Diagrama de Flujo de Datos del Proceso Determinar Presupuesto
Grfico extrado del PMBOK cuarta edicin
47
48
Determinar el Presupuesto
Herramientas y Tcnicas
+
Suma de Costos
El costo de las actividades se suman por paquetes de
trabajo, luego por niveles superiores de la EDT,
cuentas de control y finalmente para todo el proyecto
Conciliacin del
lmite del
Financiamiento
Los gastos de fondos se concilian con los lmites de la
financiacin para verificar que se contar con la
liquidez necesaria para realizar los pagos.

La conciliacin requerir el ajuste del cronograma
para regular dichos gastos.


Se trata del acuerdo al cual se llega con el Patrocinador
para el ingreso de dinero al Proyecto que garantice su
financiamiento.
49
Anlisis de
Reserva
Recuerde que esta
tcnica tambin se us
en el Proceso anterior
de Estimar los Costos
(7.1)
Herramientas y Tcnicas
Determinar el Presupuesto
Reservas para contingencias de gestin o
simplemente Reservas de Gestin (para hacer
frente a incgnitas desconocidas).

El Gerente de Proyecto debe obtener la
aprobacin antes de comprometerse o gastar
esta reserva.

Estas reservas NO forman parte de la lnea
base de costos pero SI del Presupuesto.

No se consideran en el clculo del Valor
Ganado.

50
Salidas
Determinar el Presupuesto
Lnea Base de
Costos
Mes
Presupuesto hasta la conclusin (BAC)
distribuido en el tiempo que ser usado para
medir, supervisar y monitorear el desempeo del
costo en el proyecto.

Es desarrollado sumando los presupuestos
estimados por perodo y usualmente mostrado en
forma de curva-S.

En la Tcnica de Valor Ganado se le conoce
como Lnea Base para la Medicin del
Desempeo (PMB).


Grfico extrado del PMBOK cuarta
edicin
51
3 2
400
900
500
Lo que se requiere hasta
el 3er mes
Lo que se requiere hasta
el 2do mes
Lo que se
requiere en el
2do mes
Mes Monto x Mes Monto Acum.
1

100.00

100.00
2

150.00

250.00
3

200.00

450.00
4

400.00

850.00
5

900.00

1,750.00
6

900.00

2,650.00
7

1,200.00

3,850.00
8

700.00

4,550.00
9

500.00

5,050.00
10

500.00

5,550.00
11

300.00

5,850.00
12

100.00

5,950.00
M
o
n
t
o

A
c
u
m
u
l
a
d
o

Mes
Curva Sen Excel
52
53
Por qu tiene forma de S?
La pendiente
(inclinacin) de la
recta tangente a la
curva en cada punto
nos mide el ritmo de
gasto en ese
instante
y como en los proyectos es
tpico que el ritmo de gasto sea
lento al inicio, rpido en las
fases intermedias y
nuevamente lento al final; es
esta la razn por la cual la
curva de costos acumulados
tiene forma de S.
Note como la
tangente
intermedia
tiene mayor
inclinacin
que la inicial y
final.
54
Salidas
Determinar el Presupuesto
Requisitos de
Financiamiento
Se derivan de la Lnea Base de Costos y pueden
establecerse para excederlos, esto con el fin de
responder al avance temprano o a los sobrecostos.

En general la financiacin no es continua y aparece
como una funcin discontinua y escalonada.

Considera los costos de la Lnea Base de Costos y la
Reserva de Gestin, cuando corresponda.
Pregunta
Usted est calculando el Presupuesto para un Proyecto. Cul de las
siguientes proposiciones es FALSA?
A. La Lnea Base del Proyecto debe incluir una Reserva para la
Gestin de Imprevistos.
B. El Presupuesto debe incluir una Reserva para Contingencias por
Riesgos Residuales.
C. El Presupuesto debe incluir una Reserva de Gestin.
D. La Curva S representa grficamente la Lnea Base de Costos.

55
Pregunta
Usted est calculando el Presupuesto para un Proyecto. Cul de las
siguientes proposiciones es FALSA?
A. La Lnea Base del Proyecto debe incluir una Reserva para la
Gestin de Imprevistos.
B. El Presupuesto debe incluir una Reserva para Contingencias por
Riesgos Residuales.
C. El Presupuesto debe incluir una Reserva de Gestin.
D. La Curva S representa grficamente la Lnea Base de Costos.

56
Recin ha completado la fase de iniciacin de un pequeo proyecto y est
prximo a iniciar la fase de planeamiento cuando un stakeholder le solicita el
presupuesto del proyecto y la lnea base del costo. Qu le debera
responder?
A. El presupuesto se puede encontrar en el Project Charter, el cual ya est
disponible.
B. El presupuesto y la lnea base no estarn terminados y aceptados hasta
que termine la fase de planeamiento
C. El plan de proyecto no contendr el presupuesto y la lnea base pues ste
es un proyecto pequeo
D. Es imposible completar un estimado antes de que se cree y termine un
plan de proyecto
Pregunta
Recin ha completado la fase de iniciacin de un pequeo proyecto y est
prximo a iniciar la fase de planeamiento cuando un stakeholder le solicita el
presupuesto del proyecto y la lnea base del costo. Qu le debera
responder?
A. El presupuesto se puede encontrar en el Project Charter, el cual ya est
disponible.
B. El presupuesto y la lnea base no estarn terminados y aceptados hasta
que termine la fase de planeamiento
C. El plan de proyecto no contendr el presupuesto y la lnea base pues ste
es un proyecto pequeo
D. Es imposible completar un estimado antes de que se cree y termine un
plan de proyecto
Pregunta
Explicacin:
El presupuesto global del proyecto (alternativa A) se puede incluir en el Project
Charter, pero no los costos detallados .
Aun los proyectos pequeos (alternativa C) deben tener un Presupuesto y
tambin un Cronograma.
No es imposible estimar un presupuesto de proyecto antes de crear un plan de
proyecto (alternativa D), simplemente no es conveniente, pues el presupuesto
no ser detallado ni exacto.
Respuesta: B

7.3 CONTROLAR LOS COSTOS
60
Influir sobre los factores que crean cambios en los costos
Asegurar que los gastos no excedan el financiamiento
autorizado para el proyecto
Gestionar los cambios reales cuando ocurran
Monitorear el desempeo del costo para detectar y entender
las variaciones con respecto a la lnea base de costo
Registra con precisin los cambios a la lnea base de costos
Evitar cambios incorrectos, inadecuados o no
aprobados, en el costo o uso de recursos
Asegurar que los cambios solicitados se lleven a cabo de
manera oportuna.
CONTROLAR LOS
COSTOS
61
Consiste en
CONTROLAR LOS COSTOS
CV, SV, CPI, SPI
EAC, ETC
4.3 Informacin sobre
el Desempeo del
Trabajo
4.2 Plan de
Direccin del
Proyecto
EVM
Anlisis de
Variacin
Software de Gestin
de Proyectos
Proyecciones
Revisiones del
Desempeo
APO
7.2 Requisitos de
financiamiento
TCPI
Solicitudes
de Cambio
APO
Plan de
Direccin
del
Proyecto
ACTUALIZA
Documentos del
Proyecto
ENTRADAS
SALIDAS

HERRAMIENTAS Y TCNICAS
Lnea Base de
Costos
Plan de Gestin
de Costos
Diagrama de Flujo de Datos del Proceso Controlar los Costos
63
64
CONTROLAR LOS COSTOS
ENTRADAS
Plan de Direccin
del Proyecto
Contiene como componentes a
o Lnea Base del Desempeo de Costo
o Plan de Gestin de Costos
Informacin sobre el
Desempeo del
Trabajo
Informacin sobre el avance del Proyecto.
Avance de los entregables iniciados y de los
terminados. Costos autorizados e incurridos.
Tambin incluye estimaciones para culminar
el trabajo restante.
65
CONTROLAR LOS COSTOS
Herramientas y Tcnicas
EVM
Gestin del Valor
Ganado
Es una Tcnica de Direccin de Proyectos.
Mtodo para la medicin del desempeo del
Proyecto.
Integra las mediciones del Alcance, Costo y
Cronograma.
Opera con 3 Variables independientes
o Valor Planificado (PV)
o Valor Ganado (EV)
o Costo Actual (AC)
Con ellos define
o La variacin del Cronograma (SV)
o La Variacin del Costo (CV)
o El ndice de desempeo del Cronograma (SPI)
o El ndice de desempeo del Costo (CPI)
Tcnica de Valor Ganado
Costo
Planificado
Costo Real
Avance
Planificado
Valor
Planificado
(PV)
Avance Real
Valor Ganado
(EV)
Costo Real (AC)
Costo Planificado del
Avance Planificado
Costo Real del Avance
Real
Costo Planificado del
Avance Real
CONTROLAR LOS COSTOS


Valor Planificado (PV): es el
Costo Planificado del trabajo
programado.
Valor Ganado (EV): es el Costo
Planificado del trabajo realmente
ejecutado
Costo Actual (AC): es el Costo
Real del trabajo realmente
ejecutado
Las Variaciones e ndices
se determinan como
67
Tcnica de Valor Ganado
=
=
=

Costo Planificado del Avance Planificado
Costo Planificado del Avance Real
=
Rendimiento o
desempeo del Avance o
del Cronograma
Avance Planificado
Avance Real
=

Tcnica de Valor Ganado
CONTROLAR LOS COSTOS
=
Costo Real
Costo Planificado
=

Costo Real del Avance Real
Costo Planificado del Avance Real
=
Rendimiento o
desempeo de los
Costos
69
Tcnica de Valor Ganado
Si
SPI < 1: Indica que el Proyecto est retrasado
SPI = 1: Indica que el Proyecto marcha de acuerdo a lo planificado
SPI > 1: Indica que el Proyecto est adelantado
Si
CPI < 1: Indica que el Proyecto est con sobrecostos
CPI = 1: Indica que el Proyecto marcha de acuerdo a lo planificado
CPI > 1: Indica que el Proyecto est gastando por debajo de lo
planificado
Cmo interpretar los Indicadores?
70
Tcnica de Valor Ganado
Los tres parmetros (valor
planificado, valor ganado y
costo actual) pueden
monitorearse e informarse, por
periodos (normalmente
semanales o mensuales) y de
forma acumulativa.
Qu puede decir acerca de como
marcha el proyecto hasta la fecha de
estado?
71
Tcnica de Valor Ganado
Ejemplo
Un pequeo proyecto consiste en construir un cerco perimtrico de
cuatro paredes idnticas para cerrar un terreno cuadrado. Las paredes
se construirn de manera secuencial mediante relaciones de
precedencia Fin Inicio. Cada pared se ha planificado construir en 1
semana y a un costo de 10 000 soles. El primer control de este proyecto
se har al final de la segunda semana. Los datos a esa fecha son los
siguientes:
o Avance = 2 paredes y media
o Costo Actual (AC) = 28 000 soles
Mediante la aplicacin de la Tcnica de
Valor Ganado, se pide desarrollar un
diagnstico del Proyecto.
72
En funcin a la informacin dada, podemos determinar el
plazo de entrega del proyecto y su Lnea Base de Costos
(BAC).
Plazo de Entrega = 4 semanas

BAC = 40 000 soles
Para iniciar nuestro anlisis, representemos
grficamente el avance planificado y real al final de la
segunda semana.
Tcnica de Valor Ganado
73
Avance Planificado Avance Real
Como cada pared est planificada hacer en 1 semana, al final de
la segunda semana se deben haber construido 2 paredes; esto es
lo planificado (Fig. 1). Sin embargo, segn los datos, el avance
real es de 2 paredes y media (Fig. 2).
Fig. 1 Fig. 2
Tcnica de Valor Ganado
74
Determinemos el Valor Planificado (PV)
Costo Planificado del Avance Planificado
El Avance Planificado es 2 paredes y cada una est planificado
que cueste 10 000 soles. Por lo tanto

PV = 20 000
Al final de la 2da semana tenemos
Determinemos el Valor Ganado (EV)
Costo Planificado del Avance Real
El Avance Real es 2 paredes y media y cada una est
planificado que cueste 10 000 soles. Por lo tanto

EV = 25 000
75
Determinemos el Costo Actual (AC)
Costo Real del Avance Real
Este valor se obtiene directamente de la informacin brindada
por el caso
AC = 28 000
En resumen tenemos
PV = 20 000
EV = 25 000
AC = 28 000
Uno de los errores frecuentes es
comparar los valores del PV y el
AC, y en base a esa comparacin
sacar conclusiones.

Esto es un error porque estos 2
valores de costos corresponden a
avances distintos.
76
Ahora, con los valores obtenidos podemos determinar
los Indicadores
=

=
25 000
20 000

= 1,25
Como el SPI > 1, entonces el Proyecto se encuentra
adelantado (adelantado en un 25%).
=

=
25 000
28 000

= 0,89
Como el CPI < 1, entonces el Proyecto se encuentra
con sobrecostos (por cada 1 sol gastado solo se
genera de valor 0.89 soles).
77
CONTROLAR LOS COSTOS
Proyecciones
HERRAMIENTAS Y TCNICAS
Estimacin para concluir el trabajo restante (ETC)
o Basada en una nueva estimacin: ETC
o Basada en variaciones atpicas
ETC = BAC EV
o Basada en variaciones tpicas
ETC = (BAC EV) / CPI

Estimacin al trmino (EAC)
o Estimacin con nueva estimacin
EAC = AC + ETC

Este enfoque se usa cuando el desempeo pasado muestra que
los supuestos originales estuvieron errados o ya no son validos.

Costo Real a la fecha ms
un nuevo estimado para el
trabajo restante.
78
CONTROLAR LOS COSTOS
Proyecciones
HERRAMIENTAS Y TCNICAS
Estimacin al trmino (EAC)
o Estimacin usando el presupuesto restante
EAC = AC + (BAC - EV)

Este enfoque se usa cuando las variaciones reales son
atpicas y no se espera que vuelvan a ocurrir en el futuro.

o Estimacin usando el presupuesto restante afectado
por el CPI

EAC = AC + (BAC - EV) / CPI
EAC = BAC / CPI

Este enfoque se usa cuando las variaciones reales son
tpicas y se espera que vuelvan a ocurrir en el futuro.
Costo Real a la fecha ms el
presupuesto restante.
Costo Real a la fecha ms el
presupuesto restante
modificado por un factor (CPI).
79
CONTROLAR LOS COSTOS
Proyecciones
HERRAMIENTAS Y TCNICAS
Estimacin al trmino (EAC)
o Estimacin usando el presupuesto restante considerando
el CPI y el SPI

EAC = AC + (BAC - EV) / (CPI x SPI)

Costo Real a la fecha ms el presupuesto restante modificado por
dos factores: costos y cronograma.

Este enfoque se usa cuando las variaciones reales son tpicas y se
espera que el factor se cumpla firmemente con el Cronograma
(compromiso firme de cumplir con el Cronograma)


Extrado de PMP Exam Prep. Rita Mulcahy.
DIFERENCIA ENTRE BAC, EAC Y ETC
HOY
PLAN ORIGINAL
EJECUCIN REAL
CONTROLAR LOS COSTOS
80
HERRAMIENTAS Y TCNICAS
81
Avance Real
Tcnica de Valor Ganado
Continuando con el ejemplo que estamos desarrollando, calculemos las
proyecciones para lo que resta del trabajo
o ETC basado en variaciones atpicas
ETC = BAC EV
ETC = 40 000 25 000
ETC = 15 000
Una variacin atpica se
considera aquella cuya
causa se espera que no se
repita en lo que resta del
trabajo
Este resultado se podra considerar hasta cierto
punto lgico, porque si el avance real fue 2
paredes y media, entonces, lo que falta por hacer
es 1 pared y media, y como cada una est
planificada que cueste 10 000 soles; por lo tanto,
la pared y media que falta construir tendra un
costo de 15 000 soles.
Falta por hacer 1
pared y media
El avance real es 2
paredes y media
82
Tcnica de Valor Ganado
Ahora, una pregunta lgica sera, por qu para lo que resta del
trabajo se sigue confiando en que el costo ser de acuerdo a lo
planificado, si lo ejecutado hasta el momento no fue as; es decir no
sali de acuerdo a lo que se planific?
Note que la estimacin anterior para lo que resta del trabajo se
basa en lo planificado; es decir, se confa en que lo que resta del
trabajo tendr un costo igual al que se planific.
La respuesta es en que se est asumiendo que las causas que generaron la
variacin hasta el momento, entre lo planificado y lo ejecutado, no se
presentarn en lo que resta del trabajo, est bajo mi control poder evitarlas.
Esto es a lo que llamamos Variacin Atpicas.
83
Tcnica de Valor Ganado
o ETC basado en variaciones tpicas
Una variacin tpica se
considera aquella cuya
causa se espera que se
repita; es decir se
mantenga en lo que resta
del trabajo
ETC =
(BAC EV)
CPI

ETC =
(40 000 25 000)
0.89

ETC = 16 854
Este resultado se interpreta de la siguiente manera: si hasta
hoy en costos nos viene yendo mal; es decir, estamos sobre
costeados, entonces, se espera que en lo que resta del trabajo
siga de la misma forma. Por eso que el costo proyectado para la
pared y media que falta es mayor que los 15 000 soles
inicialmente planificado.
84
Tcnica de Valor Ganado
o EAC basado en variaciones atpicas
Con los resultados obtenidos para la proyeccin del costo del
trabajo restante, podemos estimar, tambin, las proyeccin
del costo al trmino del proyecto (EAC)
EAC = AC + ETC
atpico
EAC = 28 000 + 15 000 = 43 000
o EAC basado en variaciones tpicas
EAC = AC + ETC
tpico
EAC = 28 000 + 16 854 = 44 854
Note que en ambos
casos la proyeccin
del costo al trmino
del Proyecto, supera
los 40 000 soles
inicialmente
planificado como
BAC.
85
CONTROLAR LOS COSTOS
HERRAMIENTAS Y TCNICAS
ndice de Desempeo del Trabajo por Completar (TCPI)
Proyeccin calculada del desempeo del costo que debe lograrse para
el trabajo restante, con el propsito de cumplir una meta de gestin
especfica (BAC , EAC u otro valor aprobado).

o TCPI basado en el BAC
Cuando se estima que se puede recuperar la meta
original del Proyecto (BAC).



o TCPI basado en el EAC
Cuando se estima que ya no es posible cumplir con el BAC.
=
( )
( )

=
( )
( )

86
=
(
( )

CONTROLAR LOS COSTOS
HERRAMIENTAS Y TCNICAS
ndice de Desempeo del Trabajo por Completar (TCPI)
META: sera el costo al trmino del proyecto que se desea
lograr. Puede ser el BAC, el EAC o cualquier otro valor que
se apruebe.
En forma general se puede plantear as
87
CONTROLAR LOS COSTOS
Determinemos el TCPI para el ejemplo que venimos desarrollando
TCPI =
(BAC EV)
(BAC AC)

TCPI basado en el BAC
TCPI =
(40 000 25 000)
(40 000 28 000)

TCPI = 1.25
Como el proyecto se
encuentra sobre costeado,
se necesita que el ndice de
Desempeo de Costo (CPI)
para lo que resta del
trabajo sea en promedio
como mnimo 1.25 si se
desea finalizar dentro de la
Lnea Base de Costos
Este es el CPI, que se requiere como
mnimo tener en lo que resta del trabajo,
para no exceder el BAC de 40 000 soles
inicialmente planificado.
88
CONTROLAR LOS COSTOS
TCPI =
(BAC EV)
(EAC AC)

TCPI basado en el EAC
TCPI =
(40 000 25 000)
(43 000 28 000)

TCPI = 1
Este es el CPI, que se requiere como
mnimo tener en lo que resta del trabajo,
para no exceder el EAC de 43 000 soles
44 854 aprobado.
Variacin Atpica Variacin Tpica
TCPI =
(BAC EV)
(EAC AC)

TCPI =
(40 000 25 000)
(44 854 28 000)

TCPI = 0.89
89
CONTROLAR LOS COSTOS
TCPI =
(BAC EV)
(META AC)

TCPI basado en un nuevo valor de BAC
TCPI =
(40 000 25 000)
(42 000 28 000)

TCPI = 1.07
Este es el CPI, que se
requiere como mnimo
tener en lo que resta del
trabajo, para no exceder el
valor de 42 000 soles
aprobado como nuevo
BAC.
Si la alta direccin aprueba un nuevo valor de BAC, entre el BAC original
y el EAC calculado ; por ejemplo, 42 000 soles, tendramos