APLICAIA MS ACCESS

MICROSOFT ACCESS
Access 97, ca parte integrant a pachetului Microsoft Office Professional Edition, vine n
completarea facilitilor oferite de lucrul cu foile de calcul tabelar, asigurnd stocarea !i
prelucrarea unui volum foarte mare de date !i n acela!i timp conlucrarea cu celelalte programe
incluse n acest pachet, dar si colaborarea cu alte tipuri de ba"e de date folosite n pre"ent #$o%
Pro, &base, Parado% etc'('
Avanta)ele folosirii ba"elor de date Access 97 n comparaie cu foile de calcul
tabelar constau n*
+' ,mplementarea sistemului de relaii'
-' Organi"area datelor'
.' /estructurarea datelor n tabele relaionate'
0' $olosirea eficient a memoriei'
1' Asigurarea consecvenei n folosirea denumirilor'
2' Posibilitatea memorrii oricrui tip de informaie'
7' $olosirea mai eficient a memoriei'
3' 4avigare n reeaua ,nternet si ,ntranet'
9' 5olaborarea cu alte aplicaii'
+6' $olosirea elementelor de personali"are a aplicaiilor'
++' $olosirea filtrelor'
+-' Programarea n 7isual 8asic'
+.' 9ecuritatea !i administrarea ba"elor de date'
Acest program v va permite, dup ce vei a)unge s stpnii tehnicile de ba"a ale
prelucrrii datelor, s construii !i s distribuii propriile aplicaii'

LANSAREA N EXECUIE
Pasul 1: E%ecutai clic: cu mouse;ul pe 9tart;Programs;Microsoft Access'
Pasul 2: <n caseta de dialog care apare suntei invitat s preci"ai numele sau tipul ba"ei de
date pe care dorii s o deschidei sau s o creai'
Putei astfel s optai fie pentru crearea unei ba"e de date noi , fie pentru
deschiderea unei ba"e de date' 5aseta de dialog afi!ea" calea !i numele ultimelor patru
ba"e de date deschise de utili"ator ' <n ca"ul n care ba"a de date pe care dorii s;o
deschidei nu se afl n aceast list programul v ofer opiunea =More $iles '''= '
Preci"area aciunii dorite #creare de ba"e de date noi sau deschiderea unei ba"e de date
e%istente( se face prin marcarea #prin e%ecutarea unui clic: pe numele opiunii( acelei
opiuni !i e%ecutarea unui clic: pe butonul =O>= #sau pe butonul =5ancel= pentru a
renuna la a)utorul oferit de aceast caset de dialog'
Pasul 3: <n caseta de dialog care apare suntei invitat s preci"ai numele sau tipul ba"ei de
+
date pe care dorii s o deschidei cu a)utorul urmtoarelor controale*
a)Lista derulant "File Name:" ; 4umele ba"ei de date' ,ntroducei numele ba"ei de
date pe care dorii s o gsii'
b) Lista derulant "Files ! "#$e:" ; ?ipul fi!ierului ba" de date'
%) Lista derulant "L& in:" ' Afi!ea" fi!ierele sau folderele din unitatea sau folderul
selectat n caseta Caut (n:)
$acei clic: pe unitatea sau folderul ce conine fi!ierul dorit' 5oninutul unitii sau al
folderului selectat de dvs' va apare dedesubt n lista cu foldere mpreun cu fi!ierele
corespun"toare tipului selectat de dumneavoastr'
d) *utnul "+$ ,ne Le-el" ; &eschide folderul care este imediat superior
ca nivel celui curent' Lista derulant "Last mdi!ied" ; 7 permite cutarea !i
definirea perioadei de timp n care fi!ierele cutate au fost modificate ultima oar'
e)Lista derulant ""e.t r Pr$ert#" ; 7 permite s preci"ai te%tul pe care dorii s;
+ gsii' Pentru a gsi e%presii, punei te%tul ntre ghilimele
#= =(' &e e%emplu, pentru a gsi numai fi!ierele care conin e%presia dans
modern, tastai =dans modern='
!)*utnul "Find N/"' Afi!ea" fi!ierele care ntrunesc criteriile de
cutare preci"ate de dvs' n stnga' Pe parcursul cutrii, numele
butonului se schimb n 9top' Pentru a abandona cutarea, facei clic pe
butonul 9top'
0)Caseta "E.%lusi-e"' 7alidai #prin bifare@( aceast caset dac dorii ca
ba"a de date s nu mai poat fi deschis de ali utili"atori pe perioada n
care lucrai dumneavoastr'
1)*utnul ",$en"' Aplic !i salvea" orice modificare facut de dvs' !i
nchide aceast caset de dialog'
P/EAE4?A/EA ME4,B/,CO/
Meniul File 2Fi3iere)
Ne/ 4atabase)))'permite crearea unei noi ba"e de date'
,$en 4atabase)));permite deschiderea unei ba"e de date'
5et E.ternal 4ata cu articolele de meniu Im$rt !i Lin&s permite*
' Im$rt: 5opierea datelor dintr;un fi!ier te%t sau dintr;un tabel al unei alte ba"e de date
ntr;un tabel al ba"ei de date curente'
' Lin&s: 5reea" o legtur n ba"a de date curent cu un tabel al unei alte ba"e de
date'
Clse ; <nchide fereastra curent' &ac ai efectuat modificri ntr;unul din
obiectele ba"ei de date !i nu l;ai salvat nc, Access 97, v va propune efectuarea
salvrii acestuia'
Sa-e ; permite salvarea aspectului unui tabel, formular, raport sau a unei
interogri, sau a aspectului sau coninutului unui modul'
Sa-e As6E.$rt; 5reea" #prin salvare( o copie cu nume diferit a obiectului
-
selectat in ba"a de date curent'
; E%port re"ultatul prelucrrii obiectului selectat intr;un fi!ier e%tern#n format 't%t
sau 'rtf( sau ntr;o ba" de date e%tern #Microsoft Access sau Parado%('
- 5onverte!te macro;ul selectat mtr;un nou modul 7isual 8asic'
Sa-e As 7"ML ; permite e%portul obiectului selectat sau al
coninutului acestuia ntr;un format specific paginilor Deb #'html, 'idcE'ht% !i 'asp('
Pa0e Setu$ ; permite controlul caracteristicilor paginii #margini, dimensiuni,
orientare( unui formular sau raport'
Pa0e Setu$ ; permite controlul caracteristicilor paginii #margini, dimensiuni,
orientare( unui formular sau raport'
Print Pre-ie/ ; afi!ea" obiectul activ sau selectat #tabel, interogare, formular,
raport( n forma n care acesta va fi afi!at la tiprire'
Print ; ?ipre!te un tabel, formular, raport, modul sau o interogare' Afi!ea"
dialogul Print permind modificarea proprietilor !i setrilor imprimantei'
Send ; ?rimite prin intermediul programului de po!t electronic, re"ultatele
prelucrate ntr;unul din formatele* F?MC, M9;&O9 te%t, /?$, sau E%cel'
4atabase Pr$erties ; Afi!ea" proprietile ba"ei de date astfel nct s poat fi
modificate de utili"ator'
E.it ; <nchide aplicaia Access !i ba"a de date curent'
Meniul Edit 2Editare)
+nd ; 5reea" o comand cu efect contrar ultimei aciuni a utili"atorului'
4umele acestei comen"i depinde de numele aciunii ntreprinse de utili"ator
#E%emplu* Bndo 5ut, Bndo Move, etc'(' &ac ultima aciune ntreprins de
utili"ator nu permite crearea unei aciuni cu efect contrar, numele acestei comen"i
apare n meniul Edit sub denumirea G5anHt BndoI'
Cut ; Jterge obiectul selectat !i l plasea" n clipboard astfel nct s poat fi
inserat in alt parte' Aciunea invers acestei comen"i este comanda Bndo 5ut'
C$# ; 5opia" obiectul selectat n clipboard #E%emplu* o nregistrare sau un
control( astfel nct acesta s poat fi introdus n alt parte' Aciunea invers acestei
comen"i este comanda Bndo 5opK'
Paste ; ,ntroduce un obiect capturat n clipboard n ba"a de date curent #o
nregistrare sau un control(' Aciunea invers acestei comen"i este Bndo Paste'
Create S1rt%ut ; Permite crearea unei scurtturi ctre un obiect din ba"a de
date'
4elete ; Jterge definitiv obiectul selectat fr a;+ plasa n clipboard' <n
fereastra =/elationship= #/elaii(, !tergerea unei linii de relaionare echivalea"
cu !tergerea relaiei dintre dou tabele'
8ename ; /edenume!te obiectul selectat din ba"a de date' Aciunea invers
acestei comen"i este Bndo /ename'
Meniul 9ie/ 29i:uali:are)
4atabase ,b;e%ts ' "ables 'Afi!ea" n fereastra ba"ei de date lista tabelelor
din ba"a de date curent'
4atabase ,b;e%ts ' <ueries 'Afi!ea" lista interogrilor din ba"a de date curent'
.
Lar0e I%ns 'Afi!ea" obiectele ba"ei de date folosind iconie mari naintea
numelui acestora'
Small I%ns 'Afi!ea" obiectele ba"ei de date folosind iconie mici naintea
numelui acestora'
Line +$ I%ns 'Aran)ea" ntr;o reea ortogonal obiectele din fereastra ba"ei de date'
Pr$erties 'Afi!ea" proprietile obiectului selectat, iar n situaia n care nici un
obiect nu este selectat, proprietile ba"ei de date '
Cde' Afi!ea" codul surs care lucrea" n spatele formularului sau raportului
selectat'
"lbars ' *are de instrumente ' Afi!ea" sau ascunde bare de instrumente' Pentru
a afi!a o bar de instrumente, selectai caseta de selectare de lng numele acesteia'
Pentru a ascunde o bar de instrumente, deselectai caseta de selectare'
"lbars ' Custmi:e ' Parti%ulari:are 'Particulari"ea" butoanele barei de
instrumente, comen"ile meniurilor !i atribuirile tastelor de comen"i rapide'

Meniul Insert 2 Inserare)
"able' Permite crearea unui tabel nou cu a)utorul uneia din urmtoarele opiuni*
?able Di"ard, &atasheet vieL, &esign vieL sau ,mportECin: ?able'
<uer#' 5reea" o nou interogare cu a)utorul asistentului Di"ard sau prin
intermediul modului proiectare ; &esign vieL'
Frm' Permite crearea unui formular nou cu a)utorul asistenilor Di"ard sau
direct prin intermediul modului proiectare &esign 7ieL'
8e$rt 'Permite crearea unui raport nou n cadrul ba"ei de date cu a)utorul
asistenilor Di"ard sau direct prin intermediul modului de proiectare &esign 7ieL'
Ma%r 'Permite crearea unui nou macro'
Mdule' Permite crearea unui modul nou !i afi!area seciunii de declaraii a
acestuia ntr;o fereastr de modul'
Class Mdule' ,nserea" o clas de module care nu este asociat cu un formular
sau raport al ba"ei de date, deschi"nd seciunea de declaraii a acesteia ntr;o fereastr
de modul'
AutFrm' Permite crearea automat a unui formular pornind de la tabelul sau
interogarea selectat'
Aut8e$rt' Permite crearea automat a unui raport pornind de la tabelul sau
interogarea selectat'
Pr%edure 'Apare n mod automat atunci cnd este deschis o fereastr de
rnodul !i permite inserarea unei proceduri la po"iia curent a cursorului'
4ate6"ime' Permite inserarea unei casete de te%t care va conine o formul
pentru afi!area datei !i orei curente n paginile formularului sau raportului selectat'
Meniul "ls 2+nelte)
S$ellin0' Apelea" corectorul gramatical #al limbii engle"e( pentru verificarea din
punct de verificare gramatical al coninutului nscris n tabelele ba"ei de date sau n
0
casetele de te%t ale unui formular'
AutCrre%t' Personali"ea" setrile corectorului gramatical pentru verificarea
te%tului introdus de utili"ator, modificnd lista cuvintelor' acestuia'
,!!i%eLin&s- Permite e%portul re"ultatelor prelucrate de un formular sau
raport al ba"ei de date n diferite formate recunoscute de aplicaia Access'
Mer0e It /it1 MS =rd; Cansea" aplicaia Microsoft Dord Mail Merge
Di"ard, permind astfel e%portul datelor ntr;un fi!ier 'doc'
Publis1 It /it1 M9 =rd' 5reea" un fi!ier 'rtf pornind de la un obiect selectat
#E%emplu* label, raport('
Anal#:e It /it1 M9 E.%el' 5reea" un fi!ier '%ls pornind de la obiectul
selectat' ,mplicit numele fi!ierului '%ls este numele obiectului surs'
8elatins1i$s' Afi!ea" fereastra de relaii astfel nct putei crea, modifica sau edita
relaiile dintre tabelele sau interogrile ba"ei de date'
"able'
Cansea" asistentul ?able AnalK"er Di"ard, care permite fragmentarea tabelelor
ba"ei de date n mai multe tabele #relaionate( cu o structur simpl pentru mrirea
eficacitii !i vite"ei de prelucrare a datelor'
Per!rman%e' Cansea" asistentul Performance AnalK"er care anali"ea"
performanele ba"ei de date !i obiectelor incluse n aceasta'
4%umenter' 5reea" un raport asupra modului de funcionare !i proprietilor
obiectelor ba"ei de date
4atabase +tilities >>Cn-ert 4atabase '5onverte!te o ba" de date dintr;o
versiune mai veche n versiunea Microsoft Access 3'6'
>Cm$a%t 4atabase '/earan)ea" ntr;un sistem continuu diferitele
componente ale ba"ei de date, permind astfel o mai rapid accesare a datelor !i o
mbuntire a performanelor ba"ei de date'
>8e$air 4atabase '/eface gre!elile care ar putea apare n structura de relaii a
ba"ei de date printr;o eventual ntrerupere forat a alimentrii unitii sau printr;o
funcionare defectuoas a diferitelor componente hardLare'
>Ma&e M4E File' 5reea" o ba" de date compactat, compilat !i fr cod
78A pe care utili"atorul ar putea s;+ modifice voit sau din gre!eal'
Se%urit# > >Set 4atabase Pass/rd' Permite modificarea parolei specifice unei
ba"e de date' 4umai utili"atorii cu drepturi de administrare a ba"ei de date !i cei care
cunosc parola anterioar pot solicita modificarea parolei'
>And 5ru$ Permissins'Permite modificarea utili"atorilor !i grupurilor de lucru,
precum !i a drepturilor de acces ale acestora la diferitele obiecte ale ba"ei de date'
>+ser And 5ru$ A%%unts' Permite afi!area, tiprirea, adugarea, !tergerea sau
modificarea utili"atorilor sau grupurilor de lucru' &e asemenea permite modificarea
parolei administratorului implicit Admin'
>+ser'Le-el Se%urit# =i:ard' Cansea" n e%ecuie asistentul Cevel 9ecuritK
Di"ard cu a)utorul cruia poate fi creat o ba" de date securi"at mpotriva utili"atorilor
neautori"ai'
>En%r#$t64e%r#$t 4atabase' 5riptea" sau decriptea" ba"a de date' 5riptarea face
1
ca procesele de la nivelul ba"ei de date s se desf!oare mai lent, ns n acest fel
diferitele utilitare pentru editare nu vor avea putea interpreta nici mcar parial
informaiile coninute ntr;o astfel de ba" de date'
8e$li%atin > >S#n%1rni:e N/' 9incroni"ea" coninutul a dou ba"e de date'
>Create 8e$li%a
'5reea" o copie replic a ba"ei de date curente' 5opia poate fi creat !i prin
=agarea !i aruncarea = ba"ei de date curente n utilitarul MK 8riefcase de pe des:top'
M8esl-e Cn!li%ts ;Cansea" n e%ecuie asistentul 5onflict /esolver care permite
identificarea !i eliminarea conflictelor care ar fi putut apare n urma unor sincroni"ri
anterioare'
>Startu$' Permite personali"area proprietilor de start;up ale ba"ei de date
#formularul care va fi deschis n mod automat la lansarea n e%ecuie iconiele, titlul
aplicaiei('
Ma%r >>8un Ma%r' Cansea" n e%ecuie un macro selectat'
>Cn-ert Frm?s68e$rt?s Ma%rs " 9isual *asi%'5onverte!te un macro
n

instruciuni 78A''
>Create Menu !rm Ma%r '5reea" o bar de meniu pomind de la un macro
selectat'
>Create "lbar !rm Ma%r '5reea" o bar de unelte pornind de la un macro
selectat'
>Create S1rt%ut Menu !rm Ma%r '5reea" un meniu scurttur dintr;un macro
selectat'
>A%ti-e@ Cntrls'Permite nregistrarea sau nenregistrarea controalelor
ActiveN n ba"a de date curent'
Meniul DindoLs
Cas%ade
; Aran)ea" ferestrele M&, copii deschise, n cascad, asemntor
crilor de )oc dintr;un pachet'
"ile 'Aran)ea" ferestrele M&, copil deschise, astfel nct s fie vi"ibile simultan !i
s aib aceea!i mrime'
Meniul 7el$ 2A;utr)Cntents 'Afi!ea" o list a subiectelor de asisten soft
disponibile'
Mi%rs!t n t1e =eb' 7 putei conecta la locaii Microsoft Deb direct din Access
utili"nd comanda Microsoft pe Deb #Microsoft on the Deb( din meniul A)utor #Felp('
FERESTRE. TABELE. DATE
Fereastra 4atabase
<n Access 97 vei lucra n special cu aceast fereastr, care v va a)uta s selectai,
creai sau s modificai obiectele necesare funcionrii unei ba"e de date' Aceast fereastr
accept !ase tipuri de obiecte* ?ables, Oueries, $orms, /eports, Macros !i Modules'
2
> "ables ; ?abele ' 9unt =foile de calcul tabelar= ale unei ba"e de
date' Ca deschiderea unui tabel datele sunt afi!ate pe ecran organi"ate pe
linii !i pe coloane' <n cadrul unei ba"e de date tabelele stochea" datele
ca nregistrri'
> <uer# ; ,nterogri' 9unt cererile adresate tabelelor pentru
e%tragerea datelor !i afi!area organi"at a acestora ntr;un anumit mod'
> Frms ; $ormulare' Ofer o interfa atractiv pentru vi"uali"area
sau introducerea datelor din tabele' Prin faptul c urmresc introducerea
sau modificarea datelor din tabele dup anumite reguli stricte , impuse
de programator, permit eliminarea erorilor provocate de utili"atori la
manipularea datelor'
> 8e$rts ; /apoarte' Permit e%tragerea datelor din tabele #eventual
cu a)utorul interogrilor( !i de a le pre"enta in forma n care acestea vor
fi tiprite pe hrtie'
> Ma%rs ; Macroinstruciuni' 5onin colecii de comen"i ; specifice
Access 97 ; care vor fi e%ecutate pentru reali"area unui anumit obiectiv' 9unt folosite
de regul pentru crearea de meniuri personali"ate n cadrul unei aplicaii !i pentru
e%ecutarea unor comen"i simple'
> Mdule ; Module' 5onin instruciuni 78A #7isual 8asic for
Applications ; limba)ul de programare folosit de aplicaiile Microsoft
Office(, grupate in =subrutine= sau =funcii=' &espre subrutine !i funcii
vom discuta n ultimul capitol al acestei lucrri'
Pentru a crea obiecte noi n cadrul unei ba"e de date, dup ce e%ecutai clic: pe
eticheta tipului de obiect, e%ecutai un clic: pe butonul =4eL= #sau apsai combinaia de
taste PAC?QRP4Q'
Pentru a modifica sau pentru a deschide un obiect oarecare din ba"a
dumneavoastr de date, dup ce selectai acel obiect #prin e%ecutarea unui cli: pe
numele acestuia( e%ecutai un clic: pe butonul =&esign= #pentru modificri@( sau pe
butonul =Open= #pentru a;+ deschide@(' Atunci cnd nu avei selectat nici un obiect din
list #!i acest lucru l simula foarte simplu e%ecutnd un clic: oriunde n "ona liber a
listei de obiecte( observai c butoanele =Open= !i =&esign= sunt =stinse= #e%presiile
Open si &esign de pe butoane !i pierd strlucirea(, ceea ce ar trebui s nsemne pentru
dumneavoastr c operaiunile de deschidere !i modificare ale unui obiect sunt n acel
moment indisponibile'
"abele 2"able)
Tabelele (Tables) sunt foi de calcul tabelar ale unei ba"e de date, care organi"ea"
pe linii !i coloane datele afi!ate pe ecran' <n cadrul ba"ei de date tabelele stochea"
datele ca nregistrri, care corespund n general cu liniile din modul de afi!are =?able='
Access 97 permite ncorporarea tabelelor n cadrul ba"ei de date ale unei aplicaii
precum !i preluarea datelor din tabelele ale unei alte aplicaii ;prin crearea unui tabel fals ,
numit tabel ata!at' 9pre deosebire de tabelele unei ba"e de date, tabelele ata!ate permit
importul informaiilor dintr;o ba" de date e%tern #Microsoft Access versiune +'%, -'6,
7
7'6E91, sau 3'6E97(, sau din fi!iere de date de format diferit cum ar fi* Microsoft E%cel,
d8A9E, Microsoft $o%Pro, sau Parado%'
"i$uri de date
<n interiorul unui tabel datele sunt organi"ate pe linii !i pe coloane pentru a u!ura
citirea acestora de ctre utili"atori' ,ntersecia unei linii cu o coloan #locul n care se
introduc efectiv datele( o vom numi n continuare =cmp=' Pentru ca un cmp oarecare
dintr;un tabel s accepte un anumit tip de date introdus de utili"ator este necesar ca
acelui cmp s;i fie atribuite una din urmtoarele caracteristici*
"e.t Bn set de ma%imum -11 caractere #inclusiv semnele de
punctuaie si cifrele(' ,mplicit Access 97 propune ca
lungimea acestui cmp s fie de 16 caractere ; ceea ce n
ma)oritatea ca"urilor este suficient'
Mem Asemntor cu tipul ?e%t cu deosebirea c lungimea
setului de caractere este practic nelimitat'
Number Bn numr ntreg sau n virgul mobil' 9unt admise
!ase subtipuri'
4ate6"ime O data calendaristic sau o or n unul din cele !apte
subtipuri posibile'
Curren%# Bn numr formatat cu dou "ecimale, care folose!te
virgula ca separator ntre ordinele de mrime !i
parante"ele pentru ncadrarea valorilor negative' Admite
!ase subtipuri'
Autnumber Bn numr ntreg care este incrementat n mod automat
pe msur ce sunt introduse noi nregistrri n tabel' 9unt
admise toate cele !ase subtipuri ale datelor de tip
numeric #4umber(' /ecomandm ns folosirea
subtipului Cong ,nteger'
Aes6N Admite date de tip logic #boolean( pentru a stoca valori
simple #AdevratE$als S ?rueE$alse, ActivE,nactiv S
OnEOff, &aE4u S TesE4o(
,LE ,b;e%t Bn alt tip de date cum ar fi imagini, sunete, etc'
7#$erlin& O referin la un document e%tern care, atunci cnd este
selectat, deschide documentul respectiv n modul de
afi!are corespun"tor'
Subti$uri de date
?ipul de date Number admite !ase subtipuri de date* bKte, integer, long integer, single,
double, replication ,&'
3
?ipul de date 4ate6"ime admite !apte subtipuri de date*
>5eneral 4ate
9tochea" data !i ora' Acest subtip de date este o combinaie ntre subtipurile
S1rt 4ate 3i Ln0 4ate !i depinde de modul n care aceste subtipuri au
fost definite n caseta de dialog 8e0inal Settin0s Pr$erties a sistemului de
operare DindoLs' E%emplu* 60E+-E+99. 61*.0*66 PM
>S1rt 4ate
Asemntor cu modul n care a fost definit n caseta de dialog 8e0inal
Settin0s Pr$erties a sistemului de operare DindoLs' E%emplu* 60E+-E9.
>Ln0 4ate
Asemntor cu modul n care a fost definit n caseta de dialog 8e0inale
Settin0s Pr$erties a sistemului de operare DindoLs' E%emplu* 9aturdaK,
April ., +99.'
>Medium 4ate #E%emplu* .;Apr;9.(
>Ln0 "ime
Asemntor cu modul n care a fost definit n caseta de dialog /egional
9ettings Properties a sistemului de operare DindoLs' #E%emplu* 1*.0*-.
PM(
>Medium "ime
E%emplu* 1* .0PM'
>S1rt time
E%emplu* +7*.0'
?ipul de date Curren%# cuprinde 2 subtipuri de date*
>5eneral Number 'Afi!ea" numerele n forma n care au
fost introduse'
MCurren%# '$olose!te virgula ca separator ntre ordinele de
mrime !i afi!ea" cel puin dou "ecimale'
>Fi.ed 'Afi!ea" cel puin o cifr a unitilor !i un numr definit de
"ecimale'
>Standard '$olose!te virgula ca separator al ordinelor de mrime !i
cel puin dou "ecimale'
>Per%ent '<nmule!te valoarea introdus cu +66 !i adaug semnul U'
>S%ienti!i% '$olose!te notaia !tiinific pentru e%primarea numerelor'
E%emplu* .'02ER. #.02'666(
OPERAII CU TABELE I BAZE DE DATE
Crearea unei ba:e de date
<n esen crearea unei ba"e de date cu a)utorul programului Access 97 se re"um
la crearea unui fi!ier cu e%tensia 'mdb chiar de ctre program'
Pasul 1: Pentru aceasta din meniul $ile al programului e%ecutai un clic: pe opiunea
4eL 4atabase))))
Pasul 2: E%ecutai n continuare un clic: pe iconi =8lan: &atabase= #8a" de date fr
nregistrri(, iar apoi un clic: pe butonul ,B) Pe ecranul calculatorului dvs'va aprea o
caset de dialog' Aceast caset =$ile 4eL &atabase= este n esen identic n privina
9
funcionrii, diferind doar prin etichetele atribuite diverselor controale !i prin numrul
mai mic de funcii pe care le pune la dispo"iia dumneavoastr'
4u uitai s preci"ai c dorii crearea unei ba"e de date de tip Access 97 selectnd
opiunea =Microsoft Access &atabases= din cmpul =9ave as tKpe*=
Pasul 3: &ac toi ace!ti pa!i au fost parcur!i ceea ce v mai rmne de fcut este s
e%ecutai un clic: pe butonul =5reateI' <n urma acestei aciuni din partea
dumneavoastr, n fereastra GMicrosoft Access= a programului Access 97 va apare o
fereastr cu titlulIVV=' <ncercai s creai o ba" de date e%ecutnd ns un clic: pe
eticheta G&ata bases= #caseta de dialog 4eL (, urmat de un dublu * pe una din iconiele
care vor apare n list'
4es%1iderea unei ba:e de date
Odat creat, o ba" de date Access 97 #un fi!ier cu e%tensia 'mdb( poate fi
deschis din DindoLs E%plorer prin e%ecutarea unui dublu clic: pe numele sau pe iconia
acesteia'
&ac programul Access 97 a fost de)a lansat n lucru, deschiderea unei ba"e de date
se face prin apelarea opiunii ,$en 4atabase ))) din meniul File) Pentru aceasta
e%ecutai un clic: pe meniul FileC apoi un clic: pe opiunea ,$en 4atabase))))
8eDineDi: deschiderea unei alte ba"e de date presupune n mod automat
nchiderea ba"ei de date curente #chiar dac dumneavoastr nu dorii acest lucru(' &ac
dorii sau avei nevoie s avei deschise simultan mai multe ba"e de date este necesar s
lansai n e%ecuie programul Access 97 de tot attea ori cte ba"e de date vrei s avei
deschise'
Crearea tabelelr
<nainte de a ncepe crearea tabelelor unei ba"e de date este bine s*
+' 9tudiai cu atenie datele pe care le vei introduce !i s determinai
formatul acestora'
-' Anali"ai datele pentru a stabili relaiile dintre acestea'
.' Prelucrai !i separai datele pentru a putea crea tabele ct mai mici
!i ct mai u!or de neles de ctre cei care vor lucra cu ele'
0' 7 gndii cum putei folosi toate facilitile programului Access 97'
1' 9olicitai a)utorul unor colegi ; este surprin"tor ct de multe idei
pentru structurarea unei ba"e de date v pot furni"a alii'
Presupunem c tocmai ai deschis ba"a de date cu titlul =VV'=' &ac eticheta
"able nu se afl n prim plan, e%ecutai un clic: pe aceasta pentru a preci"a
programului c intenionai s ntreprindei o aciune asupra tabelelor acestei ba"e de
date'
E%ecutai n continuare un clic: pe butonul 4eL pentru a trece la crearea primului
+6
label' <n caseta de dialog care va apare suntei invitat s preci"ai modul n care vei crea
tabelul'
<nelegerea modurilor <n care poate fi creat un tabel va fi tratat n capitolele
imediat urmtoare' /ecomandm folosirea modului &esign 7ieL pentru posibilitile
foarte mari pe care le pune la dispo"iia utili"atorului'
Alegerea modului n care va fi creat un tabel se face prin e%ecutarea unui clic: pe
numele modului de lucru #&atasheet 7ieL, &esign 7ieL etc'( urmat de un clic: pe
butonul O>' <n continuare crearea tabelelor va fi tratat de la acest punct n capi tolele
urmtoare Modul &esign 7ieL, Modul ?able Di"ard, Modul ,mport ?able, Modul
Cin: ?able'
Mdul 4esi0n 9ie/ 2Mdul Prie%tare)
&ac ai efectuat toi pa!ii de mai sus !i ai deschis fereastra =4eL ?able+=,
e%ecutai un clic: pe opiunea =&esign 7ieL= din list, apoi un clic: pe butonul =O>= #sau
apsai pe tasta E4?E/('
/e"ultatul acestei aciuni va fi deschiderea unei ferestre cu numele generic
=?able+= n care suntei invitat s preci"ai*
+' 4umele coloanelor tabelului dumneavoastr #coloana "Field Name".
-' ?ipul datelor pe care le vei introduce n acea coloan' #coloana "Da!a
T"#e".
.' &escrierea #e%plicaia( ce va apare pe bara de stare, de fiecare dat cnd vei intra ntr;
unul din cmpurile acelei coloane'
&escrierea nu este important pentru programare, ea va constitui un a)utor de
nepreuit cnd va trebui s v descurcai n hi!ul de date !i informaii ale unei ba"e de
date'
4e propunem s reali"m un tabel n care s introducem denumirea )udeelor' Pentru
aceasta definii structura tabelului dumneavoastr introducnd de la tastatur cmpurile
cerute'
&e e%emplu am definit astfel cmpurile*
1) Id$%de& de tip "A%!'N%m(e)" - numrtor automat ; pe care l
vom folosi pentru identificarea unic a unui )ude'
2) P)e*+%)!a)e de tip "Te,!" - pe care;+ vom folosi pentru a memora
prescurtarea auto a )udeului'
-.N%me$%de& de tip "Te,!" - pe care l vom folosi pentru a memora
denumirea )udeulului'
&efinii n continuare un inde% unic pentru coloana ,dWudet prin e%ecutarea unui
clic: cu butonul drept al mouse;ului, oriunde ?n interiorul rndului ,dWude, urmat de
e%ecutarea unui clic: pe opiunea PrimarK >eK' ,nde%ul nu va admite introducerea
valorilor identice' Pe lng tipul de date care poate fi memorat de ctre un cmp este
necesar uneori s preci"m !i alte caracteristici #proprieti( ale cmpurilor ' E%emplu*
Field Si:e S mrimea cmpului
Ne/ 9alues S valoarea care va fi atribuit n mod automat la introducerea noilor
++
date ntr;un astfel de cmp' #/andom ; generea" un numr aleator de tip Cong
,nteger ; ,ncrement ; numr n mod automat nregistrrile introduse n acel
cmp(' /ecomandm proprietatea ,ncrement'
Inde.ed S creea" sau nu #4o( un inde% pentru rapidi"area cutrilor ulterioare a
datelor din acel cmp, care poate bloca introducerea din gre!eal a valorilor
identice de ctre utili"atori #Tes #4o &uplicates((, sau poate bloca o astfel de gre!eal
#Tes #&uplicates O>(('
Ca$tin S Eticheta care va fi preluat automat atunci cnd ntr;un formular va fi
folosit acel cmp'
4e!ault 9alue S O valoare care va fi introdus automat la adugarea de noi
nregistrri' #7a putea fi modificat de ctre utili"ator@('
8eEuired S 9pecific obligativitatea #Tes( introducerii datelor n acest cmp'
Frmat S 9pecific modul n care vor fi afi!ate datele introduse n acel cmp'#M ;
pentru afi!area cu ma)uscule, X ; pentru afi!area cu litere mici('
In$ut Mas& S $ormatul de afi!are !i introducere a datelor #util pentru li"ibilitatea
te%tului n format special* coduri numerice personale, numere de inmatriculare
auto, serii !i numere de acte de identitate etc'('
<nchidei fereastra ?ablel* ?able n care ai definit caracteristicile cmpurilor,
e%ecutnd un clic: pe butonul de nchidere al ferestrei, pentru a salva tabelul creat' &ac
n acest moment vei apsa pe butonul Ca.+el/ vei reveni n modul Proiectare'
Apsnd ns pe butonul 0e* vei primi caseta de dialog urmtoare care v propune
acela!i nume generic ?able+ pentru numele tabelului pe care l;ai creat' Modificai !i
atribuii tabelului dumneavoastr numele =tblWudee='
Modul ?able Di"ard
5rearea tabelelor cu a)utorul asistenilor Di"ard
Asistenii Di"ard v ofer numeroase elemente de automati"are a operaiunilor pe
care le ntreprindei' 7 va trebui ns foarte mult timp pentru a v familiari"a cu toate
facilitile oferite de ace!tia' Este indicat ns studierea acestora'
<n e%emplul urmtor vom crea cu a)utorul unui asistent Di"ard un tabel cu
numele AdresaElevi' Pentru aceasta este necesar s obinei pe ecran caseta de dialog
G4eL ?ableI !i dup ce vei e%ecuta un clic: pe opiunea =?able Di"ard= din list,
apsai pe butonul O>'
<n acest moment asistentul Di"ard pentru crearea tabelelor v propune o
serie de tabele grupate n dou categorii* 8usiness ; Afaceri !i Personal' &ac vei bifa
opiunea Personal, n lista =9ample ?ables= va fi afi!at o list cu modele de tabele
considerate de u" personal' E%ecutai un clic: pe modelul =Addresses=, n ca"ul n
care acesta nu este de)a marcat' <n lista =9ample $ields= vi se va propune imediat o
list de tipuri de coloane ce pot fi folosite de acest tabel ; pe care nu suntei obligat s
o preluai !i folosii n totalitate' Pentru a prelua doar coloanele de care avei nevoie
selectai;le #prin e%ecutarea unui clic: pe nume( !i apsai pe butonul marcat cu =M='
<n lista =$ields in mK table= vor apare numele coloanelor preluate de
+-
dumneavoastr' Putei oricnd s eliminai oricare din coloanele preluate e%ecutnd un
clic: pe numele su din lista =$ields in mK table=, urmat de un clic: pe butonul marcat
cu semnul =X=' Pentru a schimba numele unei coloane din lista celor preluate,
selectai;o !i apsai pe butonul =/ename $ield=' ; 4u uitai s transferai mai nti
toate coloanele pentru a putea reali"a tabelul de care vom avea nevoie pentru aplicaia
noastr'
/edenumii coloanele,apoi dac ai redenumit coloanele tabelului dumneavoastr,
apsai pe butonul =4e%t= pentru a trece la pasul urmtor'
8eDineDi: putei ntrerupe !i renuna oricnd la crearea unui label cu a)utorul
asistenilor Di"ard apsnd tasta Escape sau e%ecutnd un clic: pe butonul 5ancel' &e
asemenea putei finali"a tabelul creat pe aceast cale apsnd pe butonul $inish ; dar
numai n condiiile unei cunoa!teri foarte bune a pa!ilor urmai de ace!ti asisteni' <n pasul
urmtor suntei invitat s preci"ai numele tabelului n cmpul marcat cu te%tul G4ame of
the tableI' &enumii;+ =AdreseElevi=@
8eDineDi: pentru numele tabelelor !i al obiectelor pe care le creai n Access 97 putei
folosi toate regulile de compunere a numelui folosite de DindoLs' /ecomandm omiterea
spaiilor din numele obiectelor pentru a preveni eventualele confu"ii din partea
programului'
8ifai opiunea GNo, Ill set the primary key" pentru a nu permite asistentului
atribuirea unui inde% unic dup regulile sale deoarece nu ntotdeauna aceste reguli
corespund necesitilor dumneavoastr' Asistentul Di"ard recunoa!te indec!ii dup
denumirile standard pe care utili"atorii le acord coloanelor #,&Y 5O&E( !i dup
proprietile specifice cmpurilor inde%ate dup o cheie unic, dar nu ntotdeauna aceste
criterii corespund necesitilor dumneavoastr' ,ndiferent de deci"ia pe care o vei lua n
acest moment , nu uitai c oricnd vei putea modifica structura unui tabel deschi"ndu;+
n modul proiectare #&esign 7ieL(' Alegei =,dAdresa= pentru inde%ul unic' <n continuare
va trebui s preci"ai modalitatea n care va fi reali"at numerotarea nregistrrilor n
tabelul creat*
+' <n mod automat atunci cnd vei aduga o nou nregistrare
#=5onsecutive numbers Microsoft Access '''('
-' Manual de ctre utili"ator la introducerea unei noi nregistrri'
#=4umbers , enter Lhen , add neL records=(
.' Manual, prin introducerea unui numr unic sau a unei combinaii
unice de caractere de ctre utili"ator' #=4umbers andEor letters '''=(
Alegei prima opiune !i apsai pe butonul =4e%t= pentru a trece la pasul urmtor' &ac
v;ai gndit s stabilii o relaie ntre datele din tabelul dum;neavoastr =AdreseElevi= !i
un alt tabel #presupunem =tblCocaliti=(, efectuai pa!ii cerui fr s apsai pe butonul
4e%t' 9tabilirea unei relaii ntre cele dou tabele este evideniat n tabel' Pentru a trece
la pasul urmtor apsai pe butonul 4e%t' <n acest moment avei la dispo"iie trei
opiuni pentru preci"area tipului de relaie*
+' Anularea oricrei relatii sau preci"area faptului c ntre cele dou tabele nu e%ist nici
o relaie #=?he tables arenHt related=('
-' O nregistrare din tabelul =AdreseElevi= are mai multe corespondene n tabelul
+.
=tblCocaliti=' ; One record in the HAdreseEleviH table '''
.' O nregistrare din tabelul =tblCocaliti= are mai multe corespondene n tabelul
=AdreseElevi=' ; One record in the HtblCocalitiH table '''
8ifai ultima opiune !i e%ecutai un clic: pe butonul O>'
Observai modalitatea n care Access 97 v atrage atenia asupra tipului de relaie
pe care a reali"at;o conform preci"rilor dumneavoastr'
Apsai pe butonul 4e%t pentru a trece la pasul urmtor'
<n continuare asistentul Di"ard v propune alegerea uneia din cele trei aciuni pe
care le poate efectua dup ce vei apsa pe butonul =$inish= !i dup ce va crea tabelul
dumneavoastr*
+' /eintrarea n modul de lucru proiectare pentru a putea modifica manual
structura tabelului pe care +;a creat pentru dumneavoastr''
-' &eschiderea tabelului pentru introducerea manual a datelor =Enter data directlK
into the table'=
.' 5rearea unui formular pentru introducerea datelor' =Enter data into the table
using a form'''='
Optai pentru cea de;a doua variant propus !i apsai pe butonul $inish'
?abelul dumneavoastr a fost creat n acest moment !i tot ceea ce v mai rmne de
fcut este s introducei datele' <n final nchidei acest tabel pentru a reveni la fereastra
ba"ei dumneavoastr de date'
Mdul Im$rt "able
&ac n alte ba"e de date Access 97 e%ist tabele a cror structur sau coninut
poate fi considerat util aplicaiei dumneavoastr nu e"itai s;o preluai pentru a evita
efortul crerii sale' Pentru aceasta e%ecutai un clic: cu butonul drept al mouse;ului n
interiorul listei cu tabelele ba"ei dumneavoastr de date, iar apoi e%ecutai un clic: pe
opiunea =,mport= din meniul de conte%t' Pentru a nelege funcionarea ferestrei
revedei e%plicaiile anterioare' &up selectarea ba"ei de date din care se va face
importul unui tabel apsai pe butonul =,mport='9e pot selecta chiar mai multe tabele
#prin clic:;uri succesive( pe care s le introducei n ba"a de date' &eselecia unui obiect
selectat se face prin e%ecutarea a nc un clic: pe numele obiectului selectat' Apsai
butonul O> dup selecia obiectelor ce vor fi importate' <n urma acestei operaii tabelele
vor fi preluate !i introduse n ba"a dvs' de date'
M'd%l Li.1 Ta(le
Preluarea datelor din alte fi!iere sau din tabelele unei alte ba"e de date se poate face
nu numai prin importarea acelor fi!iere, ci !i prin reali"area unei =scurtturi= la fi!ierele
sau tabelele unei alte ba"e de date' Avanta)ul acestei metode este reducerea mrimii ba"ei
de date prin neincluderea nregistrrilor n fi!ierul Access' Pentru reali"area ata!rii unui
tabel sau fi!ier e%tern la ba"a dumneavoastr de date, e%ecutai un clic: cu butonul drept
al mouse;ului n interiorul listei tabelelor ba"ei de date !i din meniul de conte%t e%ecutai
un clic: pe opiunea Cin:'
<n caseta de dialog =Cin:= va trebui la fel s selectai ba"a de date care conine
tabelele sau obiectele pe care dorii s le ata!ai ba"ei dumneavoastr de date'
+0
Observai tipul de iconi pe care aplicaia Access 97 o atribuie n mod automat
tabelelor ata!ate' &e reinut c proprietile unui tabel ata!at nu pot fi modificate de
ctre Access 97, ci doar datele pot fi prelucrate !i modificate'
8elaDinarea tabelelr
Bn element foarte important care trebuie avut n vedere la proiectarea unei ba"e de
date este definirea sistemului de relatii dintre tabelele acesteia' <n absena unui sistem de
relaii, o ba" de date nu este mai performant dect o foaie de calcul tabelar,
irosindu;se astfel toate posibilitile oferite de mecanismul ba"ei de date' Este dificil
de conceput o ba" de date util care s nu includ cteva relaii intre tabele'
?ipurile de relaii pe care le putei defini ntre tabelele unei ba"e de date sunt*
+' One To One - Unu la unu' Aceasta nseamn c o nregistrare
dintr;un tabel are corespondent doar o singur nregistrare dintr;un alt tabel'
-' One To Many - Unu la mai muli' O nregistrare din tabelul surs
are mai multe corespondene n cellalt tabel'
.' Many To One - Mai muli la unul' Mai multe nregistrri dintr;un
tabel au corespondent o singur nregistrare ntr;un alt tabel' Pentru a crea relaii ntre
tabele procedai astfel*
Pasul 1: E%ecutai un clic: cu butonul drept al mouse;ului n fereastra ba"ei de date
!i din meniul de conte%t e%ecutai un clic: pe opiunea =/elationships='
Pasul 2: &ac este prima cnd deschidei fereastra =/elationships= a ba"ei de
date, va fi afi!at !i fereastra =9hoL ?able=, care v permite s stabilii noi relaii
#sau s modificai relaiile e%istente( ntre tabelele !i interogrile dumneavoastr'
Pentru a aduga un tabel sau o interogare n fereastra /elationships, e%ecutai
un clic: pe numele unui tabel #sau interogri( din fereastra 9hoL ?able, iar apoi un
clic: pe butonul O>' /eluai operaia pn la introducerea tuturor tabelelor n
fereastra /elationships' <n final apsai pe butonul 5lose pentru a nchide caseta 9hoL
?able'
Pasul 3: Pentru a stabili acum o relaie ntre tabelul tblWudee !i tabelul tblCocaliti,
prin intermediul cmpului ,dWudee, agai cmpul ,dWude din tblWude !i aruncai;+ peste
,dWude din tblCocaliti'
8eDineDi: pentru stabilirea unei relaii ntre dou tabele nu pre"ena unui camp cu
nume identic este necesar, ci pre"ena a dou cmpuri care conin acela!i tip de date' <n
e%emplul nostru ,dWude din tblWudee este de tip Auto4umber ; Cong ,nteger iar ,dWude
din tblCocaliti este de tip 4umber ; Cong ,nteger' Este recomandat s asigurai, nainte
de a ncepe crearea unei relaii, inde%area dup o cheie unic #Tes #4o &uplicates(( a
cmpului din tabelul =Master= #n situaia de fa tblWudee este tabelul =Master=, iar
tblCocaliti este tabelul =9lave= ; care este inde%at, dar nu dup o cheie unic('
4erespectarea acestor indicaii va duce la e!uarea stabilirii relaiei dorite de
dumneavoastr'
<n definirea sistemului de relaii e%ist un sistem bine definit' 7 vei da seama c
ma)oritatea ba"elor de date bine proiectate folosesc mai multe tabele de dimensiuni mici
pentru a nregistra elemente care trebuie s fie referite de alte tabele'
+1
Pasul F: <n ca"ul n care agarea !i aruncarea unui cmp nu a fost e%ecutat corect,
avei posibilitatea restabilirii relaiei dintre dou cmpuri, prin modificarea numelui
cmpurilor nscrise n listele =?ableEOuerK= !i =/elated ?ableEOuerK='
8ifarea casetei de validare =Enforce /eferential ,ntegritK= are ca efect activarea !i
aplicarea integritii refereniale la nivelul cmpurilor alese' ,ntegritatea referenial este
un sistem de reguli Microsoft Access, folosit pentru asigurarea relaionrii cmpurilor
valide, care nu permite !tergerea sau modificarea accidental a datelor relaionate'
,ntegritatea referenial poate fi activat atunci cnd sunt cunoscute !i respectate
urmtoarele reguli* cmpul relaional din tabelul master este o cheie primar sau are un
inde% unic' 5mpurile relaionate conin acela!i tip de date' 9unt admise totu!i dou
e%cepii*
+' Bn cmp de tip Autonumber poate fi relaionat cu un cmp de tip
4umber dac acesta conine valori de tip Cong ,nteger'
-' Bn cmp de tip Autonumber care conine date de tip /eplication
,& poate fi relaionat cu un cmp de tip 4umber dac acesta conine date de
acela!i tip #/eplication ,&('
Ambele tabele aparin aceleia!i ba"e de date Microsoft Access'
&ac tabelele care se relaionea" sunt de tip =scurttur= #Cin: ?able(, stabilirea
relaionrii se va face numai n ba"a de date care conine tabelele originale'
8utonul =Woin ?Kpe '''= permite preci"area tipului de relaie care va fi reali"at,
astfel stabilirea tipului de relaie se face prin e%ecutarea unui clic: pe butonul radio situat
n partea stng a e%plicaiei, urmat de efectuarea unui clic: pe butonul O>'
Este admis !i efectuarea unui dublu clic: pe butonul radio' Opiunea =OnlK
include roLs Lhere the '''= stabile!te o relaie de tip =unu la unu= ntre cmpurile
celor dou tabele, ceea ce nseamn c unei nregistrri de pe coloana ,dWude a
tabelului tblWudee li va corespunde o singur nregistrare n coloana ,dWude a
tabelului tblCocaliti'
Opiunea =,nclude ACC records from tblWudete'''= stabile!te o relaie de tip
=ManK to One=, ceea ce nseamn c o nregistrare din tabelul tblCocaliti va avea
corespondente mai multe nregistrri din tabelul tblWudee'
Pentru situaia noastr alegei opiunea a treia =,nclude ACC records
from tblCocaliti'''= , ceea ce nseamn c mai multe nregistrri din
tabelul tblCocaliti vor avea cel puin un corespondent n tabelul tblWudee'
Pasul G: /e"ultatul, dup apsarea pe butonul O> va fi tabelul G/elantionshipI
care v sugerea", cu a)utorul sgeilor, tipurile de relaii
stabilite intre cele trei tabele' &in schema se observ c au fost
create dou relaii de tip =ManK to One= ; muli la unul ; una ntre
nregistrrile coloanei ,dWude din tabelul tblCocaliti !i
nregistrrile coloanei ,dWude din tabelul tblWudee, iar alta #pe care
o vei crea dumneavoastr( ntre nregistrrile coloanei ,dCocalitate
a tabelului AdreseElevi !i nregistrrile coloanei ,dCocalitate a
tabelului tblCocaliti'
+2
,mportul !i e%portul datelor
,mportul datelor repre"int o metod comod !i rapid de preluare a
datelor din diverse tipuri de fi!iere care pot stoca datele !i introducere a acestora n ba"a
de date a utili"atorului'
&e"avanta)ul importului de date este acela c odat cu preluarea
datelor utile se preia !i structura fi!ierului care conine datele, iar utili"atorul
va trebui s modifice aceast structura ulterior pentru a o putea folosi !i adapta cerinelor
sale'
Pasul 1: Pentru a importa datele stocate ntr;un alt fi!ier e%tern ba"ei
dumneavoastr de date e%ecutai un clic: cu dreapta n fereastra &atabase, iar din meniul
de conte%t care se va deschide e%ecutai un clic: pe opiunea =,mport=' Activarea acestei
comen"i ar fi putut fi reali"at !i prin e%ecutarea unui clic: pe meniul $ile ; Zet E%ternal
&ata ; ,mport'
Pasul 2: <n tabelul G,mportI trebuie s preci"ai numele ba"ei de date de tip Microsoft
Access din care vei prelua datele' Pentru a nelege funcionarea acestei ferestre de
comunicare revedei e%plicaiile de la tabelul GOpenI' &up identificarea ba"ei de date din
care vei prelua datele e%ecutai un clic: pe butonul ,mport'
<n continuare e%ecutai un clic: pe numele fi!ierului #tbl4ume( din ba"a de date pe care
dorii s;+ preluai, iar apoi un clic: pe butonul O> pentru nceperea transferului datelor' <n
urma acestei operaii fi!ierul tbl4ume va apare n ba"a dumneavoastr de date,
putnd fi folosit de acum nainte ca orice alt tabel creat de Microsoft Access pentru ba"ele
sale de date'
Pasul 1: Operaiunea invers importului datelor ; e%portul ; v permite transferul tuturor
lucrrilor reali"ate #tabele, interogri, formulare etc'( n ba"e de date e%terne sau n fi!iere de
un alt tip care pot fi folosite !i interpretate de ali utili"atori' Pentru aceasta deschidei meniul
de conte%t al oricrui obiect din fereastra &atabase e%ecutnd un clic: cu butonul drept al
mouse;ului pe numele acestuia !i activai opiunea =9ave AsEE%port=' Acela!i re"ultat l
putei obine deschi"nd meniul $ile !i alegnd opiunea =9ave AsEE%port= din acesta' <n
aceast situaie vom e%porta fi!ierul tblWudee ntr;un fi!ier E%cel situat n afara ba"ei noastre
de date, deoarece e%portul unui tabel sau al unui obiect n interiorul aceleia!i ba"e de date
nseamn de fapt copierea lui !i acest lucru nu ne a)ut foarte mult n situaia de fa'
Pasul 2: Alegei prin urmare opiunea =?o an E%ternal $ile or &atabase '''= din fereastra
=9ave as'''= !i e%ecutai apoi un clic: pe butonul O>' &ac ai fi ales opiunea =Dithin
the 5urrent &atabase as= ar fi fost activat imediat !i cmpul 4eL 4ame, iar
dumneavoastr ai fi avut posibilitatea acordrii unui alt nume fi!ierului nou creat'
Pasul 3: Preci"ai numele fi!ierului care va fi creat n folderul destinaie #n cmpul $ile
4ame( tipul fi!ierului care va fi creat, alegnd din lista derulant =9ave as tKpe'''= aplicaia
corespun"toare #E%cel 97 n ca"ul nostru( !i e%ecutai un clic: pe butonul =E%port=' &ac nu
e%ist nici o eroare n funcionarea sistemului dumneavoastr, e%portul va fi reali"at, iar
programul Access 97 va reveni la fereastra &atabase'
+7
IN"E8,5H8I 2<+E8A)
DEFINIII
,nterogrile sunt folosite de aplicaia Access 97 pentru vi"uali"area, modificarea !i
anali"area datelor n diferite moduri' &e asemenea ele pot fi folosite ca o surs de
nregistrri pentru formularele !i rapoartele utili"atorilor'
,nterogarea =tblCocaliti[5rosstab= combin informaiile coninute n tabelele
=tblCocaliti= !i =tblWudee= pentru a oferi un centrali"ator al localitilor aparinnd
unei comune oarecare dintr;un )ude nregistrat n ba"a de date' &e e%emplu s "icem
c n )udeul 9uceava e%ist dou localiti n comuna 5iprian Porumbescu !i patru
localiti n comuna 5ornu Cuncii ; 8rie!ti, Piseni, 9asca Mare !i 9asca Mic'
TIPURI. OPERAII CU INTERO23RI Ti#%)i de i.!e)'45)i
<n funcie de tipul informaiilor oferite, de modul de prelucrare al in;formaiei !i
de aciunea e%ecutat, interogrile sunt de mai multe tipuri*
+' Interogri !e sele"ie - "#ele"t $uery" ; care permit selectarea da;
telor dup un criteriu definit de utili"ator, din unul sau mai multe tabele sau
chiar din fi!iere e%terne ba"ei de date' ,nterogrile de selecie sunt cel mai
des folosite'
-' Interogri %n"ru"i&ate - "'rosstab $uery" ; care permit selectarea
!i prelucrarea datelor dup un criteriu definit de utili"ator, din unul sau mai
multe tabele sau chiar din fi!iere e%terne ba"ei de date'
.' Interogri pentru "rearea tabelelor - "Make 'rosstab $uery" ; care
au ca efect crearea unui tabel n care vor fi depuse nregistrrile selectate !i
prelucrate dup un criteriu definit de utili"ator'
0' Interogri !e a!ugare - "(ppen! $uery" ; care permit adugarea
de noi nregistrri ntr;un tabel oarecare al unei ba"e de date'
1' Interogri !e a"tuali)are - "Up!ate $uery" ; care permit actuali"a;
rea nregistrrilor unui tabel oarecare al ba"ei de date, dup un criteriu de
asemenea definit de utili"ator'
2' Interogri !e &tergere - "*elete $uery" ; care permit !tergerea nregistrrilor
unui tabel al ba"ei de date'
<n Access 97 interogrile pot fi folosite ca surs a unui =set de nregistrri =
#/ecordset( pentru controalele unui formular sau raport'
+3
5rearea unei interogri
Pentru crearea unei interogri e%ecutai un clic: pe eticheta =Oueries= a
ferestrei ba"ei de date, astfel ca aceasta s vin n prim plan, iar apoi e%ecutai un
clic: pe butonul =4eL= din fereastra =&atabase=' #5a variant de e%ecutare a aceleia!i
operaiuni e%ecutai un clic: pe meniul =,nsert= al aplicaiei Access 97, iar apoi un
clic: pe opiunea OuerK(' <n caseta =4eL OuerK= care va apare suntei invitat s
preci"ai #prin e%ecutarea unui clic: pe denumirea din lista oferit( modalitatea de
crearea a noii interogri' Pentru reali"area obiectivelor propuse n acest manual,
e%ecutai un clic: pe opiunea =&esign 7ieL= din list, iar apoi un clic: pe butonul
=O>='

Modul Proiectare #&esign 7ieL(
&ac ai e%ecutat corect pa!ii descri!i anterior, pe ecranul monitorului
dumneavoastr ar trebui s apar o imagine numit G9hoL tableI' 9untei invitat n acest
moment s preci"ati care tabele vor contribui la fumi"area datelor pentru reali"area
interogrii dumneavoastr'
$umi"area datelor necesare reali"rii interogrii poate fi reali"at fie de tabelele fie
de interogrile ba"ei de date'
Pasul 1: Pentru aceasta selectai, prin e%ecutarea unui clic: pe nume, tabelul sau
interogarea surs !i apsai pe butonul =Add= din caseta de dialog =9hoL ?able=' $olosii
pentru interogarea noastr tabelele =tblWudee= !i =tblCocaliti=' <n situaia n care ai dori
ca datele necesare interogrii dumneavoastr s fie furni"ate de o interogare e%istent
trebuie s efectuai un clic: pe eticheta =Oueries= din caseta de dialog =9hoL ?able=
!i s reluai pa!ii descri!i n paragraful anterior'
Pasul 2: Apsai n continuare pe butonul =5lose= pentru a ncheia procesul de
stabilire a furni"orilor datelor necesare interogrii'
Preci"area coloanelor, celor dou tabele selectate anterior, care conin datele care
vor fi afi!ate de ctre interogarea noastr se face fie*
+' Prin e%ecutarea unui dublu clic: pe numele coloanei unuia din tabele
selectate #n e%emplul nostru coloana =4umeWude= din tabelul =tblWudee=('
-'Prin =deschiderea= #efectuarea unui clic: pe seciunea activ ; tri unghiul cu
vrful oriental n )os( listei derulante situat n seciunea inferioar a ferestrei
=OuerKl* 9elect OuerK= !i efectuarea unui clic: pe numele coloanei #n ca"ul
nostru pe elementul =tblWudee'4umeWude=' <n aceast list derulant punctul situat
ntre numele tabelului ; =tblWudee= \ !i numele coloanei acestui tabel este folosit ca
separator' Cipsa acestui punct va face ca aplicaia Access 97 s interprete"e e%presia din
cmpul =$ield= ca fiind o variabil definit de utili"ator, ceea ce ar putea duce la afi!area
unor re"ultate gre!ite de ctre interogare('
.'Prin agarea unei coloane ; din caseta corespun"toare unui tabel cu date surs
afi!at n seciunea superioar a ferestrei =OuerKl ';9elect OuerK= \ !i aruncarea acesteia
+9
ntr;unul din cmpurile libere de pe rndul =$ield='
Pentru crearea acestei interogri al crei scop este acela de afi!a lista localitilor
nregistrate n ba"a de date, ordonat n ordinea alfabetic a numelui localitilor !i
grupat dup numele )udeelor #!i ele aran)ate n ordinea alfabetic a numelui( este
necesar, ca folosind una din cele trei variante descrise mai sus s alegei pentru primul
cmp de pe rndul =$ield= coloana =4umeWude= din tabelul =tblWude=, pentru cel
de;al doilea cmp coloana Cocalitate din tabelul =tblCocaliti=, iar pentru cel de;al
treilea cmp coloana =5omun= din tabelul =tblCocaliti='
E%ecutarea ntocmai a operaiunilor descrise n acest capitol ar trebui s conduc la
apariia unei ferestre numite GOrK Cocaliti*9elect OuerKI'
9tabilirea tipului de sortare a datelor care vor fi afi!ate pe coloanele interogrii se
reali"ea" prin alegerea unuia din elementele =Ascending= ;pentru sortare ascendent ;
sau =&escending= ; pentru sortare descendent' Alegerea opiunii =not sorted= din aceast
lista derulant va ca efect afi!area datelor din coloana aleas n ordinea n care acestea
au fost introduse n ba"a de date' 9tabilii n continuare o sortare de tip ascendent pentru
toate cele trei coloane ale interogrii'
9tabilirea criteriului dup care se va afi!area numai a anumitor date, din totalul
celor nregistrate se face prin introducerea unei e%presii numerice sau literare n cmpul
=5riteria=' ,ntroducei pentru e%emplul nostru n cmpul =5riteria= de pe coloana
=4umeWude= e%presia =9uceava= #inclusiv ghilimelele(, n cmpul =5riteria= de pe
coloana =Cocalitate= e%presia + =8r= #inclusiv ghilimelele(, iar n cmpul =5riteria= de
pe coloana =5omun= e%presia G,s 4ot 4ullI' &ac ai efectuat corect indicaiile din acest
paragraf atunci efectul acestor operaiuni va fi urmtorul* vor fi afi!ate doar satele din
)udeul 9uceava'
Pasul 3: Pentru a =vedea= re"ultatul aciunii unei interogri putei ntreprinde n
continuare una din urmtoarele aciuni*
+'E%ecutai un clic: cu dreapta n "ona liber a seciunii superioare a
ferestrei =OuerKl* 9elect OuerK= si apoi un clic: pe opiunea =&atasheet 7ieL= din
meniul de conte%t'
-'E%ecutai un clic: pe meniul =$ile= al aplicaiei Access 97, iar apoi
un clic: pe meniul &atasheet 7ieL='
.'E%ecutai un clic: pe triunghiul cu vrful n )os din partea dreapta a
butonului =7ieL= apoi un clic: pe opiunea =&ata9heeet 7ieL=' 5a urmare a uneia din
cele trei aciuni anterioare alese !i e%ecutate de dumneavoastr interogarea creat ; creia
i;a fost atribuit deocamdat denumirea generic =OuerKl= ; va fi e%ecutat imediat, iar
re"ultatele sale vor fi afi!ate ntr;un tabel'
Pasul F: Pentru a reveni la modul proiectare, dup vi"uali"area datelor sortate !i
ordonate dup criteriul stabilit recomandm e%ecutarea unui clic: pe meniul =$ile= urmat
de e%ecutarea unui clic: pe opiunea =&esign 7ieL=' &esigur mai sunt !i late variante,
dar ce satisfacie ai mai avea dumneavoastr cititorii dac nu v;ar mai rmne nimic de
descoperit si e%plorat la o aplicaie att de comple% ]
,nteresant ar fi ns, dac ai reu!it s a)ungei pn la acest punct s anali"m !i o
-6
alt opiune care v este pus la dispo"iie n meniul =$ile= al aplicaiei, !i anume
opiunea =9OC 7ieL= ; =9tructured OuerK Canguage=
&ac vei activa aceast opiune, n aceea!i fereastr n care au fost afi!ate
re"ultatele interogrii vor fi afi!ate instruciunile 78A #limba)ul de programare 7isual
8asic Access( pe care aplicaia le;a folosit la crearea interogrii dumneavoastr'
5unoa!terea perfect a semnificaiei instruciunilor 78A v;ar permite eliminarea
tuturor pa!ilor fcui n acest capitol pentru reali"area unei interogri, de altfel destul de
simpl' <n tabelul urmtor ne propunem s e%plicm instruciunile !i e%presiile folosite de
limba)ul 78A pentru crearea interogrii solicitate'
,bser-aDie: Afi!area instruciunilor 78A de ctre aplicaia Access ,- este reali"at
cu ma)uscule, iar variabilele interne sunt afi!ate cu a)utorul e%presiilor scrise dup regula*
prima liter cu liter mare, iar urmtoarele din cadrul acelui grup, cu litere mici'
9ECE5? tblWudee'4umeWude, tblCocaliti'Cocalitate, tblCocaliti'5omuna
$/OM tblWudee /,ZF? WO,4 tblCocaliti O4 tblWudee',dWude S
tblCocaliti',dWude DFE/E ###tblWudee'4umeWude(S=9uceava=( A4&
##tblCocaliti'Cocalitate(M=8r=( A4& ##tblCocaliti'5omuna( ,s 4ot 4ull((
O/&E/ 8T tblWudee'4umeWude, tblCocaliti'Cocalitate,
tblCocaliti'5omunY
9ECE5?
,nstruciune 78A folosit pentru a preci"a c
urmea" a fi reali"at o selecie'
?blWudee'4umeWude
,
tblCocaliti'Cocalitat
e,
tblCocaliti'5omuna
4umele coloanelor tabelelor care conin datele
necesare pentru reali"area interogrii' 4umele
tabelelor trebuiesc n mod obligatoriu separate cu
a)utorul semnului punct'
$/OM tblWudee
Preci"ea" numele tabelului #sau al interogrii@( sau
tabelelor #sau interogrilor@( surs din care vor fi
preluate nregistrrile necesare interogrii' n ca"ul
nostru tabelul =tblWudee= este tabelul master care
constituie sursa prelurii datelor necesare interogrii
/,ZF? WO,4
tblCocaliti
9e face preci"area c tabelul master este relaionat
la dreapta printr;o relaie de tip One to ManK cu
tabelul =tblCocalitati='
O4 tblWudee',dWude
S tblCocaliti',dWude
/eali"area relaiei de tip =One to ManK= este
reali"at prin intermediul cmpurilor =,dWude=
pre"ente n tabelele =tblWude= si =tblCocaliti=' Pe
primul loc n cadrul egalitii este trecut ntotdeauna
cmpul inde%at al tabelului master'
DFE/E
9e preci"ea" faptul afi!area datelor trebuie s
ndeplineasc anumite condiii
#tbl Wudee'4umeWude(S
=9uceava=(
&in tabelul =tblWudee= vor fi preluate numai
nregistrrile care conin pe coloana =4umeWude=
e%presia =9uceava='
-+
A4&
Operator logic J,' Pre"ena sa n cadrul unei astfel
de selecii impune ndeplinirea, de ctre setul de
nregistrri, att a condiiei impuse n partea stng,
ct !i a condiiei impuse n partea dreapt'
#tblCocaliti'Cocalitate(M=
8r
=(
9e condiionea" n acest fel afi!area localitilor al
cror nume ncepe cel puin cu combinaia de
caractere 8r' $olosirea operatorilor matematici
mpreun cu e%presii de tip literar este posibil
datorit faptului c 78A efectuea" o evaluare
valoric a e%presiilor literare'
A4&
##tblCocaliti'5omun( ,s
4ot 4ull((
Pe lng cele dou condiii de mai sus mai trebuie
ca n cmpurile coloanei =5omun= din tabelul
=tblCocaliti= s se afle cel puin un caracter #s nu
fie nule@(' Atenie* lipsa unei informaii dintr;un
cmp oarecare presupune c acel camp are o valoare
nul' Astfel introducerea cifrei "ero ntr;un cmp
numeric presupune c acel cmp are valoarea "ero,
care din punctul de vedere al 78A este diferit !i
chiar mai mare dect valoarea 4ull'
O/&E/ 8T n traducere =Ordonea" dup' ' '='
tblWudee'4umeWude,
tblCocaliti'Cocalitat
e, tblCocaliti '
5omun Y
9unt enumerate coloanele tabelelor surs care
conin datele ce trebuiesc ordonate dup un anumit
criteriu'
A95
Pre"ena acestei instruciuni dup coloanele
criteriului de ordonare, preci"ea" faptul c
ordonarea va fi de tip ascendent' <n ca"ul n care
aceasta lipse!te, 78A o consider ca fiind implicit
!i o e%ecut'
<nchiderea ferestrei interogrii create n modul proiectare echivalea" cu
terminarea crerii interogrii' <nchiderea se face n mod asemntor modului n care se
nchide orice fereastr DindoLs'
&up ce ai apsat pe butonul de nchidere a ferestrei interogrii vei fi ntrebai
imediat dac dorii s salvai interogarea creat pentru a putea fi folosit ulterior &ac
sunteti de acord apsai pe butonul Tes !i atribuii numele OrKCocaliti interogrii
create'
Modul 9imple OuerK Di"ard
/epre"int metoda cea mai simpl pentru crearea unei interogri' Pentru modul
intuitiv n care poate fi creat recomandm folosirea acestei metode, ns pentru
posibilitile reduse pe care le ofer recomandm folosirea modului de lucru =&esign
7ieL='
Pentru crearea unei interogri prin aceast metoda, e%ecutai un clic: pe butonul
=4eL= al ferestrei =&atabase= atunci cnd eticheta =OuerK= este n prim plan, n
continuare dup ce e%ecutai un clic: pe opiunea =9imple OuerK Di"ard=, nu v mai
rmne altceva dect s e%ecutai un clic: pe butonul O>' 7ei
--
putea s alegei, deschi"nd lista derulant =?ablesEOueries=, oricare dintre tabelele sau
interogrile e%istente n ba"a dumneavoastr de date pentru a fi folosit c surs
pentru noua dumneavoastr interogare'' Alegei pentru e%emplul nostru tabelul
=tblCocaliti=' A!a cum vei observa imediat dup alegerea sursei datelor asistentul
Di"ard afi!ea" n lista =Available $ields= numele coloanelor care pot furni"a datele
necesare interogrii dumneavoastr' Pentru a stabili cmpurile furni"oare de date putei
s*
Pasul 1: E%ecutai un dublu clic: pe numele cmpului din lista =Available $ields='
Pasul 2: 9 e%ecutai un singur clic: pe numele cmpului urmat de un clic: pe butonul
=Add= notat n figur cu semnul =M='
4e propunem s reali"m cu a)utorul acestei metode o interogare care s aib un
re"ultat asemntor celei din capitolul anterior' Pentru aceasta selectai !i transferai n
caseta =9elected $ields=, cmpurile =Cocalitate= !i =5omun='/evenind la lista derulant
=?ablesEOueries= deschidei;o !i alegei din interiorul acesteia tabelul =tblWudee=' &up
apariia cmpurilor tabelului =tblCocaliti= n lista =Available $ields=' ?ransferai n
partea dreapt cmpurile =,dWude= !i =4umeWude=' Presupunnd n acest moment c
acestea sunt singurele cmpuri surs de care avei nevoie pentru construirea interogrii
dumneavoastr e%ecutai un clic: pe butonul =4e%t='
Pentru a renuna, n ca"ul transferului din gre!eal, la unul din cmpurile din
lista =9elected $ields= selectai;+ e%ecutnd un clic: pe acesta !i apsai pe butonul
=/emove= marcat cu semnul =X=, iar pentru a renuna la toate cmpurile alese apsai pe
butonul =/emove All=, marcat cu semnul=^=' <n figura care va apare dup apsarea pe
butonul =4e%t= suntei invitat s preci"ai numele sub care va fi salvat n ba"a de date
interogarea creat de dumneavoastr #pasul +(' <n continuare avei la dispo"iie dou
opiuni din care va trebui s alegei*
+* "Open te $uery to .ie/ in0ormation" ; lansarea n e%ecuie a interogrii create
pentru vi"uali"area re"ultatelor acesteia'
-* 1Mo!i0y the 2uery !esign" ; intrarea n modul de lucru =&esign 7ieL=
pentru a putea observa modalitatea folosit de asistentul Di"ard pentru crearea
interogrii si pentru eventualele corecturi din partea dumneavoastr' 8ifai opiunea
a doua si apsai pe butonul =$inish='
,nterogarea va n acest moment creat !i salvat n ba"a dumneavoastr
de date cu numele =tblCocalitiOuerK=, a!a cum probabil +;ai acceptat !i
dumneavoastr, iar pe ecran va apare interogarea afi!at n modul de lucru =&esign='
Observai c datele nu sunt ordonate dup nici un criteriu, dar aceasta nu nseamn c
vi se inter"ice stabilirea criteriilor de ordonare'
Editai interogarea creat !i intrai n modul =9OC 7ieL=' ,nstruciunile
folosite de asistentul Di"ard pentru crearea acestei interogri sunt mult mai puine'
SELEC" 4IS"INC"8,= tblCocaliti'Cocalitate, tblCocaliti'5omun,
-.
tblWudeeWdWude, tblWudee'4umeWude
F8,M tblWudee 8I57" I,IN tblCocaliti ,N tblWudee,dWudet S
tblCocalitiWdWudeY
Efectul instruciunii "4IS"INC"" care apare aici, spre deosebire de codul surs al
interogrii anterioare, este acela de a elimina din lista re"ultatelor afi!ate nregistrrile
cu acela!i coninut'
<n final nchidei interogarea apsnd pe butonul =5lose= situat n colul dreapta
sus al ferestrei n care a fost deschis'
Modul 5rosstab OuerK Di"ard
Permite combinarea re"ultatelor stocate n nregistrrile tabelelor unei ba"e de date,
permind uneori re"ultate deosebit de interesante'
Pentru a crea o astfel de interogare #care n e%emplul nostru va reali"a o
centrali"are a din comunele )udeelor nregistrate n ba"a de date(, apsai pe butonul
=4eL= al ferestrei =&atabase= !i alegei opiunea =5rosstab OuerK Di"ard='
Pasul 1: <n primul pas asistentul Di"ard v cere s preci"ai numele tabelului
care conine nregistrrile ce vor fi afi!ate pe rndurile interogrii ce va fi creat' Alegei
prin e%ecutarea unui clic: pe numele afi!ate n list tabelul =tblCocaliti= ca surs
pentru rndurile interogrii !i apsai pe butonul =4e%t= pentru a trece la pasul urmtor'
Pasul 2: <n pasul urmtor va trebui s preci"ai numele coloanelor din
tabelul surs care conin valorile ce se vor constitui n titlul rndurilor interogrii
noastre' Alegei prin e%ecutarea unui dublu clic:, cmpul =Cocalitate= din lista
cmpurilor' <n aceast situaie orice gre!eal nu mai poate fi corectat dect prin
ntoarcerea la pasul anterior ; lucru pe care l puteti reali"a e%ecutnd un clic: pe
butonul =8ac:='
Pasul 3: <n pasul urmtor asistentul Di"ard v cere s preci"ai numele coloanei
din tabelul surs ale crui valori se vor constitui n anteturile coloanelor interogrii'
9tabilii acest lucru prin e%ecutarea clic: #pe cmpul =,dWude=( urmat de nc un clic:
pe butonul =4e%t='
Pasul F6 <n acest ecran trebuie s stabilii e%presia care va fi calculat si afi!at la
intersecia unei coloane !i a unui rnd al interogrii dumneavoastr' Pentru aceasta
asistentul Di"ard v pune la dispo"iie un set de funcii standard ; pe care le vei
putea modifica ulterior conform necesitilor dumneavoastr'
A-0 5alculea" media aritmetic a valorilor nscrise n cmpul ,dCocalitate'
Cunt /eturnea" numrul nregistrrilor ne;nule din cmpul ales'
Ma. /eturnea" cea mai mare valoare din cmpul ales'
Min /eturnea" cea mai mica valoare din cmpul ales'
Sum /eturnea" suma valorilor din cmpul ales'
9ar /eturnea" variaia populaiei dintr;un set de nregistrri'
St4e- /eturnea" deviaia standard a unei populaii dintr;un set de nregistrri'
First /eturnea" prima valoare a unui set de nregistrri'
Alegei pentru e%emplul nostru funcia =5ount= ; contori"are valori nenule , iar dac
dorii nsumarea valorilor de pe fiecare rnd bifai caseta de validare =Tes, include roL
-0
sums= !i apsai pe butonul =4e%t= pentru continuare'
Pasul G: <n pasul urmtor trebuie s preci"ai numele interogrii G5reate #acordaii
numele =tblCocaliti[5rosstabl=( !i evenimentele care se vor desf!ura dup crearea
interogrii ; alegei opiunea =7ieL the _uerK= !i apsai pe butonul =$inish=' A!a cum
vei observa, numele )udeelor este repre"entat de codurile numerice unice ale acestora
!i afi!at n antetul coloanelor' Ca nivel de rnduri, interogarea a reali"at acolo unde a
fost ca"ul, o centrali"are a numelui localitilor, far a pierde ns apartenena la un
anumit )ude a acestora' Astfel localitatea =7ulcan= apare de dou ori n ba"a de date, o
dat n )udeul cu numrul unic de identificare +6, !i nc o dat, de!i nu este vi"ibil, n
)udeul cu numrul unic de identificare --' &ac vei derula n sus informaiile din
tabel aprut, vei observa c interogarea localitilor al cror nume ncepe cel puin
cu litera =5= !i care aparin )udeului &mbovia' <n final salvai aceast
interogare sub numele de =tblCocaliti 5rosstab='
Modul $ind &uplicates OuerK Di"ard
7 permite aflarea !i afi!area nregistrrilor cu acela!i coninut' Pentru aceasta
pornii la crearea acesteia la fel ca n e%emplul anterior apsnd pe butonul =4eL= din
fereastra =&atabase= !i alegnd de aceast data opiunea =$ind &uplicates OuerK Di"ard='
E%ecutai un clic: pe butonul O> pentru a trece la pasul urmtor' <n acest moment vi se
va cere de ctre asistentul Di"ard s preci"ai numele tabelului sau interogrii despre
care presupunei c ar conine nregistrri cu un coninut asemntor'
Pasul 1: E%ecutai un clic: pe tabelul =tblCocaliti=, urmat de un clic: pe butonul
=4e%t=' Pasul 2:?ransferai n lista din partea dreapt cmpurile* =Cocalitate= !i apsai
pe butonul =4e%t= pentru a trece la ultima fa" a crerii interogrii'
Pasul 3: &e regul pe coloana unui tabel pot e%ista mai multe nregistrri cu acela!i
coninut; ceva ns le face s dein n continuare un statut de nregistrare unic n cadrul
aceluia!i tabel, !i anume coninutul celorlalte informaii de pe acela!i rnd' Pentru a
verifica acest lucru transferai n caseta din partea dreapt #=Additional [OuerK $ields=(
cmpurile =5omun= !i =,dWude= !i apsai pe butonul =4e%t='
<n acest fel ai a)uns la ultimul pas al crerii interogrii n care suntei invitat s
introducei numele sub care va fi salvat interogarea creat' Csai numele pe care vi;+
propune asistentul Di"ard =$ind duplicates for ?blCocaliti=, bifai #dac nu
este de)a bifat opiunea =7ieL &ata=( !i apsai pe butonul =$inish='
/e"ultatul obinut este suficient de sugestiv repre"entat astfel nct s v dai
seama clar dac ai introdus de mai multe ori aceea!i nregistrare sau dac ntr;adevr
nregistrrile au fost corect operate' A!a cum se observ pre"ena a dou localiti cu
numele =Paltin= este normal, deoarece este ceva diferit n informaia nregistrat !i
pre"entat ; !i anume )udeul ; dar pre"ena a dou localiti =Putna= n acela!i )ude !i
cu acela!i cod postal este mai mult ca sigur o gre!eal de introducere a datelor' A!a cum
ai observat de fiecare dat cnd ai nceput s creai o interogare n lista care v apare
de fiecare atunci cnd intervine asistentul Di"ard pentru crearea unei interogri mai
avei la dispo"iie !i opiunea =$ind Bnmatched OuerK= Di"ard' Aceast opiune pe care
-1
o vei studia far a)utorul nostru v va permite aflarea nregistrrilor =orfane= dintr;un
tabel al unei ba"e de date, nregistrrile orfane n ca"ul nostru sunt nregistrrile care nu
au un corespondent n tabelul relaionat sau care conin valori nule'
5onversia interogrilor
Pentru a observa n ce mod interogrile create pot fi modificate astfel nct s serveasc
ntr;o msur cat mai mare necesitile utili"atorilor deschidei interogarea creat n
capitolul anterior #=OrKCocaliti=( n modul de lucru =proiectare= e%ecutnd un clic:
pe numele acesteia, urmat de un clic: pe butonul =&esign= de pe suprafaa ferestrei
=&atabase='
Odat intrai n modul de lucru pentru a transforma interogarea deschis ntr;una de
un alt tip, e%ecutai un clic: pe meniul =OuerK= al aplicaiei !i observai variantele de
interogare n care poate fi transformat'
"re%erea la inter0are (n%ru%i3at
&ac ai e%ecutat pa!ii anteriori e%ecutai un clic: pe opiunea =5rosstab OuerK=
din meniul =OuerK=' <n urma acestei operaii ntre rndurile =?otal= !i =9ort= va fi
inserat n mod automat rndul =5rosstab=' Pentru ca interogarea s se comporte ca o
interogare ncruci!at nu uitai s alegei pe rndul =5rosstab=, e%presiile =5olumn
Feading=, =/oL Feading= si =7alue= cel puin o singur dat !i s adugai la
interogare o nou coloan avnd ca surs acelea!i nregistrri pe care le;ai folosit pe
coloana pe care ai ales e%presia =7alue= ; valoare' Este indicat de asemenea ca pe
coloana ce conine valorile necesare interogrii s nu e%iste nici un criteriu de
sortare sau de afi!are condiionat a nregistrrilor' n final salvai interogarea folosind
ns un alt nume)
"re%erea la inter0are %are $ermite %rearea unui tabel (n ba:a de date
&up e%ecutarea pa!ilor prev"ui la capitolul anterior alegei opiunea =Ma:e;
?able OuerK=!i n continuare preci"ai numele tabelului #=tbl?est=( n care vor fi
adugate re"ultatele interogrii dumneavoastr'
<n urma acestei operaii, la lansarea n e%ecuie a acestei interogri, n ba"a
dumneavoastr de date va fi creat un tabel cu numele =tbl?est= care va conine toate
nregistrrile selectate de interogare'
Pentru aceast interogare "o!ul .3( se pre"int astfel* SELEC"
tblWudee'4umeWude, tblCocaliti'Cocalitate, tblCocaliti,5omuna IN", tbl?est F8,M
tblWudee 8I57" I,IN tblCocaliti ,N tblWudee',dWudet S tblCocalitti',dWudet
=7E8E###tblWudee'4umeWude(S=9uceava=( A4& #tblCocaliti'Cocalitate( M=8r=( AN4
##tblCocaliti'5omun( Is Nt Null)) ,84E8 *A tblWudee'4umeWude,
tblCocaliti'Cocalitate, tblCocaliti'5omunY
Observai c, spre deosebire de codul surs al interogrii =OrKCocaliti=
nu apare n plus dect instruciunea "IN"," urmat de numele tabelului care va fi
creat !i n care vor fi preluate re"ultatele interogrii'
-2
?recerea la o interogare de actuali"are a nregistrrilor
,nterogrile de actuali"are sunt e%trem de utile atunci cnd se intenionea"
modificarea dup un anumit criteriu a datelor nregistrate' &ac de e%emplu n
re"ultatele preluate dintr;un tabel !i afi!ate, numele unei localiti apare scris cu litere
mici, iar dumneavoastr dorii ca numele localitilor nregistrate n ba"a de date s fie
memorat cu ma)uscule, atunci pe rndul =Bpdate ?o*=, de pe coloana =Cocaliti= va
trebui s introducei e%presia* $ormat#HCocalitateH,HMH('
8eDineDi: actuali"area datelor nu se va produce n momentul vi"uali"rii re"ultatelor, ci
n momentul lansrii n e%ecuie a interogrii, iar operaiunea nu este reversibil !i n
aceast situaie orice gre!eal v va costa chiar datele nregistrate' <n final nu uitai s
salvai !i aceast interogare, bineneles cu un alt nume, pentru a putea fi studiat mai
tr"iu'
?recerea la o interogare de adugare a nregistrrilor
Pentru a reali"a adugarea datelor selectate cu a)utorul unei interogri ntr;un tabel
oarecare al ba"ei de date, n afar de introducerea manual a datelor, se poate apela la
a)utorul unei interogri de adugare' &eschidei pentru e%emplificare, interogarea
=OrKCocaliti= !i din meniul =OuerK= alegei opiunea =Append OuerK'''=' 7ei fi
ntrebat imediat care este numele tabelului n care doriti s fie introduse datele selectate
de interogare ; fie acesta tabelul =%%%=, care a fost obinut prin copierea tabelului
=tb,Cocaliti= !i lipirea sub numele =%%%=' Preci"ai n continuare coloanele tabelului
=%%%= n care vor fi adugate re"ultatele interogrii' Avei gri) ca att coloanele
tabelului destinaie, ct !i coloanele interogrii s fie formatate pentru acela!i tip de date,
n ca" contrar n momentul lansrii n e%ecuie a acestei interogri va fi general un mesa)
de eroare care va bloca desf!urarea procesului' <n e%emplul nostru coloana =Cocalitate=
a tabelului =%%%= va primi datele de pe coloana cu acela!i nume al interogrii, iar coloana
=5omun= a tabelului =%%%= va primi datele de pe coloana =5omun= a interogrii' 9e
observ de asemenea c re"ultatele din coloana =4umeWude= a interogrii nu vor fi
adugate n nici una din coloanele tabelului =%%%= deoarece la proiectarea ba"ei de date
am considerat inutil repetarea anumitor date n diferite tabele ; numele )udeelor fiind
memorat o singur dat pe coloana =4umeWude= a tabelului =tblWudee='
'o!ul surs al a"estei interogri este* INSE8" IN", %%% #Cocalitate, 5omun(
SELEC" tblCocaliti'Cocalitate, tblCocaliti'5omun F8,M tblWudee 8I57" I,IN
tblCocaliti ,N tblWudee',dWude S tblCocaliti',dWude =7E8E
###tblWudee'4umeWude(S=9uceava=( AN4 ##tblCocaliti'Cocalitate(M=8r=( AN4
##tblCocaliti'5omun( Is Nt Null)) ,84E8 *A tblWudee'4umeWude,
tblCocaliti'Cocalitate, tblCocaliti'5omunY
4u uitai s salvai !i aceast interogare sub un nume diferit de cel al interogrii iniiale'
-7
?recerea la o interogare de !tergere a nregistrrilor
/epetai pa!ii, alegnd ns pentru crearea unei astfel de interogri opiunea =&elete
OuerK=' /einei c la fel ca !i interogarea de actuali"area operaiunea de !tergere a
datelor cu a)utorul interogrilor este ireversibil, deci asigurai;v c datele care vor fi
!terse repre"int ceea ce avei dumneavoastr n plan'
-3